Versione Titulus: 4.1.2

Dalla versione 4.1.2 di Titulus è possibile inviare in Conservazione alcune tipologie di documenti, in particolare fatture elettroniche attive, verbali di esame e verbali di laurea.

Il responsabile della gestione documentale abilita il proprio profilo e quello di eventuali delegati ad inviare documenti e fascicoli in conservazione abilitando l'apposito diritto in acl:

Per una corretta configurazione del processo di versamento viene predisposta una voce di indice per classificare e smistare automaticamente i rapporti di versamento prodotti e trasmessi da Conserva al termine del processo di conservazione:

I rapporti di versamento pervenuti da Conserva vengono archiviati in apposito repertorio (Rapporto di versamento), predisposto in Titulus a partire dalla versione 4.1.2.

Per consentire la comunicazione da Conserva a Titulus, viene anche predisposta (d'accordo con i sistemi informativi dell'Ateneo) un'utenza di servizio (conserva_ws) alla quale viene associato un profilo (utente) nelle ACL di Titulus.

L'utente che dovrà visionare i Rapporti di Versamento dovrà avere il diritto di accesso al repertorio Rapporto di Versamento .

Per poter procedere all'invio in conservazione di un insieme di documenti è necessario ricercare i documenti quindi, dalla pagina dei titoli (lista sintetica dei documenti trovati), eventualmente selezionare i documenti da inviare in conservazione, quindi premere il pulsante :

Una volta avviata la procedura di invio in conservazione, Titulus mostra una finestra in cui evidenzia lo stato di avanzamento del processo di trasmissione:

In particolare vengono evidenziati:

• documenti correttamente inseriti nel pacchetto di versamento.
• documenti ignorati perchè non mappati tra le tipologie da inviare in conservazione, oppure non soggetti ad alcuna modifica dall'ultimo invio in conservazione.
• documenti non disponibili perchè non visibili o bloccati in modifica da un altro utente.
• documenti con errore di validazione per i quali si riscontra un problema di creazione della segnatura (non conforme alle specifiche di Conserva) oppure si riscontrano problemi con la conversione del file secondo gli standard fissati da Conserva.

Al termine della procedura di versamento verrà prodotto un resoconto di versamento dettagliato con la descrizione specifica dello stato di ciascun pacchetto di versamento generato e di ciascun documento in esso contenuto.

A partire dalla versione 4.3.1 di Titulus, il resoconto prodotto può essere consultato in Strumenti Amministrazione > Report invii in conservazione. Ogni riga identifica un invio in conservazione, permette di visualizzare l'elenco dei documenti inviati, e con un click visualizzare i dettagli dell'invio.

Le operazioni di trasferimento in conservazione generano, sulla maschera di visualizzazione del singolo documento, delle icone (rosse o verdi) che segnalano i diversi stadi di lavorazione del documento all'interno del sistema di conservazione.

• Trasmesso (inserito nel pacchetto di versamento e trasmesso a Conserva)

Con modalità differita, Conserva invia a Titulus il resoconto ed il rapporto di versamento per ogni pacchetto di versamento inviato. Titulus, oltre ad archiviare ogni singolo rapporto di versamento all'interno dell'omonimo repertorio, registra sui singoli documenti versati l'esito finale del versamento, aggiungendo uno fra i seguenti stati alle informazioni sulla conservazione del documento:

• Rifiutato (non accettato dal sistema di conservazione perchè non rispondente ai requisiti stabiliti)
• Versato (accettato dal sistema di conservazione e inserito nel pacchetto di archiviazione)