Nuova Ricerca - Manuale utente Titulus 5 - Ricerca globale e avanzata

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SOMMARIO

Che cosa trovo in questa pagina?

Questa pagina descrive il modulo "Ricerca" (avanzata o globale) di Titulus 5 e qui si trovano le informazioni per l'utilizzo del modulo.

In questa pagina non si trovano le informazioni di eventuali fasi preliminari, come la registrazione di documenti, fascicoli e raccoglitori, che sono demandate ai rispettivi manuali specifici.

Introduzione

Che cos'è il modulo Ricerca (avanzata o globale)?

In breve, il modulo consente di ricercare Documenti, Fascicoli e Raccoglitori. Le funzionalità di ricerca globale e avanzata sono presenti in tutte le sezioni di Titulus 5, dal momento che fanno parte della barra superiore (topbar) e della barra di navigazione (navbar) di sinistra.

La ricerca globale, sempre presente al centro della barra superiore, consente una ricerca veloce su tutti i campi testuali delle varie tipologie di oggetti ricercabili (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori e allegati testuali ai documenti):

La ricerca avanzata, raggiungibile dalla barra di navigazione, consente di effettuare ricerche più mirate grazie a un numero di criteri maggiore e al filtraggio dei risultati per tipologia di entità ricercata e può comprendere la ricerca globale:

Icona specifica

Quando utilizzo il modulo Ricerca?

Il modulo "Ricerca" viene utilizzato quando si ha necessità di cercare un documento, un fascicolo o un raccoglitore.

A chi si rivolge il modulo Ricerca?

La funzionalità è utilizzata da tutte le tipologie di utenti di Titulus.

Come accedo al modulo?

Come detto, la ricerca globale è sempre presente al centro della barra superiore, mentre la ricerca avanzata è sempre raggiungibile dalla barra di navigazione cliccando l'icona specifica:

Utilizzo in mobilità

Tutto il servizio Titulus 5 è utilizzabile in mobilità tramite tablet o smartphone grazie alla sua tecnologia responsive, quindi anche il modulo "Ricerca" è predisposto per tale uso.

Configurazioni e properties

Le funzioni di Titulus 5 sono regolate da configurazioni e properties.

Le configurazioni riguardano entità come:

• mezzi di trasmissione (e-mail, PEC, etc.)
• titolario di classificazione
• trasparenza
• struttura dei sottofascicoli
• repertori
• predefiniti

e sono operazioni tipicamente di avvio di una nuova installazione, che generalmente vengono fatte in stretta collaborazione con il supporto del CINECA. 

L'intervento sulle configurazioni non dà un esito immediatamente visibile all'utente. Infatti, per recepire nuove configurazioni o variazioni alle configurazioni esistenti, è necessario un riavvio del server, che è pianificato ogni notte. Si consiglia quindi di effettuare le variazioni alle configurazioni a fine giornata lavorativa in modo da poterle vedere la mattina successiva.

Le properties sono opzioni che abilitano o disabilitano alcune funzioni del software o governano particolari comportamenti dell'applicativo e vengono regolate da Titulus 4 alla voce "Strumenti di amministrazione" > Impostazioni avanzate. Sono properties ad esempio:

• creazione di un nuovo utente o struttura
• modifica di un diritto di un utente
• aggiunta di un profilo utente
• modifica della segnatura nel file di stampigliatura

La loro modifica viene recepita dopo 15 minuti ed è consigliabile chiudere la finestra del browser o le tab aperte e avviare Titulus 5 in una nuova finestra.

