Questa pagina tratta l'inserimento, ovvero la registrazione, del documento e fa parte del Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti. La visualizzazione e modifica del documento è invece trattata nel Visualizzazione e modifica.
Come per la visualizzazione, anche l'inserimento, ovvero la registrazione di determinate tipologie di documento è subordinato ai diritti dell'utente collegato. |
La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia.
È possibile Inserire (registrare) i documenti a partire dal widget "Nuovo" presente nella home del Modulo documenti, composto da 3 tab: Documento, Repertorio e Predefinito.
Al click di una delle tipologie si accede alla maschera di inserimento del nuovo documento in bozza.
La maschera di inserimento comprende una sezione "Documento", per i dati specifici del documento, come Oggetto, Classificazione, etc., una sezione "File" per i file principale e allegati, una sezione "Mittente" e una "Destinatari".
Queste sezioni variano in base al tipo di documento.
Le sezioni Mittente e Destinatari sono espandibili o richiudibili. In base al tipo di documento, la sezione in cui è specificato il ruolo di responsabile si presenta aperta, quindi Mittente per i documenti in partenza, Destinatari per i documenti in arrivo, o entrambe nel caso dei documenti tra uffici.
Segue un glossario dei Mittenti e Destinatari:
Ruolo | Descrizione |
|---|---|
| Responsabile | Soggetto che ha la responsabilità giuridica di assolvere agli adempimenti amministrativi relativi a un procedimento o una pratica, controllandone la validità e l'iter. Di conseguenza è il responsabile del documento che afferisce a una pratica e della tenuta del relativo fascicolo. Solitamente corrisponde al capo ufficio oppure a un gruppo di persone. Non è possibile eliminare l'istanza del responsabile. |
| Primo responsabile | Mittente della minuta che viene storicizzato come "Primo responsabile", sempre visibile e non modificabile. |
| Co-Responsabile | È un campo aggiuntivo e ripetibile. Consente di condividere la responsabilità di un documento fra più utenti o uffici, registrandolo in conferenza di servizi. È anche possibile inserire tutte le persone di un ufficio o un gruppo di persone. N.B. Il campo co - responsabile è visibile e compilabile solo agli utenti che hanno il diritto del suo inserimento nella propria scheda anagrafica. Se un utente che ha tale diritto inserisce il co-responsabile su un documento, l'utente senza diritto vede il co-responsabile inserito dall'altro, ma non può modificarlo. |
| Copia conoscenza | È un campo aggiuntivo che consente di indicare ulteriori destinatari che ricevono una copia del documento per conoscenza. È anche possibile inserire tutte le persone di un ufficio o un gruppo di persone. |
| Operatore | Soggetto incaricato dell'inserimento, visualizzazione e modifica di un documento. È possibile inserire un gruppo di persone. |
| Firmatario | Soggetto che appone la propria firma digitale sul documento dimostrandone il valore probatorio e l'immodificabilità |
| Mezzo di invio | Modalità di invio o ricezione da parte dell'ente del documento oggetto di registrazione |
| (Destinatari) Esterni all'ateneo | Strutture o persone esterne all'ente |
| (Destinatari) Interni all'ateneo | Strutture o persone interne all'ente. |
Dalla versione 05.00.08.00 di Titulus è stato introdotto un alert in fase di protocollazione che ricorda all'utente che i dati del mittente sono stati dedotti automaticamente e che mancano di eventuale controllo e modifica. |
Per poter inserire un Documento in arrivo bisogna cliccare sulla riga 
, dopodiché si apre la pagina di registrazione:
La prima card è quella che riguarda il DOCUMENTO, oltre agli elementi obbligatori si possono compilare i seguenti altri campi ( facoltativi ai fini della registrazione):
I campi da compilare sono:
, campo contrassegnato dall'asterisco "*" in quanto obbligatorio;NB: affinché l'inserimento del documento vada a buon fine è necessario compilare i campi obbligatori.
La successiva card, FILE, è relativa al file principale e agli eventuali allegati:
È possibile caricare un file o un insieme di file tramite il button CARICA FILE, oppure trascinando il file o la cartella direttamente nella sezione indicata dalla scritta "puoi selezionare o trascinare più file e cartelle alla volta". Durante il trascinamento, la sezione si mostra nel seguente modo:
Una volta caricato il primo file la card si presenta:
Per aggiungere ulteriori file usare il button 
così da poter caricare il file e inserire la sua Descrizione:
Selezionando la bandierina 
si definisce quale tra i file caricati è il Documento principale.
Tramite l'icona 
è possibile visualizzare/scaricare un'anteprima del file inserito.
Il button 
permette di modificare il file e caricare più formati. Al click si apre una dialog:
che consente le seguenti operazioni:
Cliccando su "Contiene dati sensibili" la dialog si allarga per proporre l'inserimento della versione con omissis. Ciò è possibile selezionando "CARICA FILE" oppure selezionando e trascinando il file direttamente sulla sezione con la scritta "Puoi selezionare o trascinare un file":
L'icona
si apre un menu contestuale:
che permette di:
Nota bene: Titulus consente di protocollare documenti anche senza allegati. Tuttavia, è consigliabile aggiungerli prima di protocollare, dal momento che dopo la protocollazione non è più possibile farlo.
Se viene inserito un file, sia in prima registrazione che in modifica, con un formato non idoneo alla conservazione comparirà un alert:
La terza card riguarda la compilazione del campo MITTENTE:
È possibile inserire il mittente digitando le prime lettere del nome e scegliendolo dai risultati nella tendina contestuale, oppure effettuare la ricerca tramite l'icona 
.
Con l'icona 
viene rimosso il mittente selezionato.
Se il mittente non è registrato in Titulus, lo si può registrare al momento selezionando l'icona "NUOVO CONTATTO ANAGRAFE" (
) e compilando i campi:
Al click su "SALVA" il nuovo contatto viene registrato e la sezione viene compilata grazie alla registrazione fatta:
Gli altri campi (facoltativi) sono:
Quando il mittente è stato creato o selezionato, il click sull'icona 
consente di modificare i suoi dettagli:
ma la modifica verrà recepita sul documento, ma non verrà recepita in anagrafica.
Dalla versione 05.00.08.00 è stato introdotto un alert sulle doppie registrazioni. Viene effettuato un controllo nell'ambito del mittente sul numero di protocollo mittente e data protocollo mittente, in caso di presenza di altro documento già registrato con i medesimi dati viene mostrato un alert che visualizza il riferimento al documento già registrato con i medesimi dati. Viene data la possibilità di aprire il documento in un'altra scheda cliccando sul link e scegliere quindi se proseguire la registrazione o chiuderla perché già registrato. |
L'ultima card è quella dei DESTINATARI, i cui campi da compilare sono:
(facoltativo); (facoltativo);
NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe; è sufficiente premere il button " + " per aggiungere un ulteriore nominativo.
Nei colonna di destra sono presenti i widget che consentono di associare al documento una data di scadenza e una visibilità:
Si può inserire la scadenza cliccando il button "Aggiungi" che apre una dialog "INSERISCI SCADENZA":
In tale dialog si può scegliere dal menu a tendina la scadenza (tra una settimana, tra un mese, tra un anno) e automaticamente verrà compilato anche il campo della data; oppure si può compilare direttamente una data specifica. È possibile, inoltre, inserire una data di Promemoria e una Nota. Al click sul "CONFERMA" la data di scadenza compare nel widget della colonna di destra:
Il widget "Visibilità" consente di scegliere la visibilità del documento e compare già compilata col valore "Predefinito":
È possibile modificarla tramite l'icona 
e scegliere tra "Predefinito" e "Segreto":
Al click sul "CONFERMA" la visibilità compare nel widget della colonna di destra:
Nota bene: non sono richiesti diritti particolari per l'inserimento (e la modifica) della visibilità di un documento. Al contrario, la visualizzazione del documento è subordinata ai diritti di visione dei documenti (Segretissimi, Riservati o Altamente Confidenziali) da parte dell'utente.
Una volta compilati tutti i campi necessari, è possibile:
Il protocollo differito va utilizzato quando il documento non viene registrato a protocollo nel giorno in cui è stato ricevuto dall'ente e si utilizza solo per i documenti in arrivo nuovi o in bozza, PEC comprese.
Nell'inserimento di un nuovo documento in arrivo, il button "INSERISCI DIFFERITO" apre una dialog che consente di specificare la data di arrivo del documento e la motivazione per la quale si è posticipata la protocollazione del documento:
Dopo la protocollazione, la data di protocollazione viene integrata con la data di arrivo:
NOTA BENE - La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica ai documenti pervenuti via PEC, in quanto la PEC, grazie alle ricevute e alle notifiche di accettazione e consegna, attesta la data certa di ricevimento dell’atto.
Per poter registrare un Documento in partenza bisogna cliccare sulla riga 
che apre un modulo di inserimento composto anch'esso, come per i documenti in arrivo, da quattro sezioni.
Nella card "DOCUMENTO" è obbligatorio compilare i seguenti campi ai fini della registrazione:
)
Sono facoltativi invece:
)Nota bene: se alla voce di indice è associato un iter di autorizzazione, al salvataggio del documento l'iter verrà avviato.
Per la card "FILE" la modalità è analoga a quella dei documenti in arrivo.
Per la card "MITTENTE" i campi da compilare sono:
(facoltativo); (facoltativo);
NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe; è sufficiente premere il button " + " per aggiungere un ulteriore nominativo.
La card "DESTINATARI" include:
. Come per i documenti in arrivo, se il destinatario non è registrato in Titulus è possibile inserirlo cliccando l'icona 
. Tramite il cestino 
è, invece, possibile rimuovere il destinatario indicato:
.
NOTA BENE: la sezione “Interni all'ateneo” è caratterizzata dalla possibilità di aggiungere più righe, ovvero è multi-istanza. È sufficiente premere il button " + " per confermare il nominativo già inserito e generare una nuova riga che può essere valorizzata con ulteriore nominativo.
Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.
Una volta compilati tutti i campi il documento in partenza può essere:
Cliccando su 
è possibile inserire/registrare un documento tra uffici.
Il documento tra uffici si compone della parte minuta e della parte originale.
Nella card "DOCUMENTO" i campi da inserire obbligatoriamente sono:
;;
Gli altri campi sono facoltativi:
;;Nota bene: se alla voce di indice della minuta è associato un iter di autorizzazione della minuta, al salvataggio del documento l'iter verrà avviato.
Nella card "FILE" è possibile allegare uno o più file o una cartella, con le stesse modalità degli altri inserimenti.
Nella card "MITTENTE" i campi da compilare sono:
Nella card "DESTINATARI" i campi sono:
(facoltativo); (facoltativo);
NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe; è sufficiente premere il button " + " per aggiungere un ulteriore nominativo.
Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.
Una volta compilati tutti i campi è possibile:
Cliccando su 
si apre la schermata di inserimento di un Documento non protocollato composta da tre sezioni:
La prima card "DOCUMENTO" ha come sempre due campi obbligatori:
;e tre campi facoltativi:
;
Nota bene: se alla voce di indice è associato un iter di autorizzazione, al salvataggio del documento l'iter verrà avviato.
Nella card "FILE" è possibile allegare uno o più file o una cartella, con le stesse modalità degli altri inserimenti.
Infine, la card "RESPONSABILITA'" che presenta i seguenti campi:
(facoltativo); (facoltativo).Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.
NOTA BENE: il documento non protocollato può avere la visibilità impostata solo a "Predefinito".
Una volta compilati tutti i campi il documento può essere salvato selezionando il pulsante 
.
I repertori sono sganciati dalla logica dei diritti di inserimento sulla tipologia di documento. |
In archivistica, un Repertorio è un registro in cui vengono enumerati documenti con caratteri spiccatamente omogenei che seguono una numerazione propria nell'anno solare di riferimento, indipendente da quella del protocollo generale.
Per poter inserire un Repertorio bisogna selezionare la tab "Repertorio" nella card NUOVO della home dei Documenti. Una volta selezionata, appariranno i repertori configurati per l'ateneo:
Cliccando su un repertorio, Titulus apre la maschera di inserimento. Tale maschera è uguale a quella di inserimento dei documenti delle 4 tipologie principali, argomento già affrontato prima (protocollo in arrivo, in partenza, tra uffici o documenti non protocollati).
Ad esempio, il click su un repertorio "Decreti (AOO Periferiche)" apre una schermata di inserimento di fatto uguale a quella del documento in partenza, a meno di una intestazione specifica:
Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori e non, come per l'inserimento dei documenti in partenza, è necessario salvare come bozza o protocollare.
Lo stesso procedimento vale per tutte le altre tipologie di Repertorio.
I contratti sono una tipologia di repertorio in partenza, ma possono anche essere inseriti come documento in arrivo o in partenza o tra uffici dalla tab Documento della card "Nuovo" nella home dei Documenti, selezionando il valore "Contratto" nella tendina "Tipologia del documento":
I predefiniti sono sganciati dalla logica dei diritti di inserimento sulla tipologia di documento. |
I Predefiniti dipendono dalla gestione documentale di ogni ateneo e vengono configurati dal CINECA sulla base delle richieste dell'ente, quindi possono variare da caso a caso.
Nella home dei Documenti, la card "NUOVO" alla voce "Predefinito" mostra i predefiniti configurati su richiesta dell'ateneo:
Per inserire un "Verbale d'esame" bisogna selezionare la riga 
, dopodiché si apre la pagina di inserimento composta da quattro card (documento, file, mittente, destinatari) come per l'inserimento dei documenti in arrivo o dei documenti in partenza.
La differenza nell'inserire un "Verbale d'esame" è nella card DOCUMENTI dove compaiono dei campi aggiuntivi specifici:
Esempio:
Una volta compilati i campi obbligatori e quelli necessari per il verbale, è possibile:
Il procedimento e i campi da compilare valgono anche per l'inserimento di un "Verbale di laurea".
Cliccando sulla riga 
si apre la schermata di inserimento della "Fattura elettronica passiva". Tale schermata è di fatto uguale a quella dell'inserimento di un documento in arrivo e l'unica differenza si trova nella card Documento in cui il campo "Tipologia del documento" si presenta già compilato e non modificabile:
Una volta compilati tutti i campi è possibile :
Cliccando sulla riga 
si apre la schermata di inserimento della "Fattura elettronica attiva". Tale schermata è uguale a quella dell'inserimento di un documento in partenza e le differenze si trovano nella card Documento in cui il campo "Tipologia del documento" si presenta già compilato e non modificabile, e nella presenza di campi aggiuntivi specifici nella medesima card:
Una volta compilati tutti i campi è possibile: