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Questa pagina tratta l'inserimento, ovvero la registrazione, del documento e fa parte del Manuale utente Titulus 5 - Modulo Documenti. La visualizzazione e modifica del documento è invece trattata nel Visualizzazione e modifica.

Inserimento (registrazione) di un nuovo documento

...

La registrazione di nuovi documenti in Titulus consente di inserirli nel sistema di gestione informatica in base alla loro tipologia.

È possibile Inserire (registrare) i documenti a partire dal widget "Nuovo" presente nella home del Modulo documenti, composto da 3 tab: Documento, Repertorio e Predefinito.

...

Le sezioni Mittente e Destinatari sono espandibili o richiudibili. In base al tipo di documento, la sezione in sezione in cui è specificato il ruolo di responsabile si responsabile si presenta aperta, quindi Mittente quindi Mittente per i documenti in partenza, Destinatari per i documenti in arrivo, o entrambe nel caso dei documenti tra uffici (solo anagrafiche interne all'Ente).

Segue un glossario dei Mittenti e Destinatari:

Ruolo	Descrizione
Responsabile	Soggetto che ha la responsabilità giuridica di assolvere agli adempimenti amministrativi relativi a un procedimento o una pratica, controllandone la validità e l'iter. Di conseguenza è il responsabile del documento che afferisce a una pratica e della tenuta del relativo fascicolo. Solitamente corrisponde al capo ufficio oppure a un gruppo di persone. Non è possibile eliminare l'istanza del responsabile.
Primo responsabile	Mittente della minuta che viene storicizzato come "Primo responsabile", sempre visibile e non modificabile.
Co-Responsabile	È un campo aggiuntivo e ripetibile. Consente di condividere la responsabilità di un documento fra più utenti o uffici, registrandolo in conferenza di servizi. È anche possibile inserire tutte le persone di un ufficio o un gruppo di persone. N.B. Il campo co - responsabile è visibile e compilabile solo agli utenti che hanno il diritto del suo inserimento nella propria scheda anagrafica. Se un utente che ha tale diritto inserisce il co-responsabile su un documento, l'utente senza diritto vede il co-responsabile inserito dall'altro, ma non può modificarlo. N.B. Per Per chi ha attivato le relative property è possibile in fase di inserimento attribuire il diritto di intervento al co-responsabile mediante l'interruttore seguente. Image Modified oppure è possibile assegnarlo di default, senza possibilità di rimuovere il diritto (interruttore non visibile).
Copia conoscenza	È un campo aggiuntivo che consente di indicare ulteriori destinatari che ricevono una copia del documento per conoscenza. È anche possibile inserire tutte le persone di un ufficio o un gruppo di persone. N.B. Per chi ha attivato le relative property è possibile in fase di inserimento attribuire il diritto di intervento al co-responsabile mediante l'interruttore seguente.
Operatore	Soggetto incaricato dell'inserimento, visualizzazione e modifica di un documento. È possibile inserire un gruppo di persone.
Firmatario	Soggetto che appone la propria firma digitale sul documento dimostrandone il valore probatorio e l'immodificabilità
Mezzo di invio	Modalità di invio o ricezione da parte dell'ente del documento oggetto di registrazione
(Destinatari) Esterni all'ateneoente	Strutture o persone esterne all'ente
(Destinatari) Interni all'ateneoente	Strutture o persone interne all'ente.

Inserimento di un Documento in arrivo

Per poter inserire un Documento in arrivo bisogna cliccare sulla riga Image Removed, dopodiché si apre la pagina di registrazione:

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La prima card è quella che riguarda il DOCUMENTO, oltre agli elementi obbligatori si possono compilare i seguenti altri campi ( facoltativi ai fini della registrazione):

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I campi da compilare sono:

• "Oggetto documento", che va inserito manualmente, campo contrassegnato dall'asterisco "*" in quanto obbligatorio;
• "Voci di indice", inserita manualmente o ricercata tramite l'icona Image Removed 
• "Classificazione", inserita manualmente o tramite l'icona del Titolario Image Removed, campo contrassegnato dall'asterisco "*" in quanto obbligatorio;
• "Tipologia del documento", che può essere scelta tramite l'apertura di un menu a tendina;
• "A mezzo", da scegliere tramite menu a tendina.

NB: affinché l'inserimento del documento vada a buon fine è necessario compilare i campi obbligatori. 

La successiva card, FILE, è relativa al file principale e agli eventuali allegati:

Image Removed

È possibile caricare un file o un insieme di file tramite il button CARICA FILE, oppure trascinando il file o la cartella direttamente nella sezione indicata dalla scritta "puoi selezionare o trascinare più file e cartelle alla volta". Durante il trascinamento, la sezione si mostra nel seguente modo:

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Una volta caricato il primo file la card si presenta:

Image Removed

Per aggiungere ulteriori file usare il button Image Removed così da poter caricare il file e inserire la sua Descrizione:

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Selezionando la bandierina Image Removed  si definisce quale tra i file caricati è il Documento principale.

Tramite l'icona Image Removed è possibile visualizzare/scaricare un'anteprima del file inserito.

Il button Image Removed permette di modificare il file e caricare più formati. Al click si apre una dialog:

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che consente le seguenti operazioni:

• eliminare il file mediante l'icona cestinoImage Removed
• creare una versione PDF del file
• aggiungere una versione con omissis, ovvero contenente dati sensibili.

Cliccando su "Contiene dati sensibili" la dialog si allarga per proporre l'inserimento della versione con omissis. Ciò è possibile selezionando "CARICA FILE" oppure selezionando e trascinando il file direttamente sulla sezione con la scritta "Puoi selezionare o trascinare un file":

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L'iconaImage Removedsi apre un menu contestuale:

Image Removed

che permette di:

• Visualizzare i Dettagli firma
• Visualizzare/Scaricare la Versione con Omissis
• Visualizzare/Scaricare la Versione in PDF
• Eliminare il file principale.

Nota bene: Titulus consente di protocollare documenti anche senza allegati. Tuttavia, è consigliabile aggiungerli prima di protocollare, dal momento che dopo la protocollazione non è più possibile farlo.

Se viene inserito un file, sia in prima registrazione che in modifica, con un formato non idoneo alla conservazione comparirà un alert:

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La terza card riguarda la compilazione del campo MITTENTE:

Image Removed

È possibile inserire il mittente digitando le prime lettere del nome e scegliendolo dai risultati nella tendina contestuale, oppure effettuare la ricerca tramite l'icona Image Removed.

Con l'icona Image Removed viene rimosso il mittente selezionato.

Se il mittente non è registrato in Titulus, lo si può registrare al momento selezionando l'icona "NUOVO CONTATTO ANAGRAFE" (Image Removed) e compilando i campi:

• Tipo anagrafica, se struttura esterna o persona esterna
• Nome (obbligatorio)
• Indirizzo
• E-mail (se si vuole inserire più di una e-mail basterà cliccare su AGGIUNGI)
• Indirizzo PEC

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Al click su "SALVA" il nuovo contatto viene registrato e la sezione viene compilata grazie alla registrazione fatta:

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Gli altri campi (facoltativi) sono:

• "Firmatario"
• "Numero protocollo mittente"
• "Data protocollo mittente".

Quando il mittente è stato creato o selezionato, il click sull'icona Image Removed consente di modificare i suoi dettagli:

Image Removed

ma la modifica verrà recepita sul documento, ma non verrà recepita in anagrafica.

L'ultima card è quella dei DESTINATARI, i cui campi da compilare sono:

• "Responsabile" (obbligatorio), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
• "Operatore" (facoltativo), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
  
• "Co-responsabile", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti ad un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Removed (facoltativo);
• "Copia Conoscenza", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio o gruppo grazie al tasto Image Removed (facoltativo);

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NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe; è sufficiente premere il button " + " per aggiungere un ulteriore nominativo.

Nei colonna di destra sono presenti i widget che consentono di associare al documento una data di scadenza e una visibilità:

Inserimento, modifica ed eliminazione di schede anagrafiche esterne all’ente 

Nel caso di inserimento di un documento in arrivo o in partenza è possibile inserire, per gli utenti che ne hanno diritto,nuove schede anagrafiche esterne (Persone Esterne e Strutture Esterne) direttamente dal documento selezionando l’icona “Nuovo contatto anagrafe” Image Added.  

Si parla di Mittente per il documento in arrivo:

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E Destinatari per il documento in partenza: 

Image Added

Cliccando l’icona “Nuovo contatto anagrafe” si aprirà un popup per la scelta della tipologia di anagrafica esterna da creare ovvero “Persona esterna” o “Struttura esterna” 

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Una volta selezionata l’entità desiderata si aprirà una maschera di compilazione della nuova scheda identica a quella di creazione del Modulo ACL. 

Per la Struttura Esterna: 

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Per la Persona Esterna: 

 Image Added

Per ulteriori informazioni sui campi delle schede si rimanda al manuale ACL 5 al link Manuale utente Titulus 5 - ACL - Access Control List.

Una volta compilati i dati necessari e salvata la nuova scheda, questa oltre ad essere inserita tra i Mittenti/Destinatari sarà correttamente inserita tra le anagrafiche dell’ente in ACL.  

Sarà inoltre possibile modificare, per gli utenti aventi diritto, dati di schede già esistenti in ACL. Dopo aver inserito tra i Mittenti/Destinatari una Struttura Esterna o una Persona Esterna si attiva il button “Modifica anagrafe” che rimanda alla stessa maschera di modifica presente in ACL. 
Una ulteriore modalità di modifica dei dati anagrafici di una scheda già inserita in ACL può essere effettuata ricercando l’entità desiderata e cliccando sul button della lente “Ricerca” Image Added. La maschera permette di modificare tramite i button “Modifica anagrafe” della colonna “Azioni” le entità corrispondenti:

• Image Added → Persona esterna
• Image Added → Struttura esterna

Tramite l'icona ”Cestino” Image Added viene rimosso dal documento il Mittente/Destinatario selezionato. 

Per gli utenti aventi diritto, sarà possibile eliminare le schede anagrafiche ricercando un Mittente/Destinatario cliccando sull’icona della lente "Ricerca" Image Added. Una volta cliccata l’icona si aprirà una pagina di ricerca delle entità inserite (sia Strutture Esterne che Persone Esterne). Cliccando sul button “Elimina anagrafe” Image Added della colonna “Azioni” e confermando l’azione tramite popup di alert è possibile eliminare da ACL l’entità corrispondente.

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Inserimento e modifica di anagrafica esterna da bozze in arrivo via PEC o mail

Nel caso di una bozza in arrivo da indirizzo PEC o mail Titulus deduce automaticamente i dati del mittente. In modifica della bozza in arrivo un alert nella sezione "Mittente" segnala all'utente di verificare i dati perché dedotti in automatico.

Se l'indirizzo è già presente in un'anagrafica esterna (Struttura esterna o Persona esterna) in ACL, Titulus riporta automaticamente i dati dell'anagrafica nella sezione "Mittente" del documento ed è possibile modificarli secondo le modalità descritte nel paragrafo precedente. 

es.

Image Added

Nel caso in cui l'indirizzo PEC o mail del mittente non sia già presente in un'anagrafica esterna in ACL, la sezione "Mittente" viene compilata in automatico da Titulus con l'indirizzo PEC/mail di provenienza preceduto dalla dicitura “Per conto di”, come da immagine seguente:

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In questo caso la modifica dell'anagrafica non è consentita con il button "Modifica anagrafe" Image Added, che risulta disabilitato in quanto il mittente non risulta censito in ACL.

L'utente può:

• creare una nuova anagrafica tramite il button "Nuovo contatto anagrafe" Image Addedriportando manualmente l'indirizzo mail/PEC di provenienza della bozza nella nuova scheda e compilando tutti gli altri dati necessari, nelle modalità indicate nel paragrafo precedente;
• associare il mittente ad una scheda già esistente, cliccando su “Sostituisci contatto anagrafe” Image Added. Tramite il button è possibile ricercare il mittente desiderato con l'icona della lente Image Added, andare in modifica del contatto ricercato attraverso le rispettive iconeImage AddedImage Added presenti nel popup dei risultati di ricerca e inserire nella scheda il nuovo indirizzo PEC/mail che si vuole censire. Eseguendo il salvataggio della scheda anagrafica viene effettuata la sostituzione del mittente sul documento. Di seguito i passaggi descritti:

Image Added

Image Added

Image Added

Image Added

Inserimento di un Documento in arrivo

Per poter inserire un Documento in arrivo bisogna cliccare sulla riga Image Added, dopodiché si apre la pagina di registrazione:

Image Added

La prima card è quella che riguarda il DOCUMENTO, oltre agli elementi obbligatori si possono compilare i seguenti altri campi (facoltativi ai fini della registrazione):

Image Added

I campi da compilare sono:

• "Oggetto documento", che va inserito manualmente, campo contrassegnato dall'asterisco "*" in quanto obbligatorio;
• "Voci di indice", inserita manualmente o ricercata tramite l'icona Image Added 
• "Classificazione", inserita manualmente o tramite l'icona del Titolario Image Added, campo contrassegnato dall'asterisco "*" in quanto obbligatorio;
• "Tipologia del documento", che può essere scelta tramite l'apertura di un menu a tendina;
• "A mezzo", da scegliere tramite menu a tendina.

NB: affinché l'inserimento del documento vada a buon fine è necessario compilare i campi obbligatori. 

La successiva card, FILE, è relativa al file principale e agli eventuali allegati:

Image Added

È possibile caricare un file o un insieme di file tramite il button CARICA FILE, oppure trascinando il file o la cartella direttamente nella sezione indicata dalla scritta "puoi selezionare o trascinare più file e cartelle alla volta". Durante il trascinamento, la sezione si mostra nel seguente modo:

Image Added

Una volta caricato il primo file la card si presenta:

Image Added

Per aggiungere ulteriori file usare il button Image Added così da poter caricare il file e inserire la sua Descrizione:

Image Added

Selezionando la bandierina Image Added  si definisce quale tra i file caricati è il Documento principale.

Tramite l'icona Image Added è possibile visualizzare/scaricare un'anteprima del file inserito.

Il button Image Added permette di modificare il file e caricare più formati. Al click si apre una dialog:

Image Added

che consente le seguenti operazioni:

• eliminare il file mediante l'icona cestinoImage Added
• creare una versione PDF del file
• aggiungere una versione con omissis, ovvero contenente dati sensibili.

Cliccando su "Contiene dati sensibili" la dialog si allarga per proporre l'inserimento della versione con omissis. Ciò è possibile selezionando "CARICA FILE" oppure selezionando e trascinando il file direttamente sulla sezione con la scritta "Puoi selezionare o trascinare un file":

Image Added

L'icona Image Added apre un menu contestuale:

Image Added

che permette di:

• Visualizzare i Dettagli firma
• Visualizzare/Scaricare la Versione con Omissis
• Visualizzare/Scaricare la Versione in PDF
• Eliminare il file principale.

Nota bene: Titulus consente di protocollare documenti anche senza allegati. Tuttavia, è consigliabile aggiungerli prima di protocollare, dal momento che dopo la protocollazione non è più possibile farlo.

Se viene inserito un file, sia in prima registrazione che in modifica, con un formato non idoneo alla conservazione comparirà un alert:

Image Added

La terza card riguarda la compilazione del campo MITTENTE:

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Per il funzionamento del campo si rimanda al paragrafo Inserimento, modifica ed eliminazione di schede anagrafiche esterne all’ente

Sono presenti inoltre i seguenti campi (facoltativi) solo per il documento in arrivo:

• "Firmatario"
• "Numero protocollo mittente"
• "Data protocollo mittente".

L'ultima card è quella dei DESTINATARI, i cui campi da compilare sono:

• "Responsabile" (obbligatorio), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
• "Operatore" (facoltativo), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
  
• "Co-responsabile", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti e i responsabili di un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Added (facoltativo);
• "Copia Conoscenza", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti e i responsabili di un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Added (facoltativo);

Image Added

NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe; è sufficiente premere il button " + " per aggiungere un ulteriore nominativo.

Nei colonna di destra sono presenti i widget che consentono di associare al documento una o più parole chiave, una data di scadenza e la visibilità:

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Nel widget "Parole chiave" è possibile registrare delle parole chiave da associare al documento stesso. La parola chiave può essere singola o può essere una frase. Se una parola chiave è già stata associata a un altro documento, se si inizia a scrivere la parola questa verrà suggerita da un menu a tendina selezionabile con il mouse o da tastiera come nell'esempio sottostante:

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Sarà possibile modificare parole chiave già inserite tramite l’icona della matitina sulla singola parola chiave. Tramite l'icona del cestino è possibile svuotare il campo da tutte le parole chiave inserite

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Le chips contenenti le parole chiave possono essere salvate cliccando su invio, cliccando altrove sullo schermo o salvando il documento tramite i button “Salva”, “Salva bozza” e “Protocolla”. 

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Si può inserire la scadenza cliccando il button "Aggiungi" che apre una dialog "INSERISCI SCADENZA":

...

Nell'inserimento di un nuovo documento in arrivo, il button "INSERISCI DIFFERITO" apre una dialog che consente di specificare la data di arrivo del documento e la motivazione per la quale si è posticipata la protocollazione del documento:

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Dopo la protocollazione, la data di protocollazione viene integrata con la data di arrivo:

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NOTA BENE - La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica ai documenti pervenuti via PEC, in quanto la PEC, grazie alle ricevute e alle notifiche di accettazione e consegna, attesta la data certa di ricevimento dell’atto.

Inserimento di un Documento in partenza

Per poter registrare un Documento in partenza bisogna cliccare sulla riga Image Removedche apre un modulo di inserimento composto anch'esso, come per i documenti in arrivo, da quattro sezioni.

Nella card "DOCUMENTO" è obbligatorio compilare i seguenti campi ai fini della registrazione:

• "Oggetto documento", da inserire manualmente
• "Classificazione", che può essere inserita manualmente o selezionando l'icona del Titolario (Image Removed)

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Sono facoltativi invece:

• "Voce di indice", inserita manualmente o ricercata ( Image Removed )
• "Tipologia del documento", selezionata da un menu a tendina.

Nota bene: se alla voce di indice è associato un iter di autorizzazione, al salvataggio del documento l'iter verrà avviato.

Per la card "FILE" la modalità è analoga a quella dei documenti in arrivo.

Per la card "MITTENTE" i campi da compilare sono:

arrivo del documento e la motivazione per la quale si è posticipata la protocollazione del documento:

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Dopo la protocollazione, la data di protocollazione viene integrata con la data di arrivo:

Image Added

NOTA BENE - La registrazione differita è possibile esclusivamente per i documenti in arrivo e non si applica ai documenti pervenuti via PEC, in quanto la PEC, grazie alle ricevute e alle notifiche di accettazione e consegna, attesta la data certa di ricevimento dell’atto.

Inserimento di un Documento in partenza

Per poter registrare un Documento in partenza bisogna cliccare sulla riga Image Addedche apre un modulo di inserimento composto anch'esso, come per i documenti in arrivo, da quattro sezioni.

Nella card "DOCUMENTO" è obbligatorio compilare i seguenti campi ai fini della registrazione:

• "Oggetto documento", da inserire manualmente
• "Classificazione", che può essere inserita manualmente o selezionando l'icona del Titolario (Image Added)

Image Added

Sono facoltativi invece:

• "Voce di indice", inserita manualmente o ricercata ( Image Added )
• "Tipologia del documento", selezionata da un menu a tendina.

Nota bene: se alla voce di indice è associato un iter di autorizzazione, al salvataggio del documento l'iter verrà avviato.

Per la card "FILE" la modalità è analoga a quella dei documenti in arrivo.

Per la card "MITTENTE" i campi da compilare sono:

• "Responsabile" (obbligatorio), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
• "Operatore" (facoltativo), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
  
• "Co-responsabile", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti e i responsabili di un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Added (facoltativo);
• "Copia Conoscenza", "Responsabile" (obbligatorio), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti e i responsabili di un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Added (facoltativo);

Image Added

NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe; è sufficiente premere il button " + " per aggiungere un ulteriore nominativo.

La card "DESTINATARI" include:

• "Esterni all'ateneo" (obbligatorio"Operatore" (facoltativo), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
  
• "Co-responsabile", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti ad un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Removed (facoltativo);
• "Copia Conoscenza", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio o gruppo grazie al tasto Image Removed (facoltativo);

Image Removed

NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe; è sufficiente premere il button " + " per aggiungere un ulteriore nominativo.

La card "DESTINATARI" include:

• "Esterni all'ateneo" (obbligatorio), che può essere inserito manualmente oppure facendo una ricerca mediante l'icona Image Removed. Come per i documenti in arrivo, se il destinatario non è registrato in Titulus è possibile inserirlo cliccando l'icona Image Removed. Tramite il cestino Image Removed è, invece, possibile rimuovere il destinatario indicato:

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• "Interni all'ateneo" (facoltativo), in cui può essere indicata un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio grazie al selettore Image Removed.

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NOTA BENE: la sezione “Interni all'ateneo” è caratterizzata dalla possibilità di aggiungere più righe, ovvero è multi-istanza. È sufficiente premere il button " + " per confermare il nominativo già inserito e generare una nuova riga che può essere valorizzata con ulteriore nominativo.

Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.

Una volta compilati tutti i campi il documento in partenza può essere:

• Salvato come bozza
• Protocollato.

Inserimento di un Documento tra uffici

• inserito manualmente oppure facendo una ricerca mediante l'icona "Ricerca" Image Added. Una volta inserito il Destinatario esterno all'ateneo, questo potrà essere marcato in Copia conoscenza tramite l'interruttoreImage Added . Come per i documenti in arrivo, se il destinatario non è registrato in Titulus è possibile inserirlo seguendo le modalità di funzionamento descritte al paragrafo: Inserimento, modifica ed eliminazione di schede anagrafiche esterne all’ente

Image Added

• "Interni all'ateneo" (facoltativo), in cui può essere indicata un'unica persona di un ufficio oppure tutte le persone appartenenti e i responsabili di un ufficio o gruppo all'interruttore Image Added.

Image Added

NOTA BENE: la sezione “Interni all'ateneo” è caratterizzata dalla possibilità di aggiungere più righe, ovvero è multi-istanza. È sufficiente premere il button " + " per confermare il nominativo già inserito e generare una nuova riga che può essere valorizzata con ulteriore nominativo.

Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una o più parole chiave, una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.

Una volta compilati tutti i campi il documento in partenza può essere:

• Salvato come bozza
• Protocollato.

Inserimento di un Documento tra uffici

La tipologia ‘Documento tra uffici’ si differenzia dai documenti 'in partenza' e 'in arrivo' per i soggetti coinvolti nella trasmissione del documento: mentre queste ultime tipologie sono inviate o provengono a/da soggetti esterni all’Ente, il ‘Documento tra uffici’ si caratterizza come documento interno, utile per le comunicazioni ufficiali tra diversi uffici (UOR) dello stesso Ente.

Il documento tra uffici si compone della parte della Minuta e della parte Originale: il responsabile della Minuta è chi invia il documento (RPAM), il responsabile dell'Originale (RPA) è chi lo riceve. L'utente che invia il documento è obbligato a compilare i campi relativi alla minuta e gli è consentita, in modo facoltativo, la compilazione dei campi dell'originale poiché sarebbe compito di chi riceve il documento (RPA).  

Cliccando su è possibile inserire/registrare un documento tra uffici.

...

• "Oggetto Documento", che deve essere inserito manualmente;
  
• "Classificazione della minuta", che può essere inserita manualmente o mediante l'icona del Titolario ;
  
• "Classificazione dell'originale", che può essere inserita manualmente o mediante l'icona del Titolario Image Removed;
  

Gli altri campi sono facoltativi:

• "Voce di indice della minutadella minuta", che può essere inserita manualmente o facendo una ricerca cliccando sul button Image Added;
  
• "Classificazione dell'originale", che può essere inserita manualmente o facendo una ricerca cliccando sul button Image Removedmediante l'icona del Titolario Image Added;
• "Voce di indice dell'originale", che può essere inserita manualmente o facendo una ricerca cliccando sul button ;
  
• "Tipologia del documento", che può essere selezionata dal menu a tendina.
  

...

• "Responsabile" (obbligatorio), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
• "Operatore" (facoltativo), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppoil responsabile del gruppo);
  
• "Co-responsabile", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti e i responsabili di un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Added (facoltativo);
• "Co-responsabileCopia Conoscenza", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti ad appartenenti e i responsabili di un ufficio o gruppo grazie al tasto  (facoltativo);
• "Copia Conoscenza", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio o gruppo grazie al tasto Image Removed (facoltativo);

Image Removed

NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe; è sufficiente premere il button " + " per aggiungere un ulteriore nominativo.

Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.

Una volta compilati tutti i campi è possibile:

• salvare come bozza
• protocollare.

Inserimento di un Documento non protocollato

Cliccando su Image Removedsi apre la schermata di inserimento di un Documento non protocollato composta da tre sezioni:

• Documento
• File
• Responsabilità.

La prima card "DOCUMENTO" ha come sempre due campi obbligatori:

• "Oggetto documento", da inserire manualmente;
• "Classificazione" che può essere inserita manualmente o cliccando sull'icona del Titolario Image Removed;

e tre campi facoltativi:

• "Voce di indice", che può essere inserita manualmente oppure ricercata selezionando l'icona Image Removed;
• "Tipologia del documento", da selezionare mediante menu a tendina;
• "Autore del documento", da inserire manualmente;

Image Removed

Nota bene: se alla voce di indice è associato un iter di autorizzazione, al salvataggio del documento l'iter verrà avviato.

Nella card "FILE" è possibile allegare uno o più file o una cartella, con le stesse modalità degli altri inserimenti.

Infine, la card "RESPONSABILITA'" che presenta i seguenti campi:

• "Responsabile" (obbligatorio), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
• "Operatore" (facoltativo), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
  
• "Co-responsabile", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti ad un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Removed (facoltativo);
• "Copia Conoscenza", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti ad un unico ufficio o gruppo grazie al tasto Image Removed (facoltativo).

Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.

NOTA BENE: il documento non protocollato può avere la visibilità impostata solo a "Predefinito".

Una volta compilati tutti i campi il documento può essere salvato selezionando il pulsante Image Removed.

Inserimento di un Repertorio

In archivistica, un Repertorio è un registro in cui vengono enumerati documenti con caratteri spiccatamente omogenei che seguono una numerazione propria nell'anno solare di riferimento, indipendente da quella del protocollo generale.

Per poter inserire un Repertorio bisogna selezionare la tab "Repertorio" nella card NUOVO della home dei Documenti. Una volta selezionata, appariranno i repertori configurati per l'ateneo:

Image Removed

Cliccando su un repertorio, Titulus apre la maschera di inserimento. Tale maschera è uguale a quella di inserimento dei documenti delle 4 tipologie principali, argomento già affrontato prima (protocollo in arrivo, in partenza, tra uffici o documenti non protocollati).

Ad esempio, il click su un repertorio "Decreti (AOO Periferiche)" apre una schermata di inserimento di fatto uguale a quella del documento in partenza, a meno di una intestazione specifica:

Image Removed

Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori e non, come per l'inserimento dei documenti in partenza, è necessario salvare come bozza o protocollare.

Lo stesso procedimento vale per tutte le altre tipologie di Repertorio.

I contratti sono una tipologia di repertorio in partenza, ma possono anche essere inseriti come documento in arrivo o in partenza o tra uffici dalla tab Documento della card "Nuovo" nella home dei Documenti, selezionando il valore "Contratto" nella tendina "Tipologia del documento":

Image Added

NOTA BENE: i campi Co-responsabile e Copia conoscenza sono caratterizzati dalla possibilità di aggiungere più righe; è sufficiente premere il button " + " per aggiungere un ulteriore nominativo.

Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una o più parole chiave, una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.

Una volta compilati tutti i campi è possibile:

• salvare come bozza
• protocollare.

Inserimento di un Documento non protocollato

Cliccando su Image Addedsi apre la schermata di inserimento di un Documento non protocollato composta da tre sezioni:

• Documento
• File
• Responsabilità.

La prima card "DOCUMENTO" ha come sempre due campi obbligatori:

• "Oggetto documento", da inserire manualmente;
• "Classificazione" che può essere inserita manualmente o cliccando sull'icona del Titolario Image Added;

e tre campi facoltativi:

• "Voce di indice", che può essere inserita manualmente oppure ricercata selezionando l'icona Image Added;
• "Tipologia del documento", da selezionare mediante menu a tendina;
• "Autore del documento", da inserire manualmente;

Image Added

Nota bene: se alla voce di indice è associato un iter di autorizzazione, al salvataggio del documento l'iter verrà avviato.

Nella card "FILE" è possibile allegare uno o più file o una cartella, con le stesse modalità degli altri inserimenti.

Infine, la card "RESPONSABILITA'" che presenta i seguenti campi:

• "Responsabile" (obbligatorio), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
• "Operatore" (facoltativo), che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo);
  
• "Co-responsabile", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti e i responsabili di un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Added (facoltativo);
• "Copia Conoscenza", che può essere una Persona di un Ufficio, oppure un gruppo di persone (da indicare nel campo Ufficio e il campo Persona viene compilato automaticamente con il responsabile del gruppo); oppure tutte le persone appartenenti e i responsabili di un ufficio o gruppo grazie al tasto Image Added (facoltativo).

Come nel caso del nuovo documento in arrivo, è possibile associare al documento in partenza una o più parole chiave, una data di scadenza e il tipo di visibilità tramite gli appositi widget presenti nella colonna di destra.

NOTA BENE: il documento non protocollato può avere la visibilità impostata solo a "Predefinito".

Una volta compilati tutti i campi il documento può essere salvato selezionando il pulsante Image Added.

Inserimento di un Repertorio

In archivistica, un Repertorio è un registro in cui vengono enumerati documenti con caratteri spiccatamente omogenei che seguono una numerazione propria nell'anno solare di riferimento, indipendente da quella del protocollo generale.

Per poter inserire un Repertorio bisogna selezionare la tab "Repertorio" nella card NUOVO della home dei Documenti. Una volta selezionata, appariranno i repertori configurati per l'ateneo:

Image Added

Cliccando su un repertorio, Titulus apre la maschera di inserimento. Tale maschera è uguale a quella di inserimento dei documenti delle 4 tipologie principali, argomento già affrontato prima (protocollo in arrivo, in partenza, tra uffici o documenti non protocollati).

Ad esempio, il click su un repertorio "Decreti (AOO Periferiche)" apre una schermata di inserimento di fatto uguale a quella del documento in partenza, a meno di una intestazione specifica:

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Dopo aver compilato tutti i campi obbligatori e non, come per l'inserimento dei documenti in partenza, è necessario salvare come bozza o protocollare.

Lo stesso procedimento vale per tutte le altre tipologie di Repertorio.

I contratti sono una tipologia di repertorio in partenza, ma possono anche essere inseriti come documento in arrivo o in partenza o tra uffici dalla tab Documento della card "Nuovo" nella home dei Documenti, selezionando il valore "Contratto" nella tendina "Tipologia del documento":

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Trasformazione in repertorio delle bozze di documento

È possibile trasformare una bozza di un documento in un documento repertoriato avviando l'iter "Trasforma in Repertorio" dall'icona dei tre puntini (Opzioni).

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Nel campo "Ricerca" inserire la denominazione dell'iter desiderato e cliccare sul nome del workflow.

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Questo attiverà un iter sul documento che permetterà di trasformare la bozza di documento in un documento repertoriato.

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Dopo aver cliccato sull'azione dell'iter sarà possibile scegliere il repertorio di pertinenza dall'apposito popup ad esempio "Richieste di accesso". NB: i repertori mostrati sulla tendina seguono le regole di visibilità conferite all'utente, quindi non tutti gli utenti vedono/possono agire sugli stessi repertori.

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Per rendere definitiva la trasformazione della bozza in repertorio devono essere compilati tutti i campi obbligatori e il documento deve essere protocollato.

Con quest'azione è possibile quindi repertoriare le bozze che si trovano nel widget "Bozze in arrivo" (es: PEC, Mail, Altre AOO) del modulo "Documenti".Image Removed

Inserimento di un Predefinito

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