Introduzione
Dopo avere creato e liquidato l'Anticipo di Missione con relativo ordinativo di pagamento, l'utente potrà creare il documento gestionale di Missione e procedere all'associazione dell'anticipo.
Si possono verificare tre casistiche principali:
- l'anticipo viene associato per l'intero importo in una o più missioni, allo stesso soggetto percipiente;
- nel documento di missione è stato associata solo una parte dell'anticipo e il soggetto percipiente avrà in mano una somma non dovuta, che andrà restituita all'Ateneo;
- la missione interessata non viene effettuata e quindi l'anticipo erogato, se non utilizzabile per future missioni dello stesso percipiente, dovrà essere integralmente restituito dal percipiente interessato.
Questi casi hanno effetti diversi sul documento di Rimborso Anticipo di Missione.
Anticipo associato interamente alla Missione
Nel momento in cui l'Anticipo viene associato alla Missione (con la funzione "Elabora e Calcola_Esegui"), il DG Rimborso Anticipo di Missione, viene creato in automatico per l'importo esattamente associato al momento del calcolo della missione.
Per recuperarlo si segue il percorso: Documenti Gestionali --> Accesso per cicli --> Ciclo missioni
Entrati nella funzione, si deve aprire la cartella "Ciclo Missioni" e selezionare, nella riga relativa a "Rimborso Anticipo Missione", la funzione "ricerca". (Fig.1)
Figura 1
Il documento creato è in stato Completo e "Non contabilizzato COGE" (Figura 2).
Figura 2
Qualora l'operatore cerchi di creare le estensioni COGE del DG Rimborso Anticipo , non potrà farlo perché il rimborso dell'anticipo (creato in tale modalità 'automatica' dalla registrazione della missione ) non movimenta alcuna contabilità. E' infatti la scrittura COGE della missione che, tiene conto del rimborso anticipo associato, e che chiude il credito verso il dipendente.
Cliccando sul tasto "Associazioni" del DG Rimborso Anticipo Missione creato in automatico, esso risulta legato sia all'Anticipo . (Figura 3)
Figura 3
Per il sistema il DG "rimborso anticipo missione" deve essere sempre creato e non può essere eliminato. In questo caso non c'è alcuna operazione da effettuare sul DG RIMBORSO ANTICIPO DI MISSIONE.
Anticipo non associato per intero alla missione
Può accadere che l'anticipo liquidato risulti essere di importo più elevato rispetto alle reali spese sostenute durante la missione.
In questo caso, il soggetto percipiente avrà in mano una somma non dovuta, che andrà restituita all'Ateneo.
Questa quota di denaro, potrà essere riassociata a successive missioni, se ci saranno nel corso dell'anno, oppure si potrà recuperare, attraverso il documento Rimborso Anticipo Missione e relativo Ordinativo di Incasso.
Ipotizzando che non ci saranno più missioni da effettuare per il soggetto percipiente, l'Ateneo può creare il documento gestionale Rimborso Anticipo Missione, per chiedere la restituzione della somma anticipata al percipiente, questa operazione è anche da effettuare nei casi in cui il soggetto che ha percepito l'anticipo non ha effettuato del tutto la missione interessata e non ci saranno ulteriori missioni a cui potere associare l'anticipo già erogato.
Creazione Rimborso Anticipo Missione
Per creare il RIMBORSO ANTICIPO MISSIONE è necessario seguire il seguente percorso:
Documenti Gestionali --> Accesso per cicli (Fig. 4).
Figura 4
Entrati nella funzione, si deve aprire la cartella "Ciclo Missioni" e selezionare, nella riga relativa a "Rimborso Anticipo Missione", la funzione "crea e associa". (Fig.5)
Figura 5
Entrati nella funzione "Crea e Associa" il sistema mostra un pannello intermedio in cui selezionare l'anticipo di missione da cui si vuole creare il DG per la restituzione, come mostrato in Fig. 5.
Nella funzione "Crea e Associa" il sistema presenterà solo gli anticipi di missione in stato "pagato".
E' possibile ricercare gli anticipi di missione per Percipiente (Fig.6), oppure si possono impostare altre condizioni di ricerca inserendo le informazioni presenti nella testata del DG: Numero Registrazione, Codice DG, Data Registrazione, Descrizione, Numero Pratica, ecc, oppure, inserendo le informazioni presenti nei Tab di ricerca (Criteri generali, criteri COGE, criteri anticipo, Stati Applicativi).
Se non si vogliono impostare condizioni di ricerca per estrarre l'elenco dei contratti, occorre cliccare sul pulsante 
.
