Visualizzazione e modifica

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Questa pagina tratta la visualizzazione e modifica del documento e fa parte del Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti.

Visualizzazione e modifica del documento

La pagina di dettaglio del documento di Titulus 5 si presenta con una sua propria interfaccia.

La prima informazione che viene data è quella del tipo documento, scritta per esteso nella barra blu. Alla sua sinistra è presente l'icona "Torna alla pagina precedente" che consente di tornare alla pagina precedente di provenienza.

In visualizzazione e inserimento di documenti è presente l’icona del tipo documento nella toolbar blu in alto a sinistra. L’icona è inserita in un cerchio e mostrata con i colori invertiti rispetto alle altre icone di Titulus, ossia icona bianca su sfondo del colore rappresentativo del tipo documento.

Barra delle azioni

Subito al di sotto della barra blu orizzontale sono presenti alcuni button di comando, che possono essere attivi o inattivi e presenti o meno, a seconda che il documento in oggetto o il ruolo dell'utente consenta le relative operazioni.

I button a sinistra sono:

corrispondono alle seguenti azioni:

• Modifica, per entrare in modifica del documento;
• Rispondi, per rispondere al documento;
• Inoltra, per inoltrare un documento a uno o più destinatari interni o esterni;
• Ripeti nuovo, per creare un nuovo documento della stessa tipologia di quello che si sta visualizzando;
• Opzioni:
  • Richiedi pubblicazione, per attivare l'iter di richiesta pubblicazione all'albo;
  • Attiva iter, per attivare un iter di autorizzazione (workflow) sul documento;
  • Interrompi iter, per concludere un iter di autorizzazione (workflow) attivo sul documento;
  • Stampa ricevuta, per scaricare un file RTF contenente la ricevuta dell'avvenuta protocollazione/repertoriazione del documento in arrivo;
  • Annulla, per annullare il documento o la bozza PEC;
  • Rigetta, per permettere all'utente protocollatore di riassegnare il documento. L'azione può essere effettuata da tutti gli utenti che hanno diritto di intervento sul documento e comporta l'eliminazione dell'RPA assegnato dall'utente protocollatore e il reso del documento all'utente protocollatore. L'azione "Rigetta" può essere effettuata solo su documenti protocollati, non annullati, di tipo arrivo, non in attesa di riassegnazione a seguito di un reso;
    
  • Verifica impronta, per verificare che l'impronta del file non sia stata modificata da basedati oppure non si sia corrotta (il valore controllato è il DigestValue del Documento Principale)
  • Scarica tutti i file, permette di scaricare tutti i file contenuti nel documento;
  • Scarica metadati DAI, consente di scaricare in remoto un file .xml contenente i metadati del documento;
  • Stampa segnatura, permette di stampare i dati della segnatura così come configurati
  • Stampa info, permette di stampare le informazioni del documento così come configurati;
  • Elimina, per eliminare il documento
  • Segnala non SPAM, permette all'utente di ripristinare una bozza precedentemente segnalata come spam

I button a destra, presenti solo per i documenti in bozza, sono:

corrispondono alle seguenti azioni:

• Segnala spam, permette all'utente di segnalare una bozza PEC come spam
• Trasforma in non protocollato → permette all'utente trasformare una bozza in un documento non protocollato
• Protocolla → permette all'utente di protocollare il documento

Modifica

Cliccando sul button "Modifica" è possibile modificare alcuni dati, come ad esempio:

Alcuni dati non sono modificabili, come ad esempio il numero di protocollo o l'oggetto in un documento protocollato, mentre alcuni potrebbero essere modificabili quando il documento è in bozza.

Rispondi

L'azione "Rispondi" è possibile solo sui documenti in arrivo, selezionando l'icona specifica si aprirà la schermata di una nuova bozza di documento in partenza con alcuni campi già precompilati che è possibile modificare:

Una volta compilati/modificati i campi necessari è possibile salvare in bozza o protocollare.

Inoltra

La funzionalità Inoltra è disponibile per: Documenti in arrivo, Documenti in partenza e Documenti Tra Uffici.

Selezionando l'icona "Inoltra"   si aprirà la schermata di selezione dei destinatari cui inoltrare il documento.

All'interno del popup "Inoltra documento" è possibile inserire i destinatari cui si intende inoltrarla. I destinatati "Esterni all'Ente" possono essere ricercati e selezionati da lookup oppure facendo una ricerca avanzata mediante l'icona "Ricerca" .

In base alla scelta dei destinatari i successivi step presentano alcune differenze:

1) Valorizzati solo Interni all'ateneo con nominativi appartenenti alla stessa AOO

Il sistema aggiorna automaticamente la scheda del documento aggiungendo il destinatario dell'inoltra all'interno dei CC del documento.

2) Valorizzati Esterni oppure Interni all'ateneo con nominativi appartenenti ad AOO diverse

Il sistema apre una schermata di "Documento in Partenza" permettendo di editare tutti i campi.

La schermata riporta già compilati:

• la sezione dei "File"
• la sezione "Mittente" (valorizzato come destinatario del documento di origine se si parte da un documento in arrivo o tra uffici OPPURE come lo stesso RPA del documento di origine se si parte da un documento in partenza)
• la sezione Destinatari, valorizzati in precedenza. 

Se sono presenti anche destinatari Interni della stessa AOO essi vengono inseriti in CC.

Tutti i campi precompilati sono modificabili.

Ripeti nuovo

Partendo da un documento preesistente, consente di creare un nuovo documento della stessa tipologia, replicando molti dei dati del documento di origine.

Cliccando sul button Ripeti nuovo si accede alla maschera di inserimento di un documento dello stesso tipo, riprendendo il contenuto di molti campi, fra cui:

• oggetto
• classificazione
• tipologia del documento
• riferimenti interni (RPA, OP, CDS, CC)

La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento.

NOTA BENE: utilizzando la funzionalità "Ripeti nuovo" a partire da un documento con un riferimento interno non più esistente in ACL Titulus non consentirà di salvare il documento presentando un errore di salvataggio nome e cognome e matricola della persona non più presente in ACL.

Opzioni

Cliccando sull'icona "Opzioni"  si apre una tendina di opzioni aggiuntive.

Richiedi pubblicazione

L'opzione consente di avviare un iter di richiesta di pubblicazione all'Albo al responsabile del procedimento di pubblicazione, affinché proceda alla protocollazione dell’albo e successiva pubblicazione. La richiesta viene innescata dal responsabile del documento, o in generale da chi ha diritto di intervento su di esso e il diritto di inserimento nel repertorio albo, a partire da un documento protocollato o repertoriato (in arrivo, partenza, tra uffici), provvisto di uno o più file. Per maggiori informazioni si rimanda al manuale Processo di Pubblicazione Albo).

Ripeti in fascicolo

L'opzione risulterà attiva se il documento è stato già fascicolato e consente di creare all'interno di quello stesso fascicolo un nuovo documento della stessa tipologia di quello che si sta visualizzando e che avrà alcuni campi già precompilati.

Attiva iter

L'opzione consente di avviare un iter di autorizzazione (workflow) sul documento in oggetto. L'iter da attivare va ricercato digitando parte del nome nella dialog seguente e selezionando l'iter tra i risultati di ricerca:

Una volta confermato l'avvio dell'iter, in testa al documento comparirà un pannello informativo.

Per approfondimenti si veda il paragrafo "Iter di autorizzazione".

Stampa ricevuta

L'opzione consente di scaricare un file RTF contenente la ricevuta dell'avvenuta protocollazione/repertoriazione del documento in arrivo.

Annulla

L'opzione consente di annullare un documento precedentemente protocollato, oppure una bozza in arrivo via PEC. L'opzione apre un popup che chiede la motivazione (obbligatoria) e la conferma dell'azione:

In caso di errore, compare un alert esplicativo del fallimento, mentre in caso di annullamento andato a buon fine compare un messaggio positivo e la pagina viene ricaricata, mostrando un alert in testa come da immagine:

e la storia del documento riporterà una riga come la seguente:

NOTA BENE:

• L'utente deve essere abilitato all'annullamento, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di annullamento.
• Nei documenti non protocollati l'opzione "annulla" è presente se quei documenti sono anche repertoriati. Se non sono repertoriati è presente solo l'opzione Elimina.
• Nelle bozze l'opzione "annulla" è presente solo se si tratta di bozze in arrivo via PEC. Altrimenti, non è presente.

Elimina

L'opzione è disponibile per i documenti non protocollati e le bozze di documento, non provenienti da PEC. Il comando "Elimina" apre un popup con richiesta di ulteriore conferma che non richiede di specificare una motivazione.

A seguito dell'azione, la navigazione si sposta sulla Home dei documenti.

L'utente deve essere abilitato all'eliminazione, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di eliminazione.

Rigetta

L'opzione si utilizza solo in caso di errata assegnazione per competenza all'RPA. Al click su "Rigetta" viene rimandato il documento a chi lo ha protocollato che lo vedrà nel Widget "Documenti in gestione" sotto la voce "Resi". L'utente protocollatore riceve una notifica  e può successivamente eseguire una nuova assegnazione di RPA.

L'azione può essere effettuata da tutti gli utenti che hanno diritto di intervento sul documento e solo su documenti protocollati, non annullati, di tipo arrivo, non in attesa di riassegnazione a seguito di un reso.

L'azione "Rigetta" effettua il reso all'utente che ha protocollato il documento. I documenti resi confluiscono nella vaschetta apposita "Resi".

NOTA BENE: questa funzione è necessaria solo in caso di errata assegnazione dell'RPA non degli altri riferimenti interni. Infatti a prescindere da chi effettua l'azione "Rigetta" sarà solo l'utente RPA del documento ad essere cancellato, il documento ritorna all'utente protocollatore che dovrà effettuare una nuova assegnazione di responsabilità.

Verifica impronta

L'opzione consente di verificare che l'impronta del file non sia stata modificata da basedati oppure non si sia corrotta (il valore controllato è il DigestValue del Documento Principale).

Scarica tutti i file

L'opzione permette di scaricare tutti i file allegati al documento. Comparirà un popup di conferma dove è possibile anche scegliere le seguenti opzioni:

• scaricare le versioni PDF;
• scaricare le versioni con Omissis (se presenti)

Stampa

Stampa segnatura

L'opzione permette di stampare le informazioni relative alla segnatura secondo il modello impostato nella configurazione "Informazioni documento e segnatura". Per ulteriori dettagli si rimanda al manuale "Informazioni documento e segnatura".

Stampa Info

L'opzione permette di stampare le informazioni relative al documento secondo il modello impostato nella configurazione "Informazioni documento e segnatura". Per ulteriori dettagli si rimanda al manuale "Informazioni documento e segnatura".

Segnala come spam/Segnala come non spam

L'azione "Segnala come SPAM" consente di marcare la bozza di documento come spam e rimuoverlo dai documenti in gestione.

Al click viene mostrato il seguente popup di conferma:

Una volta segnalato come spam, sul documento appare il seguente alert:

È possibile revocare l'azione "Segnala SPAM" utilizzando il menu dei tre puntini → azione "Segnala non SPAM". L'azione sarà presente solo per quelle bozze di documento marcate come spam.

NOTA BENE:

• Il button "Segnala SPAM" è presente solo nelle bozze dei documenti in arrivo provenienti da PEC.
• Se la bozza è una PEC accompagnata da segnatura.xml, cioè proviene da un altro sistema di protocollo, non potrà essere trattata come spam, ma potrà essere o annullata, con invio della notifica al mittente, o protocollata, oppure salvata come non protocollata.

Trasforma come Non protocollato

L'azione "Trasforma in Non Protocollato" permette di trasformare la bozza di documento nel tipo documento “Non protocollato”.

NOTA BENE: la funzione è disponibile per i documenti in bozza in arrivo e in partenza.

Protocolla

Il button "Protocolla" apre un popup con richiesta di conferma che consente di protocollare il documento.

Corpo centrale del documento

La pagina di dettaglio del documento si compone di un corpo centrale, contenente le informazioni proprie del documento, e di una colonna laterale destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.

Il corpo centrale della pagina del documento si compone di alcune sezioni (o card), descritte in dettaglio di seguito, che possono variare in base al tipo di documento.

Al di sotto dei pulsanti principali sono mostrati i dati del documento

ovvero:

• Icona del tipo di documento
• Oggetto del documento
• Icona "Copia nrecord" che permette di copiare direttamente il valore dell'nrecord della scheda che si sta visualizzando
• Stellina vuota o piena, che indica se si tratta di un documento "preferito" dall'utente collegato
• Numero protocollo/repertorio (es. 105/2020) o ID (es. 450823)
• Data di protocollazione / data di creazione (per i documenti non protocollati).

Segue una sezione composta da 3 tab:

• Documento, che mostra il file principale, la classificazione, l'eventuale tipologia, la segnatura
• Allegati, in cui sono visualizzati gli eventuali file allegati in aggiunta al file principale
• Dati di contesto, che mostra gli eventuali campi aggiuntivi (per tipologie speciali di documento)

I tab sono descritti nel dettaglio nei paragrafi successivi.

NOTA BENE: se l'utente in Profilo e preferenze > Preferenze > Documento > Visualizzazione Documenti ha impostato la visualizzazione "Elenco" i tab Documento e Allegati vengono visualizzati accorpati, come nell'immagine seguente:

Tab "Documento"

Il file principale è indicato da una card quadrata come nell'esempio che segue, 

Se presenti firme digitali è mostrata l'icona di una coccarda in alto a destra.

Al passaggio del mouse sul file è visualizzabile tramite tooltip l'informazione dell'autore e della data/ora di inserimento.

È presente anche un menu di opzioni aggiuntive nell'icona (non tutte necessariamente o contemporaneamente attive, ovvero cliccabili) che consente di visualizzare la versione con omissis, i dettagli della firma, le versioni precedenti, o di scaricare il file originale e la stampigliatura (pdf del file con le informazioni di protocollazione in testata). Di seguito si descrivono le singole funzioni:

• Anteprima:
  • File : per visualizzare il file originale in anteprima;
  • Versione pdf : per visualizzare il file originale in versione pdf in anteprima;
  • Stampigliatura: per visualizzare il file originale in versione pdf con la stampigliatura in anteprima;
    
• Apri: 
  • Versione pdf: permette di scaricare la versione pdf del file originale;
  • Versione con omissis: permette di scaricare la versione con omissis del file originale, se presente, ovvero se è stata caricata manualmente da apposita funzione una versione del file con dati sensibili oscurati;
  • Versione pdf con omissis: permette di scaricare la versione PDF con omissis del file originale, se presente.
• Dettagli firma: permette di verificare la validità di tutte le firme apposte sul documento. È possibile eseguire la stessa azione cliccando sulla coccarda in alto a destra sul file, che può essere di tre tipi a seconda dello stato di validazione delle firme ( "Valida firma digitale", "Firma non valida", "Firma valida"). I dettagli della firma si presentano in forma di popup nel seguente modo:

Se un documento è firmato più volte, tutte le firme vengono verificate e nel popup viene riportato il dettaglio di ogni firma.

• Versioni precedenti: permette di scaricare le versioni precedentemente esistenti del singolo file;

• Scarica file originale: permette di scaricare il documento nel suo formato originale;
  
• Scarica stampigliatura: permette di generare un PDF del file comprensivo delle informazioni di protocollazione. La funzionalità è disponibile solo sui documenti protocollati e non include gli allegati firmati digitalmente (tranne i file firmati in formato PADES); 
• Scarica contenuto (funzionalità in corso di rilascio)
• Nuova versione: permette di inserire una nuova versione del file che va a sostituire quello precedentemente inserito;
• Nuova versione omissis: permette di inserire una nuova versione del file della versione con omissis, se presente, che va a sostituire quello precedentemente inserito.

Alla destra della card del file principale sono presenti alcune informazioni aggiuntive relative al documento, non tutte necessariamente valorizzare. Di seguito l'elenco completo delle informazioni visualizzabili:

• Voce di indice, se presente. Per i dettagli relativi alla funzione delle voci di indice si rimanda al manuale Manuale utente Titulus 5 - Processi e Piano di classificazione 
• Classificazione, attributo del documento secondo il Piano di classificazione che raccoglie, secondo una gerarchia strutturata su due o più livelli, le possibili classificazioni dei documenti da protocollare
• Classificazione della minuta, solo nei documenti tra uffici
• Tipologia, se presente. Si tratta della tipologia documentale a cui appartiene il documento, es. verbale d'esame, contratto, fattura, etc. 
• Autore, solo nei documenti non protocollati
• Segnatura, si tratta di una stringa alfanumerica contenente informazioni riguardanti il documento stesso associata in forma permanente e non modificabile, utile alla sua identificazione univoca e certa. Compare nella seguente forma: 2020-ADMNADM-0000207.

