Dalla versione 4.3.1 di Titulus la maschera del trasferimento massivo cambia in aspetto e funzionamento.
Come cambia la maschera: priorità alla scelta della persona
Nella nuova organizzazione grafica dei campi della maschera è stata data priorità alla scelta della persona rispetto a quella dell'ufficio: l'utente è indotto ad inserire il nominativo della persona assegnataria prima di quello dell'ufficio assegnatario.
Il passaggio da precedente RPA/UOR a nuovo RPA/UOR viene inoltre impostato da sinistra a destra, e non più dall'alto al basso:
Come cambia il funzionamento: suggerimenti nella ricerca di persona e ufficio dell'Attuale assegnatario
Sui campi Persona e Ufficio dell'Attuale assegnatario sono stati attivati dei suggerimenti.
Scrivendo parti di parola in questi campi, vengono proposti i valori trovati nei riferimenti interni di documenti, fascicoli, raccoglitori e voci di indice presenti in archivio:
Quando i risultati trovati sono molti, viene mostrato un avviso che invita a perfezionare queste ricerche scrivendo più parole, o parti di parola, per restringere l'insieme di documenti, fascicoli, raccoglitori o voci di indice trovati. Man mano che l'elenco si restringe, diventa comprensibilmente più esaustivo.
Valorizzando il campo Persona dell'Attuale assegnatario e facendo un doppio click nel campo Ufficio, viene mostrato l'elenco di tutti gli uffici trovati per quella persona:
Dalla versione 4.3.1 di Titulus cambia la logica di visualizzazione, creazione e modifica delle voci di indice nell'archivio procedimenti di Titulus.
A partire da questa versione, infatti:
Cos'è una voce di indice e come viene utilizzata
Ricordiamo che si intende per "voce di indice" una parola o una frase chiave che individua un procedimento amministrativo o una tipologia di documenti.
L'utilizzo di una voce di indice in registrazione di documenti consente, una volta individuata la parola o frase chiave, la compilazione totale o parziale di alcuni dei campi di registrazione. L'uso delle voci id indice consente quindi di accorciare i tempi di registrazione, evitare errori o sviste di compilazione e garantire una coerenza stilistica di tutto l'Ateneo nella redazione degli oggetti.
Dalla voce id indice è possibile compilare automaticamente i campi:
In inserimento di una nuova voce di indice, dopo aver nominato la voce ed inserito la classificazione, in modo identico a quanto fatto fino ad oggi, l’utente che ha eseguito l’accesso all'archivio procedimenti visualizzerà la voce da compilare come nell'immagine sottostante:
La sezione della responsabilità prende il nome di Assegnazioni, per consentire l’inserimento dell’rpa di ciascuna aoo. |
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Per esempio l’utente, nel campo UOR-RPA della voce di indice, inserisce la persona Archimede Pitagorico dell’Ufficio 1 della aoo F01 e salva la voce con i dati inseriti:
Lo stesso utente o un utente di diversa aoo accede successivamente all'archivio procedimenti, e verifica con una ricerca se è già presente una voce di indice relativa ad abbonamenti e pubblicazioni. Una volta trovata la voce, andrà in modifica e dal tasto AOO nel cerchio rosso dell’immagine sopra potrà aggiungere una ulteriore sezione di responsabilità, dedicata ad un'altra aoo:
 Tale operazione può essere eseguita sia dall'utente della aoo F01, sia dall'utente della aoo F03, sia da utente di altra aoo. |
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Per eseguirla occorre essere in possesso del diritto di Inserimento/modifica voci di indice nella sezione Diritti dell'utente sui procedimenti sulla propria scheda personale in ACL:
Lo stesso utente o un altro di diversa aoo potrà, nello stesso modo, aggiungere un’ulteriore terza sezione dedicata alla responsabilità della stessa voce di indice per un’altra aoo, e così via per tutte le aoo in cui sia necessario definire quella voce di indice.
Qualora l'amministratore di Titulus desideri essere il solo ad inserire e modificare le voci di indice per l'intero ateneo, sarà sufficiente che non conferisca tale diritto ad altri utenti, ma solo a se stesso, e che proceda assegnando la stessa voce di indice in responsabilità alle diverse aoo. |
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Classificazione e workflow personalizzabili per singola aoo
Se necessario, per ciascuna aoo impostata sulla voce di indice potranno essere indicati una classificazione o un workflow selezionabili, diversi da quelli delle altre aoo nonché da quelli in testa alla voce.
Per esempio nell'immagine sottostante, per la aoo F02 e solo per questa aoo, la voce di indice è associata alla classificazione VIII/2, mentre per le altre due aoo la classificazione valida è quella presente in testa alla voce, cioè la X/4:
Come la classificazione, anche il workflow automatico da far scattare sui documenti una volta scelta la voce di indice è selezionabile per ogni aoo presente sulla voce. Informazioni sul workflow automatico associato alle voci di indice a questa url del manuale: Manuale archivio procedimenti 4.3#Vocidiindice.
la voce di indice, unica per tutto l’ateneo e valida per tutte le aoo in essa inserite, apparirà come sotto, con l’indicazione dei responsabili per ciascuna aoo:
Vediamo ora cosa accade in inserimento di un documento quando viene impostata la voce di indice.
Un utente della aoo F01 accede a Titulus, inserisce un documento in arrivo ed imposta la voce di indice Abbonamenti a pubblicazioni e riviste:
Automaticamente vengono inseriti:
Un utente della aoo F02 accede a Titulus, inserisce un documento in arrivo ed imposta la voce di indice Abbonamenti a pubblicazioni e riviste:
Automaticamente vengono inseriti:
Per ulteriori informazioni rimandiamo al manuale della versione 4.3.1.
Dalla versione 4.2.7 di Titulus, disponibile per essere rilasciata sui vostri ambienti, è stata introdotta la nuova funzione di richiesta di pubblicazione all’Albo di un documento protocollato.
Da un qualsiasi documento protocollato su Titulus, attraverso il tasto “Richiedi pubblicazione”:
si passa all’Albo pronto per la pubblicazione:
Vai al manuale per visualizzare l'intero processo di richiesta pubblicazione:
Original post date: June 30, 2016
Dalla versione 4.2.7 di Titulus è stata introdotta la possibilità di inviare in conservazione l’impronta dei file allegati ai documenti.
In caso l’ateneo decida di adottare questa opzione, la sezione “Documenti informatici” -nella quale vengono allegati file ai documenti registrati in Titulus-, diventa immodificabile a tutti gli utenti a partire dal giorno successivo alla protocollazione, cioè successivamente alla produzione del registro informatico giornaliero di protocollo che li contiene.
Qualora l’ateneo scelga di inviare in conservazione l’impronta degli allegati ai documenti di Titulus, può fare richiesta di tale opzione al nostro supporto.
Cos’è l’impronta dei file? L’impronta è la rappresentazione digitale del file, è composta da una sequenza di simboli di lunghezza fissa ed è ottenuta attraverso l’applicazione di una specifica funzione di calcolo. È del tutto paragonabile all’impronta digitale di un essere umano.
Ricordiamo sotto la logica che regola la compilazione della sezione “Documenti informatici” in fase di registrazione e in modifica successiva alla protocollazione:
Original post date: July 15, 2016
Dalla versione 4.2.7, i messaggi di posta certificata inviati da Titulus riporteranno nel corpo della mail ricevuta dal destinatario l’indicazione del numero di protocollo del documento registrato a sistema.
Una volta protocollato il documento su Titulus ed inviato via pec,
la mail di posta certificata ricevuta dal destinatario riporterà nel corpo del messaggio il numero di protocollo assegnato dal programma al documento, nella forma:
“Il presente documento è protocollato dal mittente con numero: anno-cod amm-cod aoo- numero protocollo“, come evidenziato in rosso nell'immagine sottostante:
Il dato del numero di protocollo sarà quindi presente:
N.B.
Il dato del numero di protocollo NON è presente nei file allegati al documento trasmesso da Titulus. I file allegati al documento in partenza, evidenziati nell’immagine sottostante, non sono infatti portatori in automatico del numero di protocollo del documento cui sono associati.
Quando scaricati o visualizzati dal destinatario, gli allegati non riportano l’informazione del numero di protocollo del documento, a meno che il dato del protocollo non sia stato inserito dall'utente sugli allegati medesimi al momento della loro associazione sul documento in Titulus, prima della trasmissione del documento via pec.
ATTENZIONE, QUINDI…
….a non confondere la stampa degli allegati ai documenti comprensiva delle informazioni di protocollazione, che si esegue dal documento di Titulus:
e l’invio tramite pec di documenti con allegati.
| L'invio NON contempla l’automatica inclusione sugli allegati di informazioni ulteriori a quelle in essi già presenti |
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La versione 4.2.7 di Titulus sarà disponibile a giugno 2016.
Original post date: April 6, 2016
Dalle versioni 4.2.3 e 4.2.4 sono stati modificati alcuni aspetti del dialogo UGOV-TITULUS, che interessano il corretto invio di ordini e registri iva a Titulus da Ugov ed in particolare la configurazione delle voci di indice di Titulus.
Ordini
Dalla versione 4.2.3 di Titulus, sulla voce di indice dedicata agli ordini devono essere indicati due valori. Nel campo “Modelli gestiti” della voce di indice occorre indicare il valore UGOV – Ordini e nel campo “Tipo documento” il valore Partenza, come nell'immagine sottostante.
Maggiori informazioni a questa pagina del manuale: http://wiki.titulus.it/doku.php/documentazione:manuali:4.2:manuale_utente_titulus:ordini
N.B. l’Area divisione documentale ha già provveduto a popolare con questi dati tutte le voci di indice di Titulus dedicate agli ordini di Ugov su tutti gli ambienti.
Registri iva
Dalla versione 4.2.4 di Titulus, è necessario indicare nel campo “Modelli gestiti” nella voce di indice configurata il valore UGOV – Registri IVA acquisti / UGOV – Registri IVA vendite, e nel campo “Tipo documento” il valore Partenza, come nell'immagine sottostante.
Prima di inviare i registri da Ugov a Titulus è dunque necessario modificare le voci di indice come descritto.
Maggiori informazioni a questa pagina del manuale: http://wiki.titulus.it/doku.php/documentazione:manuali:4.2:manuale_utente_titulus:registri_iva?s[]=iva
Original post date: October 20, 2015
Dalla versione 4.2.3 di Titulus è attiva la generazione automatica del repertorio R.I.P._G, il registro informatico giornaliero di protocollo.
Il R.I.P_G è un repertorio del tipo varie, quindi non protocollato, la cui registrazione è sempre a cura di Applicazione Titulus:
Ma cosa devo fare per crearlo? E per visualizzarlo?
Per crearlo non occorre fare niente: lo crea Titulus in automatico all’1 di ogni notte.
Per visualizzarlo occorre intervenire, come per qualsiasi altro repertorio, sulla scheda personale dell’utente, conferendo il diritto di visualizzazione (V) del repertorio:
A questa pagina del nostro manuale le informazioni riguardanti il R.I.P._G: http://wiki.titulus.it/doku.php/documentazione:manuali:4.2:manuale_registro_informatico_protocollo
Original post date: October 20, 2015
Dalla versione 4.2.4 di Titulus, il repertorio che contiene il registro informatico di protocollo (R.I.P.) è associato ad una voce di indice dedicata.
Le voci di indice del R.I.P., quello giornaliero e quello annuale, vengono generate per ogni AOO utilizzando il nuovo pulsante presente sulla scheda della AOO:
Le voci di indice per le due tipologie di registro saranno:
Registro giornaliero: RIPg (Registro Informatico giornaliero di protocollo) – codice AOO
Registro annuale: RIPa (Registro Informatico annuale di protocollo) – codice AOO
Al momento della creazione tramite il nuovo pulsante, sulle voci di indice saranno valorizzati automaticamente i dati di:
Il pulsante è sempre attivo, anche se le voci di indice sono già state definite: in caso esistano già, verranno sovrascritte.
Original post date: October 21, 2015
Dopo avervi fatto aspettare, sospirare e insistere a lungo, dalla versione 4.2.1 di Titulus supporteremo ufficialmente anche Google Chrome.
Dalla 4.2.1, i browser ufficialmente supportati saranno quindi:
Non sarà pertanto più supportato IE9.
N.B. Scansione diretta sui documenti di Titulus e uso delle stampantine per le etichette Vi ricordiamo che l’uso dello scanner per la scansione diretta delle immagini sui documenti di Titulus dai tasti “scansione” e “scansione automatica”, nonché l’uso delle stampantine per la stampa delle etichette, è previsto solo su Internet Explorer e con nessun altro browser. Questo perché Active X, il plug-in preposto a queste funzionalità, fu realizzato solo per IE e viene supportato solo da IE, non anche da altri browser. Fra i prossimi sviluppi è inclusa la sostituzione di Active X con un plug-in compatibile con tutti i browser.
Original post date: June 18, 2015
Dalla versione 4.1.2 di Titulus la pagina per il trasferimento massivo di documenti, fascicoli e voci di indice cambia aspetto e modalità di compilazione dei campi disponibili.
Alle impostazioni di trasferimento già esistenti se ne aggiunge inoltre una nuova, che permette di indicare un intervallo temporale sulla data di creazione degli oggetti da trasferire.
CAMPI VECCHIA UOR E VECCHIO RPA In questi campi, rinominati rispettivamente Attuale ufficio assegnatario e Attuale assegnatario, è stato introdotto l’autocompletamento dei valori dell’ufficio e della persona.
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N.B.
CAMPI NUOVO UOR E NUOVO RPA In questi campi, rinominati rispettivamente Nuovo ufficio assegnatario e Nuovo assegnatario, è stato introdotto l’elenco di scelta sull’ufficio e sull’utente a cui assegnare gli oggetti, in modo simile a quanto avviene in inserimento di documenti. Viene restituito l’elenco dei soli uffici e persone disponibili all’utente corrente; l’elenco di selezione restituisce i nomi presenti sulle schede anagrafiche delle strutture e delle persone interne dell’ACL di Titulus.
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IMPOSTAZIONI E’ stata introdotta la possibilità di selezionare puntualmente: – le tipologie di oggetti da trasferire: documento, minuta del documento, voce di indice, fascicolo, raccoglitore – i relativi diritti di assegnazione: responsabilità, conferenza di servizi, operatore incaricato e copia conoscenza; fascicoli e raccoglitori aperti o chiusi.
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E’ stata INOLTRE introdotta la possibilità di limitare i trasferimenti in base a un intervallo di date di creazione.
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Original post date: February 23, 2015
Dalla versione 4.2.6 di Titulus è possibile impostare il numero massimo di tentativi di invio via pec del medesimo documento in partenza.
L’ateneo potrà cioè stabilire quanti tentativi di invio eseguire in caso di errori nella consegna del documento inviato, impedendo quindi l’accumularsi di notifiche di errata consegna a fronte di problemi di comunicazione con il gestore pec destinatario, evidenziati nell’immagine sottostante.
La funzionalità viene gestita nelle Impostazioni avanzate, sezione Interoperabilità.
Original post date: December 22, 2015
Dalla versione 4.2.6 di Titulus, la stampa dei file allegati ai documenti sarà comprensiva delle informazioni di protocollazione, come già accade per le immagini allegate.
Una volta allegati file ed immagini ai documenti e convertiti questi in pdf, il documento apparirà come nell’immagine sottostante
e presenterà sia la consueta icona del pdf, sia un’altra icona, evidenziata nell’immagine, dalla quale generare con un clic la stampa dell’allegato comprensiva delle informazioni di protocollazione.
La funzionalità è disponibile solo sui documenti protocollati e non include gli allegati firmati digitalmente.
La stampigliatura non viene applicata ai file firmati digitalmente per due motivi:
Se un file viene allegato già in formato pdf, sarà presente accanto a questo solo l’icona per la stampa con le informazioni di protocollazione; per gli altri formati -word, excel ecc.- saranno presenti le due icone.
Le informazioni di protocollazione sono visualizzate e stampate in testa al documento: sotto un esempio stampa di file allegato comprensiva delle informazioni di protocollazione.
QUALI E QUANTE INFORMAZIONI DI PROTOCOLLAZIONE?
Nella sezione Stampe delle impostazioni avanzate del programma è possibile impostare quali informazioni di protocollazione visualizzare sugli allegati ai fini della loro stampa.
* INFORMAZIONI DI PROTOCOLLO SUI FILE FIRMATI IN FORMATO PADES
Dalla versione 4.3.2 è possibile apporre le informazioni di protocollazione su documenti firmati in formato PADES senza invalidare la firma. Per attivare la funzionalità intervenire sulla property, nella sezione Stampe, Appone gli estremi di protocollo su file firmati in formato PADES in conformità alle indicazioni AGID Sulle informazioni di protocollazione apposte sui file firmati può essere configurata la dimensione del font, ma non l'orientamento della scritta (solo orizzontale).
Original post date: December 22, 2015
Dalla versione 4.1.1 di Titulus, di prossima emissione, i browser supportati saranno: Internet Explorer 9, Internet Explorer 11 e l’ultima versione di Mozilla Firefox.
Non sarà dunque più supportato Internet Explorer 8.
Internet Explorer 8 è rimasto supportato fino ad oggi in quanto ultima versione di browser a sua volta supportata dal sistema operativo Windows XP. Dallo scorso aprile Microsoft ha terminato il supporto a questo sistema operativo, dunque abbiamo ritenuto opportuno sostituire IE8. Per conformità con i moduli di UGOV supporteremo IE9, oltre a IE11 e all’ultima versione di Firefox.
E Chrome? Chrome non rientra per il momento fra i browser ufficialmente supportati, sebbene sia pianificata per il futuro la sua inclusione in tale gruppo.
N.B. Scansione diretta sui documenti di Titulus e uso delle stampantine per le etichette L’uso dello scanner per la scansione diretta delle immagini sui documenti di Titulus dai tasti “scansione” e “scansione automatica”, nonché l’uso delle stampantine per la stampa delle etichette, è previsto solo su Internet Explorer e con nessun altro browser. Questo perché Active X, il plug-in preposto a queste funzionalità, fu realizzato solo per IE e viene supportato solo da IE, non anche da altri browser. Fra i prossimi sviluppi è inclusa la sostituzione di Active X con un plug-in compatibile con tutti i browser.
Original post date: November 4, 2014
Dalla versione 4.1 di Titulus sarà possibile salvare simultaneamente tutti gli allegati ad un documento, in partenza, in arrivo, tra uffici, non protocollato e pec in entrata!
Come? Con un clic sull’icona del dischetto nella sezione dei documenti informatici, guarda l’immagine!
(cliccare sull’immagine per ingrandirla)
Original post date: June 10, 2014
Dalla versione 4.1.1 di Titulus, di prossima emissione, le anagrafiche di persone e strutture esterne potranno essere modificate, aggiornate e anche cancellate direttamente dai campi “mittente” e “destinatario” dei documenti di Titulus, senza passare dal tasto dell’ANAGRAFICA.
Clicca sul link qui sotto e scopri come!
Original post date: September 8, 2014
