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Tali documenti sono soggetti a registrazione particolare da parte dell’amministrazione, e per tanto sono a loro volta, esclusi dalla registrazione obbligatoria (DPR n.445/2000, art. 53, comma 5) .
| NB: La stessa norma ci dice però che tutti i documenti informatici debbano essere protocollati, la maggior parte dei documenti a repertorio ora sono digitali per questo in Titulus con la registrazione a repertorio in un’unica soluzione i documenti repertoriati vengono anche protocollati. |
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I repertori sono disciplinati dalle Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici (DPCM 13 novembre 2014, art. 14) che ne descrivono le modalità di formazione; la loro presenza va riportata inoltre all’ interno del Manuale di gestione, che deve contenere appunto l’elenco dei documenti soggetti a registrazione particolare e le relative modalità di trattamento (secondo quanto previsto dalle Regole tecniche per il protocollo informatico, DPCM 3 dicembre 2013, art. 5, lettera k).
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Per ciò che concerne la gestione documentale, si ricorda che: per i documenti su supporto cartaceo e soggetti a repertoriazione è previsto generalmente che siano prodotti almeno due originali di cui: uno conservato nel registro di repertorio e l’altro nel relativo fascicolo, insieme ai quei documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento.
La gestione informatica prevede generalmente che ogni documento soggetto a repertoriazione venga associato sia al registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio; che al fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al medesimo affare o procedimento.
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