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Ipotesi nuova struttura manuale

• Introduzione
• Dashboard (descrizione widget e sezioni, es. widget richieste, pratiche, attività + ricerca rapida + calendario)
• Gestione richiesta di accesso
  • Generazione pratica (spiegazione fascicolo + voci d'indice)
  • "Scarto richiesta"
• Gestione pratica di accesso (descrizione pagina pratica, es. stati pratica, pulsanti, calendario, informazioni principali, widget attività e file risposta, storico)
  • Pratica in corso
    • Attività richiedente
    • Attività controinteressato (sospensione/rimetti in corso)
    • Attività collaboratore
  • Chiusura pratica
    • Esito accoglimento
    • Esito accoglimento parziale
    • Esito rifiuto
    • Esito differimento
  • Riapertura pratica (opzionale)
  • Attori della pratica
• Ricerca
• Registro

Introduzione al modulo "Gestione Accessi" di Titulus 5

Questa pagina descrive il modulo "Gestione Accessi" di Titulus 5, le sue funzionalità e le metodologie di utilizzo.

Il modulo permette di gestire l'iter delle pratiche di accesso, dalla ricezione della richiesta da parte dell'Ente fino alla conclusione del procedimento. Il modulo consente inoltre la generazione del Registro degli Accessi, oggetto di pubblicazione obbligatoria da parte dell'Ente.

Cenni normativi e definizioni

Di seguito una breve introduzione alla tematica del diritto di accesso.

L’accesso civico è un istituto regolato dall’art. 5 del D.Lgs 33/2013 aggiornato con D.Lgs 97/2016 e consente a chiunque di accedere a dati, documenti e informazioni delle pubbliche amministrazioni senza necessità di dimostrare un interesse qualificato.

L’accesso civico introduce una legittimazione generalizzata a richiedere la pubblicazione di documenti, informazioni o dati per i quali sussiste l’obbligo di pubblicazione da parte delle Pubbliche Amministrazioni ai sensi della normativa vigente. Secondo quanto previsto dall’art. 3 del d.lgs n.33/2013, tutti i documenti, le informazioni ed i dati oggetto di pubblicazione obbligatoria, ai sensi della normativa vigente sono pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, di utilizzarli e riutilizzarli.

L’Amministrazione, entro 30 giorni, procede alla pubblicazione del documento, dell’informazione e del dato richiesto nell'apposita sezione “Amministrazione trasparente” del sito istituzionale; contestualmente lo trasmette al richiedente, ovvero comunica al medesimo l’avvenuta pubblicazione, indicando il collegamento ipertestuale a quanto richiesto.

Più nel dettaglio, l'accesso civico si distingue in semplice o generalizzato:

• Accesso civico semplice: consente a chiunque - senza indicare motivazioni - il diritto di richiedere ad una pubblica amministrazione documenti, informazioni e dati nei casi in cui sia stata omessa la loro pubblicazione;
• Accesso civico generalizzato: consente a chiunque - senza indicare motivazioni - il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi giuridicamente rilevanti secondo quanto previsto dall'articolo 5-bis del D.Lgs.33/2013.

Oltre all'accesso civico, bisogna considerare l'accesso documentale o accesso agli atti per cui il richiedente deve dimostrare di essere titolare di un «interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l'accesso» previsto dall'art.22 della Legge n.241/1990.

Le richieste di accesso vengono registrate in un apposito registro, ovvero il registro degli accessi.

Dashboard 

La Dashboard del modulo si compone di due sezioni:

• Homepage
• Ricerca

Di seguito si descrivono le maschere e tutti i loro componenti.

Homepage

La pagina principale del Modulo Accessi contrassegnata dalla seguente icona permette di avere una panoramica generale delle richieste di accesso pervenute nel modulo, delle pratiche e delle attività assegnate all'utente e permette inoltre di generare il Registro degli accessi. 

La pagina si compone dei seguenti widget:

• Richieste di accesso → in questo widget confluiscono tutte le richieste di accesso repertoriate nel repertorio configurato per il modulo (Esempio: "Richieste di accesso"). L'utente corrente vede le richieste di accesso sui cui ha un ruolo di RPA, Operatore e/o Co-responsabile.

• Pratiche in gestione → il widget mostra tutte le pratiche in carico all'utente o come "Responsabile pratica" o come "Operatore pratica". Il ruolo è selezionabile da un menu a tendina "Ruolo" e lo stato della pratica tramite gli appositi tab "In corso", "Sospese" e "Chiuse"-

• Pratiche con attività assegnate → il widget mostra tutte le pratiche con attività assegnate come "Collaboratore" (vedere avanti sezione "Ruoli"). E' possibile filtrare per le pratiche per le attività ancora in corso e quelle portate a termine.

• Ricerca veloce → in questo widget può essere effettuata una ricerca veloce per "Pratiche" con il campo "Oggetto" e il "Numero pratica" e per "Richieste" con il campo "Oggetto", "RPA" della richiesta di accesso e "Richiedente". 

• Scadenze → questo widget permette di visionare le Scadenze delle pratiche di competenza come Responsabile Pratica o Operatore Pratica. NB: gli Amministratori del Modulo vedranno le scadenze di tutte le pratiche. Cliccando sul giorno corrispondente sarà possibile visualizzare tutte le pratiche in scadenza in quella giornata.

Di seguito un esempio di visualizzazione di un giorno con due pratiche in scadenza:

Popup

• Genera registro → il button "Genera registro" sarà disponibile solo per gli amministratori del Modulo ...

Ricerca avanzata

La maschera "Ricerca" contrassegnata dalla seguente icona permette di effettuare una ricerca avanzata tra le "Pratiche" e le "Richieste" 

Cliccando sul tab "Pratiche" si apre la seguente schermata:

È possibile filtrare le pratiche tramite i button per la tipologia di accesso:

• Accesso civico
• Accesso civico generalizzato
• Accesso agli atti (o accesso documentale)

e per lo stato delle pratiche:

• In corso
• Sospese
• Chiuse

I campi della ricerca sono i seguenti:

• Oggetto
• Esito
• Anno
• Data apertura
• Data chiusura
• Id
• Numero pratica
• UOR
• Responsabile pratica
• UOR
• Operatore pratica

Cliccando sul tab "Richieste" si apre la seguente schermata:

E' possibile filtrare le richieste tramite i button per lo stato delle stesse:

• Da gestire
• Gestite
• Non gestite

I campi della ricerca sono i seguenti:

• Oggetto
• Data protocollo
• Anno
• Richiedente
• Numero di repertorio
• UOR
• RPA
• Registrazione a cura dell'ufficio
• Registrazione a cura della persona

Nei risultati di ricerca è possibile effettuare le seguenti azioni tramite le icone riportate:

→ avviare una nuova ricerca

→ salvare la ricerca effettuata

Per ulteriori specifiche si veda il Manuale della ricerca avanza di Titulus ai seguente link:

Ricerca avanzata - Salvare la ricerca effettuata

Ricerca avanzata - Avviare una nuova ricerca

Gestione richiesta di accesso

Di seguito la gestione delle "Richieste di accesso" visibili in homepage nel widget "Richieste d'accesso".

Cliccando su una richiesta si accede alla visualizzazione di essa e tramite i button in alto è possibile:

• Generare una pratica di accesso cliccando su con tooltip genera la pratica di accesso (vedi paragrafo "Generazione pratica");
• Rimuovere una richiesta d'accesso dal modulo Gestione Accessi cliccando sull'icona con tooltip respingi la richiesta di accesso. La richiesta repertoriata rimane comunque accessibile in Titulus sulla base dei diritti dell'utente.

Generazione pratica 

Una volta cliccato su si aprirà il seguente popup:

I campi da compilare sono i seguenti:

• Oggetto pratica (obbligatorio)

• Tipo di accesso (obbligatorio)
• UOR - Responsabile pratica (obbligatorio): i campi vengono automaticamente compilati con le informazioni dell'utente RPA della richiesta di accesso. Il valore è comunque modificabile.
• UOR - Operatore pratica

Cliccando su Conferma viene generata la pratica e il documento di richiesta di accesso viene automaticamente fascicolato all'interno del nuovo fascicolo della pratica. La denominazione del fascicolo creato contiene il numero di pratica (PA-anno-n. pratica). Es. di seguito

Una volta generata la pratica, sul documento di richiesta è mostrato il collegamento alla Pratica di accesso nel widget "Collegamenti", dal quale è possibile accedere alla pratica, come da immagine seguente.

All'interno della pratica, il documento di richiesta è visibile nel widget "Documento di richiesta", dal quale è possibile sia accedere al documento tramite la freccia , sia eseguire il download degli allegati cliccando sui singoli file.

NB: Se una richiesta di accesso viene annullata prima della generazione della pratica, non sarà possibile generare la pratica, ma sarà consentita solamente l'azione "Non procedere con la richiesta di accesso" per la rimozione della richiesta dal widget e dal modulo. Se la richiesta viene annullata dopo che la pratica è stata generata, all'interno della pratica nel widget "Documento di richiesta" il documento sarà segnalato con una barra rossa.

Gestione pratica di accesso (descrizione pagina pratica, es. stati pratica, pulsanti, calendario, informazioni principali, widget attività e file risposta, storico)

Di seguito si descrivono le modalità di gestione della pratica, dalla sua generazione alla sua chiusura. 

La pratica può essere: "In corso", "Sospesa", "Chiusa".

Nel widget a destra "Calendario" vengono visualizzate le seguenti informazioni a seconda dello stato in cui si trova la pratica. Se "In corso" e "Sospesa":

• Giorni rimanenti → sono i giorni rimanenti per la gestione della pratica
• Data di apertura → corrisponde alla data di protocollazione della richiesta di accesso
• Data di scadenza → corrisponde al giorno di scadenza della pratica

Sul calendario la data odierna è segnalata dalla seguente icona , mentre la data di scadenza da questa , come indicato nella legenda.

Per ulteriori informazioni si vedano i paragrafi "Pratica in corso" e "Pratica sospesa".

Se lo stato della pratica è "Chiusa" nel "Calendario" vengono visualizzate le seguenti informazioni:

• Data di apertura → corrisponde alla data di protocollazione della richiesta di accesso
• Data di chiusura → corrisponde alla data di chiusura della pratica

Sul calendario la data odierna è segnalata dalla seguente icona , mentre la data di chiusura da questa , come indicato nella legenda.

Per ulteriori informazioni sulla chiusura della pratica si veda il paragrafo "Pratica chiusa".

Se la pratica viene riaperta viene visualizzata anche la data di riapertura, ad esempio:

Per ulteriori informazioni sulla riapertura della pratica si veda il paragrafo "Riapertura pratica".

Nella pagina della pratica sono sempre presenti le seguenti icone nella barra in alto a destra :

L'icona permette di inserire delle note sulla pratica.

L'icona permette di visualizzare le informazioni relative alla storia della pratica.

Pratica in corso

Cliccando su una pratica in corso si aprirà la seguente schermata:

Nella parte iniziale della pagina si trovano le seguenti icone:

Tramite l'icona è possibile modificare l'Oggetto della pratica e il Tipo di accesso tramite il seguente popup. INSERIRE L'ALERT RELATIVO ALL'ANONIMIZZAZIONE DELL'OGGETTO DELLA PRATICA

Tramite l'icona è possibile sospendere manualmente la pratica inserendo una motivazione obbligatoria compilando il seguente popup.

Tramite l'icona è possibile chiudere la pratica. La funzionalità è descritta più approfonditamente in "Pratica chiusa".

Sotto la bar dei comandi principali sono presenti in ordine:

• Stato della pratica
• Oggetto della pratica

Nel menu a tendina sono presenti il Numero Pratica e l'ID della pratica.

Il documento di richiesta è sempre visibile nel widget "Documento di richiesta", dal quale è possibile sia accedere al documento tramite la freccia , sia eseguire il download degli allegati cliccando sui singoli file.

Nella sezione "Responsabilità" sono indicati gli utenti che hanno un ruolo sul documento "Responsabile Pratica" e "Operatore Pratica". E' possibile modificarli tramite l'icona . Solo l'Operatore Pratica può essere eliminato tramite l'icona

Nella sezione "Attività" sono presenti tutte le attività della pratica.

 Le attività possono essere aperte tramite il button con tooltip "Crea nuova attività". È possibile aprire tre tipologie di attività: 

• Attività al richiedente
• Attività al controinteressato
• Attività al collaboratore

È possibile filtrare le attività per Tipo e per Stato tramite i menu a tendina corrispondenti.

Attività richiedente

L'attività al richiedente genera una bozza di documento in partenza in Titulus con alcuni dati precompilati:

La Voce di indice e la Classificazione:

Il Responsabile Pratica diventa l'RPA della bozza di documento in partenza: 

Il destinatario del documento che corrisponde all'utente esterno che ha effettuato la richiesta di accesso:

Perfezionato il documento è possibile eseguire le azioni disponibili in un normale documento di Titulus (Salva bozza, Protocolla) e successivamente alla protocollazione trasmettere il documento al richiedente.

Una volta salvato il documento, sulla destra è possibile visionare il collegamento al fascicolo di riferimento nel widget "Fascicoli" e alla pratica per cui si è creata l'attività nel widget "Collegamenti":

L'apertura dell'attività al richiedente non ha effetto sullo stato della pratica. Se si ritiene necessario, tornando alla pratica cliccando sul collegamento è possibile sospendere la pratica manualmente per perfezionamento della stessa dall'icona  (per la sospensione pratica si veda il paragrafo Pratica sospesa)

Chiusura attività richiedente

Aggiunta visualizzazione icona bozza del documento, inoltre quando non è presente il numero di protocollo vuol dire che è una bozza e infine quando non è possibile concludere l'attività vuol dire che il documento che ha aperto l'attività non è ancora stato protocollato

Attività controinteressato

L'attività al controinteressato genera una bozza di documento in partenza in Titulus con alcuni dati precompilati:

La Voce di indice e la Classificazione:

Il Responsabile Pratica diventa l'RPA della bozza di documento in partenza: 

Se sono presenti più controinteressati devono essere inseriti come Destinatari del documento in bozza. Una volta salvato il documento verranno create automaticamente tante attività quanti sono i destinatari controinteressati, di modo che sarà possibile per l'utente incaricato gestire le risposte singolarmente. NB: se sono presenti molteplici controinteressati è necessario creare un'unica attività inserendo fra i destinatari del documento tutti i controinteressati.

L'apertura di un'attività al controinteressato ha effetto sulla pratica. La pratica si sospende automaticamente alla protocollazione del documento al controinteressato. Questa azione viene censita sulla storia della pratica (accessibile dall'icona ) come indicato nell'immagine seguente:

Se il controinteressato non risponde entro 10 giorni la pratica viene rimessa in corso automaticamente da Titulus. Questa azione viene censita sulla storia della pratica come indicato nell'immagine seguente:

Chiusura attività controinteressato + rimessa in corso manuale

Aggiunta visualizzazione icona bozza del documento, inoltre quando non è presente il numero di protocollo vuol dire che è una bozza e infine quando non è possibile concludere l'attività vuol dire che il documento che ha aperto l'attività non è ancora stato protocollato

Attività collaboratore

Cliccando su attività collaboratore viene mostrato il seguente popup: 

L'attività Collaboratore viene generata per richiedere a un utente di altra UOR o altra AOO rispetto a quella del Responsabile pratica materiale necessario al perfezionamento della pratica di accesso.

L'oggetto dell'attività è un dato facoltativo, se compilato viene visualizzato nell'anteprima, in corrispondenza dell'attività.

La descrizione dell'attività è un dato obbligatorio e serve per descrivere al collaboratore l'attività da svolgere.

Chiusura attività collaboratore

Sospensione pratica

Cliccando su una pratica sospesa si aprirà la seguente schermata:

Nella parte iniziale della pagina si trovano le seguenti icone:

Tramite l'icona è possibile modificare l'Oggetto della pratica e il Tipo di accesso tramite il seguente popup: 

Tramite l'icona è possibile rimettere in corso manualmente la pratica.

Sotto la bar dei comandi principali sono presenti in ordine:

• Stato della pratica
• Oggetto della pratica

Nel menu a tendina sono presenti il Numero Pratica e l'ID della pratica.

La descrizione dei widget "Documento di Richiesta", "Responsabilità", "Attività" si trova nel paragrafo "Pratica in corso".

Chiusura pratica

Cliccando su una pratica chiusa si aprirà la seguente schermata:

Nella parte iniziale della pagina si trovano le seguenti icone:

Tramite l'icona è possibile modificare l'Oggetto della pratica e il Tipo di accesso tramite il seguente popup:

Tramite l'icona sarà possibile riaprire una pratica chiusa. Per maggiori informazioni sulla funzionalità si veda il paragrafo "Riapri pratica".

Sotto la bar dei comandi principali sono presenti in ordine:

• Stato della pratica
• Oggetto della pratica

Nel menu a tendina sono presenti il Numero Pratica e l'ID della pratica.

Una pratica di accesso può essere chiusa con diversi esiti:

• Accoglimento
• Accoglimento parziale
• Rifiuto
• Differimento

Per chiudere una pratica di accesso si deve cliccare su . Si aprirà il seguente popup, che si aggiorna sulla base dell'esito selezionato e la presenza o meno di controinteressati.

Selezionare l'esito desiderato dal menu a tendina:

Esito accoglimento

Selezionando esito Accoglimento il popup si aggiorna a seconda della presenza di controinteressati.

• Caso 1 - Con controinteressati

La maschera guida l'utente alla compilazione di un "Documento al richiedente". Sono precompilati i dati dell'RPA (che corrisponde Responsabile Pratica) e la sezione Destinatario (che corrisponde al Richiedente). Nel caso in cui uno o più controinteressati si siano opposti in questa fase non devono essere inviati i documenti richiesti dal richiedente ma deve essere trasmessa solo la Comunicazione dell'esito accoglimento.
NB: il campo "Comunicazione" è visibile solo se configurato per tutti i documenti di Titulus. La property attiva l'inserimento di un campo comunicazione che viene trasformato in allegato in fase di protocollazione per i documenti in partenza.

Una volta compilati i dati del documento al richiedente si passa a quelli del documento al controinteressato/i. La compilazione di questo step è facoltativa in quanto è possibile che siano presenti attività verso controinteressati ma che questi non si siano opposti all'invio dei dati/documenti richiesti dal richiedente. 

Una volta compilati i dati anche di questo documento si passa allo step di conferma. Lo step ricorda che alla chiusura della pratica si genereranno le bozze dei documenti sopracitati. Accede 

• Caso 2 - Senza controinteressati

A differenza degli esiti: accoglimento parziale, rifiuto e differimento il popup non presenta la tendina aggiuntiva delle motivazioni.

Esito accoglimento parziale

Selezionando esito Accoglimento parziale il popup di chiusura si aggiorna, inserendo un nuovo campo compilabile tramite menu a tendina. La scelta della motivazione è singola, tra quelle previste dalla normativa.

Compilate le sezioni "Esito" e "Motivazione" si passa al secondo step del popup. 

I dati da compilare sono gli stessi dell'esito accoglimento Caso 2. L'unica differenza è che, se presenti, i file allegati dal collaboratore alla conclusione della sua attività non sono automaticamente flaggati, in quanto non è detto che questi documenti debbano essere subito inviati al richiedente.

Compilando tutti i dati sarà possibile cliccare sul button "Avanti", arrivando al terzo step del popup di chiusura.

Cliccando su chiudi pratica si genera la bozza il documento di chiusura al quale si viene automaticamente reindirizzati. In quest'ultima fase si potrà perfezionare il documento e poi inviarlo al richiedente come un normale documento di Titulus.

Esito rifiuto

Il popup di esito "Rifiuto" si presenta come quello per l'accoglimento caso 2, per l'accoglimento parziale e per il differimento. I dati da compilare e il funzionamento sono gli stessi. L'unica differenza è che, se presenti, i file allegati dal collaboratore alla conclusione della sua attività non sono automaticamente flaggati, in quanto non è detto che questi documenti debbano essere subito inviati al richiedente.

Esito differimento

Il popup di esito "Differimento" si presenta come quelli per l'accoglimento caso 2, per l'accoglimento parziale e per il rifiuto. I dati da compilare e il funzionamento sono gli stessi. L'unica differenza è che, se presenti, i file allegati dal collaboratore alla conclusione della sua attività non sono automaticamente flaggati, in quanto non è detto che questi documenti debbano essere subito inviati al richiedente.

Riapertura pratica (opzionale)

Configurazioni

Attori della pratica

Registro

Flusso della richiesta di accesso

Le richieste di accesso vengono solitamente inviate dal cittadino (richiedente) alla PA, via PEC.

L'utente di Titulus, una volta ricevuta tale richiesta, deve gestirla inserendo il documento in arrivo in un repertorio creato ad hoc, ovvero il repertorio Richieste di accesso. Una volta repertoriata la richiesta questa è visibile all'interno del Modulo ed è possibile aprire una pratica per evaderla.

Se dai contenuti dell'istanza di accesso emerge la presenza di soggetti controinteressati che dall'esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza (art.22, comma 1, lett. c della legge 241/1990 e s.m.i.), il responsabile del procedimento sarà tenuto a dare comunicazione agli stessi dell’istanza.

Se la richiesta di accesso non è chiara, il responsabile del procedimento potrà richiedere delucidazioni al cittadino tramite PEC o mail. Tutte le richieste di chiarimento o eventuali altri documenti afferenti ad una stessa pratica, sono contenute in un unico fascicolo di procedimento.

La risposta alla richiesta di accesso verrà comunicata tramite PEC o mail.

Tutte le richieste di accesso confluiscono nel registro degli accessi che dovrà essere  pubblicato sul portale della PA.

A chi si rivolge il modulo? Ruoli del Modulo

Il modulo di accesso civico si rivolge potenzialmente a tutti gli utenti di Titulus. Questi utenti possono avere 3 tipi di profilo accesso:

da modificare in questo senso:

Nel widget Nuove richieste di accesso:

• utente amministratore: vede e genera la pratica sulle richieste su cui ha un ruolo 
• utente RPA/Operatore/CDS della richiesta: vede la richiesta e può generare la pratica → necessario che abbiano tutti i diritti sul repertorio
• utenti della UOR dell'RPA/Operatore/CDS: non vedono le richieste assegnate ai "colleghi" come RPA/Operatore/CDS

(ovviamente si considerano utenti con diritti sul repertorio richieste di accesso almeno V)

Quindi a prescindere dai diritti di intervento su tutti i documenti/ altre uor l'Amministratore non vedrà mai tutte le richieste e non genererà mai tutte le pratiche.

Che cosa posso fare nel Modulo?

Le attività possibili da effettuare nel Modulo variano in base al profilo con cui vi si accede e dunque ai diritti sui documenti oggetto delle pratiche. 

• Prendere visione delle richieste di accesso;
• Generare pratiche da richieste pervenute;
• Scartare richieste;
• Gestire le attività inerenti alle pratiche di accesso, come ad esempio: accoglimento parziale, accoglimento totale o rifiuto;
• Gestire le attività di 3 figure coinvolte: Richiedente, controinteressato e operatore;
• Verificare lo stato di una pratica;
• Generare il Registro Accessi.

Configurazioni

Di seguito vengono riportate le configurazioni relative all'utilizzo del modulo di gestione accessi:

• Per poter gestire le richieste di accesso e tradurle nel modulo per poter generare una pratica, è necessario che l'utente che lavora la richiesta abbia il diritto di inserimento nel repertorio Richieste di accesso configurato da sistema.
• Per accedere al modulo:
  • Per accedere da amministratori al modulo di gestione accessi e gestire le pratiche è necessario possedere l'abilitazione nella scheda anagrafica di Titulus nella sezione Amministrazione → Generale → Gestione accessi
  • Se non si possiede il diritto di amministrazione di accesso civico, se gli utenti sono stati definiti come responsabili di pratica, questi hanno accesso al modulo e possono gestire le pratiche di loro responsabilità.
  • All'interno del modulo è possibile assegnare attività ad collaboratori incaricati; tali operatori hanno accesso alla pratica e possono portare a termine l'attività che gli è stata assegnata.
• Per gestire i documenti generati dalla pratica è necessario completare la configurazione delle voci di indice precaricate da sistema; per ogni voce di indice è possibile configurare i riferimenti interni, la classificazione, ed eventuali workflow. È presente un workflow di sistema che permette di fascicolare i documenti gestiti tramite le seguenti voci di indice all'interno del fascicolo della pratica:
  • ACCESSO CIVICO Richiesta al controinteressato

  • ACCESSO CIVICO Richiesta integrazione al richiedente

  • ACCESSO CIVICO Chiusura pratica di accesso

APPUNTI NUOVA CONFIGURAZIONE

• Sugli ambienti vanno configurati wf e voce d’indice. Il WF di fascicolazione “WFS - Inserisci in fascicolo di pratica richiesta accesso” corretto è quello presente in dev1, è stato modificato inserendo anche la function che classifica il documento, il wf parte:
  • Per il documento di richiesta di accesso al “Genera pratica”
  • Per i documenti in partenza prodotti nella pratica (richiedente, controinteressato, chiusura) con voce d’indice unica inserita automaticamente “GESTIONE ACCESSI - Inserisci in fascicolo di pratica” (in ambiente dev1 n record 000455102-ADMNADM-bdbe2e32-6e19-47c9-abf9-95d8ad616885)

Se va variata classificazione in base al titolario del cliente, all’avvio del modulo la classificazione dovrà essere cambiata nel wf nella function Classifica IU nell’action Aggiungi info di progetto, come screen di seguito.

Dashboard "Gestione Accessi"

La Homepage del Modulo Gestione Accessi mostra i tab dai quali è possibile accedere alle seguenti sezioni:

• Richieste
• Pratiche;
• Attività;
• Ricerca Accesso Civico;
• Registro Accessi.

Di seguito la descrizione di ogni sezione:

Richieste 

Attraverso "Richieste" è possibile visualizzare la lista di tutte le richieste di accesso protocollate/Repertoriate nel repertorio dedicato, ma per le quali non è stata ancora generata la rispettiva pratica. I risultati saranno generati sulla base dell'utenza che effettua la ricerca e i relativi diritti. Dalla maschera è possibile scartare la richiesta oppure entrare nel dettaglio attraverso la freccia laterale.

Il dettaglio di una richiesta si presenta come di seguito. Da qui è possibile effettuare due operazioni attraverso i pulsanti in alto:

• scartare la richiesta
• generare la relativa pratica.

In questa maschera è possibile visualizzare informazioni più dettagliate in merito alla richiesta:

• Oggetto della richiesta
• Numero di repertorio
• Numero di protocollo
• Data protocollo
• Area Organizzativa Omogenea (AOO)
• Mittente (il richiedente accesso)

Inoltre, più in basso è possibile visualizzare il documento, i suoi allegati e i relativi dati di contesto.

Cliccando su "Genera pratica" viene generata la pratica e contestualmente avviato un Workflow automatico sulla richiesta che provvede a generare il fascicolo in Titulus e inserire al suo interno il documento di richiesta.

Di seguito si specificano le differenze tra i termini "Pratica" e "Fascicolo":

• Il termine Pratica si riferisce esclusivamente all’insieme dei documenti del flusso di gestione accessi (dalla richiesta alla chiusura), la dicitura è di natura pratica-funzionale in quanto il Modulo Accessi è distinto dagli altri Moduli di Titulus 5.
• Con il termine Fascicolo ci si riferisce al classico fascicolo gestito in Titulus 5, contenente i documenti prodotti in una stessa Pratica del Modulo Accessi.

Pratiche

Attraverso il tab "Pratiche" è possibile visualizzare la lista delle pratiche in corso o sospese. Inoltre dalla freccia laterale è possibile accedere all'interno della pratica e visualizzarne i dettagli.

NB: le pratiche chiuse possono essere ricercate tramite l'apposito tab "Ricerca Accesso Civico"

Visualizzazione e gestione pratica

Effettuato l'accesso alla pratica desiderata è possibile compiere alcune modifiche cliccando sull'icona ,  sospendere temporaneamente la pratica cliccando su o chiudere la pratica cliccando su. Di seguito si dettagliano le azioni descritte in maniera più approfondita.

Modifica pratica

Una volta cliccato su modifica è possibile modificare le seguenti informazioni:

• Oggetto pratica
• Tipo (Accesso civico, accesso civico generalizzato, accesso agli atti)

Sospensione pratica

• Cliccando invece sul tasto "Sospendi" è possibile sospendere il decorrere di una pratica dandone motivazione;

Chiusura pratica

• Cliccando sul tasto "Chiudi" è possibile chiudere la pratica selezionando l'esito della richiesta (Accoglimento, Accoglimento parziale o Rifiuto) il mezzo di invio nella sezione "Destinatario" che sarà automaticamente compilata, il campo "Descrizione comunicazione" nella sezione "Dati Comunicazione" e/o i file di risposta da allegare.

NOTA BENE: Nel caso di selezione degli esiti "Accoglimento parziale o "Rifiuto" sarà necessario valorizzare anche il campo "Seleziona motivazione" scegliendo dal menu a tendina. 

La chiusura della pratica genera un documento in partenza verso il richiedente. Il documento servirà, quindi, a notificare l'avvenuta chiusura della pratica di accesso tramite il mezzo indicato.

Sarà possibile accedere al documento di chiusura dalla sezione "Informazioni principali" come nell'immagine sottostante:

Il documento viene registrato tramite voce di indice ACCESSO CIVICO Chiusura pratica di accesso. Se nella voce di indice viene configurato il workflow WFS - Inserisci in fascicolo di pratica richiesta accesso, il documento di chiusura viene fascicolato nello stesso fascicolo di pratica generato dal documento di richiesta.

Sezione Attività

Nella sezione "Attività" è possibile visualizzare la Lista delle richieste e aggiungere una nuova attività. L'operazione di inserimento di una nuova attività può essere effettuato solo dal Responsabile della pratica.

Le tipologie di attività che possono essere effettuate sono le seguenti:

• Richiedente

Il Responsabile della pratica può assegnare un'attività al richiedente inserendo i dati richiesti dalla seguente maschera:

Tale attività genera la bozza un documento in partenza registrato tramite voce di indice ACCESSO CIVICO Richiesta integrazione al richiedente. Se nella voce di indice viene configurato il workflow WFS - Inserisci in fascicolo di pratica richiesta accesso, il documento viene inserito nello stesso fascicolo di pratica della richiesta. La bozza deve essere protocollata e inviata al richiedente. Una volta generata l'attività la pratica si sospende automaticamente e l'attività creata risulta in attesa di risposta. Solo dopo la ricezione della risposta da parte dell'interessato è possibile concludere l'attività cliccando sul tasto e associando il numero di protocollo del documento in arrivo (è sufficiente inserire il numero non la stringa).

Una volta conclusa l'attività è possibile rimettere in corso la pratica manualmente cliccando su .

• Operatore:

Il Responsabile della pratica può assegnare un'attività a un operatore incaricato interno a Titulus inserendo i dati richiesti dalla seguente maschera:

L'operatore si troverà l'attività da effettuare nell'apposito tab del modulo "Attività" che verrà analizzato più avanti.

Per concludere l'attività l'operatore accede alla pratica, fra le attività trova quella assegnata a lui e cliccando su concludi compila i dati presentati dalla seguente maschera:

L'inserimento di allegati non è obbligatorio, ma se si inseriscono questi saranno presenti anche nella sezione "File di risposta", analizzata più avanti.

• Controinteressato

Il Responsabile della pratica può assegnare un'attività al controinteressato inserendo i dati richiesti dalla seguente maschera:

Tale attività genera la bozza un documento in partenza registrato tramite voce di indice ACCESSO CIVICO Richiesta integrazione al richiedente. Se nella voce di indice viene configurato il workflow WFS - Inserisci in fascicolo di pratica richiesta accesso, il documento viene inserito nello stesso fascicolo di pratica della richiesta. La bozza deve essere protocollata e inviata al controinteressato. Una volta generata l'attività la pratica si sospende automaticamente e l'attività creata risulta in attesa di risposta. Solo dopo la ricezione della risposta da parte del controinteressato è possibile concludere l'attività cliccando sul tasto e associando il numero di protocollo del documento in arrivo (è sufficiente inserire il numero non la stringa).

Le attività connesse alla pratica si presentano nel modo seguente, e prima di essere lavorate appaiono come "In attesa di risposta", una volta lavorate lo stato sarà "Conclusa". Cliccando sulla richiesta sarà possibile visualizzarne i dettagli.

Sezione file di risposta

In questa sezione sarà possibile visualizzare, se presenti, la totalità dei file pervenuti tramite le risposte delle attività Operatore.

Sezione informazioni principali

Di seguito la sezione "Informazioni principali":

La sezione contiene:

• l'icona per l'inserimento delle note . Le note hanno lo stesso comportamento delle note di Titulus; possono essere personali o pubbliche. Di seguito il pop up da compilare una volta cliccato sull'icona delle note.

• il numero di pratica generato automaticamente dal sistema
• lo stato aggiornato della pratica che può essere:
  • In corso: pratica in lavorazione
  • Sospesa: 
    • in presenza di presenza di attività verso controinteressati, la pratica si sospende automaticamente. Ricevuta risposta oppure trascorsi 10 giorni senza risposta da parte del controinteressato il responsabile può rimettere in corso la pratica.
    • in presenza di attività verso il richiedente il responsabile, la pratica si sospende automaticamente.
  • Chiusa: la pratica sarà chiusa quando sarà stato espresso un esito fra i seguenti:
    • accoglimento;
    • rifiuto;
    • accoglimento parziale.
• la relativa data di apertura;
• i giorni rimanenti allo scadere del termine procedurale;
• il tipo di accesso;
• il Responsabile della pratica che, avendone i diritti, può essere modificato dalla seguente icona

Riapertura pratica

In caso di rifiuto totale o parziale ad una domanda di accesso civico, il richiedente può presentare domanda di riesame; in questo caso, il responsabile della pratica provvede a riaprire la pratica chiusa giustificandone la riapertura con la motivazione "Riesame". La stessa procedura si applica per il Ricorso al TAR e al Consiglio di Stato. (Art. 5 D.lgs. 33/2013)

Sezione Storico pratica

• Nella sezione "Storico pratica" è possibile prendere visione di tutta la storia della pratica connessa alla data in cui l'evento si è verificato;

Attività

Dalla sezione attività è possibile prendere visione delle attività di tipo "richiesta_operatore" e di entrare nel dettaglio che riporta la pratica connessa alla attività in oggetto;

Ricerca Accesso Civico

Nella sezione di ricerca è possibile effettuare una ricerca:

• Per oggetto;
• Per data singola o range di date;
• per stato della pratica:
• per richiedente

Registro Accessi

Nella sezione "Registro Accessi" è possibile generare il registro utilizzando come criterio di selezione un range temporale, questa funzionalità può essere utilizzata solo accedendo come Amministratore del Modulo.