L'opzione "Elimina"
| Pdf export link |
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La prima informazione che viene data è quella del tipo documento, scritta per esteso nella barra blu. Alla sua sinistra è presente l'icona "indietro" (<) che consente di tornare alla pagina precedente di provenienza..
Dalla versione 5.2.3 in visualizzazione e inserimento di documenti è stata aggiunta l’icona del tipo documento nella toolbar blu in alto a sinistra. L’icona è inserita in un cerchio e mostrata con i colori invertiti rispetto alle altre icone di Titulus, ossia icona bianca su sfondo del colore rappresentativo del tipo documento.
Pulsanti principali
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- Modifica, per entrare in modifica del documento;
- Rispondi, per rispondere al documento;
- Inoltra, per inoltrare un documento a uno o più destinatari interni o esterni;
- Ripeti nuovo, per creare un nuovo documento della stessa tipologia di quello che si sta visualizzando;
- Condividi, per condividere il documento in mera visualizzazione con membri di altre AOO; (funzionalità in corso di rilascio)
- Opzioni:
- Richiedi pubblicazione, per attivare l'iter di richiesta pubblicazione all'albo;
- Attiva iter, per attivare un iter di autorizzazione sul documento;
- Interrompi iter, per concludere un iter di autorizzazione attivo sul documento;
- Stampa ricevuta, per scaricare un file RTF contenente la ricevuta dell'avvenuta protocollazione/repertoriazione del documento;
- Annulla, per annullare il documento o la bozza PEC;
- Rigetta, per "restituire" il documento all'utente che lo ha smistato;protocollato; (è visibile solo sui documenti in arrivo)
- Verifica impronta, per verificare che l'impronta del file non sia stata modificata da basedati oppure non si sia corrotta (il valore controllato è il DigestValue del Documento Principale)
- Scarica tutti i file, permette di scaricare tutti i file contenuti nel documento;
- Scarica metadati DAI, consente di scaricare in remoto un file .xml contentente contenente i metadati del documento;
- Stampa segnatura
- Stampa info, permette di stampare l'etichetta del documento con i dati di protocollazione;
- Elimina, per eliminare il documento.
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| Info | ||
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L'utente che ha Per le azioni possibili agli utenti che hanno il diritto di accesso intervento a documenti di AOO diverse dalla propria può eseguire le ricerche di documenti e vederne il dettaglio, ma non può effettuare alcuna modifica al documento, né potrà avviare iter, cambiare le scadenze, creare collegamenti, etc. In pratica, le uniche operazioni consentite sono:
e queste operazioni possono essere effettuate tipicamente da amministratori con il diritto di intervento sul documento e/o il diritto di "annullamento documenti", rispettivamente, si veda la descrizione del diritto Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO in Manuale ACL. |
Rispondi
Selezionando l'icona 
è possibile rispondere al documento. Si aprirà la schermata di una nuova bozza di documento in partenza con alcuni campi già precompilati che è possibile modificare:
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Il sistema aggiorna automaticamente la scheda del documento aggiungendo il destinatario dell'inoltra all'interno dei C/C del documento.
2) Valorizzati Esterni oppure Interni all'ateneo con nominativi appartenenti ad AOO diverse
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La maschera di inserimento è comunque editabile in ogni sua parte prima di registrare il documento.
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NOTA BENE: utilizzando la funzionalità "Ripeti nuovo" a partire da un documento con un riferimento interno non più esistente in ACL Titulus non consentirà di salvare il documento presentando un errore di salvataggio nome e cognome e matricola della persona non più presente in ACL.
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Funzionalità Funzionalità in corso di rilascio.
Opzioni
Cliccando sull'icona 
si apre una tendina di opzioni aggiuntive.
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Una volta confermato l'avvio dell'iter, in testa al documento comparirà un pannello relativo all'iter. Per approfondimenti si veda il paragrafo "Iter di autorizzazione".
L'opzione "Stampa ricevuta" consente di scaricare un file RTF contenente la ricevuta dell'avvenuta protocollazione/repertoriazione del documento in arrivo.
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e la storia del documento riporterà una riga come la seguente:
NOTA BENE:
- L'utente deve essere abilitato all'annullamento, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di annullamento.
- Le uniche operazioni ammesse in un documento annullato sono la modifica dei dati del documento e il Ripeti nuovo.
- Nei documenti non protocollati l'opzione "annulla" è presente se quei documenti sono anche repertoriati. Se non sono repertoriati è presente solo l'opzione Elimina.
- Nelle bozze l'opzione "annulla" è presente solo se si tratta di bozze in arrivo via PEC. Altrimenti, nn non è presente.
L'opzione "Elimina" è disponibile per i documenti non protocollati ed è alternativa all'opzione "Annulla". Il comando "Elimina" apre una dialog con richiesta di ulteriore conferma, ma, a differenza dell'Annulla, non richiede di specificare una motivazione.
A seguito dell'azione, la navigazione si sposta sulla Home dei documenti.
L'utente deve essere abilitato all'eliminazione, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di eliminazione.
In caso di errore, compare un alert esplicativo del fallimento.
ATTENZIONE - Va tenuto presente che l'operazione di eliminazione è irreversibile e a seguito di essa il documento eliminato scompare definitivamente dal sistema. L'annullamento del documento è altrettanto un'operazione irreversibile, ma, a seguito di annullamento, il documento non scompare dal sistema e rimane consultabile come documento annullato.
NOTA BENE - Da normativa le PEC in arrivo in stato di bozza non si possono eliminare, quindi non compare l'opzione "Elimina". È eventualmente possibile annullarle o trattarle come SPAM o protocollarle.
Ripristino di una bozza PEC
Se per errore una bozza pec viene trattata come SPAM è possibile ripristinarla tramite l'Opzione: "Segnala NON spam", disponibile ( a seguito dell'azione di SPAM) sui tre pallini in alto del documento, come da figura:
L'opzione "Rigetta" si utilizza solo in caso di errata assegnazione per competenza, ovvero chi ha protocollato il documento e ha designato un RPA errato. In questo caso l'RPA erratamente designato premendo il pulsante Rigetta può rimandare il documento a chi lo ha protocollato che lo vedrà in vaschetta sotto la voce "Resi".
| Info | ||
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Attivando a "Sì" la property Strumenti di Amministrazione → Impostazioni avanzate → Generale → Abilita l'introduzione della motivazione in seguito al reso (Titulus >=5) è possibile forzare l'inserimento di una motivazione in seguito al reso. |
L'opzione "Verifica impronta", consente di verificare che l'impronta del file non sia stata modificata da basedati oppure non si sia corrotta (il valore controllato è il DigestValue del Documento Principale)
L'opzione "Scarica tutti i file" permette di scaricare tutti i file allegati al documento. Comparirà una piccola schermata di conferma dove è possibile anche scegliere se
- scaricare le versioni PDF
- scaricare le versioni con Omissis (se presenti)
L'opzione "Stampa segnatura", permette di stampare solo e unicamente la segnatura
L'opzione "Stampa Info", permette di stampare le informazioni del documento
Per mettere ordine alla vaschetta CC dei documenti in gestione
L'opzione: "Scarta dai documenti in gestione" serve a mettere ordine, difatti una volta che il documento è letto se s'intende pulire la propria vaschetta personale del CC e quella dell'ufficio (UOR) di appartenenza, tra i "documenti in gestione" si può utilizzare tale opzione.
L'opzione "Scarta dai documenti in gestione" è attivabile cliccando sul cerchio come da figura seguente:
Tale pulsante è attivo solamente per coloro che:
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Corpo centrale del documento
La pagina di dettaglio del documento si compone di un corpo centrale, contenente le informazioni proprie del documento, e di una colonna laterale destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.
Il corpo centrale della pagina di dettaglio del documento comprende le informazioni descrittive principali del documento, come ad es. l'oggetto e l'icona della tipologia di documento. Dal punto di vista grafico è una successione di sezioni (o card) descritte in dettaglio nel seguito e che possono variare in base al tipo di documento.
Al di sotto della pulsantiera si aprono i dati principali del documento differenti a seconda della sua tipologia:
ovvero:
- Icona del tipo di documento
- Oggetto del documento
- Stellina vuota o piena, che indica se si tratta di un documento "preferito" dall'utente collegato
- Numero protocollo (es. 105/2020) o ID codice (es. 000450823-ADMNADM-a80bb327-bd2b-45a8-8a02-3239b8153409)
- Data di protocollazione.
Seguono 3 tab così composte:
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file principale,
classificazione,
tipologia,
segnatura
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eventuali file allegati
in aggiunta al
file principale
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Tab "Documento"
Il file principale è indicato da una card quadrata come nell'esempio che segue, contenente le informazioni relative alla firma digitale, se presenti:
al passaggio del mouse sul file è visualizzabile tramite tooltip l'informazione dell'autore e della data/ora di inserimento.
È presente anche un menu di opzioni aggiuntive (non tutte necessariamente o contemporaneamente attive, ovvero cliccabili) che consente di visualizzare la versione con omissis, i dettagli della firma, le versioni precedenti, o di scaricare il file originale e la stampigliatura (pdf del file con le informazioni di protocollazione in testata):
Anteprima:
- File : per visualizzare il file originale in anteprima;
- Versione pdf : per visualizzare il file originale in versione pdf in anteprima;
- Stampigliatura: per visualizzare il file originale in versione pdf con la stampigliatura in anteprima;
Apri:
- Versione pdf: permette di scaricare la versione pdf del file originale;
- Versione con omissis: permette di scaricare la versione con omissis del file originale, ovvero una versione del file in cui sono stati oscurati i dati sensibili;
Dettagli firma: permette di verificare la validità di tutte le firme apposte sul documento. I dettagli della firma si presentano in forma di dialog che si apre sia cliccando sulla coccarda 
che sui tre pallini verticali 
selezionando nel menu a tendina Dettagli Firma. La dialog di Dettagli firma si presenta nel seguente modo:
Titulus permette di firmare digitalmente i documenti e di verificare la validità della firma tramite l'integrazione con prodotti specifici. Se un documento viene firmato più volte, tutte le firme vengono verificate e nella dialog viene riportato il dettaglio di ogni firma.
Versioni precedenti: permette di scaricare le versioni precedentemente caricate del singolo file, sia esso il principale o file allegati.
Scarica file originale: permette di scaricare il documento nel suo formato originale;
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| Info | ||
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Per gestire internamente all'applicativo le richieste di annullamento protocollo è a disposizione il workflow "WFS - Richiesta annullamento protocollo". Il flusso approvativo segue i seguenti step:
*es. codAOO=CLE → Ruolo da assegnare in ACL="ResponsabileGestioneDocumentale_CLE" Il flusso può essere attivato accedendo al menu Opzioni > Attiva iter e digitando il nome dell'iter: "WFS - Richiesta annullamento protocollo". NB. Il flusso può essere reso non disponibile dagli amministratori Titulus di Ateneo dall'archivio procedimenti (maschera verde di ricerca):
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L'opzione "Elimina" è disponibile per i documenti non protocollati ed è alternativa all'opzione "Annulla". Il comando "Elimina" apre una dialog con richiesta di ulteriore conferma, ma, a differenza dell'Annulla, non richiede di specificare una motivazione.
A seguito dell'azione, la navigazione si sposta sulla Home dei documenti.
L'utente deve essere abilitato all'eliminazione, cioè deve avere sia il diritto di intervento sul documento, sia di eliminazione.
In caso di errore, compare un alert esplicativo del fallimento.
ATTENZIONE - Va tenuto presente che l'operazione di eliminazione è irreversibile e a seguito di essa il documento eliminato scompare definitivamente dal sistema. L'annullamento del documento è altrettanto un'operazione irreversibile, ma, a seguito di annullamento, il documento non scompare dal sistema e rimane consultabile come documento annullato.
NOTA BENE - Da normativa le PEC in arrivo in stato di bozza non si possono eliminare, quindi non compare l'opzione "Elimina". È eventualmente possibile annullarle o trattarle come SPAM o protocollarle.
Ripristino di una bozza PEC
Se per errore una bozza pec viene trattata come SPAM è possibile ripristinarla tramite l'Opzione: "Segnala NON spam", disponibile ( a seguito dell'azione di SPAM) sui tre pallini in alto del documento, come da figura:
L'opzione "Rigetta" si utilizza solo in caso di errata assegnazione per competenza, ovvero chi ha protocollato il documento e ha designato un RPA errato. In questo caso l'RPA erratamente designato premendo il pulsante Rigetta può rimandare il documento a chi lo ha protocollato che lo vedrà in vaschetta sotto la voce "Resi".
| Info | ||
|---|---|---|
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Attivando a "Sì" la property Strumenti di Amministrazione → Impostazioni avanzate → Generale → Abilita l'introduzione della motivazione in seguito al reso (Titulus >=5) è possibile forzare l'inserimento di una motivazione in seguito al reso. |
L'opzione "Verifica impronta", consente di verificare che l'impronta del file non sia stata modificata da basedati oppure non si sia corrotta (il valore controllato è il DigestValue del Documento Principale)
L'opzione "Scarica tutti i file" permette di scaricare tutti i file allegati al documento. Comparirà una piccola schermata di conferma dove è possibile anche scegliere se
- scaricare le versioni PDF
- scaricare le versioni con Omissis (se presenti)
L'opzione "Stampa segnatura", permette di stampare solo e unicamente la segnatura
L'opzione "Stampa Info", permette di stampare le informazioni del documento
Per mettere ordine alla vaschetta CC dei documenti in gestione
L'opzione: "Scarta dai documenti in gestione" serve a mettere ordine, difatti una volta che il documento è letto se s'intende pulire la propria vaschetta personale del CC e quella dell'ufficio (UOR) di appartenenza, tra i "documenti in gestione" si può utilizzare tale opzione.
L'opzione "Scarta dai documenti in gestione" è attivabile cliccando sul cerchio come da figura seguente:
Tale pulsante è attivo solamente per coloro che:
- sono in CC a un documento e che appartengono alla stessa UOR di chi ha in responsabilità il documento e che hanno il diritto intervento documenti propria UOR, oppure
- sono in CC a un documento e possiedono il diritto d'intervento sul singolo documento, oppure
- sono in CC a un documento e possiedono il diritto di intervento su TUTTI i documenti registrati
Corpo centrale del documento
La pagina di dettaglio del documento si compone di un corpo centrale, contenente le informazioni proprie del documento, e di una colonna laterale destra, contenente informazioni sui legami fra il documento e fascicoli o altri documenti, sulle scadenze del documento, sulla sua visibilità e sul suo stato di conservazione.
Il corpo centrale della pagina di dettaglio del documento comprende le informazioni descrittive principali del documento, come ad es. l'oggetto e l'icona della tipologia di documento. Dal punto di vista grafico è una successione di sezioni (o card) descritte in dettaglio nel seguito e che possono variare in base al tipo di documento.
Al di sotto della pulsantiera si aprono i dati principali del documento differenti a seconda della sua tipologia:
ovvero:
- Icona del tipo di documento
- Oggetto del documento
- Icona "Copia nrecord" che permette di copiare direttamente il valore dell'nrecord della scheda che si sta visualizzando.
- Stellina vuota o piena, che indica se si tratta di un documento "preferito" dall'utente collegato
- Numero protocollo (es. 105/2020) o ID codice (es. 450823)
- Data di protocollazione.
Seguono 3 tab così composte:
| TAB | Documento | Allegati | Dati di contesto |
|---|---|---|---|
| Contenuto | file principale, | eventuali file allegati | campi aggiuntivi (per tipologie speciali di documento) |
Tab "Documento"
Il file principale è indicato da una card quadrata come nell'esempio che segue, contenente le informazioni relative alla firma digitale, se presenti:
al passaggio del mouse sul file è visualizzabile tramite tooltip l'informazione dell'autore e della data/ora di inserimento.
È presente anche un menu di opzioni aggiuntive nell'icona 
(non tutte necessariamente o contemporaneamente attive, ovvero cliccabili) che consente di visualizzare la versione con omissis, i dettagli della firma, le versioni precedenti, o di scaricare il file originale e la stampigliatura (pdf del file con le informazioni di protocollazione in testata):
- Anteprima:
- File : per visualizzare il file originale in anteprima;
- Versione pdf : per visualizzare il file originale in versione pdf in anteprima;
- Stampigliatura: per visualizzare il file originale in versione pdf con la stampigliatura in anteprima;
- Apri:
- Versione pdf: permette di scaricare la versione pdf del file originale;
- Versione con omissis: permette di scaricare la versione con omissis del file originale, ovvero una versione del file in cui sono stati oscurati i dati sensibili;
- Versione pdf con omissis: permette di scaricare la versione PDF con omissis del file originale, ovvero una versione del file in cui sono stati oscurati i dati sensibili
- Dettagli firma: permette di verificare la validità di tutte le firme apposte sul documento. I dettagli della firma si presentano in forma di dialog che si apre sia cliccando sulla coccarda che sui tre pallini verticali selezionando nel menu a tendina Dettagli Firma. La dialog di Dettagli firma si presenta nel seguente modo:
Titulus permette di firmare digitalmente i documenti e di verificare la validità della firma tramite l'integrazione con prodotti specifici. Se un documento viene firmato più volte, tutte le firme vengono verificate e nella dialog viene riportato il dettaglio di ogni firma.
- Versioni precedenti: permette di scaricare le versioni precedentemente caricate del singolo file, sia esso il principale o file allegati.
- Scarica file originale: permette di scaricare il documento nel suo formato originale;
- Scarica stampigliatura: permette di generare con un click un PDF del filecomprensivo delle informazioni di protocollazione. La funzionalità è disponibile solo sui documenti protocollati e non include gli allegati firmati digitalmente (tranne i file firmati in formato PADES); (vedi Stampa dei file allegati con informazioni sulla protocollazione).
- Scarica contenuto (funzionalità in corso di rilascio)
- Nuova versione: permette di inserire una nuova versione del file che va a sostituire quello precedentemente inserito;
- Nuova versione omissis: permette di inserire una nuova versione del file della versione con omissis, se presente, che va a sostituire quello precedentemente inserito.
Alla destra della card del file principale sono presenti alcune informazioni aggiuntive relative al documento, ovvero:
Voce di indice (opzionale): una parola o una frase chiave che individua un procedimento amministrativo o una tipologia di documenti. L'utilizzo di una voce di indice in registrazione di documenti consente, una volta individuata la parola o frase chiave, la compilazione totale o parziale di alcuni dei campi di registrazione. L'uso delle voci di indice consente quindi di accorciare i tempi di registrazione, evitare errori o sviste di compilazione e garantire una coerenza stilistica di tutto l'Ateneo nella redazione degli oggetti. L'inserimento e la modifica delle voci di indice avviene dal modulo "Procedimenti amministrativi". Vedi Manuale archivio procedimenti 4.6#Vocediindice.
Classificazione (voce sempre presente): attributo del documento secondo il Titolario di classificazione che raccoglie, secondo una gerarchia strutturata su due o più livelli, le possibili classificazioni dei documenti da protocollare.
| Info | ||
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Se in un documento viene inserita una classificazione tramite titolario ( |
Classificazione della minuta (voce sempre presente nei documenti tra uffici): attributo del documento tra uffici
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Scarica contenuto (funzionalità in corso di rilascio)
Nuova versione: permette di inserire una nuova versione del file che va a sostituire quello precedentemente inserito;
Alla destra della card del file principale sono presenti alcune informazioni aggiuntive relative al documento, ovvero:
Voce di indice (opzionale): una parola o una frase chiave che individua un procedimento amministrativo o una tipologia di documenti. L'utilizzo di una voce di indice in registrazione di documenti consente, una volta individuata la parola o frase chiave, la compilazione totale o parziale di alcuni dei campi di registrazione. L'uso delle voci di indice consente quindi di accorciare i tempi di registrazione, evitare errori o sviste di compilazione e garantire una coerenza stilistica di tutto l'Ateneo nella redazione degli oggetti. L'inserimento e la modifica delle voci di indice avviene dal modulo "Procedimenti amministrativi". Vedi Manuale archivio procedimenti 4.6#Vocediindice.
Classificazione (voce sempre presente): attributo del documento secondo il Titolario di classificazione che raccoglie, secondo una gerarchia strutturata su due o più livelli, le possibili classificazioni dei documenti da protocollare.
| Info | ||
|---|---|---|
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Se in un documento viene inserita una classificazione tramite titolario ( |
Classificazione della minuta (voce sempre presente nei documenti tra uffici): attributo del documento tra uffici secondo il Titolario di classificazione che raccoglie, secondo una gerarchia strutturata su due o più livelli, le possibili classificazioni dei documenti da protocollare.
Tipologia (opzionale): è la tipologia documentale a cui appartiene il documento o repertorio, es. verbale d'esame, contratto, fattura, etc. Può contenere campi aggiuntivi specifici. I repertori sono attributi aggiuntivi su altre tipologie di documento, quindi mantengono l'icona del tipo di documento (in arrivo, in partenza, etc.).
Autore: autore del documento nei documenti non protocollati.
Segnatura: la segnatura è l’associazione in forma permanente e non modificabile di informazioni riguardanti il documento stesso, in ingresso e in uscita al sistema di protocollo, utile alla sua identificazione univoca e certa. Compare nella seguente forma: Segnatura: 2020-ADMNADM-0000207.
Tab "Allegati"
Gli eventuali file allegati in aggiunta al file principale sono elencati nella seconda tab e sono visualizzabili in forma di card (
) o in forma di elenco testuale (
), con un campo Descrizione e un campo Nome file:
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Tipologia (opzionale): è la tipologia documentale a cui appartiene il documento o repertorio, es. verbale d'esame, contratto, fattura, etc. Può contenere campi aggiuntivi specifici. I repertori sono attributi aggiuntivi su altre tipologie di documento, quindi mantengono l'icona del tipo di documento (in arrivo, in partenza, etc.).
Autore: autore del documento nei documenti non protocollati.
Segnatura: la segnatura è l’associazione in forma permanente e non modificabile di informazioni riguardanti il documento stesso, in ingresso e in uscita al sistema di protocollo, utile alla sua identificazione univoca e certa. Compare nella seguente forma: 2020-ADMNADM-0000207.
Tab "Allegati"
Gli eventuali file allegati in aggiunta al file principale sono elencati nella seconda tab e sono visualizzabili in forma di card () o in forma di elenco testuale (), con un campo Descrizione (opzionale) e un campo Nome file:
Come per il documento principale, anche per ogni singolo allegato è presente un menu di opzioni aggiuntive nell'icona (non tutte necessariamente o contemporaneamente attive, ovvero cliccabili).
Per la descrizione delle azioni Anteprima, Apri, Dettagli Firma, Versioni precedenti, Scarica file originale, Scarica stampigliatura, Scarica contenuto, Nuova versione, Nuova versione omissis, si rimanda al paragrafo precedente Tab "Documento". Rispetto al documento principale, per gli allegati è presente un'azione in più:
- Imposta come principale: permette di impostare come documento principale l'allegato selezionato (se il documento che si sta visualizzando è ancora modificabile).
Se il documento contiene delle descrizioni di allegati inserite precedentemente in Titulus 4, queste compariranno nella sezione "Descrizione allegati versione 4":
NOTA BENE:
- La facoltà di modificare i file principale e allegati è subordinata ai diritti dell'utente.
- Nei documenti protocollati è possibile inserire file (testuali o immagini) solo se non presenti nel documento originariamente protocollato. Dopo la protocollazione non è più possibile aggiungere o cambiare i file.
- È sempre possibile aggiungere allegati solo se il documento è in bozza oppure è un documento non protocollato;
- Per scegliere la visualizzazione di default degli Allegati (comprensiva di Documento principale) vedi Manuale utente Titulus 5 - Interfaccia#Profiloeimpostazioni.
...
In presenza di queste tipologie documentali predefinite, in modifica compaiono, oltre ai campi standard, i campi aggiuntivi specifici:
Sezioni "Mittente" e "Destinatari"
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mentre in quello in partenza è:
La sezione dei Destinatari può contenere destinatari esterni ed interni all'ateneo. Nei documenti in arrivo si presenta nel seguente modo:
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L'icona 
consente di aprire una dialog con i dettagli associati al contatto, come Codice fiscale, Partita IVA, Indirizzo, etc.
Per inviare un documento si deve cliccare sul button "Invia messaggio" o "Invia messaggio a tutti" nel caso in cui si voglia inviare contemporaneamente il documento a tutti i destinatari inseriti nel documento.
Il messaggio ai destinatari verrà recapitato secondo il mezzo di invio specificato per ogni destinatario. verrà recapitato secondo il mezzo di invio specificato per ogni destinatario.
Per approfondimenti relativi all'invio dei documenti tramite PEC si veda il paragrafo PEC (Posta Elettronica Certificata).
Documenti tra uffici
Il documento tra uffici presenta caratteristiche peculiari rispetto ai documenti in arrivo e ai documenti in partenza poiché è il risultato di processi documentali interni all'ente. Il documento tra uffici – e la particolare tipologia di protocollo che ne deriva, il Protocollo tra uffici – risponde dunque all'esigenza di avere uno strumento che permetta di registrare il flusso comunicativo interno agli uffici della stessa AOO.
...
Grazie all'icona 
l'utente può decidere di scartare (togliere) il documento dai "Documenti in gestione" propri o dei colleghi di un ufficio su cui l'utente ha diritti di intervento.
A seguito dell'azione, il documento risulterà scartato per quel dato utente e scomparirà dai suoi contatori del widget "Documenti in gestione":
...
Questa sezione riporta le annotazioni permanenti alla registrazione di protocollo, che non possono essere né cancellate, né modificate dopo il loro inserimento e si possono inserire solo in visualizzazione del documento in bozza o protocollato.
Per aggiungere una nuova annotazione su un documento è sufficiente cliccare sul tasto "+" "Aggiungi annotazione" del widget.
Titulus tiene traccia di chi ha inserito l'annotazione e del giorno e ora di inserimento. Facendo un parallelo con il cartaceo, inserire un'annotazione equivale a scrivere un appunto a penna direttamente sul documento.
La facoltà di inserire annotazioni è condizionata al diritto di intervento/modifica sul documento da parte dell'utente:
I documenti su cui è stata inserita una annotazione presentano un'icona specifica 
in alto a destra, accanto all'icona della stellina per inserire un documento fra i preferiti come nell'esempio sottostante.
Bozze di documenti
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I messaggi in arrivo di tipo PEC provenienti da più account PEC della AOO dell'utente o da altre AOO compaiono nel widget "Bozze in arrivo" presente nella home dei Documenti:
In alternativa, il widget "Documenti in gestione" raccoglie alla voce "Bozze" tutti i documenti in stato di bozza, fra cui i messaggi in arrivo di tipo PEC:
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Questa sidenav, attivata dall'icona 
, riporta l'elenco (filtrabile) delle azioni e visualizzazioni compiute sul documento a partire dalla sua registrazione e si presenta nel seguente modo:
Le operazioni di fascicolazione e defascicolazione rimozione del documento dal fascicolo comportano la comparsa di dettagli di storia ulteriori:
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I filtri in alto sono tutti selezionati in partenza e mostrano l'elenco completo degli eventi e delle visualizzazioni, ovvero:
- Modifiche al documento, ovvero tutte ovvero tutte le operazioni di modifica, compresa registrazione, protocollazione, segnatura, annullamentoannullamento, cambio classificazione, inserimento in fascicolo, invio in conservazione;
- Modifiche alle persone, ovvero operazioni di assegnazione responsabilità e rimozione;
- Visualizzazioni, ovvero le operazioni di visualizzazione del documento da parte degli utenti.
...
- responsabilità e rimozione;
- Visualizzazioni, ovvero le operazioni di visualizzazione del documento da parte degli utenti.
- Altre operazioni, ovvero le operazioni che non sono riconducibili ai filtri sopra descritti
È possibile deselezionarne alcuni per filtrare l'elenco e mostrare solamente gli eventi che servono.
Solo per i documenti prodotti nel modulo Organi è presente un filtro aggiuntivo 
"Titulus Organi" , come esempio di seguito:
Con questo filtro sono visualizzabili i seguenti eventi, se presenti:
- inserimento in OdG
- rimozione da OdG
- sospensione dalla seduta
- rinvio
- esito “Non discussa”.
Iter di autorizzazione
L'icona 
apre la sidenav dell'iter di autorizzazione attivo sul documento, che, come detto, può avere una timeline associata, o meno.
...
Il widget "Fascicoli" mostra il fascicolo "Principale" e eventuali "Altri fascicoli" in cui è presente il documento:
Nei documenti tra uffici, in cui compare una classificazione per la minuta e una per l'originale, il widget dei fascicoli può presentare le voci "Originale", "Minuta" e "Altri fascicoli":
La facoltà di rimuovere un documento dal fascicolo è indicata dalla presenza dell'icona cestino (
) con tooltip "Rimuove il documento dal fascicolo", ed è subordinata al diritto di intervento sul fascicolo.
NOTA BENE: il cestino compare solo in corrispondenza dei fascicoli/sottofascicoli dell'utente o dell'ufficio di appartenenza dell'utente, siano essi il fascicolo principale o gli altri fascicoli.
Il click sul button " + " va alla fascicolazione del documento, ovvero l'inserimento del documento all'interno di una data aggregazione documentale.
Il click sul cestino apre una dialog di richiesta conferma:
Al click sul nome del fascicolo si apre una sidenav contenente i dettagli del fascicolo, l'eventuale gerarchia (fascicolo padre, sottofascicoli se presenti) e gli ultimi 4 documenti inseriti in quel fascicolo:
Il click su ogni documento inserito rimanda alla pagina di dettaglio di quel documento.
Il click sull'oggetto del (sotto)fascicolo rimanda alla pagina di dettaglio del (sotto)fascicolo.
Widget "Collegamenti"
"Principale" e eventuali "Altri fascicoli" in cui è presente il documento:
Nei documenti tra uffici, in cui compare una classificazione per la minuta e una per l'originale, il widget dei fascicoli può presentare le voci "Originale", "Minuta" e "Altri fascicoli":
La facoltà di rimuovere un documento dal fascicolo è indicata dalla presenza dell'icona cestino () con tooltip "Rimuove il documento dal fascicolo", ed è subordinata al diritto di intervento sul fascicolo.
NOTA BENE: il cestino compare solo in corrispondenza dei fascicoli/sottofascicoli dell'utente o dell'ufficio di appartenenza dell'utente, siano essi il fascicolo principale o gli altri fascicoli.
Il click sul button " + " va alla fascicolazione del documento, ovvero l'inserimento del documento all'interno di una data aggregazione documentale.
Il click sul cestino apre una dialog di richiesta conferma:
Al click sul nome del fascicolo si apre una sidenav contenente i dettagli del fascicolo, l'eventuale gerarchia (fascicolo padre, sottofascicoli se presenti) e gli ultimi 4 documenti inseriti in quel fascicolo:
Il click su ogni documento inserito rimanda alla pagina di dettaglio di quel documento.
Il click sull'oggetto del (sotto)fascicolo rimanda alla pagina di dettaglio del (sotto)fascicolo.
Widget "Parole chiave"
All'interno del widget "Parole chiave" sono visualizzate le eventuali parole chiave associate a un documento come nell'esempio sottostante:
Cliccando sull'icona della matita è possibile modificare parole chiave esistenti e inserirne di nuove. Se una parola chiave è già stata associata a un altro documento, se si inizia a scrivere la parola questa verrà suggerita da un menu a tendina selezionabile con il mouse o da tastiera come nell'esempio sottostante:
Tramite l'icona del cestino è possibile svuotare il campo da tutte le parole chiave inserite. Per rendere definitive le modifiche o annullarle si dovrà premere sui tasti “Conferma” o “Annulla”.
Per ricercare le parole chiave dalla visualizzazione di un documento è sufficiente cliccare la chips della parola chiave desiderata nel widget venendo reindirizzati alla ricerca globale (chiave: [parola chiave scelta] compilata con la parola ricercata) con tutti i documenti che contengono quella parola chiave.
Widget "Collegamenti"
All'interno del widget "Collegamenti" sono visualizzati tutti i documenti collegati al documento che si sta visualizzando. Un collegamento in Titulus è un "link" biunivoco, ossia visibile in entrambi i documenti che vengono collegati tra loro. Non è possibile collegare un Con "collegamenti" si intendono gli eventuali altri documenti linkati - o collegati - al documento in oggetto. Non è possibile collegare il documento a fascicoli o raccoglitori, ma solamente ad altri documenti.
NOTA BENE: Il widget Quando dei collegamenti sono presenti, viene valorizzato il widget seguente che riporta sia i collegamenti impostati con inseriti da Titulus 5, sia quelli ereditati da Titulus 4. Se presenti collegamenti ereditati da Titulus 4 ("vecchi sono mostrati sotto la voce "Vecchi collegamenti"):
Il widget mostra indistintamente sia i collegamenti dal documento in oggetto ad altri documenti, sia quelli da altri documenti al documento in oggetto.
.
Nell'intestazione del widget è presente un contatore che mostra il numero totale dei collegamenti presenti. Per aggiungere un collegamento, è sufficiente premere il button AGGIUNGI 
. Si apre una dialog che consente di ricercare documenti in base a testo libero e/o intervallo di data (di creazione):composta dai seguenti campi:
- Testo libero
- Oggetto (attivando il toggle "Solo oggetto", come per la ricerca avanzata),
- Id del documento
- Numero protocollo
- Data protocollo
- Data creazione
Avviando la ricerca, vengono mostrati i risultati paginati su più schermate, ovvero i documenti che soddisfano i criteri di ricerca:
Tramite i checkbox è possibile selezionare i documenti da collegare. Il checkbox in basso consente di selezionare tutti gli elementi della schermata. È
È possibile selezionare più documenti su in più schermate navigando i risultati grazie alle icone frecce di paginazione (in basso 
).
La possibilità di rimozione di All'interno del widget è possibile rimuovere un collegamento tramite l'icona cestino () è ; tale possibilità di rimozione è subordinata ai diritti dell'utente e comporta una dialog di richiesta 'utente e l'azione apre un popup di conferma:
NOTA BENE:
- Per ragioni normative e di trasparenza amministrativa, in caso di documento pubblicato all'albo, il collegamento a quest'ultimo non potrà essere rimosso.
- Per rimuovere un collegamento da un altro documento "X" al documento in oggetto, in corrispondenza del quale non è presente il cestino di rimozione, è sufficiente andare a rimuovere il collegamento dalla pagina di dettaglio del documento "X".
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