Dalla versione 4.3.1 di Titulus cambia la logica di visualizzazione, creazione e modifica delle voci di indice nell'archivio procedimenti di Titulus.
A partire da questa versione, infatti:
- non ci sarà più distinzione fra voce di indice dell’amministrazione centrale ed analoghe voci di indice dei dipartimenti: la voce di indice sarà unica per tutto l’ateneo e potrà essere assegnata a molteplici RPA, ognuno di diversa AOO (uno dell’amministrazione centrale, uno di un dipartimento, uno di un altro dipartimento e così via)
- gli utenti abilitati all’accesso all’archivio procedimenti visualizzeranno tutte le voci di indice presenti in archivio, sia quelle della propria aoo -cioè che hanno come rpa un utente della loro stessa aoo di appartenenza-, sia quelle delle altre aoo, sulle quali dalla 4.3.1 avranno facoltà di aggiungere un rpa della loro aoo.
Cos'è una voce di indice e come viene utilizzata
Ricordiamo che si intende per "voce di indice" una parola o una frase chiave che individua un procedimento amministrativo o una tipologia di documenti.
L'utilizzo di una voce di indice in registrazione di documenti consente, una volta individuata la parola o frase chiave, la compilazione totale o parziale di alcuni dei campi di registrazione. L'uso delle voci id indice consente quindi di accorciare i tempi di registrazione, evitare errori o sviste di compilazione e garantire una coerenza stilistica di tutto l'Ateneo nella redazione degli oggetti.
Dalla voce id indice è possibile compilare automaticamente i campi:
classificazione
scarto
oggetto
RPA/UOR
conferenza di servizi
CC
Inserimento di una nuova voce di indice
In inserimento di una nuova voce di indice, dopo aver nominato la voce ed inserito la classificazione, in modo identico a quanto fatto fino ad oggi, l’utente che ha eseguito l’accesso all'archivio procedimenti visualizzerà la voce da compilare come nell'immagine sottostante:
La sezione della responsabilità prende il nome di Assegnazioni, per consentire l’inserimento dell’rpa di ciascuna aoo. |
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Per esempio l’utente, nel campo UOR-RPA della voce di indice, inserisce la persona Archimede Pitagorico dell’Ufficio 1 della aoo F01 e salva la voce con i dati inseriti:
Modifica della voce di indice
Lo stesso utente o un utente di diversa aoo accede successivamente all'archivio procedimenti, e verifica con una ricerca se è già presente una voce di indice relativa ad abbonamenti e pubblicazioni. Una volta trovata la voce, andrà in modifica e dal tasto AOO nel cerchio rosso dell’immagine sopra potrà aggiungere una ulteriore sezione di responsabilità, dedicata ad un'altra aoo:
Tale operazione può essere eseguita sia dall'utente della aoo F01, sia dall'utente della aoo F03, sia da utente di altra aoo. |
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Per eseguirla occorre essere in possesso del diritto di Inserimento/modifica voci di indice nella sezione Diritti dell'utente sui procedimenti sulla propria scheda personale in ACL:
Lo stesso utente o un altro di diversa aoo potrà, nello stesso modo, aggiungere un’ulteriore terza sezione dedicata alla responsabilità della stessa voce di indice per un’altra aoo, e così via per tutte le aoo in cui sia necessario definire quella voce di indice.
Qualora l'amministratore di Titulus desideri essere il solo ad inserire e modificare le voci di indice per l'intero ateneo, sarà sufficiente che non conferisca tale diritto ad altri utenti, ma solo a se stesso, e che proceda assegnando la stessa voce di indice in responsabilità alle diverse aoo. |
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Classificazione e workflow personalizzabili per singola aoo
Se necessario, per ciascuna aoo impostata sulla voce di indice potranno essere indicati una classificazione o un workflow selezionabili, diversi da quelli delle altre aoo nonché da quelli in testa alla voce.
Per esempio nell'immagine sottostante, per la aoo F02 e solo per questa aoo, la voce di indice è associata alla classificazione VIII/2, mentre per le altre due aoo la classificazione valida è quella presente in testa alla voce, cioè la X/4:
Come la classificazione, anche il workflow automatico da far scattare sui documenti una volta scelta la voce di indice è selezionabile per ogni aoo presente sulla voce. Informazioni sul workflow automatico associato alle voci di indice a questa url del manuale: Manuale archivio procedimenti 4.3#Vocidiindice.
Ad operazioni concluse...
la voce di indice, unica per tutto l’ateneo e valida per tutte le aoo in essa inserite, apparirà come sotto, con l’indicazione dei responsabili per ciascuna aoo:
E i documenti?
Vediamo ora cosa accade in inserimento di un documento quando viene impostata la voce di indice.
Un utente della aoo F01 accede a Titulus, inserisce un documento in arrivo ed imposta la voce di indice Abbonamenti a pubblicazioni e riviste:
Automaticamente vengono inseriti:
- la classificazione X/4, quella cioè in testa alla voce di indice, valida per la aoo F01 e F03
- ufficio e persona responsabili così come definiti sulla voce di indice per quella aoo
Un utente della aoo F02 accede a Titulus, inserisce un documento in arrivo ed imposta la voce di indice Abbonamenti a pubblicazioni e riviste:
Automaticamente vengono inseriti:
- la classificazione VIII/2, quella cioè selezionata per la sola aoo F02 sulla voce di indice
- ufficio e persona responsabili così come definiti sulla voce di indice per quella aoo
Per ulteriori informazioni rimandiamo al manuale della versione 4.3.1.