Nuova Ricerca - Manuale utente Titulus 5 - Ricerca globale e avanzata

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SOMMARIO

Che cosa trovo in questa pagina?

Questa pagina descrive il modulo "Ricerca" (avanzata o globale) di Titulus 5 e illustra le modalità per il suo utilizzo.

In questa pagina non si trovano le informazioni di eventuali fasi preliminari, come la registrazione di documenti, fascicoli e raccoglitori, che sono demandate ai rispettivi manuali specifici.

Introduzione

Che cos'è il modulo Ricerca (avanzata o globale)?

Il modulo consente di ricercare Documenti, Fascicoli e Raccoglitori. Le funzionalità di ricerca globale e avanzata sono presenti in tutte le sezioni di Titulus 5, dal momento che fanno parte della barra superiore (topbar) e della barra di navigazione (navbar) di sinistra.

La ricerca globale, sempre presente al centro della barra superiore, consente una ricerca veloce su tutti i campi testuali delle varie tipologie di oggetti ricercabili (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori e allegati testuali ai documenti):

La ricerca avanzata, raggiungibile dalla barra di navigazione, consente di effettuare ricerche più mirate, grazie a un numero di criteri maggiore e all'applicazione di filtri per tipologia di entità ricercata:

L'icona specifica è .

Quando utilizzo il modulo Ricerca?

Il modulo "Ricerca" viene utilizzato quando si ha necessità di cercare un documento, un fascicolo o un raccoglitore.

A chi si rivolge il modulo Ricerca?

La funzionalità è utilizzata da tutte le tipologie di utenti di Titulus.

Come accedo al modulo?

Come detto, la ricerca globale è sempre presente al centro della barra superiore, mentre la ricerca avanzata è sempre raggiungibile dalla barra di navigazione cliccando l'icona specifica:

Utilizzo in mobilità

Tutto il servizio Titulus 5 è utilizzabile in mobilità tramite tablet o smartphone grazie alla sua tecnologia responsive, quindi anche il modulo "Ricerca" è predisposto per tale uso.

Profilo e impostazioni

 sezione "Profilo e Impostazioni".

 + sezione profilo e impostazioni con screen della priorità Documenti da spiegare

• attivare di default il filtro sulla tipologia Documenti sia nella Ricerca globale che Avanzata, consentendo l'ordinamento dei risultati per numero e data di protocollo/creazione

Configurazioni e properties

Le funzioni di Titulus 5 sono regolate da configurazioni e properties.

Le configurazioni riguardano entità come:

• mezzi di trasmissione (e-mail, PEC, etc.)

• titolario di classificazione

• trasparenza

• struttura dei sottofascicoli

• repertori

• predefiniti

e sono operazioni tipicamente di avvio di una nuova installazione, che generalmente vengono fatte in stretta collaborazione con il supporto del CINECA. 

L'intervento sulle configurazioni non dà un esito immediatamente visibile all'utente. Infatti, per recepire nuove configurazioni o variazioni alle configurazioni esistenti, è necessario un riavvio del server, che è pianificato ogni notte. Si consiglia quindi di effettuare le variazioni alle configurazioni a fine giornata lavorativa in modo da poterle vedere la mattina successiva.

Le properties sono opzioni che abilitano o disabilitano alcune funzioni del software o governano particolari comportamenti dell'applicativo e vengono regolate da Titulus 4 alla voce "Strumenti di amministrazione" > Impostazioni avanzate. Sono properties ad esempio:

• creazione di un nuovo utente o struttura

• modifica di un diritto di un utente

• aggiunta di un profilo utente

• modifica della segnatura nel file di stampigliatura

La loro modifica viene recepita dopo 15 minuti ed è consigliabile chiudere la finestra del browser o le tab aperte e avviare Titulus 5 in una nuova finestra.

Ricerca globale (o veloce)

Il modulo per la ricerca globale è sempre presente in alto, al centro della barra superiore. Si tratta di un campo testuale che consente di effettuare ricerche veloci su tutti i campi testuali delle varie tipologie di oggetti ricercabili (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori) e all'interno degli allegati testuali ai documenti. (specificare)

Ricerca avanzata

La Ricerca avanzata comprendere la stessa ricerca globale e consente di effettuare ricerche più mirate rispetto alla ricerca globale (veloce), grazie a un numero di criteri maggiore e al filtraggio dei risultati per tipologia di entità ricercata. 

Ricerca base

Il form di ricerca base è quello visualizzato all'ingresso della funzionalità:

Il form presenta i campi minimi e comuni a tutte le tipologie di oggetti ricercabili (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori), ovvero:

• Oggetto: il testo inserito viene cercato nell'oggetto di documenti, fascicoli e raccoglitori;
• Data creazione: compilabile con data singola o intervallo di date, sia a mano secondo il formato 'gg/mm/aaaa, sia attraverso la visualizzazione a calendario.

L'opzione "Cerca ovunque" consente di passare a una ricerca libera su tutti i campi testuali, equivalente a una ricerca globale eseguita dalla barra in alto. Quando l'opzione "Cerca ovunque" è attiva () la denominazione del campo Oggetto si modifica in 'Testo'. 

In basso a sinistra è presente il button 'Svuota campi' , con cui è possibile pulire tutti i campi della maschera di ricerca.

In basso a destra il button di avvio ricerca .

Filtri di ricerca

Nel modulo di ricerca avanzata, è possibile eseguire una ricerca applicando dei filtri ai risultati. Questo è possibile sia prima di avviare la ricerca, sia dopo averla eseguita. 

Si analizza qui il primo caso (esecuzione di una ricerca con applicazione di filtri). In un primo livello è possibile filtrare la ricerca per tipologia di entità (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori) attraverso i pulsanti posti in alto nella schermata di ricerca, sopra la card 'Campi di ricerca'.

Alla selezione di una tipologia di entità, il sistema 'esplode' il livello inferiore di filtri specifico per quella tipologia e restituisce maschere di ricerca distinte per documenti, fascicoli o raccoglitori, contenenti campi tipici della tipologia.

Ricerca con il filtro per Documenti

Selezionando il filtro tipologia Documenti, il sistema mostra i filtri per sotto-tipologia (In arrivo, In partenza, Tra uffici, Non protocollati) e i filtri ulteriori disponibili (Bozze/Non Bozze, Annullati/Non Annullati, Non repertoriati). Sotto i filtri, il sistema presenta la maschera di ricerca specifica per i documenti.

E' possibile eseguire una ricerca selezionando semplicemente i filtri desiderati, oppure avviarla compilando i campi della maschera del documento, che si presenta sotto i filtri.

Ad esempio, se si desidera ricercare tutti i documenti non repertoriati, basta selezionare il filtro idoneo e avviare la ricerca.

Oppure, se si vuole ricercare tutti i documenti in arrivo in bozza, basta selezionare i filtri idonei e avviare la ricerca.

Il modulo di ricerca documenti consente inoltre di ricercare per molteplici campi, in aggiunta ai filtri sopra selezionati. Il modulo è diviso in due sezioni, una contiene campi di ricerca base, comuni a tutti i documenti, e l'altra consente la ricerca con campi specifici per le tipologie di documento, in base alle configurazioni presenti (button ).

La sezione base dei Documenti è composta come di seguito:

e consente la ricerca per:

• Testo, che effettua una ricerca libera su tutti i campi testuali ed equivale all'opzione "Cerca ovunque" della ricerca base su tutte le tipologie di entità;
• Oggetto, se attivato il toggle in , restringe il range di ricerca al solo campo testuale "Oggetto"; 
• Anno, consente di effettuare la ricerca su un intero anno; il campo è valorizzabile manualmente oppure attraverso la selezione da calendario;
• Data protocollo, ricercabile come data singola o range di date, sia a mano secondo il formato 'gg/mm/aaaa, sia attraverso la visualizzazione a calendario.
• Data creazione, compilabile nelle stesse modalità della data di protocollo
• Id del documento, ricercabile con numero singolo o intervallo di numeri, scrivendo i due valori numerici separati dal trattino '-'
• Numero protocollo, ricercabile in due modalità
  • con numero di protocollo singolo, inteso come il solo valore numerico senza l'indicazione dell'anno ('/aaaa'); se si desidera ricercare un numero di protocollo conoscendone anche l'anno, è necessario inserire l'anno nel campo Anno e il numero nel campo Numero di protocollo;
  • per range numerico, scrivendo i due valori numerici separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Anno valorizzato.
    NOTA BENE: se il campo anno non è valorizzato, all'avvio della ricerca il sistema compila automaticamente il campo con l'anno corrente.

• Soggetto esterno, che effettua una ricerca all'interno dei mittenti e destinatari esterni dei documenti;
• Nome repertorio, che apre una tendina da cui selezionare i repertori configurati e ricercabili;
• Numero di repertorio, ricercabile in due modalità
  • con numero di repertorio singolo, inteso come il solo valore numerico senza l'indicazione dell'anno ('/aaaa'); se si desidera ricercare un numero di repertorio conoscendone anche l'anno, è necessario inserire l'anno nel campo Anno e il numero nel campo Numero di protocollo;
  • per range numerico, scrivendo i due valori numerici separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con i campi Nome repertorio e Anno valorizzati.
    NOTA BENE: se il campo anno non è valorizzato, all'avvio della ricerca il sistema compila automaticamente il campo con l'anno corrente.
• Classificazione documento, valorizzabile manualmente oppure attraverso la navigazione del Titolario cliccando l'icona  alla destra del campo;
• Tipologia documento, che apre una tendina da cui selezionare le tipologie configurate e ricercabili;
• UOR, che consente di ricercare per UOR di responsabilità del documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• RPA, che consente di ricercare per Responsabile del documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• Ufficio in CC, che consente di ricercare per UOR in Copia conoscenza nel documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• Persona in CC, che consente di ricercare per utente in Copia conoscenza nel documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• Registrazione a cura dell'ufficio, che consente di ricercare per UOR che ha curato la registrazione del documento; il campo è compilabile manualmente e il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti
• Registrazione a cura della persona, che consente di ricercare per utente che ha curato la registrazione del documento; il campo è compilabile manualmente e il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti
• Ultimo intervento dell'ufficio, che consente di ricercare per UOR che ha eseguito l'ultimo intervento sul documento; il campo è compilabile manualmente e il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti
• Ultimo intervento della persona, che consente di ricercare per utente che ha eseguito l'ultimo intervento sul documento; il campo è compilabile manualmente e il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti
• Voce d'indice, che effettua una ricerca all'interno delle voci d'indice configurate e inserite nel documento;
• Stato conservazione: con possibilità di ricercare il documento per stato "trasmessa", "rifiutata" o "versata" , attraverso un menù a tendina, per coloro che hanno attivato la relativa configurazione;
• PEC, che permette la ricerca tramite indirizzo pec di mittente/destinatario
• Email, che permette la ricerca tramite indirizzo mail di mittente/destinatario

Cliccando il button "Aggiungi metadati di contesto", il sistema consente di selezionare una tipologia di documento da ricercare, in base delle proprie configurazioni:

Per ogni tipologia selezionata si aprono ulteriori campi specifici di ricerca. Ad esempio:

La tipologia Fatture consente di effettuare la ricerca per:

• Tipologia fattura, con i valori: Fattura elettronica passiva, Fattura elettronica verso PA, Fattura elettronica verso privati;
• Numero fattura;
• C.F./P. IVA
• Data fattura.

La tipologia Albo ufficiale consente di effettuare la ricerca per:

• Data di pubblicazione, che si può specificare o come data singola o come range temporale attraverso il campo Fine periodo di pubblicazione;
• Richiedente.

Ricerca con il filtro per Fascicoli

Selezionando il filtro tipologia Fascicoli, il sistema mostra i filtri per sotto-tipologia (Generico, Studente, Personale, Persona giuridica) e i filtri per i fascicoli aperti o chiusi. Sotto i filtri, il sistema presenta la maschera di ricerca specifica per i fascicoli.

E' possibile eseguire una ricerca selezionando semplicemente i filtri desiderati, oppure avviarla compilando i campi della maschera del documento, che si presenta sotto i filtri.

Ad esempio, se si desidera ricercare tutti i fascicoli Studente, basta selezionare il filtro idoneo e avviare la ricerca.

Oppure, se si vuole ricercare tutti i fascicoli Studente chiusi, basta selezionare i filtri idonei e avviare la ricerca.

Il modulo di ricerca fascicoli consente inoltre di ricercare attraverso maschere specifiche per le tipologie di fascicolo, contenenti campi propri di quella tipologia. 

La ricerca base dei Fascicoli, senza alcuna tipologia di fascicolo filtrata, è composta come di seguito:

e consente la ricerca per:

• Oggetto: il testo inserito viene cercato nell'oggetto dei fascicoli;
• Anno: consente di effettuare la ricerca su un intero anno; il campo è valorizzabile manualmente oppure attraverso la selezione da calendario
• Data creazione: compilabile con data singola o intervallo di date, sia a mano secondo il formato 'gg/mm/aaaa', sia attraverso la visualizzazione a calendario.

Se si filtra la ricerca per fascicoli chiusi o aperti, la maschera di ricerca presentata è la stessa.

Se invece viene aggiunto un filtro di secondo livello (tipologia di fascicolo), la maschera di ricerca cambia e mostra campi specifici per le varie sotto-tipologie di fascicoli configurate, fra cui fascicoli generici, studente, personale, di persona giuridica.

Fascicolo generico. La maschera di ricerca per fascicoli generici è così composta:

e consente la ricerca per:

• Oggetto
• Anno
• Data creazione (singola o intervallo);
• UOR, che consente di ricercare per UOR di responsabilità del documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• RPA, che consente di ricercare per Responsabile del documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• Ufficio in CC, che consente di ricercare per UOR in Copia conoscenza nel documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• Persona in CC, che consente di ricercare per utente in Copia conoscenza nel documento; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• Ufficio incaricato come Operatore, che consente di ricercare per UOR dell'Operatore inserito nel fascicolo; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce le UOR attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire la UOR di appartenenza dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• Persona incaricata come Operatore, che consente di ricercare per utente inserito come Operatore nel fascicolo; se il campo è compilato manualmente, il sistema suggerisce gli utenti attraverso una tendina in base ai primi tre caratteri inseriti, ed è possibile inserire direttamente il nome dell'utente che esegue la ricerca cliccando sull'iconaalla destra del campo;
• Classificazione fascicolo, valorizzabile manualmente oppure attraverso la navigazione del Titolario cliccando l'icona alla destra del campo;
• Scarto, che consente la ricerca per periodo di conservazione registrata nel fascicolo attraverso un menù a tendina con i seguenti valori: 1 anno, 5 anni, 10 anni o illimitato;
• Numero fascicolo, ricercabile in due modalità
  • con numero di fascicolo singolo, inteso come il solo valore numerico; 
  • per range numerico, scrivendo i due valori separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Classificazione valorizzato.
    

Fascicolo studente. La maschera di ricerca per i fascicoli studente è così composta:

e consente la ricerca per:

• Nominativo, che in questa tipologia è contenuto solitamente nel campo oggetto del fascicolo;
• Anno
• Data creazione (singola o intervallo);
• Corso di studio
• Tipo corso
• Normativa
• Studente ID
• Matricola
• Codice Fiscale
• Data immatricolazione (singola o intervallo);
• Numero fascicolo, ricercabile in due modalità
  • con numero di fascicolo singolo, inteso come il solo valore numerico; 
  • per range numerico, scrivendo i due valori separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Classificazione valorizzato.

Fascicolo personale. La maschera di ricerca per i fascicoli personali è così composta:

e consente la ricerca per:

• Nominativo, che in questa tipologia è contenuto solitamente nel campo oggetto del fascicolo;
• Anno
• Data creazione (singola o intervallo);
• Matricola
• Codice Fiscale
• Categoria
• Tipo Personale
• Data assunzione (singola o intervallo);
• Data dimissione (singola o intervallo);
• Numero fascicolo, ricercabile in due modalità
  • con numero di fascicolo singolo, inteso come il solo valore numerico; 
  • per range numerico, scrivendo i due valori separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Classificazione valorizzato.

Fascicolo di persona giuridica. La maschera di ricerca per i fascicoli di persona giuridica è così composta

e consente la ricerca per:

• Oggetto
• Anno
• Data creazione (singola o intervallo)
• Numero fascicolo, ricercabile in due modalità
  • con numero di fascicolo singolo, inteso come il solo valore numerico; 
  • per range numerico, scrivendo i due valori separati dal trattino '-'; quest'ultima ricerca è possibile esclusivamente con il campo Classificazione valorizzato.

Ricerca con il filtro per Raccoglitori

Selezionando il filtro tipologia Raccoglitori, il sistema mostra i filtri per sotto-tipologia (Pubblico e Privato).

E' possibile eseguire una ricerca selezionando semplicemente i filtri desiderati, oppure avviarla compilando i campi della maschera del documento, che si presenta sotto i filtri.

Ad esempio, se si desidera ricercare tutti i raccoglitori privati, basta selezionare il filtro idoneo e avviare la ricerca.

La maschera di ricerca raccoglitori consente la ricerca per:

• Oggetto
• Data creazione (singola o intervallo)

Presentazione dei risultati

Una volta avviata una ricerca, la card 'Campi di ricerca' si chiude e il sistema presenta i risultati di ricerca in una card sottostante. I risultati sono mostrati in forma di elenco con le informazioni essenziali indicate dalle intestazioni di colonna: Oggetto, Info (solo per i Documenti) , Numero e data, Dettagli.

Nella colonna Oggetto sono mostrati:

• Icona specifica della tipologia (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori), sotto-tipologia (es. documento in arrivo, in partenza etc...) e stato (es. documento in bozza, fascicolo chiuso etc...);
  
  
  
• Oggetto del documento/fascicolo/raccoglitore; nei casi di eccessiva lunghezza il sistema mostra una freccia di espansione verso il basso:
  
  
  
  

Nella colonna Info, presente solo nella ricerca di documenti, viene indicato la presenza di allegati al documento (icona) e se si tratta di un documento inserito in un fascicolo (icona).

Nella colonna Numero e data sono mostrati i valori in diverse forme, a seconda dalla tipologia di entità elencata. 

Es.

• Documenti repertoriati, es: Decreti 2/2022 del 04/05/2022
• Documenti protocollati, es: Protocollo 127/2022 del 19/09/2022
• Bozze, es: Bozza del 15/09/2022
  
• Fascicoli, es. 2022-ADMNADM-07/07.00001
• Raccoglitori, es. ID: 486180

Nella colonna Dettagli sono mostrate informazioni diverse a seconda della tipologia di entità elencata.

• Per i documenti, in base alla tipologie e allo stato, sono mostrati Mittente/Destinatario oppure Responsabile;
• per i fascicoli generici sono mostrati Soggetto o, se mancante, il Responsabile; nei fascicoli speciali sono mostrati Nominativo (contenuto nell'oggetto) e Matricola;
• per i raccoglitori il Responsabile.

Se i risultati sono numerosi, il sistema propone una suddivisione in pagine. Attraverso i comandi posti sotto ai risultati di ricerca è possibile modificare il numero degli elementi visualizzati per pagina e sfogliare le pagine:

Inoltre, i filtri per tipologia posti in alto riportano sempre il numero di risultati trovati per ogni tipologia ricercata:

NOTA BENE: i risultati di ricerca si conformano ai diritti di visualizzazione dell'utente, quindi possono differire da utente a utente.

L'ordinamento dei risultati è in base alla rilevanza, in modo decrescente.

Esempi di ricerche

Già incluso nei suggerimenti di ricerca.

Applicazione di filtri post-ricerca

A seguito di una ricerca, è possibile restringere o ampliare i risultati di ricerca ottenuti attraverso i filtri già analizzati e presenti in alto, oppure, solo per la ricerca di Documenti, utilizzando i filtri mostrati nella colonna a destra (Faceted search). 

Attraverso il primo gruppo di filtri, è possibile infatti agire sul risultato di una ricerca qualsiasi modificando dinamicamente i filtri per tipologia di entità, sotto-tipologia e stato. Filtrare i risultati significa limitare o ampliare i criteri aggiunti in precedenza, per arrivare a risultati maggiormente significativi.

Ad esempio, se si effettua una ricerca per documenti attraverso il campo Oggetto, è possibile successivamente attivare il filtro di una sotto-tipologia (es. "In arrivo") per ottenere un elenco che mostra solamente i documenti in arrivo (se presenti) che corrispondono ai criteri già inseriti, in questo caso l'oggetto.

Dopodiché, è possibile selezionare ulteriori filtri per limitare ulteriormente i risultati, ad es. "Annullati":

Ad ogni filtro aggiunto o eliminato, l'elenco di risultati si aggiorna in base ad essi, parallelamente al contatore sempre presente nel filtro per tipologia selezionato.

NOTA BENE

• La selezione (a priori o a posteriori di una ricerca) di tutti e 3 i filtri per tipologia (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori) rende la ricerca avanzata identica a una ricerca senza filtri;
• La selezione di 2 filtri per tipologia comporta il ritorno a una maschera di ricerca base, con metadati comuni alle tipologie selezionate, e i risultati verranno ristretti ai filtri selezionati.

Filtri post-ricerca documenti (faceting)

Come anticipato, solo per la ricerca di Documenti, è possibile restringere i risultati di ricerca utilizzando i filtri che il sistema mostra nella colonna di destra una volta eseguita la ricerca.

NOTA BENE: questa funzionalità non si applica alla ricerca globale, cioè alla ricerca sul campo 'Testo', che effettua una ricerca libera su tutti i campi testuali.

Dopo aver eseguito una ricerca tra i documenti, nella colonna di destra il sistema mostra una serie di filtri per restringere i risultati in base alle informazioni presenti nei risultati stessi. Per applicare il filtro basta cliccare sopra una delle informazioni elencate. 

Inoltre, accanto ad ogni filtro, il faceting restituisce l'informazione del numero di documenti presente tra i risultati con quello specifico metadato.

Ad esempio, se è stata eseguita una ricerca senza valorizzare il campo Anno, il faceting consente di filtrare per tutti gli anni presenti nei risultati e di sapere quanti documenti per ogni anno sono presenti. Se ad esempio tra i risultati di ricerca non sono presenti documenti dell'anno 2021, il faceting non mostra il filtro per l'anno 2021.

Attraverso il faceting è possibile filtrare per:

• Anno, cliccando su uno degli anni presenti tra i risultati di ricerca e mostrati in ordine cronologico decrescente

Es.

• Tipologia, cliccando su una delle tipologie presenti tra i risultati di ricerca e mostrate in ordine decrescente di occorrenze all'interno dei risultati di ricerca

Es.

• Soggetto esterno, tra quelli mostrati in ordine decrescente di occorrenze all'interno dei risultati di ricerca

Es.

• Classificazione, tra quelle mostrati in ordine decrescente di occorrenze all'interno dei risultati di ricerca

Es.

• UOR, tra quelli mostrati in ordine decrescente di occorrenze all'interno dei risultati di ricerca

Es.

• Referente interno, tra quelli mostrati in ordine decrescente di occorrenze all'interno dei risultati di ricerca

Es.

Per estendere l'elenco dei filtri disponibili all'interno di ogni card, cliccare sulla freccia  posta in basso.

Una volta selezionato un filtro nel faceting, i risultati di ricerca si aggiornano restringendo l'elenco ai soli documenti corrispondenti ai criteri ricercati. Gli stessi filtri del faceting si aggiornano in base al nuovo risultato di ricerca ottenuto.

Per rimuovere il filtro selezionato, cliccare sull'icona  che compare dopo l'attivazione del filtro. Es. per il filtro anno 2022: 

Operazioni sulle ricerche

Dopo aver effettuato una ricerca, in alto a destra nella card 'Risultati di ricerca' compaiono 4 icone con cui è possibile:

•  effettuare un export di tutti i risultati della ricerca;
•  eseguire una stampa registro
• salvare la ricerca effettuata
• avviare una nuova ricerca

Inoltre, nella colonna a destra dei risultati di ricerca, compare il toggle della funzionalità 'Azioni massive':

con cui è possibile eseguire delle azioni su molteplici risultati di ricerca massivamente.

Effettuare un export dei risultati di ricerca

La funzione di export permette di ottenere un file .cvs che contenente i metadati di tutti i risultati della ricerca. Cliccando il button "Esporta tutto", compare il messaggio "Richiesta estrazione documenti: riceverai una e-mail e una notifica ad operazione conclusa". 

Una volta che l'export è stato generato, l'email avvisa l'utente in questo modo:

Es. "Esportazione completata. Il file: 2022-02-10T10:59:27.801_Export.csv è stato generato. Accedi a Titulus per scaricare il file dalla sezione notifiche. Nota bene: il file è disponibile al download fino alle 72 ore successive alla ricezione della presente email".

La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche in alto. Cliccando sulla campanella è possibile selezionare l notifica di "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv. 

Qualora, nel momento del clic sul button "Esporta tutto", la campanella delle notifiche fosse disattivata per l'utente, non solo sarà inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.

Per l'abilitazione delle notifiche, si veda Notifiche.

Stampa registro

A partire dai risultati di una ricerca, è possibile utilizzare la funzionalità "Stampa registro". Una volta attivati tramite interruttore i i campi di interesse e selezionato il metodo di ordinamento dal menu a tendina, sarà possibile avviare la stampa in formato PDF cliccando su "Conferma": Distinta di consegna?

L'utente riceverà un'email di avviso di avvenuta creazione del registro, che sarà possibile scaricare accedendo all'elenco dalla campanella delle Notifiche:

Salvare la ricerca effettuata

Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile salvarla cliccando il button "Salva ricerca", in modo da richiamarla successivamente come Ricerca salvata o come Modello di ricerca.

"Salva ricerca" apre infatti una finestra con le seguenti opzioni:

Segue uno specchietto per le due casistiche:

Esempio di Modello limitato a 2 campi (Testo e Anno) e 1 filtro (Documenti):

In entrambi i casi (ricerche e modelli) si può salvare una ricerca come Nuova ricerca/Nuovo modello, oppure si può salvare sovrascrivendo una ricerca/modello esistente.

Esecuzione di ricerche salvate

L'elenco delle ricerche salvate e dei modelli di ricerca è mostrato nella colonna a destra del modulo di ricerca avanzata:

Dal momento che ricerche e modelli sono salvati per l'utente collegato e visibili solamente a lui, inizialmente la finestra (sidenav) sarà vuota e si presenterà così:

mentre dopo alcuni salvataggi di ricerche e modelli potrebbe presentarsi così:

Con l'icona "cestino"  si eliminano ricerche e modelli.

Con l'icona "stellina"  si possono aggiungere le ricerche a un elenco di "Preferiti" presente nella Dashbord, nella home dei Documenti e nella home dei Fascicoli e Raccoglitori.

es.

Cliccando su una ricerca o un modello salvato si esegue la ricerca: vengono così mostrati i risultati secondo i valori della ricerca salvata oppure il modulo di ricerca salvato come modello.

Avviare una nuova ricerca

Dal button "Nuova ricerca" è possibile avviare una nuova ricerca. Con questa funzionalità il sistema riporta direttamente al form di Ricerca base, resettando tutti i filtri applicati e svuotando i campi valorizzati in precedenza.

Visualizzazione e modifica dei criteri di ricerca

Dopo aver eseguito una ricerca, per visualizzare i dettagli della ricerca o modificare i criteri inseriti basterà riaprire nuovamente la card 'Campi di ricerca', posta in alto ai risultati ottenuti, con la freccia .

Funzionalità Attiva azioni massive

Dopo aver effettuato una ricerca, è possibile eseguire azioni massive su molteplici risultati di ricerca attraverso la funzionalità attivabile nella colonna a destra:

Attivando tale funzionalità. nei risultati di ricerca comparirà una checkbox list

Iniziando a selezionare i documenti della nostra ricerca compariranno le azioni possibili da eseguire:

DA QUI

• Aggiungi CC
• Aggiungi nota pubblica
• Fascicola
• Esporta selezione

Aggiungi CC

Selezionando il button "Aggiugni CC" è possibile inserire ai documenti che abbiamo selezionato persone e/o uffici in Copia Conoscenza. Comparirà una dialog dove compilare la persona in Copia Conoscenza e una richiesta di conferma, come nell'immagine che segue:

Alla conferma uscirà un Report se l'azione massiva ha avuto esito positivo o esito negativo:

Aggiungi nota pubblica

Selezionando il button "aggiungi nota pubblica" è possibile inserire la stessa nota per i diversi documenti selezionati. Comparirà una dialog dove compilare la nota da inserire:

Alla conferma comparirà il Report che confermerà o meno l'avvenuta operazione:

Fascicola

Selezionando il button "fascicola" si apre il processo di fascicolazione dei documenti selezionati:

Si procede, dunque, alla fascicolazione dei documenti così come descritto nel Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti.

Esporta selezione

La funzione di export permette di ottenere un file .cvs che riporta i metadati e i valori, laddove presenti, dei soli selezionati tra i risultati della ricerca. Cliccando il button "Esporta selezione", appare una casella con la dicitura "Richiesta estrazione documenti: riceverai una e-mail e una notifica ad operazione conclusa". 

L'email avvisa l'utente: "Esportazione completata. Il file: 2022-02-10T10:59:27.801_Export.csv è stato generato. Accedi a Titulus per scaricare il file dalla sezione notifiche. Nota bene: il file è disponibile al download fino alle 72 ore successive alla ricezione della presente email".

La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche. Cliccando sulla campanella delle notifiche si può cliccare su "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv. 

Qualora, nel momento del clic sul button "Esporta selezione", la campanella delle notifiche sia disattivata per l'utente, verrà non solo inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.

Stampa registro

La funzionalità "Stampa registro" permette di ottenere un file in formato PDF dei soli documenti selezionati tra i risultati della ricerca. Cliccando sul button "Stampa registro", una volta attivati tramite interruttore i i campi di interesse e selezionato il metodo di ordinamento dal menu a tendina, sarà possibile avviare la stampa in formato PDF cliccando su "Conferma":

L'utente riceverà un'email di avviso di avvenuta creazione del registro, che sarà possibile scaricare accedendo all'elenco della campanella delle Notifiche: