UNDER CONSTRUCTION
DA FARE:
- inizio documentazione:
- fine documentazione:
- revisione documentazione:
- modifiche post-revisione:
- pronto per pubblicazione:
Documentazione da controllare
- Manuale Utente Titulus 4.3#2.REGISTRAZIONE(documenti)
- Documento
- Macro Analisi - Interfaccia Documento
- Oggetto persona - dati e UI
- https://wiki.u-gov.it/confluence/pages/viewpage.action?pageId=354193125#DOCUMENTO-Indicazionidellostatodell'arte(25/02/2020)-Visualizzazionedeldocumento
- TASKS - Visualizzazione DOCUMENTO
Che cosa trovo in questa pagina?
Titulus è un sistema di gestione informatica dei documenti, quindi il documento è l'entità centrale e fondamentale dell'intero sistema.
Questa pagina descrive il documento di Titulus 5 e qui si trovano le informazioni per la visualizzazione, modifica e registrazione dei documenti.
In questa pagina non si trovano le informazioni sull'interfaccia di Titulus 5, o sui moduli specifici, che sono oggetto di specifica documentazione e di cui si consiglia di prendere visione.
Glossario
da far confluire nel Glossario già presente: Glossario utente
card = elemento grafico rettangolare che racchiude le informazioni sintetiche di un iter autorizzativo, o di una seduta, o un elenco di elementi accomunati da un dato criterio (es. documenti da fascicolare).
dialog = finestra in sovraimpressione che richiede conferma di una azione o dati aggiuntivi, prima della sua esecuzione .
nav bar = la barra di navigazione di Titulus, posizionata a sinistra e sempre presente, contenente le scorciatoie alle funzioni principali dell'applicativo e alla home.
sidenav = finestra in sovrimpressione che si apre sulla destra dell'applicativo e che contiene informazioni aggiuntive rispetto alla pagina che si sta visualizzando.
top bar = la barra superiore di Titulus, che comprende il logo, il modulo di ricerca globale, le icone delle notifiche, etc.
widget = strumenti che consentono operazioni veloci o scorciatoie, come ad es. le scadenze del mese, la ricerca veloce, i documenti da fascicolare, etc.
Introduzione
I documenti in Titulus
Con Titulus è possibile:
acquisire, registrare, ricercare e consultare le diverse tipologie di documenti trattati nell'ambito dei processi amministrativi e/o aziendali, sia interni sia di scambio con l'esterno;
organizzare i documenti secondo un piano di classificazione ed archiviazione in fascicoli, secondo le necessità di ordinamento e di ricerca più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi.
I documenti in Titulus sono inseriti in base alla loro tipologia:
Documento
- Documento in arrivo (e Protocollo Differito - verificare)
- Documento in partenza
- Documento non protocollato
- Documento tra uffici
Repertorio*
Albo ufficiale di Ateneo
Comunicazione
Contratti e Convenzioni
Contratti - Convenzioni (AOO Periferiche)
Decreto Rettorale
Rapporto di versamento
Registro informatico giornaliero di protocollo
Registri Iva acquisti
Registri Iva vendite
Registro elettronico del docente
Registri Iva Corrispettivi
Registri Iva acquisti istituzionali intraue
Registri Iva acquisti istituzionali San Marino
Registri Iva acquisti promiscui
Registri Iva acquisti commerciali
Predefinito*
- Contratti
- Verbale d'esame
- Verbale di laurea
- Fattura elettronica
- Fattura elettronica passiva
- Fattura elettronica attiva
- Invio PEC
* Le tipologie dei Repertori e dei Predefiniti verificare vengono configurate dal CINECA sulla base delle richieste dell'ateneo, quindi possono variare da caso a caso.
A queste tipologie corrispondono informazioni specifiche che compaiono nella visualizzazione e modifica dei documenti esistenti e nella registrazione dei nuovi documenti.
Icone specifiche
Icona specifica dei documenti in generale, e che contraddistingue la dashboard dei documenti nella nav bar:
Le icone specifiche delle varie tipologie di documento vengono descritte nel seguito.
Dashboard dei documenti
In Titulus la dashboard - o home - dei documenti è una funzione dell'applicativo che dà all'utente una panoramica dei documenti che richiedono attenzione e viene descritta in un manuale apposito (Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori).
Nella dashboard è possibile tenere sotto controllo i documenti da fascicolare, le bozze in arrivo, i documenti "preferiti" e accedere alle pagine di dettaglio dei singoli documenti. Inoltre, è possibile creare nuovi documenti e repertori, ricercare documenti per numero di protocollo o repertorio, visualizzare le scadenze dei documenti, monitorare i documenti in gestione all'utente e agli uffici sui quali l'utente ha diritto di visibilità.
Tutti questi elementi vengono filtrati al login in base ai diritti dell'utente collegato.
Ricerca di documenti
In Titulus la ricerca di documenti è una funzionalità disponibile secondo 3 modalità:
- ricerca globale, tramite il modulo di ricerca sempre presente nell'intestazione dell'applicativo (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia#Interfaccia-Modulodiricercaveloce);
- ricerca veloce dei documenti per anno e numero di protocollo o di repertorio, tramite il widget presente nella home page e nella dashboard dei documenti (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori#Homeedashboarddocumenti,fascicolieraccoglitori-Widget%22Ricercaveloce%22)
- ricerca avanzata, sempre disponibile dalla barra di navigazione (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Ricerca globale e avanzata#Ricercaglobaleeavanzata-Ricercaavanzata).
Il risultato di queste ricerche è un elenco di documenti rispondenti ai criteri di ricerca. Cliccando un risultato si accede alla pagina di dettaglio del singolo documento.
Indirizzo (URL) del documento
Il documento in Titulus 5 è raggiungibile con un indirizzo web (URL) diretto e specifico, composto dall'URL di Titulus presso l'ateneo e dal codice ID del documento, ad esempio:
http://titulus.ateneo.it/#/documento/000437359-ADMNADM-7cda7b14-c78b-4e10-a49d-1736fc6bebf5
In tal modo, è possibile comunicare questo indirizzo a colleghi ed altri soggetti tramite messaggio.
La pagina di dettaglio del documento
La pagina di dettaglio del documento di Titulus 5 viene raggiunta da molti punti dell'applicativo: dai widget della home page, dai risultati della ricerca, dagli iter di autorizzazione, dai fascicoli, etc. e si presenta con una sua propria interfaccia:
La prima informazione è quella del tipo documento, scritta per esteso nella barra blu di testata. Alla sua sinistra è anche presente l'icona "back" (<) che consente di tornare alla pagina precedente di provenienza (es. risultati della ricerca) o alla dashboard dei documenti. → da testare
Pulsantiera
nome provvisorio
Subito al di sotto della barra blu di testata sono presenti alcuni pulsanti di comando, che possono essere attivi o inattivi e presenti o meno, a seconda che il documento in oggetto o il ruolo dell'utente consenta le relative operazioni.
I pulsanti:
corrispondono alle seguenti azioni:
- Modifica, per attivare la modifica del documento;
- Rispondi, per rispondere ad un documento;
- Inoltra, per inoltrare un documento a uno o più destinatari interni o esterni;
- Ripeti nuovo, per creare un nuovo documento della stessa tipologia di quello che si sta visualizzando;
- Condividi, per condividere il documento con uno o più destinatari esterni all'ateneo;
- Opzioni (alternative):
- Annulla, per annullare il documento
- Elimina, per eliminare il documento.
Modifica
Si veda l'apposita sezione del manuale (link interno)
Rispondi
Manuale Utente Titulus 4.6#8.2Barradeipulsantiverticale Cliccando su “Rispondi” si apre una maschera di inserimento documento in partenza pre-compilata con alcuni dati: in particolare il campo Mittente del documento di origine viene inserito come destinatario, il mezzo viene copiato dal documento di origine, insieme a tutta la sezione Responsabilità (UOR, RPA, CC, Operatore, ecc…) e alla “Tipologia” (menù a tendina del campo Altro). La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento.
Inoltra
Consente di inoltrare un documento (tutti?) a uno o più destinatari interni o esterni. I destinatari interni vengono aggiunti in CC al documento, mentre nel caso degli esterni viene generato un nuovo documento in partenza. → tutto da verificare
DUBBI:
Unknown User (e.nicolo@cineca.it) scrivere dubbi
Ripeti nuovo
Manuale Utente Titulus 4.6#8.2Barradeipulsantiverticale Cliccando sul pulsante Ripeti nuovo ho la possibilità di accedere alla maschera di inserimento di un documento della stessa tipologia di quello che ho in visione copiandone anche molti campi: in particolare la Prima sezione (Destinatario/mittente, firmatario, voce di indice, oggetto, ecc..) e la seconda (UOR, RPA, CC, Operatore, ecc…), il software non copia i dati contenuti nelle ultime due sezioni (Es: Annotazioni, allegati, ecc…). La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento.
Condividi
Consente di condividere il documento con uno o più destinatari esterni all'ateneo.
MODALE INCOMPLETA
L'opzione "Annulla" riguarda i documenti protocollati e la voce "Elimina" è disponibile per i documenti non protocollati.
L'opzione "Annulla" apre una dialog che chiede conferma dell'azione e la motivazione (obbligatoria):
Verificare in queste issue se ci sono concetti utili per il manuale:
- TITULUS-9061Getting issue details... STATUS
- TITULUS-9122Getting issue details... STATUS
L'utente deve essere abilitato all'annullamento, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di annullamento.
Il comando "Elimina" apre una dialog con richiesta di ulteriore conferma, ma, a differenza dell'Annulla, non richiede di specificare una motivazione.
L'utente deve essere abilitato all'eliminazione, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di eliminazione.
Va tenuto presente che l'operazione di eliminazione è irreversibile e a seguito di essa il documento eliminato scompare definitivamente dal sistema. L'annullamento del documento è altrettanto un'operazione irreversibile, ma, a seguito di annullamento, il documento non scompare dal sistema e rimane consultabile come documento annullato.
I pulsanti:
corrispondono alle seguenti azioni:
- Segnala come spam, descrivere
- Salva come non protocollato, permette di registrare documenti che non richiedono numero di procollo e non rientreranno, dunque, nel Registro ufficiale di protocollo; ( Manuale Utente Titulus 4.6#2.5Registrazione-Documentinonprotocollati )
- Protocolla, descrivere
e sono presenti ad esempio in caso di bozze.
Riccardo: ci chiedono da tempo la possibilità di ripristinare i documenti spammati (= bozze annullate che vengono da MSA) che hanno l'attributo annullato = si, quindi è probabile che in futuro si debba fare un intervento del genere.
Federico: lo spam non è un vero e proprio annullamento, anche se di fatto è stato implementato con annullato=sì.
Il button PROTOCOLLA apre una finestra per la richiesta di conferma e avvia la protocollazione:
Verificare in questa issue se ci sono concetti utili per il manuale:
- TITULUS-9121Getting issue details... STATUS
Corpo centrale
ovvero, con un corpo centrale, contenente le informazioni proprie del documento, e una colonna di destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.
In generale, il corpo centrale del documento è una successione di sezioni che possono variare in base al tipo di documento, con alcuni pulsanti per la modifica o per compiere altre azioni. Queste sezioni vengono descritte in dettaglio nel seguito.
Il corpo centrale della pagina di dettaglio del documento comprende le informazioni principali del documento, come ad es. l'oggetto e l'icona del tipo documento.
Al di sotto della pulsantiera si aprono i dati principali del documento, che sono diversi a seconda della tipologia del documento:
ovvero:
- Icona del tipo di documento
- Oggetto del documento
- Stellina vuota o piena, che indica se si tratta di un documento "preferito" dall'utente collegato
- Numero protocollo (es. 105/2020) o ID codice (es. 000450823-ADMNADM-a80bb327-bd2b-45a8-8a02-3239b8153409)
- Data di protocollazione.
Le icone specifiche delle varie tipologie di documento sono le seguenti:
Seguono 3 tab che contengono:
Documento | Allegati | Dati di contesto |
---|---|---|
file principale, | eventuali file allegati | campi aggiuntivi di tipologie speciali di documento |
Il file principale è indicato da una card quadrata come nell'esempio che segue, contenente le informazioni relative alla firma digitale, se presenti:
E' presente anche un menu di opzioni aggiuntive (non tutte necessariamente attive, ovvero cliccabili):
che consente di visualizzare la versione con omissis, i dettagli della firma, le versioni precedenti, o di scaricare il file originale e la stampigliatura (pdf del file con le informazioni di protocollazione in testata).
I dettagli della firma si presentano in forma di dialog:
La medesima dialog viene aperta cliccando sulla coccarda .
descrivere
classificazione
tipologia
segnatura
Verificare in questa issue se ci sono concetti utili per il manuale:
- TITULUS-9093Getting issue details... STATUS
Gli eventuali file allegati in aggiunta al file principale sono elencati nella seconda tab e sono visualizzabili in forma di card () o in forma di elenco testuale (), con un campo Descrizione e un campo Nome file:
Se il documento contiene allegati creati precedentemente in Titulus 4, questi compariranno nella sezione "Descrizione allegati v. 4" sotto forma di descrizioni:
La tab "Dati di contesto" mostra i campi aggiuntivi specifici di tipologie speciali di documento, come ad es. numero verbale, data appello, data esame per la tipologia "verbale d'esame".
Le sezioni Mittente e Destinatari del documento si presentano in forma di card:
ma variano in base al tipo di documento e da caso a caso. Ad esempio, la sezione Mittente nel documento in partenza è:
e quella dei Destinatari può contenere destinatari esterni ed interni all'ateneo e un messaggio testuale per gli uni e/o gli altri.
Il pulsante consente di aprire una dialog con i dettagli associati al Mittente, come Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo, etc.
Destinatari
Introdurre che i9n testa al documento possono comparire elementi ulteriori in caso di note sul documento e iter attivo.
Quando il documento è oggetto di una nota che non è stata ancora letta dall'utente, compare in testa al documento il seguente pannello di notifica:
che contiene un pulsante per la rapida lettura della nota o una X che chiude temporaneamente il pannello fino a successiva sessione di lavoro. La lettura della nota può avvenire anche dalla sidenav "Note" attivata dal pulsante presente nella colonna di destra. Si veda il capitolo seguente per i dettagli.
Gian Luca Agnoli Tutto da descrivere, lettura, inserimento, condivisione ma si può fare riferimento a Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia#Interfaccia-Notifiche
Quando il documento è parte di un iter di autorizzazione, compare in testa al documento un pannello di questo tipo:
e che è sufficiente cliccare per espandere:
Questo pannello mostra la linearizzazione dell'iter di autorizzazione attivo sul documento e lo step (con relativa descrizione) dell'iter in cui si trova il documento.
Quando l'utente che sta visualizzando il documento è anche il destinatario di una azione richiesta dall'iter, compare anche il seguente pannello:
che consente la rapida esecuzione dell'azione richiesta, ad esempio approvare, firmare, etc.
Generalmente, il click dell'utente su una delle azioni provoca la comparsa di una dialog che chiede una conferma prima di procedere o eventuali dati ulteriori. Infatti, l'esecuzione delle azioni è analoga a quanto avviene nel modulo "Autorizzazioni", quindi si consiglia di prendere visione del relativo manuale (Manuale utente Titulus 5 - Autorizzazioni#Autorizzazioni-Azionisuidocumenti).
Quando l'azione viene completata, compare un messaggio di feedback positivo:
e il documento viene ricaricato per poter mostrare le variazioni innescate dall'azione appena compiuta, come ad esempio l'avanzamento nell'iter autorizzativo:
Alcuni di questi elementi, ovvero l'iter linearizzato e le azioni disponibili, sono riportati anche nella sidenav "Iter di autorizzazione" attivata dal pulsante presente nella colonna di destra. Si veda il capitolo seguente per i dettagli.
Quando il ruolo dell'utente lo consente, compare alla destra del pannello dell'iter un'icona a forma di X bianca su fondo rosso che annulla l'iter di autorizzazione su quello specifico documento.
Colonna di destra
Pulsanti
espandono le seguenti informazioni in una sidenav (finestra laterale):
- Note del documento
- Storia del documento
- Iter di autorizzazione
- Trasparenza
Eventi nella storia del documento vedere Documento
Widget
Principale o anche fascicoli secondari, nel qual caso compaiono ulteriori righe simili a queste:
VEDERE - TITULUS-8101Getting issue details... STATUS
Il click sul pulsante " + " va alla fascicolazione (https://projects.invisionapp.com/share/P5CGESXD3#/screens/253364427), con la seguente modifica: al posto delle due colonne centrali ricerca/crea ci saranno delle TAB (https://invis.io/SCY7NVU3A98 ):
(immagine provvisoria)
Il click sul nome del fascicolo apre una sidenav che riporta ulteriori dettagli del fascicolo:
ovvero:
- ..........
- gli ultimi documenti che sono stati inseriti in quel fascicolo
- la presenza di eventuali sottofascicoli.
Il click sul cestino (tooltip: "Rimuove il documento dal fascicolo") apre la modale:
VEDERE https://jira.u-gov.it/jira/browse/TITULUS-9114
VEDERE https://projects.invisionapp.com/d/main#/console/17031268/353046124/preview
contiene i dati sulla scadenza del documento
descrizione di Gestito.
La scadenza con tutti i contenuti (gestito incluso) non viene mostrata se non esiste una data di scadenza
Modifica dei documenti
- rimozione documento corrente da un fascicolo;
- inserimento collegamento documento;
- modifica del "gestito";
- modifica visibilità;
- inserimento / modifica scadenza;
- elimina non protocollato
- segnala spam (annullamento)
- salva non protocollato
- protocolla
- responsabilità
- cambia responsabile
- modifica/elimina operatore, cc, co-responsabile
- cambia op
- scarta
- assegna diritti di intervento
- messaggio
- lookup esterni per la ricerca e l'assegnazione.
Registrazione di nuovi documenti
La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia.
Elencare tutte le strade per il nuovo, es. widget
NOTA BENE: i pulsanti disponibili nella fase di registrazione dei documenti dipendono dai diritti dell'operatore.
Come accedo al modulo?
Utilizzo in mobilità
Tutto il servizio Titulus 5 è utilizzabile in mobilità tramite tablet o smartphone grazie alla sua tecnologia responsive, quindi anche il modulo "Autorizzazioni" è predisposto per tale uso.
APPUNTI SPARSI
Invio in conservazione: titulus-fe-prod-titulus5-test.ose.private.cineca.it
SCARTA: Visualizzata accanto al nominativo: L'utente può scartare il documento dalla cartella personale (vaschette)