ALBO ON LINE

• Perché non riesco a far avanzare il workflow di richiesta pubblicazione all'Albo?

Per far avanzare il workflow di richiesta pubblicazione devo essere l'rpa del documento da cui intendo eseguire tale richiesta oppure sostituto alla richiesta di pubblicazione.

• Per richiedere una pubblicazione all'Albo inserisco un protocollo tra uffici indicando l'Ufficio Protocollo come responsabile dell'originale? 

No, eseguo una richiesta di pubblicazione da un documento del mio ufficio, tramite il tasto Richiedi pubblicazione.

DIMENSIONI FILE

• Quale è la pesantezza massima dei file associati a PEC in entrata consentita da Titulus?

Per i messaggi pec in entrata, Titulus non ha limiti di pesantezza dei file, che sono gli stessi consentiti dai gestori di posta certificata.

DIRITTI SUI DOCUMENTI

• Chi vede i documenti marcati come riservati?

...

Potrebbe trattarsi di un repertorio per il quale l'utente non ha il diritto di visualizzazione (V). 

ALBO ON LINE

• Perché non riesco a far avanzare il workflow di richiesta pubblicazione all'Albo?

Per far avanzare il workflow di richiesta pubblicazione devo essere l'rpa del documento da cui intendo eseguire tale richiesta oppure sostituto alla richiesta di pubblicazione.

No, eseguo una richiesta di pubblicazione da un documento del mio ufficio, tramite il tasto Richiedi pubblicazione.

INVIO DOCUMENTI IN PARTENZA TRAMITE PEC

...

Non è possibile inviare il file comprensivo di stampigliatura da un documento protocollato, in quanto viene sempre inviato il file originale. Il destinatario ha informazione del numero di protocollo del documento inviatogli dal messaggio creato in automatico da Titulus, che riceve sempre. Non ha tale informazione sui file che riceve, bensì nel messaggio di posta che riceve, che gli riporta sempre il numero di protocollo del sistema mittente. 

Quale è la pesantezza massima dei file associati a pec in entrata consentita da Titulus? 

...

FASCICOLAZIONE

• Perché non riesco a fascicolare l'originale di un documento tra uffici su cui il mio ufficio è responsabile?

 Occorre Occorre accertarsi che sia presente la classificazione anche sull'originale, perché se è assente non può essere fascicolato in nessun fascicolo.

REGISTRO DI EMERGENZA

• Come attivo il Registro di emergenza? 

Le modalità di gestione dell'emergenza è stabilita dall'Ente e descritta nel manuale di gestione. Una volta decretata l'emergenza del registro o dei registri di protocollo, cl'Ente comincia a protocollare fuori da Titulus i documenti che non possono attendere il ripristino del sistema.

E' consigliata la predisposizione di uno o più file excel (uno per ogni registro di protocollo) in cui indicare i protocolli urgenti in arrivo o partenza registrati nel periodo di latenza dell'applicativo. Esempio di excel da compilare come registro di emergenza: 

Campi da valorizzare:

• AOO
• Anno
• Numero di protocollo di emergenza
• Data di protocollo
• Tipo di protocollo (Arrivo, Partenza, Interno)
• Oggetto
• Numero allegati 
• Mittente/Destinatario
• Indirizzo mittente/destinatario

• Chi esegue l'import dei documenti registrati durante l'emergenza? 

Cineca è incaricato dell'import dei documenti protocollati in emergenza e della messa a disposizione degli stessi al termine del periodo di blocco/fermo del sistema.

Al termine del periodo di emergenza l'Ente trasmette tramite ticket i dati sopra elencati o l'intero excel. Questi vengono caricati in Titulus tramite procedura di recupero.

• Cosa accade dopo l'import del registro di emergenza? 

Per ciascun documento protocollato in emergenza, viene creato un documento in bozza, successivamente completato dall'operatore con eventuali dati aggiuntivi, caricamento dei file associati e protocollazione. Le bozze di documento sono assegnate al responsabile della gestione documentale e classificate con classificazione I/7 - Archivio.

Dopo la protocollazione della bozza, il documento assume il numero di protocollo previsto dalla numerazione ordinaria del sistema, e riporta sempre anche il numero di protocollo utilizzato in emergenza come da excel trasmesso dall'Ente a Cineca.

STAMPIGLIATURA

• Per quali formati di file è previsto che venga prodotta la stampigliatura?

...

La normativa prevede che i file inviati da un sistema di protocollo siano quelli originali, mentre le versioni in pdf comprensive di numero di protocollo sono versioni modificate rispetto all'originale inserito dall'utente prima della protocollazione. Inoltre il numero di protocollo si riferisce al documento di Titulus e non propriamente ai suoi file associati, che compongono il documento e ne sono parte, ma non lo esauriscono.

REGISTRO DI EMERGENZA

• Come attivo il Registro di emergenza? 

Le modalità di gestione dell'emergenza è stabilita dall'Ente e descritta nel manuale di gestione. Una volta decretata l'emergenza del registro o dei registri di protocollo, cl'Ente comincia a protocollare fuori da Titulus i documenti che non possono attendere il ripristino del sistema.

E' consigliata la predisposizione di uno o più file excel (uno per ogni registro di protocollo) in cui indicare i protocolli urgenti in arrivo o partenza registrati nel periodo di latenza dell'applicativo. Esempio di excel da compilare come registro di emergenza: 

Campi da valorizzare:

• AOO
• Anno
• Numero di protocollo di emergenza
• Data di protocollo
• Tipo di protocollo (Arrivo, Partenza, Interno)
• Oggetto
• Numero allegati 
• Mittente/Destinatario
• Indirizzo mittente/destinatario

• Chi esegue l'import dei documenti registrati durante l'emergenza? 

Cineca è incaricato dell'import dei documenti protocollati in emergenza e della messa a disposizione degli stessi al termine del periodo di blocco/fermo del sistema.

Al termine del periodo di emergenza l'Ente trasmette tramite ticket i dati sopra elencati o l'intero excel. Questi vengono caricati in Titulus tramite procedura di recupero.

• Cosa accade dopo l'import del registro di emergenza? 

Per ciascun documento protocollato in emergenza, viene creato un documento in bozza, successivamente completato dall'operatore con eventuali dati aggiuntivi, caricamento dei file associati e protocollazione. Le bozze di documento sono assegnate al responsabile della gestione documentale e classificate con classificazione I/7 - Archivio.

WORKFLOW

• Non riesco ad aprire i workflow con il programma IcedTea, perché? 

Talvolta l'errore di apertura è dovuto ad un problema di cache. Per effettuare la pulizia della cache di IcedTea, seguire la procedura descritta nel documento Come effettuare la pulizia della cache per IcedTea.docx . Dopo la protocollazione della bozza, il documento assume il numero di protocollo previsto dalla numerazione ordinaria del sistema, e riporta sempre anche il numero di protocollo utilizzato in emergenza come da excel trasmesso dall'Ente a Cineca.