1. Inserimento Richiesta Missione web

Il richiedente che deve andare in missione, prima di partire per la missione stessa, dovrà collegarsi al portale di Ateneo per inserire i dati relativi alla missione che deve espletare, in modo che possa essere preventivamente autorizzato dai responsabili coinvolti nel processo.

Al rientro dalla missione, il richiedente dovrà poi inserire il dettaglio delle spese sostenute durante la missione, in modo che l’ufficio missioni possa poi procedere, previo controllo, al rimborso delle stesse.

1.1 Inserimento Richiesta Missione

Il richiedente, prima della partenza, si deve collegare al portale di Ateneo ed entrare nella sezione dedicata, per compilare il modulo relativo alla richiesta di missione.

Dopo l’autenticazione, il richiedente, per inserire una nuova Richiesta Missione, deve selezionare la funzione ‘Nuova Richiesta’ posta in alto a sinistra, come mostrato in figura 1.

Figura 1

Entrati nell’inserimento di una nuova richiesta, il sistema presenterà una form in cui indicare i dati della destinazione della missione, come mostrato in figura 2.

Figura 2

I dati da valorizzare sono i seguenti:

Luogo	Campo obbligatorio. E’ il luogo in cui si svolgerà la missione, nel caso nella missione siano previste più destinazioni, in questo campo va indicato il luogo della prima destinazione. Per indicare il luogo, si inserisce direttamente il nome, o parte dello stesso, e il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita, come mostrato nell’esempio: In caso il sistema mostri più valori, il richiedente ne dovrà selezionare uno tra quelli proposti. La tabella luoghi contiene le principali località italiane ed estere.
Dal	Campo obbligatorio, indica la data e ora di inizio presunti della missione. Va inserita nel formato: gg/mm/aaaa e hh:mi. Se non si conosce ancora l’orario di inizio della missione, si può lasciare il valore proposto dal sistema 00:00. L’orario esatto di inizio missione si potrà valorizzare in seguito, al rientro dalla missione, quando si indicherà di aver effettuato la missione.
Al	Campo obbligatorio, indica la data e ora di fine presunti della missione. Va inserita nel formato: gg/mm/aaaa e hh:mi. Se non si conosce ancora l’orario di fine della missione, si può lasciare il valore proposto dal sistema 23:59. L’orario esatto di fine missione si potrà valorizzare in seguito, al rientro dalla missione, quando si indicherà di aver effettuato la missione.
Sospensione	Campo facoltativo, il sistema presenterà il flag da valorizzare solo dalla seconda destinazione in poi. Il flag va attivato quando il richiedente, all’interno della missione, faccia un’interruzione di alcune giornate per scopi personali, e quindi, tali giornate non debbano essere considerate ai fini della missione.

Inseriti i dati richiesti, si procede digitando sul tasto OK.

Il sistema presenterà da compilare la sezione Missione, come mostrato in figura 3.

Figura 3

SEZIONE MISSIONE

All’interno della sezione Missione, il sistema mostrerà valorizzata la sezione Destinazione, coi dati inseriti nel pannello iniziale.

Nel caso si debbano inserire altre destinazioni, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’. Il sistema in questo caso, ripresenterà il pannello mostrato in figura 2, in cui si valorizzeranno i dati relativi alla seconda destinazione.

Si procederà allo stesso modo, per tutte le destinazioni previste nella missione.

L’elenco di tutte le destinazioni inserite sarà mostrato nella sezione destinazione, come mostrato in figura 4.

Figura 4

Se si deve modificare una destinazione già inserita, si deve digitare sul tasto Modifica , che riporterà nella form della Destinazione per inserire le modifiche necessarie.

Se si deve cancellare una destinazione già inserita, si deve digitare sul tasto Cancella , che permetterà di eliminare la riga.

Una volta inseriti i dati relativi alle destinazioni, si dovranno valorizzare gli altri campi presenti nella sezione Missione:

Qualifica	Campo obbligatorio. Viene precompilato dal sistema con la qualifica attiva (rapporto attivo) in Ateneo alla data di inserimento della richiesta. Nel caso il soggetto abbia contemporaneamente più rapporti attivi con l’Ateneo, se ne dovrà selezionare uno tra quelli proposti aprendo la tendina.
Luogo Partenza	Campo facoltativo. Indica il luogo da cui il soggetto parte per iniziare la missione. Per indicare il luogo, si inserisce direttamente il nome, o parte dello stesso, e il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita. Il sistema precompilerà il campo con il comune corrispondente alla sede di servizio del richiedente, modificabile da parte del richiedente.
Tipo richiesta	Campo obbligatorio. Il sistema propone le tipologie di richiesta autorizzazione configurate in base al regolamento dell’Ateneo. Il dettaglio di questa tabella dipende dalla complessità del regolamento d’Ateneo. A seconda della tipologia selezionata, potranno cambiare i campi successivi da valorizzare. Ad esempio, se si seleziona una tipologia che indica, che la missione grava su fondi di ricerca, il sistema presenterà da valorizzare anche i campi Responsabile progetto, progetto e Unità lavoro. In base alla tipologia selezionata, il sistema individuerà le diverse tipologie di responsabili da coinvolgere nel processo.
Responsabile	Campo Obbligatorio, verrà presentato solo se il tipo richiesta selezionato, è relativa a missioni che graveranno su fondi di progetto. E’ il responsabile dei fondi di progetto su cui graverà la missione.
Progetto	Campo facoltativo, verrà presentato solo se il tipo richiesta selezionato, è relativa a missioni che graveranno su fondi di progetto. E’ il Progetto di ricerca su cui graverà la missione. Il sistema mostra nella tendina solo i progetti attivi del responsabile selezionato, per i quali il richiedente sia inserito tra le risorse umane associate al progetto stesso.
Unità Lavoro	Il campo verrà presentato come obbligatorio, solo se il progetto eventualmente selezionato ha associate delle Unità Lavoro. L’Unità Lavoro rappresenta un ulteriore dettaglio (Workpackage) relativo al progetto selezionato. Il sistema mostra solo l'elenco delle unità lavoro associate al richiedente
Struttura Afferenza	Campo obbligatorio. Il campo contiene la struttura a cui afferisce il richiedente. Se univoca verrà valorizzata dal sistema.
Struttura pagante	Campo obbligatorio. Indica la struttura su cui graverà il costo della missione. Se univoca verrà valorizzata dal sistema. La logica di valorizzazione di questo campo, variano a seconda del tipo richiesta selezionato.
Regolamento	Campo obbligatorio. E’ il regolamento che si vuole applicare per la missione. Nel caso l’Ateneo abbia attivo un unico regolamento, il campo verrà precompilato dal sistema.
Motivazione	Campo obbligatorio. Descrizione libera, che indica la motivazione, per cui si debba effettuare la missione.
Note	Campo facoltativo. Campo libero in cui indicare ulteriori dettagli che si riferiscano alla missione.
Modalità Rimborso	Campo obbligatorio. Indica la tipologia di rimborso delle spese che si sosterranno, di cui si vuole usufuire. Si prevedono due opzioni: ‘Elenco Spese sostenute (piè di lista)’, o ‘Indennità forfettaria e sole spese di viaggio’. Il sistema prevalorizza la prima opzione, modificabile da parte del richiedente. Nella richiesta è stato storicizzato il campo. Ora il richiedente può modificare il campo Modalità Rimborso solo fino a che non ha inviato la sua richiesta. In caso si accorga di un errore dopo averla inviata, dovrà riportare in bozza la richiesta per poter modificare il contenuto del campo. Una volta che è stato autorizzato il campo sarà nuovamente modificabile, perché spesso accade che solo al rientro il richiedente abbia chiaro se chiederà il rimborso analitico delle spese o invece l'indennità forfettaria. L'ufficio missioni in Ugov nell'autorizzazione missione nel pannello richiesta vedrà due informazioni, 'Rimborso metodo analitico' e 'Rimborso metodo analitico per Rimborso'. I due valori saranno diversi se il richiedente modificherà la sua scelta in sede di compilazione del rimborso. L'informazione sdoppiata viene riportata anche nella stampa dell'autorizzazione missione di Ugov.
Missione senza spese	Campo facoltativo. Il flag va attivato nel caso nella missione non si preveda di sostenere alcuna spesa a proprio carico, o a carico dell’Ateneo. Se si attiva questo flag non sarà possibile valorizzare la sezione relativa alle Spese a preventivo, e in quella relativa ai Mezzi straordinari si potrà indicare solo l'evnetuale uso dell'auto propria solo per fini assicurativi.

Inseriti i dati, si può passare alla sezione successiva .

Si entrerà nella sezione ‘Mezzi Straordinari’, solo nel caso si debba richiedere l’uso di uno, o più mezzi straordinari per l’espletamento della missione.

SEZIONE MEZZI STRAORDINARI

Entrando nella sezione ‘Mezzi straordinari’, il sistema presenterà la maschera mostrata in figura 5.

Figura 5

Per inserire un mezzo straordinario, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’.

Digitando sul tasto ‘Aggiungi’, il sistema aprirà la form mostrata in figura 6, di cui di seguito si dettagliano i campi.

Figura 6

Mezzo	Campo obbligatorio. Il sistema propone l’elenco dei mezzi straordinari definiti nel regolamento dell’Ateneo. L'operatore dovrà selezionarne uno tra quelli proposti. A seconda del mezzo selezionato, potranno essere diversi i campi successivi per cui viene richiesta la valorizzazione.
Motivazione	Campo obbligatorio. Indica il motivo per cui si deve utilizzare il mezzo straordinario selezionato.
KM presunti	Campo obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Si dovranno indicare i KM presunti di distanza dal luogo di partenza al luogo di missione.
Targa	Campo Obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Andrà indicata la targa del mezzo proprio che si utilizzerà nella missione.
Intestatario	Campo Obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Andrà indicata il nominativo dell'intestatario del mezzo proprio che si utilizzerà nella missione.
Informazioni auto propria	Campo facoltativo. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. In tale campo andranno indicate le seguenti informazioni aggiuntive relative all’automezzo: Categoria dell’autovettura, Modello, Tipo alimentazione e cilindrata.
Costo Presunto	Campo obbligatorio. Il campo verrà valorizzato dal sistema in caso si sia selezionato come Mezzo 'Auto propria'; negli altri casi dovrà essere valorizzato dall'operatore. Tale campo non sarà presente in caso si sia selezionato come Mezzo 'Auto di Ateneo', oppure per il Mezzo 'Auto Propria', nel caso nella sezione Missione si sia attivato il flag 'Missione senza spese'.
Note	Campo facoltativo. Campo libero in cui indicare ulteriori dettagli, che si riferiscano all’uso del mezzo straordinario.

Per confermare l’inserimento del mezzo straordinario, si deve digitare sul tasto ‘OK’.

Il sistema ritorna alla form di inserimento della richiesta e nel pannello mezzi straordinari, verrà mostrato l’elenco dei mezzi inseriti, come mostrato in figura 7.

Figura 7

Per inserire ulteriori mezzi, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Se si deve visualizzare un mezzo già inserito, si deve digitare sul tasto Modifica , che riporterà nella form dei mezzi straordinari.

Se si deve modificare un mezzo già inserito, si deve digitare sul tasto Modifica , che riporterà nella form dei mezzi straordinari per inserire le modifiche necessarie.

Se si deve cancellare un mezzo già inserito, si deve digitare sul tasto Cancella , che permetterà di eliminare la riga.

CALCOLO DISTANZA KM

Come facility per la compilazione della richiesta in caso di suo del mezzo proprio, c'è la possibilità di far calcolare al sistema la distanza in Km tra il luogo di partenza e la destinazione della missione.

Ora, quando il richiedente nella sezione Mezzi straordinari inserirà un mezzo proprio, sotto il campo motivazione gli comparirà il tasto ‘CALCOLA KM’, come mostrato in figura 8

Figura 8

Il pulsante attiverà la funzione per il calcolo della distanza solo nel caso la richiesta abbia un’unica destinazione e sia valorizzato il campo luogo partenza nel pannello dati missione, come mostrato in figura 9.

Figura 9

Digitando il tasto ‘CALCOLA KM’ il sistema aprirà un pannello intermedio in cui il campo Partenza sarà valorizzato col contenuto del campo Luogo partenza dei dati missioni e il campo Arrivo col contenuto del campo destinazione della missione, come mostrato in figura 10.

Figura 10

E’ possibile modificare i dati proposti ed integrarli con l’indirizzo esatto di partenza e/o arrivo, come mostrato in figura 11.

Figura 11

Digitando sul pulsante CALCOLA DISTANZA, il sistema, richiamando i servizi messi a disposizione da Google maps, calcolerà la distanza in Km e il tempo di percorrenza, come indicato in figura 12.

Figura 12

Il flag "CALCOLA ANDATA E RITORNO", se attivato il sistema inserirà nel campo Km presunti del mezzo straordinario il doppio dei KM calcolati.

Digitando sul tasto USA DISTANZA, i Km calcolati dal sistema saranno copiati nel campo ‘KM presunti’ del mezzo che si sta inserendo.

PRENOTAZIONI

In fase di inserimento di una nuova richiesta missione web, entrando nella sezione ‘Prenotazioni’, il sistema presenterà la maschera mostrata in figura 13.

La sezione prenotazioni permette al richiedente di inserire l’informazione delle spese per cui è necessaria la prenotazione da parte dell’ufficio; le tipologie di spese gestibili sono quelle di viaggio , alloggio e convegni in base alle configurazioni richieste dall ‘Ateneo.

Se l’ATENEO HA VALORIZZATO IL PARAMETRO LISTA_UO_PRENOTAZIONI allora il pannello prenotazioni appena si inserisce una richiesta non sarà visibile, una volta valorizzata la struttura pagante sarà mostrato se la UO indicata come struttura pagante è una di quelle indicate nel parametro.

Figura 13

Per inserire il dettaglio delle spese, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’. Digitando sul tasto , il sistema aprirà la form mostrata in figura 14, di cui di seguito si dettagliano i campi.

In base al tipo prenotazione indicato, il sistema richiederà una serie di informazioni da compilare da parte del richiedente Figura 14 a-b.

Figura 14a

Tipo	Campo obbligatorio. Il sistema propone le spese configurate come prenotabili e selezionabili da menù a tendina.
Data e ora partenza	Campo compilato di default. Riporta i dati inseriti nella richiesta missione. Dato modificabile.
Data e ora arrivo	Campo compilato di default. Riporta i dati inseriti nella richiesta missione. Dato modificabile.
Luogo partenza	Campo compilato di default. Riporta i dati inseriti nella richiesta missione. Dato modificabile.
Luogo arrivo	Campo compilato di default. Riporta i dati inseriti nella richiesta missione. Dato modificabile.
Numero passaporto	Campo obbligatorio. Campo che richiede il numero del passaporto, se è presente almeno una destinazione in paesi esteri. Verrà riproposto dal sistema in inserimento di nuove prenotazioni, modificabili da parte del richiedente.
Numero cellulare	Campo obbligatorio. Campo che richiede il numero del cellulare, se è presente almeno una destinazione in paesi esteri. Verrà riproposto dal sistema in inserimento di nuove prenotazioni, modificabili da parte del richiedente.
Modalità trasporto bagaglio	Campo obbligatorio. Campo che richiede la modalità trasposto bagaglio, se è presente almeno una destinazione in paesi esteri.
Note	Campo facoltativo. Campo libero in cui indicare ulteriori dettagli utili alla prenotazione della spesa.
Da prenotare entro	Campo facoltativo. Inserire la data di scadenza della prenotazione.
Valuta	Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile da parte del richiedente attraverso selezione dal menù a tendina.
Importo	Campo facoltativo. Riportare l’importo della spesa.
Importo Euro	Campo compilato di default. Il sistema riporta l’importo in euro della spesa. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicato ed al relativo rapporto di cambio.
Stato	Campo compilato di default. Il sistema riporta la dizione DP - Da Prenotare
Note Ufficio	Campo libero riservato alle comunicazioni da parte dell’Ufficio Prenotazioni.

Figura 14b

Data inizio convegno	Campo compilato di default. Riporta i dati inseriti nella richiesta missione. Da modificare quando il convegno si svolge in data differente.
Data fine convegno	Campo compilato di default. Riporta inseriti nella richiesta missione. Da modificare quando il convegno si svolge in data differente.
Luogo convegno	Campo compilato di default. Riporta i dati inseriti nella richiesta missione. Da modificare quando il convegno si svolge in luogo differente a quello della missione.
URL	Campo obbligatorio. Sito del convegno in cui effettuare l’iscrizione .
Titolo convegno	Campo obbligatorio. Riportare il titolo del convegno. Non è necessario riportare eventuale sottotitolo.
Ente erogatore	Campo obbligatorio. Ente che organizza il convegno.
Importo	Campo obbligatorio. Riportare l’importo della spesa.

