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Che cosa trovo in questa pagina?

Titulus è un sistema di gestione informatica dei documenti, quindi il documento è l'entità centrale e fondamentale dell'intero sistema.

Questa pagina descrive il documento di Titulus 5 e qui si trovano le informazioni per la visualizzazione, modifica e registrazione dei documenti.

In questa pagina non si trovano le informazioni sull'interfaccia di Titulus 5, o sui moduli specifici, che sono oggetto di specifica documentazione e di cui si consiglia di prendere visione.

Glossario

da completare e poi da riportare nel manuale Interfaccia

card = elemento grafico rettangolare che racchiude le informazioni sintetiche di un iter autorizzativo, o di una seduta, o un elenco di elementi accomunati da un dato criterio (es. documenti da fascicolare).

dialog = finestra in sovraimpressione che richiede conferma di una azione o dati aggiuntivi, prima della sua esecuzione .

nav bar = la barra di navigazione di Titulus, posizionata a sinistra e sempre presente, contenente le scorciatoie alle funzioni principali dell'applicativo e alla home.

sidenav = finestra in sovrimpressione che si apre sulla destra dell'applicativo e che contiene informazioni aggiuntive rispetto alla pagina che si sta visualizzando.

top bar = la barra superiore di Titulus, che comprende il logo, il modulo di ricerca globale, le icone delle notifiche, etc.

widget = strumenti che consentono operazioni veloci o scorciatoie, come ad es. le scadenze del mese, la ricerca veloce, i documenti da fascicolare, etc.


Introduzione

I documenti in Titulus

Con Titulus è possibile:

  • acquisire, registrare, ricercare e consultare le diverse tipologie di documenti trattati nell'ambito dei processi amministrativi e/o aziendali, sia interni sia di scambio con l'esterno;

  • organizzare i documenti secondo un piano di classificazione ed archiviazione in fascicoli, secondo le necessità di ordinamento e di ricerca più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi.

I documenti in Titulus sono inseriti in base alla loro tipologia:

Documento

  • Documento in arrivo (e Protocollo Differito)
  • Documento in partenza
  • Documento non protocollato
  • Documento tra uffici

Repertorio*

  • Albo ufficiale di Ateneo

  • Comunicazione

  • Contratti e Convenzioni

  • Contratti - Convenzioni (AOO Periferiche)

  • Decreto Rettorale

  • Rapporto di versamento

  • Registro informatico giornaliero di protocollo

  • Registri Iva acquisti

  • Registri Iva vendite

  • Registro elettronico del docente

  • Registri Iva Corrispettivi

  • Registri Iva acquisti istituzionali intraue

  • Registri Iva acquisti istituzionali San Marino

  • Registri Iva acquisti promiscui

  • Registri Iva acquisti commerciali

Predefinito*

  • Contratti
  • Verbale d'esame
  • Verbale di laurea
  • Fattura elettronica
  • Fattura elettronica passiva
  • Fattura elettronica attiva
  • Invio PEC

* Le tipologie dei Repertori e dei Predefiniti vengono configurate dal CINECA sulla base delle richieste dell'ateneo, quindi possono variare da caso a caso.

A queste tipologie corrispondono informazioni specifiche che compaiono nella visualizzazione e modifica dei documenti esistenti e nella registrazione dei nuovi documenti.

Icone specifiche

Icona specifica dei documenti in generale, e che contraddistingue la dashboard dei documenti nella nav bar: 

Le icone specifiche delle varie tipologie di documento vengono descritte nel seguito.

Dashboard dei documenti

In Titulus la dashboard - o home - dei documenti è una funzione dell'applicativo che dà all'utente una panoramica dei documenti che richiedono attenzione e viene descritta in un manuale apposito (Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori).

Nella dashboard è possibile tenere sotto controllo i documenti da fascicolare, le bozze in arrivo, i documenti "preferiti" e accedere alle pagine di dettaglio dei singoli documenti. Inoltre, è possibile creare nuovi documenti e repertori, ricercare documenti per numero di protocollo o repertorio, visualizzare le scadenze dei documenti, monitorare i documenti in gestione all'utente e agli uffici sui quali l'utente ha diritto di visibilità.

Tutti questi elementi vengono filtrati al login in base ai diritti dell'utente collegato.

Ricerca di documenti

In Titulus la ricerca di documenti è una funzionalità disponibile secondo 3 modalità:

Il risultato di queste ricerche è un elenco di documenti rispondenti ai criteri di ricerca. Cliccando un risultato si accede alla pagina di dettaglio del singolo documento.

Indirizzo (URL) del documento

Il documento in Titulus 5 è raggiungibile con un indirizzo web (URL) diretto e specifico, composto dall'URL di Titulus presso l'ateneo e dal codice ID del documento, ad esempio:

http://titulus.ateneo.it/#/documento/000437359-ADMNADM-7cda7b14-c78b-4e10-a49d-1736fc6bebf5

In tal modo, è possibile comunicare questo indirizzo a colleghi ed altri soggetti tramite messaggio.


Il dettaglio del documento

La pagina di dettaglio del documento di Titulus 5 si presenta con una sua propria interfaccia, come da immagine seguente:

ovvero, con un corpo centrale, contenente le informazioni proprie del documento, e una colonna di destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.

In generale, il corpo centrale del documento è una successione di sezioni che possono variare in base al tipo di documento, con alcuni pulsanti per la modifica o per compiere altre azioni. Queste sezioni vengono descritte in dettaglio nel seguito.


Visualizzazione dei documenti

La pagina di dettaglio del singolo documento viene raggiunta da molti punti dell'applicativo: dai widget della home page, dai risultati della ricerca, dagli iter di autorizzazione, dai fascicoli, etc.

Corpo centrale

Il corpo centrale della pagina di dettaglio del documento comprende le informazioni principali del documento, come ad es. l'oggetto e l'icona del tipo documento. Il tipo documento è anche scritto per esteso nella barra blu di testata, in cui è anche presente l'icona "back" (<) che consente di tornare alla pagina precedente o, a seconda dei casi, alla dashboard dei documenti.

Subito al di sotto della barra blu di testata sono presenti alcuni pulsanti di comando, che possono essere accesi o spenti e presenti o meno, a seconda che il documento in oggetto o il ruolo dell'utente consenta le relative operazioni.

I pulsanti:

corrispondono alle seguenti azioni:

  • Modifica, per attivare la modifica del documento;
  • Rispondi, descrivere
  • Inoltra,  descrivere
  • Ripeti nuovo,  descrivere
  • Condividi,  descrivere
  • Opzioni*:
    • Annulla, per annullare il documento
    • Elimina, per eliminare il documento.

* le opzioni Annulla ed Elimina sono alternative e aprono una dialog che chiede conferma dell'azione ed eventuali motivazioni:


I pulsanti:

corrispondono alle seguenti azioni:

  • Segnala come spam, descrivere
  • Salva come non protocollato, descrivere
  • Protocolla, descrivere

e sono presenti ad esempio in caso di bozze.



Al di sotto della suddetta pulsantiera si aprono i dati principali del documento, che sono diversi a seconda della tipologia del documento:

ovvero:

  • Icona del tipo di documento
  • Oggetto del documento
  • Stellina vuota o piena, che indica se si tratta di un documento "preferito" dall'utente collegato
  • Numero protocollo (es. 105/2020) o ID codice (es. 000450823-ADMNADM-a80bb327-bd2b-45a8-8a02-3239b8153409)
  • Data di protocollazione.

Le icone specifiche delle varie tipologie di documento sono le seguenti:

Seguono 3 tab che contengono:

DocumentoAllegatiDati di contesto

file principale,
classificazione,
tipologia,
segnatura

eventuali file allegati
(in aggiunta al
file principale)

campi aggiuntivi
di tipologie speciali
di documento

Il file principale è indicato da una card quadrata come nell'esempio che segue, contenente le informazioni relative alla firma digitale, se presenti:

E' presente anche un menu di opzioni aggiuntive (non tutte necessariamente attive, ovvero cliccabili):

che consente di visualizzare la versione con omissis, i dettagli della firma, le versioni precedenti, o di scaricare il file originale e la stampigliatura (pdf del file con le informazioni di protocollazione in testata).

I dettagli della firma si presentano in forma di dialog:

La medesima dialog viene aperta cliccando sulla coccarda .



classificazione
tipologia
segnatura


Gli eventuali file allegati in aggiunta al file principale sono elencati nella seconda tab e sono visualizzabili in forma di card () o in forma di elenco testuale (), con un campo Descrizione e un campo Nome file:


Se il documento contiene allegati creati precedentemente in Titulus 4, questi compariranno nella sezione "Descrizione allegati v. 4" sotto forma di descrizioni:


La tab "Dati di contesto" mostra i campi aggiuntivi specifici di tipologie speciali di documento, come ad es. numero verbale, data appello, data esame per la tipologia "verbale d'esame".




Quando il documento è coinvolto in un iter di autorizzazione, compare in testa al documento un pannello di questo tipo:

e che è sufficiente cliccare per espandere:

Questo pannello mostra la linearizzazione dell'iter di autorizzazione attivo sul documento e lo step (con relativa descrizione) dell'iter in cui si trova il documento.

Quando l'utente che sta visualizzando il documento è anche il destinatario di una azione richiesta dall'iter, compare anche il seguente pannello:

che consente la rapida esecuzione dell'azione richiesta, ad esempio approvare, firmare, etc.

Generalmente, il click dell'utente su una delle azioni provoca la comparsa di una dialog che chiede una conferma prima di procedere o eventuali dati ulteriori. Infatti, l'esecuzione delle azioni è analoga a quanto avviene nel modulo "Autorizzazioni", quindi si consiglia di prendere visione del relativo manuale (Manuale utente Titulus 5 - Autorizzazioni#Autorizzazioni-Azionisuidocumenti).

Quando l'azione viene completata, compare un messaggio di feedback positivo:

e il documento viene ricaricato per poter mostrare le variazioni innescate dall'azione appena compiuta, come ad esempio l'avanzamento nell'iter autorizzativo:

Alcuni di questi elementi, ovvero l'iter linearizzato e le azioni disponibili, sono riportati anche nella sidenav "Iter di autorizzazione" attivata dal pulsante presente nella colonna di destra. Si veda il capitolo seguente per i dettagli.


Quando il documento è oggetto di una nota che non è stata ancora letta dall'utente, compare in testa al documento il seguente pannello di notifica:

che contiene un pulsante per la rapida lettura della nota o una X che chiude temporaneamente il pannello fino a successiva sessione di lavoro. La lettura della nota può avvenire anche dalla sidenav "Note" attivata dal pulsante  presente nella colonna di destra. Si veda il capitolo seguente per i dettagli.



Le sezioni Mittente e Destinatari del documento si presentano in forma di card:

ma variano in base al tipo di documento e da caso a caso.

Il pulsante  consente di aprire una dialog con i dettagli associati al Mittente, come Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo, etc.







Destinatari




Colonna di destra


I pulsanti:

espandono le seguenti informazioni in una sidenav (finestra laterale):

  • Note del documento
  • Storia del documento
  • Iter di autorizzazione
  • ..........



Eventi nella storia del documento vedere Documento





immagini da popolare e rifare:





contiene i dati sulla scadenza del documento






Modifica dei documenti




  • rimozione documento corrente da un fascicolo;
  • inserimento collegamento documento;
  • modifica del "gestito";
  • modifica visibilità;
  • inserimento / modifica scadenza;
  • elimina non protocollato
  • segnala spam (annullamento)
  • salva non protocollato
  • protocolla
  • responsabilità
    • cambia responsabile
    • modifica/elimina operatore, cc, co-responsabile
    • cambia op
    • scarta
    • assegna diritti di intervento
    • messaggio
    • lookup esterni per la ricerca e l'assegnazione.






Registrazione di nuovi documenti

La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia.


Elencare tutte le strade per il nuovo, es. widget



NOTA BENE: i pulsanti disponibili nella fase di registrazione dei documenti dipendono dai diritti dell'operatore.






Come accedo al modulo?


Utilizzo in mobilità

Tutto il servizio Titulus 5 è utilizzabile in mobilità tramite tablet o smartphone grazie alla sua tecnologia responsive, quindi anche il modulo "Autorizzazioni" è predisposto per tale uso.




APPUNTI SPARSI

bozza di doc https://titulus-fe-prod-titulus5-test.ose.private.cineca.it/#/documento/000453392-ADMNADM-c169d5a0-3c1d-4b86-b020-277773fd77e1

Invio in conservazione: titulus-fe-prod-titulus5-test.ose.private.cineca.it

SCARTA: Visualizzata accanto al nominativo: L'utente può scartare il documento dalla cartella personale (vaschette)



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