Homepage

In alto a destra nella topbar sono presenti due button che permettono di accedere sia alla gestione anagrafica (con ricerca e inserimento), sia alla gerarchia degli uffici censiti.

Gestione Anagrafica

Di seguito la maschera di Homepage della Gestione Anagrafica:

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• Filtri di ricerca
• Campi di ricerca
• Ultime modifiche
• Inserimento

Sezione - Filtri di ricerca

La sezione Filtri di ricerca permette di selezionare una o più entità:

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A seconda del button selezionato i campi della sezione sottostante Campi di ricerca si modifica, restituendo la maschera di ricerca specifica per quell'entità. La ricerca viene effettuata su tutte le entità sia selezionando tutti i button, sia che non se ne selezioni nessuno.

Sezione - Campi di ricerca

La sezione Campi di ricerca si aggiorna in funzione dei filtri di ricerca selezionati nella sezione "Filtri di ricerca".

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Per la ricerca Comuni i campi sono i seguenti:

Sezione - Ultime modifiche

In questa sezione l'utente in uso visualizza le ultime 30 schede su cui ha effettuato una modifica. 

Sezione - Inserimento

Nella colonna a destra è presente la sezione "Inserimento" che propone tutte le entità che l'utente può inserire in anagrafica sulla base dei diritti posseduti, descritti più dettagliatamente di seguito al paragrafo Persona interna.

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Di seguito l'elenco completo delle entità presenti nell'anagrafica Titulus:

Sezione - Risultati di ricerca

Di seguito la pagina dei risultati di una ricerca globale (senza filtri, su tutte le entità presenti in anagrafica): 

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Se si seleziona uno dei risultati di ricerca è possibile sfogliare le schede restituite in ricerca utilizzando le seguenti icone:

Gerarchia

Cliccando sul button in alto a destra "Gerarchia" è possibile visualizzare la gerarchia configurata in anagrafica a partire dalla sua radice.

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La struttura interna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando la sezione desiderata.

Image Modified

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento/modifica di una struttura interna.

Sezione - Informazioni generali

→ Attraverso questa icona è possibile visualizzare la posizione della struttura in gerarchia e, solo in inserimento/modifica, selezionare/cambiare una struttura padre. Per ulteriori specifiche si veda il paragrafo "Gerarchia". 

All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi.

Sono obbligatori i seguenti campi:

• Descrizione → equivale al nome della struttura che si vuole inserire;
• Codice unità →  il campo può non essere compilato manualmente. In questo caso il sistema assegnerà un codice univoco alfanumerico ("SI"+ sei cifre, es. "SI000352"). Se si compila manualmente il campo il valore inserito deve essere univoco e rispettare una lunghezza di massimo di 8 caratteri alfanumerici. Il codice unità è necessario per identificare la Struttura interna in maniera univoca. 
• Codice Amm. →  equivale al Codice di Amministrazione e individua l'Ente, composto da 4 caratteri alfanumerici (di default il sistema inserisce i codici della struttura dell'utente che sta effettuando l'inserimento).
• Codice AOO → si tratta del codice dell'Area Organizzativa Omogenea, composto da 3 caratteri alfanumerici (di default il sistema inserisce i codici della struttura dell'utente che sta effettuando l'inserimento).

NB: una volta inserita una struttura interna in una AOO non sarà possibile modificare i campi Codice Amm. e Codice AOO.

I seguenti campi sono invece facoltativi:

• PEC → in questo campo può essere inserita una PEC se precedentemente configurata nell'AOO di appartenenza della struttura. Tale indirizzo sarà quello da cui saranno inviate le PEC di un utente inserito in quella struttura. Il campo mostra una tendina con le PEC configurate nell'AOO inserita. NB: la sezione PEC non è visibile nel caso in cui non sia configurata nessuna PEC nell'AOO scelta. Per ulteriori informazioni sulla posta elettronica certificata vedere il manuale specifico. Manuale Utente Pec 4.6
• E-mail → in questo campo è possibile inserire uno o più indirizzi email

I campi PEC e E-mail sono campi ripetibili. Per inserire uno o più indirizzi email è sufficiente inserire la denominazione desiderata e cliccare su invio.

È possibile inoltre cancellare singolarmente gli indirizzi email inseriti (sia in fase di inserimento che in modifica) cliccando l'icona, ma anche in maniera massiva cliccando sull'icona . Entrambe le icone presentano un tooltip per il suggerimento dell'azione che può essere svolta:

I campi Numero di telefono e Sito web possono essere inseriti più volte cliccando sull'icona . Se si inseriscono più campi sarà possibile eliminarli cliccando sull'icona che compare solo aver inserito almeno due campi.

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• → Persone assegnate: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti alla struttura. Se cliccato mostra un elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona esterna selezionata.
•  → Note (non compilato); (compilato)
• → Storia

Inserimento e modifica

All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Competenze →  il campo è testuale e libero
• Responsabile → il campo è valorizzabile con l'aiuto di una look-up o ricerca automatica che permette di ricercare utenti di tipologia "Persone esterne" precedentemente inseriti in ACL
• Tipologia → questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".

Persona interna

Visualizzazione

Di seguito la maschera di visualizzazione di una persona interna:

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•  → Note (non compilato); (compilato)
• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire una nuova persona interna selezionare il pulsante “Persona interna” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento” oppure inserendola all'interno di una struttura già esistente o dalla gerarchia (vedere paragrafo Struttura interna e paragrafo Gerarchia).

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una persona interna.

