Definizione
Il Piano di Classificazione è uno strumento di sedimentazione ordinata e razionale per organizzare e ricercare i documenti; individua le funzioni dell’Ente - non degli uffici - tramite una gerarchia di titoli che si suddividono in classi.
Consiste nell’attribuire tutti i documenti prodotti, nel momento della loro formazione e acquisizione, ad una partizione del sistema di classificazione corrispondente alle materie o alle funzioni di competenza dell’organizzazione, al fine di inserire stabilmente i documenti medesimi nella corretta posizione logica e fisica dell’archivio corrente
Guida la formazione dei fascicoli e delle serie: tutti i documenti di un fascicolo o di una serie condividono lo stesso indice di classificazione.
Il piano di classificazione NON dev’essere basato sull’organigramma del soggetto produttore, ma sulle funzioni aziendali: l’organigramma cambia facilmente nel corso del tempo, ciò che viene svolto da un’organizzazione rimane costante, pur cambiandone la forma.
Il piano di classificazione, inoltre, dev’essere slegato dalle singole evenienze e mantenersi generico onde evitare un proliferare di sottoclassi. Per le singole situazioni esiste il fascicolo
Note
Esistono Titolari su due livelli come quello utilizzato dagli Enti che utilizzano Titulus e Titolari che possono essere articolati su più livelli, in cui le classi si suddividono in sottoclassi.
Il Titolario utilizzato dagli Enti che usano Titulus è quello definito da diversi Atenei Italiani, che nel 1997 nell'ambito di "Procedamus" hanno voluto individuare un ordine oggettivo per organizzare i documenti del proprio archivio in base alle funzioni dell'Ateneo.
Essendo le funzioni degli Atenei omogenee si è potuto elaborare un Titolario unico consultabile nel documento: "I Calzini del Principe Carlo".