TITULUS-9477 - Getting issue details... STATUS
- ricopiato testo da Albo on line
- revisionare testo
- aggiornare immagini a T5
- spostare con restrizioni
- revisionare
- pubblicare
- inserire link a partire da Visualizzazione e modifica#Opzioni
Che cosa trovo in questa pagina?
Questa pagina tratta la visualizzazione e modifica del documento e fa parte del Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti.
Introduzione
La legge 69/2009 (“Disposizioni per lo sviluppo economico, la semplificazione, la competitività nonché in materia di processo civile”) introduce l'obbligo di pubblicità legale nei siti informatici delle pubbliche amministrazioni. L'obbligo di pubblicità legale sui siti delle amministrazioni è in vigore dal 1 gennaio 2011. A tal fine il CINECA ha sviluppato una funzionalità che consente la pubblicazione del repertorio “Albo Ufficiale di Ateneo” sui siti informatici di ateneo.
Manuale d'uso
Il servizio di pubblicazione all'albo prende i dati direttamente dal sistema di gestione documentale. Quindi, la registrazione del documento in Titulus è attività propedeutica ed indispensabile.
Tale registrazione può avvenire in due modi:
- a partire da un nuovo documento repertoriato come “Albo Ufficiale di Ateneo”, oppure
- a partire da un documento protocollato su cui innescare la richiesta di pubblicazione all'albo.
Registrazione di un documento repertoriato da pubblicare all'albo
Per la pubblicazione di un documento all'albo, si registra un nuovo documento nel repertorio “Albo Ufficiale di Ateneo” dall'apposito button nella card "Nuovo" della home dei Documenti:
Si accede alla maschera di inserimento di un nuovo repertorio contenente i campi "Pubblicazione dal" (obbligatorio) e "Pubblicazione al" (facoltativo).
Per la compilazione degli altri campi si rimanda al manuale di Inserimento.
Tutti i file associati alla registrazione saranno automaticamente pubblicati insieme al repertorio.
NOTA BENE:
in presenza di un file che contiene dati personali, sensibili o giudiziari e quindi anche del suo rispettivo file con omissis, Titulus manda automaticamente in pubblicazione il solo file con omissis;
in assenza del file con omissis, bisogna eventualmente operare un'adeguata epurazione dei dati personali, sensibili o giudiziari, perché Titulus manda in pubblicazione il file senza omissis.
Richiesta di pubblicazione all'Albo da documento protocollato
La richiesta di pubblicazione viene inserita dal c.d. richiedente pubblicazione, ovvero il responsabile del documento o in generale chi ha diritto di intervento su di esso e diritto di inserimento nel repertorio albo. La richiesta viene automaticamente diretta, tramite apposito workflow, al responsabile del procedimento di pubblicazione (RPP), affinché proceda alla protocollazione dell’albo e successiva pubblicazione.
I ruoli sono descritti nel dettaglio in apposito capitolo.
Azioni da parte del richiedente pubblicazione
A partire da un documento protocollato o repertoriato (in arrivo, partenza, tra uffici) e provvisto di uno o più file, la richiesta di pubblicazione viene innescata dall'opzione “Richiedi pubblicazione” presente nel menu 
del documento:
NOTA BENE
Il button "Richiedi pubblicazione" è disponibile agli utenti che hanno:
- diritto di intervento sul documento, e
- diritto di inserimento nel repertorio albo
e per quei documenti che:
- non hanno un iter di autorizzazione attivo, e
- non hanno un documento collegato registrato nel repertorio Albo.
La richiesta di pubblicazione apre una dialog come segue:
Alla conferma della richiesta viene avviato in automatico il workflow “Richiesta di pubblicazione nel repertorio ALBO” e il documento si ricarica, riportando in testa la notifica di iter attivato:
L'iter consente al responsabile del documento o a un suo sostituto di cliccare sull'omonima azione "Richiesta di pubblicazione nel repertorio ALBO". L'esito positivo dell'azione è segnalato dalla seguente notifica al piede della pagina:
e il workflow sul documento si chiude. Nella colonna di destra viene valorizzato il widget dei "Collegamenti" con un nuovo collegamento (non eliminabile):
Cliccando questo collegamento dal documento di origine, viene caricato il documento Albo vero e proprio in forma di bozza del futuro repertorio Albo:
Su tale bozza è attivato in automatico il workflow “Pubblicazione Albo”:
ed è questa bozza che andrà in pubblicazione come documento di pubblicazione.
Il responsabile del documento di pubblicazione, compilato automaticamente, è il responsabile dell’ufficio di appartenenza del responsabile del procedimento di pubblicazione.
