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Il processo descrive la modalità di reperimento delle risorse da parte dell'Ateneo attraverso le prestazioni di servizi da tariffario e/o a partire da un contratto attivo. Il ciclo attivo può essere commerciale, se riguarda la vendita di beni o servizi, oppure istituzionale se riguarda i finanziamenti da terzi. Il menu può essere chiuso e riaperto in qualsiasi momento cliccando rispettivamente i bottoni arancioni [Chiudi] e [Apri] posti immediatamente sopra il menu stesso. Ogni funzione selezionata è richiamabile attraverso la tendina "Funzioni aperte" e può essere chiusa tramite il pulsante [Chiudi Funzione]. Per accedere all'elenco completo dei tipi DG appartenenti ai vari cicli gestionali, entrare in: Documenti gestionali >> Accesso per cicli. Il Documento Gestionale (DG) è l'elemento cardine dell'architettura configurabile di U-GOV. Il DG rappresenta un passo in un generico processo, ha struttura del tipo testata - dettaglio. Il DG ha il compito primario di riportare tutte le informazioni che definiscono gli eventi gestionali associati a una sezione di processo e di attivare le registrazioni contabili (o di altro tipo) necessarie. Struttura e comportamenti del DG sono configurabili per potersi adattare al processo che si vuole descrivere. Più documenti gestionali, collegati tra loro con relazioni predecessore/successore, permettono di configurare un Ciclo Gestionale. Con il termine Ciclo Gestionale (CG) si vuole indicare la rappresentazione applicativa dei processi amministrativi, decisionali o di supporto, che l'organizzazione attiva al suo interno. Documenti e cicli gestionali rappresentano quindi il nucleo configurabile del sistema. Tutti i cicli gestionali hanno alcune caratteristiche comuni: - rappresentano un iter procedurale che persegue un risultato finale rappresentato in genere dalla registrazione di un movimento; - coinvolgono normalmente sia attività di immissione diretta di dati da parte degli operatori, sia operazioni di elaborazione da parte del sistema; - ad essi è associato il concetto di stato complessivo di avanzamento rappresentato da una serie di documenti gestionali (DG) che, con le loro variazioni, attestano il verificarsi di determinati eventi gestionali. I motori di registrazione sono invece l'anima transazionale del sistema ed i componenti che implementano le logiche specifiche delle diverse aree funzionali. Sono attivati a partire dai documenti gestionali ed hanno il compito di elaborare le informazioni provenienti da questi, generare le opportune movimentazioni/registrazioni ed aggiornare le anagrafiche. Tali operazioni eseguite dai motori sono quindi indotte da un qualche evento gestionale che viene comunicato ai motori attraverso i DG. I motori presenti nei vari cicli gestionali sono: - motore di contabilità generale (Coge): effettua le registrazioni in COGE; - motore di contabilità analitica (Coan): effettua le registrazioni in COAN; - motore Iva: effettua le registrazioni dell'Iva; - motore dell'inventario: registra le movimentazioni degli articoli a patrimonio. Per poter effettuare le registrazioni dei DG e le elaborazioni nei motori, occorre valorizzare i contesti, che sono rispettivamente definiti da: - Modulo Documenti Gestionali anno e l’unità organizzativa (UO); - Modulo Contabilità Generale esercizio e unità economica (UE); - Modulo Contabilità Analitica esercizio e unità analitica (UA); - Modulo Inventario esercizio e inventario. L’unità organizzativa rappresenta la gerarchia trasversale a tutti gli applicativi U-GOV. Nel mondo contabile, invece, sono presenti l’unità economica e l’unità analitica. La scelta del contesto è quindi necessaria per attivare i motori contabili COGE e COAN. La COGE è la contabilità ufficiale di riferimento, che produce le movimentazioni in partita doppia, mentre la COAN è una contabilità interna che sostituisce il bilancio di previsione della contabilità finanziaria e permette il controllo di disponibilità in sede di effettuazione della spesa. Struttura generale del documento gestionale Tutti i DG condividono una struttura di base comune che supporta tutte le informazioni. La struttura di un documento gestionale è del tipo testata - righe di dettaglio, arricchita attraverso l'uso di estensioni. La testata è l'elemento del DG che contiene una serie di informazioni standard per ogni tipo Dg ( numero registrazione, data registrazione, Unità organizzativa…) Il dettaglio è l'elemento che specifica gli attributi del singolo documento gestionale. Le estensioni rappresentano blocchi di attributi che possono essere assegnati ad un tipo di DG; le estensioni possono essere gestionali oppure di motore: le prime ospitano solo informazioni di tipo gestionale (soggetto, indirizzo,…) le seconde contengono informazioni di pertinenza di uno specifico motore verticale (COFI, COGE, IVA,..). Con il termine tipo DG ci si riferisce all’intera struttura testata/dettaglio del documento; questo implica che non sono ammessi documenti con testata di un tipo e dettagli di un altro o dettagli di tipi diversi collegati ad un’unica testata. Di seguito è esposto il processo per la gestione di un ciclo attivo standard: Ordinativo di pagamento incasso N.B. Ogni scheda presente all'interno dei documenti gestionali ha delle caratteristiche comuni quali: - i campi grigi sono compilati automaticamente dal sistema; - i campi rosa sono editabili dall'utente e si devono distinguere tra quelli obbligatori contrassegnati dall'asterisco [*] e quelli facoltativi senza asterisco. In ogni maschera i campi che devono essere compilati dall'utente sono stati evidenziati da un rettangolo rosso. Sottofunzioni Accanto ad ogni documento gestionale è proposta l’operazione che l’utente è in grado di fare: Ricerca, Crea Nuovo, Crea e Associa. Ad esempio per il documento gestionale Contratto Attivo sono possibili le azioni Ricerca tramite l’icona
FIGURA 1 Nelle maschere di seguito sono proposti i documenti gestionali presenti nel ciclo attivo e le registrazioni che generate dai motori contabili. Ricerca pratiche Per ogni pratica caricata è possibile fare una ricerca all'interno del sistema attraverso il pulsante [Ricerca], posto nella funzione Ciclo Attivo, prima dell'elenco delle sottofunzioni, come mostrato in figura 1.
FIGURA 2 Il sistema chiede all'utente di inserire l'Unità Organizzativa per poter accedere alla finestra della ricerca. Si può ricercare l'Unità Organizzativa con il pulsante [...] con cui si accede a una nuova finestra con l'elenco di tutte le unità presenti all'interno del sistema. La ricerca interna può avvenire sia sfogliando una pagina alla volta sia con il pulsante [Filtra]. Il pulsante [Filtra] viene utilizzato per restringere la ricerca, che può avvenire tipicamente per codice e denominazione. Nel Attributo Codice e Denominazione inserire parte del codice o denominazione, preceduto e seguito da asterisco [*] e cliccare quindi sul pulsante [Filtra]. Per eliminare il filtro cliccare su [Annulla Filtro]. Si torna alla visualizzazione dell'intero elenco delle Unità Organizzative presenti. Dopo aver scelto l'Unità cliccare [OK] per continuare. Il sistema presenta la finestra mostrata qui sotto, figura 2. Per ricercare una pratica si possono compilare i campi della sezione "Criteri ricerca", oppure cliccare sul pulsante [Recupera], tramite il quale viene visualizzato l'elenco completo delle pratiche.
FIGURA 3 Cliccare sulla freccia a sinistra nella lista per poter selezionare la pratica desiderata (figura 4).
FIGURA 4 L'utente deve ora cliccare sul pulsante [Documenti], che si attiva solo dopo aver scelto la pratica. Il sistema mostra un riepilogo dei dati della pratica selezionata e l'utente deve quindi cliccare sull'immagine per attivare il pulsante [Apri] (figura 5). In questo modo, si accede alla pratica desiderata.
FIGURA 5 Descrizione sintetica dei diversi documenti gestionali appartenenti al ciclo attivo Di seguito verrà distinto il caso del ciclo attivo da contratto commerciale da quello da contratto istituzionale. Ciclo attivo in attività commerciale Il processo viene attivato al momento della stipula di un contratto attivo per l'Ateneo, che deve essere opportunamente inserito nel sistema con Documento Gestionale. Nel Documento Gestionale di tipo contratto attivo è necessario specificare il tipo attività come commerciale e indicare il tipo di operazione Iva che indirizza le successive scritture del modulo Iva. Le altre informazioni definite nell’estensione contratto (esempio il tipo di contratto, il numero delle rate, la cadenza delle rate ecc….) specificano le caratteristiche dell’operazione. I documenti gestionali che appartengono a questo ciclo sono: contratto attivo (documento di avanzamento); fattura proforma; fattura di vendita; ordinativo di incasso. Contratto attivo Nella configurazione standard il Contratto attivo non genera alcuna scrittura di contabilità generale; però è possibile compilare le informazioni contabili dell’estensione Coge, questo permette la valorizzazione delle informazioni Coan, derivate dalle tabelle associative. Il contratto attivo, nella configurazione standard può generare una scrittura coan di tipo anticipata. La scelta del tipo attività commerciale e la definizione dei dati dell’estensione Iva, obbliga la registrazione nel "motore Iva" dei documenti gestionali successori del Contratto. Vi si accede dal percorso: Documenti gestionali >> Cicli Gestionali >> Ciclo Attivo>> Contratto Attivo oppure Documenti gestionali >> Accesso per Tipologie >> Contratto Attivo Documento di avanzamento E’ possibile gestire un documento gestionale successore del contratto attivo e precedessore della fattura proforma, questo documento, chiamato Doc Avanzamento, non genera alcuna scrittura di contabilità generale; è possibile compilare le informazioni contabili dell’estensione Coge, questo permette la valorizzazione delle informazioni Coan, derivate dalle tabelle associative. Il documento di avanzamento può generare una scrittura coan di tipo anticipata. Vi si accede dal percorso: Documenti Gestionali >> Accesso per Cicli >> Ciclo Attivo>> Doc Avanzamento oppure Documenti Gestionali >> Accesso per Tipologie >> Doc Avanzamento Fattura proforma E’ un documento che anticipa la fattura, e serve per ottenere un pagamento anticipato. Nel ciclo attivo, con tipo attività commerciale, la fattura proforma è documento successore del documento gestionale Contratto attivo, e deve essere contabilizzato sia in contabilità generale che in contabilità analitica. La registrazione in Coan avviene mediante la scrittura Normale; mentre in Coge si effettua la scrittura Anticipata -> fatture da emettere (Dare) a Ricavo (Avere). Vi si accede dal percorso: Documenti Gestionali >> Accesso per Ciclo>> Ciclo Attivo>> Fattura proforma oppure Documenti Gestionali >> Accesso per Tipologie >> Fattura proforma Fattura di vendita E’ il documento obbligatorio fiscale che attesta l’effettiva cessione di beni e servizi. La fattura di vendita in U-GOV deve essere contabilizzata nei motori di Contabilità Generale, Contabilità Analitica, Iva ed eventualmente in Inventario. In Coan si registra una scrittura Normale, in Coge si registra la scrittura Prima -> Clienti (Dare) a Ricavo (Avere). La fattura di vendita poi deve essere contabilizzata in Iva, per consentire l’adempimento degli obblighi fiscali. Funzione Accesso per Cicli Gestionali >> Ciclo Attivo>> Fattura di vendita oppure Funzione Accesso per Tipologie >> Fattura di vendita Nota di credito di vendita E’ il documento a rilevanza fiscale a rettifica, parziale o totale, di una precedente cessione di beni e servizi. La nota di credito di vendita in U-GOV deve essere contabilizzata nei motori di Contabilità Generale, Contabilità Analitica, Iva. In Coan si registra una scrittura Normale, in Coge si registra la scrittura Prima -> Ricavo e IVA (Dare) a Clienti (Avere). La fattura di vendita poi deve essere contabilizzata in Iva, per consentire l’adempimento degli obblighi fiscali. Vi si accede dal percorso: Documenti Gestionali >> Accesso per Cicli >> Ciclo Attivo>> Nota credito vendita oppure Documenti Gestionali >> Accesso per Tipologie >> Nota credito vendita Ordinativo di incasso E’ il documento gestionale che raccoglie tutte le informazioni necessarie all’istituto cassiere per procedere all’incasso. L’ordinativo di incasso viene registrato in contabilità, mentre nel modulo dei documenti gestionali è possibile solamente la consultazione del documento. Vi si accede dal percorso: Documenti Gestionali >> Accesso per Cicli >> Ciclo Attivo>> Ordinativo di incasso oppure Documenti Gestionali >> Accesso per Tipologie >> Ordinativo di incasso Ciclo attivo da contratto istituzionale Il processo viene attivato al momento della stipula di un contratto attivo per l'Ateneo, nel sistema viene caricato con un Documento Gestionale. Nel Dg contratto attivo iniziatore di ciclo è necessario specificare che l'attività è di tipo istituzionale. Le altre informazioni definite nell’estensione contratto (esempio il tipo di contratto, il numero delle rate, la cadenza delle rate ecc….) specificano le caratteristiche dell’operazione. I documenti gestionali che appartengono a questo ciclo sono: - contratto attivo; - documento di avanzamento; - generico di entrata; - ordinativo di incasso. Contratto attivo Nella configurazione standard il Contratto attivo non genera alcuna scrittura di contabilità generale; però è possibile compilare le informazioni contabili dell’estensione Coge, questo permette la valorizzazione delle informazioni Coan, derivate dalle tabelle associative. Il contratto attivo genera una scrittura coan di tipo anticipata. Vi si accede dal percorso: Documenti Gestionali >> Accesso per Cicli >> Ciclo Attivo>> Contratto Attivo oppure Documenti Gestionali >> Accesso per Tipologie >> Contratto Attivo Documento avanzamento E' il documento emesso all'atto di esecuzione della prestazione in cui si indicano i dati relativi alla prestazione eseguita. In un ciclo attivo in attività istituzionale è il documento successore del contratto attivo e/o successore di un documento di tipo generico entrata. Richiamando il contratto attivo relativo, il sistema replica automaticamente le informazioni contabili iscritte al momento della creazione del contratto attivo. Il documento non ha effetti in Coge, mentre in Coan genera una scrittura Anticipata Vi si accede dal percorso: Documenti Gestionali >> Accesso per Cicli >> Ciclo Attivo>> Doc Avanzamento oppure Documenti Gestionali >> Accesso per Tipologie >> Doc Avanzamento Generico in entrata E’ il documento gestionale che è a valle di un contratto istituzionale (creato con la funzione Crea e associa) oppure emesso per la rilevazione di particolari proventi ( esempio gli interessi attivi ). In Coge genera una scrittura Prima e in Coan una scrittura di tipo Normale. Documenti gestionali >> Accesso per Cicli >> Ciclo Attivo>> Generico in entrata oppure Documenti gestionali >> Accesso per Tipologie >> Generico in entrata Ordinativo di incasso L’ordinativo è il documento gestionale che raccoglie le informazioni da inviare al cassiere per effettuare gli incassi. Un ordinativo può essere comprensivo di più documenti, anche intestati a soggetti diversi e con diversi codici gestionali di riclassificazione. Il sistema crea un ordinativo con tanti dettagli quante sono le combinazioni di soggetti anagrafici, modalità di pagamento e codici gestionali presenti nei documenti selezionati. L’ordinativo viene creato, e si può modificare esclusivamente, dal modulo di Contabilità Generale. Nel modulo dei Documenti Gestionale è possibile solo visualizzare il Documento gestionale di tipo Ordinativo Incasso Documenti gestionali >> Accesso per Cicli >> Ciclo Attivo>> Ordinativo di incasso oppure Documenti gestionali >> Accesso per Tipologie >> Ordinativo di incasso
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