- impostazione documentazione
- fine impostazione documentazione:
- revisione documentazione: <data>
- in rosso = da correggere/integrare
- trova/sostituisci:
- E' → È
- Ufficio organi collegiali → Ufficio Organi Collegiali
- Odg → OdG
Che cosa trovo in questa pagina?
Questa pagina descrive il Modulo Consiglieri e Senatori (abbreviato in MCS) e qui si trovano le informazioni per l'utilizzo del modulo.
In questa pagina non si trovano le informazioni di eventuali fasi preliminari all'utilizzo del modulo, come ad esempio la creazione e configurazione degli organi, compresa l'abilitazione degli utenti, che sono fasi precedenti ed indipendenti dall'utilizzo di questo modulo e oggetto di documentazione ad hoc relativa a Titulus Organi (v. Manuale Titulus Organi). Allo stesso modo, la creazione delle sedute e la loro alimentazione da parte dell'Ufficio Organi tramite proposte e comunicazioni, così come la definizione dell'ordine del giorno e dell'ordine di discussione, sono operazioni che avvengono in Titulus Organi, quindi a monte del presente modulo.
Introduzione
Che cos'è il Modulo Consiglieri e Senatori?
Titulus Organi è un modulo volto all’organizzazione ed alla razionalizzazione delle attività inerenti la gestione di proposte, sedute, delibere e verbali degli organi accademici: dalla formulazione di una proposta all'inserimento all'ordine del giorno (OdG), fino alla repertoriazione di delibere e verbali. Il Modulo Consiglieri e Senatori è un modulo esterno rispetto a Titulus Organi, ma da esso dipendente, con l'obiettivo di dare visibilità delle sedute degli organi collegiali sia ai membri degli stessi organi collegiali, sia ad altri soggetti interessati (ad es. Direttore Generale, Revisori, Membri del Nucleo di Valutazione, Prorettori, etc.). Consente di visualizzare la seduta ed i suoi contenuti e di scrivere note personali accanto ad ogni proposta. Inoltre, consente di superare l'approccio obsoleto di dover fare un export in HTML dell'intera seduta e tutte le sue proposte.
L'accesso al modulo non è indiscriminato: ogni membro di un dato organo (Consiglio di Amministrazione, Giunta, Senato Accademico, Consiglio dei Direttori di Dipartimento, Consiglio degli Studenti, Collegio dei Revisori, etc.) deve essere censito nell'anagrafica dell'ateneo (non nell'anagrafica Titulus) e può accedere solo agli organi di cui è membro, Un utente differente da un membro può visualizzare le sedute degli organi solo per espressa abilitazione da parte dell'amministratore degli organi stessi. Di conseguenza, il modulo filtra in automatico la visualizzazione dei soli organi, delle sole sedute e delle singole proposte/delibere su cui l'utente ha visibilità. Gli utenti non inseriti in configurazione non vedranno nulla, neanche nel caso in cui in passato fossero stati membri dell'organo.
Questo manuale è diviso in tre sezioni, ognuna delle quali riguarda una specifica figura del sistema:
- utenti abilitati alla gestione delle sedute (solitamente i membri dell'Ufficio Organi);
- utenti abilitati a formulare o approvare proposte (solitamente i membri degli stessi organi collegiali);
- osservatori di sedute.
Ad ogni figura corrispondono compiti precipui. Un utente può impersonare diverse figure (ad es. un amministratore può essere anche gestore delle sedute e proponente di proposte).
DA REVISIONARE
| Ruolo | Utente tipo | Attività tipo nel MCS |
|---|---|---|
| Amministratore | Amministratore di Titulus Organi. Provvede alla creazione e configurazione degli organi, e all'abilitazione degli utenti. | (compiti al di fuori di MCS) |
| Gestore della seduta | Ufficio Organi Collegiali. Ogni componente dell'UOC deve essere censito nella configurazione dell'organo come visualizzatore, con la matricola di Titulus. |
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Componente | Consigliere, Senatore, Docente prima fascia, etc. Deve essere censito nella configurazione dell'organo come componente e per questo deve essere presente nel sistema di autenticazione dell'Ateneo (non nell'anagrafica Titulus). |
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| Approvatore | Responsabile di Settore, Responsabile di Area, Valutazione Contabile, etc. Deve essere censito nella configurazione dell'organo come visualizzatore, con la matricola di Titulus. |
|
| Osservatore | Direttore Generale, Revisori, Membri del Nucleo di Valutazione, Prorettori, Proponente della proposta/RPA, etc. Deve essere censito nella configurazione dell'organo come visualizzatore, con la matricola di Titulus, se disponibile, o con username e password forniti. |
|
Quando utilizzo il Modulo Consiglieri e Senatori?
Il modulo viene utilizzato quando si vuole avere visibilità delle sedute e deliberazioni di un dato organo accademico, in qualità sia di parte attiva, sia di osservatore.
A chi si rivolge il Modulo Consiglieri e Senatori?
Il modulo si rivolge agli utenti abilitati alla gestione delle sedute (solitamente i membri dell'Ufficio Organi collegiali), agli utenti abilitati a formulare o approvare proposte (solitamente i membri degli stessi organi collegiali), agli utenti esterni agli organi ma che vengono espressamente abilitati alla vista (solitamente Direttore Generale, Revisori, Membri del Nucleo di Valutazione, Prorettori, etc.).
Come accedo al Modulo Consiglieri e Senatori?
Il modulo avrà un indirizzo (URL) univoco e diverso rispetto a Titulus o a Titulus Organi e potrà essere del tipo https://titulus.ateneo-cineca.it/#/organi/mcs in cui la porzione "titulus.ateneo-cineca.it" (host) corrisponde all'indirizzo di Titulus dell'ateneo.
Per accedere, è necessario autenticarsi con le credenziali (username e password) fornite dall'organizzazione.
Utilizzo in mobilità
Il modulo è predisposto per una fruizione tramite tablet o smartphone grazie alla tecnologia responsive di tutto Titulus 5 e dei moduli ad esso collegati.
Home page
La home page del modulo si presenta nel seguente modo:
e comprende le seguenti aree cliccabili (dall'alto a sinistra):
barra superiore:
- button HOME, che consente di ritornare alla home page del modulo in qualunque momento;
- Nome e Cognome dell'utente che si è autenticato;
barra blu:
- il nome dell'organo collegiale (ad es. Commissione scientifica di Ateneo);
- una tendina per visualizzare eventuali altri organi collegiali sui quali si hanno diritti di visione;
corpo della pagina:
- l'elenco delle sedute per l'organo collegiale visualizzato;
- la funzione di ricerca seduta/-e.
L'elenco delle sedute per l'organo collegiale selezionato può comprendere più sedute (identificate da singole "card" rettangolari), in un differente stato: in corso, a calendario, in lavorazione, conclusa. Non è necessariamente detto che siano tutte visibili e questo dipende dai diritti di visibilità dell'utente collegato e dal momento temporale.
Si ricorda che per ritornare alla home da un qualunque punto dell'interfaccia è sufficiente cliccare/toccare l'icona home oppure l'icona col simbolo "<" (minore) posizionata nella barra blu.
Ricerca seduta/-e
Grazie a questa funzionalità è possibile ricercare sedute in una data precisa o in un periodo (intervallo di date).
L'opzione fra queste due modalità alternative è data dall'attivazione o meno dell'interruttore "data singola", che è impostato in automatico come attivo (ON) sulla data singola. Posizionandolo con un click/tocco su OFF (
) la ricerca si espande includendo un secondo campo data (facoltativo) per definire un periodo di ricerca da - a. Il secondo campo data, lasciato vuoto, viene considerato dal sistema come data odierna.
La pagina dei risultati della ricerca si presenta nel seguente modo:
Pagine di dettaglio
Seduta
Come detto, l'elenco delle sedute per l'organo collegiale selezionato può comprendere sedute in stato differente.
In tutti i casi, il click/tocco sulla singola "card" porta al dettaglio della seduta, ovvero al suo Ordine del giorno con l'elenco delle varie proposte raggruppate in categorie. Le categorie sono identificate da un numero sequenziale colorato (01, 02, 03, etc.), mentre le proposte sono identificate da un numero doppio (01/01, 01/02, 02/01, 02/02, etc.) in cui la prima parte è relativa alla categoria e la seconda parte all'ordine della proposta all'interno della categoria.
Nell'Ordine del giorno la singola proposta che è stata ammessa ad una data seduta compare sotto una specifica Categoria (ad es. "Comunicazioni") ed è identificata da una riga come nell'esempio che segue, con il numero della proposta, l'oggetto e una serie di icone potenzialmente presente:
Descrizione delle icone:
| icona | descrizione | significato |
|---|---|---|
| graffetta | segnala la pubblicazione degli allegati della proposta |
| nota | indica la presenza di una nota personale e/o di una nota inserita dall'Ufficio organi collegiali |
| alert | indica se sono state effettuate modifiche alla proposta da parte dell'UOC tramite "Segnala modifiche" |
| visto | indica se l'utente collegato ha già visualizzato al proposta |
| new | indica che è stata caricata una proposta nuova rispetto all'ultima volta che l'utente si era collegato |
| dettagli | (sempre presente) indica che è possibile visualizzare ulteriori dettagli. Nel caso specifico, visualizzare la pagina di dettaglio della proposta. |
Alcune icone possono essere presenti o meno (ad es. "visto"), altre hanno uno stato attivo/non attivo contrassegnato da differenze di colore (grigio = non attivo), come ad es. l'icona della nota personale.
L'esito di una proposta sulla base della discussione e della votazione viene mostrato sia nell'elenco delle proposte, sia nel dettaglio della singola proposta (v. capitolo successivo):
e può assumere i seguenti valori:
- Approvata
- Approvata con modifiche
- Non accolta
- Rinviata
- Ritirata
- Non discussa
- <custom>?
Proposta
La pagina di dettaglio della proposta può essere visualizzabile o meno, a seconda che l'utente collegato abbia diritti di visualizzazione.
Nell'elenco proposte all'Odg, il simbolo di maggiore ">" a fine riga indica che è possibile visualizzare ulteriori dettagli della proposta, come nell'esempio che segue. Le informazioni sono organizzate a blocchi, e comprendono:
- Categoria della proposta
- Oggetto della proposta
- File principale e allegati
- Nota personale, con:
- modulo di inserimento nuova nota
- eventuali note personali precedentemente inserite
- eventuali note inserite dall'Ufficio organi collegiali
- Informazioni sulla proposta: → a cosa servono? sono già tutte scritte in testa alla pagina
- Numero della proposta in OdG
- Data della seduta
- Categoria della proposta
Nota bene: le note che l'utente può scrivere sono solo personali e non possono essere viste da nessun altro. Solamente le note inserite dall'Ufficio organi collegiali sono visibili a tutti i visualizzatori della proposta.
L'Ufficio Organi Collegiali visualizza una TAB aggiuntiva rispetto a quella della nota personale, per inserire note che risulteranno visibili a tutti i visualizzatori della proposta:
Tipi di seduta
Come noto, Titulus Organi gestisce l'intero processo di inserimento e approvazione delle proposte secondo il seguente iter:
che può essere descritto così:
| FASE | DESCRIZIONE | MCS |
|---|---|---|
| PRE-SEDUTA | l'Ufficio Organi Collegiali, secondo il calendario dell'organo, crea una nuova seduta (che non è ancora visibile né ai membri dell'organo, né agli osservatori) | |
| il proponente o un utente PTA di un ufficio dell'ateneo in sua vece inserisce (o ha già precedentemente inserito) una o più proposte, secondo modelli di documento specifici per quell'organo | ||
l'Ufficio Organi Collegiali, dopo validazione formale e iter approvativo, inserisce le proposte nell'OdG della seduta in corso, eventualmente recuperandone alcune dall'elenco delle proposte sospese; può sbloccare la singola proposta al proponente, che verrà notificato via mail, per consentirgli di apportare modifiche necessarie, dopodiché l'UOC bloccherà nuovamente la proposta | il proponente vede la sua proposta sbloccata e può apportare modifiche | |
l'Ufficio Organi Collegiali:
| membri e osservatori vedono l'OdG della seduta e vedono eventuali modifiche alle proposte | |
| l'Ufficio Organi Collegiali invia la convocazione contenente l'OdG e, se necessario, delle integrazioni alla convocazione con i riferimenti alle proposte eventualmente aggiornate | ||
| SEDUTA (live) | l'Ufficio Organi Collegiali indica che la seduta è in discussione, ovvero live (in alcuni casi questo stato può essere saltato e la seduta viene messa direttamente in lavorazione); durante il live l'Ufficio Organi Collegiali compone l'ordine di discussione, aggiunge note a corredo delle singole proposte e indica le eventuali proposte non discusse; al termine della discussione il live viene concluso e la seduta può essere messa in lavorazione. DA COLLOCARE: l'Ufficio Organi Collegiali può dover inserire una proposta veloce all'ultimo momento (proposta fuori sacco) | |
| POST-SEDUTA | l'Ufficio Organi Collegiali inizia la lavorazione della seduta confermando i risultati, ovvero indicando l'esito delle proposte; in questa fase, le proposte discusse e votate sono bloccate alla visibilità per i Consiglieri/Senatori e vengono via via rese visibili l'Ufficio Organi Collegiali comunica i risultati agli uffici → in che modo/quando? | |
| l'Ufficio Organi Collegiali conferma i presenti/assenti (ma può poi modificarli sulla singola proposta) | ||
l'Ufficio Organi Collegiali trasforma le proposte in delibere (dispositio), con un numero di protocollo e uno di repertorio; i presenti/assenti possono essere modificati per la singola proposta; può essere associato al testo della delibera un testo con omissis | ||
| l'Ufficio Organi Collegiali invia le delibere alla firma, singolarmente o in blocco; seduta stante consente di rendere disponibili alla vista alcune delibere ancor prima della loro.......cosa? | ||
Quando tutte le delibere sono state elaborate, l'Ufficio Organi Collegiali produce il verbale, che è un documento unico che comprende tutte le delibere, i presenti/assenti, la narrazione della seduta, l'esposizione dei membri, la discussione, etc. | ||
Se il verbale non viene approvato seduta stante, verrà approvato nella seduta successiva e solamente questa approvazione sbloccherà le delibere → che cosa significa sbloccherà? alla vista? A quel punto, l'Ufficio Organi Collegiali procede a registrare il verbale |
Seduta in corso
In questa fase...
| Ufficio Organi Collegiali | |
|---|---|
| Consiglieri, Senatori | |
| Approvatori | |
| Osservatori |
Seduta a calendario del <data>
Seduta in lavorazione del <data>
Nel Modulo, il Consigliere/Senatore vede l'esito delle proposte nella seduta post-risultati. L'elenco delle proposte della seduta post-risultati si presenterà al Consigliere/Senatore come un elenco simile a quello che abbiamo ipotizzato in coprogettazione. Però, nel post-risultati,
le proposte discusse e votate partono bloccate alla visibilità ai Consiglieri/Senatori e vengono sbloccate progressivamente dall'Ufficio Organi Collegiali. Pertanto, il Consigliere/Senatore vedrà un elenco di proposte inizialmente tutte disabled (= non cliccabili), poi alcune enabled (= cliccabili), poi via via tutte enabled.
Riccardo: Le sedute alla firma rendono visibili nel dettaglio solo le proposte censite come "seduta stante", e solo se l'utente loggato era inserito in configurazione all'atto dei risultati.
inviate alla firma e rese disponibili
Seduta conclusa del <data>
Riccardo: Le sedute concluse sono visibili agli utenti loggati solo se questi erano presenti in configurazione all'atto dei risultati.
La seduta conclusa mostra al membro dell'organo (ad es. un consigliere, un senatore, etc.) l'esito delle proposte.
Se la proposta è diventata una delibera, compare anche il numero di delibera (ad es. 15/2018).
NOTA BENE - Nella seduta conclusa le proposte discusse e votate partono bloccate alla visibilità e vengono via via sbloccate dall'Ufficio Organi. Pertanto, il Consigliere/Senatore inizialmente vedrà un elenco di proposte non cliccabili, poi via via solo alcune risulteranno cliccabili, e infine tutte saranno cliccabili.
Sono uno spettatore e ricevo l'e-mail della disponibilità delle delibere o del verbale della seduta.
Al posto delle icone new/alert, in caso post seduta ci sono numero delibera ed esito:
Se la proposta è diventata una delibera, deve comparire anche il numero di delibera (es. 15/2018).
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Nel tab DOCUMENTI sono contenuti i file di
Convocazioni
Integrazioni convocazioni
VERBALE.