Che cos'è Titulus Organi?
Titulus Organi è volto all'organizzazione ed alla razionalizzazione delle attività inerenti la gestione delle sedute degli organi accademici, dalla formulazione di una proposta all'inserimento all'ordine del giorno (OdG), fino alla repertoriazione di delibere e verbali.
Gestone seduta di un organo
Come noto, Titulus Organi gestisce l'intero processo di inserimento e approvazione delle proposte secondo il seguente iter:
che può essere descritto così:
| FASE | DESCRIZIONE |
|---|---|
PRE-SEDUTA (seduta a calendario) | l'Ufficio Organi Collegiali, secondo il calendario dell'organo, crea una nuova seduta (che non è ancora visibile né ai membri dell'organo, né agli osservatori) |
| il proponente o un utente PTA di un ufficio dell'ateneo in sua vece inserisce (o ha già precedentemente inserito) una o più proposte, secondo modelli di documento specifici per quell'organo | |
l'Ufficio Organi Collegiali, dopo validazione formale e iter approvativo, inserisce le proposte nell'OdG della seduta in corso, eventualmente recuperandone alcune dall'elenco delle proposte sospese; può sbloccare la singola proposta al proponente, che verrà notificato via mail, per consentirgli di apportare modifiche necessarie, dopodiché l'UOC bloccherà nuovamente la proposta | |
l'Ufficio Organi Collegiali:
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| l'Ufficio Organi Collegiali invia la convocazione contenente l'OdG e, se necessario, delle integrazioni alla convocazione con i riferimenti alle proposte eventualmente aggiornate | |
l'Ufficio Organi Collegiali può inserire proposte all'ultimo momento (proposte fuori sacco) | |
DISCUSSIONE (seduta live) | l'Ufficio Organi Collegiali indica che la seduta è in discussione, ovvero live (in alcuni casi questo stato può essere saltato e la seduta viene messa direttamente in lavorazione) |
| l'Ufficio Organi Collegiali compone l'ordine di discussione, aggiunge note a corredo delle singole proposte e indica le eventuali proposte non discusse | |
| l'Ufficio Organi Collegiali al termine della discussione conclude il live | |
POST-SEDUTA (seduta in lavorazione e seduta conclusa) | |
l'Ufficio Organi Collegiali inizia la lavorazione della seduta confermando i risultati, ovvero indicando l'esito delle proposte; in questa fase, le proposte discusse e votate sono bloccate alla visibilità per i Consiglieri/Senatori e vengono via via rese visibili | |
| l'Ufficio Organi Collegiali conferma i presenti/assenti (ma può poi modificarli sulla singola proposta) | |
l'Ufficio Organi Collegiali trasforma le proposte in delibere (dispositio), con un numero di protocollo e uno di repertorio; i presenti/assenti possono essere modificati per la singola proposta; può essere associato al testo della delibera un testo con omissis | |
l'Ufficio Organi Collegiali invia le delibere alla firma, singolarmente o in blocco | |
l'Ufficio Organi Collegiali può rendere disponibili alla vista alcune delibere tramite la funzione "seduta stante" | |
| Quando tutte le delibere sono state elaborate, l'Ufficio Organi Collegiali produce il verbale, che è un documento unico che comprende tutte le delibere, i presenti/assenti, la narrazione della seduta, l'esposizione dei membri, la discussione, etc. | |
Se il verbale non viene approvato seduta stante, verrà approvato nella seduta successiva e potrà quindi essere registrato con numero repertorio: solamente questa approvazione porterà la seduta a conclusione e sbloccherà le delibere, rendendole esecutive |
Ogni fase, oltre alla configurazione, viene descritta nelle seguenti pagine dedicate: