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I dati da valorizzare sono i seguenti:
Luogo | Campo obbligatorio. E’ il luogo in cui si svolgerà la missione, nel caso nella missione siano previste più destinazioni, in questo campo va indicato il luogo della prima destinazione. Per indicare il luogo, si inserisce direttamente il nome, o parte dello stesso, e il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita, come mostrato nell’esempio:
In caso il sistema mostri più valori, il richiedente ne dovrà selezionare uno tra quelli proposti. La tabella luoghi contiene le principali località italiane ed estere. |
Dal | Campo obbligatorio, indica la data e ora di inizio presunti della missione. Va inserita nel formato: gg/mm/aaaa e hh:mi. Se non si conosce ancora l’orario di inizio della missione, si può lasciare il valore proposto dal sistema 00:00. L’orario esatto di inizio missione si potrà valorizzare in seguito, al rientro dalla missione, quando si dovrà richiedere il rimborso delle spese sostenute. |
Al | Campo obbligatorio, indica la data e ora di fine presunti della missione. Va inserita nel formato: gg/mm/aaaa e hh:mi. Se non si conosce ancora l’orario di fine della missione, si può lasciare il valore proposto dal sistema 23:59. L’orario esatto di fine missione si potrà valorizzare in seguito, al rientro dalla missione, quando si dovrà richiedere il rimborso delle spese sostenute. |
Sospensione | Campo facoltativo, il sistema presenterà il flag da valorizzare solo dalla seconda destinazione in poi. Il flag va attivato quando il richiedente, all’interno della missione, faccia un’interruzione di alcune giornate per scopi personali, e quindi, tali giornate non debbano essere considerate ai fini della missione. |
Inseriti i dati richiesti, si procede digitando sul tasto OK.
Il sistema presenterà la richiesta di missione da compilare, con aperta la sezione Missione, come mostrato in figura 3.
Figura 3
SEZIONE MISSIONE
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Una volta inseriti i dati relativi alle destinazioni, si dovranno valorizzare gli altri campi presenti nella sezione Missione:
Qualifica | Campo obbligatorio. Viene precompilato dal sistema con la qualifica attiva (rapporto attivo) in Ateneo alla data di inserimento della richiesta. Nel caso il soggetto abbia contemporaneamente più rapporti attivi con l’Ateneo, se ne dovrà selezionare uno tra quelli proposti aprendo la tendina. |
Luogo Partenza | Campo facoltativo. Indica il luogo da cui il soggetto parte per iniziare la missione. Per indicare il luogo, si inserisce direttamente il nome, o parte dello stesso, e il sistema elencherà i valori presenti in tabella in base alla stringa inserita. Il sistema precompilerà il campo con il comune corrispondente alla sede di servizio del richiedente, modificabile da parte del richiedente. |
Tipo richiesta | Campo obbligatorio. Il sistema propone le tipologie di richiesta autorizzazione configurate in base al regolamento dell’Ateneo. Il dettaglio di questa tabella dipende dalla complessità del regolamento d’Ateneo. A seconda della tipologia selezionata, potranno cambiare i campi successivi da valorizzare. Ad esempio, se si seleziona una tipologia che indica, che la missione grava su fondi di ricerca, il sistema presenterà da valorizzare anche i campi Responsabile progetto, progetto e Unità lavoro. In base alla tipologia selezionata, il sistema individuerà le diverse tipologie di responsabili da coinvolgere nel processo. |
Responsabile | Campo Obbligatorio, verrà presentato solo se il tipo richiesta selezionato, è relativa a missioni che graveranno su fondi di progetto. E’ il responsabile dei fondi di progetto su cui graverà la missione. |
Progetto | Campo facoltativo, verrà presentato solo se il tipo richiesta selezionato, è relativa a missioni che graveranno su fondi di progetto. E’ il Progetto di ricerca su cui graverà la missione. Il sistema mostra nella tendina solo i progetti attivi del responsabile selezionato, per i quali il richiedente sia inserito tra le risorse umane associate al progetto stesso. |
Unità Lavoro | Campo facoltativo. Il campo verrà presentato solo se il progetto eventualmente selezionato ha associate delle Unità Lavoro. L’Unità Lavoro rappresenta un ulteriore dettaglio (Workpackage) relativo al progetto selezionato. |
| Struttura Afferenza | Campo obbligatorio. Il campo contiene la struttura a cui afferisce il richiedente. Se univoca verrà valorizzata dal sistema. |
Struttura pagante | Campo obbligatorio. Indica la struttura su cui graverà il costo della missione. Se univoca verrà valorizzata dal sistema. |
| Motivazione | Campo obbligatorio. Descrizione libera, che indica la motivazione, per cui si debba effettuare la missione. |
Note | Campo facoltativo. Campo libero in cui indicare ulteriori dettagli che si riferiscano alla missione. |
Modalità Rimborso | Campo obbligatorio. Indica la tipologia di rimborso delle spese che si sosterranno, di cui si vuole usufuire. Si prevedono due opzioni: ‘Elenco Spese sostenute (piè di lista)’, o ‘Indennità forfettaria e sole spese di viaggio’. Il sistema prevalorizza la prima opzione, modificabile da parte del richiedente. |
Inseriti i dati, si può passare alla sezione successiva .
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Mezzo | Campo obbligatorio. Il sistema propone l’elenco dei mezzi straordinari definiti nel regolamento dell’Ateneo. L'operatore dovrà selezionarne uno tra quelli proposti. A seconda del mezzo selezionato, potranno essere diversi i campi successivi per cui viene richiesta la valorizzazione. |
Motivazione | Campo obbligatorio. Indica il motivo per cui si deve utilizzare il mezzo straordinario selezionato. |
KM presunti | Campo obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Si dovranno indicare i KM presunti di distanza dal luogo di partenza al luogo di missione. |
Targa | Campo Obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Andrà indicata la targa del mezzo proprio che si utilizzerà nella missione. |
Intestatario | Campo Obbligatorio. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. Andrà indicata il nominativo dell'intestatario del mezzo proprio che si utilizzerà nella missione. |
Informazioni auto propria | Campo facoltativo. Tale campo verrà presentato solo se si è selezionato come Mezzo 'Auto propria'. In tale campo andranno indicate le seguenti informazioni aggiuntive relative all’automezzo: Categoria dell’autovettura, Modello, Tipo alimentazione e cilindrata. |
Costo Presunto | Campo obbligatorio. Il campo verrà valorizzato dal sistema in caso si sia selezionato come Mezzo 'Auto propria'; negli altri casi dovrà essere valorizzato dall'operatore. Tale campo non sarà presente in caso si sia selezionato come Mezzo 'Auto di Ateneo' |
Note | Campo facoltativo. Campo libero in cui indicare ulteriori dettagli, che si riferiscano all’uso del mezzo straordinario. |
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Digitando sul tasto ‘Aggiungi’, il sistema aprirà la form mostrata in figura 9, di cui di seguito si dettagliano i campi.
Figura 9
Tipo | Dato obbligatorio. Va indicata la tipologia di spesa che si deve inserire, si può digitare direttamente il codice del tipo spesa, altrimenti si può aprire la tendina per effettuare la selezione. |
Valuta | Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile da parte del richiedente, se si modifica la valuta, compariranno i campi: rapporto cambio, data cambio, che il sistema valorizzerà in base al cambio presente nelle tabelle di Ugov, più vicino alla data di inizio della missione. In base all’importo in valuta ed al cambio, il sistema valorizzerà il campo successivo: Importo. |
| Importo | Campo obbligatorio. E’ l’importo presunto della spesa in valuta. |
Euro | Campo obbligatorio. E’ l’importo in euro della spesa. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicato ed al relativo rapporto di cambio. |
Sostenuta da | Campo Obbligatorio. Valori ammessi: RICHIEDENTE – PREPAGATA ATENEO. Il sistema precompila il campo con RICHIEDENTE. Nel caso però la spesa non sia stata sostenuta dal richiedente, ma sia stata prepagata direttamente dall’ente, si dovrà modificare il valore con PREPAGATA ATENEO. |
Nota | Campo facoltativo. |
Per confermare l’inserimento della spesa si deve digitare sul tasto ‘OK’.
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Il sistema per ogni Richiesta missione estratta, presenterà le seguenti informazioni dettagliate nella griglia sotto riportata.
Motivazione | Motivazione della missione |
Destinazione | Destinazione della missione |
Da | Data inizio della missione |
A | Data fine della missione |
Costo Presunto | E’ il totale delle spese a preventivo sostenute dal richiedente inserite nella richiesta missione |
Stato | Rappresenta lo stato del documento. Lo stato sarà: Bozza, se la richiesta è stata salvata ma non inviata. Una volta inviato il documento, saranno invece presenti gli stati legati al tipo di autorizzazione che si attende. Se l’autorizzazione deve ancora essere concessa, prima dello stato comparirà il simbolo Se l’autorizzazione è stata concessa, prima dello stato comparirà il simbolo Se l’autorizzazione è stata negata, prima dello stato comparirà il simbolo Gli stati potenziali legati agli autorizzatori sono: ALTRA STRUTTURA FONDI PROGETTO SVOLGIMENTO USO MEZZO VISTO CONTABILE Una volta che tutte le autorizzazioni necessarie, sono state date, lo stato della richiesta passa in AUTORIZZATA
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Per modificare una richiesta già inserita, si dovrà digitare l’icona 'APRI' 
, presente in fondo alla riga, che si deve variare. Se la richiesta è in stato Bozza, sarà possibile modificare tutti i dati inseriti.
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Digitando sul tasto 'AGGIUNGI', il sistema presenterà il pannello mostrato in figura 24, di cui di seguito si dettagliano i campi.
Figura 24
Tipo | Dato obbligatorio. Va indicato la tipologia di spesa che si deve inserire, si può digitare direttamente il codice del tipo spesa, altrimenti si può aprire la tendina per effettuare la selezione. |
Data Sostenimento | Campo obbligatorio. E’ la data in cui si è sostenuta la spesa. |
Valuta | Campo obbligatorio. Il sistemato propone la valuta Euro, modificabile da parte dell’operatore, se si modifica la valuta, compariranno i campi: rapporto cambio, data cambio, che il sistema valorizzerà in base al cambio presente nelle tabelle di Ugov più vicino alla data di inizio della missione. In base all’importo in valuta e al cambio il sistema valorizzerà il campo successivo: Importo. |
| Importo | Campo obbligatorio. E’ l’importo della spesa in valuta. |
Euro | Campo obbligatorio. E’ l’importo in euro della spesa sostenuta. Viene valorizzato dal sistema in base all’importo in valuta indicata ed al relativo rapporto di cambio. |
Sostenuta da | Campo Obbligatorio. Valori ammessi: RICHIEDENTE – PREPAGATA ATENEO. Il sistema precompila il campo con RICHIEDENTE. Nel caso però la spesa non sia stata sostenuta dal richiedente, ma sia stata prepagata direttamente dall’Ateneo, si dovrà modificare il valore con PREPAGATA ATENEO. |
Descrizione | Campo facoltativo. |
Per confermare l’inserimento della spesa, si deve digitare sul tasto ‘Ok’
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