Inserimento

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VEDERE Manuale Utente Titulus 4.6#2.REGISTRAZIONE(documenti)

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Questa pagina tratta l'inserimento, ovvero la registrazione, del documento e fa parte del Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti. La visualizzazione e modifica del documento è invece trattata nel Visualizzazione e modifica.

Inserimento (registrazione) di un nuovo documento

La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia. (Riscrivere le tipologie, rimandare al modulo documenti?  - Carmelinda)

Dalla sezione "Nuovo" del Modulo documenti, composta da 3 tab: Documento, Repertorio e Predefiniti,  è possibile Inserire (registrare) i documenti.

Inserire nuovamente glossario mittenti e destinatari come per visualizzazione o rimandare al modulo? - Carmelinda

Sezioni "Mittente" e "Destinatari"

Al di sotto della sezione del DOCUMENTO e del FILE compaiono le sezioni relative a MITTENTE e DESTINATARI. Queste sezioni variano in base al tipo di documento.

Le sezioni Mittente e Destinatari sono espandibili o richiudibili. In base al tipo di documento, la sezione in cui è specificato il ruolo di responsabile si presenta aperta, quindi Mittente per i documenti in partenza, Destinatari per i documenti in arrivo, o entrambe nel caso dei documenti tra uffici.

Segue un glossario dei Mittenti e Destinatari:

Inserimento di un Documento in arrivo

Per poter inserire un Documento in arrivo bisogna cliccare, appunto, sulla riga , dopodichè si aprirà la pagina di registrazione del documento:

NB: affinché l'inserimento del documento vada a buon fine è necessario compilare i campi obbligatori, ovvero, quelli contrassegnati dall'asterisco "*", quindi: 

• • "Oggetto del documento", che va inserito manualmente
  • "Classificazione", inserita manualmente o tramite l'icona del Titolario 
    

La prima tab è quella che riguarda il DOCUMENTO, oltre agli elementi obbligatori si possono compilare i seguenti altri campi ( facoltativi ai fini della registrazione):

I campi da compilare sono:

• "Voci di indice", inserita manualmente o ricercata tramite l'icona  
• "Tipologia del documento", che può essere scelta tramite l'apertura di un menu a tendina. 

La successiva tab è FILE:

Selezionando la seguente    si può definire quale tra i file caricati è il Documento principale

(sembra un button e tra l'altro è cliccabile. E' così o ricorda solo che si tratta del doc principale? Confonde un pò. - Carmelinda (betta -  è vero confonde ma so che Gianluca ha riportato la cosa a sviluppo per richiedere una miglioria). 

E' possibile caricare un file o un'intera cartella tramite il button "CARICA FILE" oppure selezionando e trascinando il file direttamente nella sezione "puoi selezionare o trascinare più file e cartelle alla volta".

Per aggiungere ulteriori  file selezionare il tasto  così da poter aggiungere sia la Descrizione del nuovo file sia il file in sè.

Una volta caricato il documento la tab si presenterà:

Tramite l'icona è possibile visualizzare/scaricare un'anteprima del file inserito.

Il button permette di modificare il file documento e caricare più formati. Selezionando tale icona comparirà una nuova tab dove sarà possibile:

• eliminare il file mediante il cestino
• creare una versione PDF del file
• aggiungere una versione contenente dati sensibili

esempio:

cliccando su "Contiene dati sensibili" si aprirà un ulteriore tab dove è possibile inserire la versione omissis del file. Ciò è possibile selezionando "CARICA FILE" oppure selezionando e trascinando il file direttamente sulla sezione con la scritta "Puoi selezionare o trascinare un file":

Selezionando, infine, l'icona si aprirà un menu che permette di:

• Visualizzare i Dettagli firma
• Visualizzare/Scaricare la Versione con Omissis
• Visualizzare/Scaricare la Versione in PDF
• Eliminare il file principale
  
  

(MANCA IL CARICAMENTO DEL FILE TRAMITE "SCANNER")

La terza sezione riguarda la compilazione del campo MITTENTE:

è possibile inserirlo manualmente oppure effettuare una ricerca tramite l'icona . Se il mittente non è registrato in Titulus, lo si può registrare al momento selezionando l'icona e comparirà una nuova sezione di registrazione chiamata "NUOVO CONTATTO ANAGRAFE", dove i campi da compilare sono:

• Tipo anagrafica: se struttura esterna o persona esterna
• Nome (obbligatorio)
• Indirizzo
• E-mail (se si vuole inserire più di una e-mail basterà cliccare su )
• Indirizzo PEC

all'apertura della dialog mi compare l'asterisco solo sul campo nome, una volta compilati indirizzo e mail l'asterisco compare anche li, se son campi obbligatori dovrebbe comparire direttamente all'apertura come per il nome. - Carmelinda

Al click su "CONFERMA" il nuovo contatto sarà registrato e la sezione MITTENTE si mostrerà in parte compilata automaticamente grazie alla registrazione fatta:

• "Mittente"
• "Email"
• "Pec"

Gli altri campi (facoltativi) da compilare sono:

• "Firmatario"
• "Numero protocollo mittente"
• "Data protocollo mittente"

Cliccando sull'icona si aprirà una nuova dialog nella quale sarà possibile modificare il nuovo mittente registrato:

con l'icona viene eliminato il mittente inserito.

L'ultima sezione è quella dei DESTINATARI i cui campi da compilare sono:

• "Responsabile" (obbligatorio)
• "Operatore" (facoltativo);
  
• "Co-responsabile", che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto  (facoltativo);
• "Copia Conoscenza", che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto  (facoltativo);

E' ulteriormente possibile associare al documento: una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite i widget presenti nella colonna di destra:

Si può inserire la scadenza al documento cliccando il button "Aggiungi" e si aprirà una nuova finestra "INSERISCI SCADENZA":

In tale dialog si può scegliere dal menu a tendina la scadenza:

• tra una settimana
• tra un mese
• tra un anno

e automaticamente verrà compilato anche il campo della data, oppure si può compilare solo il campo della data. E' possibile, inoltre, inserire una data di Promemoria e anche una Nota.

Al click sul "CONFERMA" la data di scadenza comparirà nel widget sulla destra:

Il widget "Visibilità" consente di scegliere la visibilita da dare al documento e compare già compilata in "Pubblico":

è possibile modificarla tramite l'icona e scegliere tra "Pubblico" e "Segretissimo":

Al click sul "CONFERMA" la scelta, come per il widget "Scadenza", sarà visibile nella colonna di destra.

NB: Non ci sono diritti particolari per l'inserimento della Visibilità del documento, chiunque può farlo. La sua visualizzazione è, però, sottoposta ai diritti di visione dei documenti Segretissimi, Riservati o Altamente Confidenziali.

Una volta compilati tutti i campi obbligatori e non, è possibile:

• Salvare come bozza
• Protocollare
• Inserire Differito

Inserimento di un Documento in arrivo differito

Il Protocollo differito va utilizzato quando il documento non è registrato a protocollo nel giorno in cui è stato ricevuto dall'Ente e si utilizza solo per i documenti in Arrivo.

Una volta compilati tutti i campi del nuovo documento in arrivo, cliccando sul button "INSERISCI DIFFERITO" si aprirà una dialog dove è necessario inserire la data precisa di arrivo del documento (che, ovviamente, sarà precedente alla data di protocollazione) e la motivazione per la quale si è posticipata la protocollazione del documento:

Al click su CONFERMA dovrebbe almeno uscire che l'operazione è andata a buon fine, la schermata rimane invece tale e quale e non mi fa capire che è stato protocollato come differito. Devo uscire, ricercare il documento e poi in visualizzazione mostra che è un differito. 27 Jan 2021 

NOTA BENE - La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica ai documenti informatici pervenuti via PEC, in quanto la PEC, grazie alle ricevute e alle notifiche di accettazione e consegna, attesta la data certa di ricevimento dell’atto.

Inserimento di un Documento in partenza

Per poter registrare un Documento in partenza bisogna cliccare sulla riga e si aprirà la schermata di registrazione di un nuovo documento in partenza composta anch'essa, come per la registrazione dei documenti in arrivo, da quattro sezioni:

Sezione del DOCUMENTO in cui ai fini della registrazione è obbligatorio compilare:

• "Oggetto documento", da inserire manualmente
• "Classificazione", può essere inserita manualmente o selezionando l'icona

sono facoltativi invece:

• "Voce di indice", inserita manualmente o ricercata tramite
• "Tipologia del documento", selezionata tramite l'apertura di un menu.

La sezione FILE, la procedura è uguale a quella dei documenti in arrivo: (Inserire di nuovo tutta la spiegazione con le icone?)

La sezione MITTENTE, dove i campi da compilare sono:

• "Responsabile" (obbligatorio);
• "Operatore" (facoltativo);
• "Co-responsabile", che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto  (facoltativo);
• "Copia conoscenza", che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto  (facoltativo);

DESTINATARI, che include:

• Destinatari "Esterni all'Ateneo" (campo da inserire obbligatoriamente ai fini della registrazione):

il campo può essere inserito manualmente oppure facendo una ricerca mediante l'icona . Se il Destinatario esterno all'Ateneo non è registrato in Titulus è possibile (così come per i documenti in arrivo) inserirlo cliccando sull'icona . Tramite il cestino è, invece, possibile eliminare/cancellare il destinatario.

• Destinatari "Interni all'Ateneo", può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto :
  

Destinatari doc in partenza

• il campo esterni all'ateneo sempre obbligatorio
• In T4 interni all'ateneo: da compilare solo se ateneo ha attivato interoperabilità fra AOO omogenee → chiedere a Riccardo se T5 la riporta così, chiedere a chi ha implementato lookup

E' ulteriormente possibile associare al documento: una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite i widget presenti nella colonna di destra: (Riscrivere di nuovo i passaggi?)

Una volta compilati tutti i campi il documento in partenza può essere:

• Salvato come bozza
• Protocollato

Inserimento di un Documento tra uffici

NB: Il documento tra uffici si compone della parte minuta e della parte originale: il mittente del documento è obbligato a compilare i campi relativi alla minuta e quindi Oggetto, Classificazione della minuta, Mittente (ovvero il Responsabile della minuta) e Destinatario (ovvero il responsabile del documento originale).

Cliccando su è possibile inserire/registrare un documento tra uffici. La schermata che si aprirà è suddivisa in quattro sezioni:

• Documento
• File
• Mittente (minuta)
• Destinatario (originale)

Nella sezione DOCUMENTO i campi da inserire obbligatoriamente sono:

• "Oggetto Documento", che può essere inserito manualmente;
  
• "Classificazione della minuta", che può essere inserita manualmente o mediante l'icona del Titolario ;
  
• "Classificazione dell'originale", che può essere inserita manualmente o mediante l'icona del Titolario ; ( è un campo obbligatorio ma manca l'asterisco "*")
  

Gli altri campi da compilare possono essere :

• "Voce di indice della minuta", che può essere inserita manualmente o facendo una ricerca cliccando sul button
  
• "Voce di indice dell'originale", che può essere inserita manualmente o facendo una ricerca cliccando sul button
  
• "Tipologia del documento", può essere inserita mediante menu a tendina nel quale è possibile selezionare la tipologia di documento necessaria
  

Nella sezione FILE è possibile allegare uno o più file o una cartella, allo stesso modo degli altri inserimenti: ( è necessario ripetere la spiegazione di tutte le icone?)

Nella sezione MITTENTE i campi da compilare sono:

• "Responsabile della minuta"
  
• "Operatore Minuta" (facoltativo)
• "Co-resposabile minuta" (facoltativo)

Nella sezione DESTINATARI ci sono diversi campi da compilare:

• "Responsabile" (obbligatorio);
• "Operatore"
  
• "Co- responsabile", che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto 
  
• "Copia conoscenza", può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto 
  
  

E' ulteriormente possibile associare al documento: una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite i widget presenti nella colonna di destra: (Riscrivere di nuovo i passaggi?)

Una volta compilati tutti i campi è possibile :

• salvare come bozza
• protocollare

Inserimento di un Documento non protocollato

Cliccando su si aprirà la schermata di inserimento di un Documento non protocollato composta da tre sezioni:

• Documento
• File
• Responsabilità

La prima sezione DOCUMENTO ha come sempre due campi obbligatori ai fini della registrazione:

• "Oggetto documento", da inserire manualmente;
• "Classificazione" che può essere inserita manualmente o cliccando sull'icona del Titolario ;

e tre campi facoltativi (uno in più rispetto all'inserimento degli altri documenti):

• "Voce di indice", che può essere inserita manualmente oppure ricercata selezionando l'icona ;
• "Tipologia del documento", viene scelta e selezionata mediante un menu a tendina;
• "Autore del documento", da inserire manualmente;

La sezione successiva è FILE e l'inserimento di un file, più file o cartella/e è come già ampiamente descritto:

 Infine, la sezione RESPONSABILITA' dove i campi da compilare sono:

• Responsabile, cliccando sul questi viene eliminato ed è possibile inserire nuovo ufficio e persona responsabile (obbligatorio)
• Operatore, mediante l'icona è possibile eliminare l'operatore inserito e inserirne uno nuovo (facoltativo)
  
• Co- responsabile, che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto 

• Copia conoscenza, può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto e può essere aggiunta una condivisione (condivisione con chi??) mediante il tasto 
  
  

E' ulteriormente possibile associare al documento: una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite i widget presenti nella colonna di destra: (Riscrivere di nuovo i passaggi?)

NB: Per quanto riguarda la scelta della visibilità del documento, il documento non protocollato può essere solo "Pubblico".

Il documento può essere salvato selezionando il pulsante .

Inserimento di un Repertorio

NOTA BENE: è attivo per gli utenti con diritto di inserimento di almeno una tipologia di Repertorio.

In archivistica, un Repertorio è un registro in cui vengono enumerati documenti con caratteri spiccatamente omogenei che seguono una numerazione propria nell'anno solare di riferimento, indipendente da quella di protocollo generale.

Per poter inserire un Repertorio bisogna selezionare nella sezione NUOVO la voce "Repertorio", una volta selezionata appariranno solo i repertori per i quali l'utente possiede i diritti di inserimento:

Cliccando sul singolo Repertorio, Titulus apre la maschera di inserimento del Repertorio selezionato. Tale maschera  è uguale a quella di inserimento delle tipologie di documenti di cui si è gia discusso nei paragrafi precedenti (protocollo in arrivo, in partenza, tra uffici o documenti non protocollati). Esempio:

per poter inserire il Repertorio "Decreti (AOO Periferiche)" (che posso vedere perchè ho diritto di inserimento per questo particolare Repertorio), è necessario selezionare la riga specifica  , e a questo punto si apre la schermata di inserimento dei documenti in partenza riguardante il Repertorio selezionato:

Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori e non, come per l'inserimento dei documenti in partenza, è necessario salvare come bozza o protocollare.

Lo stesso procedimento vale per tutti i Repertori per cui si ha diritto di inserimento.

Inserimento di un Predefinito

Nuovo documento Predefinito (ex "Altri" di T4) > compaiono i campi aggiuntivi specifici: