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Questa pagina tratta l'inserimento, ovvero la registrazione, del documento e fa parte del Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti. La visualizzazione e modifica del documento è invece trattata nel Visualizzazione e modifica.

Inserimento (registrazione) di un nuovo documento

La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia.

E' possibile Inserire (registrare) i documenti a partire dal widget "Nuovo" presente nella home del Modulo documenti, composto da 3 tab: Documento, Repertorio e Predefinito.

Al click di una delle tipologie si accede alla maschera di inserimento del nuovo documento in bozza.

La maschera di inserimento comprende una sezione "Documento", per i dati specifici del documento, come Oggetto, Classificazione, etc., una sezione "File" per i file principale e allegati, una sezione "Mittente" e una "Destinatari".

Sezioni "Mittente" e "Destinatari"

Queste sezioni variano in base al tipo di documento.

Le sezioni Mittente e Destinatari sono espandibili o richiudibili. In base al tipo di documento, la sezione in cui è specificato il ruolo di responsabile si presenta aperta, quindi Mittente per i documenti in partenza, Destinatari per i documenti in arrivo, o entrambe nel caso dei documenti tra uffici.

Segue un glossario dei Mittenti e Destinatari:

Inserimento di un Documento in arrivo

Per poter inserire un Documento in arrivo bisogna cliccare sulla riga , dopodiché si apre la pagina di registrazione:

La prima card è quella che riguarda il DOCUMENTO, oltre agli elementi obbligatori si possono compilare i seguenti altri campi ( facoltativi ai fini della registrazione):

I campi da compilare sono:

• "Oggetto documento", che va inserito manualmente, campo contrassegnato dall'asterisco "*" in quanto obbligatorio;
• "Voci di indice", inserita manualmente o ricercata tramite l'icona  
• "Classificazione", inserita manualmente o tramite l'icona del Titolario , campo contrassegnato dall'asterisco "*" in quanto obbligatorio;
• "Tipologia del documento", che può essere scelta tramite l'apertura di un menu a tendina. 

NB: affinché l'inserimento del documento vada a buon fine è necessario compilare i campi obbligatori. 

La successiva card, FILE, è relativa al file principale e agli eventuali allegati:

E' possibile caricare un file o un insieme di file tramite il button CARICA FILE, oppure trascinando il file o la cartella direttamente nella sezione indicata dalla scritta "puoi selezionare o trascinare più file e cartelle alla volta". Durante il trascinamento, la sezione si mostra nel seguente modo:

Una volta caricato il primo file la card si presenta:

Per aggiungere ulteriori file usare il button  così da poter aggiungere sia il file sia la sua Descrizione:

Selezionando la bandierina   si definisce quale tra i file caricati è il Documento principale.

Tramite l'icona è possibile visualizzare/scaricare un'anteprima del file inserito.

Il button  permette di modificare il file e caricare più formati. Al click si apre una dialog:

che consente le seguenti operazioni:

• eliminare il file mediante l'icona cestino
• creare una versione PDF del file
• aggiungere una versione con omissis, ovvero contenente dati sensibili.

Cliccando su "Contiene dati sensibili" la dialog si allarga per proporre l'inserimento della versione con omissis. Ciò è possibile selezionando "CARICA FILE" oppure selezionando e trascinando il file direttamente sulla sezione con la scritta "Puoi selezionare o trascinare un file":

L'iconasi apre un menu contestuale:

che permette di:

• Visualizzare i Dettagli firma
• Visualizzare/Scaricare la Versione con Omissis
• Visualizzare/Scaricare la Versione in PDF
• Eliminare il file principale.

(MANCA IL CARICAMENTO DEL FILE TRAMITE "SCANNER") → è necessario andare al CINECA per provare lo scanner insieme a Riccardo.

La terza card riguarda la compilazione del campo MITTENTE:

E' possibile inserire il mittente digitando le prime lettere del nome e scegliendolo dai risultati nella tendina contestuale, oppure effettuare la ricerca tramite l'icona .

Con l'icona  viene rimosso il mittente selezionato.

Se il mittente non è registrato in Titulus, lo si può registrare al momento selezionando l'icona "NUOVO CONTATTO ANAGRAFE" () e compilando i campi:

• Tipo anagrafica, se struttura esterna o persona esterna
• Nome (obbligatorio)
• Indirizzo
• E-mail (se si vuole inserire più di una e-mail basterà cliccare su AGGIUNGI)
• Indirizzo PEC

Al click su "CONFERMA" il nuovo contatto viene registrato e la sezione viene compilata grazie alla registrazione fatta:

Gli altri campi (facoltativi) sono:

• "Firmatario"
• "Numero protocollo mittente"
• "Data protocollo mittente".

Quando il mittente è stato selezionato, il click sull'icona  consente di modificare i suoi dettagli:

L'ultima card è quella dei DESTINATARI, i cui campi da compilare sono:

• "Responsabile" (obbligatorio)
• "Operatore" (facoltativo);
  
• "Co-responsabile", che può essere un'unica persona oppure tutte le persone appartenenti ad un ufficio grazie al tasto  (facoltativo);
• "Copia Conoscenza", che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto  (facoltativo);

NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe, ovvero sono multi-istanza. Per aggiungere una riga è sufficiente premere il button " + ".

Nei colonna di destra sono presenti i widget che consentono di associare al documento una data di scadenza e una visibilità:

Si può inserire la scadenza cliccando il button "Aggiungi" che apre una dialog "INSERISCI SCADENZA":

In tale dialog si può scegliere dal menu a tendina la scadenza (tra una settimana, tra un mese, tra un anno) e automaticamente verrà compilato anche il campo della data; oppure si può compilare direttamente una data specifica. E' possibile, inoltre, inserire una data di Promemoria e una Nota. Al click sul "CONFERMA" la data di scadenza compare nel widget della colonna di destra:

Il widget "Visibilità" consente di scegliere la visibilità del documento e compare già compilata col valore "Predefinito":

E' possibile modificarla tramite l'icona e scegliere tra "Predefinito" e "Segreto":

Al click sul "CONFERMA" la visibilità compare nel widget della colonna di destra:

Nota bene: non sono richiesti diritti particolari per l'inserimento (e la modifica) della visibilità di un documento. Al contrario, la visualizzazione del documento è subordinata ai diritti di visione dei documenti (Segretissimi, Riservati o Altamente Confidenziali) da parte dell'utente.

Una volta compilati tutti i campi necessari, è possibile:

• Salvare come bozza
• Protocollare.

Inserimento di un Documento in arrivo differito

Il protocollo differito va utilizzato quando il documento non viene registrato a protocollo nel giorno in cui è stato ricevuto dall'ente e si utilizza solo per i documenti in arrivo nuovi o in bozza, PEC comprese.

Nell'inserimento di un nuovo documento in arrivo, il button "INSERISCI DIFFERITO" apre una dialog che consente di specificare la data di arrivo del documento e la motivazione per la quale si è posticipata la protocollazione del documento:

Dopo la protocollazione, la data di protocollazione viene integrata con la data di arrivo:

NOTA BENE - La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica ai documenti pervenuti via PEC, in quanto la PEC, grazie alle ricevute e alle notifiche di accettazione e consegna, attesta la data certa di ricevimento dell’atto.

Inserimento di un Documento in partenza

Per poter registrare un Documento in partenza bisogna cliccare sulla riga che apre un modulo di inserimento composto anch'esso, come per i documenti in arrivo, da quattro sezioni.

Nella card "DOCUMENTO" è obbligatorio compilare i seguenti campi ai fini della registrazione:

• "Oggetto documento", da inserire manualmente
• "Classificazione", che può essere inserita manualmente o selezionando l'icona del Titolario ()

Sono facoltativi invece:

• "Voce di indice", inserita manualmente o ricercata (  )
• "Tipologia del documento", selezionata da un menu a tendina.

Per la card "FILE" la modalità è analoga a quella dei documenti in arrivo.

Per la card "MITTENTE" i campi da compilare sono:

• "Responsabile" (obbligatorio);
• "Operatore" (facoltativo);
• "Co-responsabile", che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al selettore (facoltativo);
• "Copia conoscenza", che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al selettore (facoltativo);

La card "DESTINATARI" include:

• "Esterni all'ateneo" (obbligatorio), che può essere inserito manualmente oppure facendo una ricerca mediante l'icona . Come per i documenti in arrivo, se il destinatario non è registrato in Titulus è possibile inserirlo cliccando l'icona . Tramite il cestino  è, invece, possibile rimuovere il destinatario indicato:

• "Interni all'ateneo" (facoltativo), in cui può essere indicata un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al selettore .

Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.

Una volta compilati tutti i campi il documento in partenza può essere:

• Salvato come bozza
• Protocollato.

Inserimento di un Documento tra uffici

Cliccando su è possibile inserire/registrare un documento tra uffici.

Il documento tra uffici si compone della parte minuta e della parte originale.

Nella card "DOCUMENTO" i campi da inserire obbligatoriamente sono:

• "Oggetto Documento", che deve essere inserito manualmente;
  
• "Classificazione della minuta", che può essere inserita manualmente o mediante l'icona del Titolario ;
  
• "Classificazione dell'originale", che può essere inserita manualmente o mediante l'icona del Titolario ;
  

Gli altri campi sono facoltativi:

• "Voce di indice della minuta", che può essere inserita manualmente o facendo una ricerca cliccando sul button ;
  
• "Voce di indice dell'originale", che può essere inserita manualmente o facendo una ricerca cliccando sul button ;
  
• "Tipologia del documento", che può essere selezionata dal menu a tendina.
  

Nella card "FILE" è possibile allegare uno o più file o una cartella, con le stesse modalità degli altri inserimenti:

Nella card "MITTENTE" i campi da compilare sono:

• "Responsabile minuta" (obbligatorio);
  
• "Operatore minuta" (facoltativo);
• "Co-resposabile minuta" (facoltativo).

Nella card "DESTINATARI" i campi sono:

• "Responsabile" (obbligatorio);
• "Operatore" (facoltativo);
  
• "Co- responsabile", che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto  (facoltativo);;
  
• "Copia conoscenza", può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto  (facoltativo).
  

Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.

Una volta compilati tutti i campi è possibile:

• salvare come bozza
• protocollare.

Inserimento di un Documento non protocollato

Cliccando su si aprirà la schermata di inserimento di un Documento non protocollato composta da tre sezioni:

• Documento
• File
• Responsabilità

La prima sezione DOCUMENTO ha come sempre due campi obbligatori ai fini della registrazione:

• "Oggetto documento", da inserire manualmente;
• "Classificazione" che può essere inserita manualmente o cliccando sull'icona del Titolario ;

e tre campi facoltativi (uno in più rispetto all'inserimento degli altri documenti):

• "Voce di indice", che può essere inserita manualmente oppure ricercata selezionando l'icona ;
• "Tipologia del documento", viene scelta e selezionata mediante un menu a tendina;
• "Autore del documento", da inserire manualmente;

La sezione successiva è FILE e l'inserimento di un file, più file o cartella/e è come già ampiamente descritto:

 Infine, la sezione RESPONSABILITA' dove i campi da compilare sono:

• Responsabile, cliccando sul questi viene eliminato ed è possibile inserire nuovo ufficio e persona responsabile (obbligatorio)
• Operatore, mediante l'icona è possibile eliminare l'operatore inserito e inserirne uno nuovo (facoltativo)
  
• Co- responsabile, che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto 

• Copia conoscenza, può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto 
  
  

E' ulteriormente possibile associare al documento: una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite i widget presenti nella colonna di destra: (Riscrivere di nuovo i passaggi?)

NB: Per quanto riguarda la scelta della visibilità del documento, il documento non protocollato può essere solo "Predefinito".

Il documento può essere salvato selezionando il pulsante .

Inserimento di un Repertorio

NOTA BENE: è attivo per gli utenti con diritto di inserimento di almeno una tipologia di Repertorio.

In archivistica, un Repertorio è un registro in cui vengono enumerati documenti con caratteri spiccatamente omogenei che seguono una numerazione propria nell'anno solare di riferimento, indipendente da quella di protocollo generale.

