Introduzione
L'attività di classificazione consiste nell'attribuire al documento un codice di classificazione, in base alla funzione, materia o oggetto a cui afferisce. Il sistema di classificazione corrisponde alle materie o alle funzioni di competenza dell’Ente.
Lo strumento utilizzato per la classificazione è il Titolario o Piano di Classificazione tramite il quale è permessa la sedimentazione ordinata e razionale dei documenti in modo da agevolarne la ricerca.
I Titolari sono generalmente basati su due livelli: i Titoli e le Classi.
Il Titolo descrive il macroargomento e si articola in più sottolivelli denominati Classi. Le classi raggiungono un maggior livello di specificità.
Un esempio di codice identificativo di classificazione è: VII/1.
- VII è il codice che identifica il Titolo ad esempio Risorse Umane.
- II è il codice che identifica la Classe ad esempio Concorsi e selezioni.
Perché classificare?
La classificazione è un’attività obbligatoria nel sistema di gestione informatica dei documenti dell’AOO e si applica a tutti i documenti prodotti e acquisiti dalla stessa AOO sottoposti o meno alla registrazione di protocollo, ai sensi degli articoli 56 e 64, comma 4, del TUDA. Le informazioni relative alla classificazione nei casi dei documenti amministrativi informatici costituiscono parte integrante dei metadati previsti per la formazione dei documenti medesimi. Obbligo normativo ribadito nelle Linee guida AgID.
Benefici della classificazione
- È lo strumento guida dell'archivio
Garantisce l'ordine e quindi la valorizzazione e consultabilità dell'archivio
- Limita il proliferare di voci inutili e ridondanti
- Permette di identificare i tipi di documenti
- Facilita le operazioni di selezione e scarto
Il Titolario guida la formazione dei fascicoli e delle serie: tutti i documenti di un fascicolo o di una serie condividono lo stesso indice di classificazione.