Sezione - Informazioni generali

All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:

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• Titolo → questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di titoli (Prof., Dott., ecc.). Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".
• Qualifica → questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di lista di qualifiche alle quali associare la persona (Capoufficio, Responsabile d'area, ecc.). Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".
• Login → in questo campo deve essere inserita la login della persona (in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio)
• E-mail → questo campo non è obbligatorio ma fortemente consigliato in quanto tutte le mail di notifica di Titulus vengono spedite all'indirizzo compilato qui (in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio)
• Ruoli e Mansioni → campo relativo alle mansioni specifiche svolte dalla persona all'interno dell'ente (ad esempio: addetto al protocollo, tecnico informatico, RPP per i flussi di pubblicazione); in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio
• Gruppi → questo campo è compilabile attraverso lookup o ricerca automatica che richiama Gruppi già presenti in anagrafica. Il campo è visibile solo se sono già stati creati dei gruppi nell'AOO della struttura di appartenenza della persona.

Sezione - Dati attività

Questa sezione contiene i dati relativi ai recapiti professionali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Via 
• Comune → questo campo è compilabile tramite lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

Sezione - Dati personali

Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Selezione genere → Maschio/Femmina
• Via
• Comune → questo campo è compilabile tramite lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

Sezione - Competenze

Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze possedute dalla persona all'interno della struttura. 

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NB: Si ricorda che ad ogni nuovo inserimento di una Persona interna, il sistema compila in automatico alcune caselle, corrispondenti ai diritti base.

Sezione - Profili di diritti

In questa sezione è presente un solo campo facoltativo:

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Questo è un campoche consente di associare l'utente che si sta inserendo/modificando ad un profilo esistente. Cliccando sull'icona del menu a tendina viene visualizzato l'elenco di tutti i profili creati e, se la persona viene associata ad uno di questi profili, la parte restante della scheda viene compilata automaticamente in base ai diritti impostati per quello specifico Profilo.

Sezione - Amministrazione

Di seguito i campi relativi alla sezione amministrazione: 

• SuperUser → Il diritto SuperUser permette di visualizzare e modificare le "Impostazioni avanzate", le "Configurazioni informazioni di pubblicazione", le "Configurazioni dei repertori" in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo, altrimenti la sezione non si visualizza) e visualizzare la sezione Amministrazione nelle schede delle Persone interne di Titulus. Il diritto SuperUser permette inoltre di modificare le login delle Persone interne.

• ACL → Questa casella abilital'utente a vedere la sezione Access control list nella scheda di una Persona interna.
• TITULUS → Questa casella abilita l'utente a vedere le sezioni Diritti dell'utente sull'archivio, Diritti dell'utente sui procedimenti, Riservatezza e Repertori nella scheda di una Persona interna.

• TITULUS ORGANI → Questa casella abilita l'utente come amministratore di Organi (se il Modulo Organi è attivo presso l'Ente). Con questo diritto è abilitato il button "Configurazione" all'interno del Modulo Organi che consente di visualizzare/modificare tutti gli Organi esistenti e crearne di nuovi; può anche eliminare gli Organi esistenti. Con questo diritto e il diritto di modifica delle persone interne si abilita la sezione Diritti dell'utente su Titulus Organi all'interno delle schede delle persone interne. 

• ACCESSO CIVICO → Questa casella permette di vedere all'interno del modulo Accessi tutte le richieste di accesso in elenco e le pratiche. Per ulteriori specifiche si rimanda al Manuale utente Titulus 5 - Modulo Gestione accessi
• TRASPARENZA → Questa casella abilita in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo) la "Configurazione amministrazione trasparente".

Sezione - Access control list

Attraverso questa sezione è possibile gestire i diritti della persona in oggetto in relazione al modulo ACL, ed è composta dai seguenti campi:

• Generale 
  • Inibisci accesso all'applicativo → Se viene spuntata questa casella l'utente NON viene abilitato ad accedere all'ACL. Nella navbar di Titulus non visualizza l'icona dell'Anagrafica e di conseguenza non può accedervi.
• Strutture interne - AOO 
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove AOO e strutture interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture Interne” e il pulsante "AOO". L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda (Struttura interne e AOO) già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture interne esistenti in ACL e a dismettere le AOO. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone interne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove persone interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone Interne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di persona interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le persone interne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Comuni
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi comuni e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Comuni”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda Comune già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i comuni esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Profili
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Profili e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Profili”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda profilo già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Profili esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Strutture esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Strutture esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture esterne". L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di Struttura esterna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Persone esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone esterne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di Persona esterna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le Persone esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Gruppi
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Gruppi e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Gruppi”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di Gruppi già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Gruppi esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Thesauri vincolati
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire e/o modificare in ACL dei nuovi termini in Thesauri. Spuntando questa casella l'utente vedrà l'icona accanto ai campi compilabili tramite Thesaurus.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i termini presenti nei Thesauri esistenti.
• Diritti speciali
  • Restrizione persone interne e strutture interne alla propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di visualizzare e inserire strutture e persone interne all'interno delle ACL di una AOO diversa da quella di appartenenza.

Sezione - Diritti dell'utente sull'archivio

Questa sezione è visibile da chi possiede il diritto TITULUS nella sezione Amministrazione.

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• UOR sottostanti → in questa sezione sono stabiliti i diritti relativi alla visione e/o all'intervento su documenti delle UOR che nell'organigramma della AOO sono poste ad un livello gerarchico subordinato alla UOR di appartenenza della persona di cui si stanno inserendo i diritti. (es. L'Ufficio Contabilità ha come UOR sottostanti l'ufficio Stipendi e l'ufficio Pensioni)
  • Visione documenti → Questa casella abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti prodotti dalle UOR sottostanti a quella della persona di cui si stanno inserendo i diritti. Se questa casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti di una UOR sottostante, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.
  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente alla modifica dei documenti delle UOR sottostanti a quella della persona di cui si stanno inserendo i diritti. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR sottostanti si compilerà automaticamente.
• UOR di responsabilità → in questa sezione sono definiti i diritti relativi alla visione e alla modifica dei documenti prodotti da UOR in cui la persona riveste il compito di Responsabile.

  • Visione Documenti → Questa casella abilita l'utente alla visione sui documenti prodotti dalla UOR di cui è Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti della UOR di cui è Responsabile, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti della UOR di cui è Responsabile. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR di responsabilità si compilerà automaticamente.

• Raccoglitori → con il termine Raccoglitore, si intende un “contenitore” che permette all'utente di raccogliere e conservare record di documenti con classificazioni diverse.
  • Disattiva → se questa casella viene spuntata, i raccoglitori non vengono attivati. NB: In presenza di operatori che non posseggono dimestichezza con i criteri con cui viene organizzata la gestione documentale, è consigliabile disattivare i raccoglitori, invitando gli utenti ad utilizzare i fascicoli
• Restrizioni 
  • Divieto di intervento sui documenti → Spuntando la casella “Divieto di intervento sui documenti”, l'utente NON è abilitato all'intervento sui documenti, sia per quanto riguarda la modifica di un documento già inserito, che per quanto riguarda la cancellazione di documenti.
• Diritti speciali → La serie di diritti che si possono assegnare tramite l'utilizzo di quanto è contenuto in questa sezione, viene definita “Diritti speciali”, per l'importanza che questi rivestono all'interno di un sistema di gestione documentale.

  • Intervento su tutti i documenti... →  Questa casella attribuisce, all'utente di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti in ACL, il diritto di modifica di tutti i record presenti in banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le regole di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.

  • Intervento sui documenti della propria UOR →  Questa casella attribuisce all'utente il diritto di intervento su tutti i documenti assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando questo diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di 'Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene data visione della Vaschetta nella sezione “Documenti in gestione”.

  • Annullamento documenti → Questa casella abilita l'utente ad effettuare l'annullamento dei documenti di cui possiede il diritto di visualizzazione.
  • Opzioni avanzate cambio classificazione → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di intervento sui documenti di AOO diverse da quella di appartenenza.

  • Altre UOR → nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti delle UOR sottostanti'. Qualora l'utente debba essere abilitato ad intervenire su documenti assegnati ad UOR diverse da quelle gestite con i diritti sopra indicati, si può far uso di questo particolare diritto, nel quale può essere inserita una UOR tramite lookup o ricerca automatica.

• Diritti del protocollista → questa sezioneè stata inseritaper quegli enti che hanno l'esigenza di limitare la visibilità e l'intervento dei protocollisti ai soli documenti in arrivo registrati dalla propria UOR di appartenenza. Tale diritto viene dato se non si vuole dare il diritto di visualizzazione su tutto il protocollo generale o il diritto di intervento su tutti i documenti. 
  • Intervento sui documenti in arrivo → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti in arrivo registrati dalla propria UOR. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visibilità dei documenti in arrivo" si compilerà automaticamente.
  • Visibilità dei documenti in arrivo → Questa casella abilita la visibilità sui documenti in arrivo registrati dalla UOR di appartenenza dell'utente
• Amministrazione
  • Abilita Strumenti di Amministrazione → se viene spuntata questa casella, l'utente avrà il diritto di accedere alla pagina contenente gli strumenti di Amministrazione.

  • Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati → se viene spuntata questa casella, l'utente viene abilitato ad aggiungere o rimuovere allegati a documenti già protocollati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene assegnato solo a utenti scelti i quali lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file a record di documenti già protocollati aventi documenti informatici allegati sbagliati o incompleti.

  • Rimozione di fascicoli → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a cancellare fascicoli. Per poter rimuovere un fascicolo, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti). Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.

• Inserimento → All'interno di questa sezione sono contenute funzioni in dismissione, mantenute per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Acquisizione differita immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare file → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Visibilità → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visibilità della documentazione inserita in Titulus. In particolare, se la persona viene abilitata ad intervenire sui documenti, le caselle relative alla visibilità vengono spuntate in automatico. Ad esempio, se un utente viene abilitato ad intervenire sui documenti prodotti dalla propria UOR, la casella relativa alla visione dei documenti della propria UOR viene spuntata in automatico. 

  • Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)… → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di vedere TUTTI i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono però esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in una sezione a parte, denominata “Riservatezza”.

  • …ad esclusione dei file → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di visualizzare tutto il protocollo, ma non potrà visualizzare file allegati, quindi per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata. 

  • Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.

  • Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.

  • Visione dei documenti della propria UOR → se questa casella viene spuntata, la persona verrà abilitata a vedere i documenti della UOR di appartenenza. Se la persona deve essere abilitata alla visione di documenti di più UOR oltre quella di appartenenza o quelle di cui è Responsabile o quelle sottostanti la propria, si deve inserire nella riga posta accanto a “Altre UOR” la UOR ricercabile tramite lookup o ricerca automatica utilizzando la denominazione o il codice della stessa.
• Co-responsabilità → Questa sezione è dedicata alla gestione dei diritti in merito alla funzione di "Co-responsabilità" (ex “Conferenza dei Servizi”) che permette di assegnare documenti a più di un Responsabile. Spuntando le diverse caselle l'utente viene abilitato ad aggiungere e gestire Co-responsabili per i documenti in Arrivo/Partenza/Interni/Non protocollati, seguendo per il resto le stesse modalità di registrazione della documentazione ordinaria.
  • Protocollo Arrivo
  • Protocollo Partenza
  • Protocollo Interno
  • Documenti Non Protocollati
• Fascicoli → Questa sezione è dedicata ai diritti che possono essere attribuiti all'utente in relazione alla creazione ed alla visibilità dei fascicoli
  • Creazione nuovi fascicoli e sottofascicoli → spuntando questa casella, l'utente viene abilitato a creare nuovi fascicoli e sottofascicoli (si tratta di uno dei diritti che vengono spuntati in automatico da Titulus, poiché in genere viene assegnata a tutti gli utenti).
  • Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a creare sottofascicoli all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, ovviamente se possiede il diritto di visualizzare i fascicoli della propria UOR. Questo diritto è compreso nel diritto "Creazione nuovi fascicoli e sottofascicoli", se spuntato da solo permette di creare sottofascicoli in fascicoli della propria UOR già esistenti.
  • Visione dei fascicoli della propria UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visione dei fascicoli prodotti dalla UOR di appartenenza
  • Visione di tutti i fascicoli → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visualizzazione di tutti i fascicoli della AOO di appartenenza.
  • Chiusura Fascicoli → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Fascicoli degli studenti → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e può contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli degli studenti → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli studenti. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli degli studenti → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli degli studenti.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studenti → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli del personale → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali del personale. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli del personale → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli del personale. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli del personale → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli del personale.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli del personale ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli di persona giuridica → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali di persona giuridica. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli di persona giuridica → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli di persona giuridica. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli di persona giuridica.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli di persona giuridica ma anche della documentazione che essi contengono.

• Notifiche differite → Questa funzione consente di inviare un'unica mail contenente elenco e link di tutti i documenti assegnati ad un utente nel lasso di tempo che va dall'ultima mail di notifica inviata alla precedente (solitamente la cadenza di invio è giornaliera). La funzione va attivata dalle impostazioni, previo contatto col servizio di assistenza.

  • Utente abilitato all'invio → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Abilita ricezione differita notifiche → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Procedimenti in scadenza  
  • Abilità la vaschetta 'Procedimenti in scadenza' → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
• Web Services → la sezione fa riferimento a diritti attivabili nel caso in cui sia necessario effettuare una configurazione finalizzata all’integrazione tra Titulus ed altre applicazioni Cineca. NB: queste sezioni sono utilizzate esclusivamente dal supporto Cineca
  • Trusted Application
  • Depository Application
• Conservazione → si rimanda anche a Manuale utente Titulus 5 - Invio in Conservazione 
  • Abilita all'invio in conservazione→ questa casella abilita l'utente a vedere il button "Invio in conservazione" sulle tipologie di documenti della propria AOO per cui è configurato l'invio in conservazione. Permette anche di vedere "Configura invio automatico in conservazione" negli Strumenti di amministrazione (con Abilita strumenti di amministrazione attivo). 

Sezione - Diritti dell'utente sui procedimenti

Attraverso questa sezione sono gestiti i diritti dell'utente sui procedimenti:

• Generale
  • Inibisci accesso → Questa casella inibisce all'utente l'accesso all'archivio dei procedimenti
• Flussi
  • Inserimento/modifica flussi → Questa casella abilita a modificare ed inserire workflow.Nella maschera del flusso comparirà il pulsante “MODIFICA FLUSSO”.
  • Annullamento flussi → Questa casella abilita a interrompere un iter attivo su un documento. 
• Voci di indice
  • Inserimento/modifica voci di indice → Questa casella abilita l'utente a modificare il Titolario e inserire/modificare le voci di indice.Spuntando la casella nella maschera introduttiva dell'archivio procedimenti comparirà il pulsante “NUOVO” (nuova Voce d'indice) ed il pulsante TITOLARIO.
• Procedimenti
  • Visualizzazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare il pulsante Procedamus presente nel menù dell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI.
  • Inserimento/modifica/cancellazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare i pulsanti “Import” e “Nuovo” presenti nella pagina di ricerca dei procedimenti presente nell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI ed i pulsanti “Modifica” e “Cancella” presenti in visualizzazione di un procedimento.

Sezione - Riservatezza

Questa sezione contiene i diritti di gestione della visualizzazione dei documenti riservati. Titulus permette di restringere l'ambito di applicazione dei diritti di visualizzazione di documenti riservati rispetto ai diritti di visualizzazione già esplicitati in alto.

...

• Ambito
  • Limitatamente alla propria UOR → Questa casella abilita l'utente a visualizzare documenti riservati limitatamente alla propria UOR.
  • Solo personali → Questa casella abilita l'utente a visualizzare SOLO i documenti riservati che lo riguardano personalmente.
• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati →  (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti segreti → (Campi Ambito disattivi)

Sezione - Diritti dell'utente su Titulus Organi

All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito al modulo Titulus Organi. Si rimanda al manuale del modulo per ulteriori specifiche sul funzionamento dello stesso: Manuale utente Titulus 5 - Organi.

...

• Organo 
  • Amministrazione → questa casella abilita l'utente alla gestione dell'Organo in oggetto 
• Gestione sedute → si tratta di abilitazioni riservate in genere agli addetti dell'Ufficio Organi Collegiali, poiché inerenti alla gestione delle singole sedute
  • Aggiunta/modifica/rimozione → questa casella abilita l'utente ad aggiungere, modificare o rimuovere il calendario delle sedute sia ordinarie che straordinarie.
  • Visualizzazione → questa casella consente di visualizzare le sedute a prescindere dallo stato in cui si trovano (a calendario, alla firma, live o concluse).
• Integrazione con Portale → questo campo riguarda il Portale, per le informazioni al riguardo si può consultare questa pagina: Manuali Web Services Titulus Organi 4.6

Sezione - Repertori

La sezione permette di visualizzare tutti i repertori presenti nell'ambiente, di ricercarli per denominazione e attribuire all'utente i diritti di inserimento, visualizzazione o visualizzazione completa sul singolo repertorio.

...

Per salvare le modifiche effettuate si deve cliccare sul button in alto a destra nella scheda. La storia delle modifiche effettuate si può visionare cliccando sull'icona visibile in visualizzazione della scheda.

Persona esterna

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di una persona esterna:

...

•  → Note (non compilato); (compilato)
• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire una nuova persona esterna selezionare il pulsante “Persona Esterna” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

...

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una persona esterna.

Sezione - Informazioni generali

All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:

...

NB: terminata la fase di inserimento di una nuova Persona Esterna Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "PE" + un numero progressivo di sei cifre, ad esempio "PE047037" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda.

Sezione - Appartenenza e ruoli

• Struttura di appartenenza → questo campo permette di assegnare una persona esterna a una struttura esterna, ricercabile tramite lookup o ricerca automatica.
• Ruolo →  questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di titoli (Prof., Dott., ecc.). Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".

Questa icona  permette di inserire più occorrenze.

Sezione - Dati attività

• Via 
• Comune → questo campo è compilabile tramite lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione). Questo campo può essere reso obbligatorio tramite apposita impostazione.
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

Sezione - Dati personali

Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Selezione genere → Maschio/Femmina
• Via
• Comune → questo campo è compilabile tramite lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

Sezione - Competenze

Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze possedute dalla persona all'interno della struttura. 

• Competenze

Gruppi

Un gruppo è un insieme di persone che condividono un obiettivo comune (es: Gruppo di analisi sulla conservazione digitale) o accomunate da una caratteristica (es: i responsabili degli uffici), non appartenenti alla stessa UOR ma che hanno necessità di assegnarsi documenti in via esclusiva. Pertanto i membri di un gruppo devono appartenere alla medesima AOO e devono essere censite tra le persone interne, ovviamente non tutti i membri devono obbligatoriamente appartenere alla stessa struttura (UOR).

...

Il responsabile del gruppo ha sempre diritto d'intervento sui documenti dello stesso a prescindere dai diritti del gruppo. Quindi nel caso in cui nessuno dei diritti sia stato spuntato il responsabile del gruppo è l'unico che ha diritto di intervento sui documenti del gruppo.

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di un gruppo:

...

• → Persone assegnate: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti al gruppo. Se cliccato mostra un elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata
• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo gruppo selezionare il pulsante “Gruppi” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

...

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un gruppo.

Sezione - Informazioni generali

Questa sezione contiene le informazioni generali del gruppo, alcuni campi sono obbligatori e altri facoltativi:

...

NB: terminata la fase di inserimento di un nuovo Gruppo Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "GR" + un numero progressivo di tre cifre, ad esempio "GR023" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda. Eseguito il salvataggio del gruppo i campi Codice Amm. e Codice AOO diventano immodificabili.

Sezione - Diritti del gruppo

Questa sezione contiene i campi relativi ai diritti sui documenti e fascicoli del gruppo:

• Diritti speciali
  • Diritto di intervento su tutti i documenti del gruppo → la casella abilita alla modifica dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Visibilità
  • Visione dei documenti del gruppo → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Fascicoli
  • Visione dei fascicoli del gruppo → la casella abilita alla visibilità dei fascicoli aventi come UOR il gruppo e contenenti documenti assegnati al medesimo gruppo
  • Trasferimento documenti nei fascicoli del gruppo → la casella abilita all'inserimento di documenti all'interno di fascicoli del gruppo Inserimento persone interne e relativi diritti

Sezione - Riservatezza

Le restrizioni alla visione dei documenti riservati o segreti operano sui documenti visibili all'utente. Tuttavia è possibile limitare la visione di questa categoria di documenti restringendola ai soli documenti personali (se l'utente è in possesso almeno del diritto di visione dei documenti della propria UOR). La sezione è relativa ai diritti di visione su documenti riservati, altamente confidenziali e segreti:

...

• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come riservati (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come altamente confidenziali (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
  • Visione dei documenti segreti → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come segreti (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Ambito
  • Solo personali → la spunta di tale casella restringe l'ambito della visibilità dei documenti riservati o altamente confidenziali o segreti a quelli assegnati al gruppo e a proprio nome

Profili

I profili servono a gestire in maniera standardizzata gli utenti, suddividendoli per categorie in base ai ruoli ricoperti e alle funzioni che devono svolgere. In sintesi, un singolo profilo corrisponde ad un modello standard di abilitazioni a Titulus. L'utilizzo dei profili semplifica, agevola e rende più veloce la gestione degli utenti. Nell'utilizzare un profilo occorre avere bene a mente alcuni aspetti:

...

NB: si riportano per comodità tutti i campi già descritti per "Persona interna". Si ricorda che al profilo standard assegnato al singolo utente possono essere effettuate eventuali modifiche per una profilazione personalizzata dell'utente. Per assegnare un profilo di diritto a un utente si veda il capitolo del manuale "Persona interna".

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di un profilo:

...

• → Persone assegnate: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti alla struttura. Se cliccato mostra un elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata
• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo profilo selezionare il pulsante “Profili” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

...

Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un profilo.

Sezione - Informazioni generali

Di seguito i campi

• Nome → (obbligatorio) in questo campo inserire il nome del profilo
• Codice →  in questo campo è possibile inserire un codice alfanumerico di massimo 8 caratteri da assegnare al profilo. NB: terminata la fase di inserimento di un nuovo Profilo Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "PR" + un numero progressivo di sei cifre, ad esempio "PR000023" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda.
• Descrizione → in questo campo inserire un'eventuale descrizione sintetica circa le caratteristiche principali del profilo

Sezione - Amministrazione

Di seguito i campi relativi alla sezione amministrazione: 

• SuperUser → Il diritto SuperUser permette di visualizzare e modificare le "Impostazioni avanzate", le "Configurazioni informazioni di pubblicazione", le "Configurazioni dei repertori" in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo, altrimenti la sezione non si visualizza) e visualizzare la sezione Amministrazione nelle schede delle Persone interne di Titulus. Il diritto SuperUser permette inoltre di modificare le login delle Persone interne.

• ACL → Questa casella abilital'utente a vedere la sezione Access control list nella scheda di una Persona interna.
• TITULUS → Questa casella abilita l'utente a vedere le sezioni Diritti dell'utente sull'archivio, Diritti dell'utente sui procedimenti, Riservatezza e Repertori nella scheda di una Persona interna.

• TITULUS ORGANI → Questa casella abilita l'utente come amministratore di Organi (se il Modulo Organi è attivo presso l'Ente). Con questo diritto è abilitato il button "Configurazione" all'interno del Modulo Organi che consente di visualizzare/modificare tutti gli Organi esistenti e crearne di nuovi; può anche eliminare gli Organi esistenti. Con questo diritto e il diritto di modifica delle persone interne si abilita la sezione Diritti dell'utente su Titulus Organi all'interno delle schede delle persone interne. 

• ACCESSO CIVICO → Questa casella permette di vedere all'interno del modulo Accessi tutte le richieste di accesso in elenco e le pratiche. Per ulteriori specifiche si rimanda al Manuale utente Titulus 5 - Modulo Gestione accessi
• TRASPARENZA → Questa casella abilita in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo) la "Configurazione amministrazione trasparente".

Sezione - Access control list

Attraverso questa sezione è possibile gestire i diritti della persona in oggetto in relazione al modulo ACL, ed è composta dai seguenti campi:

• Generale 
  • Inibisci accesso all'applicativo → Se viene spuntata questa casella l'utente NON viene abilitato ad accedere all'ACL. Nella navbar di Titulus non visualizza l'icona dell'Anagrafica e di conseguenza non può accedervi.
• Strutture interne - AOO 
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove AOO e strutture interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture Interne” e il pulsante "AOO". L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda (Struttura interne e AOO) già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture interne esistenti in ACL e a dismettere le AOO. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone interne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove persone interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone Interne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di persona interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le persone interne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Comuni
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi comuni e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Comuni”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda Comune già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i comuni esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Profili
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Profili e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Profili”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda profilo già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Profili esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Strutture esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Strutture esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture esterne". L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di Struttura esterna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Persone esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone esterne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di Persona esterna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le Persone esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Gruppi
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Gruppi e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Gruppi”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di Gruppi già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Gruppi esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Thesauri vincolati
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire e/o modificare in ACL dei nuovi termini in Thesauri. Spuntando questa casella l'utente vedrà l'icona accanto ai campi compilabili tramite Thesaurus.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i termini presenti nei Thesauri esistenti.
• Diritti speciali
  • Restrizione persone interne e strutture interne alla propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di visualizzare e inserire strutture e persone interne all'interno delle ACL di una AOO diversa da quella di appartenenza.

Sezione - Diritti dell'utente sull'archivio

Questa sezione è visibile da chi possiede il diritto TITULUS nella sezione Amministrazione.

...

• UOR sottostanti → in questa sezione sono stabiliti i diritti relativi alla visione e/o all'intervento su documenti delle UOR che nell'organigramma della AOO sono poste ad un livello gerarchico subordinato alla UOR di appartenenza della persona di cui si stanno inserendo i diritti. (es. L'Ufficio Contabilità ha come UOR sottostanti l'ufficio Stipendi e l'ufficio Pensioni)
  • Visione documenti → Questa casella abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti prodotti dalle UOR sottostanti a quella della persona di cui si stanno inserendo i diritti. Se questa casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti di una UOR sottostante, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.
  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente alla modifica dei documenti delle UOR sottostanti a quella della persona di cui si stanno inserendo i diritti. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR sottostanti si compilerà automaticamente.
• UOR di responsabilità → in questa sezione sono definiti i diritti relativi alla visione e alla modifica dei documenti prodotti da UOR in cui la persona riveste il compito di Responsabile.

  • Visione Documenti → Questa casella abilita l'utente alla visione sui documenti prodotti dalla UOR di cui è Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti della UOR di cui è Responsabile, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti della UOR di cui è Responsabile. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR di responsabilità si compilerà automaticamente.

• Raccoglitori → con il termine Raccoglitore, si intende un “contenitore” che permette all'utente di raccogliere e conservare record di documenti con classificazioni diverse.
  • Disattiva → se questa casella viene spuntata, i raccoglitori non vengono attivati. NB: In presenza di operatori che non posseggono dimestichezza con i criteri con cui viene organizzata la gestione documentale, è consigliabile disattivare i raccoglitori, invitando gli utenti ad utilizzare i fascicoli
• Restrizioni 
  • Divieto di intervento sui documenti → Spuntando la casella “Divieto di intervento sui documenti”, l'utente NON è abilitato all'intervento sui documenti, sia per quanto riguarda la modifica di un documento già inserito, che per quanto riguarda la cancellazione di documenti.
• Diritti speciali → La serie di diritti che si possono assegnare tramite l'utilizzo di quanto è contenuto in questa sezione, viene definita “Diritti speciali”, per l'importanza che questi rivestono all'interno di un sistema di gestione documentale.

  • Intervento su tutti i documenti... →  Questa casella attribuisce, all'utente di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti in ACL, il diritto di modifica di tutti i record presenti in banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le regole di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.

  • Intervento sui documenti della propria UOR →  Questa casella attribuisce all'utente il diritto di intervento su tutti i documenti assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando questo diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di 'Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene data visione della Vaschetta nella sezione “Documenti in gestione”.

  • Annullamento documenti → Questa casella abilita l'utente ad effettuare l'annullamento dei documenti di cui possiede il diritto di visualizzazione.
  • Opzioni avanzate cambio classificazione → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di intervento sui documenti di AOO diverse da quella di appartenenza.

  • Altre UOR → nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti delle UOR sottostanti'. Qualora l'utente debba essere abilitato ad intervenire su documenti assegnati ad UOR diverse da quelle gestite con i diritti sopra indicati, si può far uso di questo particolare diritto, nel quale può essere inserita una UOR tramite lookup o ricerca automatica.

• Diritti del protocollista → questa sezioneè stata inseritaper quegli enti che hanno l'esigenza di limitare la visibilità e l'intervento dei protocollisti ai soli documenti in arrivo registrati dalla propria UOR di appartenenza. Tale diritto viene dato se non si vuole dare il diritto di visualizzazione su tutto il protocollo generale o il diritto di intervento su tutti i documenti. 
  • Intervento sui documenti in arrivo → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti in arrivo registrati dalla propria UOR. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visibilità dei documenti in arrivo" si compilerà automaticamente.
  • Visibilità dei documenti in arrivo → Questa casella abilita la visibilità sui documenti in arrivo registrati dalla UOR di appartenenza dell'utente
• Amministrazione
  • Abilita Strumenti di Amministrazione → se viene spuntata questa casella, l'utente avrà il diritto di accedere alla pagina contenente gli strumenti di Amministrazione.

  • Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati → se viene spuntata questa casella, l'utente viene abilitato ad aggiungere o rimuovere allegati a documenti già protocollati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene assegnato solo a utenti scelti i quali lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file a record di documenti già protocollati aventi documenti informatici allegati sbagliati o incompleti.

  • Rimozione di fascicoli → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a cancellare fascicoli. Per poter rimuovere un fascicolo, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti). Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.

• Inserimento → All'interno di questa sezione sono contenute funzioni in dismissione, mantenute per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Acquisizione differita immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare file → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Visibilità → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visibilità della documentazione inserita in Titulus. In particolare, se la persona viene abilitata ad intervenire sui documenti, le caselle relative alla visibilità vengono spuntate in automatico. Ad esempio, se un utente viene abilitato ad intervenire sui documenti prodotti dalla propria UOR, la casella relativa alla visione dei documenti della propria UOR viene spuntata in automatico. 

  • Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)… → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di vedere TUTTI i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono però esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in una sezione a parte, denominata “Riservatezza”.

  • …ad esclusione dei file → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di visualizzare tutto il protocollo, ma non potrà visualizzare file allegati, quindi per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata. 

  • Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.

  • Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.

  • Visione dei documenti della propria UOR → se questa casella viene spuntata, la persona verrà abilitata a vedere i documenti della UOR di appartenenza. Se la persona deve essere abilitata alla visione di documenti di più UOR oltre quella di appartenenza o quelle di cui è Responsabile o quelle sottostanti la propria, si deve inserire nella riga posta accanto a “Altre UOR” la UOR ricercabile tramite lookup o ricerca automatica utilizzando la denominazione o il codice della stessa.
• Co-responsabilità → Questa sezione è dedicata alla gestione dei diritti in merito alla funzione di "Co-responsabilità" (ex “Conferenza dei Servizi”) che permette di assegnare documenti a più di un Responsabile. Spuntando le diverse caselle l'utente viene abilitato ad aggiungere e gestire Co-responsabili per i documenti in Arrivo/Partenza/Interni/Non protocollati, seguendo per il resto le stesse modalità di registrazione della documentazione ordinaria.
  • Protocollo Arrivo
  • Protocollo Partenza
  • Protocollo Interno
  • Documenti Non Protocollati
• Fascicoli → Questa sezione è dedicata ai diritti che possono essere attribuiti all'utente in relazione alla creazione ed alla visibilità dei fascicoli
  • Creazione nuovi fascicoli e sottofascicoli → spuntando questa casella, l'utente viene abilitato a creare nuovi fascicoli e sottofascicoli (si tratta di uno dei diritti che vengono spuntati in automatico da Titulus, poiché in genere viene assegnata a tutti gli utenti).
  • Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a creare sottofascicoli all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, ovviamente se possiede il diritto di visualizzare i fascicoli della propria UOR. Questo diritto è compreso nel diritto "Creazione nuovi fascicoli e sottofascicoli", se spuntato da solo permette di creare sottofascicoli in fascicoli della propria UOR già esistenti.
  • Visione dei fascicoli della propria UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visione dei fascicoli prodotti dalla UOR di appartenenza
  • Visione di tutti i fascicoli → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visualizzazione di tutti i fascicoli della AOO di appartenenza.
  • Chiusura Fascicoli → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Fascicoli degli studenti → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e può contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli degli studenti → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli studenti. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli degli studenti → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli degli studenti.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studenti → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli del personale → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali del personale. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli del personale → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli del personale. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli del personale → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli del personale.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli del personale ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli di persona giuridica → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali di persona giuridica. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli di persona giuridica → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli di persona giuridica. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli di persona giuridica.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli di persona giuridica ma anche della documentazione che essi contengono.

• Notifiche differite → Questa funzione consente di inviare un'unica mail contenente elenco e link di tutti i documenti assegnati ad un utente nel lasso di tempo che va dall'ultima mail di notifica inviata alla precedente (solitamente la cadenza di invio è giornaliera). La funzione va attivata dalle impostazioni, previo contatto col servizio di assistenza.

  • Utente abilitato all'invio → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Abilita ricezione differita notifiche → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Procedimenti in scadenza  
  • Abilità la vaschetta 'Procedimenti in scadenza' → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
• Web Services → la sezione fa riferimento a diritti attivabili nel caso in cui sia necessario effettuare una configurazione finalizzata all’integrazione tra Titulus ed altre applicazioni Cineca. NB: queste sezioni sono utilizzate esclusivamente dal supporto Cineca
  • Trusted Application
  • Depository Application
• Conservazione → si rimanda anche a Manuale utente Titulus 5 - Invio in Conservazione 
  • Abilita all'invio in conservazione→ questa casella abilita l'utente a vedere il button "Invio in conservazione" sulle tipologie di documenti della propria AOO per cui è configurato l'invio in conservazione. Permette anche di vedere "Configura invio automatico in conservazione" negli Strumenti di amministrazione (con Abilita strumenti di amministrazione attivo). 

Sezione - Diritti dell'utente sui procedimenti

Attraverso questa sezione sono gestiti i diritti dell'utente sui procedimenti:

• Generale
  • Inibisci accesso → Questa casella inibisce all'utente l'accesso all'archivio dei procedimenti
• Flussi
  • Inserimento/modifica flussi → Questa casella abilita a modificare ed inserire workflow.Nella maschera del flusso comparirà il pulsante “MODIFICA FLUSSO”.
  • Annullamento flussi → Questa casella abilita a interrompere un iter attivo su un documento. 
• Voci di indice
  • Inserimento/modifica voci di indice → Questa casella abilita l'utente a modificare il Titolario e inserire/modificare le voci di indice.Spuntando la casella nella maschera introduttiva dell'archivio procedimenti comparirà il pulsante “NUOVO” (nuova Voce d'indice) ed il pulsante TITOLARIO.
• Procedimenti
  • Visualizzazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare il pulsante Procedamus presente nel menù dell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI.
  • Inserimento/modifica/cancellazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare i pulsanti “Import” e “Nuovo” presenti nella pagina di ricerca dei procedimenti presente nell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI ed i pulsanti “Modifica” e “Cancella” presenti in visualizzazione di un procedimento.

Sezione - Riservatezza

Questa sezione contiene i diritti di gestione della visualizzazione dei documenti riservati. Titulus permette di restringere l'ambito di applicazione dei diritti di visualizzazione di documenti riservati rispetto ai diritti di visualizzazione già esplicitati in alto.

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• Ambito
  • Limitatamente alla propria UOR → Questa casella abilita l'utente a visualizzare documenti riservati limitatamente alla propria UOR.
  • Solo personali → Questa casella abilita l'utente a visualizzare SOLO i documenti riservati che lo riguardano personalmente.
• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati →  (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti segreti → (Campi Ambito disattivi)

Sezione - Diritti dell'utente su Titulus Organi

All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito al modulo Titulus Organi. Si rimanda al manuale del modulo per ulteriori specifiche sul funzionamento dello stesso: Manuale utente Titulus 5 - Organi.

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• Organo 
  • Amministrazione → questa casella abilita l'utente alla gestione dell'Organo in oggetto 
• Gestione sedute → si tratta di abilitazioni riservate in genere agli addetti dell'Ufficio Organi Collegiali, poiché inerenti alla gestione delle singole sedute
  • Aggiunta/modifica/rimozione → questa casella abilita l'utente ad aggiungere, modificare o rimuovere il calendario delle sedute sia ordinarie che straordinarie.
  • Visualizzazione → questa casella consente di visualizzare le sedute a prescindere dallo stato in cui si trovano (a calendario, alla firma, live o concluse).
• Integrazione con Portale → questo campo riguarda il Portale, per le informazioni al riguardo si può consultare questa pagina: Manuali Web Services Titulus Organi 4.6

Sezione - Repertori

La sezione permette di visualizzare tutti i repertori presenti nell'ambiente, di ricercarli per denominazione e attribuire all'utente i diritti di inserimento, visualizzazione o visualizzazione completa sul singolo repertorio.

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Per salvare le modifiche effettuate si deve cliccare sul button in alto a destra nella scheda. La storia delle modifiche effettuate si può visionare cliccando sull'icona visibile in visualizzazione della scheda.

AOO

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di una AOO:

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Una volta cliccato su "Conferma" viene generata la sezione "Voci d'indice per il RIP" compilata automaticamente. 

•  → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire una nuova AOO selezionare il pulsante “AOO” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una AOO.

Sezione - Informazioni generali

La sezione contiene i seguenti campi:

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• Responsabile della gestione documentale → campo necessario per permettere la generazione dei Registri informatici di Protocollo (tramite l'icona )

Sezione - Configurazione PEC

In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC).
La PEC, a differenza della casella di archiviazione (sezione descritta successivamente), funziona come sistema di scambio e-mail certificate da ambo le parti in quanto effettua controlli sull'effettiva spedizione e ricezione delle mail e inoltre supporta la gestione delle ricevute (di accettazione, di consegna, di conferma o di annullamento di registrazione di protocollo). 

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Di seguito un esempio di pop up per di un test della connessione andato a buon fine:

Sezione - Archiviazione email

In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una o più caselle di archiviazione automatica delle mail.

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NB: Con la casella di Archiviazione si può solo ricevere e archiviare mail in Titulus ma non spedire.

Comuni

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di una struttura interna.

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In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo comune selezionare il pulsante “Comuni” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”.

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Sezione - Informazioni generali

Image Modified

I campi di questa sezione sono i seguenti:

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