Per far avanzare il workflow di richiesta pubblicazione devo essere l'rpa del documento da cui intendo eseguire tale richiesta oppure sostituto alla richiesta di pubblicazione.
No, eseguo una richiesta di pubblicazione da un documento del mio ufficio, tramite il tasto Richiedi pubblicazione.
Per i messaggi pec in entrata, Titulus non ha limiti di pesantezza dei file, che sono gli stessi consentiti dai gestori di posta certificata.
Se un documento è registrato a sistema come riservato, allora le persone inserite come responsabile, operatore incaricato, in conferenza di servizi e in copia conoscenza su tale documento devono essere provviste almeno del diritto di visualizzazione dei documenti riservati personali.
Per comunicazioni personali agli utenti censiti come persone interne in Titulus è stato sviluppato il modulo del Registro degli accessi, dunque non si utilizza un protocollo assegnato in responsabilità alla persona e marcato come riservato, bensì appunto il Registro degli accessi.
Esistono 3 livelli di associazione di file ai documento, i primi due per l'utente base e l'ultimo per l'utente avanzato con diritto di Aggiunta/rimozione file a documenti protocollati:
L'annullamento dei documenti protocollati è consentito a chi è provvisto del diritto relativo sulla propria scheda dei diritti di persona interna e a nessun altro. L'utente base può richiedere l'annullamento di un protocollo alle persone del suo Ente provviste di tale diritto sia da Titulus, tramite workflow, sia fuori Titulus con richiesta su altro canale.
Sì, purché siano in possesso del diritto di intervento sui documenti dell'ufficio.
Sì, purché siano in possesso del diritto di intervento sui documenti dell'ufficio.
Potrebbe trattarsi di un repertorio per il quale l'utente non ha il diritto di visualizzazione (V).
No, nessun destinatario è a conoscenza né della presenza né dell'identità di eventuali altri destinatari ulteriori a lui.
La pesantezza massima dei file da associare ai documenti in partenza, sia che questi vengano inviati da Titulus tramite pec sia che vengano inviati con altri mezzi al di fuori di Titulus, è la stessa, ed è quella indicata nella Impostazioni avanzate del programma dall'amministratore del servizio. Se tale soglia supera la pesantezza massima consentita dai gestori PEC, però, nessun file che superi tale soglia potrà essere spedito, sia da casella pec on line sia da un documento di Titulus che si prova ad inviare via pec.
Non è possibile inviare il file comprensivo di stampigliatura da un documento protocollato, in quanto viene sempre inviato il file originale. Il destinatario ha informazione del numero di protocollo del documento inviatogli dal messaggio creato in automatico da Titulus, che riceve sempre. Non ha tale informazione sui file che riceve, bensì nel messaggio di posta che riceve, che gli riporta sempre il numero di protocollo del sistema mittente.
Occorre accertarsi che sia presente la classificazione anche sull'originale, perché se è assente non può essere fascicolato in nessun fascicolo.
Le modalità di gestione dell'emergenza è stabilita dall'Ente e descritta nel manuale di gestione. Una volta decretata l'emergenza del registro o dei registri di protocollo, cl'Ente comincia a protocollare fuori da Titulus i documenti che non possono attendere il ripristino del sistema.
E' consigliata la predisposizione di uno o più file excel (uno per ogni registro di protocollo) in cui indicare i protocolli urgenti in arrivo o partenza registrati nel periodo di latenza dell'applicativo. Esempio di excel da compilare come registro di emergenza:
Campi da valorizzare:
Cineca è incaricato dell'import dei documenti protocollati in emergenza e della messa a disposizione degli stessi al termine del periodo di blocco/fermo del sistema.
Al termine del periodo di emergenza l'Ente trasmette tramite ticket i dati sopra elencati o l'intero excel. Questi vengono caricati in Titulus tramite procedura di recupero.
Per ciascun documento protocollato in emergenza, viene creato un documento in bozza, successivamente completato dall'operatore con eventuali dati aggiuntivi, caricamento dei file associati e protocollazione. Le bozze di documento sono assegnate al responsabile della gestione documentale e classificate con classificazione I/7 - Archivio.
Dopo la protocollazione della bozza, il documento assume il numero di protocollo previsto dalla numerazione ordinaria del sistema, e riporta sempre anche il numero di protocollo utilizzato in emergenza come da excel trasmesso dall'Ente a Cineca.
I formati per cui è prevista la stampigliatura sono:
"txt", "doc", "sxw", "xls", "sxc", "sxi", "zip", "rtf", "ppt", "odf", "odg", "odp", "ods", "odt", "tiff", "tif", "jpeg", "jpg", "png", "gif", "bmp", "docx", "xlsx", "pptx".
Non è prevista per html e xml, per i quali non è prevista né la conversione in pdf né la generazione del pdf comprensivo di stampigliatura.
Quando la stampigliatura sul file non è leggibile e presenta una banda rossa sfocata, non è al momento possibile porvi rimedio. Alcuni formati dei file, infatti, danno problemi in generazione della stampigliatura, per risolvere i quali sono al momento in fase di test e rilascio nuove librerie compatibili.
Se in apertura del file con stampigliatura quando si utilizza il browser Chrome si apre una pagina con il messaggio
La pagina non non funziona titulus ha inviato una risposta non valida.
ERR_RESPONSE_HEADERS_MULTIPLE_CONTENT_DISPOSITION
allora il titolo del file originale presenta una virgola che Chrome non riesce ad interpretare correttamente, mentre Firefox ad esempio produce il file con stampigliatura senza errori.
La normativa prevede che i file inviati da un sistema di protocollo siano quelli originali, mentre le versioni in pdf comprensive di numero di protocollo sono versioni modificate rispetto all'originale inserito dall'utente prima della protocollazione. Inoltre il numero di protocollo si riferisce al documento di Titulus e non propriamente ai suoi file associati, che compongono il documento e ne sono parte, ma non lo esauriscono.
Talvolta l'errore di apertura è dovuto ad un problema di cache. Per effettuare la pulizia della cache di IcedTea, seguire la procedura descritta nel documento Come effettuare la pulizia della cache per IcedTea.docx .