Modulo Documenti - Inserimento

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DA FARE:

• inizio documentazione: 19 Oct 2020 
• passare in rassegna la Documentazione già presente
• sostituire alla fine:
  
  • E' → È
  • inserimento → registrazione
    
  • usiamo icona per tutte le icone informative o anche cliccabili
  • pulsante → button
• Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti (= introduzione)
  
  • Visualizzazione e modifica
  • Inserimento (= registrazione)
  • Fascicolazione
• fine documentazione: 
• revisione documentazione: 
• modifiche post-revisione: 
• pronto per pubblicazione: 

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Che cosa trovo in questa pagina?

Titulus è un sistema di gestione informatica dei documenti, quindi il documento è l'entità centrale e fondamentale dell'intero sistema.

Questa pagina descrive il documento di Titulus 5 e qui si trovano le informazioni per la visualizzazione, modifica e registrazione dei documenti.

In questa pagina non si trovano le informazioni sull'interfaccia di Titulus 5, o sui moduli specifici, che sono oggetto di specifica documentazione e di cui si consiglia di prendere visione.

Glossario

Nel seguito vengono utilizzati i seguenti termini inglesi per indicare elementi dell'interfaccia:

• card = elemento grafico rettangolare che racchiude le informazioni sintetiche di un iter autorizzativo, o di una seduta, o un elenco di elementi accomunati da un dato criterio (es. documenti da fascicolare).
• dialog = finestra in sovraimpressione che richiede conferma di una azione o dati aggiuntivi, prima della sua esecuzione .
• nav bar = la barra di navigazione di Titulus, posizionata a sinistra e sempre presente, contenente le scorciatoie alle funzioni principali dell'applicativo e alla home.
• sidenav = finestra in sovrimpressione che si apre sulla destra dell'applicativo e che contiene informazioni aggiuntive rispetto alla pagina che si sta visualizzando.
• tooltip = finestra esplicativa/descrittiva che compare passando il mouse su un button/icona.
• top bar = la barra superiore di Titulus, che comprende il logo, il modulo di ricerca globale, le icone delle notifiche, etc.
• widget = strumenti che consentono operazioni veloci o scorciatoie, come ad es. le scadenze del mese, la ricerca veloce, i documenti da fascicolare, etc.
  

Per i termini più prettamente specifici della gestione documentale in Titulus fare riferimento al Glossario utente (decidere se pubblicare o meno).

Introduzione

I documenti in Titulus

La gestione documentale è un processo finalizzato al controllo efficiente e sistematico della produzione, ricezione, tenuta, uso, selezione e conservazione dei documenti (v. "Glossario dei termini e degli acronimi", Allegato 1 al documento “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, AgID).

Affinché tale processo possa essere efficiente e sicuro deve essere necessariamente presidiato da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento. Titulus è un sistema di gestione informatica dei documenti che soddisfa pienamente tali requisiti, per cui è possibile:

• acquisire, registrare, ricercare e consultare le diverse tipologie di documenti trattati nell'ambito dei processi amministrativi e/o aziendali, sia interni sia di scambio con l'esterno;

• organizzare i documenti secondo un piano di classificazione ed archiviazione in fascicoli, e coerentemente con il piano di conservazione), secondo le necessità di ordinamento e di ricerca più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi.

I documenti in Titulus sono gestiti in base alla loro tipologia:

Documento

• Documento in arrivo (e Protocollo differito)
• Documento in partenza
• Documento non protocollato
• Documento tra uffici

Repertorio*

• Albo ufficiale di Ateneo

• Comunicazione

• Contratti e Convenzioni

• Contratti - Convenzioni (AOO Periferiche)

• Decreto Rettorale

• Rapporto di versamento

• Registro informatico giornaliero di protocollo

• Registri Iva acquisti

• Registri Iva vendite

• Registro elettronico del docente

• Registri Iva Corrispettivi

• Registri Iva acquisti istituzionali intraue

• Registri Iva acquisti istituzionali San Marino

• Registri Iva acquisti promiscui

• Registri Iva acquisti commerciali

Predefinito*

• Contratti
• Verbale d'esame
• Verbale di laurea
• Fattura elettronica
• Fattura elettronica passiva
• Fattura elettronica attiva
• Invio PEC.

* Le tipologie dei Repertori e dei Predefiniti dipendono dalla gestione documentale di ogni Ateneo e vengono configurate dal CINECA sulla base delle richieste dell'ente, quindi possono variare da caso a caso.

A queste tipologie corrispondono informazioni specifiche che compaiono nella visualizzazione e modifica dei documenti esistenti e nella registrazione dei nuovi documenti.

Icone specifiche

Icona dei documenti in generale, e che contraddistingue la dashboard dei documenti nella nav bar: 

Le icone specifiche delle varie tipologie di documento sono le seguenti:

e le tipologie di documento vengono descritte nel seguito.

Dashboard dei documenti

In Titulus la dashboard - o home - dei documenti è una funzione dell'applicativo che dà all'utente una panoramica dei documenti che richiedono attenzione e viene descritta in un manuale apposito (Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori).

Nella dashboard è possibile tenere sotto controllo i documenti da fascicolare, le bozze in arrivo, i documenti "preferiti" e accedere alle pagine di dettaglio dei singoli documenti. Inoltre, è possibile creare nuovi documenti e repertori, ricercare documenti per numero di protocollo o repertorio, visualizzare le scadenze dei documenti, monitorare i documenti in gestione all'utente e agli uffici sui quali l'utente ha diritto di visibilità.

Tutti questi elementi vengono filtrati al login in base ai diritti dell'utente collegato.

Ricerca di documenti

In Titulus la ricerca di documenti è una funzionalità disponibile secondo 3 modalità:

• ricerca globale, tramite il modulo di ricerca sempre presente nell'intestazione dell'applicativo (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia#Interfaccia-Modulodiricercaveloce);
• ricerca veloce dei documenti per anno e numero di protocollo o di repertorio, tramite il widget presente nella home page e nella dashboard dei documenti (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori#Homeedashboarddocumenti,fascicolieraccoglitori-Widget%22Ricercaveloce%22)
• ricerca avanzata, sempre disponibile dalla barra di navigazione (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Ricerca globale e avanzata#Ricercaglobaleeavanzata-Ricercaavanzata).

Il risultato di queste ricerche è un elenco di documenti rispondenti ai criteri di ricerca. Cliccando un risultato si accede alla pagina di dettaglio del singolo documento.

Indirizzo (URL) del documento

Il documento in Titulus 5 è raggiungibile con un indirizzo web (URL) diretto e specifico, composto dall'URL di Titulus presso l'ateneo e dal codice ID del documento, ad esempio:

http://titulus.ateneo.it/#/documento/000437359-ADMNADM-7cda7b14-c78b-4e10-a49d-1736fc6bebf5

In tal modo, è possibile comunicare questo indirizzo a colleghi ed altri soggetti tramite messaggio.

Utilizzo in mobilità

Tutto il servizio Titulus 5 è utilizzabile in mobilità tramite tablet o smartphone grazie alla sua tecnologia responsive, quindi anche il modulo "Autorizzazioni" è predisposto per tale uso.

Visualizzazione del documento

La pagina di dettaglio del documento di Titulus 5 viene raggiunta da molti punti dell'applicativo: dai widget della home page, dai risultati della ricerca, dagli iter di autorizzazione, dai fascicoli, etc. e si presenta con una sua propria interfaccia:

→ la textarea del messaggio non deve esserci in visualizzazione?

La prima informazione che viene data è quella del tipo documento, scritta per esteso nella barra blu di testata. Alla sua sinistra è presente l'icona "back" (<) che consente di tornare alla pagina precedente di provenienza: la pagina dei risultati della ricerca, la dashboard generale, la home dei documenti, l'iter di autorizzazione, le voci del widget "Documenti in gestione", etc.

Pulsanti principali

Subito al di sotto della barra blu di testata sono presenti alcuni pulsanti di comando, che possono essere attivi o inattivi e presenti o meno, a seconda che il documento in oggetto o il ruolo dell'utente consenta le relative operazioni.

I pulsanti:

corrispondono alle seguenti azioni:

• Modifica, per attivare la modifica del documento;
• Rispondi, per rispondere ad un documento;
• Inoltra, per inoltrare un documento a uno o più destinatari interni o esterni;
• Ripeti nuovo, per creare un nuovo documento della stessa tipologia di quello che si sta visualizzando;
• Condividi, per condividere il documento con uno o più destinatari esterni all'ateneo;
• Opzioni:
  • Attiva iter verificare se è alternativo a Interrompi iter, ovvero se i diritti sono uguali
  • Annulla, per annullare il documento
  • Elimina, per eliminare il documento.

Modifica

Si veda l'apposita sezione del manuale (inserire link interno alla sezione).

Rispondi

La funzione dà la facoltà di rispondere ad un documento.

Cliccando su “Rispondi” si apre una maschera di inserimento documento in partenza precompilata con alcuni dati: in particolare il campo Mittente del documento di origine viene inserito come destinatario, il mezzo di invio viene copiato dal documento di origine, insieme a tutta la sezione "responsabilità" (UOR, RPA, CC, Operatore, etc.) e alla “Tipologia”. La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento. → da verificare una volta funzionante

17 Dec 2020 MANCA LA MODALE

NOTA: la funzionalità non è disponibile nei documenti in partenza e nei documenti non protocollati.

Inoltra

Consente di inoltrare un documento a uno o più destinatari interni o esterni.

I destinatari interni vengono aggiunti in CC al documento (con relative notifiche), mentre nel caso dei destinatari esterni viene generato un nuovo documento in partenza e protocollato e ai destinatari esterni viene inviata una comunicazione via mail.

→ o via PEC?
→ i due documenti (originale e nuovo doc in partenza) vengono in qualche modo collegati?
→ la lookup negli interni non sembra funzionare

 RIFARE IMMAGINE

Dovrà funzionare così:

Se ad. es. ho inoltrato il doc. a Destinatari esterni o Interoperabilità ho di fatto creato un nuovo documento, quindi alla chiusura il sistema dovrebbe darmi i riferimenti del nuovo protocollo con un link/button per aprirlo, oppure caricarlo direttamente. Se ho messo solo Nuovo CC, alla chiusura deve rimanere sul doc. Se ho indicato entrambi i casi, devo avere la scelta di navigazione. Valutare una messaggistica informativa alla chiusura della modale, indicando il documento di provenienza e il collegamento.

NOTA: la funzionalità di inoltro non è disponibile per i documenti non protocollati.

Ripeti nuovo

Partendo da un documento preesistente, consente di creare un nuovo documento della stessa tipologia, replicando molti dei dati del documento di origine.

