Definizione
E’ uno schema astratto che Il Piano di Classificazione è uno strumento di sedimentazioneordinatae razionale per organizzare e ricercare i documenti; individua le funzioni dell’Ente - non degli uffici - tramite una gerarchia di titoli che si suddividono in classi.
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Consiste nell’attribuire tutti i documenti prodotti, nel momento della loro formazione e acquisizione, ad una partizione del sistema di classificazione corrispondente alle materie o alle funzioni di competenza dell’organizzazione, al fine di inserire stabilmente i documenti medesimi nella corretta posizione logica e fisica dell’archivio corrente
Guida la formazione dei fascicoli e delle serie: tutti i documenti di un fascicolo o di una serie condividono lo stesso indice di classificazione.
Il piano di classificazione NON dev’essere basato sull’organigramma del soggetto produttore, ma sulle funzioni aziendali: l’organigramma cambia facilmente nel corso del tempo, ciò che viene svolto da un’organizzazione rimane costante, pur cambiandone la forma.
Il piano di classificazione, inoltre, dev’essere slegato dalle singole evenienze e mantenersi generico onde evitare un proliferare di sottoclassi. Per le singole situazioni esiste il fascicolo
Note
Esistono Titolari su due livelli come quello caricato in utilizzato dagli Enti che utilizzano Titulus e Titolari che possono essere articolati su più livelli, in cui le classi si suddividono in sottoclassi.
Il Titolario caricato su utilizzato dagli Enti che usano Titulus è quello definito definito da diversi Atenei Italiani, che nel 1997 nell'ambito di "Procedamus" hanno voluto individuare un ordine oggettivo per organizzare i documenti del proprio archivio in base alle funzioni dell'Ateneo.
Essendo le funzioni degli Atenei omogenee si è potuto elaborare un Titolario unico unico consultabile nel documento: "I Calzini del Principe Carlo".Il Titolario serve per la collocazione logica del documento all’interno dell’archivio dell’ente, serve quindi per la definizione dei fascicoli.