Cliccando sulla seguente icona 
nella navbar di Titulus si accede all'archivio ACL - Access Control List, ossia alla banca dati dell'applicativo Titulus dedicata alla gestione delle anagrafiche.
Le funzionalità di questo modulo sono visibili sulla base dei diritti posseduti dagli utenti descritti più dettagliatamente di seguito al paragrafo Persona interna.
In alto a destra nella topbar sono presenti due button che permettono di accedere sia alla gestione anagrafica (con ricerca e inserimento), sia alla gerarchia degli uffici censiti.
Di seguito la maschera di Homepage della Gestione Anagrafica:
La maschera si compone delle seguenti sezioni:
La sezione Filtri di ricerca permette di selezionare una o più entità:
A seconda del button selezionato i campi della sezione sottostante Campi di ricerca si modifica, restituendo la maschera di ricerca specifica per quell'entità. La ricerca viene effettuata su tutte le entità sia selezionando tutti i button, sia che non se ne selezioni nessuno.
La sezione Campi di ricerca si aggiorna in funzione dei filtri di ricerca selezionati nella sezione "Filtri di ricerca".
Se si desidera ricercare tutte le entità (nessun button selezionato) i campi sono i seguenti:
Per la ricerca delle Strutture interne i campi sono i seguenti:
Per la ricerca Strutture esterne i campi sono i seguenti:
Per la ricerca Persone interne i campi sono i seguenti:
Per la ricerca Persone esterne i campi sono i seguenti:
Per la ricerca Gruppi i campi sono i seguenti:
Per la ricerca Profili campi sono i seguenti:
Per la ricerca AOO i campi sono i seguenti:
Per la ricerca Comuni i campi sono i seguenti:
In questa sezione l'utente in uso visualizza le ultime 30 schede su cui ha effettuato una modifica.
Nella colonna a destra è presente la sezione "Inserimento" che propone tutte le entità che l'utente può inserire in anagrafica sulla base dei diritti posseduti, descritti più dettagliatamente di seguito al paragrafo Persona interna.
Cliccando su ognuno dei pulsanti l'utente viene reindirizzato alla relativa scheda di inserimento.
Di seguito l'elenco completo delle entità presenti nell'anagrafica Titulus:
Di seguito la pagina dei risultati di una ricerca globale (senza filtri, su tutte le entità presenti in anagrafica):
Una volta effettuata una ricerca i filtri di ricerca in alto si compilano con il valore numerico dei risultati trovati per la ricerca effettuata, ad esempio → 
Se si ricercano due parole il sistema restituisce come risultati di ricerca tutte le entità che contengono entrambe le parole. I risultati sono ordinati in ordine alfabetico per tipologia di entità.
NOTA BENE: i risultati di ricerca si conformano ai diritti di visualizzazione dell'utente, quindi possono differire da utente a utente.
Attraverso le seguenti icone è possibile effettuare le azioni descritte:
→ avviare una nuova ricerca.
→ effettuare un export di tutti i risultati della ricerca (quest'azione è disponibile solo filtrando per entità, solo Strutture Interne, solo Strutture Esterne ecc.)
Se i risultati sono numerosi, il sistema presenta una suddivisione in pagine. Attraverso i comandi posti sotto ai risultati di ricerca è possibile modificare il numero degli elementi visualizzati per pagina e sfogliare le pagine:
Se si seleziona uno dei risultati di ricerca è possibile sfogliare le schede restituite in ricerca utilizzando le seguenti icone:
Cliccando sul button in alto a destra "Gerarchia" è possibile visualizzare la gerarchia configurata in anagrafica a partire dalla sua radice.
Cliccando sulle frecce 
si possono espandere i vari livelli e visualizzare gli uffici sottostanti.
Gerarchia completa: tramite il toggle 
, è possibile espandere in un solo click tutti i rami della gerarchia, che in tal modo verrà visualizzata nella sua completezza.
Cliccando sull'icona dei tre pallini 
a destra della denominazione di una struttura interna si apre un popup con le seguenti azioni possibili:
Tramite il toggle 
è possibile abilitare lo spostamento di strutture nella gerarchia tramite drag and drop. Ad ogni spostamento compare un popup di conferma della modifica effettuata:
Lo spostamento di una struttura può essere effettuato anche direttamente in modifica della struttura interna che si vuole spostare cliccando sull'icona 
. Per la maschera Struttura interna si veda il relativo paragrafo.
Cliccando sull'icona dei tre pallini corrispondente al nuovo padre e su "Sposta qui" la struttura viene spostata sotto al nuovo padre e compare un nuovo button "Annulla spostamenti", che permette di annullare l'opzione di spostamento.
NB: per rendere definitiva l'azione di spostamento è necessario salvare le modifiche tramite il tasto "Salva" della struttura interna. Se si effettuano spostamenti e si clicca "Abbandona" invece che "Salva" Titulus restituirà un ulteriore popup di avvertimento.
Assegnazione della radice
Per creare una gerarchia composta dalle strutture interne già inserite in ACL e facenti capo alla medesima Amministrazione, è necessario assegnare la radice alla struttura-padre di tutto l'albero: quest'ultima costituisce l'elemento radice della gerarchia.
Sono presenti due modalità di assegnazione della radice:
e su 
; anche in questo caso deve essere confermato il popup di modifica dell'assegnazione della radice.
N.B. STRUTTURE DI AOO DIVERSE POSSONO ESSERE VISUALIZZATE SOTTO UNA RADICE COMUNE A TUTTA L'AMMINISTRAZIONE.
La radice verrà mostrata in gerarchia contrassegnata dalla seguente icona: 
Nel caso in cui sia stata erroneamente spostata una radice e si visualizzasse la gerarchia incompleta, deve essere assegnata nuovamente la radice ricercando la precedente struttura radice fra le strutture interne ed eseguire la procedura di assegnazione radice come indicato sopra. La struttura inserita per errore come radice dovrà essere riposizionata nella gerarchia, in quanto avrà perso la sua posizione. |
Di seguito la pagina di visualizzazione di una struttura interna.
In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Modifica
→ Ripeti nuovo
→ Opzioni (Assegna Radice, Inserisci figlio, Inserisci fratello, Inserisci persona, Cancella). Per le opzioni relative Assegna radice, inserisci figlio, inserisci fratello e inserisci persona si rimanda al paragrafo "Gerarchia".In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Persone assegnate: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti alla struttura. Il button apre un popup laterale con l'elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata. Sotto l'intestazione è presente il button 
“Vedi tutti” che rimanda alla maschera di ricerca avanzata con l’elenco degli utenti assegnati alla struttura selezionata. Dai risultati di ricerca è possibile effettuare l'export tramite l’apposito button "Esporta tutto" oppure filtrare ulteriormente la ricerca. 
→ Gerarchia
→ StoriaPer inserire una nuova struttura interna selezionare il pulsante “Strutture Interne” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”.
La struttura interna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando la sezione desiderata.
Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento/modifica di una struttura interna.
→ Attraverso questa icona è possibile visualizzare la posizione della struttura in gerarchia e, solo in inserimento/modifica, selezionare/cambiare una struttura padre. Per ulteriori specifiche si veda il paragrafo "Gerarchia".
All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi.
Sono obbligatori i seguenti campi:
il campo può non essere compilato manualmente. In questo caso il sistema assegnerà un codice univoco alfanumerico ("SI"+ sei cifre, es. "SI000352"). Se si compila manualmente il campo il valore inserito deve essere univoco e rispettare una lunghezza di massimo di 8 caratteri alfanumerici. Il codice unità è necessario per identificare la Struttura interna in maniera univoca. NB: una volta inserita una struttura interna in una AOO non sarà possibile modificare i campi Codice Amm. e Codice AOO.
I seguenti campi sono invece facoltativi:
I campi PEC e E-mail sono campi ripetibili. Per inserire uno o più indirizzi è sufficiente inserire la denominazione desiderata e cliccare su invio, su un qualsiasi punto della pagina oppure salvando direttamente la pagina.
È possibile inoltre cancellare singolarmente gli indirizzi email inseriti (sia in fase di inserimento che in modifica) cliccando l'icona
, ma anche in maniera massiva cliccando sull'icona 
. Entrambe le icone presentano un tooltip per il suggerimento dell'azione che può essere svolta:
All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:
I campi Numero di telefono e Sito web possono essere inseriti più volte cliccando sull'icona 
. Se si inseriscono più campi sarà possibile eliminarli cliccando sull'icona 
che compare solo aver inserito almeno due campi.
All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:
con tooltip "Inseriscimi come Responsabile" è presente solo se la struttura che si sta inserendo è la stessa dell'utente che la sta inserendo in anagrafica.
posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".
Nella sezione è presente un unico campo:
Per ulteriori informazioni sulla fatturazione elettronica vedere il manuale specifico. → Manuale utente Titulus 5 - Configurazione per fatturazione elettronica
Nella sezione è presente un unico campo:
Nella sezione è presente un unico campo:
Per ulteriori informazioni sulla sezione vedere il manuale specifico. → Manuale utente Titulus 5 - Ordini elettronici di acquisto (NSO)
Nella sezione è presente un unico campo:
Di seguito la pagina di visualizzazione di una struttura esterna:
In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Modifica → Ripeti nuovo → Opzioni (Inserisci persona e Cancella). L'azione "Inserisci persona" permette di assegnare una persona esterna alla struttura esterna visualizzata. In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Persone assegnate: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti alla struttura. Il button apre un popup laterale con l'elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata. Sotto l'intestazione è presente il button “Vedi tutti” che rimanda alla maschera di ricerca avanzata con l’elenco degli utenti assegnati alla struttura selezionata. Dai risultati di ricerca è possibile effettuare l'export tramite l’apposito button "Esporta tutto" oppure filtrare ulteriormente la ricerca. → StoriaPer inserire una nuova struttura esterna selezionare il pulsante “Strutture Esterna” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”:
La struttura esterna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.
Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una struttura esterna.
All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:
I seguenti campi sono invece facoltativi:
Il campo email è un campo ripetibile. Per inserire uno o più indirizzi è sufficiente inserire la denominazione desiderata e cliccare su invio, su un qualsiasi punto della pagina oppure salvando direttamente la pagina.
È possibile inoltre cancellare singolarmente gli indirizzi email inseriti (sia in fase di inserimento che in modifica) cliccando l'icona, ma anche in maniera massiva cliccando sull'icona . Entrambe le icone presentano un tooltip per il suggerimento dell'azione che può essere svolta:
All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:
I campi Numero di Telefono e Sito web possono essere inseriti più volte cliccando sull'icona . Se si inseriscono più campi sarà possibile eliminarli cliccando sull'icona che compare solo aver inserito almeno due campi.
All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:
posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".
Nella sezione è presente un unico campo:
Di seguito la maschera di visualizzazione di una persona interna:
In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Modifica → Ripeti nuovo → Opzioni (Cancella)In alto a destra è visibili l'icona per la visualizzazione della storia dell'entità:
→ StoriaPer inserire una nuova persona interna selezionare il pulsante “Persona interna” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento” oppure inserendola all'interno di una struttura già esistente o dalla gerarchia (vedere paragrafo Struttura interna e paragrafo Gerarchia).
La persona interna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.
Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una persona interna.
All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:
è possibile compilare il campo con la struttura interna di cui fa parte l'utente che sta inserendo la scheda della persona. NB: la lookup viene effettuata sulla base dei diritti di visibilità dell'utente in uso, quindi i risultati possono differire da utente a utente.posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione 
è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".
Questa sezione contiene i dati relativi ai recapiti professionali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:
Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:
Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze possedute dalla persona all'interno della struttura.
Da qui in avanti le sezioni riguardano i Diritti dell'utente sulle varie sezioni dell'applicativo.
NB: Si ricorda che ad ogni nuovo inserimento di una Persona interna, il sistema compila in automatico alcune caselle, corrispondenti ai diritti base.
Nella sezione è presente un unico campo:
In questa sezione è presente un solo campo facoltativo:
Questo è un campo che consente di associare l'utente che si sta inserendo/modificando ad un profilo esistente. Cliccando sull'icona del menu a tendina 
viene visualizzato l'elenco di tutti i profili creati e, se la persona viene associata ad uno di questi profili, la parte restante della scheda viene compilata automaticamente in base ai diritti impostati per quello specifico Profilo.
Di seguito i campi relativi alla sezione amministrazione:
SuperUser → Il diritto SuperUser permette di visualizzare e modificare le "Impostazioni avanzate", le "Configurazioni informazioni di pubblicazione", le "Configurazioni dei repertori" in Configurazioni (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo, altrimenti la sezione non si visualizza) e visualizzare la sezione Amministrazione nelle schede delle Persone interne di Titulus. Il diritto SuperUser permette inoltre di modificare le login delle Persone interne.
TITULUS ORGANI → Questa casella abilita l'utente come amministratore di Organi (se il Modulo Organi è attivo presso l'Ente). Con questo diritto è abilitato il button "Configurazione" all'interno del Modulo Organi che consente di visualizzare/modificare tutti gli Organi esistenti e crearne di nuovi; può anche eliminare gli Organi esistenti. Con questo diritto si abilita inoltre la sezione Diritti dell'utente su Titulus Organi all'interno delle schede delle persone interne.
Attraverso questa sezione è possibile gestire i diritti della persona in oggetto in relazione al modulo ACL, ed è composta dai seguenti campi:
e di conseguenza non può accedervi.
in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
accanto ai campi compilabili tramite Thesaurus.Se l'utente ha il diritto "Restrizione persone interne e strutture interne alla propria AOO" attivo, entrando in ACL NON vedrà né il diritto stesso né i diritti relativi alle restrizioni di visibilità e intervento per i documenti di altre AOO (Visibilità → Restrizione ai documenti della propria AOO, e Diritti speciali → Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO) e di conseguenza non potrà modificarli. La visibilità e la possibilità di assegnare il diritto è possibile solo se l'utente NON ha la restrizione attiva e ha il diritto di SuperUser. |
Questa sezione è visibile da chi possiede il diritto TITULUS nella sezione Amministrazione.
Questa sezione è molto ampia, ed è relativa a tutti i diritti che possono essere assegnati all'utente che si sta inserendo/modificando. La modifica dei diritti di un utente già inserito in ACL può essere effettuata cliccando l'icona di modifica dopo aver ricercato e aperto la scheda dell'utente scelto.
La sezione è composta dai seguenti campi:
Di seguito, per maggiore chiarezza, si riporta la maschera di inserimento di nuovi documenti in Titulus di un utente che ha il diritto di inserimento delle caselle Protocollo in arrivo, partenza, interno e documenti non protocollati:
Di seguito la tendina che si popola se è abilitata la visibilità sui documenti Riservati/Altamente Confidenziali/Segreti:
Visione documenti e fascicoli → Questa casella abilita l'utente alla visione sui documenti prodotti dalla UOR di cui è Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti della UOR di cui è Responsabile, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.
Intervento sui documenti e i fascicoli → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti della UOR di cui è Responsabile. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR di responsabilità si compilerà automaticamente.
Intervento su tutti i documenti e i fascicoli → Questa casella attribuisce, all'utente di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti in ACL, il diritto di modifica di tutti i record presenti in banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le regole di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.
Intervento sui documenti e i fascicoli della propria UOR → Questa casella attribuisce all'utente il diritto di intervento su tutti i documenti assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando questo diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di 'Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene data visione della Vaschetta nella sezione “Documenti in gestione”.
Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di intervento sui documenti di AOO diverse da quella di appartenenza. Senza la spunta su questa casella l'utente:
solo se ha attivi i diritti "Intervento su tutti i documenti e fascicoli", può attivare un iter su documenti di altre AOO;
Altre UOR → nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti delle UOR sottostanti'. Qualora l'utente debba essere abilitato ad intervenire su documenti assegnati ad UOR diverse da quelle gestite con i diritti sopra indicati, si può far uso di questo particolare diritto, nel quale può essere inserita una UOR tramite lookup o ricerca automatica.
Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati → se viene spuntata questa casella, l'utente viene abilitato ad aggiungere o rimuovere allegati a documenti già protocollati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene assegnato solo a utenti scelti i quali lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file a record di documenti già protocollati aventi documenti informatici allegati sbagliati o incompleti.
Rimozione di fascicoli → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a cancellare fascicoli generici. Per poter rimuovere un fascicolo generico, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti). Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.
Acquisizione differita immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Può associare immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Può associare file → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati) e di tutti i fascicoli → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di vedere TUTTI i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono però esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in una sezione a parte, denominata “Riservatezza”.
…ad esclusione dei file → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di visualizzare tutto il protocollo, ma non potrà visualizzare file allegati, quindi per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata.
Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.
Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.
Fascicoli degli studenti → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e può contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento. NOTA BENE: questa sezione è visibile solo la tipologia di fascicolo è configurata in fase di avviamento.
Intervento sui fascicoli degli studenti → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli studenti.
Visione dei fascicoli degli studenti → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli degli studenti.
Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studenti → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti ma anche della documentazione che essi contengono.
Intervento sui fascicoli del personale → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli del personale.
Visione dei fascicoli del personale → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli del personale.
Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli del personale ma anche della documentazione che essi contengono.
Intervento sui fascicoli di persona giuridica → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli di persona giuridica.
Visione dei fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli di persona giuridica.
Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli di persona giuridica ma anche della documentazione che essi contengono.
Utente abilitato all'invio → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Abilita ricezione differita notifiche → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Dalla versione 5.3.0 la sezione precedentemente denominata "Diritti dell'utente sui procedimenti" è stata rinominata "Diritti dell'utente su Processi e piano di classificazione".
Attraverso questa sezione sono gestiti i diritti dell'utente sul modulo:
NOTA BENE: la sezione Procedimenti relativa ai diritti su Procedamus è stata eliminata dalla versione 5.3.0 in quanto dismessa in Titulus 5.
Questa sezione contiene i diritti di gestione della visualizzazione dei documenti riservati. Titulus permette di restringere l'ambito di applicazione dei diritti di visualizzazione di documenti riservati rispetto ai diritti di visualizzazione già esplicitati in alto.
Di seguito si descrivono i campi della sezione:
All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito al modulo Titulus Organi. Si rimanda al manuale del modulo per ulteriori specifiche sul funzionamento dello stesso: Manuale utente Titulus 5 - Organi.
Di seguito sono descritte le sezioni:
Le icone 
rispettivamente per Comunicazioni e Proposte permettono di inserirle/visualizzarle.
Se si spunta l'icona 
viene spuntata automaticamente la casella relativa alla visualizzazione. Viceversa non avviene il contrario in quanto l'utente può essere abilitato alla sola visualizzazione.
La sezione permette di visualizzare tutti i repertori presenti nell'ambiente, di ricercarli per denominazione e attribuire all'utente i diritti di inserimento, visualizzazione o visualizzazione completa sul singolo repertorio.
| Abilita l'utente ad inserire un documento all'interno dello specifico repertorio |
| Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti registrati all'interno del repertorio, solo se di sua competenza o in copia conoscenza. |
| Abilita l'utente alla visione completa di TUTTI i documenti registrati nel repertorio. |
Se si spuntano l'icona o l'icona 
viene spuntata automaticamente la casella relativa alla visualizzazione 
.
Per salvare le modifiche effettuate si deve cliccare sul button 
in alto a destra nella scheda. La storia delle modifiche effettuate si può visionare cliccando sull'icona 
visibile in visualizzazione della scheda.
Di seguito la pagina di visualizzazione di una persona esterna:
In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Modifica → Ripeti nuovo → Opzioni (Cancella)In alto a destra è visibile l'icona per la visualizzazione della storia dell'entità:
→ StoriaPer inserire una nuova persona esterna selezionare il pulsante “Persona Esterna” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”
La persona esterna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.
Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una persona esterna.
All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:
NB: terminata la fase di inserimento di una nuova Persona Esterna Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "PE" + un numero progressivo di sei cifre, ad esempio "PE047037" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda.
posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".
Questa icona 
permette di inserire più occorrenze.
Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:
Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze possedute dalla persona all'interno della struttura.
Nella sezione è presente un unico campo:
Un gruppo è un insieme di persone che condividono un obiettivo comune (es: Gruppo di analisi sulla conservazione digitale) o accomunate da una caratteristica (es: i responsabili degli uffici), non appartenenti alla stessa UOR ma che hanno necessità di assegnarsi documenti in via esclusiva. Pertanto i membri di un gruppo devono appartenere alla medesima AOO e devono essere censite tra le persone interne, ovviamente non tutti i membri devono obbligatoriamente appartenere alla stessa struttura (UOR).
Lo scopo di un gruppo è quello di limitare la visibilità dei documenti assegnati al gruppo ai suoi soli componenti, indipendentemente dalle loro singole strutture di appartenenza. Il gruppo non si colloca nella gerarchia della AOO, il suo utilizzo è indicato solo in situazioni particolari (es: un progetto che coinvolge solo alcuni membri di UOR differenti), in pratica crea una “struttura” trasversale alle normali UOR.
Il responsabile del gruppo ha sempre diritto d'intervento sui documenti dello stesso a prescindere dai diritti del gruppo. Quindi nel caso in cui nessuno dei diritti sia stato spuntato il responsabile del gruppo è l'unico che ha diritto di intervento sui documenti del gruppo.
Di seguito la pagina di visualizzazione di un gruppo:
In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Modifica → Ripeti nuovo → Opzioni (Cancella)In alto a destra è visibile l'icona per la seguente azione:
→ Persone assegnate: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti al gruppo. Il button apre un popup laterale con l'elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata. Sotto l'intestazione è presente il button “Vedi tutti” che rimanda alla maschera di ricerca avanzata con l’elenco degli utenti assegnati al gruppo selezionato. Dai risultati di ricerca è possibile effettuare l'export tramite l’apposito button "Esporta tutto" oppure filtrare ulteriormente la ricerca. → StoriaPer inserire un nuovo gruppo selezionare il pulsante “Gruppi” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”
Il gruppo presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.
Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un gruppo.
Questa sezione contiene le informazioni generali del gruppo, alcuni campi sono obbligatori e altri facoltativi:
con tooltip "Inseriscimi come Responsabile" è presente solo se il gruppo che si sta inserendo è creato nell'AOO dell'utente che lo sta inserendo in anagrafica (Di default i campi Cod. Amm. e Cod. AOO sono compilati con i codici della struttura a cui afferisce l'utente che sta effettuando l'inserimento). NB: terminata la fase di inserimento di un nuovo Gruppo Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "GR" + un numero progressivo di tre cifre, ad esempio "GR023" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda. Eseguito il salvataggio del gruppo i campi Codice Amm. e Codice AOO diventano immodificabili.
Questa sezione contiene i campi relativi ai diritti sui documenti e fascicoli del gruppo:
Le restrizioni alla visione dei documenti riservati o segreti operano sui documenti visibili all'utente. Tuttavia è possibile limitare la visione di questa categoria di documenti restringendola ai soli documenti personali (se l'utente è in possesso almeno del diritto di visione dei documenti della propria UOR). La sezione è relativa ai diritti di visione su documenti riservati, altamente confidenziali e segreti:
Di seguito si descrivono i campi della sezione:
I profili servono a gestire in maniera standardizzata gli utenti, suddividendoli per categorie in base ai ruoli ricoperti e alle funzioni che devono svolgere. In sintesi, un singolo profilo corrisponde ad un modello standard di abilitazioni a Titulus. L'utilizzo dei profili semplifica, agevola e rende più veloce la gestione degli utenti. Nell'utilizzare un profilo occorre avere bene a mente alcuni aspetti:
NB: si riportano per comodità tutti i campi già descritti per "Persona interna". Si ricorda che al profilo standard assegnato al singolo utente possono essere effettuate eventuali modifiche per una profilazione personalizzata dell'utente. Per assegnare un profilo di diritto a un utente si veda il capitolo del manuale "Persona interna".
Di seguito la pagina di visualizzazione di un profilo:
In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Modifica → Ripeti nuovo → Opzioni (Cancella)In alto a destra è visibile l'icona per la seguente azione:
→ Persone assegnate: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti alla struttura. Il button apre un popup laterale con l'elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata. Sotto l'intestazione è presente il button “Vedi tutti” che rimanda alla maschera di ricerca avanzata con l’elenco degli utenti assegnati al profilo selezionato. Dai risultati di ricerca è possibile effettuare l'export tramite l’apposito button "Esporta tutto" oppure filtrare ulteriormente la ricerca. → StoriaPer inserire un nuovo profilo selezionare il pulsante “Profili” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”
Il profilo presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.
Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un profilo.
Di seguito i campi
Di seguito i campi relativi alla sezione amministrazione:
SuperUser → Il diritto SuperUser permette di visualizzare e modificare le "Impostazioni avanzate", le "Configurazioni informazioni di pubblicazione", le "Configurazioni dei repertori" in Configurazioni (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo, altrimenti la sezione non si visualizza) e visualizzare la sezione Amministrazione nelle schede delle Persone interne di Titulus. Il diritto SuperUser permette inoltre di modificare le login delle Persone interne.
TITULUS ORGANI → Questa casella abilita l'utente come amministratore di Organi (se il Modulo Organi è attivo presso l'Ente). Con questo diritto è abilitato il button "Configurazione" all'interno del Modulo Organi che consente di visualizzare/modificare tutti gli Organi esistenti e crearne di nuovi; può anche eliminare gli Organi esistenti. Con questo diritto e il diritto di modifica delle persone interne si abilita la sezione Diritti dell'utente su Titulus Organi all'interno delle schede delle persone interne.
Attraverso questa sezione è possibile gestire i diritti della persona in oggetto in relazione al modulo ACL, ed è composta dai seguenti campi:
e di conseguenza non può accedervi. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. accanto ai campi compilabili tramite Thesaurus.Questa sezione è visibile da chi possiede il diritto TITULUS nella sezione Amministrazione.
Questa sezione è molto ampia, ed è relativa a tutti i diritti che possono essere assegnati all'utente che si sta inserendo/modificando. La modifica dei diritti di un utente già inserito in ACL può essere effettuata cliccando l'icona di modifica dopo aver ricercato e aperto la scheda dell'utente scelto.
La sezione è composta dai seguenti campi:
Di seguito, per maggiore chiarezza, si riporta la maschera di inserimento di nuovi documenti in Titulus di un utente che ha il diritto di inserimento delle caselle Protocollo in arrivo, partenza, interno e documenti non protocollati:
Di seguito la tendina che si popola se è abilitata la visibilità sui documenti Riservati/Altamente Confidenziali/Segreti:
Visione documenti e fascicoli → Questa casella abilita l'utente alla visione sui documenti prodotti dalla UOR di cui è Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti della UOR di cui è Responsabile, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.
Intervento sui documenti e i fascicoli → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti della UOR di cui è Responsabile. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR di responsabilità si compilerà automaticamente.
Intervento su tutti i documenti e i fascicoli → Questa casella attribuisce, all'utente di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti in ACL, il diritto di modifica di tutti i record presenti in banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le regole di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.
Intervento sui documenti e i fascicoli della propria UOR → Questa casella attribuisce all'utente il diritto di intervento su tutti i documenti assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando questo diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di 'Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene data visione della Vaschetta nella sezione “Documenti in gestione”.
Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di intervento sui documenti di AOO diverse da quella di appartenenza. Senza la spunta su questa casella l'utente:
solo se ha attivi i diritti "Intervento su tutti i documenti e fascicoli", può attivare un iter su documenti di altre AOO;
Altre UOR → nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti delle UOR sottostanti'. Qualora l'utente debba essere abilitato ad intervenire su documenti assegnati ad UOR diverse da quelle gestite con i diritti sopra indicati, si può far uso di questo particolare diritto, nel quale può essere inserita una UOR tramite lookup o ricerca automatica.
Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati → se viene spuntata questa casella, l'utente viene abilitato ad aggiungere o rimuovere allegati a documenti già protocollati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene assegnato solo a utenti scelti i quali lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file a record di documenti già protocollati aventi documenti informatici allegati sbagliati o incompleti.
Rimozione di fascicoli → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a cancellare fascicoli. Per poter rimuovere un fascicolo, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti). Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.
Acquisizione differita immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Può associare immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Può associare file → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati) e di tutti i fascicoli → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di vedere TUTTI i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono però esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in una sezione a parte, denominata “Riservatezza”.
…ad esclusione dei file → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di visualizzare tutto il protocollo, ma non potrà visualizzare file allegati, quindi per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata.
Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.
Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.
Fascicoli degli studenti → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e può contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento. NOTA BENE: questa sezione è visibile solo la tipologia di fascicolo è configurata in fase di avviamento.
Intervento sui fascicoli degli studenti → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli studenti. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.
Visione dei fascicoli degli studenti → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli degli studenti.
Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studenti → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti ma anche della documentazione che essi contengono.
Intervento sui fascicoli del personale → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli del personale. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.
Visione dei fascicoli del personale → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli del personale.
Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli del personale ma anche della documentazione che essi contengono.
Intervento sui fascicoli di persona giuridica → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli di persona giuridica. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.
Visione dei fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli di persona giuridica.
Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli di persona giuridica ma anche della documentazione che essi contengono.
Utente abilitato all'invio → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Abilita ricezione differita notifiche → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
Dalla versione 5.3.0 la sezione precedentemente denominata "Diritti dell'utente sui procedimenti" è stata rinominata "Diritti dell'utente su Processi e piano di classificazione".
Attraverso questa sezione sono gestiti i diritti dell'utente sul modulo:
NOTA BENE: la sezione Procedimenti relativa ai diritti su Procedamus è stata eliminata dalla versione 5.3.0 in quanto dismessa in Titulus 5.
Questa sezione contiene i diritti di gestione della visualizzazione dei documenti riservati. Titulus permette di restringere l'ambito di applicazione dei diritti di visualizzazione di documenti riservati rispetto ai diritti di visualizzazione già esplicitati in alto.
Di seguito si descrivono i campi della sezione:
All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito al modulo Titulus Organi. Si rimanda al manuale del modulo per ulteriori specifiche sul funzionamento dello stesso: Manuale utente Titulus 5 - Organi.
Di seguito sono descritte le sezioni:
Le icone rispettivamente per Comunicazioni e Proposte permettono di inserirle/visualizzarle.
Se si spunta l'icona viene spuntata automaticamente la casella relativa alla visualizzazione. Viceversa non avviene il contrario in quanto l'utente può essere abilitato alla sola visualizzazione.
La sezione permette di visualizzare tutti i repertori presenti nell'ambiente, di ricercarli per denominazione e attribuire all'utente i diritti di inserimento, visualizzazione o visualizzazione completa sul singolo repertorio.
| Abilita l'utente ad inserire un documento all'interno dello specifico repertorio |
| Abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti registrati all'interno del repertorio, solo se di sua competenza o in copia conoscenza. |
| Abilita l'utente alla visione completa di TUTTI i documenti registrati nel repertorio. |
Se si spuntano l'icona o l'icona viene spuntata automaticamente la casella relativa alla visualizzazione .
Per salvare le modifiche effettuate si deve cliccare sul button in alto a destra nella scheda. La storia delle modifiche effettuate si può visionare cliccando sull'icona visibile in visualizzazione della scheda.
Di seguito la pagina di visualizzazione di una AOO:
In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Modifica → Ripeti nuovo → Opzioni (Cancella)In alto a destra sono visibili le icone per la seguenti azioni:
→ Genera voci indice RIP (apre il seguente popup) si rimanda per ulteriori informazioni al seguente manuale R.I.P. - Registro informatico giornaliero di protocollo
Una volta cliccato su "Conferma" viene generata la sezione "Voci d'indice per il RIP" compilata automaticamente.
→ StoriaPer inserire una nuova AOO selezionare il pulsante “AOO” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”
L'AOO presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.
Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una AOO.
La sezione contiene i seguenti campi:
))
In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC).
La PEC, a differenza della casella di archiviazione (sezione descritta successivamente), funziona come sistema di scambio e-mail certificate da ambo le parti in quanto effettua controlli sull'effettiva spedizione e ricezione delle mail e inoltre supporta la gestione delle ricevute (di accettazione, di consegna, di conferma o di annullamento di registrazione di protocollo).
Inserimento di una casella di PEC
N.B. Prima di procedere alla configurazione della Casella PEC assicurarsi che non siano presenti messaggi al suo interno o che i messaggi siano inseriti all'interno di cartelle; Il rischio, infatti, è che tutti i messaggi presenti nella casella PEC confluiscano automaticamente in Titulus. |
Nella sezione “Configurazione PEC'” si può procedere alle configurazioni della Posta Elettronica Certificata:
Questi campi vanno valorizzati con il codice Amministrazione fornito all'Ente all'atto di accreditarsi all'IPA. Il codice qui inserito è ripreso da Titulus all'atto di compilare il file segnatura.xml per comunicare via PEC informazioni sulla propria registrazione agli enti destinatari del messaggio PEC, chi non dovesse possedere tali informazioni può semplicemente ripetere le informazioni scritte sopra. I campi sono obbligatori ma modificabili.
Per ogni casella PEC (sezione Casella PEC) sono presenti i toggle "Default", "Disabilitata" e "Notifiche e-mail". Se presenti più caselle PEC configurate deve esserne selezionata una di default e le altre disabilitate. Se presente un'unica casella PEC questa deve essere selezionata come default.
Di seguito i campi da configurare:
Workflow → in questo campo si configurano i workflow per la casella PEC che si sta inserendo
Tramite la seguente icona 
è possibile selezionare un iter di autorizzazione tramite il seguente popup:
La seguente icona permette di eliminare il Workflow precedentemente inserito:
la presente icona permette di testare la raggiungibilità da parte del server dell'indirizzo inserito (l'icona compare solo dopo aver inserito un indirizzo PEC), sia per la ricezione che per la spedizione dei messaggi.
Di seguito un esempio di pop up per di un test della connessione andato a buon fine:
In ACL è possibile attivare, all'interno di una AOO, una o più caselle di archiviazione automatica delle mail.
Per attivare una nuova casella di archiviazione automatica in inserimento/modifica AOO devono essere compilati i seguenti campi:
Nella sezione “Casella di archiviazione” procedere alle configurazioni per una casella di archiviazione automatica delle mail:
Nome → inserire il nome della casella di archiviazione
Document Model → selezionare dal menu a tendina una delle due tipologie di maschere utilizzabili per la visualizzazione e la ricerca delle mail pervenute alla casella
Documento non protocollato (tipologia varie) → viene utilizzata la maschera del documento non protocollato e pertanto alle registrazioni non verrà assegnato un numero di protocollo.
Bozza del protocollo in arrivo → viene utilizzata la maschera del protocollo in arrivo, ma la scelta se protocollare o cancellare la bozza viene riservata al RPA del documento.
Registrazione bozza a cura di (ex campo Operatore - Persona in T4) e Registrazione bozze a cura dell'ufficio (ex campo Operatore - Ufficio) → il valore inserito in questi campi viene visualizzato nella storia del documento e nel widget delle bozze in arrivo come creatore del documento. Si tratta di un record generato in automatico da Titulus, di conseguenza non esiste una persona fisica che crea il record. Per avere questa informazione anche nei documenti provenienti dalla email è necessario compilare questo campo. Alcune denominazioni suggerite: Registrazione bozza a cura dell'ufficio Sistemi Informativi, Registrazione bozza a cura di Casella Archiviazione.
Responsabile bozze (ex Responsabile - Persona + Matricola in T4) Ufficio responsabile bozze (ex Responsabile - Ufficio + Cod. Uff. in T4) → i valori inseriti in questi campi corrispondono al campo RPA del documento salvato automaticamente. I campi sono valorizzabili tramite lookup o ricerca automatica di utente già inserito in anagrafica. Si tratta dell'utente a cui viene assegnata la bozza Mail come RPA (l'utente scelto sarà il destinatario delle bozze Mail in arrivo e le visualizzerà nella propria vaschetta bozze e nel widget "bozze in arrivo". Tale nominativo può essere:
fisso e stabilito di default, è il caso in cui si desidera che tutte le mail pervenute alla casella siano assegnate alla medesima persona all'interno della AOO
recuperato dal mittente della mail, se viene attivato il toggle “daMittente”. L'indirizzo del mittente verrà ricercato nel campo email delle persone interne. Se l'indirizzo viene trovato la persona cui questo appartiene viene impostata come RPA del documento.
recuperato dal destinatario della mail, se viene attivato il toggle “daDestinatario”. L'indirizzo del destinatario verrà cercato nel campo email delle persone interne. Se l'indirizzo viene trovato la persona cui questo appartiene viene impostata come RPA del documento.
Nella sottosezione Mailbox: sono contenute le informazioni sulla casella di posta elettronica, in particolare
Protocol / Host / Port → in questi campi inserire i dati del server; nel menù a tendina sono selezionabili i protocolli utilizzabili in Titulus per dialogare col server di posta; Titulus riporta in automatico la porta standard utilizzata nei messaggi Mail, il campo è comunque editabile qualora fosse necessario.
Email → il valore deve essere l'indirizzo di posta elettronica
Login e Password → i campi devono essere compilati con login e password della casella
la presente icona permette di testare la raggiungibilità da parte del server dell'indirizzo inserito (l'icona compare solo dopo aver inserito un indirizzo mail e compilati i campi login e password), sia per la ricezione che per la spedizione dei messaggi.NB: Con la casella di Archiviazione si può solo ricevere e archiviare mail in Titulus ma non spedire.
Di seguito la pagina di visualizzazione di una struttura interna.
In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ Modifica → Ripeti nuovo → Opzioni (Cancella)In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:
→ StoriaPer inserire un nuovo comune selezionare il pulsante “Comuni” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”.
Il comune presenta la seguente maschera di inserimento/modifica composta da un'unica sezione:
Sezione - Informazioni generali
I campi di questa sezione sono i seguenti:
