Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti

UNDER CONSTRUCTION

DA FARE:

• inizio documentazione: 19 Oct 2020 
• separare pagine e sottopagine
• comprendere anche Fascicolazione?
• sostituire alla fine:
  
  • E' → È
  • inserimento → registrazione
    
  • icona, pulsante → button
• fine documentazione: 
• revisione documentazione: 
• modifiche post-revisione: 
• pronto per pubblicazione: 

10 Dec 2020 Ad oggi risultano implementate le seguenti operazioni di modifica in visualizzazione:

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Che cosa trovo in questa pagina?

Titulus è un sistema di gestione informatica dei documenti, quindi il documento è l'entità centrale e fondamentale dell'intero sistema.

Questa pagina descrive il documento di Titulus 5 e qui si trovano le informazioni per la visualizzazione, modifica e registrazione dei documenti.

In questa pagina non si trovano le informazioni sull'interfaccia di Titulus 5, o sui moduli specifici, che sono oggetto di specifica documentazione e di cui si consiglia di prendere visione.

Glossario

Nel seguito vengono utilizzati i seguenti termini inglesi per indicare elementi dell'interfaccia:

• card = elemento grafico rettangolare che racchiude le informazioni sintetiche di un iter autorizzativo, o di una seduta, o un elenco di elementi accomunati da un dato criterio (es. documenti da fascicolare).
• dialog = finestra in sovraimpressione che richiede conferma di una azione o dati aggiuntivi, prima della sua esecuzione .
• nav bar = la barra di navigazione di Titulus, posizionata a sinistra e sempre presente, contenente le scorciatoie alle funzioni principali dell'applicativo e alla home.
• sidenav = finestra in sovrimpressione che si apre sulla destra dell'applicativo e che contiene informazioni aggiuntive rispetto alla pagina che si sta visualizzando.
• top bar = la barra superiore di Titulus, che comprende il logo, il modulo di ricerca globale, le icone delle notifiche, etc.
• widget = strumenti che consentono operazioni veloci o scorciatoie, come ad es. le scadenze del mese, la ricerca veloce, i documenti da fascicolare, etc.
  

Per i termini più prettamente specifici della gestione documentale in Titulus fare riferimento al Glossario utente (decidere se pubblicare o meno).

Introduzione

I documenti in Titulus

La gestione documentale è un processo finalizzato al controllo efficiente e sistematico della produzione, ricezione, tenuta, uso, selezione e conservazione dei documenti (v. "Glossario dei termini e degli acronimi", Allegato 1 al documento “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, AgID).

Affinché tale processo possa essere efficiente e sicuro deve essere necessariamente presidiato da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento. Titulus è un sistema di gestione informatica dei documenti che soddisfa pienamente tali requisiti, per cui è possibile:

• acquisire, registrare, ricercare e consultare le diverse tipologie di documenti trattati nell'ambito dei processi amministrativi e/o aziendali, sia interni sia di scambio con l'esterno;

• organizzare i documenti secondo un piano di classificazione ed archiviazione in fascicoli, e coerentemente con il piano di conservazione), secondo le necessità di ordinamento e di ricerca più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi.

I documenti in Titulus sono gestiti in base alla loro tipologia:

Documento

• Documento in arrivo (e Protocollo differito)
• Documento in partenza
• Documento non protocollato
• Documento tra uffici

Repertorio*

• Albo ufficiale di Ateneo

• Comunicazione

• Contratti e Convenzioni

• Contratti - Convenzioni (AOO Periferiche)

• Decreto Rettorale

• Rapporto di versamento

• Registro informatico giornaliero di protocollo

• Registri Iva acquisti

• Registri Iva vendite

• Registro elettronico del docente

• Registri Iva Corrispettivi

• Registri Iva acquisti istituzionali intraue

• Registri Iva acquisti istituzionali San Marino

• Registri Iva acquisti promiscui

• Registri Iva acquisti commerciali

Predefinito*

• Contratti
• Verbale d'esame
• Verbale di laurea
• Fattura elettronica
• Fattura elettronica passiva
• Fattura elettronica attiva
• Invio PEC.

* Le tipologie dei Repertori e dei Predefiniti verificare con Riccardo vengono configurate dal CINECA sulla base delle richieste dell'ateneo, quindi possono variare da caso a caso.

A queste tipologie corrispondono informazioni specifiche che compaiono nella visualizzazione e modifica dei documenti esistenti e nella registrazione dei nuovi documenti.

Icone specifiche

Icona specifica dei documenti in generale, e che contraddistingue la dashboard dei documenti nella nav bar: 

Le icone specifiche delle varie tipologie di documento vengono descritte nel seguito.

Dashboard dei documenti

In Titulus la dashboard - o home - dei documenti è una funzione dell'applicativo che dà all'utente una panoramica dei documenti che richiedono attenzione e viene descritta in un manuale apposito (Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori).

Nella dashboard è possibile tenere sotto controllo i documenti da fascicolare, le bozze in arrivo, i documenti "preferiti" e accedere alle pagine di dettaglio dei singoli documenti. Inoltre, è possibile creare nuovi documenti e repertori, ricercare documenti per numero di protocollo o repertorio, visualizzare le scadenze dei documenti, monitorare i documenti in gestione all'utente e agli uffici sui quali l'utente ha diritto di visibilità.

Tutti questi elementi vengono filtrati al login in base ai diritti dell'utente collegato.

Ricerca di documenti

In Titulus la ricerca di documenti è una funzionalità disponibile secondo 3 modalità:

• ricerca globale, tramite il modulo di ricerca sempre presente nell'intestazione dell'applicativo (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia#Interfaccia-Modulodiricercaveloce);
• ricerca veloce dei documenti per anno e numero di protocollo o di repertorio, tramite il widget presente nella home page e nella dashboard dei documenti (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori#Homeedashboarddocumenti,fascicolieraccoglitori-Widget%22Ricercaveloce%22)
• ricerca avanzata, sempre disponibile dalla barra di navigazione (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Ricerca globale e avanzata#Ricercaglobaleeavanzata-Ricercaavanzata).

Il risultato di queste ricerche è un elenco di documenti rispondenti ai criteri di ricerca. Cliccando un risultato si accede alla pagina di dettaglio del singolo documento.

Indirizzo (URL) del documento

Il documento in Titulus 5 è raggiungibile con un indirizzo web (URL) diretto e specifico, composto dall'URL di Titulus presso l'ateneo e dal codice ID del documento, ad esempio:

http://titulus.ateneo.it/#/documento/000437359-ADMNADM-7cda7b14-c78b-4e10-a49d-1736fc6bebf5

In tal modo, è possibile comunicare questo indirizzo a colleghi ed altri soggetti tramite messaggio.

Utilizzo in mobilità

Tutto il servizio Titulus 5 è utilizzabile in mobilità tramite tablet o smartphone grazie alla sua tecnologia responsive, quindi anche il modulo "Autorizzazioni" è predisposto per tale uso.

Visualizzazione del documento

La pagina di dettaglio del documento di Titulus 5 viene raggiunta da molti punti dell'applicativo: dai widget della home page, dai risultati della ricerca, dagli iter di autorizzazione, dai fascicoli, etc. e si presenta con una sua propria interfaccia:

La prima informazione che viene data è quella del tipo documento, scritta per esteso nella barra blu di testata. Alla sua sinistra è presente l'icona "back" (<) che consente di tornare alla pagina precedente di provenienza: la pagina dei risultati della ricerca, la dashboard generale, la home dei documenti, l'iter di autorizzazione, le voci del widget "Documenti in gestione", etc.

Pulsanti principali

Subito al di sotto della barra blu di testata sono presenti alcuni pulsanti di comando, che possono essere attivi o inattivi e presenti o meno, a seconda che il documento in oggetto o il ruolo dell'utente consenta le relative operazioni.

I pulsanti:

corrispondono alle seguenti azioni:

• Modifica, per attivare la modifica del documento;
• Rispondi, per rispondere ad un documento;
• Inoltra, per inoltrare un documento a uno o più destinatari interni o esterni;
• Ripeti nuovo, per creare un nuovo documento della stessa tipologia di quello che si sta visualizzando;
• Condividi, per condividere il documento con uno o più destinatari esterni all'ateneo;
• Opzioni:
  • Attiva iter verificare se è alternativo a Interrompi iter, ovvero se i diritti sono uguali
  • Annulla, per annullare il documento
  • Elimina, per eliminare il documento.

Modifica

Si veda l'apposita sezione del manuale (inserire link interno alla sezione).

Rispondi

La funzione dà la facoltà di rispondere ad un documento.

Cliccando su “Rispondi” si apre una maschera di inserimento documento in partenza precompilata con alcuni dati: in particolare il campo Mittente del documento di origine viene inserito come destinatario, il mezzo di invio viene copiato dal documento di origine, insieme a tutta la sezione "responsabilità" (UOR, RPA, CC, Operatore, etc.) e alla “Tipologia” (menù a tendina del campo Altro). La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento. → da verificare una volta funzionante MANCA LA MODALE

NOTA: la funzionalità non è disponibile nei documenti in partenza e nei documenti non protocollati.

Inoltra

Consente di inoltrare un documento a uno o più destinatari interni o esterni. I destinatari interni vengono aggiunti in CC al documento, mentre nel caso degli esterni viene generato un nuovo documento in partenza e protocollato. → Verificare se e come i due documenti vengono collegati (tramite link?) una volta funzionante

NOTA: la funzionalità non è disponibile nei documenti non protocollati.

Ripeti nuovo

Partendo da un documento preesistente, consente di creare un nuovo documento della stessa tipologia, replicando molti dei dati del documento di origine.

Manuale Utente Titulus 4.6#8.2Barradeipulsantiverticale Cliccando sul pulsante Ripeti nuovo ho la possibilità di accedere alla maschera di inserimento di un documento della stessa tipologia di quello che ho in visione copiandone anche molti campi: in particolare la Prima sezione (Destinatario/mittente, firmatario, voce di indice, oggetto, ecc..) e la seconda (UOR, RPA, CC, Operatore, ecc…), il software non copia i dati contenuti nelle ultime due sezioni (Es: Annotazioni, allegati, ecc…). La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento. → tutto da verificare una volta funzionante

Condividi

Consente di condividere il documento con uno o più destinatari esterni all'ateneo grazie a un link diretto.

MODALE INCOMPLETA

Opzioni

Cliccando sull'icona  si apre una tendina di opzioni aggiuntive.

L'opzione "Attiva iter" consente di avviare un iter di autorizzazione sul documento in oggetto. L'iter da attivare va ricercato digitando parte del nome nella dialog seguente e selezionando uno dei suggerimenti proposti:

Una volta confermato l'avvio dell'iter, in testa al documento comparirà un pannello relativo all'iter. Per approfondimenti si veda il INSERIRE LINK INTERNO.

L'opzione "Annulla" consente di annullare un documento precedentemente protocollato. L'opzione apre una dialog che chiede la motivazione (obbligatoria) e la conferma dell'azione:

NOTA BENE - L'utente deve essere abilitato all'annullamento, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di annullamento.

L'opzione "Elimina" è disponibile per i documenti non protocollati ed è alternativa all'opzione "Annulla". Il comando "Elimina" apre una dialog con richiesta di ulteriore conferma, ma, a differenza dell'Annulla, non richiede di specificare una motivazione.

A seguito dell'azione, la navigazione si sposta sulla Home dei documenti.

L'utente deve essere abilitato all'eliminazione, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di eliminazione.

 ATTENZIONE - Va tenuto presente che l'operazione di eliminazione è irreversibile e a seguito di essa il documento eliminato scompare definitivamente dal sistema. L'annullamento del documento è altrettanto un'operazione irreversibile, ma, a seguito di annullamento, il documento non scompare dal sistema e rimane consultabile come documento annullato.

→ in caso di KO dell'azione deve comparire una motivazione?

Bozze di documenti

Nel caso delle bozze di documenti in arrivo compaiono anche i seguenti pulsanti:

che corrispondono alle azioni seguenti.

→ SEGNALAZIONI x RICCARDO

Segnala come spam

Consente di marcare il documento come spam e rimuoverlo dai documenti in gestione.

Viene richiesta conferma tramite dialog:

NOTA BENE - Il documento marcato come spam non scompare dal sistema.

Salva come non protocollato

L'utente, dopo aver analizzato la bozza, può decidere di salvarla come un documento “non protocollato”, ovvero documento che non richiede un numero di protocollo e che non rientrerà, per tale motivo, nel Registro ufficiale di protocollo.

Per dettagli vedere → link interno.

Protocolla

Il button PROTOCOLLA apre una finestra con richiesta di conferma che consente di registrare il documento nel registro di protocollo:

Corpo centrale del documento

La pagina di dettaglio del documento si compone di un corpo centrale, contenente le informazioni proprie del documento, e di una colonna laterale destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.

Il corpo centrale della pagina di dettaglio del documento comprende le informazioni descrittive principali del documento, come ad es. l'oggetto e l'icona del tipo documento. Dal punto di vista grafico è una successione di sezioni (o card) descritte in dettaglio nel seguito e che possono variare in base al tipo di documento.

Al di sotto della pulsantiera si aprono i dati principali del documento, che sono diversi a seconda della tipologia del documento:

ovvero:

• Icona del tipo di documento
• Oggetto del documento
• Stellina vuota o piena, che indica se si tratta di un documento "preferito" dall'utente collegato
• Numero protocollo (es. 105/2020) o ID codice (es. 000450823-ADMNADM-a80bb327-bd2b-45a8-8a02-3239b8153409)
• Data di protocollazione.

Le icone specifiche delle varie tipologie di documento sono le seguenti:

 Gian Luca Agnoli cambiare immagine con "(repertorio)" e "(predefinito)" al posto di Registro e Fattura

Seguono 3 tab così composte:

Tab "Documento"

Il file principale è indicato da una card quadrata come nell'esempio che segue, contenente le informazioni relative alla firma digitale, se presenti:

E' presente anche un menu di opzioni aggiuntive (non tutte necessariamente o contemporaneamente attive, ovvero cliccabili) che consente di visualizzare la versione con omissis, i dettagli della firma, le versioni precedenti, o di scaricare il file originale e la stampigliatura (pdf del file con le informazioni di protocollazione in testata):

Versione pdf: permette di scaricare la versione in PDF del file originale.

Versione con omissis: permette di scaricare la versione con omissis del file originale. Tale versione è un file parallelo al file precedentemente allegato, in cui sono stati oscurati i dati sensibili. E' possibile inserire il file con omissis anche dopo che il documento è stato protocollato. → screenshot modale una volta pronta - vedi doc nuovo > file > contiene dati sensibili

Dettagli firma: i dettagli della firma si presentano in forma di dialog:

La medesima dialog viene aperta cliccando sulla coccarda .

Versioni precedenti: permette di scaricare le versioni precedentemente caricate del singolo file, sia esso il principale o file allegati.

Scarica file originale: permette di scaricare il documento nel suo formato originale;

Scarica stampigliatura: permette di generare con un click la stampa del file comprensiva delle informazioni di protocollazione. La funzionalità è disponibile solo sui documenti protocollati e non include gli allegati firmati digitalmente (tranne i file firmati in formato PADES); (vedi Stampa dei file allegati con informazioni sulla protocollazione → va mantenuto questo link o va rifatto l'argomento?

Alla destra della card del file principale sono presenti alcune informazioni aggiuntive relative al documento, ovvero:

Voce di indice (opzionale): una parola o una frase chiave che individua un procedimento amministrativo o una tipologia di documenti. L'utilizzo di una voce di indice in registrazione di documenti consente, una volta individuata la parola o frase chiave, la compilazione totale o parziale di alcuni dei campi di registrazione. L'uso delle voci di indice consente quindi di accorciare i tempi di registrazione, evitare errori o sviste di compilazione e garantire una coerenza stilistica di tutto l'Ateneo nella redazione degli oggetti. Manuale archivio procedimenti 4.6#Vocediindice → Riccardo come avviene l'inserimento e la modifica delle voci di indice in T5?

Classificazione (voce sempre presente): attributo del documento secondo il Titolario di classificazione che raccoglie, secondo una gerarchia strutturata su due o più livelli, le possibili classificazioni dei documenti da protocollare.

Classificazione della minuta (voce sempre presente nei documenti tra uffici): attributo del documento tra uffici secondo il Titolario di classificazione che raccoglie, secondo una gerarchia strutturata su due o più livelli, le possibili classificazioni dei documenti da protocollare.

Tipologia (opzionale): è la tipologia documentale a cui appartiene il documento o repertorio, es. verbale d'esame, contratto, fattura, etc. Può contenere campi aggiuntivi specifici.

Autore: autore del documento nei documenti non protocollati.

Segnatura: la segnatura è l’associazione in forma permanente e non modificabile di informazioni riguardanti il documento stesso, in ingresso e in uscita al sistema di protocollo, utile alla sua identificazione univoca e certa. Compare nella seguente forma:

Segnatura: 2020-ADMNADM-0000207

In caso di PEC proveniente da un altro sistema di protocollo la segnatura si presenta come un file allegato con nome segnatura.xml (CIRCOLARE N. 60 DEL 23 GENNAIO 2013 revisione della della Circolare AIPA del 7 maggio 2001, https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/circolari/circolare_60_2013_segnatura_protocollo_informatico_-_rev_aipa_n.28-2001.pdf ) che contiene l'insieme delle informazioni archivistiche di protocollo codificate in formato XML.

Il file segnatura.xml si compone di tre sezioni:

• Intestazione, che contiene gli elementi essenziali di identificazione e caratterizzazione amministrativa del messaggio protocollato;
• Descrizione, che contiene le informazioni descrittive riguardanti il contenuto del messaggio;
• Riferimenti, che contiene le informazioni relative al contesto generale di cui il messaggio fa parte;

Esempio del file segnatura.xml:

Tab "Allegati"

Gli eventuali file allegati in aggiunta al file principale sono elencati nella seconda tab e sono visualizzabili in forma di card () o in forma di elenco testuale (), con un campo Descrizione e un campo Nome file:

Se il documento contiene allegati creati precedentemente in Titulus 4, questi compariranno nella sezione "Descrizione allegati versione 4" sotto forma di descrizioni:

Tab "Dati di contesto"

La tab "Dati di contesto" mostra i campi aggiuntivi specifici di tipologie speciali di documento, come ad es. numero verbale, data appello, data esame per la tipologia "verbale d'esame", oltre al nome e data dell'eventuale repertorio:

Sezioni "Mittente" e "Destinatari"

Al di sotto della sezione principale del documento compaiono le sezioni relative a Mittente e Destinatari. Queste sezioni variano in base al tipo di documento.

Documenti in arrivo e in partenza

La sezione Mittente nel documento in arrivo è:

mentre in quello in partenza è:

La sezione dei Destinatari può contenere destinatari esterni ed interni all'ateneo. Nei documenti in arrivo si presenta nel seguente modo:

Nei documenti in partenza si presenta nel seguente modo, con in più la possibilità di inserire un messaggio testuale per i destinatari esterni e/o interni all'ateneo:

Il pulsante  consente di aprire una dialog con i dettagli associati al Mittente, come Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo, etc.

Le sezioni Mittente e Destinatari sono espandibili o richiudibili. In base al tipo di documento, la sezione in cui è specificato il ruolo di responsabile si presenta aperta, quindi Mittente per i documenti in partenza, Destinatari per i documenti in arrivo, o entrambe nel caso dei documenti tra uffici.

Segue un glossario dei Mittenti e Destinatari:

Unknown User (e.nicolo@cineca.it) Carmelinda Rizzo 04 Dec 2020 Nei documenti in partenza..

→ SVILUPPO DEVE ANCORA COMPLETARE

• Da verificare scrittura nell'elemento testo_pec e invio del messaggio come PEC. Rispetto a T4 in T5 potrebbe non esserci il messaggio come allegato.

Documenti tra uffici

Il documento tra uffici presenta caratteristiche peculiari rispetto ai documenti in arrivo e ai documenti in partenza poiché è il risultato di processi documentali interni all'ente. Il documento tra uffici – e la particolare tipologia di protocollo che ne deriva, il Protocollo tra uffici – risponde dunque all'esigenza di avere uno strumento che permetta di registrare il flusso comunicativo interno agli uffici della stessa AOO.

Un protocollo tra uffici si compone di due esemplari dello stesso documento:

1. la minuta del documento, che rimane di responsabilità dell’Ufficio Mittente;
2. l’originale del documento, che viene assegnato all’Ufficio Destinatario.

Di conseguenza, il protocollo tra uffici può avere due classificazioni, una relativa alla Minuta e una relativa all’Originale: minuta e originale del protocollo di fatto sono lo stesso documento, ma possono essere inseriti in due fascicoli diversi, uno di responsabilità dell’Ufficio Mittente e l’altro di quello Destinatario.

NOTA BENE: il dovere della corretta gestione del documento e della relativa pratica è in capo all'Ufficio Destinatario in quanto responsabile dell'originale del documento.

La sezione Mittente è caratterizzata dall'indicazione "minuta":

La sezione Destinatari è invece caratterizzata dall'indicazione "originale".

Documenti non protocollati

Se da un lato i documenti protocollati rimangono sempre nel sistema e quindi rintracciabili tramite ricerca, anche se spariscono dall’evidenza, i documenti non protocollati sono gli unici effettivamente cancellabili, dal momento che questa tipologia non rientra nel Registro ufficiale di protocollo.

Di seguito alcuni esempi di documenti che, in base alle normative vigenti, non richiedono di essere protocollati:

• gazzette ufficiali
• bollettini ufficiali
• notiziari della pubblica amministrazione
• note di ricezione delle circolari e altre disposizioni
• materiali statistici
• atti preparatori interni
• giornali
• riviste
• libri
• materiali pubblicitari
• inviti a manifestazioni

e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.

Azioni su mittenti e destinatari

Il button  posto in corrispondenza di uno specifico campo sta a significare che quel campo è ripetibile: è possibile dunque aggiungere più istanze di quella tipologia di dato, ad es. più destinatari di un documento. N.B.: affinché il button si "attivi", è necessario inserire almeno un valore.

Nel documento in arrivo la modifica dei dati di "responsabilità" nella sezione Destinatari (Responsabile, Co-Responsabile e Copia conoscenza) è possibile solo in visualizzazione. Nei documenti in bozza la modifica dei dati di "responsabilità" è possibile anche entrando in modifica. → verificare dal momento che in sviluppo sembra mancare la sez. responsabilità

Il responsabile è un dato sempre obbligatorio, di unica occorrenza e si può cambiare grazie al button . La prima valorizzazione del responsabile viene sempre fatta in modalità di registrazione di un nuovo documento, per tutte le tipologie di documenti.

Accanto al nome della persona viene riportata l'indicazione del visto, che segnala data e ora della prima visualizzazione del documento da parte dell'utente (con ruolo sul documento):

Questa informazione viene anche riportata nella storia del documento che viene mostrata nella sidenav omonima → link interno.

Grazie all'icona  che compare a fianco del proprio nome, l'utente con diritti di intervento o operatore del documento può scartare (togliere) il documento dai contatori presenti nel widget "Documenti in gestione" della home page (dashboard) e della home dei Documenti.

→ ANCORA IN SVILUPPO https://jira.u-gov.it/jira/browse/TITULUS-9089?focusedCommentId=9276044&page=com.atlassian.jira.plugin.system.issuetabpanels:comment-tabpanel#comment-9276044

IMMAGINE CON SCARTA

IMMAGINE CON SCARTATO

A seguito dell'azione, il documento risulterà scartato per quel dato utente e scomparirà dai suoi contatori del widget "Documenti in gestione":

Sezione "Annotazioni"

Questa sezione riporta le annotazioni permanenti alla registrazione di protocollo, che non possono essere né cancellate, né modificate dopo il loro inserimento e si possono inserire solo in visualizzazione del documento.

→ SVILUPPO INDIETRO, verificare come inserire l'annotazione

Titulus tiene traccia di chi ha inserito l'annotazione e del giorno e ora di inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, inserire un'annotazione equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento.

Visibile a tutti coloro che hanno diritti di visualizzazione sul documento.

In testa al documento possono comparire elementi ulteriori in caso di note sul documento e iter autorizzativo.

Note

Una nota è un promemoria non permanente alla registrazione di protocollo. Facendo un parallelo con il cartaceo, inserire una nota equivale ad attaccare un post-it sul documento.

Quando è presente una nota non letta dall'utente, in testa al documento compare il seguente pannello di notifica:

che contiene un pulsante per la rapida lettura della nota o una X che chiude temporaneamente il pannello fino a successiva sessione di lavoro. La lettura della nota può avvenire anche dalla sidenav "Note" attivata dal pulsante  presente nella colonna di destra. Si veda il capitolo seguente per i dettagli.

Iter di autorizzazione

Quando il documento è parte di un iter di autorizzazione, compare in testa al documento un pannello di questo tipo:

che, una volta cliccato, si espande e mostra gli step dell'iter:

Questo pannello mostra la linearizzazione dell'iter di autorizzazione attivo sul documento e lo step (con relativa descrizione) in cui si trova il documento.

Quando l'utente che sta visualizzando il documento è anche il destinatario di un'azione richiesta dall'iter, compare anche il seguente pannello, che consente la rapida esecuzione dell'azione, ad esempio approvare, firmare, etc.:

In base al tipo di azione richiesta, può comparire una dialog che chiede all'utente conferma o l'inserimento di dati aggiuntivi. Infatti, l'esecuzione delle azioni è analoga a quanto avviene nel modulo "Autorizzazioni", quindi si consiglia di prendere visione del relativo manuale (Manuale utente Titulus 5 - Autorizzazioni#Autorizzazioni-Azionisuidocumenti).

Quando l'azione viene completata, compare un messaggio di conferma positiva:

e il documento viene ricaricato per mostrare le variazioni innescate dall'azione appena compiuta e l'avanzamento nell'iter autorizzativo:

Quando il ruolo dell'utente lo consente, compare alla destra del pannello dell'iter un'icona a forma di X bianca su fondo rosso  che consente di annullare l'iter di autorizzazione su quello specifico documento.

Alcuni di questi elementi, ovvero l'iter linearizzato e le azioni disponibili, sono riportati anche nella sidenav "Iter di autorizzazione" attivata dal pulsante presente nella colonna di destra. Si veda il capitolo seguente per i dettagli.

Colonna di destra

Come detto, la pagina di dettaglio del documento si compone anche di una colonna laterale destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.

La colonna ha in testa 4 pulsanti (non tutti necessariamente "attivi"):

Questi 4 pulsanti aprono le relative informazioni in una finestra laterale (sidenav):

• Note del documento
• Storia del documento
• Iter di autorizzazione
• Trasparenza.

Note del documento

→ legame fra note e notifiche in topbar Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia#Interfaccia-Notifiche verificare l'uso di "annotazione", probabilmente si intendeva "note". Le note alimenteranno le notifiche in un secondo tempo.      'POSTIT' > Annotazione sul documento -> Riccardo

Il componente note viene utilizzato nelle interfacce del documento, del fascicolo e del raccoglitore ed è attivabile solo in modalità di visualizzazione tramite l'icona della nota ().

La facoltà di inserire nuove note è condizionata al diritto di intervento/modifica sul documento da parte dell'utente. → Massimiliano

La nota può essere:

• pubblica, ovvero visibile a chiunque abbia il diritto di visualizzazione del documento,
• personale, ovvero visibile solo all'utente che l'ha inserita.

Dopo aver inserito una nota l'utente potrà:

• Eliminarla (ma non modificarla)
• Condividerla con altri utenti della stessa AOO: l'azione di condivisione comporterà sia l'invio di una notifica all'utente scelto, sia una messa in copia conoscenza nel caso in cui l'utente non sia già presente tra i CC. L'utente con cui si è condivisa la nota riceve una notifica visibile sia nella sezione notifiche ( ), sia sotto forma di alert di "nota non letta" all'accesso del documento.

Esempio di nota condivisa con due utenti:

Storia del documento

Questa sidenav, attivata dall'icona , riporta l'elenco (filtrabile) delle azioni e visualizzazioni compiute sul documento a partire dalla sua registrazione e si presenta nel seguente modo:

I filtri in alto sono tutti selezionati e mostrano l'elenco completo degli eventi e delle visualizzazioni, ovvero:

• Modifiche al documento, ovvero tutte le operazioni di modifica, compresa registrazione, protocollazione, segnatura, annullamento, inserimento in fascicolo, invio in conservazione;
• Modifiche alle persone, ovvero operazioni di assegnazione, responsabilità, rimozione;
• Visualizzazioni, ovvero le operazioni di visualizzazione del documento da parte degli utenti.

E' possibile deselezionarne alcuni per filtrare l'elenco e mostrare solamente gli eventi che servono.

Iter di autorizzazione

L'icona  apre la sidenav dell'iter di autorizzazione attivo sul documento.

Viene mostrato l'iter linearizzato in verticale, lo step corrente e viene riproposto il button delle azioni disponibili:

Al di sotto dell'iter viene riportata la storia delle azioni in ordine cronologico decrescente, con l'indicazione dello step in cui è avvenuta l'azione fra parentesi quadre, l'utente titolare dell'azione e la data/ora in cui è stata eseguita.

Trasparenza

→ Riccardo

Al di sotto dei 4 pulsanti compaiono alcuni widget che consentono operazioni rapide.

Widget "Fascicoli"

Il widget "Fascicoli" mostra il fascicolo principale e eventuali altri fascicoli (fascicolo minuta, etc.) in cui è presente il documento:

L'icona del cestino consente di rimuovere il documento dal fascicolo e al passaggio del mouse mostra il messaggio "Rimuove il documento dal fascicolo".

NOTA BENE: il cestino compare solo in corrispondenza dei fascicoli/sottofascicoli dell'utente o dell'ufficio di appartenenza dell'utente, siano essi il fascicolo principale o gli altri fascicoli.

Il click sul cestino apre una dialog di richiesta conferma:

Al click sul nome del fascicolo si apre una sidenav contenente i dettagli del fascicolo, l'eventuale gerarchia (fascicolo padre → attualmente non lo mostra, sottofascicoli se presenti) e gli ultimi 4 documenti inseriti in quel fascicolo:

vedi invision https://projects.invisionapp.com/d/#/console/17031268/353046122/preview

Il click su ogni documento inserito rimanda alla pagina di dettaglio di quel documento.

Il click sull'oggetto del (sotto)fascicolo rimanda alla pagina di dettaglio del (sotto)fascicolo (vedi https://invis.io/T5Y7NPH8A32).

Il click sul pulsante " + " va alla fascicolazione del documento, ovvero l'inserimento del documento all'interno di una data aggregazione documentale. Per i dettagli della fascicolazione si veda l'argomento specifico → inserire link interno.

Widget "Collegamenti"

Con "collegamenti" si intendono gli eventuali altri documenti linkati - o collegati - al documento in oggetto. Non è possibile collegare il documento a fascicoli o raccoglitori, ma solamente ad altri documenti.

Quando dei collegamenti sono presenti, viene valorizzato il widget seguente:

che riporta sia i collegamenti impostati con Titulus 5, sia quelli ereditati da Titulus 4 ("vecchi collegamenti").

Per aggiungere un collegamento, è sufficiente premere il button AGGIUNGI . Si apre una dialog che consente di ricercare documenti in base a testo libero e/o intervallo di data (di creazione):

Avviando la ricerca, vengono mostrati i risultati paginati su più schermate, ovvero i documenti che soddisfano i criteri di ricerca:

Tramite i checkbox è possibile selezionare i documenti da collegare.

Il checkbox in basso consente di selezionare tutti gli elementi della schermata. E' possibile selezionare più documenti su più schermate navigando i risultati grazie alle icone di paginazione ().

La rimozione di un collegamento tramite l'icona cestino  comporta una dialog di richiesta conferma:

NOTA BENE - Per ragioni normative e trasparenza amministrativa, in caso di documento pubblicato all'albo, il collegamento a quest'ultimo non potrà essere rimosso.

Widget "Scadenza"

Il widget "Scadenza" mostra l'eventuale scadenza temporale entro cui gestire il documento e una nota. La data di scadenza viene impostata sul singolo documento sia in fase di registrazione che successivamente in visualizzazione e/o modifica.

Quando nessuna scadenza è stata impostata, il widget si presenta vuoto:

Tramite il button AGGIUNGI  è possibile inserire la scadenza, l'eventuale promemoria e la nota:

dopodiché il widget mostra la scadenza e la nota:

Una volta inserita, la data di scadenza può essere modificata tramite il button CAMBIA .

Nel momento in cui l'utente ha completato le sue attività sul documento in scadenza si può attivare il flag "Gestito": 

In tal modo, la notifica relativa alla scadenza o al promemoria verrà disattivata e rimossa dal calendario delle "Scadenze generali" posizionato nella home page generale e nella home dei Documenti.

Widget "Visibilità"

Definisce la riservatezza del documento, classificandola in 4 livelli di restrizioni crescenti: pubblico, riservato, altamente confidenziale o segretissimo. Viene impostata sul singolo documento sia in fase di registrazione che successivamente in visualizzazione e/o modifica, coerentemente con i diritti dell'utente.

T4: RISERVATO: si basa sulle persone inserite nel pannello responsabilità. ALTAMENTE CONFIDENZIALE E SEGRETO: sono impostati da sistema.

Il widget si presenta nella seguente forma:

e il livello di riservatezza può essere cambiato tramite il button CAMBIA .

Perché quando scelgo il tipo di visibilità in fase di registrazione posso scegliere solo tra Pubblico e Segretissimo mentre quando lo faccio in Modifica alla visualizzazione di un documento mi compaiono anche Riservato e Altamente confidenziale? → RICCARDO: posso avere differenze di diritti fra visualizzazione e di inserimento? Sennò è una incongruenza.

Widget "Conservazione"

Permette di trasmettere in conservazione un documento ed è possibile farlo solo in stato di visualizzazione dello stesso. (in T4 l'utente deve essere abilitato all'invio in conservazione in ACL, anche in T5 funziona così?) Il widget inizialmente si presenta così:

Cliccando su si apre una dialog di richiesta conferma:

Trasmesso: inserito nel pacchetto di versamento e trasmesso al sistema di conservazione.

Rifiutato: non accettato dal sistema di conservazione perché non rispondente ai requisiti stabiliti.

Versato: accettato dal sistema di conservazione ed inserito nel pacchetto di archiviazione.

verificare: quello appena descritto è T4

Creazione del repertorio "Rapporto di versamento"

una volta confermato l'invio in conservazione, automaticamente Titulus mostra un "Resoconto invio di versamento"con la descrizione specifica dello stato di ciascun pacchetto di versamento generato e di ciascun documento in esso contenuto:

→ dubbio: su T4 non tutti i doc si possono inviare in conservazione. Come sarà su T5? Si disattiva il widget? Avviene un controllo al momento dell'apertura della modale?

Modifica del documento

• rimozione documento corrente da un fascicolo;
• inserimento collegamento documento;
• modifica del "gestito";
• modifica visibilità;
• inserimento / modifica scadenza;
• elimina non protocollato
• segnala spam (annullamento)
• salva non protocollato
• protocolla
• responsabilità
  • cambia responsabile
  • modifica/elimina operatore, cc, co-responsabile
  • cambia op
  • scarta
  • assegna diritti di intervento
  • messaggio
  • lookup esterni per la ricerca e l'assegnazione.

Per inserire un’annotazione in una registrazione di protocollo occorre accedere alla registrazione stessa e cliccare sul pulsante “Annotazione”, che si trova in alto a destra. A questo punto il sistema apre una schermata in cui è possibile scrivere l'annotazione vera e propria. Una volta terminato l'inserimento, per salvare l'annotazione inserita sarà necessario cliccare sul pulsante “Salva”. Nel caso in cui non si voglia salvare quanto scritto, invece, sarà necessario cliccare sul pulsante “Abbandona”.

Non è possibile eliminare l'istanza del responsabile.

In modifica di tipologie predefinite (ex "Altri" di T4) compaiono i campi aggiuntivi specifici:

Nuovo documento

La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia.

Il responsabile (RPA) è un dato sempre obbligatorio, di unica occorrenza.

Elencare tutte le strade per il nuovo, es. widget

NOTA BENE: i pulsanti disponibili nella fase di registrazione dei documenti dipendono dai diritti dell'operatore.

Nuovo documento Predefinito (ex "Altri" di T4) > compaiono i campi aggiuntivi specifici:

→ capire se passare da Predefinito > Verbale d'esame è equivalente a passare ad es. da Doc in arrivo > tipologia > verbale d'esame.

Doc tra uffici: Il mittente del documento è obbligato a compilare i campi relativi alla minuta.

DA COLLOCARE

Protocollo differito

Appunti a cui ispirarsi:

Nel caso in cui non sia possibile procedere alla registrazione di protocollo nel giorno di ricevimento (ad esempio per un eccezionale e imprevisto carico di lavoro, per un problema tecnico o per una ricezione avvenuta via fax durante la chiusura dell’ufficio) e qualora dalla mancata registrazione di un documento nel medesimo giorno di ricezione possa venire meno un diritto di terzi, è possibile effettuare la registrazione differita di protocollo.

Il protocollo differito consente la normale registrazione a protocollo con l’evidenza della data effettiva di ricevimento e il suo uso è autorizzato dal responsabile della gestione documentale cui si invia richiesta via mail (come per l’annullamento).

La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica per i documenti informatici pervenuti via PEC, in quanto la PEC, (grazie alle ricevute e alle notifiche di accettazione e consegna) attesta la data certa di ricevimento dell’atto.

→ tutto da verificare una volta funzionante

Modifica/inserimento button in testa

Modifica/inserimento classificazione

se metti la classificazione non vai a ritoccare la voce di indice
se metti la voce di indice, viene modificata la classificazione
se è assegnata la classificazione. e poi associo la voce di indice viene sovrascritta la classificazione
se invece fai il contrario, lasci entrambe

Il Titolario è caratterizzato dall'icona .