L'amministratore di Titulus Organi è colui che configura l'applicativo in base alle esigenze dell'Ateneo. In particolare si occupa di:

• inserire nuovi Organi collegiali (Consiglio di Amministrazione, Senato Accademico, ecc…);
• manutenere Organi precedentemente inseriti: aggiornamento dei componenti, dei modelli utilizzati, delle categorie all'Ordine del Giorno, delle tipologie di proposte (iter approvativi), delle liste di distribuzione (dell'OdG, dei risultati e dei verbali);
• intervenire nell'iter di approvazione di una proposta per conto di terzi nel caso in cui quest'ultimi si trovino impossibilitati a farlo (assenze, malattie, ecc…) (Titulus evidenzia sempre chi ha eseguito, approvato, respinto o integrato la proposta così da avere assoluta trasparenza dell'azione amministrativa);
• utilizzare le impostazioni avanzate relative a Titulus Organi;
• definire le abilitazioni degli utenti per Titulus Organi (chi gestisce le sedute, chi può introdurre proposte e quali tipologie di proposte può introdurre, ecc…)

L'amministratore di Titulus Organi si definisce selezionando il Diritto “TITULUS ORGANI” in ACL (Archivio ACL - Sezione Amministrazione) nella sua scheda utente. Solamente un utente con credenziali di superuser può assegnare il diritto “TITULUS ORGANI”.

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Il diritto consente all'utente di visualizzare gli strumenti di amministrazione di Titulus Organi e di poter intervenire in qualsiasi momento nell'iter di approvazione di una proposta.

Gestire, aggiornare, cancellare o creare modelli è un'operazione più complessa delle altre ed è per questo che abbiamo deciso di dedicargli una sezione apposita.

Cos'è un modello di Titulus Organi?
Un modello rappresenta la struttura formale di un determinato documento. In archivistica potremmo paragonarlo ad un modulo: “documento il cui contenuto, stampato o riprodotto in qualsiasi modo, presenta spazi bianchi per l'aggiunta di ulteriore informazione. Esso costituisce lo strumento più appropriato per comunicare e ricevere informazione in maniera metodica, standardizzata e ripetitiva. Contiene, infatti, sia dati fissi che dati variabili […]” [L. DurantiI documenti archivistici: La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, Ministero per i beni culturali e ambientali, Roma, 1997, p.52]. I modelli di Titulus Organi seguono perfettamente la logica del modulo infatti si compongono di dati fissi e di dati variabili. La differenza, rispetto al paragone cartaceo è che le parti variabili non sono bianche ma vengono valorizzate con dei tag.
Dal punto di vista informatico il modello è un normale file RTF, che contiene un'intestazione, un piè di pagina, testo (parte fissa), e tag cioè parti testuali che hanno la caratteristica di essere compresi fra compresa due “$” (Parte variabile).

Come si genera un documento (OdG, Risultati, Delibere, Verbali) in Titulus Organi?
Un documento si genera andando a valorizzare nel modello le parti variabili. Le parti variabili vengono valorizzate attraverso l'uso dei tag. I tag hanno la funzione di recuperare informazioni già presenti in Titulus Organi.

I tag utilizzabili sono predefiniti in Titulus Organi e raggruppati per tipologia di modello (OdG, Risultati, Delibera, Verbale). Non è obbligatorio utilizzare tutti i tag, si possono riportare solo quelli ritenuti utili. Si riporta una tabella dei tag disponibili divisa per modelli (nella tabella sottostante tutti i tag che riportano un numero al loro interno sono scritti con il numero 1, tale numero è da intendersi come esempio se scrivo questo: $odg_cat_01$ mi riferirò alla prima categoria se scrivo questo $odg_cat_02$ m i riferirò alla seconda categoria):

* Questo tag inizia la parte relativa ad una categoria, deve essere sempre seguito dal tag $cat01_SePresenteFine$, nel mezzo posso scrivere tutto ciò che mi interessa della categoria uno. Es:
$cat01_SePresente$
$odg_cat_01$
$cat01_inizio$
$odg_prop$
$odg_uor$
$cat01_fine$
$cat01_SePresenteFine$

Per maggiori informazioni sul tag $allegati$ $ALLEGATI$ vedere sezione Associazione degli allegati delle delibere al verbale.

Tag generico xpath, per lettura metadati xml

Dalla versione 4.3.4.0 di Titulus è possibile inserire nei modelli rtf dei tag speciali, indicanti espression xpath, che verranno sostituiti con i corrispondenti valori letti dai metadati xml dei record. E possibile esprimere tre tipi di formato:

1. [xml,<espressione xpath>] dove l'espressione xpath può restituire anche una stringa, e quindi si possono usare function del linguaggio xquery.
   Esempio 1, estratto modello delibera.rtf:

   Code Block
   ... L'anno del documento è: [xml,/doc/@anno]

   Esempio 2, estratto modello delibera.rtf:

   Code Block
   ... Le due ultime cifre dell'anno del documento sono: [xml,substring(/doc/@anno, 1, 2)]

2. [xml,<xpath>,<modificatori_titulus>] per compatibilità con il passato, si può indicare un xpath (meglio se inizia per / o //) classico, ed eventualmente i modificatori previsti trim-left-zeros, format-date. Esempio  

Esempio 1, estratto modello delibera.rtf:

 ... La data in del documento in formato anno mese giorno è: [xml,/doc/@data_prot,format-date]

1. [fun,<nome_funzione>] dove nome funzione può valere quanto previsto in it.kion.titulus.utils.string.StringUtils.getFunctionValue(Document, String) cioè:
    CURRENT_HOUR : restituisce l'ora corrente nel formato HH:mm:ss
    DATI_DOC_MITTENTE : dati documento mittente (stile Titulus)
    ALLEGATO : campo allegato (stile Titulus)

Esempio 1, estratto modello rtf:

 ... ora di creazione di questa delibera: [fun,CURRENT_HOUR]

Da notare come il record su cui viene valutata l'espressione xpath varia in base al modello rtf che si sta utilizzando. Può essere infatti un doc, oppure una seduta. La tabella seguente riassume le casistiche principali

Avvertenze
Molto spesso la scrittura o la ri-scrittura dei modelli crea dei problemi, legati alla gestione dei file RTF fatta dai due maggiori software di scrittura sul mercato, Word-Office e Writer-Open Office. I due software, infatti, scrivono la sintassi RTF in maniera diversa, con conseguenze sul funzionamento di Titulus Organi: in particolare non sono compatibili i modelli creati dall'uno con i documenti (proposte o delibere) creati dall'altro. Quindi, per avere un corretto funzionamento, occorre che tutte le proposte e tutti i modelli siano creati con il medesimo software.
Un secondo problema è dato da come entrambi trattano i tag: spesso, mentre a video mostrano i tag in maniera corretta, nel codice il tag è invece corrotto (Es: invece di scrivere $odg_cat_01$ ritroviamo il tag così: $odg_ca}{\rtlch\fcs1 \ab\af0 \ltrch\fcs0 \b\lang2057\langfe1040\langnp2057\insrsid12216534 \hich\af0\dbch\af31505\loch\f0 t}{\rtlch\fcs1 \ab\af0 \ltrch\fcs0 \b\lang2057\langfe1040\langnp2057\insrsid5570847 \hich\af0\dbch\af31505\loch\f0 _01$ il grassetto è nostro). Questo problema causa il mancato funzionamento dei modelli, che si manifesta o in una non conversione del tag (cioè nell'istanza visualizzo il tag invece del valore) o in un loop infinito. Tale problema si risolve correggendo il file con strumenti di editing. Nel caso sopra il tag dovrà essere trasformato così: $odg_cat01

Qualora non vogliate eseguire questo tipo di interventi, potete contattare l'assistenza Titulus.

Modifica dei modelli Nel caso in cui si vogliano modificare i modelli seguire le indicazioni:

• dalla pagina di visualizzazione dell'organo (prima di andare in modifica) scaricare il modello precedente cliccando sul modello stesso;
  
  

• Scaricare i modelli sul proprio client senza aprirlo (Eseguire “Salva file” e non “Apri file”);
• Una volta scaricato il modello, sempre senza aprirlo, crearne una copia che chiameremo copia di backup; si consiglia di non modificare, nè di aprire la copia di backup;
• Aprire il modello con Office (Microsoft) e modificarlo secondo le proprie esigenze;
• Riaprire Titulus Organi, andare in “Strumenti amministrazione”, cliccare su modifica e caricare il file modificato cliccando su “Sfoglia” (Pulsante evidenziato in giallo);
  
  
  
  
• Verificare che il modello caricato funzioni correttamente;
  Nel caso in cui il modello non funzioni correttamente. Prendere la copia di backup, duplicarla e eseguire le modifiche nel duplicato. Una volta terminate le modifiche ricaricare il duplicato come spiegato sopra.
  In caso di ulteriori problemi contattare l'assistenza Titulus;
  
  
• Eliminare un modello. Per elminare definitivamente un modello andare in modifica dell'organo e cliccare la “x” (nella precedente immagine evidenziata in rosso) a fianco del modello.