Cicli gestionali

Il Documento Gestionale (DG) è l'elemento cardine dell'architettura configurabile di U-GOV. Il DG rappresenta un passo in un generico processo, ha struttura del tipo testata - dettaglio. Il DG ha il compito primario di riportare tutte le informazioni che definiscono gli eventi gestionali associati a una sezione di processo e di attivare le registrazioni contabili (o di altro tipo) necessarie.

Struttura e comportamenti del DG sono configurabili per potersi adattare al processo che si vuole descrivere. Più documenti gestionali, collegati tra loro con relazioni predecessore/successore, permettono di configurare un Ciclo Gestionale. Con il termine Ciclo Gestionale (CG) si vuole indicare la rappresentazione applicativa dei processi amministrativi, decisionali o di supporto, che l'organizzazione attiva al suo interno.

Documenti e cicli gestionali rappresentano quindi il nucleo configurabile del sistema.

Tutti i cicli gestionali hanno alcune caratteristiche comuni:

- rappresentano un iter procedurale che persegue un risultato finale rappresentato in genere dalla registrazione di un movimento;

- coinvolgono normalmente sia attività di immissione diretta di dati da parte degli operatori, sia operazioni di elaborazione da parte del sistema;

- ad essi è associato il concetto di stato complessivo di avanzamento rappresentato da una serie di documenti gestionali (DG) che, con le loro variazioni, attestano il verificarsi di determinati eventi gestionali.

I motori di registrazione sono invece l'anima transazionale del sistema ed i componenti che implementano le logiche specifiche delle diverse aree funzionali. Sono attivati a partire dai documenti gestionali ed hanno il compito di elaborare le informazioni provenienti da questi, generare le opportune movimentazioni/registrazioni ed aggiornare le anagrafiche. Tali operazioni eseguite dai motori sono quindi indotte da un qualche evento gestionale che viene comunicato ai motori attraverso i DG.

I motori presenti nei vari cicli gestionali sono:

- motore di contabilità generale (Coge): effettua le registrazioni in COGE;

- motore di contabilità analitica (Coan): effettua le registrazioni in COAN;

- motore Iva: effettua le registrazioni dell'Iva;

- motore dell'inventario: registra le movimentazioni degli articoli a patrimonio.

Per poter effettuare le registrazioni dei DG e le elaborazioni nei motori, occorre valorizzare i contesti, che sono rispettivamente definiti da:

- Modulo Documenti Gestionali anno e l’unità organizzativa (UO);

- Modulo Contabilità Generale esercizio e unità economica (UE);

- Modulo Contabilità Analitica esercizio e unità analitica (UA);

- Modulo Inventario esercizio e inventario.

L’unità organizzativa rappresenta la gerarchia trasversale a tutti gli applicativi U-GOV.

Nel mondo contabile, invece, sono presenti l’unità economica e l’unità analitica. La scelta del contesto è quindi necessaria per attivare i motori contabili COGE e COAN. La COGE è la contabilità ufficiale di riferimento, che produce le movimentazioni in partita doppia, mentre la COAN è una contabilità interna che sostituisce il bilancio di previsione della contabilità finanziaria e permette il controllo di disponibilità in sede di effettuazione della spesa.

Struttura generale del documento gestionale

Tutti i DG condividono una struttura di base comune che supporta tutte le informazioni. La struttura di un documento gestionale è del tipo testata - righe di dettaglio, arricchita attraverso l'uso di estensioni.

La testata è l'elemento del DG che contiene una serie di informazioni standard per ogni tipo Dg ( numero registrazione, data registrazione, Unità organizzativa…)

Il dettaglio è  l'elemento che specifica gli attributi del singolo documento gestionale.

Le estensioni rappresentano blocchi di attributi  che possono essere assegnati ad un tipo di DG; le estensioni possono essere gestionali oppure di motore: le prime ospitano solo informazioni di tipo gestionale (soggetto, indirizzo,…) le seconde contengono informazioni di pertinenza di uno specifico motore verticale (COFI, COGE, IVA,..).

Con il termine tipo DG ci si riferisce all’intera struttura testata/dettaglio del documento; questo implica che non sono ammessi documenti con testata di un tipo e dettagli di un altro o dettagli di tipi diversi collegati ad un’unica testata.