TITULUS ORGANI è un add-on di TITULUS che mira all’organizzazione ed alla razionalizzazione delle attività inerenti la gestione di proposte, sedute, delibere e verbali degli organi accademici: dalla formulazione di una proposta all'inserimento all'Ordine del Giorno (OdG) fino alla reportorazione di delibere e verbali. Questa pagina ha il compito di guidare gli utenti nell'utilizzo dell'applicativo Titulus Organi. Il manuale è diviso in tre sezioni, ognuna delle quali riguarda una specifica figura del sistema:
Ad ogni figura corrispondono compiti precipui. Un utente può ricoprire diverse figure (Es: un amministratore può essere anche gestore delle sedute e proponente).
L'amministratore di Titulus Organi è colui che configura l'applicativo in base alle esigenze dell'Ateneo. In particolare si occupa di:
L'amministratore di Titulus Organi si definisce selezionando il Diritto “TITULUS ORGANI” in ACL (Archivio ACL - Sezione Amministrazione) nella sua scheda utente. Solamente un utente con credenziali di superuser può assegnare il diritto “TITULUS ORGANI”.
Il diritto consente all'utente di visualizzare gli strumenti di amministrazione di Titulus Organi e di poter intervenire in qualsiasi momento nell'iter di approvazione di una proposta.
Premesse Per poter configurare un organo è necessario che siano già presenti in Titulus i workflow su cui si poggiano le tipologie di proposte(iter approvativi). È possibile utilizzare workflow già utilizzati da altri Organi nel caso in cui i due iter coincidano (Es: Il flusso “Proposta fuori sacco” è solitamente analogo per tutti gli Organi).
Elementi necessari alla configurazione Prima di configurare un Organo è necessario analizzare e conoscere nel dettaglio alcuni aspetti dello stesso, in particolare:
Configurazione di un Organo
In questa sessione si descrive nel dettaglio come configurare un organo collegiale affinchè possa essere gestito tramite Titulus Organi. A titolo d'esempio prenderemo un ipotetico Consiglio di Amministrazione. L'amministratore accede all'interfaccia di Titulus Organi tramite la linguetta in alto del menù di Titulus.
Una volta in visualizzazione del Menù di Titulus Organi l'Amministratore dovrà accedere agli “Strumenti di amministrazione” di Titulus Organi. È importante accedere agli “Strumenti amministrazione” quando si è in visualizzazione del menù di Titulus Organi e non dalla normale Homepage di Titulus la quale indirizza ad altre funzionalità.
Una volta in visualizzazione degli “Strumenti di Amministrazione” occorre selezionare il pulsante “Nuovo Organo”.
Una volta aperta la maschera del nuovo Organo occorrerà compilare i campi presenti:
Tra i compiti dell'amministratore di Titulus Organi c'è anche quello di manutenere gli Organi Collegiali già inseriti, in particolare l'amministratore ha il compito di aggiornare:
Per modificare queste impostazioni occorre andare in “Strumenti Amministrazione” di Titulus,
scegliere l'organo che si intende modificare e, dalla visualizzazione dell'organo, cliccare su “Modifica”.
Una volta modificati i campi cliccare su registra per salvare le impostazioni. Ogni modifica riportata non sarà retroattiva e quindi valida solo per le sedute successive al salvataggio.
Gestire, aggiornare, cancellare o creare modelli è un'operazione più complessa delle altre ed è per questo che abbiamo deciso di dedicargli una sezione apposita.
Cos'è un modello di Titulus Organi?
Un modello rappresenta la struttura formale di un determinato documento. In archivistica potremmo paragonarlo ad un modulo: “documento il cui contenuto, stampato o riprodotto in qualsiasi modo, presenta spazi bianchi per l'aggiunta di ulteriore informazione. Esso costituisce lo strumento più appropriato per comunicare e ricevere informazione in maniera metodica, standardizzata e ripetitiva. Contiene, infatti, sia dati fissi che dati variabili […]” [L. DurantiI documenti archivistici: La gestione dell'archivio da parte dell'ente produttore, Ministero per i beni culturali e ambientali, Roma, 1997, p.52]. I modelli di Titulus Organi seguono perfettamente la logica del modulo infatti si compongono di dati fissi e di dati variabili. La differenza, rispetto al paragone cartaceo è che le parti variabili non sono bianche ma vengono valorizzate con dei tag.
