- (parliamo di Autorizzazioni, non più di Procedimenti in scadenza)
- (requisiti documentazione utente: ? )
- inizio impostazione della documentazione ore 16:00
- fine impostazione della documentazione
- revisione documentazione
Termini dubbi → una volta decisi vanno a comporre un Glossario:
- funzionalità o modulo
- workflow o flusso autorizzativo o iter autorizzativo
- utente autenticato per indicare l'utente collegato
- pagina principale o "home" o "dashboard"
- tab = linguetta
- iter di autorizzazione
Dashboard "Autorizzazioni"
La funzionalità di Titulus 5 "Autorizzazioni" (ex "Autorizzazione decreti") è contraddistinta dall'icona 
presente nella barra di navigazione principale:
La pagina principale (o "home" o "dashboard") della funzionalità "Autorizzazioni" elenca in forma grafica i flussi (workflow) su cui l'utente autenticato può potenzialmente intervenire eseguendo azioni autorizzative, per suo ruolo o per delega.
Per impostazione di default l'elenco dei flussi attivi è filtrato per mostrare le ultime 3 settimane. Questo filtro può essere rimosso semplicemente cliccando l'interruttore (toggle):
e la conseguenza sarà la visualizzazione di più flussi, se presenti.
Ogni flusso (iter) viene raffigurato nel modo seguente:
ovvero con un elemento rettangolare (card) in cui compaiono il nome del flusso (ad es. "Firma") e alcune aree cliccabili che indicano il numero di documenti da valutare e il numero di documenti già valutati.
Il pulsante a 3 pallini (
) alla destra del nome del flusso, e che può essere attivo (ovvero cliccabile) o meno, mostra in forma grafica l'iter di autorizzazione linearizzato, nella seguente forma
L'iter di autorizzazione è costituito da step cliccabili e caratterizzati da una propria descrizione.
Dettagli del singolo iter
La pagina di dettaglio di un dato flusso (iter) autorizzativo contiene l'elenco dei documenti (decreti, etc.) su cui l'utente autenticato può potenzialmente intervenire (tab "Documenti da valutare"), o su cui è già intervenuto (tab "Documenti già valutati").
Se nella dashboard "Autorizzazioni" si clicca il numero dei documenti da valutare di un dato iter si approda direttamente alla tab "Documenti da valutare" di quell'iter:
Documenti da valutare
L'elenco dei documenti è presentato nella seguente forma (con ordinamento per data decrescente):
Se non è presente nessun documento da valutare, comparirà un contatore pari a 0 (zero).
Filtri e ordinamento dei documenti
L'elenco dei documenti è ordinabile e/o filtrabile.
L'ordinamento può essere fatto per Data, Oggetto o RPA del documento. Cliccando il medesimo criterio si può invertire l'ordinamento fra crescente e decrescente.
Il filtraggio dei risultati, invece, agisce sugli step dell'iter autorizzativo e consente di ridurre l'elenco dei documenti non mostrando quelli di uno o più step. Questa funzionalità è comoda quando si vuole lavorare solamente sui documenti di un dato step. L'attivazione di un filtro è indicata da una icona e da una etichetta differenti:
Azioni sul singolo documento
Ogni documento è caratterizzato da una "riga" multifunzionale di questo tipo:
in cui compaiono le seguenti informazioni:
| Elemento | Descrizione |
|---|---|
| Icona | Icona grafica specifica della tipologia del documento (ad es. "in partenza") |
| Oggetto | Oggetto del documento |
| RPA | RPA del documento |
| Step corrente | Step dell'iter di autorizzazione in cui si trova il documento |
| Tocca a | Persona che deve intervenire con una data azione per sbloccare il documento |
e in cui sono disponibili i seguenti pulsanti:
| Elemento | Descrizione |
|---|---|
| Visto |
| Allegati del documento principale. Esempio:
N.B. Gli allegati possono essere cambiati dal Documento, quindi seguendo il link grafico "Vai al documento". |
| Iter del documento all'interno dell'iter autorizzativo generale |
| Storia delle azioni effettuate sul documento |
| Annotazione/i, mostra le annotazioni legate al documento. Esempio:
|
| Vai al documento, porta alla pagina di dettaglio del documento. |
Le azioni che è possibile compiere sul documento sono racchiuse nel button "Azioni disponibili":
e si tratta di azioni che possono o meno richiedere conferma, a seconda dell'iter o del tipo di azione. L'avvio di una azione fa proseguire il flusso sul documento.
APPROFONDIMENTO SULLE AZIONI?
Report dopo una azione
Al termine dell'azione effettuata viene mostrato un report riepilogativo sull'esito dell'azione effettuata sul documento, che può essere stampato. Esempio:
Azioni massive su più documenti
Le caselle di spunta alla sinistra dei documenti servono per compiere azioni massive tramite il button "Azioni disponibili" posto in testa all'elenco, ovvero compiere la/e medesima/e azione/i su più documenti alla volta. Un esempio potrebbe essere un'operazione di firma di più documenti.
Chiaramente, l'insieme delle azioni che è possibile compiere su più documenti potrebbe essere inferiore alle azioni disponibili sul singolo documento, dal momento che saranno solamente quelle comuni ai documenti selezionati.
Se, selezionando più documenti, il button "Azioni disponibili" non si attiva, significa che non sono disponibili azioni in comune ai documenti selezionati (caso a destra nell'esempio che segue):
Come nel caso delle azioni puntuali, le azioni massive possono o meno richiedere conferma, a seconda dell'iter o del tipo di azione. L'avvio di una azione fa proseguire il flusso sui documenti selezionati.
Report dopo una azione massiva
Al termine dell'azione massiva effettuata viene mostrato un report riepilogativo sull'esito dell'azione effettuata sui documenti, che può essere stampato. Esempio:
Documenti già valutati
L'interfaccia dei Documenti già valutati è identica a quella dei Documenti da valutare, ma non sono ovviamente presenti button per effettuare azioni (si tratta di documenti su cui è stata eseguita l'azione): la sua utilità è quella di poter vedere un riepilogo delle approvazioni già effettuate.
Se non è presente nessun documento già valutato, comparirà un contatore pari a 0 (zero).
APPUNTI SPARSI
La prima esigenza è vedere il documento (es. "Decreto XYZ") con distinti il file principale dagli allegati (prima erano senza gerarchia)
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