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Il fascicolo si può formare basandosi su criteri diversi, in particolare criteri funzionali (fascicoli che contengono documenti che rispondono alle stesse finalità amministrative e che hanno lo stesso indice di classificazione ed RPA) o non funzionali (fascicoli che contengono documenti che possono riferirsi a procedimenti e affari diversi). Nel primo gruppo rientrano i fascicoli per affare, per attività e di procedimento amministrativo, noti anche come fascicoli di pratica, mentre nel secondo i fascicoli di persona fisica o giuridica.
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