UNDER CONSTRUCTION
DA FARE:
- inizio documentazione:
- fine documentazione:
- revisione documentazione:
- modifiche post-revisione:
- pronto per pubblicazione:
Che cosa trovo in questa pagina?
Titulus è un sistema di gestione informatica dei documenti, quindi il documento è l'entità centrale e fondamentale dell'intero sistema.
Questa pagina descrive il documento di Titulus 5 e qui si trovano le informazioni per la visualizzazione, modifica e registrazione dei documenti.
In questa pagina non si trovano le informazioni sull'interfaccia di Titulus 5, o sui moduli specifici, che sono oggetto di specifica documentazione e di cui si consiglia di prendere visione.
Glossario
da completare
dialog = finestra in sovraimpressione che richiede conferma di una azione.
sidenav = finestra in sovrimpressione che si apre sulla destra dell'applicativo e che contiene informazioni aggiuntive rispetto alla pagina che si sta visualizzando.
Introduzione
I documenti in Titulus
Con Titulus è possibile:
acquisire, registrare, ricercare e consultare le diverse tipologie di documenti trattati nell'ambito dei processi amministrativi e/o aziendali, sia interni sia di scambio con l'esterno;
organizzare i documenti secondo un piano di classificazione ed archiviazione in fascicoli, secondo le necessità di ordinamento e di ricerca più coerenti e congrue rispetto alla gestione materiale (fisica) degli stessi.
I documenti in Titulus sono inseriti in base alla loro tipologia:
Documento
- Documento in arrivo (e Protocollo Differito)
- Documento in partenza
- Documento non protocollato
- Documento tra uffici
Repertorio*
Albo ufficiale di Ateneo
Comunicazione
Contratti e Convenzioni
Contratti - Convenzioni (AOO Periferiche)
Decreto Rettorale
Rapporto di versamento
Registro informatico giornaliero di protocollo
Registri Iva acquisti
Registri Iva vendite
Registro elettronico del docente
Registri Iva Corrispettivi
Registri Iva acquisti istituzionali intraue
Registri Iva acquisti istituzionali San Marino
Registri Iva acquisti promiscui
Registri Iva acquisti commerciali
Predefinito*
- Contratti
- Verbale d'esame
- Verbale di laurea
- Fattura elettronica
- Fattura elettronica passiva
- Fattura elettronica attiva
- Invio PEC
* Le tipologie dei Repertori e dei Predefiniti vengono configurate dal CINECA sulla base delle richieste dell'ateneo, quindi possono variare da caso a caso.
A queste tipologie corrispondono informazioni specifiche che compaiono nella visualizzazione e modifica dei documenti esistenti e nella registrazione dei nuovi documenti.
Icone specifiche
Icona specifica dei documenti in generale o della dashboard dei documenti: 
Icone specifiche delle varie tipologie di documento:
Dashboard dei documenti
In Titulus la dashboard dei documenti è una sezione dell'applicativo che dà all'utente una panoramica dei documenti che richiedono attenzione e viene descritta in un manuale apposito (Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori).
Da quella dashboard è possibile accedere alla pagina di dettaglio del singolo documento.
Ricerca di documenti
In Titulus la ricerca di documenti è una funzionalità disponibile in 3 modalità:
- ricerca globale, tramite il modulo di ricerca sempre presente nell'intestazione dell'applicativo (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia#Interfaccia-Modulodiricercaveloce);
- ricerca veloce dei documenti per anno e numero di protocollo o di repertorio, tramite il widget presente nella home page e nella dashboard dei documenti (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Home e dashboard documenti, fascicoli e raccoglitori#Homeedashboarddocumenti,fascicolieraccoglitori-Widget%22Ricercaveloce%22)
- ricerca avanzata, sempre disponibile dalla barra di navigazione (vedi manuale: Manuale utente Titulus 5 - Ricerca globale e avanzata#Ricercaglobaleeavanzata-Ricercaavanzata).
Il risultato di queste ricerche è un elenco di documenti rispondenti ai criteri di ricerca. Cliccando un risultato si accede alla pagina di dettaglio del singolo documento.
Indirizzo (URL) del documento
Il documento in Titulus 5 è raggiungibile con un indirizzo web (URL) diretto e specifico, composto dall'URL di Titulus presso l'ateneo e dal codice ID del documento, ad esempio:
http://titulus.ateneo.it/#/documento/000437359-ADMNADM-7cda7b14-c78b-4e10-a49d-1736fc6bebf5
In tal modo, è possibile comunicare questo indirizzo a colleghi ed altri soggetti tramite messaggio.
Il dettaglio del documento
La pagina di dettaglio del documento di Titulus 5 si presenta con una sua propria interfaccia, come da immagine seguente:
ovvero, con un corpo centrale, contenente le informazioni proprie del documento, e una colonna di destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.
In generale, il corpo centrale del documento è una successione di sezioni che possono variare in base al tipo di documento, con alcuni pulsanti per la modifica o per compiere altre azioni. Queste sezioni vengono descritte in dettaglio nel seguito.
Visualizzazione dei documenti
La pagina di dettaglio del singolo documento viene raggiunta da molti punti dell'applicativo: dai widget della home page, dai risultati della ricerca, dagli iter di autorizzazione, dai fascicoli, etc.
Corpo centrale
Il corpo centrale della pagina di dettaglio del documento comprende le informazioni principali del documento, come ad es. l'oggetto e l'icona del tipo documento. Il tipo documento è anche scritto per esteso nella barra blu di testata, in cui è anche presente l'icona "back" (<) che consente di tornare alla pagina precedente o, a seconda dei casi alla dashboard dei documenti.
Subito al di sotto della barra blu di testata sono presenti alcuni pulsanti di comando, che possono essere accesi o spenti e presenti o meno, a seconda che il documento in oggetto o il ruolo dell'utente consenta le relative operazioni.
I pulsanti:
corrispondono alle seguenti azioni:
- Modifica, per attivare la modifica del documento;
- Rispondi, completare
- Inoltra, completare
- Ripeti nuovo, completare
- Condividi, completare
- Opzioni*:
- Annulla, per annullare il documento
- Elimina, per eliminare il documento.
* le opzioni Annulla ed Elimina sono alternative e aprono una dialog che chiede conferma dell'azione ed eventuali motivazioni:
I pulsanti:
corrispondono alle seguenti azioni:
- Segnala come spam,
- Salva come non protocollato,
- Protocolla, .
Al di sotto di essi si aprono le informazioni del documento:
ovvero:
- Icona del tipo di documento
- Oggetto del documento
- Stellina vuota o piena, che indica se si tratta di un documento "preferito"
- Numero protocollo (es. 105/2020) o ID codice (es. 000450823-ADMNADM-a80bb327-bd2b-45a8-8a02-3239b8153409)
- Data di protocollazione.
Quando il documento è coinvolto in un iter di autorizzazione, compare in testa al documento un pannello di questo tipo:
e che è sufficiente cliccare per espandere:
Questo pannello mostra la linearizzazione dell'iter di autorizzazione attivo sul documento e lo step (con relativa descrizione) dell'iter in cui si trova il documento.
Quando l'utente che sta visualizzando il documento è anche il destinatario di una azione richiesta dall'iter, compare anche il seguente pannello:
che consente la rapida esecuzione dell'azione richiesta, ad esempio approvare, firmare, etc.
Generalmente, il click dell'utente su una delle azioni provoca la comparsa di una dialog che chiede una conferma prima di procedere o eventuali dati ulteriori. Infatti, l'esecuzione delle azioni è analoga a quanto avviene nel modulo "Autorizzazioni", quindi si consiglia di prendere visione del relativo manuale (Manuale utente Titulus 5 - Autorizzazioni#Autorizzazioni-Azionisuidocumenti).
Quando l'azione viene completata, compare un messaggio di feedback positivo - o di buona riuscita, simile a questo:
e il documento viene ricaricato per poter mostrare le variazioni innescate dall'azione appena compiuta, come ad esempio l'avanzamento nell'iter autorizzativo:
Allo stesso modo, se il documento è oggetto di una nota che non è stata ancora letta dall'utente, compare in testa al documento il seguente pannello:
che contiene un pulsante per la rapida lettura della nota o una X che chiude il pannello fino a successiva sessione di lavoro. La lettura della nota può avvenire anche dalla sidenav "Note" attivata dal pulsante 
presente nella colonna di destra.
Colonna di destra
I pulsanti:
espandono le seguenti informazioni in una sidenav (finestra laterale):
- Note del documento
- Storia del documento
- Iter di autorizzazione
- ..........
immagini da popolare e rifare:
Modifica dei documenti
- rimozione documento corrente da un fascicolo;
- inserimento collegamento documento;
- modifica del "gestito";
- modifica visibilità;
- inserimento / modifica scadenza;
- elimina non protocollato
- segnala spam (annullamento)
- salva non protocollato
- protocolla
- responsabilità
- cambia responsabile
- modifica/elimina operatore, cc, co-responsabile
- cambia op
- scarta
- assegna diritti di intervento
- messaggio
- lookup esterni per la ricerca e l'assegnazione.
Registrazione di nuovi documenti
La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia.
Elencare tutte le strade per il nuovo, es. widget
NOTA BENE: i pulsanti disponibili nella fase di registrazione dei documenti dipendono dai diritti dell'operatore.
Come accedo al modulo?
Utilizzo in mobilità
Tutto il servizio Titulus 5 è utilizzabile in mobilità tramite tablet o smartphone grazie alla sua tecnologia responsive, quindi anche il modulo "Autorizzazioni" è predisposto per tale uso.
APPUNTI SPARSI
Invio in conservazione: titulus-fe-prod-titulus5-test.ose.private.cineca.it