Cliccando sul pulsante Ripeti nuovo si accede alla maschera di inserimento di un documento dello stesso tipo, riprendendo il contenuto di molti campi, fra cui:

• oggetto
• classificazione
• tipologia del documento
• responsabilità (UOR, RPA, CC, Operatore, etc.).

La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento.

Condividi

Consente di condividere il documento con uno o più destinatari esterni all'ateneo grazie a un link diretto.

17 Dec 2020 MODALE MANCANTE

Opzioni

Cliccando sull'icona  si apre una tendina di opzioni aggiuntive.

L'opzione "Attiva iter" consente di avviare un iter di autorizzazione sul documento in oggetto. L'iter da attivare va ricercato digitando parte del nome nella dialog seguente e selezionando uno dei suggerimenti proposti:

Una volta confermato l'avvio dell'iter, in testa al documento comparirà un pannello relativo all'iter. Per approfondimenti si veda il inserire link interno.

L'opzione "Annulla" consente di annullare un documento precedentemente protocollato. L'opzione apre una dialog che chiede la motivazione (obbligatoria) e la conferma dell'azione:

In caso di errore, compare un alert esplicativo del fallimento, mentre in caso di annullamento andato a buon fine compare un messaggio positivo e la pagina viene ricaricata, mostrando un alert in testa come da immagine:

→ quali operazioni sono ammesse in un doc annullato? Attualmente compaiono tutte, es. modifica, inoltra, attiva iter,...

NOTA BENE - L'utente deve essere abilitato all'annullamento, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di annullamento.

L'opzione "Elimina" è disponibile per i documenti non protocollati ed è alternativa all'opzione "Annulla". Il comando "Elimina" apre una dialog con richiesta di ulteriore conferma, ma, a differenza dell'Annulla, non richiede di specificare una motivazione.

A seguito dell'azione, la navigazione si sposta sulla Home dei documenti.

L'utente deve essere abilitato all'eliminazione, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di eliminazione.

In caso di errore, compare un alert esplicativo del fallimento.

 ATTENZIONE - Va tenuto presente che l'operazione di eliminazione è irreversibile e a seguito di essa il documento eliminato scompare definitivamente dal sistema. L'annullamento del documento è altrettanto un'operazione irreversibile, ma, a seguito di annullamento, il documento non scompare dal sistema e rimane consultabile come documento annullato.

NOTA BENE - Da normativa (Unknown User (e.nicolo@cineca.it) trovare riferimenti normativi) le PEC in arrivo come "Bozze" non si possono eliminare, quindi non deve comparire l'opzione "Elimina", quindi è solo possibile trattarle eventualmente come SPAM o protocollate. → è vero? ( sì è VERO nel T4 è così per ragioni normative. la norma precisa non la ricordo ma Emanuele Nicolo' puoi guardare se c'è qualcosa  qui: Circolare 23 gennaio 2013 n.60 e DPCM 3 dicembre 2013  e qui DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 11 febbraio 2005, n. 68 - Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3 Elisabetta).

Bozze di documenti

Nel caso delle bozze di documenti in arrivo compaiono anche i seguenti pulsanti:

che corrispondono alle azioni seguenti.

Segnala come spam

Consente di marcare la bozza di documento come spam e rimuoverlo dai documenti in gestione.

Viene richiesta conferma tramite dialog:

 IMMAGINE DA RIVEDERE perché parla di annullamento (Federico: lo spam di fatto è stato implementato con annullato=sì)

17 Dec 2020 non funziona

NOTA BENE:

• Il documento marcato come spam non scompare dal sistema ma rimane ripristinabile. → con quali modalità e da dove? ( nel T4  il doc. annullato lo si  visualizza facendo una ricerca tra i doc. annullati non so come sia stato pensato qui nel titulus 5,  ma credo alla stessa maniera Elisabetta) → attualmente in T5 vengono mostrati sia quelli marcati come spam sia gli annullati, vedi Federico
• Il button di "Segnala spam" non sarà presente in caso di bozze di documenti in partenza creati dall'utente o dall'ateneo stessi. → è vero? ( per  doc in partenza non avrebbe senso, quindi penso proprio vero Elisabetta) → 21 Dec 2020 non è così
• Se la bozza è una PEC accompagnata da segnatura.xml, cioè proviene da un altro sistema di protocollo, non potrà essere trattata come spam, ma potrà essere annullata, con invio della notifica al mittente, o protocollata. → è vero? ( sì è vero e non solo potrà essere protocollata, potrà anche essere registrata come un non protocollato. Oggi è così e penso sia corretto mantenere tale funzione. Elisabetta)
  

Salva come non protocollato

L'utente, dopo aver analizzato la bozza, può decidere di salvarla come un documento “non protocollato”, ovvero documento che non richiede un numero di protocollo e che non rientrerà, per tale motivo, nel Registro ufficiale di protocollo.

Tipicamente, il documento non protocollato ha un campo "Autore" e una sezione "Responsabilità" che comprende i ruoli di Responsabile, Operatore, Co-responsabile, Copia conoscenza.

Protocolla

Il button PROTOCOLLA apre una finestra con richiesta di conferma che consente di registrare il documento nel registro di protocollo:

Corpo centrale del documento

La pagina di dettaglio del documento si compone di un corpo centrale, contenente le informazioni proprie del documento, e di una colonna laterale destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.

Il corpo centrale della pagina di dettaglio del documento comprende le informazioni descrittive principali del documento, come ad es. l'oggetto e l'icona del tipo documento. Dal punto di vista grafico è una successione di sezioni (o card) descritte in dettaglio nel seguito e che possono variare in base al tipo di documento.

Al di sotto della pulsantiera si aprono i dati principali del documento, che sono diversi a seconda della tipologia del documento:

ovvero:

• Icona del tipo di documento
• Oggetto del documento
• Stellina vuota o piena, che indica se si tratta di un documento "preferito" dall'utente collegato
• Numero protocollo (es. 105/2020) o ID codice (es. 000450823-ADMNADM-a80bb327-bd2b-45a8-8a02-3239b8153409)
• Data di protocollazione.

Seguono 3 tab così composte:

Tab "Documento"

Il file principale è indicato da una card quadrata come nell'esempio che segue, contenente le informazioni relative alla firma digitale, se presenti:

E' presente anche un menu di opzioni aggiuntive (non tutte necessariamente o contemporaneamente attive, ovvero cliccabili) che consente di visualizzare la versione con omissis, i dettagli della firma, le versioni precedenti, o di scaricare il file originale e la stampigliatura (pdf del file con le informazioni di protocollazione in testata):

Versione pdf: permette di scaricare la versione in PDF del file originale.

Versione con omissis: permette di scaricare la versione con omissis del file originale. Tale versione è un file parallelo al file precedentemente allegato, in cui sono stati oscurati i dati sensibili. E' possibile inserire il file con omissis anche dopo che il documento è stato protocollato.

17 Dec 2020 modale una volta pronta

Dettagli firma: i dettagli della firma si presentano in forma di dialog:

La medesima dialog viene aperta cliccando sulla coccarda .

→ AGGIUNGERE DETTAGLI SULLA FIRMA Unknown User (e.nicolo@cineca.it) Carmelinda Rizzo

Manuale: Manuale Utente Titulus 4.3#11.FIRMADIGITALE

Versioni precedenti: permette di scaricare le versioni precedentemente caricate del singolo file, sia esso il principale o file allegati.

Scarica file originale: permette di scaricare il documento nel suo formato originale;

Scarica stampigliatura: permette di generare con un click un PDF del file comprensivo delle informazioni di protocollazione. La funzionalità è disponibile solo sui documenti protocollati e non include gli allegati firmati digitalmente (tranne i file firmati in formato PADES); (vedi Stampa dei file allegati con informazioni sulla protocollazione → va mantenuto questo link o va rifatto l'argomento?

Alla destra della card del file principale sono presenti alcune informazioni aggiuntive relative al documento, ovvero:

Voce di indice (opzionale): una parola o una frase chiave che individua un procedimento amministrativo o una tipologia di documenti. L'utilizzo di una voce di indice in registrazione di documenti consente, una volta individuata la parola o frase chiave, la compilazione totale o parziale di alcuni dei campi di registrazione. L'uso delle voci di indice consente quindi di accorciare i tempi di registrazione, evitare errori o sviste di compilazione e garantire una coerenza stilistica di tutto l'Ateneo nella redazione degli oggetti. Manuale archivio procedimenti 4.6#Vocediindice → Riccardo come avviene l'inserimento e la modifica delle voci di indice in T5?

Classificazione (voce sempre presente): attributo del documento secondo il Titolario di classificazione che raccoglie, secondo una gerarchia strutturata su due o più livelli, le possibili classificazioni dei documenti da protocollare.

Classificazione della minuta (voce sempre presente nei documenti tra uffici): attributo del documento tra uffici secondo il Titolario di classificazione che raccoglie, secondo una gerarchia strutturata su due o più livelli, le possibili classificazioni dei documenti da protocollare.

Tipologia (opzionale): è la tipologia documentale a cui appartiene il documento o repertorio, es. verbale d'esame, contratto, fattura, etc. Può contenere campi aggiuntivi specifici.

Autore: autore del documento nei documenti non protocollati.

Segnatura: la segnatura è l’associazione in forma permanente e non modificabile di informazioni riguardanti il documento stesso, in ingresso e in uscita al sistema di protocollo, utile alla sua identificazione univoca e certa. Compare nella seguente forma:

Segnatura: 2020-ADMNADM-0000207

In caso di PEC proveniente da un altro sistema di protocollo la segnatura si presenta come un file allegato con nome segnatura.xml (CIRCOLARE N. 60 DEL 23 GENNAIO 2013 revisione della Circolare AIPA del 7 maggio 2001) che contiene l'insieme delle informazioni archivistiche di protocollo codificate in formato XML.

Il file segnatura.xml si compone di tre sezioni:

• Intestazione, che contiene gli elementi essenziali di identificazione e caratterizzazione amministrativa del messaggio protocollato;
• Descrizione, che contiene le informazioni descrittive riguardanti il contenuto del messaggio;
• Riferimenti, che contiene le informazioni relative al contesto generale di cui il messaggio fa parte;

Esempio del file segnatura.xml:

Tab "Allegati"

Gli eventuali file allegati in aggiunta al file principale sono elencati nella seconda tab e sono visualizzabili in forma di card () o in forma di elenco testuale (), con un campo Descrizione e un campo Nome file:

Se il documento contiene allegati creati precedentemente in Titulus 4, questi compariranno nella sezione "Descrizione allegati versione 4" sotto forma di descrizioni:

NOTA BENE - E' sempre possibile aggiungere allegati solo se il documento è in bozza oppure è un documento non protocollato. Nei documenti protocollati invece è possibile inserire solo un file (principale? allegato?) ed una immagine e solo se non già presenti. → verificare se è vero

Tab "Dati di contesto"

La tab "Dati di contesto" mostra i campi aggiuntivi specifici di tipologie speciali di documento, come ad es. numero verbale, data appello, data esame per la tipologia "verbale d'esame", oltre al nome e data dell'eventuale repertorio:

Sezioni "Mittente" e "Destinatari"

Al di sotto della sezione principale del documento compaiono le sezioni relative a Mittente e Destinatari. Queste sezioni variano in base al tipo di documento.

Documenti in arrivo e in partenza

La sezione Mittente nel documento in arrivo è:

mentre in quello in partenza è:

La sezione dei Destinatari può contenere destinatari esterni ed interni all'ateneo. Nei documenti in arrivo si presenta nel seguente modo:

Nei documenti in partenza si presenta nel seguente modo, con in più la possibilità di inserire un messaggio testuale per i destinatari esterni e/o interni all'ateneo:

Il messaggio verrà recapitato ai destinatari secondo il mezzo di invio specificato per ogni destinatario.

→ è vero?
→ che tipo di messaggio è? Esempio: _____________
→ quando posso inserirlo? in bozza o anche da protocollato? In visualizzazione o modifica o nuovo?

17 Dec 2020 manca in sviluppo, abbiamo solo dei visual design:

inserimento messaggio e button di invio:

dopo l'invio:

e dettagli dell'invio con possibilità di scaricare eml o xml della mail:

ma anche una versione alternativa:

Il pulsante  consente di aprire una dialog con i dettagli associati al Mittente, come Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo, etc.

Le sezioni Mittente e Destinatari sono espandibili o richiudibili. In base al tipo di documento, la sezione in cui è specificato il ruolo di responsabile si presenta aperta, quindi Mittente per i documenti in partenza, Destinatari per i documenti in arrivo, o entrambe nel caso dei documenti tra uffici.

Segue un glossario dei Mittenti e Destinatari:

Documenti tra uffici

Il documento tra uffici presenta caratteristiche peculiari rispetto ai documenti in arrivo e ai documenti in partenza poiché è il risultato di processi documentali interni all'ente. Il documento tra uffici – e la particolare tipologia di protocollo che ne deriva, il Protocollo tra uffici – risponde dunque all'esigenza di avere uno strumento che permetta di registrare il flusso comunicativo interno agli uffici della stessa AOO.

Un protocollo tra uffici si compone di due esemplari dello stesso documento:

1. la minuta del documento, che rimane di responsabilità dell’Ufficio Mittente;
2. l’originale del documento, che viene assegnato all’Ufficio Destinatario.

Di conseguenza, il protocollo tra uffici può avere due classificazioni, una relativa alla Minuta e una relativa all’Originale: minuta e originale del protocollo di fatto sono lo stesso documento, ma possono essere inseriti in due fascicoli diversi, uno di responsabilità dell’Ufficio Mittente e l’altro di quello Destinatario.

NOTA BENE: il dovere della corretta gestione del documento e della relativa pratica è in capo all'Ufficio Destinatario in quanto responsabile dell'originale del documento.

La sezione Mittente è caratterizzata dall'indicazione "minuta":

→ dubbio: Deve essere presente il "Primo responsabile" = doc.minuta.mittente ?

La sezione Destinatari è invece caratterizzata dall'indicazione "originale".

Documenti non protocollati

Se da un lato i documenti protocollati rimangono sempre nel sistema e quindi rintracciabili tramite ricerca, anche se spariscono dall’evidenza, i documenti non protocollati sono gli unici effettivamente cancellabili, dal momento che questa tipologia non rientra nel Registro ufficiale di protocollo.

Di seguito alcuni esempi di documenti che, in base alle normative vigenti, non richiedono di essere protocollati:

• gazzette ufficiali
• bollettini ufficiali
• notiziari della pubblica amministrazione
• note di ricezione delle circolari e altre disposizioni
• materiali statistici
• atti preparatori interni
• giornali
• riviste
• libri
• materiali pubblicitari
• inviti a manifestazioni

e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

NOTA BENE - I documenti non protocollati contengono il mittente solo se proveniente da una trasformazione di un documento in arrivo.

Azioni su mittenti e destinatari

Il button  posto in corrispondenza di uno specifico campo sta a significare che quel campo è ripetibile: è possibile dunque aggiungere più istanze di quella tipologia di dato, ad es. più destinatari di un documento. N.B.: affinché il button si "attivi", è necessario inserire almeno un valore.

Nel documento in arrivo la modifica dei dati di "responsabilità" nella sezione Destinatari (Responsabile, Co-Responsabile e Copia conoscenza) è possibile solo in visualizzazione. Nei documenti in bozza la modifica dei dati di "responsabilità" è possibile anche entrando in modifica. → verificare dal momento che in sviluppo sembra mancare la sez. responsabilità

Il responsabile è un dato sempre obbligatorio, di unica occorrenza e si può cambiare grazie al button . La prima valorizzazione del responsabile viene sempre fatta in modalità di registrazione di un nuovo documento, per tutte le tipologie di documenti.

Accanto al nome della persona viene riportata l'indicazione del visto, che segnala data e ora della prima visualizzazione del documento da parte dell'utente con ruolo sul documento):

Questa informazione viene anche riportata nella storia del documento che viene mostrata nella sidenav omonima → link interno.

Grazie all'icona  l'utente può decidere di scartare (togliere) il documento dai "Documenti in gestione" propri o dei colleghi di un ufficio su cui l'utente ha diritti di intervento.

A seguito dell'azione, il documento risulterà scartato per quel dato utente e scomparirà dai suoi contatori del widget "Documenti in gestione":

Sezione "Annotazioni"

Questa sezione riporta le annotazioni permanenti alla registrazione di protocollo, che non possono essere né cancellate, né modificate dopo il loro inserimento e si possono inserire solo in visualizzazione del documento.

17 Dec 2020 → SVILUPPO INDIETRO, verificare come inserire l'annotazione. Invision sbagliato (non ci si deve andare dalla modifica, la textarea si deve poter aprire in visualizzazione di un documento già protocollato)

Titulus tiene traccia di chi ha inserito l'annotazione e del giorno e ora di inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, inserire un'annotazione equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento.

Visibile a tutti coloro che hanno diritti di visualizzazione sul documento.

In testa al documento possono comparire elementi ulteriori in caso di note sul documento e iter autorizzativo.

Note

Una nota è un promemoria non permanente alla registrazione di protocollo. Facendo un parallelo con il cartaceo, inserire una nota equivale ad attaccare un post-it sul documento.

Quando è presente una nota non letta dall'utente, in testa al documento compare il seguente pannello di notifica:

che contiene un pulsante per la rapida lettura della nota o una X che chiude temporaneamente il pannello fino a successiva sessione di lavoro. La lettura della nota può avvenire anche dalla sidenav "Note" attivata dal pulsante  presente nella colonna di destra. Si veda il capitolo seguente per i dettagli.

Iter di autorizzazione

Quando il documento è parte di un iter di autorizzazione, compare in testa al documento un pannello di questo tipo:

che, una volta cliccato, si espande e mostra gli step dell'iter:

Questo pannello mostra la linearizzazione dell'iter di autorizzazione attivo sul documento e lo step (con relativa descrizione) in cui si trova il documento.

Quando l'utente che sta visualizzando il documento è anche il destinatario di un'azione richiesta dall'iter, compare anche il seguente pannello, che consente la rapida esecuzione dell'azione, ad esempio approvare, firmare, etc.:

In base al tipo di azione richiesta, può comparire una dialog che chiede all'utente conferma o l'inserimento di dati aggiuntivi. Infatti, l'esecuzione delle azioni è analoga a quanto avviene nel modulo "Autorizzazioni", quindi si consiglia di prendere visione del relativo manuale (Manuale utente Titulus 5 - Autorizzazioni#Autorizzazioni-Azionisuidocumenti).

Quando l'azione viene completata, compare un messaggio di conferma positiva:

e il documento viene ricaricato per mostrare le variazioni innescate dall'azione appena compiuta e l'avanzamento nell'iter autorizzativo:

Quando il ruolo dell'utente lo consente, compare alla destra del pannello dell'iter un'icona a forma di X bianca su fondo rosso  che consente di annullare l'iter di autorizzazione su quello specifico documento.

Alcuni di questi elementi, ovvero l'iter linearizzato e le azioni disponibili, sono riportati anche nella sidenav "Iter di autorizzazione" attivata dal pulsante presente nella colonna di destra. Si veda il capitolo seguente per i dettagli.

Colonna di destra

Come detto, la pagina di dettaglio del documento si compone anche di una colonna laterale destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.

La colonna ha in testa 4 pulsanti (non tutti necessariamente "attivi"):

Questi 4 pulsanti aprono le relative informazioni in una finestra laterale (sidenav):

• Note del documento
• Storia del documento
• Iter di autorizzazione
• Trasparenza.

Note del documento

→ legame fra note e notifiche in topbar Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia#Interfaccia-Notifiche verificare l'uso di "annotazione", probabilmente si intendeva "note". Le note alimenteranno le notifiche in un secondo tempo.      'POSTIT' > Annotazione sul documento

Il componente note viene utilizzato nelle interfacce del documento, del fascicolo e del raccoglitore ed è attivabile solo in modalità di visualizzazione tramite l'icona della nota ().

La facoltà di inserire nuove note è condizionata al diritto di intervento/modifica sul documento da parte dell'utente → è vero? da testare con utenti con diritti diversi

La nota può essere:

• pubblica, ovvero visibile a chiunque abbia il diritto di visualizzazione del documento,
• personale, ovvero visibile solo all'utente che l'ha inserita.

Dopo aver inserito una nota l'utente potrà:

• Eliminarla (ma non modificarla)
• Condividerla con altri utenti della stessa AOO: l'azione di condivisione comporterà sia l'invio di una notifica all'utente scelto, sia una messa in copia conoscenza nel caso in cui l'utente non sia già presente tra i CC. L'utente con cui si è condivisa la nota riceve una notifica visibile sia nella sezione notifiche (è vero?), sia sotto forma di alert di "nota non letta" all'accesso del documento, sia una mail con il link al documento (è vero?).

Esempio di nota condivisa con due utenti:

Storia del documento

Questa sidenav, attivata dall'icona , riporta l'elenco (filtrabile) delle azioni e visualizzazioni compiute sul documento a partire dalla sua registrazione e si presenta nel seguente modo:

I filtri in alto sono tutti selezionati e mostrano l'elenco completo degli eventi e delle visualizzazioni, ovvero:

• Modifiche al documento, ovvero tutte le operazioni di modifica, compresa registrazione, protocollazione, segnatura, annullamento, inserimento in fascicolo, invio in conservazione;
• Modifiche alle persone, ovvero operazioni di assegnazione, responsabilità, rimozione;
• Visualizzazioni, ovvero le operazioni di visualizzazione del documento da parte degli utenti.

E' possibile deselezionarne alcuni per filtrare l'elenco e mostrare solamente gli eventi che servono.

Iter di autorizzazione

L'icona  apre la sidenav dell'iter di autorizzazione attivo sul documento.

Viene mostrato l'iter linearizzato in verticale, lo step corrente e viene riproposto il button delle azioni disponibili:

Al di sotto dell'iter viene riportata la storia delle azioni in ordine cronologico decrescente, con l'indicazione dello step in cui è avvenuta l'azione fra parentesi quadre, l'utente titolare dell'azione e la data/ora in cui è stata eseguita.

Trasparenza

17 Dec 2020 alla data odierna non c'è nulla → Riccardo?

questo era il visual (https://projects.invisionapp.com/d/#/console/17031268/353046181/preview):

Al di sotto dei 4 pulsanti compaiono alcuni widget che consentono operazioni rapide.

Widget "Fascicoli"

Il widget "Fascicoli" mostra il fascicolo principale e eventuali altri fascicoli (fascicolo minuta, etc.) in cui è presente il documento:

La facoltà di rimuovere un documento dal fascicolo è indicata dalla presenza dell'icona cestino () con tooltip "Rimuove il documento dal fascicolo", ed è subordinata ai diritti dell'utente. → sarà un diritto in T5?

NOTA BENE: il cestino compare solo in corrispondenza dei fascicoli/sottofascicoli dell'utente o dell'ufficio di appartenenza dell'utente, siano essi il fascicolo principale o gli altri fascicoli.

Il click sul cestino apre una dialog di richiesta conferma:

Al click sul nome del fascicolo si apre una sidenav contenente i dettagli del fascicolo, l'eventuale gerarchia (fascicolo padre → attualmente non lo mostra, sottofascicoli se presenti) e gli ultimi 4 documenti inseriti in quel fascicolo:

vedi invision https://projects.invisionapp.com/d/#/console/17031268/353046122/preview

Il click su ogni documento inserito rimanda alla pagina di dettaglio di quel documento.

Il click sull'oggetto del (sotto)fascicolo rimanda alla pagina di dettaglio del (sotto)fascicolo (vedi https://invis.io/T5Y7NPH8A32).

Il click sul pulsante " + " va alla fascicolazione del documento, ovvero l'inserimento del documento all'interno di una data aggregazione documentale. Per i dettagli della fascicolazione si veda l'argomento specifico → inserire link interno.

Widget "Collegamenti"

Con "collegamenti" si intendono gli eventuali altri documenti linkati - o collegati - al documento in oggetto. Non è possibile collegare il documento a fascicoli o raccoglitori, ma solamente ad altri documenti.

Quando dei collegamenti sono presenti, viene valorizzato il widget seguente:

che riporta sia i collegamenti impostati con Titulus 5, sia quelli ereditati da Titulus 4 ("vecchi collegamenti").

Per aggiungere un collegamento, è sufficiente premere il button AGGIUNGI . Si apre una dialog che consente di ricercare documenti in base a testo libero e/o intervallo di data (di creazione):

Avviando la ricerca, vengono mostrati i risultati paginati su più schermate, ovvero i documenti che soddisfano i criteri di ricerca:

Tramite i checkbox è possibile selezionare i documenti da collegare.

Il checkbox in basso consente di selezionare tutti gli elementi della schermata. E' possibile selezionare più documenti su più schermate navigando i risultati grazie alle icone di paginazione ().

La possibilità di rimozione di un collegamento tramite l'icona cestino () è subordinata ai diritti dell'utente e comporta una dialog di richiesta conferma:

NOTA BENE - Per ragioni normative e di trasparenza amministrativa, in caso di documento pubblicato all'albo, il collegamento a quest'ultimo non potrà essere rimosso.

Widget "Scadenza"

Il widget "Scadenza" mostra l'eventuale scadenza temporale entro cui gestire il documento e una nota. La data di scadenza viene impostata sul singolo documento sia in fase di registrazione che successivamente in visualizzazione e/o modifica.

Quando nessuna scadenza è stata impostata, il widget si presenta vuoto:

Tramite il button AGGIUNGI  è possibile inserire la scadenza, l'eventuale promemoria e la nota:

dopodiché il widget mostra la scadenza e la nota:

Una volta inserita, la data di scadenza può essere modificata tramite il button CAMBIA .

Nel momento in cui l'utente ha completato le sue attività sul documento in scadenza si può attivare il flag "Gestito": 

In tal modo, la notifica relativa alla scadenza o al promemoria verrà disattivata e rimossa dal calendario delle "Scadenze generali" posizionato nella home page generale e nella home dei Documenti.

Widget "Visibilità"

Definisce la riservatezza del documento, classificandola in 4 livelli di restrizioni crescenti: pubblico, riservato, altamente confidenziale o segretissimo. Viene impostata sul singolo documento sia in fase di registrazione che successivamente di visualizzazione e/o modifica, coerentemente con i diritti dell'utente.

Il widget si presenta nella seguente forma:

e il livello per impostazione predefinita è "Pubblico".

Questo livello di riservatezza può essere cambiato tramite il button CAMBIA , scegliendo fra i valori proposti in base ai diritti dell'utente. Infatti, i valori "Riservato", "Altamente confidenziale" e "Segretissimo" compaiono solo se l'utente ha il relativo diritto.

Widget "Conservazione"

Permette di trasmettere in conservazione il documento. L'invio in conservazione è possibile dalla visualizzazione del documento. (in T4 l'utente deve essere abilitato all'invio in conservazione in ACL, anche in T5 funziona così?) (ParER o Conserva: link a manuale?)

Il widget inizialmente si presenta così:

e descrive sinteticamente lo stato di invio in conservazione del documento (nell'immagine si tratta di un documento non ancora inviato in conservazione).

Il button Dettagli  consente di conoscere i diversi stati di lavorazione del documento all'interno del sistema di conservazione:

Cliccando sul button INVIA IN CONSERVAZIONE si apre una dialog di richiesta conferma:

Una volta confermato, automaticamente Titulus mostra un "Resoconto invio di versamento" con la descrizione specifica dello stato di ciascun pacchetto di versamento generato e di ciascun documento in esso contenuto:

NOTA BENE: Titulus 5, a differenza di Titulus 4, controlla se è possibile inviare il documento in conservazione dopo che l'utente ha premuto il button INVIA IN CONSERVAZIONE (T5 scrive "documento da non inviare in conservazione"). Titulus 4, invece, mostrava il button di invio in conservazione solo se la tipologia di documento era stata configurata per essere inviata in conservazione. → dubbio: è da scrivere questa frase?

I diversi stati di lavorazione del documento all'interno del sistema di conservazione sono:

• Trasmesso: inserito nel pacchetto di versamento e trasmesso al sistema di conservazione.
• Rifiutato: non accettato dal sistema di conservazione perché non rispondente ai requisiti stabiliti.
• Versato: accettato dal sistema di conservazione ed inserito nel pacchetto di archiviazione.

con ulteriori dettagli visibili tramite il button .

Esempio di dettagli di un documento trasmesso:

Esempio di dettagli di un documento non trasmesso per errore di versamento:

In caso di versamento, viene creato un "Rapporto di versamento", a cui si accede sempre dalla dialog dei dettagli. Il Rapporto di versamento è un documento repertoriato.

T5 dà sempre "Rapporto di versamento non disponibile." → approfondire quando disponibile

Tramite il button RITRASMETTI è sempre possibile reinviare il documento in conservazione.

Modifica del documento

T4 Per inserire un’annotazione in una registrazione di protocollo occorre accedere alla registrazione stessa e cliccare sul pulsante “Annotazione”, che si trova in alto a destra. A questo punto il sistema apre una schermata in cui è possibile scrivere l'annotazione vera e propria. Una volta terminato l'inserimento, per salvare l'annotazione inserita sarà necessario cliccare sul pulsante “Salva”. Nel caso in cui non si voglia salvare quanto scritto, invece, sarà necessario cliccare sul pulsante “Abbandona”.

Non è possibile eliminare l'istanza del responsabile.

In modifica di tipologie predefinite (ex "Altri" di T4) compaiono i campi aggiuntivi specifici:

Nuovo documento

La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia.

Il responsabile (RPA) è un dato sempre obbligatorio, di unica occorrenza.

Elencare tutte le strade per il nuovo, es. widget

NOTA BENE: i pulsanti disponibili nella fase di registrazione dei documenti dipendono dai diritti dell'operatore.

Nuovo documento Predefinito (ex "Altri" di T4) > compaiono i campi aggiuntivi specifici:

→ capire se passare da Predefinito > Verbale d'esame è equivalente a passare ad es. da Doc in arrivo > tipologia > verbale d'esame.

Doc tra uffici: Il mittente del documento è obbligato a compilare i campi relativi alla minuta.

La funzionalità "Ripeti nuovo" è trattata nella visualizzazione del doc................

Protocollo differito

https://projects.invisionapp.com/d/main#/console/17031268/353046142/preview

e

https://projects.invisionapp.com/d/main#/console/17031268/353046207/preview

Nel caso in cui non sia possibile procedere alla registrazione di protocollo di un documento nel giorno di ricezione (ad esempio per un eccezionale e imprevisto carico di lavoro, per un problema tecnico, etc.) e qualora dalla mancata registrazione del documento possa venire meno un diritto di terzi, è possibile effettuare la registrazione differita di protocollo.

Alla creazione di un nuovo documento in arrivo o tramite la funzione "Ripeti nuovo" di un documento in arrivo già registrato (da verificare se bozze o protocollati o anche non protocollati), è possibile una registrazione a protocollo differito con l’evidenza della data effettiva di ricezione utilizzando il button INSERISCI DIFFERITO:

screenshot della modale da fare

NOTA BENE - La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica ai documenti informatici pervenuti via PEC, in quanto la PEC, grazie alle ricevute e alle notifiche di accettazione e consegna, attesta la data certa di ricevimento dell’atto.

→ il responsabile della gestione documentale deve definire a priori tipologie documentali e ruoli abilitati al protocollo differito?

→ tutto da verificare una volta funzionante

DA COLLOCARE

Modifica/inserimento button in testa

Modifica/inserimento classificazione

se metti la classificazione non vai a ritoccare la voce di indice
se metti la voce di indice, viene modificata la classificazione
se è assegnata la classificazione. e poi associo la voce di indice viene sovrascritta la classificazione
se invece fai il contrario, lasci entrambe

Il Titolario è caratterizzato dall'icona .