Dal punto di vista informatico il modello è un normale file RTF, che contiene un'intestazione, un piè di pagina, testo (parte fissa), e tag cioè parti testuali che hanno la caratteristica di essere compresi fra compresa due “$” (Parte variabile).
Come si genera un documento (OdG, Risultati, Delibere, Verbali) in Titulus Organi?
Un documento si genera andando a valorizzare nel modello le parti variabili. Le parti variabili vengono valorizzate attraverso l'uso dei tag. I tag hanno la funzione di recuperare informazioni già presenti in Titulus Organi.
I tag utilizzabili sono predefiniti in Titulus Organi e raggruppati per tipologia di modello (OdG, Risultati, Delibera, Verbale). Non è obbligatorio utilizzare tutti i tag, si possono riportare solo quelli ritenuti utili. Si riporta una tabella dei tag disponibili divisa per modelli (nella tabella sottostante tutti i tag che riportano un numero al loro interno sono scritti con il numero 1, tale numero è da intendersi come esempio se scrivo questo: $odg_cat_01$ mi riferirò alla prima categoria se scrivo questo $odg_cat_02$ m i riferirò alla seconda categoria):
MODELLO | CODICE | UTILIZZO |
---|---|---|
Delibera | $OGGETTO$ | Riporta l'oggetto della delibera |
Delibera | $N_ODG$ | Indica il numero del punto all'OdG della proposta/delibera |
Delibera | $N_DELIB$ | Indica il numero della delibera |
Delibera | $DATA_DELIB$ | Indica la data di protocollazione della delibera |
Delibera | $ANNO$ | Indica l'anno di protocollazione/repertorio della delibera. Nel caso di comunicazioni non repertoriate indica l'anno del documento. |
Delibera | $N_PROT$ | Indica il numero di protocollo della delibera |
Delibera | $UOR$ | Riporta la descrizione della UOR proponente |
Delibera | $RPA$ | Riporta il nominativo del RPA proponente |
Delibera | $OGGI$ | Riporta la data odierna nel formato gg/mm/aaaa |
Delibera | $OGGI_ESTESO$ | Riporta la data odierna in formato esteso |
Delibera | $DATA_CONV$ oppure $DATACONV$ | Indica la data di convocazione della seduta nel formato gg/mm/aaaa |
Delibera | $DATA_CONV_ESTESA$ | Indica la data di convocazione della seduta in formato esteso |
Delibera | $CATEGORIA$ | Indica la numerazione e la descrizione della categoria della proposta o comunicazione |
Delibera | $proposta$ | Serve a riportare tutto il testo della proposta |
Delibera | Sezione presenze componenti l'organo | |
Delibera | $01_n$ | Riporta il nominativo componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_d$ | Indica il delegato del componente 1 dell'Organo |
Delibera | $01_s$ | Indica il parere/risultato in formato letterale |
Delibera | $01_fav$ | Parere favorevole da parte del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_con$ | Parere contrario del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_ast$ | Parere da astenuto del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_ass$ | Parere assente del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_assg$ | Parere assente giustificato del componente numero 1 dell'organo |
Delibera | $01_nc$ | Parere 'Non convocato' del componente numero 1 dell'organo¹ |
Delibera | $ALLEGATI$ | Riporta le descrizioni di quegli allegati alla delibera, la cui tipologia è configurata per l'inclusione nel verbale. |
Ordine del giorno | $ANNO$ | Indica l'anno di convocazione della seduta |
Ordine del giorno | $DATA_CONV_ESTESA$ | Indica la data di convocazione della seduta in formato esteso |
Ordine del giorno | $DATA_CONV$ oppure $DATACONV$ | Indica la data di convocazione della seduta nel formato gg/mm/aaaa |
Ordine del giorno | $OGGI$ | Riporta la data odierna nel formato gg/mm/aaaa |
Ordine del giorno | Sezione Punti in OdG | |
Ordine del giorno | $cat01_SePresente$* | Riporta la descrizione alfanumerica della categoria, se presente inOdG |
Ordine del giorno | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se presente in OdG |
Ordine del giorno | $cat01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria di riferimento |
Ordine del giorno | $cat01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria di riferimento |
Ordine del giorno | $cat01_SePresenteFine$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria |
Ordine del giorno | $odg_prop$ | Riporta l'oggetto della proposta in OdG |
Ordine del giorno | $odg_uor$ | Indica la UOR proponente un punto in OdG |
Risultati | $odg_ris$ | Indica il risultato di un punto dell'OdG |
Risultati | $ANNO$ | Indica l'anno di convocazione della seduta |
Risultati | $DATA_CONV_ESTESA$ | Indica la data di convocazione della seduta in formato esteso |
Risultati | $DATA_CONV$ oppure $DATACONV$ | Indica la data di convocazione della seduta nel formato gg/mm/aaaa |
Risultati | $OGGI$ | Riporta la data odierna nel formato gg/mm/aaaa |
Risultati | Sezione Punti in OdG | |
Risultati | $cat01_SePresente$ | Riporta la descrizione alfanumerica della categoria, se presente in OdG |
Risultati | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se presente in OdG |
Risultati | $cat01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria di riferimento |
Risultati | $commenti$ | Riporta eventuali commenti alle comunicazioni |
Risultati | $nota_ris$ | Riporta eventuali note al risultato di una specifica proposta di delibera |
Risultati | $odg_prop$ | Riporta l'oggetto della proposta in OdG |
Risultati | $odg_uor$ | Indica la UOR proponente un punto in OdG |
Risultati | $odg_ndelib$ | Indica il numero di delibera di un punto in OdG |
Risultati | $odg_nprot$ | Indica il numero di protocollo di un punto dell'OdG |
Risultati | $odg_ris$ | Indica il risultato di un punto dell'OdG |
Risultati | $cat01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria di riferimento |
Risultati | $cat01_SePresenteFine$$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria |
Risultati | Sezione Proposte Ritirate | |
Risultati | $Ritirate01_SePresente$ | Parametro necessario all'apertura dell'eventuale categoria ritirata dall'OdG |
Risultati | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se ritirata da OdG |
Risultati | $ritirate01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria ritirata |
Risultati | $odg_prop$ | Riporta l'oggetto della proposta in OdG e ritirata |
Risultati | $ritirate01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria ritirata |
Risultati | $Ritirate01_SePresenteFine$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria ritirata |
Verbale | $N_VERB$ | Indica il numero di repertorio del verbale |
Verbale | $ANNO$ | Indica l'anno di convocazione della seduta |
Verbale | $DATA_CONV_ESTESA$ | Indica la data di convocazione della seduta in formato esteso |
Verbale | $DATA_CONV$ oppure $DATACONV$ | Indica la data di convocazione della seduta nel formato gg/mm/aaaa |
Verbale | $OGGI$ | Riporta la data odierna nel formato gg/mm/aaaa |
Verbale | $OGGI_ESTESO$ | Riporta la data odierna in formato esteso |
Verbale | Sezione Punti in OdG | |
Verbale | $cat01_SePresente$ | Riporta la descrizione alfanumerica della categoria, se presente inOdG |
Verbale | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se presente in OdG |
Verbale | $cat01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria di riferimento |
Verbale | $commenti$ | Riporta il testo a commento di una comunicazione |
Verbale | $nota_ris$ | Riporta eventuali note al risultato di una specifica proposta di delibera |
Verbale | $odg_prop$ | Riporta l'oggetto della proposta in OdG |
Verbale | $odg_ndelib$ | Indica il numero di delibera di un punto in OdG |
Verbale | $odg_nprot$ | Indica il numero di protocollo di un punto dell'OdG |
Verbale | $odg_uor$ | Indica la UOR proponente un punto in OdG |
Verbale | $odg_ris$ | Indica il risultato di un punto dell'OdG |
