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FASEDESCRIZIONE

PRE-SEDUTA

(seduta a calendario)

l'Ufficio Organi Collegiali, secondo il calendario dell'organo, crea una nuova seduta (che non è ancora visibile né ai membri dell'organo, né agli osservatori)

il proponente o un utente PTA di un ufficio dell'ateneo in sua vece inserisce (o ha già precedentemente inserito) una o più proposte, secondo modelli di documento specifici per quell'organo

l'Ufficio Organi Collegiali, dopo validazione formale e iter approvativo, inserisce le proposte nell'OdG della seduta in corso, eventualmente recuperandone alcune dall'elenco delle proposte sospese; può sbloccare la singola proposta al proponente, che verrà notificato via mail, per consentirgli di apportare modifiche necessarie, dopodiché l'UOC bloccherà nuovamente la proposta

l'Ufficio Organi Collegiali:

  • mette in pubblicazione le proposte della seduta ai membri e agli osservatori, che da questo momento le potranno consultare attraverso il MCS, a meno che vengano considerati non convocati alla seduta o non convocati alla discussione della singola proposta;
  • inserisce eventuali proposte provvisorie, da completare in un secondo tempo;
  • segnala eventuali modifiche alle proposte e/o ai file delle proposte tramite un messaggio di alert che comparirà nel MCS
l'Ufficio Organi Collegiali invia la convocazione contenente l'OdG e, se necessario, delle integrazioni alla convocazione con i riferimenti alle proposte eventualmente aggiornate

l'Ufficio Organi Collegiali può inserire proposte all'ultimo momento (proposte fuori sacco)

DISCUSSIONE

(seduta live)

l'Ufficio Organi Collegiali indica che la seduta è in discussione, ovvero live (è possibile comunque accedere alla lavorazione della seduta senza passare dal live); gestisce la discussione di una singola proposta con la possibilità di modificare le convocazioni dei membri.
l'Ufficio Organi Collegiali compone l'ordine di discussione, aggiunge note a corredo delle singole proposte e indica le eventuali proposte non discusse
l'Ufficio Organi Collegiali può avviare la votazione sulle singole proposte.
l'Ufficio Organi Collegiali al termine della discussione conclude il live

POST-SEDUTA

(seduta in lavorazione e seduta conclusa)





l'Ufficio Organi Collegiali inizia la lavorazione della seduta confermando i risultati, ovvero indicando l'esito delle proposte;

in questa fase, le proposte discusse e votate sono bloccate alla visibilità per i Consiglieri/Senatori e vengono via via rese visibili

l'Ufficio Organi Collegiali conferma i presenti/assenti (ma può poi modificarli sulla singola delibera)

l'Ufficio Organi Collegiali trasforma le proposte in delibere (dispositio), con un numero di protocollo e uno di repertorio; i presenti/assenti/non convocati possono essere modificati per la singola proposta

l'Ufficio Organi Collegiali invia le delibere alla firma, singolarmente o in blocco

l'Ufficio Organi Collegiali può rendere disponibili alla vista alcune delibere tramite la funzione "seduta stante"

Quando tutte le delibere sono state elaborate, l'Ufficio Organi Collegiali produce il verbale, che è un documento unico che comprende tutte le delibere, i presenti/assenti, la narrazione della seduta, l'esposizione dei membri, la discussione, etc.

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