Modulo Documenti - Inserimento

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VEDERE Manuale Utente Titulus 4.6#2.REGISTRAZIONE(documenti)

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Glossario

Nel seguito vengono utilizzati i seguenti termini inglesi per indicare elementi dell'interfaccia:

• card = elemento grafico rettangolare che racchiude le informazioni sintetiche di un iter autorizzativo, o di una seduta, o un elenco di elementi accomunati da un dato criterio (es. documenti da fascicolare).
• dialog = finestra in sovraimpressione che richiede conferma di una azione o dati aggiuntivi, prima della sua esecuzione .
• nav bar = la barra di navigazione di Titulus, posizionata a sinistra e sempre presente, contenente le scorciatoie alle funzioni principali dell'applicativo e alla home.
• sidenav = finestra in sovrimpressione che si apre sulla destra dell'applicativo e che contiene informazioni aggiuntive rispetto alla pagina che si sta visualizzando.
• tooltip = finestra esplicativa/descrittiva che compare passando il mouse su un button/icona.
• top bar = la barra superiore di Titulus, che comprende il logo, il modulo di ricerca globale, le icone delle notifiche, etc.
• widget = strumenti che consentono operazioni veloci o scorciatoie, come ad es. le scadenze del mese, la ricerca veloce, i documenti da fascicolare, etc.
  

Inserimento (registrazione) di un nuovo documento

La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia. (Riscrivere le tipologie, rimandare al modulo documenti?  - Carmelinda)

Il responsabile (RPA) è un dato sempre obbligatorio, di unica occorrenza.

Elencare tutte le strade per il nuovo, es. widget

Dalla sezione "Nuovo" del Modulo documenti, composta da 3 tab: Documento, Repertorio e Predefiniti,  è possibile Inserire (registrare) i documenti.

Inserimento (Registrazione) di un Documento in arrivo

Per poter inserire un Documento in arrivo bisogna cliccare, appunto, sulla riga , dopodichè si aprirà la pagina di registrazione del documento:

NB: affinchè l'inserimento del documento vada a buon fine è necessario compilare i campi obbligatori, ovvero, quelli contrassegnati dall'asterisco "*", quindi: 

• • Oggetto del documento, che va inserito manualmente
  • Classificazione, inserita manualmente o tramite l'icona del Titolario 
    

La prima tab è quella che riguarda il Documento, oltre agli elementi obbligatori si possono compilare i seguenti altri campi ( facoltativi ai fini della registrazione):

I campi da compilare sono:

• Voci di indice, inserita manualmente o ricercata tramite l'icona  
• Tipologia del documento, che può essere scelta tramite l'apertura di un menu a tendina. 

La successiva tab è File:

Selezionando la seguente    si può definire quale tra i file caricati è il Documento principale

(sembra un button e tra l'altro è cliccabile. E' così o ricorda solo che si tratta del doc principale? Confonde un pò. - Carmelinda (betta -  è vero confonde ma so che Gianluca ha riportato la cosa a sviluppo per richiedere una miglioria). 

E' possibile caricare un file o un'intera cartella tramite il button "CARICA FILE" oppure selezionando e trascinando il file direttamente nella sezione "puoi selezionare o trascinare più file e cartelle alla volta".

Per aggiungere ulteriori  file selezionare il tasto  così da poter aggiungere sia la Descrizione del nuovo file sia il file in sè.

Una volta caricato il documento la tab si presenterà:

Tramite l'icona è possibile visualizzare/scaricare un'anteprima del file inserito.

Il button permette di modificare il file documento e caricare più formati. Selezionando tale icona comparirà una nuova tab dove sarà possibile:

• eliminare il file mediante il cestino
• creare una versione PDF del file
• aggiungere una versione contenente dati sensibili

esempio:

cliccando su "Contiene dati sensibili" si aprirà un ulteriore tab dove è possibile inserire la versione omissis del file. Ciò è possibile selezionando "CARICA FILE" oppure selezionando e trascinando il file direttamente sulla sezione con la scritta "Puoi selezionare o trascinare un file":

Selezionando, infine, l'icona si aprirà un menu che permette di:

• Visualizzare i Dettagli firma
• Visualizzare la Versione con Omissis
• Visualizzare la Versione in PDF
• Eliminare il file principale
  
  

(MANCA IL CARICAMENTO DEL FILE TRAMITE "SCANNER")

La terza sezione riguarda la compilazione del campo MITTENTE:

è possibile scriverlo direttamente oppure effettuare una ricerca tramite l'icona . Se il mittente non è registrato in Titulus, lo si può fare selezionando e comparirà una nuova sezione di registrazione chiamata NUOVO CONTATTO ANAGRAFE, dove i campi da compilare sono:

• Tipo anagrafica: se struttura esterna o persona esterna
• Nome (obbligatorio)
• Indirizzo
• E-mail (se si vuole inserire più di una e-mail basterà cliccare su )
• Indirizzo PEC

Infine, la sezione DESTINATARI in cui i campi da compilare sono:

• Responsabile (obbligatorio)
• Operatore
• Co-responsabile, che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto
• Copia Conoscenza, che può essere un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al tasto

E' ulteriormente possibile associare al documento: una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite i widget presenti nella colonna di destra:

Si può inserire la scadenza al documento cliccando il button "Aggiungi" e si aprirà in questo caso una nuova finestra "INSERISCI SCADENZA":

In tale dialog si può scegliere dal menu a tendina la scadenza:

• tra una settimana
• tra un mese
• tra un anno

e automaticamente verrà compilato anche il campo della data, oppure compilare solo il campo della data. E' possibile, inoltre, inserire una data di Promemoria e anche una Nota.