Tab "Allegati"

Gli eventuali file allegati in aggiunta al file principale sono elencati nella seconda tab e per ogni allegato sono mostrati i campi Descrizione (opzionale) e Nome file. È possibile visualizzare gli allegati secondo due modalità:

• in forma di griglia (button ), ad esempio
  

• in forma di elenco (), ad esempio
  

Come per il documento principale, anche per ogni singolo allegato è presente un menu di opzioni aggiuntive nell'icona (non tutte necessariamente o contemporaneamente attive, ovvero cliccabili).

Per la descrizione delle azioni Anteprima, Apri, Dettagli Firma, Versioni precedenti, Scarica file originale, Scarica stampigliatura, Scarica contenuto, Nuova versione, Nuova versione omissis, si rimanda al paragrafo precedente Tab "Documento". Rispetto al documento principale, per gli allegati è presente un'azione in più:

• Imposta come principale: permette di impostare come documento principale l'allegato selezionato (se il documento che si sta visualizzando è ancora modificabile).

Possono inoltre essere presenti allegati con sola descrizione, senza file caricato, nel caso in cui l'utente abbia necessità di caricare l'allegato in un secondo momento. In questi casi nel tab "Allegati" sarà visualizzata l'informazione "Descrizione allegati senza file", come nell'esempio seguente:

NOTA BENE:

• La facoltà di modificare il file principale e gli allegati è subordinata ai diritti dell'utente;
• Nei documenti protocollati è possibile inserire file solo se non presenti nel documento originariamente protocollato. Dopo la protocollazione non è più possibile aggiungere o cambiare i file;
• È sempre possibile aggiungere allegati solo se il documento è in bozza oppure è un documento non protocollato;
• Per scegliere la visualizzazione di File principale e Allegati si veda vedi Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia.

Tab "Dati di contesto"

La tab "Dati di contesto" mostra i campi aggiuntivi specifici di tipologie speciali di documento, come per i Repertori, i Predefiniti e gli altri documenti personalizzati nel modulo Dati di contesto delle Configurazioni. Nell'immagine seguente un esempio di Verbale di esame:

Sezioni "Mittente" e "Destinatari"

Sotto la sezione principale del documento compaiono le sezioni relative a Mittente e Destinatari. Queste sezioni variano in base al tipo di documento, nei paragrafi successivi si descrivono nel dettaglio.

Sezione "Mittente"

Di seguito si descrive come si presenta la sezione Mittente nei diversi tipi documento:

• nel documento in arrivo sono presenti le informazioni relative al mittente come nell'esempio seguente:

Tramite il button "Altre informazioni" è possibile visualizzare i dettagli associati al contatto, come Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo

Con il button "Vai all'anagrafica" l’utente è rimandato alla scheda anagrafica della struttura o persona esterna corrispondente nel modulo ACL. NB: il button non è visibile per gli utenti che non hanno accesso al modulo ACL.

• nel documento in partenza sono mostrati i riferimenti interni, ossia Responsabile, eventuali Operatore, Co-responsabili, Copia conoscenza

• nel documento tra uffici sono mostrati i riferimenti interni relativi alla Minuta, ossia Primo responsabile (sempre visibile e non modificabile), Responsabile minuta, eventuali Operatore minuta e Co-responsabili minuta

• nel documento non protocollato la sezione è presente solo se il documento proviene da una trasformazione di un documento in arrivo ed è denominata "Contatti esterni"

Per la descrizione dei button si veda la sezione relativa al documento in arrivo.

Sezione "Destinatari"

Di seguito si descrive come si presenta la sezione Destinatari nei diversi tipi documento:

• nel documento in arrivo sono mostrati i riferimenti interni, ossia Responsabile, eventuali Operatore, Co-responsabili, Copia conoscenza

• nel documento in partenza sono presenti le informazioni relative ai destinatari come nell'esempio seguente:

I destinatari possono essere di due tipologie:

• • Esterni all'Ente
    

    Tramite il button "Altre informazioni" è possibile visualizzare i dettagli associati al contatto, come Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo

    

    Con il button "Vai all'anagrafica" l’utente è rimandato alla scheda anagrafica della struttura o persona esterna corrispondente nel modulo ACL. NB: il button non è visibile per gli utenti che non hanno accesso al modulo ACL.

  • Interni all'Ente
    Questa sezione è visibile per gli enti multi AOO. Il campo può essere compilato solo con utenti di altra AOO rispetto a quella dell'utente corrente.
    

Per inviare un documento si deve cliccare sul button "Invia messaggio" o "Invia messaggio a tutti" nel caso in cui si voglia inviare contemporaneamente il documento a tutti i destinatari inseriti nel documento. Il messaggio verrà recapitato al mezzo di invio specificato per ogni destinatario. La compilazione del campo "A mezzo" infatti non indica che l'invio verrà effettuato tramite Casella di Archiviazione o PEC configurate nell'AOO di Titulus, ma si tratta della scelta della tipologia di indirizzo del destinatario (inviare alla PEC o alla mail del destinatario, se configurate in ACL).

• nel documento tra uffici sono mostrati i riferimenti interni relativi all'Originale, ossia Responsabile, eventuali Operatore, Co-responsabili, Copia conoscenza

• nel documento non protocollato la sezione non è presente.

Informazioni e azioni relative ai riferimenti interni in visualizzazione

Nella sezione del documento in cui sono riportati i riferimenti interni sono visibili le seguenti icone informative:

• "Visto" → questa icona compare accanto al nome dell'utente, la sua funzione è di segnalare data e ora della prima visualizzazione del documento da parte dell'utente:

Questa informazione viene anche riportata nella storia del documento.

• "Diritto di intervento" → questa icona compare alla sinistra del nome dell'utente, la sua funzione è di segnalare il diritto di intervento sul documento:

NOTA BENE: il diritto di intervento in questa modalità è visualizzabile solo per i ruoli Co-responsabile e Copia conoscenza. Responsabile e Operatore hanno infatti il diritto di intervento sul documento per default e non è possibile rimuoverlo. Per il Co-responsabile esiste una impostazione personalizzabile tramite configurazione che assegna il diritto di intervento di default, senza possibilità di rimozione.

È possibile eseguire alcune azioni sui riferimenti interni in visualizzazione del documento:

• "Cambia" → questa azione permette di sostituire l'utente precedentemente inserito, è disponibile solo per Responsabile (RPA) e Operatore, ruoli non ripetibili
• "Aggiungi utente" → questa azione permette di aggiungere un utente. 
• "Altre azioni" 
  • "Elimina" → presente per i ruoli non obbligatori, permette di rimuovere l'utente;
  • "Assegna/Rimuovi il diritto di intervento" → permette di assegnare/rimuovere il diritto di intervento per i ruoli Co-responsabile e Copia Conoscenza. 
• "Scarta dai documenti in gestione" → permette all'utente corrente di scartare ovvero rimuovere il documento dalla propria vaschetta "Documenti in gestione" o da quella dei colleghi di un ufficio su cui l'utente corrente ha diritti di intervento.
  A seguito dell'azione, il documento risulterà "scartato" e scomparirà dai contatori del widget "Documenti in gestione".

Sezione "Annotazioni"

Questa sezione riporta le annotazioni permanenti alla registrazione di protocollo, che non possono essere né cancellate, né modificate dopo il loro inserimento e si possono inserire solo in visualizzazione del documento.

Per aggiungere una nuova annotazione su un documento è sufficiente cliccare sul tasto "+" "Aggiungi annotazione" del widget.

Titulus tiene traccia di chi ha inserito l'annotazione e del giorno e ora di inserimento. 

I documenti su cui è stata inserita una annotazione presentano un'icona specifica "Annotazioni" in alto a destra, accanto all'icona della stellina per inserire un documento fra i preferiti, come nell'esempio sottostante:

Alert sul documento

Al di sotto della barra delle azioni possono essere presenti ulteriori informazioni relative al documento mostrate all'interno di banner di colore giallo. Di seguito si descrivono nel dettaglio.

Note non lette

Una nota è un'informazione aggiuntiva associata al documento. Al contrario dell'annotazione, la nota è sempre eliminabile da parte dell'utente che l'ha inserita.

Quando è presente una nota non letta dall'utente corrente, in testa al documento compare il seguente pannello di notifica:

Tramite il button "Leggi nota" è possibile aprire la nota. Con il button X è possibile chiudere temporaneamente il banner, che si riaprirà nelle successive sessioni di lavoro fino alla lettura della nota da parte dell'utente corrente. La lettura della nota può avvenire anche dalla sidenav "Note" attivata dall'icona  presente nella colonna di destra. Per i dettagli si rimanda al paragrafo "Note".

Iter di autorizzazione attivo

Quando sul documento è attivo un iter di autorizzazione (workflow), compare in testa al documento un banner di questo tipo:

Se l'iter attivo ha una timeline con step definiti e disegnati a livello di workflow, il banner risulta espandibile e mostra gli step dell'iter, come nell'immagine seguente:

In caso contrario, ovvero in presenza di iter senza timeline, il pannello non è espandibile.

Quando l'utente che sta visualizzando il documento è anche il destinatario di un'azione richiesta dall'iter, compare in aggiunta il seguente banner, che consente la rapida esecuzione dell'azione:

In base al tipo di azione richiesta, può comparire un popup di richiesta conferma o di inserimento di dati aggiuntivi. Infatti, l'esecuzione delle azioni è esattamente analoga a quanto avviene nel modulo "Autorizzazioni", quindi si consiglia di prendere visione del relativo manuale (Manuale utente Titulus 5 - Autorizzazioni).

Quando l'azione viene completata correttamente, compare un messaggio di conferma:

Il documento viene ricaricato per mostrare le variazioni innescate dall'azione appena compiuta e l'avanzamento nell'iter autorizzativo:

Se l'utente ne ha diritto può interrompere un iter di autorizzazione sul documento tramite l'icona X . Al click, si apre un popup di conferma:

NOTA BENE: l'utente può interrompere un iter di autorizzazione se ha diritto di intervento sul documento e ha configurato in ACL il diritto "Interruzione iter sul documento". Gli utenti che non hanno questi diritti visualizzano l'icona X disattiva .

Le informazioni relative all'iter attivo sul documento sono disponibili anche nella sidenav "Iter di autorizzazione" visibile tramite l'icona presente nella colonna di destra. Si veda il paragrafo "Iter di autorizzazione" per i dettagli.

Esito controllo duplicati

Nel caso di bozza PEC in arrivo, dalla versione 5.3.3 un banner segnala all'utente la presenza di altri documenti in arrivo dallo stesso mittente, con lo stesso numero protocollo mittente oppure provenienti dallo stesso messaggio PEC. 

Tramite il button "Visualizza" l'utente può visualizzare gli altri documenti duplicati e, al click sull'oggetto, può accedervi.

Il banner scompare una volta protocollato il documento.

Colonna di destra

Nella colonna laterale destra della pagina del documento sono contenute informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.

In alto nella barra delle azioni della colonna sono presenti 4 button:

Cliccando sui button l'utente accede alle relative informazioni in una finestra laterale (sidenav):

• Note
• Storia del documento
• Iter di autorizzazione
• Trasparenza.

Note

Una nota è un'informazione aggiuntiva associata al documento. Al contrario dell'annotazione, la nota è sempre eliminabile da parte dell'utente che l'ha inserita. Le note possono essere inserite solo in visualizzazione e non in modifica/inserimento del documento. La funzione consente di visualizzare le note già presenti sul documento e inserirne di nuove.  L'icona "Note" è mostrata vuota se non sono presenti note sul documento o piena  quando sono presenti. Se l'utente corrente non ha ancora letto la nota, l'icona sarà mostrata piena ma di colore blu .

L'inserimento di una nuova nota si presenta come nell'immagine seguente:

Tramite il campo "Visibilità" è possibile scegliere se inserire una nota:

• pubblica, ovvero visibile a chiunque abbia il diritto di visualizzazione del documento;
• personale, ovvero visibile solo all'utente che l'ha inserita.

Solo l'utente che ha inserito la nota può eseguire azioni su di essa. Le azioni possibili sono:

• "Elimina"  
• "Condividi" , esclusivamente per le note di tipo personale, consente di condividere con altri utenti della stessa AOO la nota. L'utente con cui si è condivisa la nota visualizza sul documento un banner di alert, descritto nel paragrafo "Note non lette".

Esempio di nota condivisa con due utenti:

Storia del documento

Tramite l'icona si apre una sidenav che riporta l'elenco (filtrabile) delle azioni e visualizzazioni compiute sul documento a partire dalla sua registrazione e si presenta nel seguente modo:

Le operazioni di fascicolazione e rimozione del documento dal fascicolo comportano la comparsa di dettagli di storia ulteriori:

I filtri in alto sono tutti selezionati in partenza e mostrano l'elenco completo degli eventi e delle visualizzazioni, ovvero:

• Modifiche al documento, ovvero tutte le operazioni di modifica, compresa registrazione, protocollazione, segnatura, annullamento, cambio classificazione, inserimento in fascicolo, invio in conservazione;
• Modifiche alle persone, ovvero operazioni di assegnazione responsabilità e rimozione;
• Visualizzazioni, ovvero le operazioni di visualizzazione del documento da parte degli utenti.
• Altre operazioni, ovvero le operazioni che non sono riconducibili ai filtri sopra descritti

È possibile deselezionarne alcuni per filtrare l'elenco e mostrare solamente gli eventi che servono.

Solo per i documenti prodotti nel modulo Organi è presente un filtro aggiuntivo "Titulus Organi" , come esempio di seguito:

Con questo filtro sono visualizzabili i seguenti eventi, se presenti:

• inserimento in OdG
• rimozione da OdG
• sospensione dalla seduta
• rinvio
• esito “Non discussa”.

Iter di autorizzazione

L'icona  apre la sidenav dell'iter di autorizzazione attivo sul documento, che, come detto, può avere una timeline associata, o meno.

In caso di iter con timeline, la sidenav mostra l'iter linearizzato in verticale e lo step corrente, contenente il button delle azioni disponibili:

In caso di iter senza timeline, la sidenav mostra solamente il button delle azioni disponibili, attivo o non attivo.

Al di sotto dell'iter viene riportata la storia delle azioni in ordine cronologico decrescente, con l'indicazione dello step in cui è avvenuta l'azione fra parentesi quadre, l'utente titolare dell'azione e la data/ora in cui è stata eseguita.

La sidenav mostra eventuali ulteriori iter di autorizzazione precedentemente conclusi, come ad esempio workflow automatici. Questi iter conclusi si presentano nel seguente modo:

Al di sotto dei 4 pulsanti compaiono alcuni widget che consentono operazioni rapide.

Widget "Fascicoli"

Il widget "Fascicoli" mostra il fascicolo "Principale" e eventuali "Altri fascicoli" in cui è presente il documento:

Nei documenti tra uffici, in cui compare una classificazione per la minuta e una per l'originale, il widget dei fascicoli può presentare le voci "Originale", "Minuta" e "Altri fascicoli":

La facoltà di rimuovere un documento dal fascicolo è indicata dalla presenza dell'icona cestino () con tooltip "Rimuove il documento dal fascicolo", ed è subordinata al diritto di intervento sul fascicolo.

NOTA BENE: il cestino compare solo in corrispondenza dei fascicoli/sottofascicoli dell'utente o dell'ufficio di appartenenza dell'utente, siano essi il fascicolo principale o gli altri fascicoli.

Il click sul button " + " va alla fascicolazione del documento, ovvero l'inserimento del documento all'interno di una data aggregazione documentale.

Il click sul cestino apre una dialog di richiesta conferma:

Al click sul nome del fascicolo si apre una sidenav contenente i dettagli del fascicolo, l'eventuale gerarchia (fascicolo padre, sottofascicoli se presenti) e gli ultimi 4 documenti inseriti in quel fascicolo:

Il click su ogni documento inserito rimanda alla pagina di dettaglio di quel documento.

Il click sull'oggetto del (sotto)fascicolo rimanda alla pagina di dettaglio del (sotto)fascicolo.

Widget "Parole chiave"

All'interno del widget "Parole chiave" sono visualizzate le eventuali parole chiave associate a un documento come nell'esempio sottostante:

Cliccando sull'icona della matita è possibile modificare parole chiave esistenti e inserirne di nuove. Se una parola chiave è già stata associata a un altro documento, se si inizia a scrivere la parola questa verrà suggerita da un menu a tendina selezionabile con il mouse o da tastiera come nell'esempio sottostante:

Tramite l'icona del cestino è possibile svuotare il campo da tutte le parole chiave inserite. Per rendere definitive le modifiche o annullarle si dovrà premere sui tasti “Conferma” o “Annulla”.

Per ricercare le parole chiave dalla visualizzazione di un documento è sufficiente cliccare la chips della parola chiave desiderata nel widget venendo reindirizzati alla ricerca globale (chiave: [parola chiave scelta] compilata con la parola ricercata) con tutti i documenti che contengono quella parola chiave. 

Widget "Collegamenti"

All'interno del widget "Collegamenti" sono visualizzati tutti i documenti collegati al documento che si sta visualizzando. Un collegamento in Titulus è un "link" biunivoco, ossia visibile in entrambi i documenti che vengono collegati tra loro. Non è possibile collegare un documento a fascicoli o raccoglitori, ma solamente ad altri documenti.

NOTA BENE: Il widget riporta sia i collegamenti inseriti da Titulus 5, sia quelli ereditati da Titulus 4. Se presenti collegamenti ereditati da Titulus 4 sono mostrati sotto la voce "Vecchi collegamenti".

Nell'intestazione del widget è presente un contatore che mostra il numero totale dei collegamenti presenti. Per aggiungere un collegamento, è sufficiente premere il button AGGIUNGI . Si apre una dialog che consente di ricercare documenti composta dai seguenti campi:

• Testo libero
• Oggetto (attivando il toggle "Solo oggetto", come per la ricerca avanzata),
• Id del documento
• Numero protocollo
• Data protocollo
• Data creazione

Avviando la ricerca, vengono mostrati i risultati paginati su più schermate:

Tramite i checkbox è possibile selezionare i documenti da collegare. Il checkbox in basso consente di selezionare tutti gli elementi della schermata. 

È possibile selezionare più documenti in più schermate navigando i risultati grazie alle frecce di paginazione in basso .

All'interno del widget è possibile rimuovere un collegamento tramite l'icona cestino ; tale possibilità di rimozione è subordinata ai diritti dell'utente e l'azione apre un popup di conferma:

NOTA BENE:

• Per ragioni normative e di trasparenza amministrativa, in caso di documento pubblicato all'albo, il collegamento a quest'ultimo non potrà essere rimosso.
• Per rimuovere un collegamento da un altro documento "X" al documento in oggetto, in corrispondenza del quale non è presente il cestino di rimozione, è sufficiente andare a rimuovere il collegamento dalla pagina di dettaglio del documento "X".

Widget "Scadenza"

Il widget "Scadenza" mostra l'eventuale scadenza temporale entro cui gestire il documento e una nota. La data di scadenza viene impostata sul singolo documento sia in fase di registrazione che successivamente in visualizzazione e/o modifica.

Quando nessuna scadenza è stata impostata, il widget si presenta vuoto:

Tramite il button AGGIUNGI  è possibile inserire la scadenza, l'eventuale promemoria e la nota:

dopodiché il widget mostra la scadenza e la nota:

Una volta inserita, la data di scadenza può essere modificata tramite il button CAMBIA .

Nel momento in cui l'utente ha completato le sue attività sul documento in scadenza si può attivare il flag "Gestito": 

In tal modo, la notifica relativa alla scadenza o al promemoria verrà disattivata e rimossa dal calendario delle "Scadenze generali" posizionato nella home page generale e nella home dei Documenti.

Widget "Visibilità"

Definisce la riservatezza del documento, classificandola in 4 livelli di restrizioni crescenti: predefinito, riservato, altamente confidenziale o segreto. Viene impostata sul singolo documento sia in fase di registrazione che successivamente di visualizzazione e/o modifica, coerentemente con i diritti dell'utente.

Il widget si presenta nella seguente forma:

in cui "Predefinito" è l'impostazione per default.

Questo livello di riservatezza può essere cambiato tramite il button CAMBIA , scegliendo fra i valori proposti in base ai diritti dell'utente. Infatti, i valori "Riservato", "Altamente confidenziale" e "Segreto" compaiono solo se l'utente ha il relativo diritto.

Widget "Conservazione"

Permette di trasmettere in conservazione il documento. L'invio in conservazione è possibile dalla visualizzazione del documento e l'utente deve essere abilitato all'invio in conservazione.

Il widget inizialmente si presenta così:

e descrive sinteticamente lo stato di invio in conservazione del documento (nell'immagine si tratta di un documento non ancora inviato in conservazione).

Il button Dettagli  consente di conoscere i diversi stati di lavorazione del documento all'interno del sistema di conservazione:

Cliccando sul button INVIA IN CONSERVAZIONE si apre una dialog di richiesta conferma:

Una volta confermato, automaticamente Titulus mostra un "Resoconto invio di versamento" con la descrizione specifica dello stato di ciascun pacchetto di versamento generato e di ciascun documento in esso contenuto:

NOTA BENE: Titulus 5 effettua il controllo se sia possibile inviare il documento in conservazione dopo che l'utente ha premuto il button INVIA IN CONSERVAZIONE. In caso negativo, viene mostrato il messaggio: "Questo tipo di documento non è configurato per l'invio in conservazione".

I diversi stati di lavorazione del documento all'interno del sistema di conservazione sono:

• Trasmesso: inserito nel pacchetto di versamento e trasmesso al sistema di conservazione.
• Rifiutato: non accettato dal sistema di conservazione perché non rispondente ai requisiti stabiliti.
• Versato: accettato dal sistema di conservazione ed inserito nel pacchetto di archiviazione.

con ulteriori dettagli visibili tramite il button .

Esempio di dettagli di un documento trasmesso:

Esempio di dettagli di un documento non trasmesso per errore di versamento:

Tramite il button RITRASMETTI è sempre possibile reinviare il documento in conservazione.

Gestione mail/PEC (Posta Elettronica Certificata)

Titulus integra una o più caselle di posta elettronica certificata per ogni area organizzativa omogenea (AOO). L'integrazione tra Titulus e PEC consente di automatizzare le operazioni di ricezione, di protocollazione e di invio dei messaggi di posta elettronica certificata, automatizzando la gestione delle ricevute e facilitando lo smistamento dei documenti.

I messaggi in arrivo di tipo PEC provenienti da più account PEC della AOO dell'utente o da altre AOO compaiono nel widget "Bozze in arrivo" presente nella home dei Documenti:

In alternativa, il widget "Documenti in gestione" raccoglie alla voce "Bozze" tutti i documenti in stato di bozza, fra cui i messaggi in arrivo di tipo PEC:

L'utente che ha visibilità su altri uffici oltre al proprio, può visualizzare i documenti in bozza relativi anche agli altri uffici scegliendo dalla tendina il nome dell'ufficio desiderato:

Cliccando sulla voce “Bozze” si apre l'elenco dei risultati della ricerca con tutti i documenti in stato di bozza, fra cui quelli PEC.

Arrivo di una PEC. I documenti in arrivo in bozza di tipo PEC sono visibili nel widget "Bozze in arrivo" della home dei Documenti. I campi relativi al Mittente e ai Destinatari risultano già compilati:

• Mittente: Nome, E-mail, Mezzo di invio e Firmatario.
• Destinatari: Responsabile compilato in automatico con il nominativo del responsabile delle bozze pec (inserito in configurazione della casella PEC).

L'utente può cambiare:

• il Mittente: solo se il documento è ancora in stato di bozza; in particolare è possibile aggiungere, modificare o sostituire il mittente attraverso i seguenti pulsanti;
  

• il/i Destinatari: in particolare il Responsabile, aggiungere o rimuovere Operatore, Co-Responsabile e Copia conoscenza.

Dopodiché, la bozza può essere protocollata o salvata come documento non protocollato. La bozza può essere eventualmente annullata o trattata come SPAM, ma non eliminata, come da normativa.

In corrispondenza del Mittente è presente un button "Ricevute" che consente di visualizzare e scaricare le ricevute PEC di accettazione e consegna generate dai gestori di posta elettronica certificata:

Il button apre una dialog che riporta le ricevute di invio e ricezione in formato EML e/o XML:

che possono essere:

• Ricezione telematica (EML)
• Invio conferma protocollazione (XML)
• Conferma protocollazione (EML - contiene i medesimi dati dell'Invio conferma protocollazione)
• Conferma annullamento
• Consegna (del server mittente che consegna, XML)
• Accettazione (di chi ha ricevuto la pec che accetta, XML).

Le ricevute di invio e ricezione sono presenti anche nei documenti non protocollati generati da bozze pec in arrivo. In questi casi il button "Ricevute" è presente in una card "Contatti esterni", dal momento che in questo tipo di documenti non è presente la card dei Mittenti:

NOTA BENE: dalla versione 5.3.3, Titulus genera due o più bozze PEC in arrivo nel caso in cui siano presenti messaggi provenienti dallo stesso mittente, con lo stesso numero protocollo mittente oppure provenienti dallo stesso messaggio PEC. In questo caso un banner segnala all'utente la presenza di altri documenti con le condizioni precedentemente espresse, come descritto nel paragrafo Esito controllo duplicati. Al salvataggio del documento, sia in bozza che protocollato, sul documento viene creato un collegamento con gli altri documenti duplicati esistenti; il banner giallo invece scompare alla protocollazione.

Invio di un documento tramite PEC. Un documento in partenza può essere inviato via PEC tramite Titulus, ma è necessario che una casella PEC sia stata associata preventivamente all'AOO dell'utente che vuole utilizzare il servizio e che, ovviamente, il Destinatario (che può essere sia esterno che interno all'ateneo) abbia il campo PEC valorizzato.

L'invio del messaggio via PEC può essere fatto puntualmente per ogni destinatario tramite il button INVIA MESSAGGIO, o tramite un invio unico a tutti i destinatari tramite il button INVIA MESSAGGIO A TUTTI:

L'invio del messaggio consente di indicare l'indirizzo e-mail/PEC dell'AOO Mittente e l'indirizzo PEC del Destinatario. In caso di invio via mail e non via PEC, l'indirizzo del destinatario sarà in indirizzo di posta elettronica ordinaria.

Dopo il primo invio:

• il messaggio inviato compare al piede della sezione Destinatari, non più modificabile;
• compare lo stato dell'invio sui singoli destinatari, cliccabile;
• compare il button di reinvio del messaggio.

Cliccando il button che riporta lo stato dell'invio (es. "INVIATO", "ERRORE", "CONSEGNATO", etc.) si apre una dialog con i dettagli dell'invio e con i button per scaricare le ricevute PEC di accettazione e consegna generate dai gestori di posta elettronica certificata, in formato EML e/o XML:

La dialog riporta i dettagli dei vari invii in caso di più tentativi effettuati allo stesso indirizzo/destinatario.

La segnatura dei documenti trasmessi via PEC si presenta come un file allegato al documento in partenza con nome segnatura.xml (secondo l'Allegato 6 al documento “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”) che contiene l'insieme delle informazioni archivistiche di protocollo codificate in formato XML. 

Il file segnatura.xml si compone di tre sezioni:

• Intestazione, che contiene gli elementi essenziali di identificazione e caratterizzazione amministrativa del messaggio protocollato;
• Descrizione, che contiene le informazioni descrittive riguardanti il contenuto del messaggio;
• Signature, che contiene le informazioni per assicurare la firma della segnatura di protocollo da parte della AOO mittente per assicurare autenticità e integrità.

Esempio del file segnatura.xml:

La segnatura.xml consente una gestione puntuale delle diverse notifiche tra il mittente e il destinatario: