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Digitando sul tasto ‘Aggiungi’, il sistema aprirà la form mostrata in figura 6, di cui di seguito si dettagliano i campi.
Figura 6
Mezzo | Campo obbligatorio. Il sistema propone l’elenco dei mezzi straordinari definiti nel regolamento dell’Ateneo. L'operatore dovrà selezionarne uno tra quelli proposti. A seconda del mezzo selezionato, potranno essere diversi i campi successivi per cui viene richiesta la valorizzazione. |
Motivazione | Campo obbligatorio. Indica il motivo per cui si deve utilizzare il mezzo straordinario selezionato. |
KM presunti | Campo obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Si dovranno indicare i KM presunti di distanza dal luogo di partenza al luogo di missione. |
Targa | Campo Obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Andrà indicata la targa del mezzo proprio che si utilizzerà nella missione. |
Intestatario | Campo Obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Andrà indicata il nominativo dell'intestatario del mezzo proprio che si utilizzerà nella missione. |
Informazioni auto propria | Campo facoltativo. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. In tale campo andranno indicate le seguenti informazioni aggiuntive relative all’automezzo: Categoria dell’autovettura, Modello, Tipo alimentazione e cilindrata. |
Costo Presunto | Campo obbligatorio. Il campo verrà valorizzato dal sistema in caso si sia selezionato come Mezzo 'Auto propria'; negli altri casi dovrà essere valorizzato dall'operatore. Tale campo non sarà presente in caso si sia selezionato come Mezzo 'Auto di Ateneo' |
Note | Campo facoltativo. Campo libero in cui indicare ulteriori dettagli, che si riferiscano all’uso del mezzo straordinario. |
Per confermare l’inserimento del mezzo straordinario, si deve digitare sul tasto ‘OK’.
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Entrando nella sezione ‘Spese a Preventivo’, il sistema presenterà la maschera mostrata in figura 8.
Figura 8
Figura 8
Se non si vuole inserire il dettaglio delle spese, è possibile inserire il costo presunto della missione nel campo 'Totale spese a preventivo', come mostrato in figura 9. In questo caso non è però possibile richiedere l'erogazione dell'anticipo, perché questo viene calcolato in base alle spese che si presume di sostenere.
Figura 9
Se invece si vuole inserire il dettaglio delle spese che si presume di sostenerePer inserire una nuova spesa, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’.
Digitando sul tasto ‘Aggiungi’, il sistema aprirà la form mostrata in figura 910, di cui di seguito si dettagliano i campi.
Figura 910
Tipo | Dato obbligatorio. Va indicata la tipologia di spesa che si deve inserire, si può digitare direttamente il codice del tipo spesa, altrimenti si può aprire la tendina per effettuare la selezione. |
Valuta | Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile da parte del richiedente, se si modifica la valuta, compariranno i campi: rapporto cambio, data cambio, che il sistema valorizzerà in base al cambio presente nelle tabelle di Ugov, più vicino alla data di inizio della missione. In base all’importo in valuta ed al cambio, il sistema valorizzerà il campo successivo: Importo. |
| Importo | Campo obbligatorio. E’ l’importo presunto della spesa in valuta. |
Euro | Campo obbligatorio. E’ l’importo in euro della spesa. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicato ed al relativo rapporto di cambio. |
Sostenuta da | Campo Obbligatorio. Valori ammessi: RICHIEDENTE – PREPAGATA ATENEO. Il sistema precompila il campo con RICHIEDENTE. Nel caso però la spesa non sia stata sostenuta dal richiedente, ma sia stata prepagata direttamente dall’ente, si dovrà modificare il valore con PREPAGATA ATENEO. |
Nota | Campo facoltativo. |
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Il sistema ritorna alla form di inserimento della richiesta e nel pannello spese a preventivo verrà mostrato l’elenco delle spese inserite, come mostrato in figura 1011.
Figura 1011
Per inserire ulteriori spese a preventivo, si dovrà digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .
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Per ricercare le richieste già inserite, si deve selezionare la funzione ‘Le Mie Missioni', posta in alto a sinistra, come mostrato in figura 1112.
Figura 1112
Entrati nella funzione, il sistema presenta: nella parte alta del pannello, le condizioni di ricerca impostabili e nella parte bassa del pannello, l’elenco delle richieste recuperate, secondo le condizioni di ricerca impostate, come mostrato in figura 1213.
Figura 1213
Il sistema preimposta sempre come condizione di ricerca, quella relativa al Periodo, indicando come periodo ‘Ultimi 3 mesi’. In questo modo, quando si entra nella funzione ‘Le Mie Missioni’, saranno sempre mostrate le richieste inserite negli ultimi 3 mesi.
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Per il campo stato si potrà ricercare selezionando uno, o più, degli stati presenti nell’elenco, come mostrato in figura 1314.
Figura 1314
Il sistema per ogni Richiesta missione estratta, presenterà le seguenti informazioni dettagliate nella griglia sotto riportata.
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Entrati nella funzione, si dovrà ricercare la richiesta da duplicare. Trovata la richiesta, si dovrà digitare sul tasto 'DUPLICA' 
, come mostrato in figura 1415.
Figura 1415
Digitando sul tasto 'DUPLICA' il sistema passerà nella funzione di inserimento di una nuova richiesta. Tale richiesta avrà tutti i dati valorizzati con le informazioni presenti nella richiesta duplicata, e saranno tutti modificabili.
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Entrati nella funzione, si dovrà ricercare la richiesta a cui si dovranno aggiungere gli allegati. Trovata la richiesta, si dovrà digitare sul tasto 'ALLEGATI' 
, come mostrato in figura 1516.
Figura 1516
Digitando sul tasto 'ALLEGATI' il sistema presenterà il pannello mostrato in figura 1617. Per aggiungere l'allegato si dovrà digitare sul tasto 'Sì' 
. 
Figura 1617
Il sistema aprirà quindi un pannello per associare l'allegato alla richiesta, come mostrato in figura 1718. Si potrà inserire una descrizione che dettagli il tipo di allegato e poi si dovrà selezionare il documento da allegare digitando sul tasto 'SFOGLIA'.
Per salvare l'inserimento, si dovrà digitare sul tasto 'CARICA'.
Figura 1718
Se l'allegato viene correttamente associato alla richiesta, comparirà il messaggio: 
, ed il sistema tornerà all'elenco delle richieste.
Sarà possibile, digitando nuovamente sul tasto 'ALLEGATI', inserire nuovi allegati, oppure scaricare i documenti allegati, od eliminare l'associazione con alcuni documenti, come mostrato in figura 1819.
Per scaricare un allegato si deve digitare sul tasto
. Per cancellare un allegato si deve digitare sul tasto 
.
Figura 1819
1.5 Indicazione dell’effettuazione della missione
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In fondo alla riga relativa alla Richiesta, che risulti in stato ‘Autorizzata’, saranno presenti le seguenti icone: 
Missione Effettuata e 
Missione non effettuata , come mostrato in figura 1920.
Figura 1920
MISSIONE NON EFFETTUATA
Se la missione non è stata effettuata, il richiedente deve digitare l’icona 
. Il sistema presenta un pannello intermedio in cui si deve confermare che la Richiesta missione selezionata, non sia stata effettuata, come mostrato in figura 2021.
Figura 2021
Digitando sul tasto ‘Sì, la richiesta passerà in stato ‘Non effettuata’, e verrà data comunicazione all’Ufficio Bilancio competente, in modo che possa liberare gli eventuali fondi accantonati per tale richiesta.
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Se la missione è stata effettuata, il richiedente digita l’icona . Il sistema presenta un pannello intermedio in cui indicare le date e ora reali di inizio e di fine della missione. Come mostrato in figura 2122.
Figura 2122
Se si modificano le date e/o l’orario di inizio e o di fine missione, sarà obbligatorio valorizzare il campo motivazione, in cui va indicata la motivazione della variazione.
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Se si digita sul tasto ‘Salva, lo stato della richiesta missione passerà in ‘Missione Effettuata’ e il sistema tornerà nel pannello ‘Le Mie Missioni’, come mostrato in figura 2223.
Figura 2223
In questo caso per richiedere il rimborso delle spese sostenute nella missione, si dovrà digitare l’icona 
‘Richiesta Rimborso'.
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Dopo aver indicato che la missione è stata effettuata, il sistema presenta il pannello relativo alla compilazione delle spese a consuntivo, come mostrato in figura 2324.
Figura 2324
Per inserire una Nuova spesa si deve digitare sul tasto ‘Aggiungi’ .
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Digitando sul tasto 'AGGIUNGI', il sistema presenterà il pannello mostrato in figura 2425, di cui di seguito si dettagliano i campi.
Figura 2425
Tipo | Dato obbligatorio. Va indicato la tipologia di spesa che si deve inserire, si può digitare direttamente il codice del tipo spesa, altrimenti si può aprire la tendina per effettuare la selezione. |
Data SostenimentoSostenuta il | Campo obbligatorio. E’ la data in cui si è sostenuta la spesa. |
Valuta | Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile da parte dell’operatore, se si modifica la valuta, compariranno i campi: rapporto cambio, data cambio, che il sistema valorizzerà in base al cambio presente nelle tabelle di Ugov più vicino alla data di inizio della missione. In base all’importo in valuta e al cambio il sistema valorizzerà il campo successivo: Importo. |
| Importo | Campo obbligatorio. E’ l’importo della spesa in valuta. |
Euro | Campo obbligatorio. E’ l’importo in euro della spesa sostenuta. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicata ed al relativo rapporto di cambio. |
Sostenuta daModalità sostenimento | Campo Obbligatorio. Valori ammessi: RICHIEDENTE – PREPAGATA ATENEO. Il sistema precompila il campo con RICHIEDENTE. Nel caso però la spesa non sia stata sostenuta dal richiedente, ma sia stata prepagata direttamente dall’Ateneo, si dovrà modificare il valore con PREPAGATA ATENEO. |
DescrizioneNote | Campo facoltativo. |
Per confermare l’inserimento della spesa, si deve digitare sul tasto ‘Ok’
Il sistema ritorna alla griglia dell’elenco delle spese a consuntivo inserite, come mostrato in figura 2526. Per inserire ulteriori spese si dovrà ridigitare sul tasto ‘Aggiungi’.
Figura 2526
Per modificare una spesa già inserita, si dovrà digitare l’icona 
, presente in fondo alla riga, che si deve variare.
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