I campi sopra riportati sono quelli che variano per la spesa convegno; i restanti campi presenti sono uguali alle spese di viaggio , ad esclusione dell’importo che per le spese di convegno è obbligatorio.

Per confermare l’inserimento della spesa si deve digitare sul tasto ‘OK’.

Il sistema ritorna alla form di inserimento della richiesta e nel pannello spese a preventivo verrà mostrato l’elenco delle spese inserite, come mostrato in figura 15

Figura 15

Per inserire ulteriori prenotazioni , si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Per visualizzare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona , presente in fondo alla riga.

Per modificare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona , presente in fondo alla riga, che si deve variare.

Per cancellare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona , presente in fondo alla riga, che si deve eliminare.

Per inserire un allegato riferito ad una singola spesa, si dovrà digitare l’icona , presente in fondo alla riga.

Gli allegati potranno essere inseriti sia in griglia dall'elenco delle prenotazioni inserite, che in inserimento/modifica di una prenotazione.
Gli allegati inseriti dalla singola prenotazione, sono collegati alla singola spesa e quindi saranno visibili solo aprendo il tasto allegati presente nella riga della prenotazione.
Per distinguere gli allegati delle prenotazioni inseriti dal richiedente da quelli inseriti dall'ufficio prenotazioni sono stati previsti due nuovi tipi allegato:
- U_WEB_RICHIEDENTE per gli allegati inseriti nella richiesta o nella singola prenotazione dal richiedente
- U_WEB_UFFICIO_PRENOTAZIONI per gli allegati inseriti nelle singole prenotazioni dall'ufficio prenotazioni
Gli allegati di tipo U_WEB_RICHIEDENTE potranno essere cancellati solo dal richiedente, mentre quelli di tipo U_WEB_UFFICIO_PRENOTAZIONI solo dall'Ufficio prenotazioni.

Dettaglio degli stati della prenotazione Figura 16:

Figura 16

SEZIONE SPESE A PREVENTIVO

Entrando nella sezione ‘Spese a Preventivo’, il sistema presenterà la maschera mostrata in figura 17.

Figura 17

Se non si vuole inserire il dettaglio delle spese, è possibile inserire il costo presunto delle spese che sosterrà il richiedente e/o il costo presunto delle eventuali spese prepagate dall'Ateneo nei campi 'Totale spese richiedente' e 'Totale spese prepagate', come mostrato in figura 18. In questo caso non è però possibile richiedere l'erogazione dell'anticipo, perché questo viene calcolato in base al dettaglio delle spese, che si presume di sostenere.

Figura 18

Se invece si vuole inserire il dettaglio delle spese che si presume di sostenere, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’.

Digitando sul tasto ‘Aggiungi’, il sistema aprirà la form mostrata in figura 19, di cui di seguito si dettagliano i campi.

Figura 19

Tipo	Dato obbligatorio. Va indicata la tipologia di spesa che si deve inserire, si può digitare direttamente il codice del tipo spesa, altrimenti si può aprire la tendina per effettuare la selezione.
Valuta	Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile da parte del richiedente.
Importo	Campo obbligatorio. E’ l’importo presunto della spesa in valuta.
Euro	Campo obbligatorio. E’ l’importo in euro della spesa. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicato ed al relativo rapporto di cambio. Il sistema utilizzerà per il calcolo, il cambio più vicino alla data di inizio missione.
Sostenuta da	Campo Obbligatorio. Valori ammessi: RICHIEDENTE – PREPAGATA ATENEO - CARTA DI CREDITO ENTE. Il sistema precompila il campo con RICHIEDENTE. Nel caso però la spesa non sia stata sostenuta dal richiedente, ma sia stata prepagata direttamente dall’Ateneo, si dovrà modificare il valore con PREPAGATA ATENEO O CARTA DI CREDITO ENTE.
Nota	Campo facoltativo.
Limite Giornaliero	Campo di sistema. In questo campo viene mostrato l’eventuale limite giornaliero di spesa, previsto dal regolamento dell’Ateneo per la tipologia di spesa selezionata.
Spesa Anticipabile	Campo di sistema. Se attivo, indica che la tipologia di spesa selezionata è considerata nel calcolo di un eventuale anticipo, secondo quanto previsto dal regolamento dell’Ateneo.

Per confermare l’inserimento della spesa si deve digitare sul tasto ‘OK’.

Il sistema ritorna alla form di inserimento della richiesta e nel pannello spese a preventivo verrà mostrato l’elenco delle spese inserite, come mostrato in figura 20.

Figura 20

Per inserire ulteriori spese a preventivo, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Se si deve visualizzare una spesa già inserita, si deve digitare sul tasto Modifica , che riporterà nella form delle spese a preventivo.

Se si deve modificare una spesa già inserita, si deve digitare sul tasto Modifica , che riporterà nella form delle spese a preventivo, per inserire le modifiche necessarie.

Se si deve cancellare una spesa già inserita, si deve digitare sul tasto Cancella , che permetterà di eliminare la riga.

Nel caso si voglia richiedere l’erogazione di un anticipo, rispetto alle spese che si devono sostenere, si deve attivare il flag ‘Richiesta anticipo’, posto a sinistra sotto l’elenco delle spese, come evidenziato in figura 11.

Terminato l’inserimento delle spese , se non si devono inserire ulteriori informazioni, si può procedere a salvare la richiesta.

SALVATAGGIO RICHIESTA

Per salvare la richiesta, si può scegliere se digitare sul tasto , o sul tasto , posti in fondo a destra.

Se si digita sul tasto SALVA ED INVIA, significa che la richiesta è completa e può essere inoltrata ai responsabili coinvolti, per l’autorizzazione.

Se si digita sul tasto SALVA IN BOZZA, significa che la richiesta è incompleta e necessita di una modifica successiva, per integrare le informazioni mancanti.

In entrambi i casi, se il salvataggio va a buon fine comparirà il messaggio:

1.2 Ricerca Richieste Missione

Per ricercare le richieste già inserite, si deve selezionare la funzione ‘Le Mie Missioni', posta in alto a sinistra, come mostrato in figura 21.

Figura 21

Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca impostabili e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle richieste recuperate, secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 22.

Figura 22

Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 mesi’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Le Mie Missioni’, saranno sempre mostrate le richieste inserite negli ultimi 3 mesi.

Il Richiedente potrà indicare come condizioni di ricerca anche delle date specifiche, valorizzando i campi ‘Da’, ‘A’, o effettuare la ricerca per Motivazione, o Destinazione, o Stato.

Nei campi Motivazione e Destinazione si può indicare anche solo un pezzo della dicitura che si vuole ricercare.

Il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita.

Per il campo stato si potrà ricercare selezionando uno, o più, degli stati presenti nell’elenco, come mostrato in figura 23.

Figura 23

Il sistema per ogni Richiesta missione estratta, presenterà le seguenti informazioni dettagliate nella griglia sotto riportata.

Motivazione	Motivazione della missione
Destinazione	Destinazione della missione
Da	Data inizio della missione
A	Data fine della missione
Costo Presunto	E’ il totale delle spese a preventivo inserite nella richiesta missione, sia sostenute dal richiedente, che prepagate
Stato	Rappresenta lo stato del documento. Lo stato sarà: Bozza, se la richiesta è stata salvata ma non inviata. Una volta inviato il documento, saranno invece presenti gli stati legati al tipo di autorizzazione che si attende. Se l’autorizzazione deve ancora essere concessa, prima dello stato comparirà il simbolo Se l’autorizzazione è stata concessa, prima dello stato comparirà il simbolo Se l’autorizzazione è stata negata, prima dello stato comparirà il simbolo Solo per l'autorizzazione ai mezzi straordinari è previsto lo stato parzialmente autorizzato, nel caso il responsabile autorizzi solo alcuni dei mezzi straordinari richiesti, in questa situazione prima dello stato comparirà il simbolo Gli stati potenziali legati agli autorizzatori sono: ALTRA STRUTTURA FONDI PROGETTO SVOLGIMENTO USO MEZZO FORMAZIONE VISTO CONTABILE Una volta che tutte le autorizzazioni necessarie, sono state date, lo stato della richiesta passa in AUTORIZZATA

Per modificare una richiesta già inserita, si dovrà digitare l’icona 'APRI' , presente in fondo alla riga, che si deve variare. Se la richiesta è in stato Bozza, sarà possibile modificare tutti i dati inseriti.

Se invece la richiesta è già stata inviata, la modifica dei dati della richiesta è possibile solo se nessun responsabile ha ancora concesso l’autorizzazione. In questo caso, il richiedente potrà modificare solo i seguenti dati: Progetto, Motivazione, Note, Modalità rimborso, Flag Spese sostenute dall'ente ospitante, Spese a Preventivo.

Per cancellare una Richiesta già inserita, si dovrà digitare l’icona 'CANCELLA' , presente in fondo alla riga, che si deve eliminare.

Sarà possibile eliminare una richiesta se è parzialmente autorizzata, oppure autorizzata ma non contabilizzata.

E' presente anche la funzione 'RIPORTA IN BOZZA' . Tale funzione è disponibile nelle richieste in stato 'In approvazione', o 'Autorizzate ma non contabilizzate. Questa funzione è da utilizzare se è necessario variare delle informazioni della richiesta che non sono più modificabili. Scegliendo questa funzione, la richiesta verrà riportata in stato Bozza, si potranno a quel punto apportare tutte le modifiche necessarie, e dopo sarà necessario inviarla nuovamente per l'autorizzazione.

1.3 Stampa Richiesta Missione

Per stampare una Richiesta, si dovrà digitare l’icona 'STAMPA' , presente in fondo alla riga, come mostrato in figura 24. Cliccando il pulsante verranno mostrate due possibili stampe:

Richiesta;
Spese a consuntivo.

Figura 24

STAMPA RICHIESTA

STAMPA SPESE A CONSUNTIVO

1.4 Duplicazione Richiesta Missione

E' possibile inserire una nuova richiesta a partire da una richiesta già inserita. Per duplicare una richiesta, si deve selezionare la funzione ‘Le Mie Missioni', posta in alto a sinistra.

Entrati nella funzione, si dovrà ricercare la richiesta da duplicare. Trovata la richiesta, si dovrà digitare sul tasto 'DUPLICA' , come mostrato in figura 25.

Figura 25

Digitando sul tasto 'DUPLICA' il sistema passerà nella funzione di inserimento di una nuova richiesta. Tale richiesta avrà tutti i dati valorizzati con le informazioni presenti nella richiesta duplicata, e saranno tutti modificabili.

Terminata la modifica dei dati si salverà la nuova richiesta.

1.5 Inserimento Allegati

E' possibile inserire uno, o più allegati, in una richiesta.

Gli Allegati si possono inserire direttamente all'interno della richiesta, o dalla la funzione ‘Le Mie Missioni'.

Se l'inserimento dell'allegato si fa da dentro la richiesta, si deve digitare il tasto Allegati , posto in alto a sinistra. Se invece si inserisce l'allegato dalla funzione le mie missioni si dovrà digitare il taso Allegati , come mostrato in figura 26.

Figura 26

In entrambi i casi, digitando sul tasto 'ALLEGATI' il sistema presenterà il pannello mostrato in figura 27. Per aggiungere l'allegato si dovrà digitare sul tasto 'AGGIUNGI'.

.

Figura 27

Il sistema aprirà quindi un pannello per associare l'allegato alla richiesta, come mostrato in figura 28. Si potrà inserire una descrizione che dettagli il tipo di allegato e poi si dovrà selezionare il documento da allegare digitando sul tasto 'SFOGLIA'.

Per salvare l'inserimento, si dovrà digitare sul tasto 'CARICA'.

Figura 28

Se l'allegato viene correttamente associato alla richiesta, comparirà il messaggio: .

Sarà possibile, digitando nuovamente sul tasto 'ALLEGATI', inserire nuovi allegati, oppure scaricare i documenti allegati, od eliminare l'associazione con alcuni documenti, come mostrato in figura 29.

Per rispettare le regole previste da AGID per la conservazione digitale e di sicurezza si è limitata la tipologia di allegati che si possono allegare alla richiesta missione e la loro dimensione massima.
I tipi di file ammessi sono: pdf, jpeg, gif, tiff, png, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx
Dimensione massima: 10MB

Per scaricare un allegato si deve digitare sul tasto. Per cancellare un allegato si deve digitare sul tasto .

Figura 29

1.6 Indicazione dell’effettuazione della missione

Una volta che il richiedente sarà tornato dalla missione, dovrà confermare che la missione sia stata effettuata, accedendo alla richiesta precedentemente inserita.

Anche nel caso, la missione non sia stata effettuata, se ne dovrà dare indicazione, accedendo alla richiesta precedentemente inserita.

Si deve quindi, rientrare nella funzione ‘Le Mie Missioni’, ricercando la richiesta per cui si deve indicare l’effettuazione.

In fondo alla riga relativa alla Richiesta, che risulti in stato ‘Autorizzata’, saranno presenti le seguenti icone: Missione Effettuata e Missione non effettuata , come mostrato in figura 30.

Figura 30

MISSIONE NON EFFETTUATA

Se la missione non è stata effettuata, il richiedente deve digitare l’icona . Il sistema presenta un pannello intermedio in cui si deve confermare che la Richiesta missione selezionata, non sia stata effettuata, come mostrato in figura 31.

Figura 31

Quando si esegue l'operazione 'Missione non effettuata' è presente un controllo bloccante che non sia possibile procedere, nel caso nel Documento siano valorizzate le ore a consuntivo. In questa situazione comparirà l'errore: 'Prima di indicare di non aver effettuato la missione è necessario cancellare le ore a consuntivo precedentemente valorizzate' successivamente:

Digitando sul tasto ‘Sì, senza attivare il flag 'Sostenute spese da richiedere a rimborso', la richiesta passerà in stato finale ‘Non effettuata’. Non sarà possibile fare più alcuna attività su tale richiesta e verrà data comunicazione all’Ufficio Bilancio competente, in modo che possa liberare gli eventuali fondi accantonati per tale richiesta.

Digitando sul tasto ‘Sì, attivando invece il flag 'Sostenute spese da richiedere a rimborso', la richiesta passerà in stato ‘Non effettuata con rimborso’. Il sistema aprirà la richiesta posizionandosi nel pannello delle spese a consuntivo per poter indicare le spese che si richiedono a rimborso, anche se la missione non è stata effettuata, perché già sostenute. Inserite le spese si potrà procedere alla richiesta di rimborso.

MISSIONE EFFETTUATA

Se la missione è stata effettuata, il richiedente digita l’icona . Il sistema presenta un pannello intermedio in cui si devono andare ad indicare le date e ora reali di inizio e di fine della missione. Come mostrato in figura 32.

Figura 32

Se si modificano le date e/o l’orario di inizio e o di fine missione, è facoltativa la valorizzare del campo motivazione , in cui può essere indicata la motivazione della variazione.

Per modificare le date e/o orari di una destinazione si deve digitare sull’icona , presente in fondo alla riga, che si deve variare.

Una volta inseriti i dati corretti, si può scegliere tra due opzioni ‘COMPILA RIMBORSO’, o ‘INVIA SENZA RIMBORSO’.

‘COMPILA RIMBORSO’ va scelto se nella missione si sono sostenute delle spese di cui si deve richiedere rimborso.

‘INVIA SENZA RIMBORSO’, va invece scelto, se nella missione non si è sostenuta alcuna spesa da richiedere a rimborso.

Se si digita sul tasto ‘COMPILA RIMBORSO’, lo stato della richiesta missione passerà in ‘Effettuata’ ed il sistema presenterà il pannello di inserimento delle spese a consuntivo sostenute nella missione, come dettagliato nel paragrafo successivo.

Se si digita sul tasto ‘INVIA SENZA RIMBORSO’, comparirà un pannello intermedio di conferma, come mostrato in figura 33. Digitando sul tasto INVIA, la richiesta passerà nello stato finale 'Effettuata senza rimborso'. Non sarà possibile fare più alcuna attività su tale richiesta e verrà data comunicazione all’Ufficio Bilancio competente, in modo che possa liberare gli eventuali fondi accantonati per tale richiesta.

Figura 33

1.7 Richiesta Rimborso

Se si è selezionato COMPILA RIMBORSO dal pannello di missione effettuata, o se si è attivato il flag 'Sostenute spese da richiedere a rimborso' dal pannello di missione non effettuata, il sistema entra nella richiesta, posizionandosi nel pannello delle spese a consuntivo, come mostrato in figura 34.

Figura 34

Per inserire una Nuova spesa si deve digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .

Se si vuole che il sistema copi nel pannello a consuntivo, le spese inserite a preventivo, si dovrà digitare sul tasto ‘COPIA SPESE A PREVENTIVO’.

Digitando sul tasto 'AGGIUNGI', il sistema presenterà il pannello mostrato in figura 35, di cui di seguito si dettagliano i campi.

Figura 35

Tipo	Dato obbligatorio. Va indicato la tipologia di spesa che si deve inserire, si può digitare direttamente il codice del tipo spesa, altrimenti si può aprire la tendina per effettuare la selezione.
Sostenuta il	Campo obbligatorio. E’ la data in cui si è sostenuta la spesa.
Valuta	Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile da parte dell’operatore, se si modifica la valuta, compariranno i campi: rapporto cambio, data cambio, che il sistema valorizzerà in base al cambio presente nelle tabelle di Ugov più vicino alla data di inizio della missione. In base all’importo in valuta e al cambio il sistema valorizzerà il campo successivo: Importo.
Importo	Campo obbligatorio. E’ l’importo della spesa in valuta.
Euro	Campo obbligatorio. E’ l’importo in euro della spesa sostenuta. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicata ed al relativo rapporto di cambio.
Modalità sostenimento	Campo Obbligatorio. Valori ammessi: RICHIEDENTE – PREPAGATA ATENEO - CARTA DI CREDITO ENTE. Il sistema precompila il campo con RICHIEDENTE. Nel caso però la spesa non sia stata sostenuta dal richiedente, ma sia stata prepagata direttamente dall’Ateneo, si dovrà modificare il valore con PREPAGATA ATENEO o CARTA DI CREDITO ENTE.
Assenza giustificativo	Campo facoltativo. Da valorizzare da parte del richiedente nel caso non sia in possesso del giustificativo di spesa perchè è stato smarrito, o per altre ragioni.
Note	Campo facoltativo. E' obbligatorio solo nel caso in cui si attivi il flag "assenza giustificativo" per dar modo di poter indicare il motivo di tale assenza all'ufficio.
Limite Giornaliero	Campo di sistema. In questo campo viene mostrato l’eventuale limite giornaliero di spesa, previsto dal regolamento dell’Ateneo per la tipologia di spesa selezionata.

Per confermare l’inserimento della spesa, si deve digitare sul tasto ‘Ok’

Il sistema ritorna alla griglia dell’elenco delle spese a consuntivo inserite, come mostrato in figura 36. Per inserire ulteriori spese si dovrà ridigitare sul tasto ‘Aggiungi’.

Figura 36

Per visualizzare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona , presente in fondo alla riga.

Per modificare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona , presente in fondo alla riga, che si deve variare.

Per cancellare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona , presente in fondo alla riga, che si deve eliminare.

Per inserire un allegato riferito ad una singola spesa, si dovrà digitare l’icona , presente in fondo alla riga.

Se si sono inserite tutte le spese a consuntivo e si vuole inviare la richiesta di rimborso all’ufficio missioni, si deve digitare sul tasto ‘Inoltra Richiesta Rimborso’ , posto in riepilogo basso a destra.

Nel caso invece, si voglia salvare le modifiche apportate alle spese a consuntivo, senza però inviare ancora la richiesta di rimborso all’ufficio missioni, si deve digitare sul tasto ‘Salva’ , posto in riepilogo basso a sinistra.

Mentre il tasto 'Salva e Chiudi' , oltre a salvare le modifiche esce dalla funzione di compilazione rimborso e ritorna al menù 'Le mie Missioni'.

In tal caso si potrà rientrare in qualsiasi momento, in modifica delle spese a consuntivo per completare l’inserimento, digitando sull’icona 'Compila Rimborso'.

Si precisa che è possibile iniziare a compilare le spese a consuntivo, anche durante il periodo di effettuazione della missione, senza bisogno di dover attendere la fine della stessa. In tal caso si dovrà entrare in visualizzazione della richiesta , e digitando sul tasto 'Modifica' la sezione Spese a consutivo sarà compilabile.

Se ci si rende conto che alcune spese sono state inserite erroneamente o bisogna aggiungere delle spese, finché la missione creata rimane in stato bozza, il richiedente può eseguire l'operazione "annulla richiesta rimborso" digitando l'icona .

Quando la richiesta passerà in uno dei seguenti stati: ‘Emesso ordinativo’, ‘Inviato in banca’, ‘Pagato’, oppure nel caso in cui la Missione collegata alla richiesta sia in stato ‘Pagata cedolino’, sotto il pannello "Spese a consuntivo" allora sarà visibile in consultazione della stessa un nuovo pannello ‘Spese rimborsate’ nel quale il richiedente potrà visualizzate le spese della missione, associata all’autorizzazione missione che si sta visualizzando, ammesse a rimborso con tutti i dati inerenti. Figura 37

Figura 37

In alto prima della griglia sono visibili i quattro campi in sola visualizzazione: Netto, Totale imponibile, Totale Contributi ritenute c/percipiente Anticipi recuperati e Recupero anticipo in cui si riepilogano gli importi della missione associata all’autorizzazione missione. Dopo questi campi di totali, è presente la griglia con l’elenco delle spese rimborsate. Per ogni spesa riporterà:

Tipo	Tipo spesa rimborsato.
Sost.il	Data di sostenimento della spesa rimborsata.
Importo in valuta	Importo della spesa rimborsata.
Valuta	Valuta della spesa rimborsata.
Importo in euro	Importo della spesa rimborsata in euro.
Importo rimborsato	Importo della spesa rimborsato.
Quota imponibile	Quota imponibile della spesa rimborsata.
Quota esente	Quota esente della spesa rimborsata.
Autorizzazione	Specifica dell'autorizzazione data alla spesa rimborsata; può assumere i seguenti valori : "Non necessita", "Autorizzata" e "Non Autorizzata".
Nota autorizzatore	Riporterà eventuali annotazioni dell'autorizzatore missione relative alla spesa rimborsata, digitando sul tasto ..
Nota ufficio	Riporterà eventuali annotazioni dell'ufficio missioni relative alla spesa rimborsata , digitando sul tasto .

1.8 Integrazione Rimborso

E' stata messa a disposizione dei richiedenti la funzione di Integrazione del Rimborso. La funzione permette al richiedente di inserire dei giustificativi di spesa che si era dimenticato di includere nella sua richiesta di rimborso spese iniziale e questa ormai è stata già liquidata dall'ufficio missioni. La nuova funzione sarà disponibile nella griglia delle Mie missioni per le richieste che si trovino in stato ‘Emesso ordinativo’, ‘Inviato in banca’, o ‘Pagato’.

Negli Enti dove le richieste missioni e le missioni sono inserite direttamente dai richiedenti missione nell’applicativo web, non è più attivo nell’applicativo di contabilità, il pulsante 'Missione a integrazione/rettifica' nelle missioni per registrare le missioni a integrazione/rettifica parziali.

Nell’applicativo di contabilità gli amministrativi entrano nell'autorizzazione missione collegata alla missione liquidata ed eseguono l'operazione 'Richiedi integrazione' per aggiungere gli importi delle spese non inserite nella missione liquidata o inserire delle spese con importo negativo per rettificare spese erroneamente inserite nella missione liquidata. Le spese con importo negativo possono essere inserite solo dall’applicativo di contabilità.

Nell'applicativo web i richiedenti missione possono inserire solo delle spese con importo positivo, per integrare le spese inserite nella missione liquidata.

Nell'applicativo web l'icona che sarà presente per inserire le spese con importo positivo, è la stessa della richiesta rimborso, ma con dicitura 'Compila integrazione' Figura 38.

Figura 38

Scegliendo la nuova funzione il richiedente dovrà inserire le spese di cui aveva dimenticato di richiedere il rimborso, nel pannello proposto dal sistema: 'Spese a integrazione', con le stesse modalità e regole con cui si inseriscono le spese a consuntivo Figura 39.

Figura 39

Se si vuole salvare le modifiche apportate alle spese a integrazione, senza però inviare ancora la richiesta di integrazione all’ufficio missioni, si deve digitare sul tasto ‘Salva’ , posto in riepilogo basso a sinistra.

Mentre il tasto 'Salva e Chiudi' , oltre a salvare le modifiche esce dalla funzione di compilazione integrazione e ritorna al menù 'Le mie Missioni'.

Una volta inserite tutte le spese a integrazione, il richiedente procederà all'inoltro della richiesta di integrazione rimborso digitando sul pulsante . Eseguito l’inoltro la richiesta passerà nello stato Richiesta Integrazione.

Tale inoltro, in Ugov creerà una missione a integrazione/rettifica, associata alla missione principale generata dalla prima richiesta di rimborso.
La gestione di questa missione a integrazione è del tutto identica a quella della missione generata dalla richiesta di rimborso. Di conseguenza per chi ha attivo il flusso di autorizzazione al rimborso, si potrà inviare anche tale tipologia di missione all’autorizzazione da parte del responsabile al rimborso. Per questo saranno gestiti anche gli stati della richiesta ‘Da autorizzare integrazione’, ‘Autorizzata integrazione’.

Nella funzione di autorizzazione all’integrazione rimborso, il responsabile potrà anche visualizzare le spese già rimborsate con la missione iniziale, attivando il flag ‘Visualizza spese rimborsate’ che si trova sotto l’elenco delle spese da autorizzare della missione a integrazione.

Una volta che la missione a integrazione verrà liquidata dall’ufficio missione e verrà emesso l’ordinativo di pagamento, nella richiesta saranno visibili gli stati: Emesso ordinativo integrazione, Inviato in banca integrazione, Pagato Integrazione a seconda dello stato di avanzamento della pratica legata all’ordinativo di pagamento emesso dalla missione.

E' stata modifica anche la stampa della richiesta prodotta da uweb. apportando le seguenti modifiche:
- nella sezione Dati richiesta, sotto il campo 'Numero missione', è stato aggiunto il campo 'Numero missione a integrazione' che sarà presente solo se il richiedente ha richiesto un'integrazione al rimborso Figura 40.

Figura 40

- Dopo la sezione 'Spese rimborsate' sarà presente la sezione 'Spese a integrazione' che comparirà solo dopo che il richiedente abbia inoltrato la richiesta di integrazione rimborso Figura 41

Figura 41

- Dopo la sezione 'Spese a integrazione' comparirà la sezione 'Spese a integrazione rimborsate' che comparirà quando sarà stato emesso l'ordinativo per la missione a integrazione Figura 42

Figura 42

L'eventuale cancellazione della missione ad integrazione dovrà essere gestita eseguendo l'operazione 'Annulla richiesta integrazione missione' presente nell'autorizzazione missione collegata Figura 43.