Verbale | $cat01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria di riferimento |
Verbale | $cat01_SePresenteFine$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria |
Verbale | Sezione presenze componenti l'organo | |
Verbale | $01_n$ | Riporta il nominativo componente numero 1 dell'organo |
Verbale | $01_d$ | Indica il delegato del componente 1 dell'Organo |
Verbale | $01_s$ | Indica il parere/risultato in formato letterale |
Verbale | $01_pre$ | Indica la presenza del componente 1 dell'Organo |
Verbale | $01_ass$ | Indica l'assenza del componente 1 dell'Organo |
Verbale | $01_assg$ | Indica l'assenza giustificata del componente 1 dell'Organo |
Verbale | $01_nc$ | Indica che il componente 1 dell'organo è "Non convocato" ¹ |
Verbale | Sezione Proposte Ritirate | |
Verbale | $Ritirate01_SePresente$ | Indica la categoria sotto la quale uno o più punti all'OdG sono stati ritirati |
Verbale | $odg_cat_01$ | Intestazione per l'indicazione alfanumerica e progressiva della categoria numero 1, se ritirata da OdG |
Verbale | $ritirate01_inizio$ | Intestazione per la descrizione letterale della categoria ritirata |
Verbale | $odg_prop$ | Indica l'oggetto del punto in OdG ritirato |
Verbale | $ritirate01_fine$ | Chiusura della descrizione letterale della categoria ritirata |
Verbale | $Ritirate01_SePresenteFine$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale categoria contenente punti ritirati |
Verbale | $testo_delibere$ | Riporta il testo di tutte le delibere nel verbale |
Sezione Comunicazioni | ||
Verbale | $inizio_testo_comunicazioni$ | Intestazione per la sezione delle COMUNICAZIONI, se presente in OdG |
Verbale | $oggetto_comunicazione$ | Riporta il campo oggetto della comunicazione |
Verbale | $ALLEGATI$ | Riporta le descrizioni di quegli allegati alla comunicazione, la cui tipologia è configurata per l'inclusione nel verbale. Agli allegati viene anteposto un prefisso con gli estremi della comunicazione |
Verbale | $testo_comunicazioni$ | Riporta l'intero testo della comunicazione in oggetto |
Verbale | $fine_testo_comunicazioni$ | Parametro necessario alla chiusura dell'eventuale comunicazione |
Sezione Delibere (singolo tag) | ||
Verbale | $inizio_testo_delibere$ $fine_testo_delibere$ | Riporta il testo di tutte le delibere nel verbale |
Sezione ripetuta Delibera | ||
Verbale | $inizio_testo_delibere$ | Tag di inzio della sezione ripetuta per ogni DELIBERA |
Verbale | $ALLEGATI$ | Riporta le descrizioni di quegli allegati alla delibera, la cui tipologia è configurata per l'inclusione nel verbale. Agli allegati viene anteposto un prefisso con gli estremi della delibera |
Verbale | $testo_delibera$ | Riporta l'intero testo della delibera in oggetto |
Verbale | $fine_testo_delibere$ | Tag di chiusura della sezione ripetuta DELIBERA |
Brogliaccio | $OGGETTO$ | Riporta il campo oggetto della proposta/comunicazione/delibera |
Brogliaccio | $TESTO$ | Riporta l'intero testo della comunicazione in oggetto |
Brogliaccio | $CATEGORIA$ | Indica la descrizione della categoria della proposta o comunicazione |
Brogliaccio | $inizio_oggetti_seduta$ → $fine_oggetti_seduta$ | Il tag identifica la zona del modello da ripetere per ogni proposta/comunicazione/delibera. |
Brogliaccio | $inizio_se_non_delibera$ → $fine_se_non_delibera$ | Il tag, se indicato all'interno del tag oggetti_seduta di cui sopra, identifica una zona del modello che viene inclusa per ogni comunicazione e per ogni proposta (non deliberata). |
* Questo tag inizia la parte relativa ad una categoria, deve essere sempre seguito dal tag $cat01_SePresenteFine$, nel mezzo posso scrivere tutto ciò che mi interessa della categoria uno. Es:
$cat01_SePresente$
$odg_cat_01$
$cat01_inizio$
$odg_prop$
$odg_uor$
$cat01_fine$
$cat01_SePresenteFine$
Per maggiori informazioni sul tag $ALLEGATI$ vedere sezione Associazione degli allegati delle delibere al verbale.
Tag generico xpath, per lettura metadati xml
Dalla versione 4.3.4.0 di Titulus è possibile inserire nei modelli rtf dei tag speciali, indicanti espression xpath, che verranno sostituiti con i corrispondenti valori letti dai metadati xml dei record. E possibile esprimere tre tipi di formato:
[xml,<espressione xpath>] dove l'espressione xpath può restituire anche una stringa, e quindi si possono usare function del linguaggio xquery.
Esempio 1, estratto modello delibera.rtf:
... L'anno del documento è: [xml,/doc/@anno] |
Esempio 2, estratto modello delibera.rtf:
... Le due ultime cifre dell'anno del documento sono: [xml,substring(/doc/@anno, 1, 2)] |
Esempio 1, estratto modello delibera.rtf:
... La data in del documento in formato anno mese giorno è: [xml,/doc/@data_prot,format-date] |
Esempio 1, estratto modello rtf:
... ora di creazione di questa delibera: [fun,CURRENT_HOUR] |
Da notare come il record su cui viene valutata l'espressione xpath varia in base al modello rtf che si sta utilizzando. Può essere infatti un doc, oppure una seduta. La tabella seguente riassume le casistiche principali
MODELLO | TIPO RECORD | DETTAGLI |
---|---|---|
Delibera | doc | Proposta o comunicazione in oggetto |
Risultati | seduta | Seduta di riferimento, eventualmente comprensiva dei dati di proposte e comunicazioni (dipende dallo stato della seduta) |
Brogliaccio (rtf) | seduta | Seduta di riferimento, eventualmente comprensiva dei dati di proposte e comunicazioni (dipende dallo stato della seduta) |
Ordine del giorno | seduta | Seduta di riferimento, eventualmente comprensiva dei dati di proposte e comunicazioni (dipende dallo stato della seduta) |
Verbale | seduta | Seduta di riferimento, comprensiva dei dati completi di proposte e comunicazioni |
Avvertenze
Molto spesso la scrittura o la ri-scrittura dei modelli crea dei problemi, legati alla gestione dei file RTF fatta dai due maggiori software di scrittura sul mercato, Word-Office e Writer-Open Office. I due software, infatti, scrivono la sintassi RTF in maniera diversa, con conseguenze sul funzionamento di Titulus Organi: in particolare non sono compatibili i modelli creati dall'uno con i documenti (proposte o delibere) creati dall'altro. Quindi, per avere un corretto funzionamento, occorre che tutte le proposte e tutti i modelli siano creati con il medesimo software.
Un secondo problema è dato da come entrambi trattano i tag: spesso, mentre a video mostrano i tag in maniera corretta, nel codice il tag è invece corrotto (Es: invece di scrivere $odg_cat_01$ ritroviamo il tag così: $odg_ca}{\rtlch\fcs1 \ab\af0 \ltrch\fcs0 \b\lang2057\langfe1040\langnp2057\insrsid12216534 \hich\af0\dbch\af31505\loch\f0 t}{\rtlch\fcs1 \ab\af0 \ltrch\fcs0 \b\lang2057\langfe1040\langnp2057\insrsid5570847 \hich\af0\dbch\af31505\loch\f0 _01$ il grassetto è nostro). Questo problema causa il mancato funzionamento dei modelli, che si manifesta o in una non conversione del tag (cioè nell'istanza visualizzo il tag invece del valore) o in un loop infinito. Tale problema si risolve correggendo il file con strumenti di editing. Nel caso sopra il tag dovrà essere trasformato così: $odg_cat01
Qualora non vogliate eseguire questo tipo di interventi, potete contattare l'assistenza Titulus.
Modifica dei modelli Nel caso in cui si vogliano modificare i modelli seguire le indicazioni:
Tramite questa funzionalità, disponibile dalla versione 4.7.2, è possibile definire un modello per la produzione di un file rtf che includa tutte le comunicazioni/proposte/delibere di una seduta. In questo esempio prevederemo una zona da visualizzare solo nel caso in cui non si stia lavorando su una delibera, questo perché poniamo che le delibere abbiano già nel file rtf una tabella riassuntiva con i dati (n_odg, uor etc…), mente le comunicazioni e le proposte no.
Ovviamente nella sezione interna al tag è possibile utilizzare tutti i tag indicati sopra. Esempio:
$inizio_oggetti_seduta$ $inizio_se_non_delibera$ Oggetto: $OGGETTO$ N. o.d.g. : $N_ODG$ UOR: $UOR$ $fine_se_non_delibera$ $TESTO$ $fine_oggetti_seduta$
Si veda il modello di esempio brogliaccio.rtf
All'amministratore di Titulus Organi solitamente è lasciata la facoltà di intervenire nel workflow per conto di altri operatori. L'intervento è lasciato come ultima ratio, solitamente l'amministratore di Titulus esegue l'azione solo dopo essersi confrontato con chi è incaricato ad agire dal workflow. Comunque Titulus tiene traccia in maniera inequivocabile di chi ha eseguito l'azione e di chi avrebbe dovuto eseguirla, quindi anche l'intervento dell'amministratore di Titulus rimane tracciato. È consigliabile che l'amministratore di Titulus Organi inserisca in “Annotazione” la motivazione per cui ha eseguito l'azione in luogo del soggetto preposto.
Tra i compiti dell'amministratore di Titulus Organi c'è quello di gestire le abilitazioni degli utenti. Abilitazioni che si possono riassumere in tre gruppi:
La definizione delle abilitazioni viene impostata dall'archivio ACL. Dalla schermata di visualizzazione delle persone interne andare sulla modifica della persona ed aggiungere le seguenti abilitazioni.
Se un utente ricopre più ruoli assegnargli i diritti relativi a tutti i ruoli ricoperti (Es: nella maggior parte il personale dell'ufficio organi è gestore della seduta e proponente per le “Proposte fuori sacco”. Assegneremo a questo utente sia diritti di gestore che diritti di proponente)
Definire utenti abilitati alla gestione delle sedute
Per abilitare un utente alla gestione delle sedute cercare nella sua batteria dei diritti la sessione dedicata a Titulus Organi.
Cercare l'organo al quale si vuole abilitare l'utente ed assgnare il diritto “Aggiunta/modifica/rimozione”, Titulus assegna in automatico anche il diritto “Visualizzazione”
È importante che gli utenti abilitati alla gestione delle sedute abbiano anche il diritto di scrivere sui repertori dedicati a quell'organo: delibere e verbali. Quindi è importante che il responsabile del protocollo informatico assegni agli utenti i diritti per poter repertoriare documenti nel repertorio delibere e nel repertorio verbali attinenti l'organo.
Definire i diritti dei proponenti
Per abilitare un utente ad introdurre proposte per un determinato organo cercare nella sua batteria dei diritti la sessione dedicata a Titulus Organi.
Cercare l'organo al quale si vuole abilitare e prendere visione delle proposte disponibili nella sezione descrizione. La sezione descrizione riporta tutte le tipologie di proposte introdotte in configurazione. Per abilitare un utente ad introdurre le proposte occorre spuntare entrambi i checkbox a fianco di quella proposta I (Inserimento) e V (Visualizzazione). Nell'immagine sottostante abbiamo abilitato l'utente ad inserire “Comunicazioni” e “Proposta standard” per il Senato Accademico.
È importante che il proponente abbia anche il diritto di visualizzazione delle sedute così da potersi gestire i tempi per la presentazione delle proposte.
È importante che un proponente abbia il diritto V (visualizzazione) del repertorio delibere; la mancanza di questo diritto impedirebbe all'utente di visualizzare le proposte, da lui formulate, divenute delibere. Il responsabile dell'organo potrà valutare liberamente se abilitare il proponente alla visualizzazione dei verbali dell'Organo, ovvero alla visualizzazione completa (C) del repertorio delibere.
Gestire gli utenti coinvolti nell'iter approvativo
Per gestire nel modo corretto gli utenti coinvolti nell'iter è in primo luogo necessario un lavoro puntuale in fase di analisi infatti gli utenti coinvolti nell'iter approvativo sono disciplinati dal Workflow e non dai diritti.
Tuttavia è necessario garantire anche a questi utenti la possibilità di vedere i documenti generati da Titulus Organi. Per farlo devono essere abilitati a:
Chi gestice la seduta ha il compito di seguire tutte le operazioni inerenti una seduta dell'Organo o degli Organi per cui è stato incaricato. Solitamente l'incarico spetta alle persone dell'ufficio Organi Collegiali. In particolare si occupa di:
Un utente abilitato a gestire le sedute è definito in ACL dall'amministratore di Titulus Organi, attraverso il pulsante della sezione Gestione seduta “Aggiunta/modifica/rimozione”.
L'abilitazione va definita per ciascun organo predisposto (Es: nell'immagine sopra l'utente è gestore delle sedute per il “Senato Accademico”). Un utente può essere gestire più organi. Uno stesso Organo può essere gestito da più utenti.
Si accede a Titulus Organi attraverso la linguetta in alto a sinistra, nella pagina iniziale di Titulus. L'immagine sottostante evidenzia la linguetta d'accesso:
Il menù di Titulus Organi si presenta con una sezione dedicata a ciascun organo al quale si è abilitati (quindi è possibile che un utente veda più sezioni di un altro).
Ogni utente vede una sezione per ogni organo per il quale è abilitato più la sezione “Ricerche”. Nel nostro caso abbiamo il “Consiglio di Amministrazione” - cerchiato in giallo, il “Senato Accademico” - cerchiato in lavanda e la sezione per le ricerche - cerchiata in arancione.
Il primo compito per l'utente che gestisce le sedute è inserire il calendario delle “Sedute”. È possibile sia inserire le sedute di volta in volta sia definire un calendario di più sedute. Per inserire una nuova seduta cliccare su “Nuova Seduta”.
Comparirà la maschera di inserimento della nuova seduta
Nella maschera di inserimento di una seduta è possibile compilare i seguenti campi:
Una volta compilati cliccare su “Registra” per salvare le informazioni, da quel momento la seduta è inserita tra le sedute a calendario.
È possibile da Titulus monitorare le proposte avviate e verificare a che punto dell'iter di approvazione si trovano. Questo tipo di proposte sono raggruppate tra le “Proposte in corso”:
Tra le “Proposte in corso” troviamo tutte le proposte che gli utenti hanno inserito e non sono ancora inserite in OdG, cioè non sono associate ad una seduta. Ritroviamo quindi non solo le proposte in evidenza all'Ufficio Organi collegiali ma anche tutte le proposte che sono in attesa di approvazione da parte di altri uffici quali la ragioneria o l'ufficio legale. Controllando le proposte in corso è quindi possibile desumere a che punto dell'iter sia ciascuna proposta.
Chi gestisce la seduta si trova spesso ad essere l'ultimo step dell'iter approvativo, il suo compito è quello di inserire le proposte in OdG. Per farlo occorrerà cliccare in inserimento in OdG:
dopo aver cliccato l'utente potrà scegliere a quale seduta assegnare la proposta. La seduta deve essere inserita preliminarmente.
Una volta che tutte le proposte sono in seduta cominciano le fasi di gestione della stessa. La gestione della seduta si divide in più fasi raggruppabili tra quelle ante e quelle post seduta.
Nel momento in cui tutte le proposte sono inserite all'Ordine del giorno inizia per il personale dell'Ufficio Organi la fase di convocazione della seduta e di comunicazione delle proposte. In Titulus l'Ordine del giorno è visibile cliccando sulla seduta stessa. Le proposte vengono raggruppate per categorie, vengono posizionate in ordine crescente all'interno delle categorie in base all'ordine temporale con cui sono state inserite in seduta: la prima inserita nella categoria 7 sarà 07/01 la seconda della stessa categoria 07/02 e così via.
È bene premettere che l'Ordine del giorno rappresenta un'organizzazione delle discussioni e non la sequenza cronologica col quale affrontare le proposte in seduta.
Prima di procedere con la convocazione è bene che l'Ufficio organi organizzi al meglio l'Ordine del giorno.
Per farlo Titulus mette a disposizione due strumenti:
Una volta definito con esatezza l'Ordine del Giorno, Titulus consente di produrre in automatico la lettera di convocazione “fondendo” i dati inerenti la seduta con il modello predisposto dall'amministratore di Titulus Organi. Il file prodotto è un rtf il cui contenuto è modificabile dai responsabili dell'ufficio nel caso non corrispondesse alle loro esigenze (Es: nell'OdG va deve essere inserita una proposta non ancora formulata). Per ottenere la lettera di convocazione cliccare sul pulsante “Ordine del giorno” che compare nel menù di sinistra:
È possibile inviare direttamente l'Ordine del giorno ad una mailing list (Es: tutti i membri del Senato accademico), il file inviato è un PDF identico all'RTF scaricato precedentemente.Per poter inviare il file selezionare uguale sempre sul menù a sinistra il pulsante “Invia OdG”
Se la versione rtf necessita di un vostro intervento manuale non è possibile inviare il file direttamente da Titulus con le successive modifiche.
COMUNICAZIONE DELLE PROPOSTE C'è la possibilità di veicolare il contenuto stesso delle proposte, la funzione deputata a ciò è “Esporta seduta”. L'export della seduta nasce col preciso scopo di consultare off-line non solo l'ordine del giorno ma anche il contenuto stesso delle proposte comprensive di allegati.
L'export della seduta genera una cartella compressa atta ad essere inviata agli interessati (solitamente i membri dell'organo). Il pulsante per scaricare la cartella compressa è “Esporta seduta”
Una volta salvata la cartella compressa sul proprio Computer (in locale) va inviata agli interessati (tramite mail o mettendola a disposizione sul web).
In questa fase si possono definire quali siano i componenti che effettivamente hanno partecipato alla seduta, quali quelli assenti, assenti giustificati, o non convocati¹
In questa fase si possono definire quali siano i pareri espressi dai componenti che effettivamente hanno partecipato alla seduta. E' possibile personalizzare anche le informazioni in seduta per ogni singola delibera, e impostare i singoli componenti come assenti, assenti giustificati o non convocati¹
Una seduta si chiude automaticamente in due differente modi, in base a quanto indicato nella voce di configurazione Modalità di chiusura della seduta
In fase di chiusura della seduta vengono salvate le informazioni sulla seduta in tutte le delibere e se previsto viene inviata una mail per ognuna di esse. Se durante questa fase si verifica un problema con una di queste delibere, ad esempio perché è bloccata in modifica da un altro utente, l'errore viene comunicato all'utente, la seduta non viene chiusa, ma viene proposto un pulsante Chiudi seduta che permette all'utente di ritentare l'operazione sulle delibere non ancora processate. Quando l'operazione è andata a buon fine su tutti gli oggetti contenuti in seduta, questa viene definitivamente chiusa.
Dalla versione 04.06.06.00 è stato rilasciato uno sviluppo che prevede una modifica alla procedura per la generazione delle delibere su Titulus Organi. La generazione delle delibere non richiede più l’uso del browser Internet Explorer e l’installazione del plug in nel proprio computer ma il file con il modello della delibera potrà essere scaricato e successivamente ricaricato in fase di generazione delle delibere.
In caso di browser diverso da Internet Explorer ed assenza del plug in in fase di generazione della delibera l’utente dovrà:
In caso di utilizzo di Internet Explorer con plug in installato la procedura rimane quella attuale.
Per l'attivazione e la personalizzazione della funzionalità rivolgersi al Supporto Clienti. |
E' possibile configurare Titulus affinché riporti gli allegati a delibere e comunicazioni di determinate tipologie:
Normalmente il primo file di ogni delibera o comunicazione non viene riportato (configurabile).
In presenza del tag $ALLEGATI$, nel modello di delibera, questo viene rimpiazzato con una lista degli allegati la cui tipologia è marcata per l'invio a verbale. In presenza di più allegati questi vengono separati da un ritorno a capo (personalizzabile)
In presenza del tag $ALLEGATI$, nel modello di verbale, all'interno della sezione ripetuta per ogni DELIBERA, il tag viene rimpiazzato con una lista degli allegati della delibera/comunicazione la cui tipologia è marcata per l'invio a verbale:
¹) Necessita di attivazione da Impostazioni avanzate, sezione Organi:
e aggiunta dei tag nei modelli di organi. Rivolgersi al supporto clienti per maggiori informazioni. Rif: