Homepage

In alto a destra nella topbar sono presenti due button che permettono di accedere sia alla gestione anagrafica (con ricerca e inserimento), sia alla gerarchia degli uffici censiti.

Gestione Anagrafica

Di seguito la maschera di Homepage della Gestione Anagrafica:

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La maschera si compone di alcune delle seguenti sezioni:

• Filtri di ricerca
• Campi di ricerca
• Ultime modifiche
• Inserimento

Sezione - Filtri di ricerca

La sezione Filtri di ricerca permette di selezionare una o più entità:

...

A seconda del button selezionato i campi della sezione sottostante Campi di ricerca si modifica, restituendo la maschera di ricerca specifica per quell'entità. La ricerca viene effettuata su tutte le entità sia selezionando tutti i button, sia che non se ne selezioni nessuno.

Se si desidera ricercare tutte le entità i campi sono i seguenti:

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...

Sezione - Campi di ricerca

La sezione Campi di ricerca si aggiorna in funzione dei filtri di ricerca selezionati nella sezione "Filtri di ricerca".

Se si desidera ricercare tutte le entità (nessun button selezionato) i campi sono i seguenti:

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• Testo
• Data creazione
• Data modifica

Per la ricerca delle Strutture interne i campi sono i seguenti:

...

Per la ricerca Profili campi sono i seguenti:

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Per la ricerca AOO i campi sono i seguenti:

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Per la ricerca Comuni i campi sono i seguenti:

Sezione - Ultime modifiche

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In questa sezione l'utente in uso visualizza le ultime 30 schede su cui ha effettuato una modifica. 

Sezione - Inserimento

Nella colonna a destra è presente la sezione "Inserimento" che propone tutte le entità che l'utente può inserire in anagrafica in base al proprio profilo di dirittisulla base dei diritti posseduti, descritti più dettagliatamente di seguito al paragrafo Persona interna.

Cliccando su ognuno dei pulsanti l'utente viene reindirizzato alla relativa scheda di inserimento.

Di seguito l'elenco completo delle entità presenti nell'anagrafica Titulus:

Sezione - Risultati di ricerca

Di seguito la pagina dei risultati di una ricerca globale (senza filtri, su tutte le entità presenti in anagrafica): 

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Una volta effettuata una ricerca i filtri di ricerca in alto si compilano con il valore numerico dei risultati trovati per la ricerca effettuata, ad esempio → 

Se si ricercano due parole il sistema restituisce come risultati di ricerca tutte le entità che contengono entrambe le parole. I risultati sono ordinati in ordine alfabetico per tipologia di entità.

...

Se i risultati sono numerosi, il sistema propone presenta una suddivisione in pagine. Attraverso i comandi posti sotto ai risultati di ricerca è possibile modificare il numero degli elementi visualizzati per pagina e sfogliare le pagine:

...

Se si seleziona uno dei risultati di ricerca è possibile sfogliare le schede restituite in ricerca utilizzando le seguenti icone:

Gerarchia

Cliccando sul button in alto a destra "Gerarchia" è possibile visualizzare la gerarchia configurata in anagrafica a partire dalla sua radice.

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Cliccando sulle frecce si possono espandere i vari livelli e visualizzare gli uffici sottostanti.

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Gerarchia completa: tramite il toggle , è possibile espandere in un solo click tutti i rami della gerarchia, che in tal modo verrà visualizzata nella sua completezza.

Cliccando sulla sull'icona dei tre pallini Image Added a destra della denominazione di una struttura interna si apre un popup con le seguenti azioni possibili:
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• Vai alla struttura → permette di visualizzare la pagina della struttura interna selezionata
• Assegna radice → si veda il paragrafo "Assegnazione della radice"
• Inserisci persona → permette di inserire una nuova persona interna nella struttura interna selezionata. NB: creando una persona direttamente da all'interno di una struttura interna il campo "Appartenenza" sarà compilato con la denominazione della struttura selezionata e non sarà modificabile.
• Inserisci figlio → permette di inserire una struttura figlia di quella selezionata. Tramite questa azione l'utente viene rimandato alla nuova struttura figlio che eredita il campo i campi Codice Amm. e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi comunque editabili (cioè è possibile, qualora ce ne fosse la necessità, modificarli).lasciandoli comunque editabili.
• Inserisci fratello Inserisci fratello → permette di inserire in gerarchia una struttura di pari livello della struttura selezionata. Tramite questa azione  azione l'utente viene rimandato alla nuova struttura fratello che eredita il campo i campi Codice Amm. e Codice AOO dalla struttura di partenza, lasciando i campi lasciandoli comunque editabili (cioè è possibile, qualora ce ne fosse la necessità, modificarli).
• Sposta struttura → permette di spostare la struttura selezionata all'interno della gerarchia. Se cliccato sarà possibile selezionare la nuova struttura padre cliccando sull'icona dei tre pallini corrispondente e confermare lo spostamento/annullamento della struttura dal menu a disposizione. Es: si vuole per spostare la struttura "Ufficio paghe", si deve selezionare seleziona la struttura e poi cliccare si clicca su "Sposta struttura", una volta scelta selezionare la nuova struttura padre selezionarla (ad esempio "Risorse umane") e cliccare sull'azione "Incolla struttura" o "Annulla sposta struttura" a seconda dell'azione da svolgere e poi cliccare "Conferma" sul popup.

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Tramite il toggle è possibile abilitare lo spostamento di strutture nella gerarchia tramite drag and drop. Ad ogni spostamento compare un popup di conferma della modifica effettuata:

...

Lo spostamento di una struttura può essere effettuato anche direttamente in modifica della struttura interna (si veda paragrafo Struttura interna) che si interna che si vuole spostare cliccando sull'icona

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.  Per la maschera Struttura interna si veda il relativo paragrafo.

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Cliccando sull'icona dei tre pallini corrispondente al Cliccando sul nuovo padre e su "Sposta qui" la struttura viene spostata sotto al nuovo padre e compare un nuovo button "Annulla spostamenti", che permette di annullare l'opzione di spostamento. 

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NB: per rendere definitiva l'azione di spostamento è necessario salvare le modifiche tramite il tasto "Salva" della struttura interna. Se si effettuano spostamenti e si clicca "Abbandona" invece che "Salva" Titulus restituirà un ulteriore popup di avvertimento.

Assegnazione della radice

Per creare una gerarchia composta dalle strutture interne già inserite in ACL e facenti capo alla medesima Amministrazione, è necessario assegnare la radice alla struttura-padre di tutto l'albero: quest'ultima costituirà costituisce l'elemento radice della gerarchia.

...

• Dalla scheda di una struttura interna cliccando sull'icona e su ; anche in questo caso deve essere confermato il popup di modifica dell'assegnazione della radice.

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N.B. STRUTTURE DI AOO DIVERSE POSSONO ESSERE VISUALIZZATE SOTTO UNA RADICE COMUNE A TUTTA L'AMMINISTRAZIONE.

La radice verrà mostrata in gerarchia contrassegnata dalla seguente icona:

...

La struttura interna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando la sezione desiderata.

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento/modifica di una struttura interna.

Sezione - Informazioni generali

→ Attraverso questa icona è possibile visualizzare la posizione della struttura in gerarchia e, solo in inserimento/modifica, selezionare/cambiare una nuova struttura padre. Per ulteriori specifiche si veda il paragrafo "Gerarchia". 

All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi.

Sono obbligatori i seguenti campi:

• Descrizione → equivale al nome della struttura che si vuole inserire;
• Codice unità →  il campo può non essere compilato manualmente. In questo caso il sistema assegnerà un codice univoco alfanumerico ("SI"+ sei cifre, es. "SI000352"). Se si compila manualmente il campo il valore inserito deve essere univoco e rispettare una lunghezza di massimo di 8 caratteri alfanumerici. Il codice unità è necessario per identificare la Struttura interna in maniera univoca. 
• Codice Amm. →  equivale al Codice di Amministrazione e individua l'Ente, composto da 4 caratteri alfanumerici (di default il sistema inserisce i codici della struttura dell'utente che sta effettuando l'inserimento).
• Codice AOO → si tratta del codice dell'Area Organizzativa Omogenea, composto da 3 caratteri alfanumerici (di default il sistema inserisce i codici della struttura dell'utente che sta effettuando l'inserimento).

NB: una volta inserita una struttura interna in una AOO non sarà possibile modificare i campi Codice Amm. e Codice AOO.

I seguenti campi sono invece facoltativi:

• PEC → in questo campo può essere inserita una PEC se precedentemente configurata nell'AOO di appartenenza della struttura. Tale indirizzo sarà quello da cui saranno inviate le PEC di un utente inserito in quella struttura. Il campo

PEC effettua una lookup nelle

• mostra una tendina con le PEC configurate nell'AOO inserita. NB: la sezione PEC non è visibile nel caso in cui non sia configurata nessuna PEC nell'AOO scelta. Per ulteriori informazioni sulla posta elettronica certificata vedere il manuale specifico. Manuale Utente Pec 4.6
• E-mail → in questo campo è possibile inserire uno o più indirizzi email

I campi PEC e E-mail sono campi ripetibili. Per inserire uno o più indirizzi email è sufficiente inserire la denominazione desiderata e cliccare su invio, su un qualsiasi punto della pagina oppure salvando direttamente la pagina.

È possibile inoltre cancellare singolarmente gli indirizzi email inseriti (sia in fase di inserimento che in modifica) cliccando l'icona, ma anche in maniera massiva cliccando sull'icona . Entrambe le icone presentano un tooltip per il suggerimento dell'azione che può essere svolta:

I campi Numero di telefono e Sito web possono essere inseriti più volte cliccando sull'icona . Se si inseriscono più campi sarà possibile eliminarli cliccando sull'icona che compare solo aver inserito almeno due campi.

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In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Modifica
• → Ripeti nuovo
• → Opzioni (Cancella)Inserisci persona e Cancella). L'azione "Inserisci persona" permette di assegnare una persona esterna alla struttura esterna visualizzata. 

In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Persone assegnate (: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti alla struttura. Se cliccato mostra un Il button apre un popup laterale con l'elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona esterna selezionata).Image Removed  → Note (non compilato); Image Removed (compilato)interna selezionata. Sotto l'intestazione è presente il buttonImage Added “Vedi tutti” che rimanda alla maschera di ricerca avanzata con l’elenco degli utenti assegnati alla struttura selezionata. Dai risultati di ricerca è possibile effettuare l'export tramite l’apposito button "Esporta tutto" oppure filtrare ulteriormente la ricerca. Image Added
• → Storia

Inserimento e modifica

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All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Competenze →  il campo è testuale e libero
• Responsabile → il campo è valorizzabile con l'aiuto di una look-up o ricerca automatica che permette di ricercare utenti di tipologia "Persone esterne" precedentemente inseriti in ACL. 

Persona interna

Visualizzazione

Di seguito la maschera di visualizzazione di una persona interna:

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• Tipologia → questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona Image Addedposta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".

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Sezione - Note

Nella sezione è presente un unico campo:

• Note → il campo è a testo libero e può essere utilizzato per eventuali annotazioni sull'entità.

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Persona interna

Visualizzazione

Di seguito la maschera di visualizzazione di una persona interna:

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In altro a sinistra sono In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Modifica
• → Ripeti nuovo
• → Opzioni (Cancella)

In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:è visibili l'icona per la visualizzazione della storia dell'entità:

• Image Removed  → Note (non compilato); Image Removed (compilato)
• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire una nuova persona interna selezionare il pulsante “Persona interna” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento” oppure inserendola all'interno di una struttura già esistente o dalla gerarchia (vedere paragrafo Struttura interna e paragrafo Gerarchia).

La persona interna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una persona interna.

Sezione - Informazioni generali

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All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:

• Cognome → (obbligatorio)
• Nome → (obbligatorio)
• Matricola → inserire il inserire il numero di matricola o identificativo della persona con valori alfanumerici per un massimo di 8 caratteri
• Codice fiscale
• Cognome (obbligatorio)
• Nome (obbligatorio)
• . il campo può non essere compilato manualmente. In questo caso il sistema assegnerà un codice univoco alfanumerico ("PI"+ sei cifre, es. "PI000352"). Se si compila manualmente il campo il valore inserito deve essere univoco e rispettare una lunghezza di massimo di 8 caratteri alfanumerici. Il codice unità è necessario per identificare la Persona interna in maniera univoca. 
• Codice fiscale
• Appartenenza → (obbligatorio) → UOR di appartenenza. Il campo è compilabile Appartenenza (obbligatorio) → UOR di appartenenza. Il campo è compilabile tramite look-up o ricerca automatica tra le strutture interne già inserite in anagrafica. Tramite la seguente icona è possibile compilare il campo con la struttura interna di cui fa parte l'utente che sta inserendo la scheda della persona.
• Secondo nome
• Nickname
• NB: la lookup viene effettuata sulla base dei diritti di visibilità dell'utente in uso, quindi i risultati possono differire da utente a utente.
• Qualifica Titolo di deferenza → questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di titolo di deferenza (Prof., Dott.lista di qualifiche alle quali associare la persona (Capoufficio, Responsabile d'area, ecc.). Chi  Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione Image Addedè presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".Image Modified

• Titolo →questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di titoli (Prof., Dott., ecc.). Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona Image Removedposta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione Image Removed è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".
• Qualifica → questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di lista di qualifiche alle quali associare la persona (Capoufficio, Responsabile d'area, ecc.). Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona Image Removedposta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione Image Removedè presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".
• Login → in questo campo deve essere inserita la login della persona (in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio)
• E-mail → questo campo non è obbligatorio ma fortemente consigliato in quanto tutte le mail di notifica di Titulus vengono spedite all'indirizzo compilato qui (in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio)
• Ruoli e Mansioni → campo relativo alle mansioni specifiche svolte dalla persona all'interno dell'ente (addetto al protocollo, tecnico informatico, ecc. RPP per i flussi di pubblicazione); (in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio)
• Gruppi → questo campo è compilabile attraverso lookup o ricerca automatica che richiama Gruppi già presenti in anagrafica. Il campo è visibile solo se sono già stati creati dei gruppi nell'AOO della struttura di appartenenza della persona.

• Sezione - Dati attività

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• Login → in questo campo deve essere inserita la login della persona (in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio o su qualsiasi punto della pagina)
• E-mail → questo campo non è obbligatorio ma fortemente consigliato in quanto tutte le mail di notifica di Titulus vengono spedite all'indirizzo compilato qui (in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio o su qualsiasi punto della pagina)
• Ruoli e Mansioni → campo relativo alle mansioni specifiche svolte dalla persona all'interno dell'ente (ad esempio: addetto al protocollo, tecnico informatico, RPP per i flussi di pubblicazione); in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio o su qualsiasi punto della pagina
• Gruppi → questo campo è compilabile attraverso lookup o ricerca automatica che richiama Gruppi già presenti in anagrafica. Il campo è visibile solo se sono già stati creati dei gruppi nell'AOO della struttura di appartenenza della persona.

Sezione - Dati attività

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Questa sezione contiene i dati relativi ai recapiti professionali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Via 
• Comune → questo campo è compilabile tramite lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

Sezione - Dati personali

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Questa sezione contiene i dati personali Questa sezione contiene i dati relativi ai recapiti professionali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Via 
• Comune →→ questo campo è compilabile tramite lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

Sezione -

...

Competenze

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Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

...

Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze possedute dalla persona all'interno della struttura. 

• Competenze

• Sezione - Competenze

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Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze svolte dalla persona all'interno della struttura. 

• Competenze

Da qui in avanti le sezioni riguardano i Diritti dell'utente sulle varie sezioni dell'applicativo.

NB: Si ricorda che ad ogni nuovo inserimento , di una Persona interna, il sistema inserisce compila in automatico delle spunte in alcune caselle, corrispondenti ai diritti base.

Sezione - Note

Nella sezione è presente un unico campo:

• Note → il campo è a testo libero e può essere utilizzato per eventuali annotazioni sull'entità.

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Sezione - Profili di diritti

In questa sezione è presente un solo campo facoltativo:

...

Questo è un campoche consente di associare l'utente che si sta inserendo/modificando ad un profilo precedentemente creato dall'Amministratoreesistente. Cliccando sull'icona del menù menu a tendina verrà viene visualizzato l'elenco di tutti i profili creati e, se la persona viene associata ad uno di questi profili, la parte restante della scheda verrà viene compilata automaticamente , in base ai diritti impostati dall'Amministratore per quello specifico Profilo.

Sezione - Amministrazione

Di seguito i campi relativi alla sezione amministrazione: 

• SuperUser → Il diritto SuperUser permette di visualizzare e modificare le "Impostazioni avanzate", le "Configurazioni informazioni di pubblicazione", le "Configurazioni dei repertori" in Strumenti di amministrazione Configurazioni (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo, altrimenti la sezione non si visualizza) e visualizzare la sezione Amministrazione nelle schede delle Persone interne di Titulus. Il diritto SuperUser permette inoltre di modificare le login delle Persone interne.

• ACL → Questa casella abilital'utente a vedere la sezione Access control list nella scheda di una Persona interna.
• TITULUS → Questa casella abilita l'utente a vedere le sezioni Diritti dell'utente sull'archivio, Diritti dell'utente sui procedimentisu Processi e piano di classificazione, Riservatezza e Repertori nella scheda di una Persona interna.

• TITULUS ORGANI → Questa casella abilita l'utente come amministratore di Organi (sempre che il modulo organi sia attivato), con se il Modulo Organi è attivo presso l'Ente). Con questo diritto è abilitato il button "Configurazione" all'interno del Modulo Organi che consente di visualizzare/modificare tutti gli organi Organi esistenti e crearne di nuovi; può anche eliminare gli Organi esistenti. Con questo diritto e il diritto di modifica delle persone interne si abilita inoltre la sezione Diritti dell'utente su Titulus Organi all'interno delle schede delle persone interne. 

• ACCESSO CIVICO → GESTIONE ACCESSI → Questa casella permette di vedere all'interno del modulo Accessi tutte le richieste di accesso in elenco e le pratiche. Per ulteriori specifiche si rimanda al Manuale utente Titulus 5 - Modulo Gestione accessi
• TRASPARENZA → Questa casella abilita in Strumenti di amministrazione Configurazioni (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo) la "Configurazione amministrazione trasparente".

Sezione - Access control list

Attraverso questa sezione è possibile gestire i diritti della persona in oggetto in relazione all'applicativo al modulo ACL, ed è composta dai seguenti campi:

• Generale 
  • Inibisci accesso all'applicativo → Se viene spuntata questa casella l'utente NON viene abilitato ad accedere all'ACL. Nella navbar di Titulus non visualizza l'icona dell'Anagrafica e di conseguenza non può accedervi.
• Strutture interne - AOO 
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove AOO e strutture interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture Interne” e il pulsante "AOO". L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda (Struttura interne e AOO) già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture interne esistenti in ACL e a dismettere le AOO. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone interne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove persone interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone Interne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di persona interna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le persone interne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Comuni
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi comuni e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Comuni”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda Comune già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i comuni esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Profili
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Profili di utenti e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Profili”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda profilo già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Profili esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Strutture esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Strutture esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture esterne". L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di Struttura esterna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Persone esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone esterne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di Persona esterna già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le Persone esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Gruppi
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Gruppi e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Gruppi”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di Gruppi già esistente, l'icona modifica in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Gruppi esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Thesauri vincolati
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire e/o modificare in ACL dei nuovi termini in Thesauri.  Spuntando questa casella l'utente vedrà l'icona Image Addedaccanto ai campi compilabili tramite Thesaurus.
  • Cancellazione Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i termini presenti nei Thesauri esistenti.
• Diritti speciali
  • Restrizione persone interne e strutture interne alla propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di visualizzare e inserire strutture , e persone e comuni interne all'interno delle ACL di una AOO diversa da quella di appartenenza.

• Sezione - Diritti dell'utente sull'archivio

Questa sezione è visibile da chi possiede il diritto TITULUS nella sezione Amministrazione.

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Questa sezione è molto ampia, ed è relativa a tutti i diritti che possono essere assegnati all'utente che si sta inserendo/modificando. La modifica dei diritti di un utente già inserito in ACL può essere effettuata cliccando l'icona di modifica Image Removeddopo aver ricercato e aperto la scheda dell'utente scelto.
La sezione è composta dai seguenti campi:

...

Sezione - Diritti dell'utente sull'archivio

Questa sezione è visibile da chi possiede il diritto TITULUS nella sezione Amministrazione.

Image Added

Questa sezione è molto ampia, ed è relativa a tutti i diritti che possono essere assegnati all'utente che si sta inserendo/modificando. La modifica dei diritti di un utente già inserito in ACL può essere effettuata cliccando l'icona di modifica Image Addeddopo aver ricercato e aperto la scheda dell'utente scelto.
La sezione è composta dai seguenti campi:

• Generale
  • Inibisci accesso all'applicativo → Questa casella permette di inibire all'utente che si sta inserendo/modificando l'accesso all'applicativo Titulus.
• Archiviazione
  • Protocollo Arrivo → Questa casella abilita il diritto di inserire in Titulus nuovi documenti in arrivo
  • Protocollo Partenza → Questa casella abilita il diritto di inserire in Titulus nuovi documenti in partenza
  • Protocollo Interno → Questa casella abilita il diritto di inserire documenti tra uffici. I documenti tra uffici sono quelli interni alla propria struttura e/o ad uffici della AOO di appartenenza.
  • Documenti Non Protocollati → Questa casella abilita il diritto di inserire documenti che per la loro natura non sono sottoposti a protocollazione (es. Cedolini dello stipendio, certificati medici, fatture, ecc.)  
  • Documenti Riservati → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione riservata e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Documenti Altamente Confidenziali → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione altamente confidenziale e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Documenti Segreti → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione segreta e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.

...

• UOR sottostanti → in questa sezione sono stabiliti i diritti relativi alla visione e/o all'intervento su documenti delle UOR che nell'organigramma della AOO sono poste ad un livello gerarchico subordinato e figlio della alla UOR di appartenenza della persona di cui si stanno inserendo i diritti. (es. L'Ufficio Contabilità ha come UOR sottostanti l'ufficio Stipendi e l'ufficio Pensioni)
  • Visione documenti e fascicoli → Questa casella abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti e fascicoli prodotti dalle UOR sottostanti alla propriaa quella della persona di cui si stanno inserendo i diritti. Se questa casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti di una UOR sottostante, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.
  • Intervento sui documenti e i fascicoli → Questa casella abilita l'utente alla modifica dei documenti e i fascicoli delle UOR sottostanti la propria. Se a quella della persona di cui si stanno inserendo i diritti. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR sottostanti si compilerà automaticamente.
• UOR di responsabilità → in questa sezione sono definiti i diritti relativi alla visione e alla modifica dei documenti prodotti da UOR in cui la persona riveste il compito di Responsabile.

  • Visione Documenti documenti e fascicoli → Questa casella abilita l'utente alla visione sui documenti e i fascicoli prodotti dalla UOR di cui è Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti della UOR di cui è Responsabile, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

  • Intervento sui documenti e i fascicoli → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti e i fascicoli della UOR di cui è Responsabile. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR di responsabilità si compilerà automaticamente.

• Raccoglitori → con il termine Raccoglitore, si intende un “contenitore” che permette all'utente di raccogliere e conservare record di documenti con classificazioni diverse, ovvero documenti che vengono conservati perché inerenti all'attività della persona, ma che non seguono i criteri archivistici con cui vengono organizzati i fascicoli. .
  • Disattiva → se questa casella viene spuntata, i raccoglitori non vengono attivati. NB: In
  • Disattiva → se questa casella viene spuntata, i raccoglitori non vengono attivati. NB: In presenza di operatori che non posseggono dimestichezza con i criteri con cui viene organizzata la gestione documentale, è consigliabile disattivare i raccoglitori, invitando gli utenti ad utilizzare i fascicoli
• Restrizioni 
  • Divieto di intervento sui documenti → Spuntando la casella “Divieto di intervento sui documenti”, l'utente NON è abilitato all'intervento sui documenti, sia per quanto riguarda la modifica di un documento già inserito, che per quanto riguarda la cancellazione di documenti.
• Diritti speciali → La serie di diritti che si possono assegnare tramite l'utilizzo di quanto è contenuto in questa sezione, viene definita “Diritti speciali”, per l'importanza che questi rivestono all'interno di un sistema di gestione documentale.

  • Intervento su tutti i documenti ... e i fascicoli →  Questa casella attribuisce, all'utente di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti in ACL, il diritto di modifica di tutti i record presenti in banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le regole di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.

  • Intervento sui documenti e i fascicoli della propria UOR →  Questa casella attribuisce all'utente il il diritto di intervento su tutti i documenti e i fascicoli assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando questo diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di 'Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene data visione della Vaschetta nella sezione “Documenti in gestione”.

  • Annullamento documenti → Questa casella abilita l'utente ad effettuare l'annullamento dei documenti di cui possiede il diritto di visualizzazione.

  • Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO → Questa casella abilita la possibilità Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di intervento sui documenti di AOO diversa diverse da quella di appartenenza. Altre UOR →  nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti Senza la spunta su questa casella l'utente:

    • solo se ha attivi i diritti "Intervento su tutti i documenti e fascicoli", può attivare un iter su documenti di altre AOO;

    • solo se ha attivi i diritti "Intervento su tutti i documenti e fascicoli" e “Interruzione iter sul documento”, può interrompere gli iter attivi su documenti di altre AOO;
    • solo se ha attivi i diritti "Intervento su tutti i documenti e fascicoli" e “Annullamento documenti”, può effettuare l'annullamento di documenti di altre AOO.

• • Altre UOR → nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti delle UOR sottostanti'. Qualora l'utente debba essere abilitato ad intervenire su documenti assegnati ad UOR diverse da quelle gestite con i diritti sopra indicati, si può far uso di questo particolare diritto, nel quale

l'amministratore può utilizzare la

• • può essere inserita una UOR tramite lookup o ricerca automatica

per trovare la UOR desiderata

• • .

• Opzioni avanzate cambio classificazione
Diritti del Diritti del protocollista → questa sezioneè stata inseritaper quegli enti che hanno l'esigenza di limitare la visibilità e l'intervento dei protocollisti ai soli documenti in arrivo registrati dalla propria UOR di appartenenza. Tale diritto viene dato se non si vuole dare il diritto di visualizzazione su tutto il protocollo generale o il diritto di intervento su tutti i documenti. 
• Intervento sui documenti in arrivo → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti in arrivo registrati dalla propria UOR. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visibilità dei documenti in arrivo" si compilerà automaticamente.
• Visibilità dei documenti in arrivo → Questa casella abilita la visibilità sui documenti in arrivo registrati dalla UOR di appartenenza dell'utente
• Amministrazione
  • Abilita Strumenti di Amministrazione → se viene spuntata questa casella, l'utente avrà il diritto di accedere alla pagina di applicativo contenente gli strumenti di Amministrazionealle pagine "Configurazioni" e "Strumenti".

  • Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati → se viene spuntata questa casella, l'utente viene abilitato ad aggiungere o rimuovere allegati a documenti già protocollati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene assegnato solo a utenti scelti i quali lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file a record di documenti già protocollati aventi documenti informatici allegati sbagliati o incompleti.

  • Rimozione di fascicoli → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a cancellare fascicoli generici. Per poter rimuovere un fascicolo generico, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti). Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.

• Inserimento → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito all'inserimento di allegati nel momento in cui il documento viene inserito (in arrivo, in partenza, fra uffici, ecc.)contenute funzioni in dismissione, mantenute per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Acquisizione differita immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare immagini → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Può associare file → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato ad associare file a documenti precedentemente protocollati, ma esclusivamente a documenti con nessun file allegato e in un'unica soluzione. Quest'azione non può essere effettuata se è già stato generato il Registro Giornaliero di Protocollo. si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Flussi → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti relativi agli iter sul documento. 
  • Interruzione iter sul documento → Questa casella abilita a interrompere un iter attivo su un documento. (Prima della versione 5.3.0 tale diritto era denominato "Annullamento flussi" visualizzabile nella sezione precedentemente denominata "Diritti dell'utente sui procedimenti", ora Diritti dell'utente su Processi e piano di classificazione.) 
• Visibilità → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visibilità della documentazione inserita in Titulus. In particolare, se la persona viene abilitata ad intervenire sui documenti, le caselle relative alla visibilità vengono spuntate in automatico. ES. Ad esempio, se un utente viene abilitato ad intervenire sui documenti prodotti dalla propria UOR, la casella relativa alla visione dei documenti della propria UOR viene spuntata in automatico dal programma. 

  • Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati) … e di tutti i fascicoli → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di vedere TUTTI i documenti e i fascicoli registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono però esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in una sezione a parte, denominata appunto “Riservatezza”.

  • …ad esclusione dei file → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di visualizzare tutto il protocollo, ma non potrà visualizzare file allegati, quindi per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata. 

  • Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.

  • Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.

  • Visione dei documenti e dei fascicoli della propria UOR → se questa casella viene spuntata, la persona verrà abilitata a vedere i documenti e i fascicoli della UOR di appartenenza. Se la persona deve essere abilitata alla visione di documenti di più UOR oltre quella di appartenenza o quelle di cui è Responsabile o quelle sottostanti la propria, si deve inserire nella riga posta accanto a “Altre UOR” “Altre UOR” la UOR ricercabile tramite lookup o ricerca automatica utilizzando la denominazione o il codice della stessa.
• Co-responsabilità → Questa sezione è dedicata alla gestione dei diritti in merito alla funzione di "Co-responsabilità" (ex “Conferenza dei Servizi”) che permette di assegnare documenti a più di un Responsabile. Spuntando le diverse caselle l'utente viene abilitato ad aggiungere e gestire Co-responsabili per i documenti in Arrivo/Partenza/Interni/Non protocollati, seguendo per il resto le stesse modalità di registrazione della documentazione ordinaria.
  • Protocollo Arrivo
  • Protocollo Partenza
  • Protocollo Interno
  • Documenti Non Protocollati
• Fascicoli → Questa sezione è dedicata ai diritti che possono essere attribuiti all'utente in relazione alla creazione ed alla visibilità dei fascicoli
  • Creazione nuovi fascicoli e sottofascicoli → spuntando questa casella, l'utente viene abilitato a creare nuovi fascicoli e sottofascicoli (si tratta di uno dei diritti che vengono spuntati in automatico da Titulus, poiché in genere viene assegnata a tutti gli utenti).
  • Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a creare sottofascicoli all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, ovviamente se possiede il diritto di visualizzare i fascicoli della propria UOR. Questo diritto è compreso nel diritto "Creazione nuovi fascicoli e sottofascicoli", se spuntato da solo permette di creare sottofascicoli in fascicoli della propria UOR già esistenti.
  • Visione dei fascicoli della propria UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visione dei fascicoli prodotti dalla UOR di appartenenza
  • Visione di tutti i fascicoli → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visualizzazione di tutti i fascicoli della AOO di appartenenza.
  • Chiusura Fascicoli → questa casella permette all'utente di chiudere i fascicoli apertisi tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Fascicoli degli studenti Fascicoli degli studenti → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e può contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento. NOTA BENE: questa sezione è visibile solo la tipologia di fascicolo è configurata in fase di avviamento.

  • Intervento sui fascicoli degli studenti → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli studenti. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli degli studenti → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli degli studenti.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studenti → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli del personale → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali del personale. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento. NOTA BENE: questa sezione è visibile solo la tipologia di fascicolo è configurata in fase di avviamento.

  • Intervento sui fascicoli del personale → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli del personale. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti. 

  • Visione dei fascicoli del personale → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli del personale.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli del personale ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli di persona giuridica → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali di persona giuridica. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento. NOTA BENE: questa sezione è visibile solo la tipologia di fascicolo è configurata in fase di avviamento.

  • Intervento sui fascicoli di persona

  • Intervento sui fascicoli di persona giuridica → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli di persona giuridica. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti. 

  • Visione dei fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli di persona giuridica.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli di persona giuridica ma anche della documentazione che essi contengono.

• Notifiche differite → Questa funzione consente di inviare un'unica mail contenente elenco e link di tutti i documenti assegnati ad un utente nel lasso di tempo che va dall'ultima mail di notifica inviata alla precedente (solitamente la cadenza di invio è giornaliera). La funzione va attivata dalle impostazioni, previo contatto col servizio di assistenza.

  • Utente abilitato all'invio : spuntando questa casella la persona viene abilitata ad inviare notifiche differite: invece che inviare in tempo reale una notifica via mail per ogni documento registrato, l'utente abilitato all'invio differito invierà un'unica mail al giorno ai destinatari abilitati alla ricezione differita. La mail conterrà la notifica di tutti i documenti loro assegnati. L'utente abilitato all'invio delle notifiche differite invia tali notifiche a tutti gli utenti di tutte le AOO abilitati alla ricezione di tali notifiche, non solo agli utenti della sua stessa aoo di appartenenza.Abilita ricezione differita notifiche: → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

  • Abilita ricezione differita notifiche → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software

• Procedimenti in scadenza  
  • Abilità la vaschetta 'Procedimenti in scadenza' → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
• Procedimenti in scadenza  
  • Abilità la vaschetta 'Procedimenti in scadenza' → si tratta di una funzione in dismissione, mantenuta per retrocompatibilità con la precedente versione del software
• Web Services → la sezione fa riferimento a diritti attivabili nel caso in cui sia necessario effettuare una configurazione finalizzata all’integrazione tra Titulus ed altre applicazioni Cineca. NB: queste sezioni sono utilizzate esclusivamente dal supporto Cineca
  • Trusted Application
  • Depository Application
• Conservazione → si rimanda anche a Manuale utente Titulus 5 - Invio in Conservazione 
  • Abilita all'invio in conservazione→ questa casella abilita l'utente a vedere il button "Invio in conservazione" sulle tipologie di documenti della propria AOO per cui è configurato l'invio in conservazione. Permette anche di vedere "Configura invio automatico in conservazione" negli Strumenti di amministrazione " nella pagine "Configurazioni" (con Abilita strumenti di amministrazione attivo). 

Sezione - Diritti dell'utente

...

su Processi e piano di classificazione

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Dalla versione 5.3.0 la sezione precedentemente denominata "Diritti dell'utente sui procedimenti" è stata rinominata "Diritti dell'utente su Processi e piano di classificazione".

Attraverso questa sezione

...

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Attraverso questa sezione sono gestiti i diritti dell'utente sui procedimentisul modulo:

• Generale
  • Inibisci accesso → Questa casella inibisce all'utente l'accesso all'archivio dei procedimential modulo
• WorkflowFlussi
  • Inserimento/modifica flussi /cancellazione workflow → Questa casella abilita a inserire, modificare ed inserire e cancellare workflow.Nella maschera del flusso workflow comparirà il pulsante “MODIFICA FLUSSO”.
  • Annullamento flussi → Questa casella abilita a interrompere un iter attivo su un documento. 
• Voci di indice e piano di classificazione
  • Inserimento/modifica/cancellazione voci di indice e piano di classificazione → Questa casella abilita l'utente a modificare il piano di classificazione (Titolario) e inserire/modificare/cancellare le voci di indice.Spuntando la casella nella maschera introduttiva dell'archivio procedimenti comparirà il pulsante “NUOVO” (nuova Voce d'indice) ed il pulsante TITOLARIO.
  Procedimenti
• Visualizzazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare il pulsante Procedamus presente nel menù dell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI.
Inserimento/modifica/cancellazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare i pulsanti “Import” e “Nuovo” presenti nella pagina di ricerca dei procedimenti presente nell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI ed i pulsanti “Modifica” e “Cancella” presenti in visualizzazione di un procedimento
•  

NOTA BENE: la sezione Procedimenti relativa ai diritti su Procedamus è stata eliminata dalla versione 5.3.0 in quanto dismessa in Titulus 5.

Sezione - Riservatezza

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Questa sezione contiene i diritti di gestione della visualizzazione dei documenti riservati. Titulus permette di restringere l'ambito di applicazione dei diritti di visualizzazione di documenti riservati rispetto ai diritti di visualizzazione già esplicitati in alto.

...

• Ambito
  • Limitatamente alla propria UOR → Questa casella abilita l'utente a visualizzare documenti riservati limitatamente alla propria UOR.
  • Solo personali → Questa casella abilita l'utente a visualizzare SOLO i documenti riservati che lo riguardano personalmente.
• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati →  (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti segreti → (Campi Ambito disattivi)

Sezione - Diritti dell'utente su Titulus Organi

All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito al modulo Titulus Organi. Si rimanda al manuale del modulo per ulteriori specifiche sul funzionamento dello stesso: Manuale utente Titulus 5 - Organi.

...

• Organo 
  • Amministrazione → questa casella abilita l'utente alla gestione dell'Organo in oggetto 
• Gestione sedute → si tratta di abilitazioni riservate in genere agli addetti dell'Ufficio Organi Collegiali, poiché inerenti alla gestione delle singole sedute
  • Aggiunta/modifica/rimozione → questa casella abilita l'utente ad aggiungere, modificare o rimuovere il calendario delle sedute sia ordinarie che straordinarie.
  • Visualizzazione → questa casella consente di visualizzare le sedute a prescindere dallo stato in cui si trovano (a calendario, alla firma, live o concluse).
• Integrazione con Portale → questo campo riguarda il Portale, per le informazioni al riguardo si può consultare questa pagina: Manuali Web Services Titulus Organi 4.6

Sezione - Repertori

La sezione permette di visualizzare tutti i repertori presenti nell'ambiente, di ricercarli per denominazione e attribuire all'utente i diritti di inserimento, visualizzazione o visualizzazione completa sul singolo repertorio.

...

Per salvare le modifiche effettuate si deve cliccare sul button in alto a destra nella scheda. La storia delle modifiche effettuate si può visionare cliccando sull'icona visibile in visualizzazione della scheda.

Persona esterna

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di una persona esterna:

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In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• → Modifica
• → Ripeti nuovo
• → Opzioni (Cancella)

In alto a destra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

...

è visibile l'icona per la visualizzazione della storia dell'entità:

• → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire una nuova persona esterna selezionare il pulsante “Persona Esterna” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

...

La persona esterna presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata.

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una persona esterna.

Sezione - Informazioni generali

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All'interno di questa sezione sono presenti alcuni campi obbligatori e altri facoltativi:

• Cognome (obbligatorio)
• Nome (obbligatorio)
• Codice fiscale
• Data di nascita
• Titolo Luogo di deferenza →nascita → (valorizzabile selezionando il valore dalla tendina)
• Nazione di nascita
• PEC
• E-mail → (in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio o su qualsiasi punto della pagina)

NB: terminata la fase di inserimento di una nuova Persona Esterna Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "PE" + un numero progressivo di sei cifre, ad esempio "PE047037" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda.

Sezione - Appartenenza e ruoli

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• Struttura di appartenenza → questo campo permette di assegnare una persona esterna a una struttura esterna, ricercabile tramite lookup o ricerca automatica.
• Ruolo →  questo campo questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di titolo di deferenza titoli (Prof., Dott., ecc.). Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona posta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione Image Added è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".

Image Modified

Questa icona Image Added permette di inserire più occorrenze.

Sezione - Dati attività

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• Via 
• Comune Titolo → questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di titoli (Prof., Dott., ecc.). Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona Image Removedposta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione Image Removed è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".
• Nickname
• Secondo nome
• Data di nascita
• Luogo di nascita
• Nazione di nascita
• PEC
• E-mail

NB: terminata la fase di inserimento di una nuova Persona Esterna Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "PE" + un numero progressivo di sei cifre, ad esempio "PE047037" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda.

• Sezione - Appartenenza e ruoli

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• Struttura di appartenenza → questo campo permette di assegnare una persona esterna a una struttura esterna
• Ruolo →  questo campo è compilabile tramite un menu a tendina composto da valori controllati. Di seguito degli esempi di titoli (Prof., Dott., ecc.). Chi possiede il diritto Thesauri vincolati "Inserimento e Modifica" vede la seguente icona Image Removedposta a lato della riga, che permette di aprire un popup di configurazione per l'inserimento/modifica/cancellazione di thesauri vincolati. L'icona di cancellazione Image Removed è presente solo se si possiede il diritto Thesauri vincolati "Cancellazione".

Questa icona Image Removed permette di inserire più occorrenze.

• Sezione - Dati attività

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...

• lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione). Questo campo può essere reso obbligatorio tramite apposita impostazione.
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

Sezione - Dati personali

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Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

• Via
• Comune → questo campo è compilabile tramite lookup o ricerca automatica.Una volta selezionato il comune desiderato, vengono compilati in automatico i relativi campi concatenati (CAP, Provincia e Nazione).
• CAP
• Provincia
• Nazione
• Numero di telefono
• Tipo recapito → (Menu a tendina: "Telefono", "Fax", "Cellulare")
• Sito web

Sezione - Competenze

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Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze possedute dalla persona all'interno della struttura. 

• Competenze

Sezione - Note

Nella sezione è presente un unico campo:

• Note → il campo è a testo libero e può essere utilizzato per eventuali annotazioni sull'entità.

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Gruppi

Un gruppo è un insieme di persone che condividono un obiettivo comune (es: Gruppo di analisi sulla conservazione digitale) o accomunate da una caratteristica (es: i responsabili degli uffici), non appartenenti alla stessa UOR ma che hanno necessità di assegnarsi documenti in via esclusiva. Pertanto i membri di un gruppo devono appartenere alla medesima AOO e devono essere censite tra le persone interne, ovviamente non tutti i membri devono obbligatoriamente appartenere alla stessa struttura (UOR).

Lo scopo di un gruppo è quello di limitare la visibilità dei documenti assegnati al gruppo ai suoi soli componenti, indipendentemente dalle loro singole strutture di appartenenza. Il gruppo non si colloca nella gerarchia della AOO, il suo utilizzo è indicato solo in situazioni particolari (es: un progetto che coinvolge solo alcuni membri di UOR differenti), in pratica crea una “struttura” trasversale alle normali UOR.

Il responsabile del gruppo ha sempre diritto d'intervento sui documenti dello stesso a prescindere dai diritti del gruppo. Quindi nel caso in cui nessuno dei diritti sia stato spuntato il responsabile del gruppo è l'unico che ha diritto di intervento sui documenti del gruppo.

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di un gruppo:

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In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• Image Added → Modifica
• Image Added → Ripeti nuovo
• Image Added → Opzioni (Cancella)

In alto a destra è visibile l'icona per la seguente azione:

• Image Added→ Persone assegnate: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti al gruppo. Il button apre un popup laterale con l'elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata. Sotto l'intestazione è presente il buttonImage Added “Vedi tutti” che rimanda alla maschera di ricerca avanzata con l’elenco degli utenti assegnati al gruppo selezionato. Dai risultati di ricerca è possibile effettuare l'export tramite l’apposito button "Esporta tutto" oppure filtrare ulteriormente la ricerca. Image Added
• Image Added → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo gruppo selezionare il pulsante “Gruppi” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

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Il gruppo presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un gruppo.

Sezione - Informazioni generali

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Questa sezione contiene le informazioni generali del gruppo, alcuni campi sono obbligatori e altri facoltativi:

• Nome → (obbligatorio)
• Codice Amm. → (obbligatorio). Di default in questo campo viene inserito il Codice Amm. dell'utente che sta effettuando l'inserimento del gruppo.
• Codice AOO → (obbligatorio). Di default in questo campo viene inserito il Codice AOO dell'utente che sta effettuando l'inserimento del gruppo.
• Descrizione
• Responsabile → il campo è valorizzabile con l'aiuto di una look-up o ricerca automatica che permette di ricercare utenti di tipologia "Persone interne" precedentemente inseriti in ACL. Il campo contrassegnato dall'icona Image Added con tooltip "Inseriscimi come Responsabile" è presente solo se il gruppo che si sta inserendo è creato nell'AOO dell'utente che lo sta inserendo in anagrafica (Di default i campi Cod. Amm. e Cod. AOO sono compilati con i codici della struttura a cui afferisce l'utente che sta effettuando l'inserimento). 
• PEC → in questo campo possono essere inserite più occorrenze cliccando su invio

NB: terminata la fase di inserimento di un nuovo Gruppo Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "GR" + un numero progressivo di tre cifre, ad esempio "GR023" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda. Eseguito il salvataggio del gruppo i campi Codice Amm. e Codice AOO diventano immodificabili.

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Sezione - Diritti del gruppo

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Questa sezione contiene i campi relativi ai diritti sui documenti e fascicoli del gruppo:

• Diritti speciali
  • Diritto di intervento su tutti i documenti del gruppo → la casella abilita alla modifica dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Visibilità
  • Visione dei documenti del gruppo → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Fascicoli
  • Visione dei fascicoli del gruppo → la casella abilita alla visibilità dei fascicoli aventi come UOR il gruppo e contenenti documenti assegnati al medesimo gruppo
  • Trasferimento documenti nei fascicoli del gruppo → la casella abilita all'inserimento di documenti all'interno di fascicoli del gruppo Inserimento persone interne e relativi diritti

Sezione - Riservatezza

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Le restrizioni alla visione dei documenti riservati o segreti operano sui documenti visibili all'utente. Tuttavia è possibile limitare la visione di questa categoria di documenti restringendola ai soli documenti personali (se l'utente è in possesso almeno del diritto di visione dei documenti della propria UOR). La sezione è relativa ai diritti di visione su documenti riservati, altamente confidenziali e segreti:

Di seguito si descrivono i campi della sezione:

• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come riservati e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come altamente confidenziali e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
  • Visione dei documenti segreti → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come segreti e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Ambito
  • Solo personali → la spunta di tale casella restringe l'ambito della visibilità dei documenti riservati o altamente confidenziali o segreti a quelli assegnati al gruppo e a proprio nome

Profili

I profili servono a gestire in maniera standardizzata gli utenti, suddividendoli per categorie in base ai ruoli ricoperti e alle funzioni che devono svolgere. In sintesi, un singolo profilo corrisponde ad un modello standard di abilitazioni a Titulus. L'utilizzo dei profili semplifica, agevola e rende più veloce la gestione degli utenti. Nell'utilizzare un profilo occorre avere bene a mente alcuni aspetti:

1. Un utente che appartiene ad un profilo avrà sempre i diritti indicati nel profilo, con la sola eccezione dei campi "altre UOR";
2. Se assegno un nuovo diritto ad un profilo automaticamente lo assegno a tutte le persone interne associate a quel profilo;
3. Se modifico puntualmente un utente appartenente ad un profilo questo non apparterrà più a quel profilo di diritti, con la sola eccezione dei campi "altre UOR"

NB: si riportano per comodità tutti i campi già descritti per "Persona interna". Si ricorda che al profilo standard assegnato al singolo utente possono essere effettuate eventuali modifiche per una profilazione personalizzata dell'utente. Per assegnare un profilo di diritto a un utente si veda il capitolo del manuale "Persona interna".

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di un profilo:

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In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• Image Added → Modifica
• Image Added → Ripeti nuovo
• Image Added → Opzioni (Cancella)

In alto a destra è visibile l'icona per la seguente azione:

• Image Added → Persone assegnate: l'icona mostra il numero delle persone appartenenti alla struttura. Il button apre un popup laterale con l'elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata. Sotto l'intestazione è presente il buttonImage Added “Vedi tutti” che rimanda alla maschera di ricerca avanzata con l’elenco degli utenti assegnati al profilo selezionato. Dai risultati di ricerca è possibile effettuare l'export tramite l’apposito button "Esporta tutto" oppure filtrare ulteriormente la ricerca. Image Added
• Image Added → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo profilo selezionare il pulsante “Profili” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

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Il profilo presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle cliccando sulla sezione desiderata.

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un profilo.

Sezione - Informazioni generali

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Di seguito i campi

• Nome → (obbligatorio) in questo campo inserire il nome del profilo
• Codice →  in questo campo è possibile inserire un codice alfanumerico di massimo 8 caratteri da assegnare al profilo. NB: terminata la fase di inserimento di un nuovo Profilo Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "PR" + un numero progressivo di sei cifre, ad esempio "PR000023" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda.
• Descrizione → in questo campo inserire un'eventuale descrizione sintetica circa le caratteristiche principali del profilo

Sezione - Amministrazione

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Per la descrizione dei singoli diritti si rimanda al paragrafo Persona Interna - Sezione Amministrazione.

Sezione - Access control list

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Per la descrizione dei singoli diritti si rimanda al paragrafo Persona Interna - Sezione Access control list.

Sezione - Diritti dell'utente sull'archivio

Questa sezione è visibile da chi possiede il diritto TITULUS nella sezione Amministrazione.

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Per la descrizione dei singoli diritti si rimanda al paragrafo Persona Interna - Sezione Diritti dell'utente sull'archivio.

Sezione - Diritti dell'utente su Processi e piano di classificazione 

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Per la descrizione dei singoli diritti si rimanda al paragrafo Persona Interna - Sezione Diritti dell'utente su Processi e piano di classificazione.

Sezione - Riservatezza

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Per la descrizione dei singoli diritti si rimanda al paragrafo Persona Interna - Sezione Riservatezza.

Sezione - Diritti dell'utente su Titulus Organi

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Per la descrizione dei singoli diritti si rimanda al paragrafo Persona Interna - Sezione Diritti dell'utente su Titulus Organi.

Sezione - Repertori

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Per la descrizione dei singoli diritti si rimanda al paragrafo Persona Interna - Sezione Repertori

• Sezione - Dati personali

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Questa sezione contiene i dati personali della persona. All'interno di questa sezione i campi sono tutti facoltativi:

...

• Sezione - Competenze

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Nella sezione è presente un solo campo facoltativo: si tratta di un campo ad inserimento libero che permette all'Amministratore di inserire ulteriori informazioni in merito alle competenze svolte dalla persona all'interno della struttura. 

• Competenze

Gruppi

Un gruppo è un insieme di persone che condividono un obiettivo comune (es: Gruppo di analisi sulla conservazione digitale) o accomunate da una caratteristica (es: i responsabili degli uffici), non appartenenti alla stessa UOR ma che hanno necessità di assegnarsi documenti in via esclusiva. Pertanto i membri di un gruppo devono appartenere alla medesima AOO e devono essere censite tra le persone interne, ovviamente non tutti i membri devono obbligatoriamente appartenere alla stessa struttura (UOR).

Lo scopo di un gruppo è quello di limitare la visibilità dei documenti assegnati al gruppo ai suoi soli componenti, indipendentemente dalle loro singole strutture di appartenenza. Il gruppo non si colloca nella gerarchia della AOO, il suo utilizzo è indicato solo in situazioni particolari (es: un progetto che coinvolge solo alcuni membri di UOR differenti), in pratica crea una “struttura” trasversale alle normali UOR.

Il responsabile del gruppo ha sempre diritto d'intervento sui documenti dello stesso a prescindere dai diritti del gruppo. Quindi nel caso in cui nessuno dei diritti sia stato spuntato il responsabile del gruppo è l'unico che ha diritto di intervento sui documenti del gruppo.

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di un gruppo:

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In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• Image Removed → Modifica
• Image Removed → Ripeti nuovo
• Image Removed → Opzioni (Cancella)

In alto a destra è visibile l'icona per la seguente azione:

• Image Removed→ Persone assegnate (l'icona mostra il numero delle persone appartenenti al gruppo. Se cliccato mostra un elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata).
• Image Removed → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo gruppo selezionare il pulsante “Gruppi” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

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Il gruppo presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata.

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un gruppo.

• Sezione - Informazioni generali

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Questa sezione contiene le informazioni generali del gruppo, alcuni campi sono obbligatori e altri facoltativi:

• Nome → (obbligatorio)
• Codice Amm. → (obbligatorio). Di default in questo campo viene inserito il Codice Amm. dell'utente che sta effettuando l'inserimento del gruppo.
• Codice AOO → (obbligatorio). Di default in questo campo viene inserito il Codice AOO dell'utente che sta effettuando l'inserimento del gruppo.
• Descrizione
• Responsabile → il campo è valorizzabile con l'aiuto di una look-up o ricerca automatica che permette di ricercare utenti di tipologia "Persone interne" precedentemente inseriti in ACL. Il campo contrassegnato dall'icona Image Removed con tooltip "Inseriscimi come Responsabile" è presente solo se il gruppo che si sta inserendo deve essere creato nell'AOO dell'utente che lo sta inserendo in anagrafica (Di default i campi Cod. Amm. e Cod. AOO sono compilati con i codici della struttura a cui afferisce l'utente che sta effettuando l'inserimento). 
• PEC

NB: terminata la fase di inserimento di un nuovo Gruppo Titulus genera un codice univoco alfanumerico NON modificabile composto dalla dicitura "GR" + un numero progressivo di tre cifre, ad esempio "GR023" che sarà visibile in visualizzazione e modifica della scheda. Eseguito il salvataggio del gruppo i campi Codice Amm. e Codice AOO diventano immodificabili.

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• Sezione - Diritti del gruppo

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Questa sezione contiene i campi relativi ai diritti sui documenti e fascicoli del gruppo:

• Diritti speciali
  • Diritto di intervento su tutti i documenti del gruppo → la casella abilita alla modifica dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Visibilità
  • Visione dei documenti del gruppo → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Fascicoli
  • Visione dei fascicoli del gruppo → la casella abilita alla visibilità dei fascicoli aventi come UOR il gruppo e contenenti documenti assegnati al medesimo gruppo
  • Trasferimento documenti nei fascicoli del gruppo → la casella abilita all'inserimento di documenti all'interno di fascicoli del gruppo Inserimento persone interne e relativi diritti

• Sezione - Riservatezza

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Le restrizioni alla visione dei documenti riservati o segreti operano sui documenti visibili all'utente. Tuttavia è possibile limitare la visione di questa categoria di documenti restringendola ai soli documenti personali (se l'utente è in possesso almeno del diritto di visione dei documenti della propria UOR). La sezione è relativa ai diritti di visione su documenti riservati, altamente confidenziali e segreti:

Di seguito si descrivono i campi della sezione:

• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come riservati (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come altamente confidenziali (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
  • Visione dei documenti segreti → la casella abilita alla sola visibilità dei documenti contrassegnati come segreti (in fase di inserimento) e assegnati al gruppo e ai suoi componenti
• Ambito
  • Solo personali → la spunta di tale casella restringe l'ambito della visibilità dei documenti riservati o altamente confidenziali o segreti a quelli assegnati al gruppo e a proprio nome

Profili

I profili servono a gestire in maniera standardizzata gli utenti, suddividendoli per categorie in base ai ruoli ricoperti e alle funzioni che devono svolgere. In sintesi, un singolo profilo corrisponde ad un modello standard di abilitazioni a Titulus. L'utilizzo dei profili semplifica, agevola e rende più veloce la gestione degli utenti. Nell'utilizzare un profilo occorre avere bene a mente alcuni aspetti:

1. Un utente che appartiene ad un profilo avrà sempre i diritti indicati nel profilo, con la sola eccezione dei campi "altre UOR";
2. Se assegno un nuovo diritto ad un profilo automaticamente lo assegno a tutti le persone interne associate a quel profilo;
3. Se modifico puntualmente un utente appartenente ad un profilo questo non apparterrà più a quel profilo di diritti, con la sola eccezione dei campi "altre UOR"

NB: si riportano per comodità tutti i campi già descritti per "Persona interna". Si ricorda che al profilo standard assegnato al singolo utente possono essere effettuate eventuali modifiche per una profilazione personalizzata dell'utente. Per assegnare un profilo di diritto a un utente si veda il capitolo del manuale "Persona interna".

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di un profilo:

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In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

• Image Removed → Modifica
• Image Removed → Ripeti nuovo
• Image Removed → Opzioni (Cancella)

In alto a destra è visibile l'icona per la seguente azione:

• Image Removed → Persone assegnate (l'icona mostra il numero delle persone appartenenti alla struttura. Se cliccato mostra un elenco puntuale e navigabile dal quale è possibile accedere alla scheda della persona interna selezionata).
• Image Removed → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire un nuovo profilo selezionare il pulsante “Profili” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

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Il profilo presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata.

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di un profilo.

• Sezione - Informazioni generali

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Di seguito i campi

• Codice →  in questo campo è possibile inserire un codice alfanumerico di massimo 8 caratteri da assegnare al profilo, altrimenti il sistema assegna un codice progressivo del tipo “PR000001”, “PR000002” 
• Nome → (obbligatorio) in questo campo inserire il nome del profilo
• Descrizione → in questo campo inserire un'eventuale descrizione sintetica circa le caratteristiche principali del profilo

• Sezione - Accesso control list

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Attraverso questa sezione è possibile gestire i diritti del profilo in oggetto in relazione all'applicativo ACL, ed è composta dai seguenti campi (gli stessi della persona interna):

• Generale 
  • Inibisci accesso all'applicativo → Se viene spuntata questa casella l'utente NON viene abilitato ad accedere all'ACL. Nella navbar di Titulus non visualizza l'icona dell'Anagrafica Image Removede di conseguenza non può accedervi.
• Strutture interne 
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove AOO e strutture interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture Interne” e il pulsante AOO. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica Image Removed in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. INSERIMENTO IN GERARCHIA? E LE AOO
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture interne esistenti in ACL e a dismettere le AOO. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone interne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove persone interne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone Interne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica Image Removed in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. INSERIMENTO IN GERARCHIA?
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le persone interne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Comuni
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi comuni e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Comuni”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica Image Removed in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i comuni esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Profili
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Profili di utenti e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Profili”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica Image Removed in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Profili esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Strutture esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Strutture esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Strutture esterne". L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica Image Removed in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le strutture esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Persone esterne
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuove Persone esterne e/o a modificare quelle già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Persone esterne”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica Image Removed in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare le Persone esterne esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Gruppi
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL nuovi Gruppi e/o a modificare quelli già esistenti. Se viene spuntata questa casella, nella homepage di ACL l'utente visualizzerà all'interno della sezione “Inserimento”, il pulsante “Gruppi”. L'utente visualizzerà inoltre, per ogni scheda di anagrafica interna già esistente, l'icona modifica Image Removed in alto a sinistra. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i Gruppi esistenti in ACL. Si tratta in genere di un diritto concesso al solo Amministratore.
• Thesauri vincolati
  • Inserimento e modifica → Questa casella abilita l'utente ad inserire in ACL dei nuovi termini all'interno dei thesauri già esistenti. 
  • Cancellazione → Questa casella abilita l'utente a cancellare i termini presenti nei Thesauri esistenti.
• Ruoli (in t4 non c'era)
  • Inserimento e modifica
  • Cancellazione
• Diritti speciali
  • Restrizione persone interne e strutture interne alla propria AOO → Spuntando questa casella l'utente NON avrà il diritto di inserire strutture, persone e comuni all'interno delle ACL di una AOO diversa da quella di appartenenza.
• Amministrazione 

  • SuperUser → Il diritto SuperUser permette di visualizzare e modificare le "Impostazioni avanzate", le "Configurazioni informazioni di pubblicazione", le "Configurazioni dei repertori" in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo, altrimenti la sezione non si visualizza) e visualizzare la sezione Amministrazione dell'unità Access Control List nelle schede delle Persone interne di Titulus.

  • ACL → Questa casella abilita l'utente a vedere la sezione Access control list nella scheda di una Persona interna.
  • TITULUS → Questa casella abilita l'utente a vedere le sezioni Diritti dell'utente sull'archivio, Diritti dell'utente sui procedimenti, Riservatezza e Repertori nella scheda di una Persona interna. Questo flag dà anche la possibilità di inserire una annotazione sui documenti annullati.

  • TITULUS ORGANI → Questa casella abilita l'utente come amministratore di Organi (sempre che il modulo organi sia attivato), con questo diritto è abilitato il button "Configurazione" che consente di visualizzare/modificare tutti gli organi esistenti e crearne di nuovi; può anche eliminare gli Organi esistenti. Con questo diritto e il diritto di modifica delle persone interne si abilita la sezione "Diritti dell'utente su Titulus Organi" all'interno delle schede delle persone interne. 

  • ACCESSO CIVICO → Questa casella permette di vedere all'interno del modulo Accessi tutte le richieste di accesso in elenco e le pratiche. Per ulteriori specifiche si rimanda al Manuale utente Titulus 5 - Modulo Gestione accessi
  • TRASPARENZA → Questa casella abilita in Strumenti di amministrazione (con diritto Abilita strumenti di amministrazione attivo) la "Configurazione amministrazione trasparente"

• Sezione - Diritti dell'utente sull'archivio

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Questa sezione è molto ampia, ed è relativa a tutti i diritti che possono essere assegnati all'utente che si sta inserendo/modificando. La modifica dei diritti di un utente già inserito in ACL può essere fatta cliccando l'icona di modifica Image Removeddopo aver ricercato e aperto la scheda dell'utente scelto.
La sezione è composta dai seguenti campi:

• Generale
  • Inibisci accesso all'applicativo → Questa casella permette all'Amministratore di inibire all'utente che si sta inserendo/modificando l'accesso all'applicativo Titulus.
• Archiviazione
  • Protocollo Arrivo → Questa casella abilita il diritto di inserire in Titulus nuovi documenti in arrivo
  • Protocollo Partenza → Questa casella abilita il diritto di inserire in Titulus nuovi documenti in partenza
  • Protocollo Interno → Questa casella abilita il diritto di inserire documenti tra uffici. I documenti tra uffici sono quelli interni alla propria struttura e/o ad uffici della AOO di appartenenza. Nel caso in cui la persona sia destinataria di Posta Interna, Titulus invia in automatico delle mail di notifica attraverso le quali è possibile accedere al documento che gli è stato inviato, in qualità di RPA o in Copia Conoscenza.
  • Documenti Non Protocollati → Questa casella abilita il diritto di inserire documenti che per la loro natura non sono sottoposti a protocollazione (es. Cedolini dello stipendio, certificati medici, fatture, ecc.)  
  • Documenti Riservati → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione riservata e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Documenti Altamente Confidenziali → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione altamente confidenziale e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Documenti Segreti → Questa casella abilita il diritto di inserire la documentazione segreta e, nella schermata relativa all'inserimento visualizza le diverse opzioni di visibilità che è possibile attribuire al documento.
  • Registrazione Protocolli Pregressi → ??? (in T4 non c'era)
• UOR sottostanti → in questa sezione sono stabiliti i diritti relativi alla visione e/o all'intervento su documenti delle UOR che nell'organigramma della AOO sono poste ad un livello gerarchico subordinato e figlio della UOR di appartenenza della persona di cui si stanno inserendo i diritti. (es. L'Ufficio Contabilità ha come UOR sottostanti l'ufficio Stipendi e l'ufficio Pensioni)
  • Visione documenti → Questa casella abilita l'utente alla visualizzazione dei documenti prodotti dalle UOR sottostanti alla propria. Se questa casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti di una UOR sottostante, il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.
  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente alla modifica dei documenti delle UOR sottostanti la propria. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR sottostanti si compilerà automaticamente.
• UOR di responsabilità → in questa sezione sono definiti i diritti relativi alla visione e alla modifica dei documenti prodotti da UOR in cui la persona riveste il compito di Responsabile.

  • Visione Documenti → Questa casella abilità l'utente alla visione sui documenti prodotti dalla UOR di cui è Responsabile. Se la casella NON viene spuntata, l'utente non potrà visionare i documenti della UOR di cui è Responsabile il software automaticamente nega l'accesso, mostrando il seguente messaggio: “Documento non disponibile”.

  • Intervento sui documenti → Questa casella abilita l'utente a intervenire sui documenti della UOR di cui è Responsabile. Se viene spuntata la casella dell'intervento, la casella "Visione documenti" dei documenti delle UOR di responsabilità si compilerà automaticamente.

• Raccoglitori → con il termine Raccoglitore, si intende un “contenitore” che permette all'utente di raccogliere e conservare record di documenti con classificazioni diverse, ovvero documenti che vengono conservati perché inerenti all'attività della persona, ma che non seguono i criteri archivistici con cui vengono organizzati i fascicoli. 
  • Disattiva → se questa casella viene spuntata, i raccoglitori non vengono attivati. NB: In presenza di operatori che non posseggono dimestichezza con i criteri con cui viene organizzata la gestione documentaria, è consigliabile disattivare i raccoglitori, invitando gli utenti ad utilizzare i fascicoli
• Restrizioni 
  • Divieto di intervento sui documenti → Spuntando la casella “Divieto di intervento sui documenti”, l'utente NON è abilitato all'intervento sui documenti, sia per quanto riguarda la modifica di un documento già inserito, che per quanto riguarda la cancellazione di documenti.
• Diritti speciali → La serie di diritti che l'Amministratore può assegnare tramite l'utilizzo di quanto è contenuto in questa sezione, viene definita “Diritti speciali”, per l'importanza che questi rivestono all'interno di un sistema di gestione documentaria.

  • Intervento su tutti i documenti... →  Questa casella attribuisce, all'utente di cui stiamo inserendo e/o modificando i diritti in ACL, il diritto di modifica di tutti i record presenti in banca dati, limitatamente all'AOO di appartenenza, ferme restando le regole di accesso ai documenti riservati, altamente confidenziali e segreti.

  • Intervento sui documenti della propria UOR →  Questa casella attribuisce all'utente il diritto di intervento su tutti i documenti assegnati alla UOR di appartenenza. Attivando questo diritto, automaticamente viene attivato anche il diritto di 'Visione sui documenti della propria UOR' e all'utente viene data visione della Vaschetta nella sezione “Documenti in gestione”.

  • Annullamento documenti → Questa casella abilita l'utente ad effettuare l'annullamento dei documenti di cui possiede il diritto di visualizzazione. Si tratta di una funzione che per la grande responsabilità che comporta, in genere viene attribuita all'Amministratore. Image Removed

  • Restrizione di intervento sui documenti della propria AOO → Questa casella abilita la possibilità di intervento sui documenti di AOO diversa da quella di appartenenza. NB: si consiglia di lasciare questa questa opzione sempre attiva, in quanto non dovrebbe essere di norma possibile intervenire su documenti di altre AOO.

  • Altre UOR →  nella maggior parte dei casi, per estendere i diritti di intervento di un operatore è sufficiente attivare uno o più diritti in merito a 'Intervento sui documenti della propria UOR', 'Intervento sui documenti delle UOR di responsabilità', 'Intervento sui documenti delle UOR sottostanti'. Qualora l'utente debba essere abilitato ad intervenire su documenti assegnati ad UOR diverse da quelle gestite con i diritti sopra indicati, si può far uso di questo particolare diritto, nel quale l'amministratore può utilizzare la lookup o ricerca automatica per trovare la UOR desiderata.

• Amministrazione → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti per la gestione dei cosiddetti “Strumenti di Amministrazione”
  • Abilita Strumenti di Amministrazione → se viene spuntata questa casella, l'utente avrà il diritto di accedere alla pagina di applicativo contenente gli strumenti di Amministrazione. Per la responsabilità che richiede l'utilizzo di tali strumenti, in genere sono diritti che vengono riservati all'Amministratore.

  • Rimozione/aggiunta di allegati/immagini a documenti protocollati → se viene spuntata questa casella, l'utente viene abilitato ad aggiungere o rimuovere allegati e/o immagini a documenti già protocollati. Essendo un diritto di manutenzione straordinaria, generalmente viene assegnato solo agli amministratori del protocollo i quali lo utilizzeranno per rimuovere e/o allegare nuovamente file o immagini a record di documenti già protocollati aventi documenti informatici allegati sbagliati o incompleti.

  • Rimozione di fascicoli → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a cancellare fascicoli. Per poter rimuovere un fascicolo, occorre che questo sia vuoto (privo di sottofascicoli e/o documenti). Si sconsiglia l'uso di questo diritto in quanto verrebbe meno la consequenzialità dei numeri di fascicolo. Un'eventuale stampa del repertorio dei fascicoli presenterebbe lacune nella numerazione annuale dei fascicoli in corrispondenza dei fascicoli rimossi.

  • Import di documenti → la casella consente di importare documenti dal registro di emergenza. Si tratta di una funzionalità in disuso.

• Inserimento → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito all'inserimento di immagini o file nel momento in cui il documento viene inserito (in arrivo, in partenza, fra uffici, ecc.)

  • Acquisizione differita immagini → se questa casella viene spuntata, la persona viene abilitata ad allegare immagini a documenti già protocollati da altri operatori o da se stesso, ma in un momento successivo alla fase di protocollazione. Questa funzione consente di posticipare le attività di acquisizione via scanner dei documenti rispetto alla loro protocollazione.

  • Può associare immagini → se la casella viene spuntata, la persona viene abilitata ad associare immagini al documento che si sta inserendo (in arrivo, partenza, fra uffici, ecc.)

  • Può associare file → se la casella viene spuntata, la persona viene abilitata ad associare file al documento che sta registrando, se la casella NON viene spuntata, la sezione “Documenti informatici” verrà visualizzata come nell'esempio (in questo caso riferito al documento in arrivo):Titulus - Schermata relativa alla registrazione di documenti da parte di un utente abilitato all'associazione di file. In particolare se nessuna delle due caselle precedenti viene spuntata, la sezione “Documenti informatici”, verrà visualizzata come nell'esempio seguente: → VERIFICARE in T5

• Visibilità → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visibilità della documentazione inserita in Titulus. In particolare, se la persona viene abilitata ad intervenire sui documenti, le caselle relative alla visibilità vengono spuntate in automatico. ES. se un utente viene abilitato ad intervenire sui documenti prodotto dalla propria UOR, la casella relativa alla visione dei documenti della propria UOR viene spuntata in automatico dal programma. 

  • Visione di tutto il protocollo generale (esclusi riservati)… → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di vedere TUTTI i documenti registrati nel protocollo generale, compresi quelli di AOO diverse da quella di appartenenza. Da questa visione sono però esclusi i documenti riservati, i cui diritti vengono gestiti in una sezione a parte, denominata appunto “Riservatezza”.

  • …ad esclusione di immagini e file → se la casella viene spuntata, la persona avrà il diritto di visualizzare tutto il protocollo, ma non potrà visualizzare immagini o file allegati, quindi per abilitare alla visione completa dei record la casella NON deve essere spuntata.

  • Visione dei documenti della propria UOR → se questa casella viene spuntata, la persona verrà abilitata a vedere i documenti della UOR di appartenenza. Se la persona deve essere abilitata alla visione di documenti di più UOR oltre quella di appartenenza o quelle di cui è Responsabile o quelle sottostanti la propria, l'Amministratore deve inserire nella riga posta accanto a “Altre UOR” il codice identificativo delle UOR, separato da una virgola e senza spazi (Vedi esempio relativo all'intervento sui documenti prodotti da altre UOR)

  • Restrizione ai documenti della propria AOO → spuntando questa casella la persona verrà abilitata alla visibilità di tutti i documenti prodotti dalla sola AOO di appartenenza.

  • Visione delle Bozze di documento → spuntando questa casella, la persona viene abilitata alla visione dei documenti salvati in modalità “BOZZA”.

• Conferenza di servizi → Questa sezione è dedicata alla gestione dei diritti in merito alla funzione “Conferenza dei Servizi”, presente in Titulus, che permette di gestire dei procedimenti specifici da parte di gruppi composti da almeno due Responsabili per competenza. Spuntando le diverse caselle l'utente viene abilitato ad aggiungere e gestire più RPA per i documenti in Arrivo/Partenza/Interni/Non protocollati, seguendo per il resto le stesse modalità di registrazione della documentazione ordinaria.
  • Protocollo Arrivo
  • Protocollo Partenza
  • Protocollo Interno
  • Documenti Non Protocollati
• Fascicoli → Questa sezione è dedicata ai diritti che possono essere attribuiti all'utente di cui si stanno inserendo e/o modificando i diritti, in relazione alla creazione ed alla visibilità dei fascicoli
  • Creazione di nuovi fascicoli → spuntando questa casella, l'utente viene abilitato a creare nuovi fascicoli, si tratta di uno dei diritti che vengono spuntati in automatico da Titulus, poiché in genere viene assegnata a tutti gli utenti.
  • Creazione sottofascicoli in fascicoli della UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a creare sottofascicoli all'interno di fascicoli della UOR di appartenenza, ovviamente se possiede il diritto di visualizzare i fascicoli della propria UOR. 
  • Visione dei fascicoli della propria UOR → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visione dei fascicoli prodotti dalla UOR di appartenenza
  • Visione di tutti i fascicoli → se questa casella viene spuntata, l'utente viene abilitato alla visualizzazione di tutti i fascicoli della AOO di appartenenza.
  • Trasferimento documenti in fascicoli della UOR → se la casella viene spuntata, l'utente viene abilitato a trasferire documenti da un fascicolo ad un altro della UOR di appartenenza. Si tratta di una funzione che per la responsabilità che richiede, viene in genere attribuita ai soli Amministratori.
  • Archiviazione Fascicoli → questa casella permette all'utente di chiudere i fascicoli aperti

• Fascicoli degli studenti → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali degli studenti. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli degli studenti → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli degli studenti. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli degli studenti → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli degli studenti.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli degli studenti → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli degli studenti ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli del personale → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali del personale. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli del personale → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli del personale. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli del personale → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli del personale.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli del personale → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli del personale ma anche della documentazione che essi contengono.

• Fascicoli di persona giuridica → All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito alla visualizzazione ed all'intervento sui fascicoli nominali di persona giuridica. Questa tipologia di fascicolo ha un titolo di classificazione fisso e possono contenere solo documenti aventi il suddetto titolo, indipendentemente dalla classe di riferimento.

  • Intervento sui fascicoli di persona giuridica → la spunta di questa casella consente di intervenire sui fascicoli di persona giuridica. Per la cancellazione di un fascicolo vale la stessa regola dei fascicoli di procedimento, affare o attività, si deve avere il diritto “Rimozione dei fascicoli” e il fascicolo non deve contenere documenti.

  • Visione dei fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella la persona viene abilitata a ricercare e visualizzare i fascicoli di persona giuridica.

  • Visione di tutti i documenti contenuti in fascicoli di persona giuridica → spuntando questa casella, la persona viene abilitata non solo alla visione dei fascicoli di persona giuridica ma anche della documentazione che essi contengono.

• Notifiche differite → Obiettivo della funzione: Alcuni utenti Titulus non gradiscono ricevere una mail di notifica per ogni documento loro assegnato. È stata così implementata dal programma Titulus la funzione “Notifica differita”. Questa funzione consente di inviare un'unica mail contenente elenco e link di tutti i documenti assegnati ad un utente nel lasso di tempo che va dall'ultima mail di notifica inviata alla precedente (solitamente la cadenza di invio è giornaliera). La funzione va attivata dalle impostazioni, previo contatto col servizio di assistenza.

  • Utente abilitato all'invio: spuntando questa casella la persona viene abilitata ad inviare notifiche differite: invece che inviare in tempo reale una notifica via mail per ogni documento registrato, l'utente abilitato all'invio differito invierà un'unica mail al giorno ai destinatari abilitati alla ricezione differita. La mail conterrà la notifica di tutti i documenti loro assegnati. L'utente abilitato all'invio delle notifiche differite invia tali notifiche a tutti gli utenti di tutte le AOO abilitati alla ricezione di tali notifiche, non solo agli utenti della sua stessa aoo di appartenenza.

  • Abilita ricezione differita notifiche: se la casella viene spuntata, la persona viene abilitata a ricevere notifiche differite, solitamente una volta al giorno, con un'unica mail cumulativa di tutte le assegnazioni che lo riguardino. Gli utenti non abilitati alla ricezione delle notifiche differite, invece, continueranno a ricevere la notifica di assegnazione dei documenti al momento della loro protocollazione.

• Procedimenti in scadenza → potrebbe essere inutile vs autorizzazioni
  • Abilità la vaschetta 'Procedimenti in scadenza'
• Web Services → la sezione fa riferimento a diritti attivabili nel caso in cui sia necessario effettuare una configurazione finalizzata all’integrazioni tra Titulus ed altre applicazioni Cineca. NB: queste sezioni sono utilizzate esclusivamente dal supporto Cineca
  • Trusted Application
  • Depository Application
• Conservazione → si rimanda anche a Manuale utente Titulus 5 - Invio in Conservazione 
  • Abilita all'invio in conservazione→ questa casella abilita l'utente a vedere il button "Invio in conservazione" sulle tipologie di documenti della propria AOO per cui è configurato l'invio in conservazione. Permette anche di vedere "Configura invio automatico in conservazione" negli Strumenti di amministrazione (con Abilita strumenti di amministrazione attivo)
• Ordinativi → potrebbe essere inutile
  • Abilita gestione ordinativi informatici

• Sezione - Diritti dell'utente sui procedimenti

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Attraverso questa sezione sono gestiti i diritti del profilo utente sui procedimenti:

• Generale
  • Inibisci accesso → Questa casella inibisce all'utente l'accesso all'archivio dei procedimenti
• Flussi
  • Inserimento/modifica flussi → Questa casella abilita a modificare ed inserire workflow. Nella maschera del flusso comparirà il pulsante “MODIFICA FLUSSO”.
  • Annullamento flussi → Questa casella abilita a interrompere un iter attivo su un documento. 
• Voci di indice
  • Inserimento/modifica voci di indice → Questa casella abilita l'utente a modificare il Titolario e inserire/modificare le voci di indice. Spuntando la casella nella maschera introduttiva dell'archivio procedimenti comparirà il pulsante “NUOVO” (nuova Voce d'indice) ed il pulsante TITOLARIO.
• Procedimenti
  • Visualizzazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare il pulsante Procedamus presente nel menù dell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI.
  • Inserimento/modifica/cancellazione procedimenti → Questa casella abilita l'utente a visualizzare i pulsanti “Import” e “Nuovo” presenti nella pagina di ricerca dei procedimenti presente nell'ARCHIVIO PROCEDIMENTI ed i pulsanti “Modifica” e “Cancella” presenti in visualizzazione di un procedimento.

• Sezione - Riservatezza

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Questa sezione contiene i diritti di gestione della visualizzazione dei documenti riservati. Titulus permette di restringere l'ambito di applicazione dei diritti di visualizzazione di documenti riservati rispetto ai diritti di visualizzazione già esplicitati in alto.

Di seguito si descrivono i campi della sezione:

• Ambito
  • Limitatamente alla propria UOR → Questa casella abilita l'utente a visualizzare documenti riservati limitatamente alla propria UOR.
  • Solo personali → Questa casella abilita l'utente a visualizzare SOLO i documenti riservati che lo riguardano personalmente.
• Diritti → i campi relativi alla visione dei documenti riservati attivano/disattivano gli ambiti di riservatezza. 
  • Visione dei documenti riservati →  (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti altamente confidenziali → (Campi ambito attivi)
  • Visione dei documenti segreti → (Campi Ambito disattivi)

• Sezione - Diritti dell'utente su Titulus Organi

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All'interno di questa sezione sono contenuti i diritti in merito al modulo Titulus Organi. Si rimanda al manuale del modulo per ulteriori specifiche sul funzionamento dello stesso: Manuale utente Titulus 5 - Organi.

Di seguito sono descritte le sezioni:

• Proposte
  • Comunicazione Inserimento (I)
  • Comunicazione Visualizzazione (V)
  • Proposta Inserimento (I)
  • Proposta Visualizzazione (V)

Le icone  Image Removedrispettivamente per Comunicazioni e le Proposte permettono di inserirle/visualizzarle a seconda della ruolo che si ricopre nell'Organo.

Spuntando ” I “, la persona viene abilitata all' INSERIMENTO di comunicazioni e/o proposte, mentre spuntando ” V “alla relativa VISUALIZZAZIONE del relativo flusso (workflow).

Se si spunta l'icona Image Removed  viene spuntata automaticamente la casella relativa all'inserimento. Viceversa non avviene il contrario in quanto l'utente può essere abilitato al solo inserimento.

• Organo 
  • Amministrazione → questa casella abilita l'utente alla gestione dell'Organo in oggetto 
• Gestione sedute → si tratta di abilitazioni riservate in genere, oltre che all'Amministratore, agli addetti dell'Ufficio Organi Collegiali, poiché inerenti alla gestione delle singole sedute
  • Aggiunta/modifica/rimozione → questa casella abilita l'utente ad aggiungere, modificare o rimuovere il calendario delle sedute sia ordinarie che straordinarie.
  • Visualizzazione → questa casella consente di visualizzare le sedute a prescindere dallo stato in cui si trovano (a calendario, alla firma, live o concluse).
• Integrazione con Portale → questo campo riguarda il Portale, per le informazioni al riguardo si può consultare questa pagina: http://wiki.titulus.it/doku.php/documentazione:manuali:3.13:manuale_web_services_titulus_organi?s[]=pubblicazione#consultazione_delle_sedute

• Sezione - Repertori

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La sezione permette di visualizzare tutti i repertori presenti nell'ambiente, di ricercarli per denominazione e attribuire all'utente i diritti di inserimento, visualizzazione o visualizzazione completa sul singolo repertorio.

Come per Titulus Organi, spuntando sull'icona Visualizzazione “V”, automaticamente viene spuntata anche la casella relativa all'inserimento.

Per salvare le modifiche effettuate si deve cliccare sul button button Image Modified in in alto a destra nella scheda. La storia delle modifiche effettuate si può visionare cliccando sull'icona icona Image Modified visibile in visualizzazione della scheda.

AOO

Visualizzazione

Di seguito la pagina di visualizzazione di una AOO:

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In altro a sinistra sono visibili le icone per le seguenti azioni:

...

Una volta cliccato su "Conferma" viene generata la sezione "Voci d'indice per il RIP" compilata automaticamente. 

•  → Storia

Inserimento e modifica

Per inserire una nuova AOO selezionare il pulsante “AOO” dall'homepage dell'ACL, nella sezione “Inserimento”

...

L'AOO presenta la seguente maschera di inserimento/modifica, composta dalle sezioni indicate nella colonna a sinistra, che consente di navigarle sia cliccando sulla sezione desiderata.

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Di seguito si descrivono le sezioni della maschera di inserimento di una AOO.

Sezione - Informazioni generali

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La sezione contiene i seguenti campi:

• Codice Amm. → in questo campo si deve inserire codice alfanumerico di 4 caratteri che identifica l'Amministrazione
• Codice AOO → in questo campo si deve inserire il codice composto da 3 caratteri dell'Area Organizzativa Omogenea
• Nome → in questo campo si inserisce la denominazione dell'AOO
• Ufficio Responsabile della gestione documentale → campo necessario per permettere la generazione dei Registri informatici di Protocollo (tramite l'icona )

• Responsabile della gestione documentale → campo necessario per permettere la generazione dei Registri informatici di Protocollo (tramite l'icona )