Definizione e riferimenti normativi
Con repertorio s’intende una forma di aggregazione documentale che riunisce documenti aventi stessa forma (tipologia di atto) e provenienza (prodotti dallo stesso ufficio), ma difformi per contenuto, ed ordinati in sequenza cronologica. Da tale sequenza deriva il numero identificativo progressivo (numero di repertorio), che ha valenza probatoria.
Il repertorio può essere considerato quindi come una forma di organizzazione ed ordinamento dei documenti su base cronologica, e allo stesso tempo, una forma di registrazione parallela al registro di protocollo.
Inoltre non può essere classificato nel suo complesso, in quanto un repertorio non costituisce un singolo documento ma un’aggregazione di documenti (classificati differentemente uno per uno).
Tali documenti sono soggetti a registrazione particolare da parte dell’amministrazione, e per tanto sono a loro volta, esclusi dalla registrazione obbligatoria (DPR n.445/2000, art. 53, comma 5) .
| NB: La stessa norma ci dice però che tutti i documenti informatici debbano essere protocollati, la maggior parte dei documenti a repertorio ora sono digitali per questo in Titulus con la registrazione a repertorio in un’unica soluzione i documenti repertoriati vengono anche protocollati. |
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I repertori sono disciplinati dalle Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici (DPCM 13 novembre 2014, art. 14) che ne descrivono le modalità di formazione; la loro presenza va riportata inoltre all’ interno del Manuale di gestione, che deve contenere appunto l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento (secondo quanto previsto dalle Regole tecniche per il protocollo informatico, DPCM 3 dicembre 2013, art. 5, lettera k).
Questi strumenti hanno quindi funzioni essenziali di certezza giuridica, di carattere organizzativo e gestione documentale.
Esempi di tipologie documentali soggette a registrazione particolare:
- Decreti
- Delibere
- Contratti
- Convenzioni
- Sentenze
- Verbali
Esempi di tipologie documentali soggette a registrazione particolare utilizzate dagli Atenei:
- Decreti
- Delibere
- Contratti
- Contratti in forma Pubblica Amministrativa
- Convenzioni
- Verbali del Senato Accademico
- Verbali del Consiglio di Amministrazione
- Verbali del Collegio dei revisori
Verbali del Nucleo di Valutazione
In Titulus è attivo anche il Repertorio dell'ALBO
La Legge 7 agosto 1990, n. 241 in materia di procedimento amministrativo stabilisce il diritto dei cittadini di prendere visione e di estrarre copia dei documenti le cui finalità siano considerate rilevanti per il pubblico, è per questo motivo che le PA sono tenute a pubblicare all'ALBO che con la Legge del 18 giugno 2009, n. 69 è obbligatoriamente on-line, le tipologie documentali che hanno effetto di pubblicità legale.
Per saperne di più a livello normativo sull'Albo on line si rimanda alle Linee guida sulla pubblicità legale dei documenti e sulla conservazione dei siti web delle PA pubblicate da Agid, maggio 2016.
Repertori e gestione documentale
Per ciò che concerne la gestione documentale, si ricorda che: per i documenti su supporto cartaceo e soggetti a repertoriazione è previsto generalmente che siano prodotti almeno due originali di cui: uno conservato nel registro di repertorio e l’altro nel relativo fascicolo, insieme ai quei documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento.
La gestione informatica prevede generalmente che ogni documento soggetto a repertoriazione venga associato sia al registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio; che al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento.