Registro informatico di protocollo RIP

Ai sensi del DPCM 3 dicembre 2013 – Regole tecniche sul protocollo informatico, dalle versioni 4.2.2 e 4.2.3 di Titulus è attivo il modulo per la produzione del Registro Informatico di Protocollo Giornaliero (RIP_G), da inviare in conservazione. Il modulo per la produzione del RIP_G si attiva oltre la mezzanotte e, per ogni AOO:

  • genera un file XML con le registrazioni di protocollo dell'AOO del giorno precedente;
  • archivia il documento appena creato all'interno di un repertorio appositamente predisposto ("Registro informatico giornaliero di protocollo") ;

  • invia in conservazione il documento appena archiviato

    Non viene richiesta o apposta alcuna firma digitale, in quanto essendo prodotto ed inviato in conservazione da una procedura automatica, di fatto viene impedita qualsiasi manomissione del RIP_G

    In particolare:

  • all'interno del file XML sono riportati un'intestazione (con informazioni sull'AOO e sulla data cui si riferisce) e gli estremi di tutte le registrazioni a protocollo della giornata indicata in intestazione;
  • al documento viene assegnata una numerazione di repertorio, ma non viene registrato a protocollo;
  • se nella giornata precedente non vengono effettuate registrazioni di protocollo, nel file XML viene riportata la seguente indicazione: "Nella giornata odierna questa AOO non ha prodotto alcuna registrazione di protocollo."

Prerequisiti

Affinché la procedura automatica funzioni correttamente, è necessario che l'Ente effettui le seguenti configurazioni.

  • Creazione della scheda AOO in ACL per ciascuna AOO attiva

Per ogni registro di protocollo deve essere presente in Titulus la relativa scheda AOO. Questa operazione non deve essere effettuata se la scheda è già stata precedentemente configurata.

  • in ciascuna scheda AOO creata va inserito, nel nuovo campo, il nome del responsabile del RIP.

  • Definizione del Responsabile del Protocollo di ciascuna AOO attiva

In ciascuna scheda AOO creata o già esistente va inserito, nel nuovo campo disponibile, il nome del responsabile del protocollo, ovvero del responsabile della gestione documentale per l'AOO.

  • Definizione del responsabile dell'archivio: in Strumenti di amministrazione, nella sezione Impostazioni avanzate (tab Amministrazione) deve essere indicata la matricola del Coordinatore della gestione documentale dell'ateneo, ossia del responsabile dell'archivio.

Se l'ateneo è composto da una sola AOO, il responsabile dell'archivio coincide con il responsabile della gestione documentale per l'AOO definito in acl, dunque il campo "matricola del responsabile dell'archivio" andrà valorizzato con la sua matricola.

Nel caso in cui queste informazioni non vengano inserite in fase di configurazione, la procedura non può completare correttamente l'iter di archiviazione del RIP_G, ma genera ugualmente il documento impedendone l'invio automatico al sistema di conservazione Conserva. In tal caso viene inoltre inviata una mail di notifica al responsabile dell'archivio indicato in impostazioni avanzate.
Essendo un documento repertoriato, la visibilità dei RIP_G è vincolata alle consuete regole di visibilità dei repertori (parziale o completa).
Nel caso sopra descritto di mancata indicazione del responsabile del registro informatico di protocollo nella scheda acl della AOO, la visibilità del documento è limitata agli utenti con visione completa del repertorio. Una volta completate le configurazioni, il documento sarà visibile anche agli utenti con visualizzazione parziale del repertorio e verrà inviato correttamente in conservazione.

Caratteristiche del RIP

Ai sensi della normativa vigente il RIP sarà costituito dai seguenti elementi:

  • numero di protocollo
  • data di protocollo
  • corrispondente
  • oggetto
  • impronta
  • nome e numero di repertorio (se presente)
  • numero e descrizione degli allegati
  • UOR/RPA
  • data e numero di protocollo del documento ricevuto (eventuali)
  • codice di classificazione secondo il titolario in uso
  • tipologia di documento
  • annullamento, motivazione e nome del soggetto preposto (eventuali)
  • numero di protocollo della procedura di emergenza (eventuale)
  • numero di repertorio della procedura di emergenza (eventuale)

I metadati archivistici del RIP sono definiti in configurazione automatica, il default per la Classificazione è 01/07, il tempo di Conservazione è illimitato.
Al file xml è applicato un foglio di stile per agevolarne la lettura a video.

Conservazione del Registro Informatico di Protocollo

Il modulo di generazione del RIP_G è in grado di trasmettere il documento appena archiviato in Titulus a Conserva, il sistema di conservazione di CINECA, per la conservazione immediata del RIP_G. Qualora l'ateneo intenda avvalersi di sistemi di conservazione di terze parti, potrà richiedere a CINECA l'analisi di tale implementazione.


Voci di indice del RIP

Dalla versione 4.2.4 di Titulus,  il repertorio che contiene il registro informatico di protocollo (R.I.P.) è associato ad una voce di indice dedicata.

Le voci di indice del R.I.P., quello giornaliero e quello annuale, vengono generate per ogni AOO utilizzando il nuovo pulsante presente sulla scheda della AOO:

 


Le voci di indice per le due tipologie di registro saranno:



Registro giornaliero: RIPg (Registro Informatico giornaliero di protocollo) – codice AOO

 



Registro annuale:  RIPa (Registro Informatico annuale di protocollo) – codice AOO



Al momento della creazione tramite il nuovo pulsante, sulle voci di indice saranno valorizzati automaticamente i dati di:

  • RPA, recuperato del nome del responsabile del protocollo indicato sulla AOO stessa
  • Classificazione 1/7 – Archivio
  • Scarto: Illimitato

Il pulsante è sempre attivo, anche se le voci di indice sono già state definite: in caso esistano già, verranno sovrascritte.


Prossime funzionalità

 Sarà aggiunta la possibilità di generare il Registro Informatico di Protocollo Annuale (RIP_A). Questa funzionalità non sarà automatica, ma interattiva, e consentirà di selezionare l'anno per cui generare il registro, consentendo quindi di produrre registri sedimentati di anni precedenti, esigenza evidenziata dai lavori Interpares. Per maggiori dettagli si rinvia alle successive modifiche del presente manuale.

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