Al click sul "CONFERMA" la data di scadenza comparirà nel widget sulla destra:

Il widget "Visibilità" consente di scegliere la visibilita da dare al documento e compare già compilata in "Pubblico":

è possibile modificarla tramite l'icona e scegliere tra "Pubblico" e "Segretissimo":

Al click sul "CONFERMA" la scelta, come per il widget "Scadenza", sarà visibile nella colonna di destra.

Una volta compilati tutti i campi obbligatori e non, è possibile:

• Salvare come bozza
• Protocollare
• Inserire Differito

Inserimento (Registrazione) di un documento in arrivo differito

Il Protocollo differito va utilizzato quando il documento non è registrato a protocollo nel giorno in cui è stato ricevuto dall'Ente e si utilizza solo per i documenti in Arrivo.

Una volta compilati tutti i campi del nuovo documento in arrivo, cliccando sul button "INSERISCI DIFFERITO" si aprirà una dialog dove è necessario inserire la data precisa di arrivo del documento (che, ovviamente, sarà precedente alla data di protocollazione) e la motivazione per la quale si è posticipata la protocollazione del documento:

Al click su CONFERMA dovrebbe almeno uscire che l'operazione è andata a buon fine, la schermata rimane invece tale e quale e non mi fa capire che è stato protocollato come differito. Devo uscire, ricercare il documento e poi in visualizzazione mostra che è un differito. 27 Jan 2021 

Inserimento (Registrazione) Documento in partenza

Per poter registrare un Documento in partenza bisogna cliccare sulla riga e si aprirà la schermata di registrazione di un nuovo documento in partenza composta anch'essa, come per la registrazione dei documenti in arrivo, da quattro sezioni:

• Documento, da compilare come l'inserimento dei documenti in arrivo, dove l'Oggetto documento e Classificazione sono campi obbligatori;
  
• File, stessa procedura dell
  
• Mittente
• Destinatari (che include sia destinatari esterni all'Ateneo che destinatari interni all'Ateneo)
  
  

NOTA BENE: i pulsanti disponibili nella fase di registrazione dei documenti dipendono dai diritti dell'operatore

Destinatari doc in partenza

• il campo esterni all'ateneo sempre obbligatorio
• In T4 interni all'ateneo: da compilare solo se ateneo ha attivato interoperabilità fra AOO omogenee → chiedere a Riccardo se T5 la riporta così, chiedere a chi ha implementato lookup

Nuovo documento Predefinito (ex "Altri" di T4) > compaiono i campi aggiuntivi specifici:

→ capire se passare da Predefinito > Verbale d'esame è equivalente a passare ad es. da Doc in arrivo > tipologia > verbale d'esame.

Doc tra uffici: Il mittente del documento è obbligato a compilare i campi relativi alla minuta e quindi Oggetto, Classificazione della minuta, Mittente ovvero il Responsabile della minuta e Destinatario ovvero il responsabile del documento originale

La funzionalità "Ripeti nuovo" è trattata nella visualizzazione del doc................

Nuovo repertorio in partenza o non protocollato, es. Repertori > Decreto:

• Non devono essere presenti destinatari se per configurazione è indicato così (la maggior parte dei repertori è senza destinatari).
• Nel caso in cui non siano presenti destinatari sarebbe bene fare una sezione "Responsabilità" esattamente come nei documenti non protocollati.

Protocollo differito

https://projects.invisionapp.com/d/main#/console/17031268/353046142/preview

e

https://projects.invisionapp.com/d/main#/console/17031268/353046207/preview

Nel caso in cui non sia possibile procedere alla registrazione di protocollo di un documento nel giorno di ricezione (ad esempio per un eccezionale e imprevisto carico di lavoro, per un problema tecnico, etc.) e qualora dalla mancata registrazione del documento possa venire meno un diritto di terzi, è possibile effettuare la registrazione differita di protocollo.

Alla creazione di un nuovo documento in arrivo o tramite la funzione "Ripeti nuovo" di un documento in arrivo già registrato (da verificare se bozze o protocollati o anche non protocollati), è possibile una registrazione a protocollo differito con l’evidenza della data effettiva di ricezione utilizzando il button INSERISCI DIFFERITO:

screenshot della modale da fare

NOTA BENE - La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica ai documenti informatici pervenuti via PEC, in quanto la PEC, grazie alle ricevute e alle notifiche di accettazione e consegna, attesta la data certa di ricevimento dell’atto.

→ il responsabile della gestione documentale deve definire a priori tipologie documentali e ruoli abilitati al protocollo differito?

→ tutto da verificare una volta funzionante

DA COLLOCARE

Modifica/inserimento button in testa

Modifica/inserimento classificazione

se metti la classificazione non vai a ritoccare la voce di indice
se metti la voce di indice, viene modificata la classificazione
se è assegnata la classificazione. e poi associo la voce di indice viene sovrascritta la classificazione
se invece fai il contrario, lasci entrambe

Il Titolario è caratterizzato dall'icona .