Sul documento di pubblicazione, il richiedente pubblicazione dovrà effettuare l'azione di "Scelta della tipologia e dell'ambito" (l'ambito è configurabile come opzionale):
→ immagine da cambiare
TITULUS-9539
-
Getting issue details...
STATUS
L'esito positivo dell'azione è segnalato dalla seguente notifica al piede della pagina:
e il workflow sul documento non si chiude, ma passa allo step successivo, ovvero alla scelta del periodo di pubblicazione (dal... al...):
L'azione apre la dialog di inserimento della data di inizio pubblicazione e di fine pubblicazione:
Le informazioni compilate per la richiesta di pubblicazione sono visibili nei dati di contesto del documento di pubblicazione:
Da questo momento, le attività del richiedente pubblicazione terminano e iniziano quelle del responsabile del procedimento di pubblicazione dell’Albo.
Azioni da parte del responsabile del procedimento di pubblicazione dell’Albo
La prima azione che il responsabile del procedimento di pubblicazione dell’Albo può compiere è la firma dei file del documento, provenienti dal documento di origine, e la protocollazione. In alternativa, potrebbe rigettare la pubblicazione.
L'azione è quella di "Firma e protocolla" presente nell'iter della bozza di Albo ed è visibile solamente al responsabile del procedimento di pubblicazione (ACL mansione: "responsabile del procedimento di pubblicazione") o a un suo eventuale sostituto (ACL mansione: "sostitutoresponsabiledelprocedimentodipubblicazione").
Si apre la dialog per la firma digitale dei file, con l'eventuale scelta del sistema di firma.
NOTA BENE
Nel caso in cui l'ente non avesse un sistema di firma digitale integrato in Titulus, il workflow dell'albo prevede che il responsabile del procedimento di pubblicazione sostituisca i file presenti nel documento con le versioni firmate digitalmente al di fuori di Titulus, prima di protocollare il documento.
A firma e protocollazione avvenuta, viene dato riscontro positivo con la notifica seguente:
e il workflow sul documento non si chiude, ma passa allo step successivo, ovvero alla richiesta di proroga o annullamento:
Le attività del responsabile del procedimento di pubblicazione dell’Albo terminano e la possibilità di proroga o annullamento diventa di competenza del responsabile del documento di origine.
In caso di rigetto della pubblicazione, viene richiesto all'RPP di inserire una motivazione che verrà riportata in forma di annotazione del documento. Di conseguenza, il responsabile del documento di origine potrà effettuare determinate azioni, come descritto in seguito.
Azioni da parte del responsabile del documento di origine
Se l'RPP ha effettuato firma e protocollazione e il documento risulta in pubblicazione (ovvero, viene verificato che la data attuale non sia successiva alla data di fine pubblicazione), il responsabile del documento di origine può inoltrare al responsabile del procedimento di pubblicazione le seguenti richieste:
richiesta di proroga della pubblicazione
- richiesta di annullamento della pubblicazione e del documento
o può ignorare entrambe, lasciando il documento così come è.
In caso di richiesta di proroga, è necessario indicare di quanti giorni si intende prorogare la pubblicazione dell'Albo e una motivazione. Questi dati verranno riportati in forma di annotazione del documento:
La richiesta di proroga può essere inoltrata un numero indefinito di volte.
In caso di richiesta di annullamento, è necessario indicare una motivazione:
e anche in questo caso la richiesta verrà riportata in forma di annotazione del documento:
Se, invece, l'RPP rigetta la pubblicazione, allora il responsabile del documento di origine potrà effettuare le seguenti azioni:
- riformulare la richiesta
- modificare il file
- integrare i file
- modificare la tipologia e l'ambito
- modificare il periodo di pubblicazione.
L'azione che consente di riformulare la richiesta serve a riportare la richiesta all'attenzione dell'RPP, subito dopo il rigetto, o dopo aver eseguito una o più delle azioni disponibili, come ad es. modifica e integrazione dei file.
Azioni da parte del responsabile del procedimento di pubblicazione dell’Albo
Il documento Albo torna nelle mani del responsabile del procedimento di pubblicazione, che potrà approvare o rigettare la richiesta di proroga o quella di annullamento:
In caso di approvazione della proroga:
e la pubblicazione viene prorogata.
In caso di rigetto dell'annullamento, viene richiesta una motivazione che viene poi recepita sul documento come annotazione:
In caso di richiesta di approvazione dell'annullamento, l'Albo pubblicato on line riporterà in testa la dicitura che ne attesta l'annullamento:
L'Albo annullato rimane comunque pubblicato fino alla scadenza dei termini di pubblicazione precedentemente assegnati.
Ruoli da definire per il corretto funzionamento del workflow
I ruoli da configurare in ACL per il corretto funzionamento del workflow sono in parte obbligatori e in parte altri facoltativi.
RUOLI OBBLIGATORI
Responsabile del Procedimento di Pubblicazione (RPP), ruolo da attribuire sulla scheda personale dell’utente preposto a firmare e protocollare il repertorio Albo ai fini della sua successiva pubblicazione:
Responsabile dell’ufficio del Responsabile del Procedimento di Pubblicazione: non si tratta propriamente di un ruolo attivo nel workflow, ma deve essere valorizzato in modo che il documento di pubblicazione lo erediti automaticamente come responsabile:
Responsabile del procedimento di pubblicazione e responsabile dell'ufficio di appartenenza dell'RPP possono essere la stessa persona.
RUOLI FACOLTATIVI
SostitutoRichiestaPubblicazione: sul documento di origine, la persona che ha diritto di cliccare sull’azione di richiesta di pubblicazione è sempre il responsabile del documento. È però possibile definire un sostituto con facoltà di richiesta pubblicazione:
SostitutoResponsabileDelProcedimentoDiPubblicazione: l’azione “firma e protocolla” è disponibile sulla bozza di Albo al responsabile del procedimento di pubblicazione o a un suo sostituto, conferendogli il ruolo in ACL:
Notifiche via mail
Notifiche per documento di origine e di pubblicazione
Per ogni richiesta di pubblicazione eseguita dagli utenti, il responsabile del procedimento di pubblicazione riceve una mail di notifica che lo invita ad intervenire sulla bozza di Albo creata.
Ad ogni passaggio del documento di pubblicazione - rigetti, richieste di proroghe, annullamenti, modifiche - fra responsabile del procedimento di pubblicazione e richiedente pubblicazione, viene inviata una mail di notifica diretta all'utente immediatamente coinvolto e chiamato a far avanzare il workflow con la propria azione.
Notifiche di pubblicazione dell'Albo
Il sistema genera automaticamente notifiche all'atto della pubblicazione di un documento registrato nel repertorio Albo.
Vengono quindi generate due notifiche:
- la notifica di inizio pubblicazione, che raggiunge i responsabili del documento di origine e del documento di pubblicazione,
- la notifica di fine pubblicazione, che notifica ai medesimi soggetti il termine del periodo di pubblicazione.
Dagli strumenti di amministrazione di Titulus, sezione Albo on line, è possibile stabilire se e a chi indirizzare le mail di notifica di inizio e fine pubblicazione dell'Albo:
Notifiche nella topbar
Le notifiche nella topbar (
) rispecchiano le notifiche inviate via mail, ovvero:
| Notifica | Sorgente | Destinatario |
|---|---|---|
| richiesta di pubblicazione | workflow | RPP |
| richiesta di pubblicazione - rigetto | workflow | RPA origine |
| richiesta di proroga | workflow | RPP |
| richiesta di proroga - approvazione | workflow | RPA origine |
| richiesta di proroga - rigetto | workflow | RPA origine |
| richiesta di annullamento | workflow | RPP |
| richiesta di annullamento - approvazione | workflow | RPA origine |
| richiesta di annullamento - rigetto | workflow | RPA origine |
| inizio pubblicazione | ? property | RPA origine e RPA documento di pubblicazione |
| fine pubblicazione | ? property | RPA origine e RPA documento di pubblicazione |
NOTA BENE: queste notifiche sono in corso di rilascio.
Definizione di tipologia e ambito per i documenti da pubblicare
La categoria per i documenti da pubblicare è definita su due livelli, quello della tipologia e quello sottostante dell'ambito:
la tipologia identifica il tipo di documento e la competenza,
- l'ambito è una specifica della tipologia e ne definisce l'attività e la natura.
La gestione della categoria viene attivata da una impostazione avanzata di Titulus, nella sezione Albo on-line:
NOTA BENE
Se si sceglie di non utilizzare in pubblicazione tipologia e ambito, oppure si sceglie di utilizzare solo la tipologia, è necessario contattare l'assistenza per adeguare il workflow di pubblicazione.
Quando l'impostazione è a Sì, negli Strumenti di Amministrazione viene attivato un nuovo link:
Utilizzando il pulsante destro del mouse sulle varie voci, vengono mostrate le azioni disponibili, che permettono l'aggiunta e la rimozione dei valori:
Il doppio click su un valore consente di modificare la voce.
L'ordine delle voci proposte in pubblicazione rispecchia l'ordine indicato nella pagina di gestione, che può essere cambiato trascinando le voci.
La referta
A fine pubblicazione di un repertorio Albo viene prodotta automaticamente la corrispondente referta di pubblicazione.
La referta viene indicata come file XML nei dati di contesto dell'Albo:
Il file della referta viene inserito come file principale di un nuovo documento in partenza in bozza, creato automaticamente a fine pubblicazione, e che ha:
- come oggetto "Referta di pubblicazione del protocollo: <prot del documento di pubblicazione> e repertorio: <numero di repertorio del documento di pubblicazione> - <oggetto del documento di origine>"
- come RPA il responsabile del procedimento di pubblicazione (RPP)
- come Destinatario l'RPA del documento di origine;
- come Co-responsabile l'RPA del documento di pubblicazione, se diverso dall'RPP.
La referta in formato XML contiene:
- l'attestazione di avvenuta pubblicazione
- l'indicazione del periodo di pubblicazione
- il numero di repertorio e protocollo del documento
- il nome del richiedente
- lo storico dei documenti di origine e di pubblicazione.
L'utente può:
- modificare la bozza;
- protocollarla;
- avviare manualmente il workflow "Firmare digitalmente il documento" per la firma digitale della referta e successivamente protocollarla;
- avviare manualmente il workflow "Archiviazione delle referte di pubblicazione" per protocollare e fascicolare in automatico le bozze di referta (tale workflow deve essere richiesto dall'ente tramite ticket all'assistenza);
creare la voce d’indice “Referta di pubblicazione all'Albo”, sulla quale configurare la classificazione, l’RPA e il workflow "Archiviazione delle referte di pubblicazione" che consente di protocollare e fascicolare in automatico le bozze di referta.
Gestione della pubblicazione
All'indirizzo <host>/albo/adm/admin.jsp è disponibile un'apposita interfaccia per gestire il servizio di pubblicazione (l'host è il server in cui è installato Titulus).
Per accedere all'interfaccia di pubblicazione è necessario identificarsi al sistema. L'identificazione alla pagina utilizza le stesse credenziali di Titulus, inoltre l'utente per accedere deve essere in possesso del diritto “Abilita Strumenti di Amministrazione” e visualizzazione completa (C) del repertorio “Albo Ufficiale di Ateneo” in Titulus.
L'aggiornamento della pubblicazione può essere comandato in due modi:
- manualmente, con il button "Aggiorna pubblicazione", o
- tramite una schedulazione automatica.
L'aggiornamento permette di allineare i dati della pubblicazione al repertorio Titulus. Se si registra un documento nel repertorio di Titulus, il documento viene pubblicato solo nel momento in cui si esegue l'aggiornamento (manuale o automatico), sempre che la data di inizio pubblicazione coincida con la data odierna.
L'ultimo aggiornamento di pubblicazione è indicato al di sotto del titolo.
Modalità di pubblicazione
Le modalità di pubblicazione sono:
creazione di una pagina HTML di riepilogo dei documenti in pubblicazione all'albo;
- creazione di un file XML di descrizione dei documenti in pubblicazione all'albo;
esportazione di un pacchetto in formato ZIP dei documenti in pubblicazione all'albo, contenente la pagina HTML di riepilogo, il file XML di descrizione e tutti i file allegati ai documenti in pubblicazione, da caricare sul portale dell'ente.
Nella pagina HTML di riepilogo dei documenti in pubblicazione all'albo è possibile cercare i documenti pubblicati. Se è attiva l'impostazione Utilizzo della scelta tipologia e ambito sul documento da pubblicare nel pannello Albo on-line, nella pagina compaiono anche due tendine che consentono di filtrare le righe secondo i valori di tipologia e ambito.
Gestione dell'annullamento
È possibile annullare la pubblicazione all'Albo.
Per farlo occorre annullare il documento. Nella pagina HTML di pubblicazione la registrazione continuerà a comparire, ma verrà riportata l'indicazione di annullamento e non sarà più possibile visualizzare o scaricare i file associati alla pubblicazione.
Esempio di annullamento:
Segnalazione degli errori
Qualora si verificassero dei problemi sui documenti da pubblicare in fase di esportazione, compare un messaggio di errore:
Questi errori possono derivare da una mancata esportazione dei dati, come ad es. data di registrazione, richiedente, oggetto del documento, etc. e sono visibili anche nella pagina HTML dell'elenco dei repertori pubblicati, con l'indicazione di dato non disponibile.
Se l'errore riguarda i file che non è stato possibile esportare, viene mostrato un messaggio di errore quando si clicca sulla loro descrizione.
Gli errori vengono evidenziati anche nella pubblicazione in formato XML:
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Indirizzi Albo
- <host>/albo/adm/admin.jsp: gestione della pubblicazione da parte dell'amministratore.
<host>/albo/ oppure <host>/albo/viewer?view=html: accesso pubblico all'ultima pubblicazione effettuata, in formato HTML.
<host>/albo/viewer?view=xml: accesso pubblico all'ultima pubblicazione effettuata, in formato XML.
<host>/albo/viewer?view=zip: accesso pubblico all'ultima pubblicazione effettuata, in formato ZIP, per lo scaricamento.