In seguito alle richieste pervenute da vari atenei è stato deciso di completare il modulo di gestione della mobilità di ESSE3 aggiungendo anche la mobilità Teach&Staff.

La nuova funzionalità si pone l'obiettivo di gestire il periodo di mobilità di un docente o del personale tecnico amministrativo (da ora in poi PTA) mediante alcune funzionalità che pur essendo native di ESSE3 sono trasversali ad esso includendo anche altri software CINECA come PICA (per la gestione dei bandi, delle candidature e delle registrazioni dei soggetti Incoming) ed il modulo Missioni (permettendo un inserimento semiautomatico di una prima bozza della missione).

Schemi

Di seguito uno schema esemplificativo del processo sia nel caso OUTGOING che INCOMING.

Gestione Accordi

La prima fase della gestione di una mobilità di tipo Teach&Staff prevede l'inserimento mediante il modulo di gestione degli accordi dei vari flussi di tipo INCOMING ed OUTGOING legati ai docenti e/o PTA.

Per il dettaglio di come sia possibile effettuare tali inserimento si fa riferimento alla documentazione specifica del suddetto modulo (documentazione: Accordi Internazionali). In questa sede evidenzieremo le modifiche che sono state apportate al modulo di gestione degli accordi per permetterne la corretta integrazione con quello oggetto di questa documentazione. Nello specifico, mentre in passato si faceva riferimento ad una mobilità "Staff" generica ora il sistema permette di dettagliare le mobilità distinguendo tra docenti e PTA. Di seguito un paio di schermate di esempio:

I riquadri rossi evidenziano i blocchi dati contenenti le informazioni relative ai flussi di ti tipo Teach (Docenti), mentre quelli verdi evidenziano quelli contenenti le informazioni relative ai flussi di tipo PTA (Personale Tecnico Amministrativo).

Lo step successivo all'inserimento degli accordi è la condivisione dei dati inseriti con PICA, questo avviene tramite un servizio REST di tipo GET che se interrogato opportunamente (applicando i dovuti filtri) restituirà i flussi necessari alla definizione dei bandi. Chiaramente questa è una configurazione interna al sistema e totalmente trasparente all'utente che riportiamo per completezza di informazione.

PICA - Gestione bandi, Candidature, Assegnazioni e Registrazione Incoming

Fare riferimento alla documentazione di PICA.

Gestione Periodo di Mobilità

La gestione del periodo di mobilità può avvenire tramite le funzionalità client, utilizzate dalla Segreteria Studenti e quelle Web utilizzate dal docente o PTA.

Gestione client

Gestione Periodo Mobilità Staff

La Segreteria Studenti ha a disposizione alcune maschere che permettono la gestione completa del periodo. La maschera di "Gestione Periodo Mobilità Staff" è il punto di accesso principale e quello che riporta tutte le informazioni riguardanti il periodo. Nell'immagine di seguito se ne può vedere un esempio:

La maschera è costituita da 3 macro blocchi:

1. Blocco di ricerca: Permette di ricercare il docente o PTA di cui si vogliono i dati del periodo utilizzando uno o più dei parametri che sono messi a disposizione;
2. Blocco lista periodi: Permette la visualizzazione dei periodi legati all'utente recuperato;
3. Blocco dati periodo: Contiene tutte le informazioni relative al periodo di mobilità selezionato organizzate in vari tab che descriveremo in dettaglio successivamente.

Sono presenti, inoltre, una serie di pulsanti utilizzati per le stampe messe a disposizione, alcuni dei quali si attivano solo a determinate condizioni.

Descriviamo ora nel dettaglio i vari tab del blocco periodo:

• Informazioni provenienza/destinazione: Mostra una serie di informazioni sull'ateneo di destinazione o provenienza a seconda che il periodo sia incoming o outgoing. Di seguito un'immagine di esempio:
  • 
• Dati periodo: Mostra i dati generali del periodo e nello specifico le date e la durata in giorni previste ed effettive. Di seguito un'immagine di esempio: 
  • 
• Dati mobility agreement: Mostra un primo set di dati relativi al mobility agreement. Tramite il check "Abilita modifica da web" si attiva la possibilità da parte dei docenti/pta di modificare i dati del mobility agreement tramite la pagina web di gestione del periodo di mobilità. Di seguito un'immagine di esempio:
  • 
• Programma di mobilità proposto: Mostra le informazioni di dettaglio del programma di mobilità proposto incluso nel mobility agreement. Di seguito un'immagine di esempio:
  • 
• Tipologie allegati caricabili: Mostra le tipologie di allegati caricabili per il periodo selezionato. Una descrizione più approfondita della logica di funzionamento è presente nell'apposito paragrafo. Di seguito un'immagine di esempio:
  • 
• Allegati: Mostra gli allegati caricati per il periodo visualizzato. E' possibile caricarne altri o modificare/cancellare quelli precedentemente inseriti utilizzando gli appositi pulsanti. Di seguito un'immagine di esempio:
  • 
• Informazioni finanziarie: Alcune informazioni di base riguardanti i dati finanziari. Di seguito un'immagine di esempio:
  • 

Gestione Allegati caricabili periodi Mobilità Staff

Descriviamo ora nel dettaglio la gestione delle tipologie di allegati definibili per un periodo di mobilità.

Questa viene fatta tramite la maschera "Gestione Allegati caricabili periodi Mobilità Staff" accessibile sia da pulsante nella maschera di Gestione Periodo e sia da voce di menù della Mobilità. Accedendovi dalla Gestione Periodo si va ad utilizzare nella modalità "Singolo Periodo" dove l'utente può caricare uno o più tipologie di allegato per il singolo periodo selezionato definendone anche l'obbligatorietà o meno. Di seguito un'immagine di esempio:

In questo caso il filtro è preimpostato e si può visualizzare solo il periodo selezionato in Gestione periodi. In questa modalità il blocco superiore contiene il periodo selezionato e quello inferiore le tipologie associate ad esso che sono selezionabili tra quelle definite in ESSE3.

Accedendo alla suddetta maschera da menù si può selezionare una seconda modalità che permette l'associazione massiva di una o più tipologie di allegati ad uno o più periodi contemporaneamente. Di seguito un'immagine esemplificativa:

Come si può notare in questo caso in primo piano è messo il blocco delle tipologie da associare e successivamente i blocchi tramite i quali selezionare uno o più periodi, usando le apposite opzioni di filtraggio, ai quali saranno collegate le tipologie.

Gestione web

Visualizzazione Lista Periodi di mobilità

La pagina web si occupa del recupero e della visualizzazione dei periodi di mobilità relativi al docente o al PTA collegato.

E' possibile filtrare la ricerca per:

-       Anno Accademico;

-       Stato del periodo;

Da questa pagina è possibile accedere a quella di dettaglio: per i periodi in stato "Annullato" la pagina sarà di sola visualizzazione, mentre per tutti gli altri stati sarà possibile gestire le informazioni di dettaglio.

Dettaglio periodo

Nella prima parte della pagina sono riportate le informazioni di riepilogo.

Nella seconda parte, invece, sono riportate le informazioni che possono essere gestite dai docenti e PTA.

Import Periodi Mobilità Staff

L'import dei periodi di mobilità può avvenire tramite servizi REST (invocati da PICA) oppure tramite un file Excel caricato da client Esse3.

Import periodi tramite servizio REST

Il servizio (esposto nell'API Mob Int (path '/mobint-service-v1'), POST postPeriodoMobilStaff (path '/periodoMobilStaff')) permette di inserire un periodo di mobilità per lo staff con anche i dati del Mobility Agreement.

Se il docente o soggetto esterno del periodo è presente su esse3, può essere passato tramite chiave, id_ab, matricola oppure codice fiscale. Se invece non è presente, occorre passare codice fiscale, cognome e nome per permettere la sua creazione. Se esiste già un periodo di mobilità per lo stesso docente o soggetto esterno nello stesso anno e con stato I (importato), il servizio andrà ad aggiornare i dati di quel periodo.

La response contiene l'identificativo del periodo con il quale è possibile caricare eventuali allegati (vedi api allegati, servizio '/allegati/{tipoAllegato}/' con tipoAllegato='MOBIL_INT_STAFF' e chiaviCollegamento.nome='mobilPeriodoStaffId'.

{
  "aaMobilId": 2021,
  "tipoMobilPeriodiCod": "TEACH",
  "subContCod": "MOBINT_IN",
  "docente": {
    "docenteId": 13843,
    "matricola": "ABC123",
    "codFis": "MRARSS80A01A944H",
    "cognome": "Rossi",
    "nome": "Mario",
    "email": "m.rossi@email.it",
    "cellulare": "39123456789",
    "idAb": 12345
  },
  "soggEst": {
    "soggEstId": 12345,
    "cognome": "Pina",
    "nome": "Abete",
    "codFis": "PNIBTA80A41A944E",
    "tipoSoggEstCod": "ATENEO",
    "cellulare": "39987654321",
    "email": "pina.abete@email.it",
    "idAb": 12345
  },
  "dataArrivoPrev": "20/02/2022",
  "dataArrivoEff": "22/02/2022",
  "dataRientroPrev": "03/03/2022",
  "dataRientroEff": "04/03/2022",
  "durataGgPrev": 12,
  "durataGgEff": 13,
  "numContratto": "A12345",
  "note": "Questa è una nota",
  "mobilityAgreement": {
    "sdrId": 2531,
	"ateneoStranieroId": 42,
    "seniority": "Junior",
    "contactPersonName": "Mario Rossi",
    "contactPersonPosition": "Docente",
    "contactPersonPhone": "39123456789",
    "contactPersonMail": "mario.rossi@atestra.com",
    "subareaCod": "0810-2013",
    "eqfLevel": 6,
    "numStudenti": 100,
    "numOre": 200,
    "linguaId": 9,
    "obiettiviPeriodo": "obiettivi del periodo",
    "valoreAggiuntoPeriodo": "valore aggiunto del periodo",
    "programmaPeriodo": "programma del periodo",
    "risultatiPeriodo": "risultati del periodo",
    "respNameStra": "responsabile stra",
    "dataFirmaStra": "20/02/2022",
    "respNameInt": "responsabile int",
    "dataFirmaInt": "20/02/2022",
    "note": "Questa è una nota"
  }
}

Il servizio esegue le seguenti operazioni:

• validazione sul modello (lunghezza stringhe, formato numeri e date, valori minimi e massimi per i numeri, ... si veda da swagger il model per i controlli sul singolo campo)
• si controlla che venga passato solo uno tra "docente" e "soggEst" (passare l'altro campo a null oppure non passarlo proprio).
• si controllano i campi del periodo:
  aaMobilId --> deve essere valorizzato e presente a sistema
  tipoMobilPeriodiCod --> deve essere presente a sistema
  subContCod --> deve essere "MOBINT_IN" o "MOBINT_OUT"
  dataArrivoPrev, dataRientroPrev --> la data di arrivo deve essere precedente della data di rientro
  dataArrivoEff, dataRientroEff --> la data di arrivo deve essere precedente della data di rientro
• si controllano i campi del Mobility Agreement:
  sdrId --> deve essere presente a sistema
  ateneoStranieroId --> utilizzato solo se "sdrId" risulta nullo, deve essere presente a sistema
  seniority --> deve essere presente a sistema
  subareaCod --> deve essere "Junior", "Intermediate" o "Senior"
  eqfLevel --> deve essere 6, 7, 8 o 9
  linguaId --> deve essere presente a sistema
• si cerca se esiste o si crea il docente/soggetto esterno passato con la seguente logica:
  se la chiave (docenteId o soggEstId) risulta valorizzata, la si usa per la ricerca e si segnala errore se non viene trovato il record.
  altrimenti si cerca se esiste un record tramite idAb, matricola (solo per docente), codFis e se si trova, si utilizza la sua chiave, altrimenti si crea un nuovo docente o soggetto esterno utilizzando i dati passati.
• si salva periodo e Mobility Agreement:
  durante il salvataggio si controlla se esiste già un periodo in stato Importato per lo stesso anno e docente/soggetto esterno.
  Se esiste, il servizio aggiorna quel periodo ed il suo Mobility Agreement (tutti i dati vengono aggiornati con quelli passati).
• infine viene restituito l'id del periodo inserito. Tale id potrà essere utilizzato per caricare gli allegati

Per la gestione degli allegati, si possono utilizzare i servizi già esposti nell'api allegati:

• Upload metadati
  post '/allegati/{tipoAllegato}/' con tipoAllegato='MOBIL_INT_STAFF' e chiaviCollegamento.nome='mobilPeriodoStaffId'.
• Upload blob
  put '/upload/{uploadId}/blob' con uploadId = id restituito da servizio dei metadati sopra.

Import periodi tramite maschera client

Come alternativa all'integrazione con PICA, è possibile caricare i periodi di mobilità tramite la maschera "Import Periodi Mobilità Staff" accessibile da "Gestione Periodo Mobilità Staff" > pulsante "Importa periodi da file Excel".

Questa funzione permette di caricare uno o più periodi tramite un file Excel appositamente formattato.

L'importazione viene eseguita in due fasi:

• fase di lettura: viene chiesto il caricamento del file Excel e ne viene letto il contenuto. Se qualche campo risulta formattato male, viene segnalato il problema tramite una croce rossa nel campo "Esito caricamento" e viene scritto l'errore nel campo "Errori", altrimenti viene visualizzata una spunta verde nel campo "Esito caricamento". Da notare che questa fase non comporta modifiche o salvataggio dei dati.

• fase di import: viene effettuato l'import di tutte le righe che sono state lette correttamente. In questa fase vengono effettuati i controlli sui singoli campi e se superati il periodo viene salvato. In caso di problemi, viene visualizzata una croce rosse nel campo "Esito import" e l'errore viene scritto nel campo "Errori", altrimenti si visualizza una spunta verde nel campo "Esito import".

File di esempio: import_excel_esempio_file.xlsx

Prima di proseguire bisogna tenere in mente che il PTA in Esse3 viene salvato come soggetto esterno, quindi nei seguenti paragrafi e all'interno della funzione di import da file excel, si userà il termine soggetto esterno invece che PTA in quanto a livello tecnico ed implementativo è più chiaro e coerente.

Controlli effettuati:

• tipo_mobil_periodi_cod, valori ammessi TEACH, TRAIN, RES.
• sub_cont_cod, valori ammessi MOBINT_IN, MOBINT_OUT.
• data_arrivo_prev deve essere minore di data_rientro_prev.
• data_arrivo_eff deve essere minore di data_rientro_eff.
• mobility_agreement_seniority, valori ammessi Junior, Intermediate, Senior.
• mobility_agreement_eqf_level, valori ammessi 6, 7, 8, 9.
• tipo_staff, valori ammessi DOCENTE, SOGG_EST.
  N.B. questo campo deve essere valorizzato in quanto viene usato dal sistema per decidere se leggere i campi che iniziano con "docenti_" oppure quelli con "sogg_est_" e di conseguenza definire se il periodo è relativo ad un docente oppure ad un soggetto esterno.

Se il docente o soggetto esterno del periodo è già presente su Esse3, lo si può passare identificandolo tramite chiave (docente_id o sogg_est_id), id_ab, matricola (solo per docente) oppure codice fiscale.
Se invece non è presente, occorre passare codice fiscale, cognome e nome in modo che il sistema possa procedere alla sua creazione.

Se esiste già un periodo di mobilità relativo allo stesso docente/soggetto esterno per lo stesso anno e con stato "I" (importato), il sistema andrà ad aggiornare i dati di quel periodo invece che crearne uno nuovo.

Messaggistica

Dalla versione 22.05.03 è stata rilasciata una funzionalità che permette lo scambio di messaggi tra la segreteria studenti ed il docente/pta.

La segreteria studenti dispone di un nuovo tab "Messaggi" nella maschera client di gestione del periodo dove è possibile inserire il messaggio ed inviarlo, tramite l'apposita comunicazione (STAFF_NOTE_SEGR), al docente/pta.

Di seguito un'immagine esplicativa:

Il docente può a sua volta inviare un messaggio alla segreteria studenti tramite l'apposito pulsante presente nella pagina web di gestione del periodo. Nell'immagina seguente è evidenziato il suddetto pulsante:

Di seguito un'immagine della pagina alla quale si accede tramite il pulsante evidenziato. In questa pagina viene visualizzato l'eventuale messaggio inviato dalla segreteria e vi è la possibilità di inserire ed inviare un proprio messaggio.

Comunicazioni Modulo

Dalla versione 22.05.03 sono state rilasciate una serie di comunicazioni per il modulo. Di seguito il dettaglio:

• STAFF_IMP_PERIODO: Questa comunicazione viene inviata alla segreteria studenti quando viene importato un nuovo periodo di mobilità, sia tramite l'integrazione con PICA che tramite la funzionalità di import da file excel;
• STAFF_CAMBIO_STATO: Questa comunicazione viene inviata al docente/pta quando la segreteria effettua il cambio di stato nella maschera client di gestione del periodo;
• STAFF_ABIL_MOD_WEB: Questa comunicazione viene inviata al docente/pta quando la segreteria studenti abilita la modifica da web tramite il check “Abilita modifica da web” presente nella maschera client di gestione del periodo e nello specifico nel tab del dettaglio del mobility agreement;
• STAFF_ALL_SEGR: Questa comunicazione viene inviata al docente/pta quando la segreteria studenti carica un allegato tramite la maschera client di gestione del periodo e nello specifico da tab degli allegati;
• STAFF_ALL_STAFF: Questa comunicazione viene inviata alla segreteria studenti quando, da web, il docente/pta carica un allegato;
• STAFF_NOTE_SEGR: Questa comunicazione viene inviata al docente/pta quando la segreteria studenti preme l'apposito tasto presente nella maschera client di gestione del periodo e nello specifico nel tab "Messaggi";
• STAFF_NOTE_STAFF: Questa comunicazione viene inviata alla segreteria studenti quando il docente utilizza la funzionalità fornita nella pagina web di gestione del periodo.

Integrazione con modulo Missioni

Se è prevista l'integrazione con il modulo missioni di UGOV, per i periodi outgoing attivati sarà possibile effettuare l'inserimento in bozza della  missione tramite il bottone "Inserimento missione".

Successivamente sarà possibile accedere alla pagina specifica di dettaglio della missione tramite il bottone "Dettaglio missione".

N.B. L'attivazione dell'integrazione con il modulo missioni di UGOV deve essere esplicitamente richiesta dall'ateneo.

Parametri di configurazione

Per poter gestire la missione all'interno del periodo di mobilità è necessaria la configurazione dei seguenti parametri:

• MOBIL_INT_UGOV_MISSIONI_ENDPOINT - URL Endpoint dei webservices di UGOV Missioni
  
• MOBIL_INT_UGOV_MISSIONI_ENDPOINT_USER - Username per l''accesso ai webservices di UGOV Missioni
• MOBIL_INT_UGOV_MISSIONI_ENDPOINT_PWD - Password per l''accesso ai webservices di UGOV Missioni
  
• MOBIL_INT_URL_UGOV_MISSIONI - URL di accesso alla pagina di UGOV Mission