7. Gestire le indisponibilità

Oltre a gestire gli impegni accademici, University Planner prevede la gestione dei "non impegni", o meglio delle così dette indisponibilità. Con indisponibilità si intendono tutte quelle occasioni in cui una risorsa non è disponibile per la pianificazione. L'esempio più semplice di indisponibilità sono i giorni di chiusura per ferie, per festività nazionali o per festività locali come i patroni. In questi casi l'intero ateneo chiude quindi possiamo classificare tali eventi come "indisponibilità totale" (ossia la non disponibilità riguarda TUTTE le aule oppure TUTTE le aule e TUTTI i docenti del contesto in cui si opera). 

Ci sono invece alcune occorrenze in cui è solo una singola risorsa o un gruppo ristretto di esse a non essere disponibili: un docente che si ammala, di un aula che necessita di manutenzione ordinaria o straordinaria, uno strumento che va sostituito. Questi ultimi esempi rientrano nelle "indisponibilità parziali".

Per rendere intuitiva la gestione delle indisponibilità UP le tratta esattamente come gli eventi spot. Le persone incaricate di gestire le indisponibilità devono avere come ruolo creatoreIndisponibilita (o supervisore) altrimenti non potranno procedere. 

E' inoltre presente in "Configurazione generale" la possibilità di non consentire al creatoreIndisponibilità di creare indisponibilità totali. In questo caso solo il supervisore avrà tale responsabilità.

Tutte le indisponibilità legate al contesto in uso sono raccolte nella funzionalità "Indisponibilità" del menu principale. Il colore del simbolo "indisponibilità" mostrato in questa funzionalità indica la tipologia di indisponibilità:

• verde = indisponibilità parziale (quindi presuppone che sia valorizzata almeno una risorsa tra Aula/Docente/Risorsa mobile)
• rosso = indisponibilità totale (ossia che riguarda tutte le risorse/tutte le aule del contesto)

Sul calendario di pianificazione invece le indisponibilità sono contraddistinte dall'icona "divieto" sempre di color rosso scuro e  con la stringa "INDISPONIBILITÀ" che precede la causale (es. Festività natalizie).

Per inserire una indisponibilità è necessario cliccare sul giorno desiderato e compilare i dati come segue:

• Selezionare la casella "indisponibilità".
• In caso di chiusura generale dell'attività selezionare anche la casella "indisponibilità totale (solo aule)" (ossia l'indisponibilità riguarda TUTTE le aule) oppure "indisponibilità totale (tutte le risorse)" (ossia l'indisponibilità riguarda TUTTE le risorse: aule e docenti).
• Inserire una causale significativa (es. Patrono, Festività natalizie, Manutenzione, etc..) in quanto tale dicitura sarà riportata anche sui calendari pubblici.
• Inserire la causale tradotta in lingua inglese.

• Inserire/confermare data e ora di indisponibilità. Se l'indisponibilità durerà più giorni va inserita la data del primo giorno. Se dura l'intera giornata basterà selezionare "intera giornata".

• Selezionare il contesto al quale applicare l'indisponibilità. Se non si è supervisore di default è indicato il contesto in uso e sarà possibile aggiungere solo contesti su cui si ha permesso di intervenire. In caso non ne venisse selezionato nessuno l'indisponibilità sarà applicata a tutti i contesti di competenza (questa operazione può essere fatta solo dal supervisore, salvo eccezioni). Per inserire più di un contento è possibile usare lo strumento "Seleziona contesti" (icona a forma di quadrato con freccia diagonale) che consente di effettuare la selezione multipla e di utilizzare i filtri.
  
  
  

  ATTENZIONE

  Da "Configurazione Generale" il supervisore può decidere di "potenziare" il ruolo creatoreIndisponibilita per consentirgli di creare indisponibilità parziali (NON TOTALI!) applicate a tutti i contesti mentre normalmente ciascun utente con tale ruolo può gestire e creare indisponibilità legate unicamente ai propri contesti. L'opzione che consente tale "potenziamento" si chiama "Consenti al creatoreIndisponibilità di creare indisponibilità parziali applicate a tutti i contesti" (vedi paragrafo "Configurare UP").   

  Se tale voce è attivata il creatoreIndisponibilità potrà creare e gestire indisponibilità parziali su tutti i contesti. In questo caso solamente lui e il supervisore potranno modificare tali indisponibilità.

• Salvare. Con questo salvataggio, se si è scelto "indisponibilità totale (tutte le risorse)" nessuna risorsa legata ai contesti indicati sarà disponibile per il giorno/orario dell'indisponibilità, se si è scelto "indisponibilità totale (solo aule)" nessuna aula legata ai contesti indicati sarà disponibile per il giorno/orario dell'indisponibilità. Diventa inoltre possibile inserire delle note.
• Se si tratta di una indisponibilità parziale cliccare sul tab riportante la tipologia di risorsa da rendere non disponibile (aula, docente, risorsa mobile). 
• Cliccare su AGGIUNGI per selezionare la/le risorse che saranno non disponibili (esattamente come avviene per un qualsiasi altro impegno).
• Se l'indisponibilità durerà più giorni passare al tab RIPETI per impostare le modalità di ripetizione. 
• Passando al tab SOVRAPPOSIZIONI è possibile verificare se ci sono sovrapposizioni che necessitano di essere gestite (NB: L'indisponibilità vince su tutti gli altri impegni ossia la sua pubblicazione implica che non potrà essere possibile pubblicare alcunché nel periodo indicato e che se vi sono impegni già pubblicati saranno automaticamente sospesi).
• Tornare al calendario salvando/confermando se richiesto.

Sul calendario comparirà l'indisponibilità in stato "CONFERMATO". Questa tipologia di impegni è riconoscibile dall'icona "divieto" posta accanto all'orario e dalla stringa "Indisponibilità" posta prima della causale inserita. In caso di indisponibilità parziale nella card e nel tooltip dell'impegno sono mostrate anche le risorse (aula, docente, risorsa mobile) coinvolte, in caso di indisponibilità totale è riportata la dicitura "TUTTE" seguita dalle risorse coinvolte.

Se al momento della pubblicazione di una indisponibilità sono presenti degli impegni con sovrapposizioni in stato pubblicato questi saranno automaticamente SOSPESI. Per questo motivo è stato previsto un avviso preventivo alla pubblicazione. Se invece l'impegno in sovrapposizione non è ancora pubblico non viene data la possibilità di procedere alla pubblicazione. Questo comportamento non viene effettuato solo in caso l'ateneo abbia deciso di trattare le indisponibilità come impegni "standard" (vedi paragrafo "Configurare UP").

Non è possibile invece pubblicare una INDISPONIBILITA' priva di risorse, ad eccezione dell'indisponibilità TOTALE (ossia applicata a tutte le risorse).

Dallo strumento "Filtra impegni" presente a lato del box Eventi è possibile escludere dalla visualizzazione del calendario di pianificazione le indisponibilità parziali.

Non si tratta di un filtro ma di una semplice operazione di "visibilità" modificabile in qualsiasi momento. Come default le indisponibilità parziali sono sempre visibili. Se si decide di nasconderle l'icona dello strumento sarà marcata con un pallino colorato.

Dallo strumento "Colora per" presente a lato del box Eventi è possibile inoltre colorare in maniera diversa le indisponibilità in base alla loro tipologia.