NOTA BENE I risultati della ricerca dei documenti vengono riportati secondo il criterio impostato dall'utente nella sezione "Profilo e Impostazioni".

aggiungere qui una sezione che spieghi che la ricerca è comune a tutti, ma ogni utente visualizza i risultati in base ai diritti che possiede. + sezione profilo e impostazioni con screen della priorità Documenti da spiegare

• attivare di default il filtro sulla tipologia Documenti sia nella Ricerca globale che Avanzata, consentendo l'ordinamento dei risultati per numero e data di protocollo/creazione

Ricerca globale (o veloce)

Il modulo per la ricerca globale è sempre presente in alto, al centro della barra superiore. Si tratta di un campo testuale che consente di effettuare ricerche veloci su tutti i campi testuali delle varie tipologie di oggetti ricercabili (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori) e all'interno degli allegati testuali ai documenti. (specificare)

Eseguendo una ricerca attraverso il modulo in alto di ricerca globale, automaticamente il sistema restituisce l'elenco dei risultati nel modulo ricerca avanzata.

Ricerca avanzata

La Ricerca avanzata consente di effettuare ricerche più mirate rispetto alla ricerca globale (veloce), grazie a un numero di criteri maggiore e al filtraggio dei risultati per tipologia di entità ricercata, ma può comprendere la stessa ricerca globale.

Ricerca base

Il form di ricerca base è quello visualizzato all'ingresso della funzionalità e si compone di 4 campi:

e presenta i campi minimi e comuni a tutte le tipologie di oggetti ricercabili (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori), ovvero:

L'opzione "Cerca ovunque" consente di passare a una ricerca libera su tutti i campi testuali, quindi equivale ad una ricerca globale e produce i medesimi risultati della ricerca globale posizionata in alto, al centro della barra superiore. Quando l'opzione "Cerca ovunque" è attiva () il testo nel campo "oggetto cambia in "testo". A differenza della ricerca globale, con il "Cerca ovunque" è possibile salvare le ricerche come ricerche o come modelli di ricerca.

Presentazione dei risultati

I risultati sono presentati in forma di elenco con intestazioni di colonna (Oggetto, Numero e data, Dettagli) e ogni risultato è in questa forma:

ovvero con:

• Icona specifica della tipologia di oggetto (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori) e sotto-tipologia (in arrivo, in partenza, etc.)
  
  
  
  
• Oggetto di lunghezza variabile; nei casi di lunghezza maggiore compare una freccia di espansione verso il basso:
  
  
  
  
• Numero e data, che può essere:
  • Documenti repertoriati, es: Decreto rettorale 45 del 01/02/2017
  • Documenti protocollati, es: Protocollo 101 del 01/02/2017
  • Bozze, es: Bozza 131321321 del 01/02/2017
    
  • Fascicoli, es. 2013-UNLECLE-03/14.00128
  • Raccoglitori, es. ID: 450574.
• Dettagli, che possono essere:
  • (Documento)
    • Arrivo: "Da: Mittente (a capo) A: RPA (UOR)"
    • Partenza: "Da: RPA (UOR) (a capo) A: Destinatari (elenco preceduto da "A:")"
    • Interno; "Da: RPAM (UORM) (a capo) A:  RPA (UOR)"
    • Varie: "Responsabile: RPA (UOR)".
  • (Fascicolo)
    • Standard (Generico): i dettagli mostrano il Soggetto.
    • Speciale (Studente o Personale): i dettagli mostrano Nome (che in questo tipo di fascicoli è contenuto nell'oggetto) e Matricola.
    • Personalizzato: i dettagli mostrano i dati di contesto.
  • (Raccoglitore)
    • RPA (UOR).

Quando i risultati sono numerosi sono seguiti da un sistema di suddivisione dei risultati in pagine, di questo tipo:

Ordinamento dei risultati

L'ordinamento dei risultati è in base alla rilevanza, in modo decrescente.

Restrizione dei risultati in base ai diritti utente

I risultati si conformano ai diritti dell'utente collegato, quindi possono differire da utente a utente.

Esempi di ricerche

Filtraggio dei risultati

In Titulus 5 è possibile filtrare i risultati di una ricerca - globale o avanzata - per tipologia di entità (Documenti, Fascicoli e Raccoglitori) e sotto-tipologia. Questo filtraggio può essere disposto prima di effettuare la ricerca (usando campi specifici delle varie entità) oppure dopo averla effettuata. Vediamo inizialmente questo secondo caso.

A seguito di una ricerca è possibile effettuare un filtraggio dei risultati per tipologia di entità. Filtrare i risultati significa limitarli ad una o più tipologie, oppure aggiungere criteri per raffinare la ricerca e arrivare ai risultati maggiormente significativi.

Le tipologie che è possibile ricercare sono: Documenti, Fascicoli e Raccoglitori.

Ad esempio, si effettua una ricerca per oggetto sul modulo base e, dopo aver ottenuto i risultati, si preme il filtro su "Documenti" e si ottiene un elenco che mostra solamente i documenti (se presenti) che corrispondono ai criteri di ricerca. Il filtro "Documenti" riporterà fra parentesi la numerosità dei risultati:

Dopodiché è possibile selezionare i filtri di secondo livello per limitare i risultati a una sotto-tipologia, ad es. "in partenza":

NOTA BENE

• La selezione (a priori o a posteriori di una ricerca) di tutti e 3 i filtri rende la ricerca avanzata identica a una ricerca senza filtri.
• La selezione di 2 filtri comporta il ritorno a una maschera di ricerca base e i risultati verranno ristretti ai filtri selezionati.

Vediamo adesso i filtri disponibili per effettuare una ricerca:

Nel caso in cui si voglia avviare una ricerca per i soli documenti non repertoriati, è necessario selezionare i filtri di secondo livello per limitare i risultati a una sotto-tipologia, ad es. "in partenza". Dopodiché, è possibile azionare l'interruttore "Escludi i documenti repertoriati" ed eventualmente valorizzare ulteriori campi di ricerca, dunque avviare la ricerca.

Nel caso in cui si voglia avviare una ricerca per i soli  documenti con almeno un file firmato digitalmente, è necessario selezionare i filtri di secondo livello per limitare i risultati a una sotto-tipologia, ad es. "in arrivo". Dopodiché, è possibile azionare l'interruttore "Escludi i documenti senza file firmati" ed eventualmente valorizzare ulteriori campi di ricerca, dunque avviare la ricerca.

Ricerca avanzata con filtri e campi specifici

Specializzando la ricerca, ovvero usando i filtri prima di effettuarla, verranno visualizzate maschere di ricerca avanzata contenenti ulteriori campi tipici della tipologia o sotto-tipologia di oggetti selezionata.

Filtri per Documenti

Il modulo di ricerca è diviso in due sezioni, una che contiene campi di ricerca base e un'altra che contiene ulteriori campi di ricerca.

La sezione base consente di effettuare la ricerca per:

• testo, che effettua una ricerca libera su tutti i campi testuali ed equivale all'opzione "Cerca ovunque" della ricerca base;
• testo in "Solo oggetto", toggle attivabile che restringe il range di ricerca al solo campo testuale "oggetto"; 
• anno, consente di effettuare la ricerca su un intero anno;
• data, che può essere data protocollo (selezionata per default) o data creazione, e che è ricercabile come data singola o range di date;
• numero protocollo (selezionata per default) o ID, entrambi ricercabili per numero singolo o intervallo;
• numero di repertorio
• nome repertorio, che apre una tendina contenente i possibili repertori ricercabili;

Se viene aggiunto un filtro di secondo livello, ad es. "in partenza", compare una sezione specifica "Soggetti", che consente di ricercare per:

• mittente
• destinatario

Questa sezione è attiva per le sotto-tipologie "in arrivo", "in partenza" e "tra uffici".

La sezione "Altri campi e filtri di ricerca" consente di effettuare la ricerca per:

• UOR, con possibilità di ricercare una UOR o quella specifica dell'utente collegato grazie al button "Inserisci la mia UOR";
• RPA, con possibilità di ricercare un RPA o l'utente collegato come RPA grazie al button "Inseriscimi come RPA";
• Ufficio in CC, con possibilità di ricercare un Ufficio in CC o l'ufficio specifico dell'utente collegato grazie al button "Inserisci il mio ufficio in CC";
• Persona in CC, con possibilità di ricercare una Persona in CC o l'utente collegato come CC grazie al button "Inseriscimi come CC";
• Classificazione documento, con possibilità di ricerca il documento per indice di classificazione definito nel Titolario;
• Voce d'indice, con possibilità di ricercare il documento per voce o voci d'indice configurate;
• Stato conservazione: con possibilità di ricercare il documento per stato "trasmessa", "versata" o "rifiutata" per coloro che hanno attivato la relativa configurazione;
• Documenti annullati: con possibilità di ricercare il documento per "solo annullati" o "solo NON annullati";
• Documenti in bozza: con possibilità di ricercare il documento per "solo bozze" o "solo NON bozze";
• button "Aggiungi altri campi di ricerca +" che consente di aprire ulteriori campi.
• button "Aggiungi metadati di contesto +" che consente di aprire ulteriori campi.

Il popup "Aggiungi altri campi di ricerca" consente di ricercare mediante l'indirizzo PEC, l'indirizzo mail, registrazione a cura dell'ufficio, registrazione a cura della persona, ultimo intervento dell'ufficio, ultimo intervento della persona.

Il popup "Aggiungi metadati di contesto" consente di ricercare per alcune tipologie sulla base delle proprie configurazioni:

Per ogni tipologia selezionata si aprono ulteriori campi specifici. Ad esempio:

La tipologia Fatture consente di effettuare la ricerca per:

• tipologia fattura, con i valori: Fattura elettronica passiva, Fattura elettronica verso PA, Fattura elettronica verso privati;
• numero fattura;
• C.F./P. IVA
• data fattura.

La tipologia Albo ufficiale consente di effettuare la ricerca per:

• data di pubblicazione, che si può specificare o come data singola o come range temporale;
• richiedente

Filtraggio per Fascicoli

Il modulo di ricerca tra i fascicoli consente di effettuare la ricerca per:

• checkbox fascicoli aperti o fascicoli chiusi
• oggetto
• anno
• data, che si può specificare o come data singola o come range temporale;

Se viene aggiunto un filtro di secondo livello, il modulo di ricerca cambia e mostra campi specifici per le varie sotto-tipologie di fascicoli che l'ateneo ha richiesto, fra cui fascicoli generici, studente, personale, di persona giuridica.

Fascicolo generico. Il modulo di ricerca tra i fascicoli generici consente di effettuare la ricerca per:

• checkbox Fascicoli aperti o Fascicoli chiusi
• Oggetto
• Anno
• Data, che si può specificare o come data singola o come range temporale;
• UOR, con possibilità di ricercare una UOR o quella specifica dell'utente collegato grazie al button "Inserisci la mia UOR";
• RPA, con possibilità di ricercare un RPA o l'utente collegato come RPA grazie al button "Inseriscimi come RPA";
• Ufficio in CC, con possibilità di ricercare un Ufficio in CC o l'ufficio specifico dell'utente collegato grazie al button "Inserisci il mio ufficio in CC";
• Persona in CC, con possibilità di ricercare una Persona in CC o l'utente collegato come CC grazie al button "Inseriscimi come CC";
• Ufficio in ITF, con possibilità di ricercare un Ufficio in ITF o l'ufficio specifico dell'utente collegato grazie al button "Inserisci il mio ufficio come operatore";
• Persona in ITF, con possibilità di ricercare una Persona in ITF o l'utente collegato come operatore grazie al button "Inseriscimi come operatore";
• Classificazione;
• Scarto, che può essere valorizzato a 1 anno, 5 anni, 10 anni o illimitato;
• Numero del fascicolo, che può essere un numero singolo o un range di numeri.

Fascicolo studente. Il modulo di ricerca tra i fascicoli studente consente di effettuare la ricerca per:

• checkbox Fascicoli aperti o Fascicoli chiusi
• Nominativo
• Anno
• Data, che si può specificare o come data singola o come range temporale;
• Corso di studio
• Tipo corso
• Normativa
• Studente ID
• Data immatricolazione, che si può specificare o come data singola o come range temporale;
• Matricola
• Codice Fiscale
• Numero del fascicolo, che può essere un numero singolo o un range di numeri.

Fascicolo personale. Il modulo di ricerca tra i fascicoli personali consente di effettuare la ricerca per:

• checkbox Fascicoli aperti o Fascicoli chiusi
• Nominativo
• Anno
• Data, che si può specificare o come data singola o come range temporale;
• Matricola
• Codice Fiscale
• Categoria
• Data assunzione (selezionata per default) o data dimissione, che è ricercabile come data singola o range di date;
• Tipo Personale
• Numero del fascicolo, che può essere un numero singolo o un range di numeri.

Fascicolo di persona giuridica. Il modulo di ricerca tra i fascicoli di persona giuridica consente di effettuare la ricerca per:

• checkbox Fascicoli aperti o Fascicoli chiusi
• Oggetto
• Anno
• Data, che si può specificare o come data singola o come range temporale;
• Numero del fascicolo, che può essere un numero singolo o un range di numeri.

Filtraggio per Raccoglitori

Il modulo di ricerca tra i fascicoli consente di effettuare la ricerca per:

• Testo libero
• Data, che si può specificare o come data singola o come range temporale;

Operazioni sulle ricerche

Dopo aver effettuato una ricerca, alla destra del titolo "La tua ricerca" compaiono 5 icone  con cui è possibile:

• modificare la ricerca effettuata
• effettuare un export di tutti i risultati della ricerca
• salvare la ricerca effettuata
• visualizzare i dettagli della ricerca effettuata
• avviare una nuova ricerca

Modificare la ricerca effettuata

La modifica non fa altro che riaprire il modulo di ricerca per cambiare il valore ricercato (ad es. cambiare l'anno) o eventualmente aggiungere dei criteri. Dopodiché basta riavviare la ricerca per verificare i nuovi risultati.

Effettuare un export di tutti i risultati della ricerca

La funzione di export permette di ottenere un file .cvs che riporta i metadati e i valori, laddove presenti, di tutti i risultati della ricerca. Cliccando il button "Esporta tutto", appare una casella con la dicitura "Richiesta estrazione documenti: riceverai una e-mail e una notifica ad operazione conclusa". 

L'email avvisa l'utente: "Esportazione completata. Il file: 2022-02-10T10:59:27.801_Export.csv e' stato generato. Accedi a Titulus per scaricare il file dalla sezione notifiche. Nota bene: il file e' disponibile al download fino alle 72 ore successive alla ricezione della presente email".

La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche. Cliccando sulla campanella delle notifiche si può cliccare su "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv. 

Qualora, nel momento del clic sul button "Esporta tutto", la campanella delle notifiche sia disattivata per l'utente, verrà non solo inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.

Salvare la ricerca effettuata

Dopo aver effettuato una ricerca è possibile salvarla cliccando il button "Salva ricerca" per poi richiamarla successivamente come ricerca salvata o come modello di ricerca.

"Salva ricerca" apre una finestra con le seguenti opzioni:

Segue uno specchietto per le due casistiche:

Esempio di Modello limitato a 2 campi (Testo e Anno) e 1 filtro (Documenti):

In entrambi i casi (ricerche, modelli) si può salvare una ricerca come nuova ricerca (nuovo modello) o sovrascrivendo una ricerca (modello) esistente.

Esecuzione di ricerche salvate

Ricerche salvate e modelli di ricerca vengono elencati in una finestra laterale (chiamata sidenav) attivabile cliccando l'icona "..." presente nella topbar, alla destra del campo di ricerca:

Cliccando tale icona si apre una finestra laterale destra che ha come titolo "Ricerche e Modelli" e come contenuto le ricerche e i modelli salvati. Dal momento che ricerche e modelli sono salvati per l'utente collegato, inizialmente la finestra (sidenav) sarà vuota e si presenterà così:

mentre dopo alcuni salvataggi di ricerche e modelli potrebbe presentarsi così:

Con l'icona "cestino"  si eliminano ricerche e modelli.

Con l'icona "stellina"  si possono aggiungere le ricerche a un elenco di "Preferiti" presente in home page, nella home dei Documenti e nella home dei Fascicoli e Raccoglitori.

Cliccando sulle ricerche o modelli salvati si esegue la ricerca: vengono così mostrati i risultati secondo i valori della ricerca salvata oppure il modulo di ricerca salvato come modello.

Visualizzare i dettagli della ricerca effettuata

Consente di mostrare al di sotto del titolo dei risultati il criterio o i criteri che erano stati ricercati e i valori ricercati. Esempio:

Avviare una nuova ricerca

Dal button "Nuova ricerca" è possibile avviare una nuova ricerca. 

Stampa registro

A partire dai risultati di una ricerca, è possibile utilizzare la funzionalità "Stampa registro", tramite l'icona . Una volta attivati tramite interruttore i i campi di interesse e selezionato il metodo di ordinamento dal menu a tendina, sarà possibile avviare la stampa in formato PDF cliccando su "Conferma":

L'utente riceverà un'email di avviso di avvenuta creazione del registro, che sarà possibile scaricare accedendo all'elenco della campanella delle Notifiche:

La stampa è attivabile anche dalle azioni massive (vedi ).

Funzionalità: Attiva azioni massive

Attivando tale funzionalità, una volta effettuata la ricerca, comparirà una checkbox list:

Iniziando a selezionare i documenti della nostra ricerca compariranno le azioni possibili da effettuare:

• Aggiungi CC
• Aggiungi nota pubblica
• Fascicola
• Esporta selezione

Aggiungi CC

Selezionando il button "Aggiugni CC" è possibile inserire ai documenti che abbiamo selezionato persone e/o uffici in Copia Conoscenza. Comparirà una dialog dove compilare la persona in Copia Conoscenza e una richiesta di conferma, come nell'immagine che segue:

Alla conferma uscirà un Report se l'azione massiva ha avuto esito positivo o esito negativo:

Aggiungi nota pubblica

Selezionando il button "aggiungi nota pubblica" è possibile inserire la stessa nota per i diversi documenti selezionati. Comparirà una dialog dove compilare la nota da inserire:

Alla conferma comparirà il Report che confermerà o meno l'avvenuta operazione:

Fascicola

Selezionando il button "fascicola" si apre il processo di fascicolazione dei documenti selezionati:

Si procede, dunque, alla fascicolazione dei documenti così come descritto nel Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti.

Esporta selezione

La funzione di export permette di ottenere un file .cvs che riporta i metadati e i valori, laddove presenti, dei soli selezionati tra i risultati della ricerca. Cliccando il button "Esporta selezione", appare una casella con la dicitura "Richiesta estrazione documenti: riceverai una e-mail e una notifica ad operazione conclusa". 

L'email avvisa l'utente: "Esportazione completata. Il file: 2022-02-10T10:59:27.801_Export.csv è stato generato. Accedi a Titulus per scaricare il file dalla sezione notifiche. Nota bene: il file è disponibile al download fino alle 72 ore successive alla ricezione della presente email".

La notifica dell'export appare sulla campanella delle notifiche. Cliccando sulla campanella delle notifiche si può cliccare su "Esportazione completata" e scaricare in locale il file .csv. 

Qualora, nel momento del clic sul button "Esporta selezione", la campanella delle notifiche sia disattivata per l'utente, verrà non solo inviata comunque la mail di avviso ma, alla riattivazione della campanella delle notifiche per l'utente, risulterà la notifica dell'esportazione completata.

Stampa registro

La funzionalità "Stampa registro" permette di ottenere un file in formato PDF dei soli documenti selezionati tra i risultati della ricerca. Cliccando sul button "Stampa registro", una volta attivati tramite interruttore i i campi di interesse e selezionato il metodo di ordinamento dal menu a tendina, sarà possibile avviare la stampa in formato PDF cliccando su "Conferma":

L'utente riceverà un'email di avviso di avvenuta creazione del registro, che sarà possibile scaricare accedendo all'elenco della campanella delle Notifiche: