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Introduzione

L'attività di classificazione consistente consiste nell'attribuire al documento attribuire al documento un codice di classificazione, in base alla  funzionealla funzione, materia o  o oggetto a cui afferisce il codice di classificazione, che se si usa un Titolario basato su due livelli ( come quello caricato su Titulus) è  costituito  da:

Titoli e classe

Titolo: sono le macroattività ed è il primo livello

Classe: sono le microattività figlie delle macro e sono i II livelli 

Per esempio: VII/1

VII è il Titolo relativo al Personale

II è la classe relativa all'attività: Concorsi e  selezioni

Per Classificare è necessario avvalersi dello strumento: Titolario

Perchè classificare

. Il sistema di classificazione corrisponde alle materie o alle funzioni di competenza dell’Ente.

Lo strumento utilizzato per la classificazione è il Titolario o Piano di Classificazione tramite il quale è permessa la sedimentazione ordinata e razionale dei documenti in modo da agevolarne la ricerca.

I Titolari sono generalmente basati su due livelli: i Titoli e le Classi.

Il Titolo descrive il macroargomento e si articola in più sottolivelli denominati Classi. Le classi raggiungono un maggior livello di specificità.

 Un esempio di codice identificativo di classificazione è: VII/1.

• VII è il codice che identifica il Titolo ad esempio Risorse Umane.
• II è il codice che identifica la Classe ad esempio Concorsi e selezioni.

Perché classificare?

La classificazione è un’attività obbligatoria nel sistema di gestione informatica dei documenti dell’AOO e si applica a tutti i documenti prodotti e acquisiti dalla stessa AOO sottoposti o meno alla registrazione di protocollo, ai sensi degli articoli 56 e 64, comma 4, del TUDA. Le informazioni relative alla classificazione nei casi dei documenti amministrativi informatici costituiscono parte integrante dei metadati previsti per la formazione dei documenti medesimi. Obbligo normativo ribadito nelle Linee guida AgID.

Benefici della classificazione

• È lo strumento guida dell'archivio

• Garantisce

  Per garantire

  l'ordine e quindi la valorizzazione e consultabilità dell'archivio 

• Perchè lo richiede la norma. Riferimenti normativi: 
  

•  Testo Unico della Documentazione Amministrativa ( TUDA) n.445 del 2000
•  DECRETO LEGISLATIVO 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm.ii ( CAD)

Serve a

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• Limita il proliferare di voci inutili e ridondanti
• Permette di identificare i tipi di documenti
• Facilita le operazioni di selezione e scarto