Per poter inserire un Repertorio bisogna selezionare nella sezione NUOVO la voce "Repertorio", una volta selezionata appariranno solo i repertori per i quali l'utente possiede i diritti di inserimento:

Cliccando sul singolo Repertorio, Titulus apre la maschera di inserimento del Repertorio selezionato. Tale maschera  è uguale a quella di inserimento delle tipologie di documenti di cui si è gia discusso nei paragrafi precedenti (protocollo in arrivo, in partenza, tra uffici o documenti non protocollati). Esempio:

per poter inserire il Repertorio "Decreti (AOO Periferiche)" (che posso vedere perchè ho diritto di inserimento per questo particolare Repertorio), è necessario selezionare la riga specifica  , e a questo punto si apre la schermata di inserimento dei documenti in partenza riguardante il Repertorio selezionato:

Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori e non, come per l'inserimento dei documenti in partenza, è necessario salvare come bozza o protocollare.

Lo stesso procedimento vale per tutti i Repertori per cui si ha diritto di inserimento.

Contratti

I contratti sono una tipologia di repertori 

documenti in arrivo, partenza e tra uffici e possono essere inseriti a sistema 

→ Riccardo: Ci sono alcuni che salvano i contratti in arrivo e altri che li salvano in partenza i secondi sono in numero maggiore rispetto ai primi.

I contratti in t4 venivano configurati come Repertori, per cui chi aveva il diritto di inserimento poteva andare su registrazione repertorio, cliccare su contratti e si apriva la schermata di registrazione del contratto come documento in partenza dove bisognava compilare il campo specifico di contraenti.

In t5 aprendo contratti da Repertorio si apre la schermata di inserimento di un doc in partenza. Non c'è nessun tipo di differenza. Può essere inserito anche inserendo la tipologia da un semplice doc in arrivo o in partenza ma anche tra uffici da Nuovo documento. Ovviamente non so se è fatto a posta cosi o verrà cambiato per inserire contraenti. → Carmelinda

Inserimento di un Predefinito

I Predefiniti dipendono dalla gestione documentale di ogni ateneo e vengono configurati dal CINECA sulla base delle richieste dell'ente, quindi possono variare da caso a caso.

Nella home dei Documenti, la card "NUOVO" alla voce "Predefinito" mostra i predefiniti configurati su richiesta dell'ateneo:

Verbale d'esame

Per inserire un "Verbale d'esame" bisogna selezionare la riga , dopodichè si apre la pagina di registrazione composta da quattro card  (documento, file, mittente, destinatari) come per l'inserimento dei documenti in arrivo e dei documenti in partenza:

La differenza nell'inserire un "Verbale d'esame" è nella card DOCUMENTI dove compaiono dei campi aggiuntivi specifici:

• "Numero Verbale"
• "Autore"
• "Data Appello"
• "Data esame"
• "Matricola"
• "Studente"
• "Voto"

Una volta compilati i campi necessari è possibile:

• salvare come bozza
• protocollare

Verbale di laurea

Per inserire un "Verbale di laurea", il procedimento e i campi da compilare sono uguali a quello del "Verbale d'esame". Bisogna selezionare la riga e si apre, in tal modo, la pagina di registrazione:

Compilati i campi è possibile:

• Salvare come bozza
• Protocollare.

Fattura elettronica passiva

Cliccando sulla riga  si apre la schermata di inserimento della "Fattura elettronica passiva". Tale schermata è uguale a quella dell'inserimento di un documento in arrivo e la differenza si trova nella card Documento nel campo "Tipologia del documento" il quale si presenta già compilato e non può essere più modificato:

Compilati tutti i campi è possibile :

• Salvare come bozza
• Protocollare
• inserire differito
  

Fattura elettronica attiva

Cliccando sulla riga si apre la schermata di inserimento della "Fattura elettronica attiva". Tale schermata è uguale a quella dell'inserimento di un documento in partenza e la differenza si trova nella card Documento nel campo "Tipologia del documento" il quale si presenta già compilato e non può essere più modificato, compaiono, inoltre, nella stessa card dei campi aggiuntivi specifici:

• "Numero fattura"
• "Data fattura"
• "Importo e Divisa"
• "Data scadenza pagamento"

compilati tutti i campi è possibile:

• salvare come bozza
• protocollare.