Manuale invio in Conservazione tramite Conserva
Dalla versione 4.1.2 di Titulus è possibile inviare in Conservazione alcune tipologie di documenti, in particolare fatture elettroniche attive, verbali di esame e verbali di laurea.
Configurazione dell'integrazione con Conserva
Il responsabile della gestione documentale abilita il proprio profilo e quello di eventuali delegati ad inviare documenti e fascicoli in conservazione abilitando l'apposito diritto in acl:
Per una corretta configurazione del processo di versamento viene predisposta una voce di indice per classificare e smistare automaticamente i rapporti di versamento prodotti e trasmessi da Conserva al termine del processo di conservazione:
I rapporti di versamento pervenuti da Conserva vengono archiviati in apposito repertorio (Rapporto di versamento), predisposto in Titulus a partire dalla versione 4.1.2.
Per consentire la comunicazione da Conserva a Titulus, viene anche predisposta (d'accordo con i sistemi informativi dell'Ateneo) un'utenza di servizio (conserva_ws). Tale utenza è inserita nell'ACL di Titulus come nuova persona, figlia della radice " Università degli Studi XXXX"
L'utente che dovrà visionare i Rapporti di Versamento dovrà avere il diritto di accesso al repertorio Rapporto di Versamento.
Selezione documenti da inviare in conservazione
Per poter procedere all'invio in conservazione di un insieme di documenti è necessario ricercare i documenti e, dalla pagina dei titoli, cioè dell'elenco restituito dalla ricerca, selezionare i documenti da inviare in conservazione e premere il pulsante:
Per Atenei strutturati in più Aree Organizzative Omogenee (AOO):
Si evidenzia che tutte le tipologie che vengono inviate a Conserva in modalità manuale devono essere inviate da un utente appartenente alla stessa AOO del documento.
Occorre quindi creare in ACL di Titulus una scheda anagrafica su ogni AOO che contiene documenti da inviare in conservazione, del responsabile della Conservazione ( unico abilitato all’invio in Conservazione).
Il responsabile della conservazione è unico a disporre dell’abilitazione all’invio in conservazione, nell’eventualità servisse abilitare anche i delegati: è sufficiente andare sui diritti in ACL e abilitarli all'invio in conservazione (che si trova nella colonna a sinistra in basso).
Invio in conservazione
Una volta avviata la procedura di invio in conservazione, Titulus mostra una finestra in cui evidenzia lo stato di avanzamento del processo di trasmissione:
In particolare vengono evidenziati:
- documenti correttamente inseriti nel pacchetto di versamento
- documenti ignorati perché non mappati tra le tipologie da inviare in conservazione, oppure non soggetti ad alcuna modifica dall'ultimo invio in conservazione
- documenti non disponibili perché non visibili o bloccati in modifica da un altro utente
- documenti con errore di validazione per i quali si riscontra un problema in:- creazione della segnatura, perché non conforme alle specifiche di Conserva- conversione del file secondo gli standard fissati da Conserva
Resoconto di versamento
Al termine della procedura di versamento verrà prodotto un resoconto di versamento dettagliato con la descrizione specifica dello stato di ciascun pacchetto di versamento generato e di ciascun documento in esso contenuto.
A partire dalla versione 4.3.1 di Titulus, il resoconto prodotto può essere consultato in Strumenti Amministrazione > Report invii in conservazione. Ogni riga identifica un invio in conservazione, permette di visualizzare l'elenco dei documenti inviati, e con un click visualizzare i dettagli dell'invio.
Le operazioni di trasferimento in conservazione generano sulla maschera di visualizzazione del singolo documento delle icone rosse o verdi, che segnalano i diversi stadi di lavorazione del documento all'interno del sistema di conservazione.
- Trasmesso, ossia inserito nel pacchetto di versamento e trasmesso a Conserva
Ricezione resoconto e rapporto di versamento
Con modalità differita, Conserva invia a Titulus il resoconto ed il rapporto di versamento per ogni pacchetto di versamento inviato. Titulus, oltre ad archiviare ogni singolo rapporto di versamento all'interno dell'omonimo repertorio, registra sui singoli documenti versati l'esito finale del versamento, aggiungendo uno fra i seguenti stati alle informazioni sulla conservazione del documento:
- Rifiutato, cioè non accettato dal sistema di conservazione perché non rispondente ai requisiti stabiliti
- Versato, ossia accettato dal sistema di conservazione ed inserito nel pacchetto di archiviazione
Invio automatico in conservazione
A partire dalla versione 4.3.2 di Titulus è possibile attivare, per le singole tipologie documentali, l'invio automatico in conservazione.
Per attivare tale funzionalità per le singole tipologie è necessario comunicare l'esigenza al supporto Titulus, aprendo un ticket sulla coda SD Gestione Documentale (SDTITUL) dalla apposita piattaforma: https://customerportal.cineca.it/customerportal/.
Una volta ricevuta conferma, accedere alla pagina di configurazione in Strumenti Amministrazione > Configura invio automatico in conservazione.
La pagina di configurazione mostra tutte le tipologie documentali attive:
- attivare l'invio automatico in conservazione con l'apposita spunta
- configurare l'Intervallo temporale invio automatico, esprimendolo in mesi e/o giorni. Ad esempio 1d, valore di default, indica un invio in conservazione giornaliero, 2m indica invio ogni 2 mesi, mentre 1m 10d indica invio ogni circa 40 giorni (un mese e 10 giorni).
Per modificare il valore di tale intervallo occorre posizionarsi con il mouse sul valore, eseguire un doppio clic ed inserire il valore desiderato, facendo attenzione a NON inserire spazi tra il numero e il valore "m", altrimenti "d".
- configurare l'Intervallo temporale invio automatico, esprimendolo in mesi e/o giorni. Ad esempio 1d, valore di default, indica un invio in conservazione giornaliero, 2m indica invio ogni 2 mesi, mentre 1m 10d indica invio ogni circa 40 giorni (un mese e 10 giorni).
Il campo Ultimo invio automatico riporta la data e l'ora dell'ultimo invio automatico eseguito.
NB: Per completare l'attivazione dell'invio automatico in conservazione è necessario modificare un'impostazione di Titulus visibile solamente agli operatori Cineca. Si richiede pertanto di fare richiesta di attivazione dell'impostazione con un ticket sulla coda SD Gestione Documentale (SDTITUL). Prima di verificare i report di invio occorrerà attendere la chiusura di tale ticket.
Report invii in conservazione
Ad ogni invio viene selezionato un numero massimo di documenti da inviare; attualmente per le Fatture Elettroniche Passive vengono inviati 100 documenti ad ogni invio automatico, 1000 per i verbali di esame e di laurea, 200 per tutte le altre tipologie.
Per ogni invio automatico viene prodotto un rapporto consultabile in Strumenti Amministrazione > Report invii in conservazione. L'invio automatico è distinguibile dai rapporti prodotti dagli invii manuali grazie all'indicazione presente nella colonna Tipo:
Con un clic in corrispondenza dell'id del rapporto di versamento di interesse viene aperta una finestra contenente i dettagli dell'invio delle singole tipologie:
Dal pulsante Documenti, sulla destra, viene visualizzato l'elenco dei documenti inviati.
Il pulsante Dettagli permette invece di visualizzare i dettagli dell'invio:
In particolare, nella colonna Esito sono esposte le ragioni degli eventuali errori riscontrati:
Fatture elettroniche passive
Nella sezione Fatturazione Elettronica delle Impostazioni avanzate è presente la property Numero di giorni in cui si presume ricevere da Ugov i dati contabili.
La property permette di stabilire dopo quanti giorni dalla registrazione in Titulus la fattura possa essere inviata in conservazione anche se priva dei dati contabili.
