Registro giornaliero di protocollo
Il registro giornaliero di protocollo è costituito dall'elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell'arco di uno stesso giorno (DPR n.445/2000, art. 53, c.omma 2). Secondo quanto stabilito dalle Regole tecniche per il protocollo informatico viene trasmesso entro la giornata lavorativa successiva al sistema di conservazione, garantendo l'immodificabilità del contenuto (DPCM 3/12/2013, art. 7, comma 5). A partire dall’11 ottobre 2015, le Pubbliche Amministrazioni sono obbligate sia a generarlo ogni giorno che a mandarlo in conservazione: a tale scopo le Università stipulano l’accordo di versamento relativo al pacchetto di dati del R.I.P (Registro di protocollo giornaliero) con il proprio Conservatore (Cineca).
Elementi
Il registro giornaliero di protocollo deve ricomprendere le informazioni minime richieste dall'art. 53, comma 1, del DPR 445/2000 e dalla Circolare n. 60 del 2013. In particolare, la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito richiede la memorizzazione di alcuni elementi quali:
- il numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema;
- la data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
- il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
- l’oggetto del documento;
- la data e il protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
- l'impronta del documento informatico;
- indicazione del registro nell'ambito del quale è stata effettuata la registrazione.
Di conseguenza, il registro giornaliero di protocollo deve contenere, in modo ordinato e progressivo, l’elenco delle informazioni conseguenti alle azioni di registrazione, protocollo ed annullamento effettuate nell'arco di uno stesso giorno, anche in riferimento alle registrazioni di protocollo pregresse. Pertanto il file generato contiene tutte le registrazioni di protocollo eseguite nell'ambito della giornata e, a seguire gli eventuali annullamenti o modifiche (parziali o totali) effettuate nella giornata riferiti a registrazioni dei giorni precedenti.[1]
Generare il registro giornaliero di protocollo in Titulus
Dalla versione 4.2.3 di Titulus è attiva la generazione automatica del repertorio R.I.P._G, ovvero il registro informatico giornaliero di protocollo, la cui registrazione è sempre a cura di Applicazione Titulus. Per crearlo non occorre fare niente: lo crea Titulus in automatico all'una di ogni notte.
[1] AGID, Produzione e Conservazione del Registro giornaliero di protocollo, documento di marzo 2015 V.1.1, p. 4.