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Il richiedente che deve andare in missione, prima di partire per la missione stessa, dovrà collegarsi al portale di Ateneo per inserire i dati relativi alla missione che deve espletare, in modo che possa essere preventivamente autorizzato dai responsabili coinvolti nel processo.

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1.1 Inserimento Richiesta Missione

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Il richiedente, prima della partenza, si deve collegare al portale di Ateneo ed entrare nella sezione dedicata, per compilare il modulo relativo alla richiesta di missione.

Dopo l’autenticazione, il richiedente, per inserire una nuova Richiesta Missione, deve selezionare la funzione ‘Nuova Richiesta’ posta in alto a sinistra, come mostrato in figura 1.

 

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Figura 1

 

 

Entrati  nell’inserimento di una nuova richiesta, il sistema presenterà mostrato una form in cui indicare i dati della destinazione della missione, come mostrato  in figura 2.

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Figura 2 

I dati da valorizzare sono i seguenti: 

Luogo

Campo obbligatorio. E’ il luogo in cui si svolgerà la missione, nel caso nella missione siano previste più destinazioni, in questo campo va indicato il luogo della prima destinazione. Per indicare il luogo, si inserisce direttamente il nome, o parte dello stesso, e il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita, come mostrato nell’esempio: Image Modified

 

In caso il sistema mostri più valori, il richiedente ne dovrà selezionare uno tra quelli proposti. La tabella luoghi contiene le principali località italiane ed estere.
Dal	Campo obbligatorio, indica la data e ora di inizio presunti della missione. Va inserita nel formato: gg/mm/aaaa e  hh:mi. Se non si conosce ancora l’orario di inizio della missione, si può lasciare il valore proposto dal sistema 00:00. L’orario esatto di inizio missione si potrà  valorizzare in seguito, al rientro dalla missione, quando si

dovrà richiedere il rimborso delle spese sostenute

indicherà di aver effettuato la missione.
Al	Campo obbligatorio, indica la data e ora di fine presunti della missione. Va inserita nel formato: gg/mm/aaaa e  hh:mi. Se non si conosce ancora l’orario di fine della missione, si può lasciare il valore proposto dal sistema 23:59. L’orario esatto di fine missione si potrà valorizzare in seguito, al rientro dalla missione, quando si

dovrà richiedere il rimborso delle spese sostenute

indicherà di aver effettuato la missione.
Sospensione	Campo facoltativo, il sistema presenterà il flag da valorizzare solo dalla seconda destinazione in poi. Il flag va attivato quando il richiedente, all’interno della missione, faccia un’interruzione di alcune giornate per scopi personali, e quindi, tali giornate non debbano essere considerate ai fini della missione.

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Inseriti i dati richiesti, si procede digitando sul tasto OK.

Il sistema presenterà la richiesta di missione da compilare, con aperta  da compilare la sezione Missione, come mostrato in figura 3.

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Figura 3 

 

SEZIONE MISSIONE 

All’interno della sezione Missione, il sistema mostrerà valorizzata la sezione Destinazione, coi dati inseriti nel pannello iniziale.

...

L’elenco di tutte le destinazioni inserite sarà mostrato nella sezione destinazione, come mostrato in figura 4.

 

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Figura 4

 

Se si deve modificare una destinazione già inserita, si deve digitare sul tasto  Modifica Image Removed Image Added, che riporterà nella form della Destinazione per inserire le modifiche necessarie.

Se si deve cancellare una destinazione già inserita, si deve digitare sul tasto  Cancella Image Removed Image Added, che permetterà di eliminare la riga.

 

Una volta inseriti i dati relativi alle destinazioni, si dovranno valorizzare gli altri campi presenti nella sezione Missione: 

 

Qualifica	Campo obbligatorio. Viene precompilato dal sistema con la qualifica attiva (rapporto attivo) in Ateneo alla data di inserimento della richiesta. Nel caso il soggetto abbia contemporaneamente più rapporti attivi con l’Ateneo, se ne dovrà selezionare uno tra quelli proposti aprendo la tendina.
Luogo Partenza	Campo facoltativo. Indica il luogo da cui il soggetto parte per iniziare la missione. Per indicare il luogo, si inserisce direttamente il nome, o parte dello stesso, e il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita. Il sistema precompilerà il campo con il comune corrispondente alla sede di servizio del richiedente, modificabile da parte del richiedente.
Tipo richiesta	Campo obbligatorio. Il sistema propone le tipologie di richiesta autorizzazione configurate in base al regolamento dell’Ateneo. Il dettaglio di questa tabella dipende dalla complessità del regolamento d’Ateneo. A seconda della tipologia selezionata, potranno cambiare i campi successivi da valorizzare.  Ad esempio, se si seleziona una tipologia che indica, che la missione grava su fondi di ricerca, il sistema presenterà da valorizzare anche i campi Responsabile progetto, progetto e Unità lavoro. In base alla tipologia selezionata, il sistema individuerà le diverse tipologie di responsabili da coinvolgere nel processo.
Responsabile	Campo Obbligatorio, verrà presentato solo se il tipo richiesta selezionato, è relativa a missioni che graveranno su fondi di progetto. E’ il responsabile dei fondi di progetto su cui graverà la missione.
Progetto	Campo facoltativo, verrà presentato solo se il tipo richiesta selezionato, è relativa a missioni che graveranno su fondi di progetto. E’ il Progetto di ricerca su cui graverà la missione. Il sistema mostra nella tendina solo i progetti attivi del responsabile selezionato, per i quali il richiedente sia inserito tra le risorse umane associate al progetto stesso.
Unità Lavoro

Campo facoltativo.

Il campo verrà presentato come obbligatorio, solo se il progetto eventualmente selezionato ha associate delle Unità Lavoro. L’Unità Lavoro rappresenta un ulteriore dettaglio (Workpackage) relativo al progetto selezionato. Il sistema mostra solo l'elenco delle unità lavoro associate al richiedente
Struttura Afferenza	Campo obbligatorio. Il campo contiene la struttura a cui afferisce il richiedente. Se univoca verrà valorizzata dal sistema.
Struttura pagante	Campo obbligatorio. Indica la struttura su cui graverà il costo della missione. Se univoca verrà valorizzata dal sistema. La logica di valorizzazione di questo campo, variano a seconda del tipo richiesta selezionato.
Regolamento	Campo obbligatorio. E’ il regolamento che si vuole applicare per la missione. Nel caso l’Ateneo abbia attivo un unico regolamento, il campo verrà precompilato dal sistema.
Motivazione	Campo obbligatorio. Descrizione libera, che indica la motivazione, per cui si debba effettuare la missione.
Note	Campo facoltativo. Campo libero in cui indicare ulteriori dettagli che si riferiscano alla missione.
Modalità Rimborso	Campo obbligatorio. Indica la tipologia di rimborso delle spese che si sosterranno, di cui si vuole usufuire. Si prevedono due opzioni:  ‘Elenco Spese sostenute (piè di lista)’, o ‘Indennità forfettaria e sole spese di viaggio’.  Il sistema prevalorizza la prima opzione, modificabile da parte del richiedente.

 

Inseriti i dati, si può passare alla sezione successiva .

Si entrerà nella sezione ‘Mezzi Straordinari’, solo nel caso si debba richiedere l’uso di uno, o più mezzi straordinari per l’espletamento della missione.

SEZIONE MEZZI STRAORDINARI

Entrando nella sezione ‘Spese a Preventivo’, il sistema presenterà la maschera mostrata in figura 5.

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Figura 5

Per inserire un mezzo straordinario, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’.

Digitando sul tasto ‘Aggiungi’, il sistema aprirà la form mostrata in figura 6, di cui di seguito si dettagliano i campi.

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Figura 6

 

Nella richiesta è stato storicizzato il campo. Ora il richiedente può modificare il campo Modalità Rimborso solo fino a che non ha inviato la sua richiesta. In caso si accorga di un errore dopo averla inviata, dovrà riportare in bozza la richiesta per poter modificare il contenuto del campo. Una volta che è stato autorizzato il campo sarà nuovamente modificabile, perché spesso accade che solo al rientro il richiedente abbia chiaro se chiederà il rimborso analitico delle spese o invece l'indennità forfettaria. L'ufficio missioni in Ugov nell'autorizzazione missione nel pannello richiesta vedrà due informazioni, 'Rimborso metodo analitico' e 'Rimborso metodo analitico per Rimborso'. I due valori saranno diversi se il richiedente modificherà la sua scelta in sede di compilazione del rimborso. L'informazione sdoppiata viene riportata anche nella stampa dell'autorizzazione missione di Ugov.

Missione senza spese

Campo facoltativo. Il flag va attivato nel caso nella missione non si preveda di sostenere alcuna spesa a proprio carico, o a carico dell’Ateneo. Se si attiva questo flag non sarà possibile valorizzare la sezione relativa alle Spese a preventivo, e in quella relativa ai Mezzi straordinari si potrà indicare solo l'evnetuale uso dell'auto propria solo per fini assicurativi.

Inseriti i dati, si può passare alla sezione successiva .

Si entrerà nella sezione ‘Mezzi Straordinari’, solo nel caso si debba richiedere l’uso di uno, o più mezzi straordinari per l’espletamento della missione.

SEZIONE MEZZI STRAORDINARI

Entrando nella sezione ‘Mezzi straordinari’, il sistema presenterà la maschera mostrata in figura 5.

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Figura 5

Per inserire un mezzo straordinario, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’.

Digitando sul tasto ‘Aggiungi’, il sistema aprirà la form mostrata in figura 6, di cui di seguito si dettagliano i campi.

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Figura 6

Mezzo	Campo obbligatorio. Il sistema propone l’elenco dei mezzi straordinari definiti nel regolamento dell’Ateneo. L'operatore dovrà selezionarne uno tra quelli proposti. A seconda del mezzo selezionato, potranno essere diversi i campi successivi per cui viene richiesta la valorizzazione.
Motivazione	Campo obbligatorio. Indica il motivo per cui si deve utilizzare il mezzo straordinario selezionato.
KM presunti	Campo obbligatorio

 

Mezzo

Campo obbligatorio. Il sistema propone l’elenco dei mezzi straordinari definiti nel regolamento dell’Ateneo. L'operatore dovrà selezionarne uno tra quelli proposti. A seconda del mezzo selezionato, potranno essere diversi i campi successivi per cui viene richiesta la valorizzazione.

Motivazione

Campo obbligatorio. Indica il motivo per cui si deve utilizzare il mezzo straordinario selezionato.

KM presunti

Campo obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Si dovranno indicare i KM presunti di distanza dal luogo di partenza al luogo di missione.

Targa

Campo Obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Andrà indicata la targa del mezzo proprio che si utilizzerà nella missione.

Intestatario

Campo Obbligatorio

. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'.

Andrà indicata il nominativo dell'intestatario

Si dovranno indicare i KM presunti di distanza dal luogo di partenza al luogo di missione.
Targa	Campo Obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Andrà indicata la targa del mezzo proprio che si utilizzerà nella missione.

Costo Presunto

Intestatario

Campo

obbligatorio

Obbligatorio.

Il

Tale campo verrà

valorizzato dal sistema in caso si  sia

presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria

'; negli altri casi dovrà essere valorizzato dall

'

operatore. Tale campo non sarà presente in caso si sia

. Andrà indicata il nominativo dell'intestatario del mezzo proprio che si utilizzerà nella missione.
Informazioni auto propria	Campo facoltativo. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto

di Ateneo'

Note

Campo facoltativo. Campo libero in cui indicare ulteriori dettagli, che si riferiscano

propria'. In tale campo andranno indicate le seguenti informazioni aggiuntive relative all’automezzo: Categoria dell’autovettura, Modello, Tipo alimentazione e cilindrata.
Costo Presunto	Campo obbligatorio. Il campo verrà valorizzato dal sistema in caso si  sia selezionato come Mezzo 'Auto propria'; negli altri casi dovrà essere valorizzato dall'operatore. Tale campo non sarà presente in caso si sia selezionato come Mezzo 'Auto di Ateneo', oppure per il Mezzo 'Auto Propria', nel caso nella sezione Missione si sia attivato il flag 'Missione senza spese'.
Note	Campo facoltativo. Campo libero in cui indicare ulteriori dettagli, che si riferiscano all’uso del mezzo straordinario.

 

Per confermare l’inserimento del mezzo straordinario, si deve digitare sul tasto ‘OK’.

Il sistema ritorna alla form di inserimento della richiesta e nel pannello mezzi straordinari, verrà mostrato l’elenco dei mezzi inseriti, come mostrato in figura 7.

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Figura 7

Per inserire ulteriori mezzi, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Se si deve visualizzare un mezzo già inserito, si deve digitare sul tasto  Modifica Image Added, che riporterà nella form dei mezzi straordinari.

Se si deve modificare un mezzo già inserito, si deve digitare sul tasto  Modifica Image RemovedImage Added, che riporterà nella form dei mezzi straordinari per inserire le modifiche necessarie.

Se si deve cancellare un mezzo già inserito, si deve digitare sul tasto  Cancella Image RemovedImage Added, che permetterà di eliminare la riga.

 

 

SEZIONE SPESE A PREVENTIVO

Entrando nella sezione ‘Spese a Preventivo’, il sistema presenterà la maschera mostrata in figura 8.

 

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Figura 8

 

Per inserire una nuova spesa, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’.

Digitando sul tasto ‘Aggiungi’, il sistema aprirà la form mostrata in figura 9, di cui  di seguito si dettagliano i campi.

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Figura 9

 

Tipo	Dato obbligatorio. Va indicata la tipologia di spesa che si deve inserire, si può digitare direttamente il codice del tipo spesa, altrimenti si può aprire la tendina per effettuare la selezione.
Valuta	Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile da parte del richiedente, se si modifica la valuta, compariranno i campi: rapporto cambio, data cambio, che il sistema valorizzerà in base al cambio presente nelle tabelle di Ugov, più vicino alla data di inizio della missione. In base all’importo in valuta ed al cambio, il sistema valorizzerà il campo successivo: Importo.
Importo	Campo obbligatorio. E’ l’importo presunto della spesa in valuta.
Euro	Campo obbligatorio. E’ l’importo in euro della spesa. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicato ed al relativo rapporto di cambio.
Sostenuta da	Campo Obbligatorio. Valori ammessi: RICHIEDENTE – PREPAGATA ATENEO. Il sistema precompila il campo con RICHIEDENTE. Nel caso però la spesa non sia stata sostenuta dal richiedente, ma sia stata prepagata direttamente dall’ente, si dovrà modificare il valore con PREPAGATA ATENEO.
Nota	Campo facoltativo.

 

Per confermare l’inserimento della spesa si deve digitare sul tasto ‘OK’.

Il sistema ritorna alla form di inserimento della richiesta e nel pannello spese a preventivo verrà mostrato l’elenco delle spese inserite, come mostrato in figura 10.

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Figura 10

 

Per inserire ulteriori spese a preventivo, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Se si deve modificare una spesa a preventivo già inserita, si deve digitare sul tasto  Modifica Image Removed, che riporterà nella form delle spese a preventivo per inserire le modifiche necessarie.

Se si deve cancellare una spesa a preventivo già inserita, si deve digitare sul tasto  Cancella Image Removed, che permetterà di eliminare la riga.

Nel caso si voglia richiedere l’erogazione di un anticipo, rispetto alle spese che si devono sostenere, si deve attivare il flag ‘Richiesta anticipo sul totale delle spese’, posto a sinistra sotto l’elenco delle spese, come evidenziato in figura 10.

 

Terminato l’inserimento delle spese , se non si devono inserire ulteriori informazioni, si può procedere a salvare la richiesta.

 

SALVATAGGIO RICHIESTA

Per salvare la richiesta, si può scegliere se digitare sul tasto Image Removed, o sul tasto Image Removed posti in fondo a destra.

Se si digita sul tasto SALVA ED INVIA, significa che la richiesta è completa e può essere inoltrata ai responsabili coinvolti per l’autorizzazione.

Se si digita sul tasto SALVA IN BOZZA, significa che la richiesta è incompleta e necessita di una modifica successiva, per integrare le informazioni mancanti.

In entrambi i casi, se il salvataggio va a buon fine comparirà il messaggio:

 

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1.2 Ricerca Richieste Missione

Per ricercare le richieste già inserite, si deve selezionare la funzione ‘Le Mie Missioni', posta in alto a sinistra, come mostrato in figura 11.

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Figura 11

Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca impostabili  e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle richieste recuperate, secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 12.

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Figura 12

Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 mesi’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Le Mie Missioni’, saranno  sempre mostrate le richieste inserite negli  ultimi 3 mesi.

Il Richiedente potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date specifiche, valorizzando i campi ‘Da’, ‘A’, o effettuare la ricerca per Motivazione, o Destinazione, o Stato.

Nei campi Motivazione e Destinazione si può indicare anche solo un pezzo della dicitura che si vuole ricercare.

Il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita.

Per il campo stato si potrà ricercare selezionando uno, o più, degli stati presenti nell’elenco, come mostrato in figura 13.

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Figura 13

Il sistema per ogni Richiesta missione estratta, presenterà le seguenti informazioni dettagliate nella griglia sotto riportata.

Per modificare una richiesta già inserita, si dovrà digitare l’icona 'APRI' Image Removed, presente in fondo alla riga, che si deve variare. Se la richiesta è in stato Bozza, sarà possibile modificare tutti i dati inseriti.

Se invece la richiesta è già stata inviata, la modifica dei dati della richiesta è possibile solo se nessun responsabile ha ancora concesso l’autorizzazione. In questo caso, il richiedente potrà modificare solo i seguenti dati:  Progetto, Mezzi Straordinari, Spese a Preventivo.

CALCOLO DISTANZA KM

Come facility per la compilazione della richiesta in caso di suo del mezzo proprio, c'è la possibilità di far calcolare al sistema la distanza in Km tra il luogo di partenza e la destinazione della missione.

Ora, quando il richiedente nella sezione Mezzi straordinari inserirà un mezzo proprio, sotto il campo motivazione gli comparirà il tasto ‘CALCOLA KM’, come mostrato in figura 8

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Figura 8

Il pulsante attiverà la funzione per il calcolo della distanza solo nel caso la richiesta abbia un’unica destinazione e sia valorizzato il campo luogo partenza nel pannello dati missione, come mostrato in figura 9.

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Figura 9

Digitando il tasto ‘CALCOLA KM’ il sistema aprirà un pannello intermedio in cui il campo Partenza sarà valorizzato col contenuto del campo Luogo partenza dei dati missioni e il campo Arrivo col contenuto del campo destinazione della missione, come mostrato in figura 10.

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Figura 10

E’ possibile modificare i dati proposti ed integrarli con l’indirizzo esatto di partenza e/o arrivo, come mostrato in figura 11.

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Figura 11

Digitando sul pulsante CALCOLA DISTANZA, il sistema, richiamando i servizi messi a disposizione da Google maps, calcolerà la distanza in Km e il tempo di percorrenza, come indicato in figura 12.

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Figura 12

Il flag "CALCOLA ANDATA E RITORNO", se attivato il sistema inserirà nel campo Km presunti del mezzo straordinario il doppio dei KM calcolati.

Digitando sul tasto USA DISTANZA, i Km calcolati dal sistema saranno copiati nel campo ‘KM presunti’ del mezzo che si sta inserendo.

PRENOTAZIONI

In fase di inserimento di una nuova richiesta missione web, entrando nella sezione ‘Prenotazioni’, il sistema presenterà la maschera mostrata in figura 13. 

La sezione prenotazioni permette al richiedente di inserire l’informazione delle spese per cui è necessaria la prenotazione da parte dell’ufficio; le tipologie di spese gestibili sono quelle di viaggio , alloggio e convegni in base alle configurazioni richieste dall ‘Ateneo.

Se l’ATENEO HA VALORIZZATO IL PARAMETRO LISTA_UO_PRENOTAZIONI allora il pannello prenotazioni appena si inserisce una richiesta non sarà visibile, una volta valorizzata la struttura pagante sarà mostrato se la UO indicata come struttura pagante è una di quelle indicate nel parametro.

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Figura 13

Per inserire il dettaglio delle spese, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’.  Digitando sul tasto , il sistema aprirà la form mostrata in figura 14, di cui  di seguito si dettagliano i campi.

In base al tipo prenotazione indicato, il sistema richiederà una serie di informazioni da compilare da parte del richiedente Figura 14 a-b.

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Figura 14a

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Figura 14b

I campi sopra riportati sono quelli che variano per la spesa convegno; i restanti campi presenti sono uguali alle spese di viaggio , ad esclusione dell’importo che per le spese di convegno è obbligatorio.

Per confermare l’inserimento della spesa si deve digitare sul tasto ‘OK’.

Il sistema ritorna alla form di inserimento della richiesta e nel pannello spese a preventivo verrà mostrato l’elenco delle spese inserite, come mostrato in figura 15

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Figura 15

Per inserire ulteriori prenotazioni , si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Per visualizzare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona Image Added , presente in fondo alla riga.

Per modificare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona  Image Added , presente in fondo alla riga, che si deve variare.

Per cancellare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona Image Added Per cancellare una Richiesta già inserita, si dovrà digitare l’icona 'CANCELLA' Image Removed , presente in fondo alla riga, che si deve eliminare.

Sarà possibile eliminare una richiesta solo se nessun responsabile ha ancora concesso la sua autorizzazione.

Per stampare una Richiesta, si dovrà digitare l’icona 'STAMPA'Image RemovedPer inserire un allegato riferito ad una singola spesa, si dovrà digitare l’icona Image Added , presente in fondo alla riga.

1.3 Duplicazione Richiesta Missione

E' possibile inserire una nuova richiesta a partire da una già inserita. Per duplicare una richiesta, si deve selezionare la funzione ‘Le Mie Missioni', posta in alto a sinistra.

Entrati nella funzione, si dovrà ricercare la richiesta da duplicare. Trovata la richiesta, si dovrà digitare sul tasto 'DUPLICA' Image Removed, come mostrato in figura 14.

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Figura 14

Digitando sul tasto 'DUPLICA' il sistema passerà nella funzione di inserimento di una nuova richiesta. Tale richiesta avrà tutti i dati valorizzati con le informazioni presenti nella richiesta duplicata, e saranno tutti modificabili.

Terminata la modifica dei dati si salverà la richiesta.

1.4 Inserimento Allegati

E' possibile inserire uno, o più allegati, in una richiesta. 

Per aggiungere degli allegati ad una richiesta, si deve selezionare la funzione ‘Le Mie Missioni', posta in alto a sinistra.

Entrati nella funzione, si dovrà ricercare la richiesta a cui si dovranno aggiungere gli allegati. Trovata la richiesta, si dovrà digitare sul tasto 'ALLEGATI' Image Removed, come mostrato in figura 15.

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Figura 15

Digitando sul tasto 'ALLEGATI' il sistema presenterà il pannello mostrato in figura 16. Per aggiungere l'allegato si dovrà digitare sul tasto 'Sì' Image Removed

. Image Removed

Figura 16

Il sistema aprirà quindi un pannello per associare l'allegato alla richiesta, come mostrato in figura 17. Si potrà inserire una descrizione che dettagli il tipo di allegato e poi si dovrà selezionare il documento da allegare digitando sul tasto 'SFOGLIA'.

Per salvare l'inserimento, si dovrà digitare sul tasto 'CARICA'.

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Figura 17

Se l'allegato viene correttamente associato alla richiesta, comparirà il messaggio: Image Removed, ed il sistema tornerà all'elenco delle richieste.

Sarà possibile, digitando nuovamente sul tasto 'ALLEGATI', inserire nuovi allegati, oppure scaricare i documenti allegati, od eliminare l'associazione con alcuni documenti, come mostrato in figura 18.

Per scaricare un allegato si deve digitare sul tastoImage Removed. Per cancellare un allegato si deve digitare sul tasto Image Removed.

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Figura 18

1.5 Indicazione dell’effettuazione della missione

Una volta che il richiedente sarà tornato dalla missione, dovrà confermare che la missione sia stata effettuata, accedendo alla richiesta precedentemente inserita.

Anche nel caso, la missione non sia stata effettuata, se ne dovrà dare indicazione, accedendo alla richiesta precedentemente inserita.

Si deve quindi,  rientrare nella funzione ‘Le Mie Missioni’, ricercando la richiesta per cui si deve indicare l’effettuazione.

In fondo alla riga relativa alla Richiesta, che risulti in stato ‘Autorizzata’, saranno presenti le seguenti icone:  Image RemovedMissione Effettuata e  Image Removed Missione non effettuata , come mostrato in figura 19.

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Figura 19

MISSIONE NON EFFETTUATA

Se la missione non è stata effettuata, il richiedente deve digitare l’icona Image Removed. Il sistema presenta un pannello intermedio in cui si deve confermare che la Richiesta missione selezionata, non sia stata effettuata, come mostrato in figura 20.

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Figura 20

Digitando sul tasto  ‘Sì, la richiesta passerà in stato  ‘Non effettuata’, e  verrà data comunicazione all’Ufficio Bilancio competente, in modo che possa liberare gli eventuali fondi accantonati per tale richiesta.

 MISSIONE EFFETTUATA

Se la missione è stata effettuata, il richiedente digita l’icona Image Removed . Il sistema presenta un pannello intermedio in cui indicare le date e ora reali  di inizio e di fine della missione. Come mostrato in figura 21.

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Figura 21

Se si modificano le date e/o l’orario di inizio e o di fine missione, sarà obbligatorio valorizzare il campo motivazione, in cui va indicata la motivazione della variazione.

Per modificare le date e/o orari di una destinazione si deve digitare sull’icona Image Removed, presente in fondo alla riga, che si deve variare.

Una volta inseriti i dati corretti, si deve digitare sul tasto ‘Richiedi rimborso’, o sul tasto ‘Salva’.

Se si digita sul tasto ‘Richiedi rimborso’, lo stato della richiesta missione passerà in ‘Missione Effettuata’ ed il sistema presenterà il  pannello di inserimento delle spese a consuntivo sostenute nella missione, come dettagliato nel paragrafo successivo.

Se si digita sul tasto ‘Salva, lo stato della richiesta missione passerà in ‘Missione Effettuata’ e il sistema tornerà nel  pannello ‘Le Mie Missioni’, come mostrato in figura 22.

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Figura 22

In questo caso per richiedere il rimborso delle spese sostenute nella missione, si dovrà digitare l’icona Image Removed ‘Richiesta Rimborso'.

1.4 Richiesta Rimborso

Dopo aver indicato che la missione è stata effettuata, il sistema presenta il pannello relativo alla compilazione delle spese a consuntivo, come mostrato in figura 23.

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Figura 23

Per inserire una Nuova spesa si deve digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Se si vuole che il sistema copi nel pannello a consuntivo, le spese inserite a preventivo, si dovrà digitare sul tasto ‘Copia spese a preventivo’.

Digitando sul tasto 'AGGIUNGI', il sistema presenterà il pannello mostrato in figura 24, di cui  di seguito si dettagliano i campi.

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Figura 24

Per confermare l’inserimento della spesa, si deve digitare sul tasto ‘Ok’

Il sistema ritorna alla griglia dell’elenco delle spese a consuntivo inserite, come mostrato in figura 25. Per inserire ulteriori spese si dovrà ridigitare sul tasto ‘Aggiungi’.

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Figura 25

Gli allegati potranno essere inseriti sia in griglia dall'elenco delle prenotazioni inserite, che in inserimento/modifica di una prenotazione.
Gli allegati inseriti dalla singola prenotazione, sono collegati alla singola spesa e quindi saranno visibili solo aprendo il tasto allegati presente nella riga della prenotazione.
Per distinguere gli allegati delle prenotazioni inseriti dal richiedente da quelli inseriti dall'ufficio prenotazioni sono stati previsti due nuovi tipi allegato:
- U_WEB_RICHIEDENTE per gli allegati inseriti nella richiesta o nella singola prenotazione dal richiedente
- U_WEB_UFFICIO_PRENOTAZIONI per gli allegati inseriti nelle singole prenotazioni dall'ufficio prenotazioni
Gli allegati di tipo U_WEB_RICHIEDENTE potranno essere cancellati solo dal richiedente, mentre quelli di tipo U_WEB_UFFICIO_PRENOTAZIONI solo dall'Ufficio prenotazioni.

Dettaglio degli stati della prenotazione Figura 16:

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Figura 16

SEZIONE SPESE A PREVENTIVO

Entrando nella sezione ‘Spese a Preventivo’, il sistema presenterà la maschera mostrata in figura 17.

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Figura 17

Se non si vuole inserire il dettaglio delle spese, è possibile inserire il costo presunto delle spese che sosterrà il richiedente e/o il costo presunto delle eventuali spese prepagate dall'Ateneo nei campi 'Totale spese richiedente' e 'Totale spese prepagate', come mostrato in figura 18. In questo caso non è però possibile richiedere l'erogazione dell'anticipo, perché questo viene calcolato in base al dettaglio delle spese, che si presume di sostenere.

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Figura 18

Se invece si vuole inserire il dettaglio delle spese che si presume di sostenere, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’.

Digitando sul tasto ‘Aggiungi’, il sistema aprirà la form mostrata in figura 19, di cui  di seguito si dettagliano i campi.

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Figura 19

Per confermare l’inserimento della spesa si deve digitare sul tasto ‘OK’.

Il sistema ritorna alla form di inserimento della richiesta e nel pannello spese a preventivo verrà mostrato l’elenco delle spese inserite, come mostrato in figura 20.

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Figura 20

Per inserire ulteriori spese a preventivo, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Se si deve visualizzare una spesa già inserita, si deve digitare sul tasto  Modifica Image Added, che riporterà nella form delle spese a preventivo.

Se si deve modificare  una spesa già inserita, si deve digitare sul tasto  Modifica Image Added, che riporterà nella form delle spese a preventivo, per inserire le modifiche necessarie.

Se si deve cancellare  una spesa già inserita, si deve digitare sul tasto  Cancella Image Added, che permetterà di eliminare la riga.

Nel caso si voglia richiedere l’erogazione di un anticipo, rispetto alle spese che si devono sostenere, si deve attivare il flag ‘Richiesta anticipo’, posto a sinistra sotto l’elenco delle spese, come evidenziato in figura 11.

Terminato l’inserimento delle spese , se non si devono inserire ulteriori informazioni, si può procedere a salvare la richiesta.

SALVATAGGIO RICHIESTA

Per salvare la richiesta, si può scegliere se digitare sul tasto Image Added, o sul tasto Image Added, posti in fondo a destra.

Se si digita sul tasto SALVA ED INVIA, significa che la richiesta è completa e può essere inoltrata ai responsabili coinvolti, per l’autorizzazione.

Se si digita sul tasto SALVA IN BOZZA, significa che la richiesta è incompleta e necessita di una modifica successiva, per integrare le informazioni mancanti.

In entrambi i casi, se il salvataggio va a buon fine comparirà il messaggio:

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1.2 Ricerca Richieste Missione

Per ricercare le richieste già inserite, si deve selezionare la funzione ‘Le Mie Missioni', posta in alto a sinistra, come mostrato in figura 21.

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Figura 21

Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca impostabili  e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle richieste recuperate, secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 22.

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Figura 22

Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 mesi’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Le Mie Missioni’, saranno  sempre mostrate le richieste inserite negli  ultimi 3 mesi.

Il Richiedente potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date specifiche, valorizzando i campi ‘Da’, ‘A’, o effettuare la ricerca per Motivazione, o Destinazione, o Stato.

Nei campi Motivazione e Destinazione si può indicare anche solo un pezzo della dicitura che si vuole ricercare.

Il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita.

Per il campo stato si potrà ricercare selezionando uno, o più, degli stati presenti nell’elenco, come mostrato in figura 23.

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Figura 23

Il sistema per ogni Richiesta missione estratta, presenterà le seguenti informazioni dettagliate nella griglia sotto riportata.

Per modificare una richiesta già inserita, si dovrà digitare l’icona 'APRI' Image AddedPer modificare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona Image Removed , presente in fondo alla riga, che si deve variare.  Se la richiesta è in stato Bozza, sarà possibile modificare tutti i dati inseriti.

Se invece la richiesta è già stata inviata, la modifica dei dati della richiesta è possibile solo se nessun responsabile ha ancora concesso l’autorizzazione. In questo caso, il richiedente potrà modificare solo i seguenti dati:   Progetto, Motivazione, Note, Modalità rimborso, Flag Spese sostenute dall'ente ospitante,  Spese a Preventivo.

Per cancellare una spesa Richiesta già inserita, si dovrà digitare l’icona Image Removed 'CANCELLA' Image Added, presente in fondo alla riga, che si deve eliminare.

Se si sono inserite tutte le spese a consuntivo e si vuole inviare la richiesta di rimborso all’ufficio missioni, si deve digitare sul tasto  ‘Inoltra Richiesta Rimborso’ Image Removed, posto in riepilogo basso a destra.

Nel caso invece, si voglia salvare le modifiche apportate alle spese a consuntivo, senza però inviare ancora la richiesta di rimborso all’ufficio missioni, si deve digitare sul tasto ‘Salva’ Image Removed, posto in riepilogo basso a destra.

In tal caso si potrà rientrare in qualsiasi momento, in modifica delle spese a consuntivo per completare l’inserimento, digitando sull’icona Image Removed  ‘Richiesta Rimborso'.

Sarà possibile eliminare una richiesta se è parzialmente autorizzata, oppure autorizzata ma non contabilizzata.

E' presente anche la funzione 'RIPORTA IN BOZZA' Image Added. Tale funzione è disponibile nelle richieste in stato 'In approvazione', o 'Autorizzate ma non contabilizzate. Questa funzione è da utilizzare se è necessario variare delle informazioni della richiesta che non sono più modificabili. Scegliendo questa funzione, la richiesta verrà riportata in stato Bozza, si potranno a quel punto apportare tutte le modifiche necessarie, e dopo sarà necessario inviarla nuovamente per l'autorizzazione.

1.3 Stampa Richiesta Missione

Per stampare una Richiesta, si dovrà digitare l’icona 'STAMPA' Image Added, presente in fondo alla riga, come mostrato in figura 24. Cliccando il pulsante verranno mostrate due possibili stampe:

• Richiesta;
• Spese a consuntivo.
  

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Figura 24

STAMPA RICHIESTA

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                                       Image Added

STAMPA SPESE A CONSUNTIVO

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1.4 Duplicazione Richiesta Missione

E' possibile inserire una nuova richiesta a partire da una richiesta già inserita. Per duplicare una richiesta, si deve selezionare la funzione ‘Le Mie Missioni', posta in alto a sinistra.

Entrati nella funzione, si dovrà ricercare la richiesta da duplicare. Trovata la richiesta, si dovrà digitare sul tasto 'DUPLICA' Image Added, come mostrato in figura 25.

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Figura 25

Digitando sul tasto 'DUPLICA' il sistema passerà nella funzione di inserimento di una nuova richiesta. Tale richiesta avrà tutti i dati valorizzati con le informazioni presenti nella richiesta duplicata, e saranno tutti modificabili.

Terminata la modifica dei dati si salverà la nuova richiesta.

1.5 Inserimento Allegati

E' possibile inserire uno, o più allegati, in una richiesta. 

Gli Allegati si possono inserire direttamente all'interno della richiesta, o dalla  la funzione ‘Le Mie Missioni'.

Se l'inserimento dell'allegato si fa da dentro la richiesta, si deve digitare il tasto Allegati Image Added, posto in alto a sinistra.  Se invece si inserisce l'allegato dalla funzione le mie missioni si dovrà digitare il taso Allegati Image Added, come mostrato in figura 26.

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Figura 26

In entrambi i casi, digitando sul tasto 'ALLEGATI' il sistema presenterà il pannello mostrato in figura 27. Per aggiungere l'allegato si dovrà digitare sul tasto 'AGGIUNGI'.

. Image Added

Figura 27

Il sistema aprirà quindi un pannello per associare l'allegato alla richiesta, come mostrato in figura 28. Si potrà inserire una descrizione che dettagli il tipo di allegato e poi si dovrà selezionare il documento da allegare digitando sul tasto 'SFOGLIA'.

Per salvare l'inserimento, si dovrà digitare sul tasto 'CARICA'.

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Figura 28

Se l'allegato viene correttamente associato alla richiesta, comparirà il messaggio: Image Added.

Sarà possibile, digitando nuovamente sul tasto 'ALLEGATI', inserire nuovi allegati, oppure scaricare i documenti allegati, od eliminare l'associazione con alcuni documenti, come mostrato in figura 29.

Per rispettare le regole previste da AGID per la conservazione digitale e di sicurezza si è limitata la tipologia di allegati che si possono allegare alla richiesta missione e la loro dimensione massima.
I tipi di file ammessi sono: pdf, jpeg, gif, tiff, png, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx
Dimensione massima: 10MB

Per scaricare un allegato si deve digitare sul tastoImage Added. Per cancellare un allegato si deve digitare sul tasto Image Added.

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Figura 29

1.6 Indicazione dell’effettuazione della missione

Una volta che il richiedente sarà tornato dalla missione, dovrà confermare che la missione sia stata effettuata, accedendo alla richiesta precedentemente inserita.

Anche nel caso, la missione non sia stata effettuata, se ne dovrà dare indicazione, accedendo alla richiesta precedentemente inserita.

Si deve quindi,  rientrare nella funzione ‘Le Mie Missioni’, ricercando la richiesta per cui si deve indicare l’effettuazione.

In fondo alla riga relativa alla Richiesta, che risulti in stato ‘Autorizzata’, saranno presenti le seguenti icone:  Image AddedMissione Effettuata e  Image Added Missione non effettuata , come mostrato in figura 30.

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Figura 30

MISSIONE NON EFFETTUATA

Se la missione non è stata effettuata, il richiedente deve digitare l’icona Image Added. Il sistema presenta un pannello intermedio in cui si deve confermare che la Richiesta missione selezionata, non sia stata effettuata, come mostrato in figura 31.

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Figura 31

Quando si esegue l'operazione 'Missione non effettuata' è presente un controllo bloccante che non sia possibile procedere, nel caso nel Documento siano valorizzate le ore a consuntivo. In questa situazione comparirà l'errore: 'Prima di indicare di non aver effettuato la missione è necessario cancellare le ore a consuntivo precedentemente valorizzate' successivamente:

Digitando sul tasto  ‘Sì, senza attivare il flag 'Sostenute spese da richiedere a rimborso', la richiesta passerà in stato  finale ‘Non effettuata’. Non sarà possibile fare più alcuna attività su tale richiesta e  verrà data comunicazione all’Ufficio Bilancio competente, in modo che possa liberare gli eventuali fondi accantonati per tale richiesta.

Digitando sul tasto  ‘Sì, attivando invece il flag 'Sostenute spese da richiedere a rimborso', la richiesta passerà in stato ‘Non effettuata con rimborso’. Il sistema aprirà la richiesta posizionandosi nel pannello delle spese a consuntivo per poter indicare le spese che si richiedono a rimborso, anche se la missione non è stata effettuata, perché già sostenute. Inserite le spese si potrà procedere alla richiesta di rimborso.

 MISSIONE EFFETTUATA

Se la missione è stata effettuata, il richiedente digita l’icona Image Added . Il sistema presenta un pannello intermedio in cui si devono andare ad indicare le date e ora reali  di inizio e di fine della missione. Come mostrato in figura 32.

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Figura 32

Se si modificano le date e/o l’orario di inizio e o di fine missione, è facoltativa la valorizzare del campo motivazione , in cui può essere indicata la motivazione della variazione.

Per modificare le date e/o orari di una destinazione si deve digitare sull’icona Image Added, presente in fondo alla riga, che si deve variare.

Una volta inseriti i dati corretti, si può scegliere tra due opzioni ‘COMPILA RIMBORSO’, o  ‘INVIA SENZA RIMBORSO’.

‘COMPILA RIMBORSO’ va scelto se nella missione si sono sostenute delle spese di cui si deve richiedere rimborso.

‘INVIA SENZA RIMBORSO’, va invece scelto, se nella missione non si è sostenuta alcuna spesa da richiedere a rimborso.

Se si digita sul tasto ‘COMPILA RIMBORSO’, lo stato della richiesta missione passerà in ‘Effettuata’ ed il sistema presenterà il  pannello di inserimento delle spese a consuntivo sostenute nella missione, come dettagliato nel paragrafo successivo.

Se si digita sul tasto ‘INVIA SENZA RIMBORSO’, comparirà un pannello intermedio di conferma, come mostrato in figura 33. Digitando sul tasto INVIA, la richiesta passerà nello stato finale 'Effettuata senza rimborso'. Non sarà possibile fare più alcuna attività su tale richiesta e  verrà data comunicazione all’Ufficio Bilancio competente, in modo che possa liberare gli eventuali fondi accantonati per tale richiesta.

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Figura 33

1.7 Richiesta Rimborso

Se si è selezionato COMPILA RIMBORSO dal pannello di missione effettuata, o se si è attivato il flag 'Sostenute spese da richiedere a rimborso' dal pannello di missione non effettuata, il sistema entra nella richiesta, posizionandosi nel pannello  delle spese a consuntivo, come mostrato in figura 34.

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Figura 34

Per inserire una Nuova spesa si deve digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Se si vuole che il sistema copi nel pannello a consuntivo, le spese inserite a preventivo, si dovrà digitare sul tasto ‘COPIA SPESE A PREVENTIVO’.

Digitando sul tasto 'AGGIUNGI', il sistema presenterà il pannello mostrato in figura 35, di cui  di seguito si dettagliano i campi.

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Figura 35

Per confermare l’inserimento della spesa, si deve digitare sul tasto ‘Ok’

Il sistema ritorna alla griglia dell’elenco delle spese a consuntivo inserite, come mostrato in figura 36. Per inserire ulteriori spese si dovrà ridigitare sul tasto ‘Aggiungi’.

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Figura 36

Per visualizzare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona Image Added , presente in fondo alla riga.

Per modificare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona Image Added , presente in fondo alla riga, che si deve variare.

Per cancellare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona Image Added, presente in fondo alla riga, che si deve eliminare.

Per inserire un allegato riferito ad una singola spesa, si dovrà digitare l’icona Image Added , presente in fondo alla riga.

Se si sono inserite tutte le spese a consuntivo e si vuole inviare la richiesta di rimborso all’ufficio missioni, si deve digitare sul tasto  ‘Inoltra Richiesta Rimborso’ Image Added, posto in riepilogo basso a destra.

Nel caso invece, si voglia salvare le modifiche apportate alle spese a consuntivo, senza però inviare ancora la richiesta di rimborso all’ufficio missioni, si deve digitare sul tasto ‘Salva’ Image Added, posto in riepilogo basso a sinistra.

Mentre il tasto 'Salva e Chiudi' Image Added, oltre a salvare le modifiche esce dalla funzione di compilazione rimborso e ritorna al menù 'Le mie Missioni'.

In tal caso si potrà rientrare in qualsiasi momento, in modifica delle spese a consuntivo per completare l’inserimento, digitando sull’icona Image Added  'Compila Rimborso'.

Si precisa che è possibile iniziare a compilare le spese a consuntivo, anche durante il periodo di effettuazione della missione, senza bisogno di dover attendere la fine della stessa. In tal caso si dovrà entrare in visualizzazione della richiesta Image Added, e digitando sul tasto 'Modifica' la sezione Spese a consutivo sarà compilabile.

Se ci si rende conto che alcune spese sono state inserite erroneamente o bisogna aggiungere delle spese, finché la missione creata rimane in stato bozza, il richiedente può eseguire l'operazione "annulla richiesta rimborso" digitando l'icona Image Added.

Quando la richiesta passerà in uno dei seguenti stati: ‘Emesso ordinativo’, ‘Inviato in banca’, ‘Pagato’, oppure nel caso in cui la Missione collegata alla richiesta sia in stato ‘Pagata cedolino’, sotto il pannello "Spese a consuntivo" allora sarà visibile in consultazione della stessa un nuovo pannello ‘Spese rimborsate’ nel quale il richiedente potrà visualizzate le spese della missione, associata all’autorizzazione missione che si sta visualizzando, ammesse a rimborso con tutti i dati inerenti. Figura 37

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Figura 37

In alto prima della griglia sono visibili i quattro campi in sola visualizzazione: Netto, Totale imponibile,  Totale Contributi ritenute c/percipiente Anticipi recuperati e Recupero anticipo in cui si riepilogano gli importi della missione associata all’autorizzazione missione. Dopo questi campi di totali, è presente la griglia con l’elenco delle spese rimborsate. Per ogni spesa riporterà:

All'annullamento, compare la form in cui l'ufficio missioni deve inserire la motivazione dell'annullamento Figura 44.

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Figura  44

Oppure è possibile eseguire l'annullamento direttamente dalla richiesta di u-web cliccando il pulsante Image Added. Figura 45

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Figura 45

All'annullamento lato u-web richiede la conferma di voler proseguire Figura 46

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Figura 46

Cliccando su NO la procedura ritorna alla schermata precedente, invece su SI procede con l'annullamento del dg creato.