Introduzione

L'obiettivo di questo manuale è descrivere le modalità di utilizzo delle singole funzionalità contenute nella pagina "Configurazioni" di Titulus, accessibile tramite apposito button dalla navbar situata sulla sinistra.

L'immagine sottostante mostra tutte le configurazioni di Titulus, la visibilità e l'utilizzo delle stesse è gestito tramite ACL. Per una specifica più puntuale sui singoli diritti si veda: Manuale utente Titulus 5 - ACL - Access Control List - Sezione Amministrazione

Impostazioni avanzate

Per la visualizzazione della pagina relativa alle impostazioni avanzate devono essere abilitati in ACL il diritto Abilita strumenti di amministrazione e il diritto di SuperUser.

Per accedere alla pagina di configurazione delle impostazioni avanzate si deve cliccare sull'icona "Configurazioni" presente nella navbar di Titulus e su "Impostazioni avanzate".

Ricerca e modifica impostazioni

Accedendo a questa configurazione, l'utente può vedere e modificare tutte le impostazioni avanzate di Titulus.

La configurazione presenta la seguente maschera di visualizzazione/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.

La barra in alto "Ricerca impostazioni avanzate" consente di ricercare le impostazioni per denominazione o codice dell'impostazione, anche attraverso una parola in essa contenuta. 

Cliccando sul nome dell'impostazione si viene reindirizzati all'impostazione selezionata, che per un momento sarà sottolineata in giallo, come nell'immagine seguente.

In alto a destra sono presenti i seguenti button :

• visualizza modifiche → il button si attiva quando vengono effettuate modifiche alle impostazioni avanzate. Cliccando sul button si apre un popup riepilogativo delle modifiche effettuate dall'utente che non sono state salvate.
  Direttamente dal popup sarà possibile ripristinare i valori precedenti alle modifiche per ogni impostazione modificata tramite il button "Ripristina valore originale", in corrispondenza della singola modifica. Cliccando sul button "Ripristina" del popup sarà possibile confermare la scelta. Il button "Ripristina" si attiva solo al click sul button "Ripristina valore originale"; in corrispondenza del button è stato aggiunto un counter che corrisponde al numero di impostazioni modificate che si vuole ripristinare. È anche possibile ripristinare il valore modificato cliccando sul button "Ripristina valore modificato".

• annulla modifiche → il button si attiva quando viene effettuata almeno una modifica alle impostazioni avanzate. Questo button permette di annullare tutte le modifiche effettuate dall'utente che non sono state salvate. 
• Salva → il button si attiva quando viene effettuata almeno una modifica alle impostazioni avanzate. Questo button permette di salvare tutte le modifiche effettuate dall'utente.

Repertori

Per la visualizzazione della pagina relativa alla configurazione dei Repertori devono essere abilitati in ACL il diritto Abilita strumenti di amministrazione e il diritto di SuperUser.

Per accedere alla pagina di configurazione dei repertori si deve cliccare sull'icona "Configurazioni" presente nella navbar di Titulus e su "Repertori"

Questa pagina di configurazione permette di:

• Inserire nuovi repertori
• Ricercare i repertori configurati
• Modificare repertori esistenti (ad eccezione del campo "Codice")
• Eliminare o disattivare repertori esistenti
• Modificare l'ordinamento dei repertori

Di seguito, il dettaglio del funzionamento della configurazione.

Inserire un repertorio

Tramite il button “Nuovo Repertorio” è possibile creare un nuovo repertorio in Titulus. Al click su "Nuovo Repertorio" si apre il seguente popup:

Di seguito le specifiche di ogni campo:

• Descrizione→ deve essere compilato con la denominazione del repertorio che si vuole creare, ad esempio "Repertorio di test";
• Codice → deve essere compilato con il codice che si vuole assegnare al repertorio. Il codice è l'identificativo del repertorio, quindi deve essere univoco. Titulus controlla che il codice assegnato non sia presente in un repertorio già inserito. In caso questa condizione si verifichi, Titulus segnala, all'atto del salvataggio, l'incompatibilità dei dati tramite alert e impedisce di creare il nuovo repertorio. NOTA BENE: al salvataggio del repertorio questo campo diventa immodificabile;
• Arrivo, Partenza, Tra Uffici, Non protocollati → ogni checkbox è relativo alla tipologia di documenti per la quale si vuole attivare il repertorio. È necessario indicare almeno una tipologia per la creazione del repertorio. Se si selezionano più checkbox (ad esempio Arrivo e Partenza) per uno stesso repertorio la numerazione sarà progressiva e continua per ogni documento repertoriato, a prescindere dalla tipologia di documento. Per distinguere le diverse tipologie in fase di inserimento, oltre alle icone distintive di Titulus, è possibile compilare il campo testo di fianco al checkbox con una specifica (ad esempio "partenza"). In fase di creazione di un nuovo documento repertoriato, la denominazione dello stesso sarà composta dal nome del repertorio inserito nel campo Descrizione, e la label assegnata sulla specifica tipologia. Ad esempio nelle immagini seguenti il repertorio sarà rinominato "Repertorio di test Partenza" e "Repertorio di test Arrivo".
  
  
  
  
  
  
  • Per le sole tipologie Arrivo e Partenza è inoltre possibile attivare i toggle "Mittenti" e "Destinatari", che permettono di personalizzare le rispettive sezioni in fase di creazione di un nuovo documento repertoriato. Ad esempio nelle immagini seguenti nel repertorio in partenza la sezione "Destinatari" sarà denominata "Funzionari".
     
    
    
    
    
    
    
    
• Numerazione continua → attivando questo toggle la numerazione del repertorio sarà sempre sequenziale e non ripartirà da 1 all'inizio di ogni anno solare ma rimarrà sempre progressiva;
• Oggetto di pubblicazione → attivando questo toggle si consente, in fase di configurazione delle estrazioni di documenti da pubblicare (si veda il Manuale utente Amministrazione trasparente - Trasparenza), di rendere pubblicabili i documenti di tale repertorio. Con toggle "Oggetto di pubblicazione" attivo il sistema permette di configurare il campo "Default della sezione di pubblicazione". Se selezionata una sezione di default questa sarà inserita come sezione di pubblicazione all'interno dei documenti del repertorio selezionato. Sui singoli documenti la sezione di pubblicazione risulta comunque modificabile. 

Nel caso si abbia un tipo di documento che non afferisce a nessuna delle tipologie Arrivo, Partenza, Tra Uffici, Non protocollati (Es: Verbale dei revisori dei conti, Verbale del CdA, Decreti, ecc…) si consiglia di inserire il repertorio come tipologia Partenza e non attivare toggle destinatario. 

Ricercare e modificare un repertorio

È possibile modificare alcuni dati di un repertorio esistente.

• Descrizione → i documenti repertoriati precedentemente alla modifica della denominazione manterranno la denominazione precedente. Tutti i nuovi documenti acquisiscono invece l'ultima denominazione salvata. Lo stesso funzionamento vale anche per i campi testo personalizzati (Ad esempio se si modifica la label della specifica di un repertorio in arrivo, tutti i documenti precedentemente repertoriati manterranno la denominazione pregressa, i successivi saranno salvati con la nuova).
• Mittenti e Destinatari → se modificate queste sezioni personalizzate, la modifica si riflette anche sui documenti pregressi.

In un repertorio esistente è inoltre possibile aggiungere nuove tipologie, attivando i rispettivi checkbox (Arrivo, Partenza, Tra Uffici, Non protocollati) e attivare/disattivare il toggle Oggetto di Pubblicazione.

L'unico campo immodificabile è il campo Codice.

Per salvare o annullare le modifiche apportate a un singolo repertorio, è sufficiente cliccare sull'icona "Salva il repertorio" , o sull'icona "Ripristina i dati di questa configurazione" per annullare le modifiche apportate dopo l'ultimo salvataggio.
Se non si clicca sul tasto salva all'uscita dalla configurazione tutte le modifiche andranno perse.

Per ricercare un repertorio configurato è possibile utilizzare la barra di ricerca in alto sia tramite Descrizione che tramite Codice.

Disattivare o cancellare un repertorio

Non è possibile eliminare un repertorio se sono stati inseriti documenti in quel repertorio, oppure se si tratta di repertori predefiniti. È però sempre possibile disattivare un repertorio già creato. Un repertorio disattivato è un repertorio nel quale nessun utente può inserire ulteriori documenti.
Per disattivare/eliminare (quando possibile) un repertorio è sufficiente cliccare sull'icona  in corrispondenza del repertorio selezionato.

• Se non sono presenti documenti repertoriati, al click sull'icona, si apre un popup di alert che chiede la conferma dell'eliminazione del repertorio.
  
  
• Se presenti documenti repertoriati, al click sull'icona, si apre un popup di alert che informa l'utente che disattivando quel repertorio non sarà più possibile inserire nuovi documenti e le tipologie risulteranno disabilitate.
  
  
  
  
  
  

È possibile inoltre disabilitare solo una tipologia; in questo caso è sufficiente cliccare sul checkbox e cliccare su conferma nel popup di alert, se presenti documenti. Nel caso in cui non siano presenti documenti repertoriati per quella tipologia il checkbox si disabilita direttamente.

Repertori predefiniti

Su Titulus sono presenti repertori predefiniti. I repertori predefiniti non possono essere cancellati ma solo disattivati. Tali repertori sono contraddistinti dall'icona cestino sempre disattivata e dall'asterisco in corrispondenza della tipologia.
I predefiniti sono:

1. Albo ufficiale d'Ateneo;

2. Contratti;

3. Protocollo particolare;

4. Comunicazioni;

5. Delibere del Consiglio d'Amministrazione;

6. Verbale del Consiglio d'Amministrazione;

Ordinare i repertori

È possibile personalizzare l'ordine in cui sono visualizzati i repertori nel Modulo Documenti cliccando sul toggle "Sposta" .
Attivando il toggle si abilita la modalità drag&drop, che permette di riordinare le sezioni cliccando sull'icona presente a sinistra della denominazione di ogni repertorio. 

Per uscire dalla modalità drag&drop è sufficiente disattivare il toggle "Sposta".

Tipologia

Per visualizzare la pagina relativa alla configurazione della Tipologia deve essere abilitato in ACL il diritto Abilita strumenti di amministrazione.

Per accedere alla pagina di configurazione della tipologia si deve cliccare sull'icona "Configurazioni" presente nella navbar di Titulus e su "Tipologia".

Questa configurazione permette di costruire un elenco di tipologie documentali visualizzabile nel menu a tendina del campo "Tipologia del documento", presente nella sezione "Documento" all’inserimento di un nuovo documento.

Di seguito un esempio della sezione per il documento in arrivo:

L'elenco delle tipologie di documento può essere configurato per tutti i tipi documento:

• Documento in arrivo
• Documento in partenza
• Documento tra uffici
• Documento non protocollato

Per inserire un nuovo valore nella tendina si deve cliccare su "Inserisci valore".

Al click si apre un popup dove è possibile inserire il valore desiderato.

NOTA BENE: se nella tipologia non è presente il valore "Non assegnata" il sistema dà la possibilità di inserirlo tramite popup raggiungibile dall'azione "Inserisci valore" attivando il toggle "Non assegnata".

Se il valore "Non assegnata" non è configurato, il campo "Tipologia del documento" diventa obbligatorio e per completare la creazione di un nuovo documento è necessario selezionare un valore tra quelli presenti nel menu a tendina.
Se si inserisce il valore "Non assegnata", tale valore viene inserito automaticamente al primo posto nell'elenco dei valori configurati e impostato come predefinito di default (SOLO se non c'è già un valore impostato come predefinito e in ogni caso modificabile).

È possibile impostare un valore predefinito: se configurato, il campo "Tipologia del documento" sarà valorizzato di default con il valore impostato in configurazione. Il valore di default è contrassegnato dall'icona "Predefinito".

Dall'icona delle impostazioni è possibile effettuare le seguenti azioni:

• Imposta come predefinito → questa azione permette di impostare un valore predefinito di default. Il funzionamento è quello descritto precedentemente;
• Modifica → questa azione permette di modificare la label di un valore già esistente;
• Duplica → questa azione permette di duplicare un valore precedentemente inserito (NOTA BENE: se sono presenti due valori identici in configurazione la tendina del campo "Tipologia del documento" riporta correttamente un solo valore);
• Rimuovi → questa azione permette di eliminare un valore già esistente

Non è inoltre possibile duplicare il valore "Non assegnata".

Tramite l'icona specifica è possibile riordinare i valori tramite drag and drop, come si vede nell'immagine sottostante:

Albo

Per il funzionamento del processo di pubblicazione all'albo di un documento in Titulus e la configurazione di tipologia e ambito di pubblicazione si veda il manuale Processo di Pubblicazione Albo. 

Mezzo di trasmissione

Per visualizzare la pagina relativa alla configurazione del Mezzo di trasmissione deve essere abilitato in ACL il diritto Abilita strumenti di amministrazione.

Per accedere alla pagina di configurazione del mezzo di trasmissione si deve cliccare sull'icona "Configurazioni" presente nella navbar di Titulus e su "Mezzo di trasmissione".

Questa configurazione permette di costruire un elenco di mezzi di trasmissione da utilizzare per i documenti in arrivo e per i documenti in partenza.

• Per i documenti in arrivo la configurazione dei mezzi di trasmissione è visualizzabile nel menu a tendina del campo "A mezzo" presente nella sezione "Documento" all’inserimento di un nuovo documento.

• Per i documenti in partenza la configurazione dei mezzi di trasmissione è visualizzabile nel menu a tendina della sezione "Destinatari" presente per ogni destinatario esterno inserito.

Per inserire un nuovo mezzo nella tendina si deve cliccare su "Inserisci valore":

Al click si apre un popup dove è possibile inserire il valore desiderato.

NOTA BENE: se nella tipologia non è presente il valore "Non assegnata" il sistema dà la possibilità di inserirlo tramite popup raggiungibile dall'azione "Inserisci valore" attivando il toggle "Non assegnata".

Se il valore "Non assegnata" non è configurato, il campo "A mezzo" diventa obbligatorio, e per completare la creazione di un nuovo documento è necessario selezionare un valore tra quelli presenti nel menu a tendina.

Se si inserisce il valore "Non assegnata", tale valore viene inserito automaticamente al primo posto nell'elenco dei valori configurati e impostato come predefinito di default (SOLO se non c'è già un valore impostato come predefinito e in ogni caso modificabile). 

È possibile impostare un valore predefinito: se impostato, il campo "A mezzo" sarà valorizzato di default con il valore impostato in configurazione. Il valore di default è contrassegnato dall'icona "Predefinito".

Dall'icona delle impostazioni è possibile effettuare le seguenti azioni:

• Imposta come predefinito → questa azione permette di impostare un valore predefinito di default. Il funzionamento è quello descritto precedentemente;
• Modifica → questa azione permette di modificare la label di un valore già esistente;
• Duplica → questa azione permette di duplicare un valore precedentemente inserito (NOTA BENE: se sono presenti due valori identici in configurazione la tendina del campo "A mezzo" riporta correttamente un solo valore);
• Rimuovi → questa azione permette di eliminare un valore già esistente;
• Permetti invio via PEC → azione presente SOLO per i documenti in partenza. Se abilitato l'invio via PEC accanto alla denominazione del valore sarà presente l'icona "Invio PEC abilitato"
• Permetti invio via MAIL → azione presente SOLO per i documenti in partenza. Se abilitato l'invio via MAIL accanto alla denominazione del valore sarà presente l'icona "Invio MAIL abilitato"

L'invio PEC abilitato e l'invio MAIL abilitato possono essere assegnati a molteplici mezzi configurati. 

Se nel campo "A mezzo" di un nuovo documento in partenza si inserisce il mezzo di trasmissione con invio mail/PEC abilitato, una volta protocollato il documento si attiverà il button "Invia messaggio". In caso contrario il button "Invia messaggio" sarà disabilitato:

Se il mezzo inserito sul documento è abilitato per l'invio PEC (busta rossa)  il button "Invia messaggio" sarà attivo e permetterà l'invio del documento all'indirizzo PEC configurato, se presente. Se l'indirizzo non è configurato in ACL sarà comunque possibile compilarlo manualmente nel popup "Invia messaggio". Di seguito un esempio:  

Il destinatario non ha l'indirizzo PEC configurato in ACL, ma il mezzo di trasmissione PEC è abilitato da configurazione quindi è comunque possibile compilare manualmente il campo "Indirizzo PEC".

Se il mezzo inserito sul documento è abilitato per l'invio MAIL (busta blu )  il button "Invia messaggio" sarà attivo e permetterà l'invio del documento all'indirizzo MAIL configurato, se presente. Se l'indirizzo non è configurato in ACL sarà comunque possibile compilarlo manualmente nel popup "Invia messaggio". Di seguito un esempio:  

Il destinatario ha l'indirizzo e-mail configurato in ACL e il mezzo di trasmissione Email è abilitato da configurazione. Il campo "Indirizzo MAIL" è precompilato con il valore del campo email del destinatario configurato in ACL. 

NOTA BENE: compilando il campo "A mezzo" di un documento in partenza con un valore configurato con "Permetti invio via MAIL" o "Permetti invio via PEC" non si intende che l'invio verrà effettuato tramite Casella di Archiviazione o PEC configurate nell'AOO di Titulus, ma, come descritto precedentemente si tratta della scelta della tipologia di indirizzo del destinatario (inviare alla PEC o alla mail del destinatario, se configurate in ACL).

Conservazione 

Questa funzionalità permette l'attivazione dell'invio automatico in conservazione. Per ulteriori informazioni su funzionamento e diritti di accesso si veda il manuale Manuale utente Titulus 5 - Invio in conservazione - Invio automatico in conservazione

Sottofascicoli

Per visualizzare la pagina relativa alla configurazione dei Sottofascicoli deve essere abilitato in ACL il diritto Abilita strumenti di amministrazione.

Per accedere alla pagina di configurazione dei sottofascicoli si deve cliccare sull'icona "Configurazioni" presente nella navbar di Titulus e su "Sottofascicoli".

Questa configurazione permette la creazione automatica di una serie di sottofascicoli preimpostati per i nuovi fascicoli del personale.

Per abilitare la configurazione in Titulus si deve attivare l'impostazione avanzata della sezione Fascicoli "Attiva la creazione automatica di sottofascicoli all'inserimento di fascicoli speciali".

Accedendo a questa maschera, l'utente può vedere e modificare la configurazione dei sottofascicoli.

La configurazione presenta la seguente maschera di visualizzazione/modifica:

Per inserire nuovi sottofascicoli predefiniti è sufficiente cliccare sull'icona "Inserisci sottofascicolo"

Al click si apre un popup per l'inserimento dei seguenti dati per ogni sottofascicolo:

• Codice sottofascicolo → in questo campo si inserisce un codice alfanumerico che identifica il sottofascicolo per operazioni eseguite tramite workflow documentale. Il codice ha un limite di 30 caratteri, non possono essere inseriti spazi o caratteri speciali.
• Oggetto → in questo campo inserire l'oggetto che si vuole dare al sottofascicolo creato automaticamente

Di seguito un esempio di fascicolo del personale appena creato da Titulus. I sottofascicoli configurati sono creati automaticamente, sulla base della configurazione inserita.

Tramite l'icona dei tre puntini è possibile rimuovere o modificare i sottofascicoli esistenti. 

È possibile modificare l'ordinamento dei sottofascicoli esistenti tramite drag&drop, cliccando in corrispondenza dei sei puntini e spostando il sottofascicolo nella posizione desiderata.

Tramite impostazione avanzata "Creazione automatica di sottofascicoli: inserisci il nominativo come prefisso dei sottofascicoli" è possibile scegliere se anteporre o meno il nominativo nell'oggetto dei sottofascicoli.

• Con toggle attivo i sottofascicoli creati avranno come prefisso dell'oggetto il nominativo del fascicolo padre. Esempio: "Nome Cognome - Carriera".

• Con toggle disattivo i sottofascicoli creati non avranno come prefisso dell'oggetto il nominativo del fascicolo padre. Esempio "Carriera".

Pubblicazione

Questa configurazione permette di definire delle informazioni aggiuntive che possono essere associate ai documenti che devono essere pubblicati in Trasparenza. Per il funzionamento e i diritti di accesso si rimanda al Manuale Utente Titulus 5 - Amministrazione trasparente.

Trasparenza

Questa configurazione permette di creare l'insieme dei documenti che comporrà ogni singola sezione di pubblicazione.

Ogni configurazione inserita corrisponde ad un insieme di documenti pronti per la pubblicazione, la pubblicazione di tali documenti è possibile attraverso l'utilizzo dei web services di pubblicazione esposti da Titulus.

Per il funzionamento e i diritti di accesso si rimanda al Manuale Utente Titulus 5 - Amministrazione trasparente.