Premessa
Il fascicolo si può formare basandosi su criteri diversi, in particolare criteri funzionali (fascicoli che contengono documenti che rispondono alle stesse finalità amministrative e che hanno lo stesso indice di classificazione ed RPA) o non funzionali (fascicoli che contengono documenti che possono riferirsi a procedimenti e affari diversi). Nel primo gruppo rientrano i fascicoli per affare, per attività e di procedimento amministrativo, noti anche come fascicoli di pratica, mentre nel secondo i fascicoli di persona fisica o giuridica.
Prima di affrontare la tipologia dei fascicoli è importante, definire alcuni concetti primari:
- Procedura: è un insieme di attività ripetitive, sequenziali e condivise tra chi le attua, poste in essere per raggiungere un risultato determinato. Si tratta semplicemente del “che cosa”, cosa fare per divenire qualcosa, come ad esempio l’immatricolazione. Quindi è qualcosa che ha regole stabilite, ed è neutrale rispetto a chi la realizza;
- Processo: è l’insieme delle risorse strumentali utilizzate e dei comportamenti attuati da persone fisiche o giuridiche finalizzati alla realizzazione di una procedura determinata. Stabilisce “chi fa cosa”, quindi è descritto negli organigrammi dell’ente. A differenza della procedura, il processo è affidato a persone e si può modificare, anche negli attori stessi;
- Procedimento amministrativo: è costituito da una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine[1]. Per cui la procedura definisce le regole e le attività, il processo gli individui che operano ed i mezzi, e il procedimento riguarda i documenti prodotti all'interno dei primi due.[2]
Fascicolo per affare
Questa tipologia di fascicolo si riferisce direttamente ad un affare specifico e concreto: contiene documenti relativi a uno o più processi. I documenti ivi contenuti hanno tutti la stessa classificazione e vengono prodotti proprio per la trattazione di quell'affare. In questo caso non è prevista l’adozione di un provvedimento finale[3]
Gli elementi caratterizzanti il fascicolo per affare sono generalmente:
- l’anno di apertura;
- indice di classificazione;
- il numero del fascicolo che progressivamente si colloca al grado più basso della classificazione;
- l’oggetto che sintetizza l’affare per cui è stato prodotto;
La sua durata è circoscritta, non esiste infatti un termine fissato dalla normativa e non è detto che essa coincida con l’anno solare, in quanto ogni affare ha propria complessità e tempistica (è comunque sempre indicata la data di apertura e chiusura).
Esempio di fascicolo per affare: un corso di addestramento x o un corso professionale y riservato al personale produce un fascicolo per affare. Nel fascicolo troveremo tutto il materiale inerente dai fogli dei docenti, i programmi, le presenze, il materiale didattico distribuito, le certificazioni rilasciate per la partecipazione etc. Tutto questo non ha una scadenza particolare né richiede l’adozione di un procedimento (a meno che non si tratti di un corso finanziato esternamente da un altro Ente). Un altro esempio può essere la creazione di un gruppo di lavoro che si conclude con una relazione finale che non debba generare un provvedimento.
Fascicolo per attività
Rispetto al fascicolo per affare ( che contiene documenti relativi a uno o più processi), quello per attività riguarda documenti relativi ad una particolare procedura, tanto che spesso i suoi documenti sono vincolati ad una particolare forma o modulistica.
Il fascicolo per attività comprende documenti che vengono prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, ovvero un’attività che si esaurisce con l’elaborazione di risposte obbligate o meri adempimenti. Si riferisce quindi a “documenti relativi a una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento procedurale e per la quale non è comunque prevista l’adozione di un provvedimento finale”[4].
In questo fascicolo i documenti possiedono alcuni elementi quali:
- destinatari diversi;
- oggetti del documento uguali o simili;
- stesso indice di classificazione;
Generalmente questa tipologia fascicolare è reiterabile su base periodica, e tendenzialmente ha durata annuale; inoltre quando la documentazione raggiunge una certa mole può essere divisa in sottofascicoli ordinati temporalmente, ad esempio mensili, trimestrali etc.
Esempio di fascicolo per attività:
- Rilascio permessi per il parcheggio interno per il personale
- Informativa giuridica in materia di ambiente;
- Richieste dei bollettini informativi dei corsi di studio.
L’attività di rilascio dei permessi per il parcheggio interno delle autovetture del personale fa riferimento ad una semplice procedura ed è quindi generalmente raccolta in un fascicolo per attività, così come l’aggiornamento giuridico delle normative per le quali tendenzialmente c’è un ufficio dedicato alla lettura: tale attività non porta ad un provvedimento finale. Inoltre a seconda del numero di documenti possono essere costituiti fascicoli per materia come quello riportato in esempio, o per arco temporale.
Per quel che riguarda gli uffici preposti all'orientamento, ci sarà un fascicolo riguardante l’attività di informazione degli studenti dell’ultimo anno delle scuole superiori, che appunto avrà la terza titolazione dell’esempio, anche qui si tratta di una semplice attività amministrativa.[5]
Fascicolo di procedimento amministrativo
Il fascicolo di procedimento amministrativo conserva i documenti prodotte da azioni amministrative omogenee e destinate allo stesso fine, cioè l’emanazione di un provvedimento finale.
Secondo quanto previsto dalla legge 241 del 1990 e successive integrazioni e modificazioni, ogni amministrazione pubblica deve redigere una tabella dei procedimenti amministrativi, contenente la descrizione dei procedimenti ed i rispettivi tempi di conclusione.[6]
Esempio di fascicolo di procedimento amministrativo:
- Concorso a tempo indeterminato per personale amministrativo di categoria C
Il fascicolo si apre con l’autorizzazione a bandire il posto, poi viene emanato e pubblicato il bando, le domande di concorso, la nomina della commissione valutatrice, le prove concorsuali, i verbali della commissione, ed per ultimo l’approvazione della graduatoria come documento finale che chiude il fascicolo.
[1] GIANNI PENZO DORIA, Affari, attività e procedimenti amministrativi delle università italiane, in I procedimenti amministrativi delle università italiane, a cura di G. Penzo Doria, Edizioni Università di Trieste, Trieste, 2017, p. 144.
[2] G. PENZO DORIA, Il fascicolo archivistico: le cinque tipologie e i modelli organizzativi, in «Archivi & Computer», fascc. 2/3, 07, Anno XVII, pp.25-27.
[3] Inteso come atto dotato di capacità di incidere nella sfera giuridica di terzi (G. PENZO DORIA, Il fascicolo archivistico: op. cit., p.29).
[4] Ivi, p.30.
[5] Ibidem.
[6] GIANNI PENZO DORIA, Affari, attività e procedimenti amministrativi op. cit., pp. 156-159.