Figura 6.
Recuperato l'elenco degli anticipi, estratti,eventualmente, secondo le condizioni di ricerca impostate, è necessario evidenziare l'anticipo di missione per il quale si vogliono associare i documenti di rimborso, digitando sulla spunta verde, come mostrato in Fig. 7.
Figura 7.
Si deve poi cliccare sul pulsante 
e, per creare il rimborso anticipo, digitare sul pulsante 
, come mostrato in Figura 8.
Figura 8
Il sistema creerà il documento "Rimborso Anticipo Missione" con tutti i campi dei Tab Testata, Percipiente, Missione e Rimborso già valorizzati, perché ereditati dal DG "Anticipo di Missione" (per la spiegazione dettagliata dei Tab e dei Report si rimanda al manuale "Creazione anticipo di missione").
Il documento di Rimborso Anticipo di Missione, come si vede dal Tab Associazioni è associato al documento predecessore di Anticipo di Missione.
Supponiamo di avere pagato al soggetto un anticipo di importo 150€ per effettuare la Missione.
e che la Missione abbia comportato un rimborso effettivo di 50 €.
Nel momento dell'elaborazione e calcolo del documento di Missione, è stata quindi associata solo la quota di 50€ dell'anticipo pagato in origine (€150).
Il documento di Missione avrà le voci calcolate come in fig. 10, e un netto pari a zero.
Figura 10
La creazione del documento di Rimborso Anticipo di missione riporta in automatico nel tab Rimborso, l'importo che deve essere restituito dal percipiente all'Ateneo, ossia la differenza tra l'importo anticipato attraverso l'anticipo di missione e quanto restituito effettivamente attraverso il documento di missione.(200-100= 100).
Tale importo NON può essere modificato dall'operatore.
Naturalmente, nei casi in cui l'anticipo non è mai stato associato a nessuna missione, perchè ad esempio la stessa non si è mai svolta, l'ammontare del DG di rimborso anticipo sarà esattamente uguale all'ammontare dell'anticipo erogato in precedenza e associato a tale Rimborso anticipo.
L'utente per completare il documento e salvarlo dove digitare sul pulsante 
(Fig. 11).
Figura 11
Il documento passa così da Bozza a Completo. Il sistema assegna il numero ID al documento gestionale e il Nr. Di Registrazione. Lo Stato applicativo è "Non contabilizzata Coge", come in Figura 10.
Figura 12
Inserimento coordinate contabili
Per poter creare le scritture contabili è necessario prima inserire le coordinate contabili.
Indicando i corretti dati contabili da tale documento gestionale sarà possibile generare una scrittura prima di Coge.
Per attivare la funzione di creazione delle estensioni contabili è necessario cliccare sul pulsante 
, posto in alto a sinistra.
TAB COGE
Le informazioni richieste in Coge riguardano il tipo di Unità economica, ossia l'unità interna all'Ateneo dotata di autonomia di bilancio (Dipartimento), e la voce COGE di credito verso dipendenti.
In COAN il rimborso anticipo di missione non genera alcuna registrazione, che avviene solamente nella fase di creazione del DG Missione. Il rimborso anticipo di missione, infatti, è la restituzione di una somma concessa dall'Ente al percipiente e corrisponde, quindi, alla chiusura del credito vantato dall'Ente nei confronti del percipiente.
Per inserire l'estensione Coge è necessario posizionarsi nel Tab COGE e cliccare sul pulsante 
(Fig. 13).
Figura 13
Il sistema presenterà una finestra intermedia in cui avvisa che le estensioni Coge sono state correttamente create. Per chiudere il pannello, si dovrà cliccare sul pulsante "OK".
Con la funzione crea estensioni, il sistema crea una riga di estensione con l'ammontare principale dell'anticipo da rimborsare all'Ateneo da parte del Percipiente. (Fig.14)
Tutti i campi delle estensioni saranno derivati dal sistema: sia in base alle configurazioni definite, sia in base ai dati inseriti nell'Anticipo di Missione da cui si sta creando il documento di Rimborso Anticipo.
Figura 14
Inseriti i dati obbligatori dell'estensione Coge, sarà necessario salvare il lavoro effettuato cliccando sul pulsante "Salva".
Inserimento scritture contabili
Inserite le coordinate contabili si possono creare le scritture Coge direttamente dal documento. Per farlo è necessario scegliere l'operazione "Crea scritture: Coge Prima" e digitare sul pulsante 
(Fig. 15).
Figura 15
Il sistema richiederà eventualmente l'indicazione dell'anno di registrazione e dell'UE da utilizzare nella scrittura e poi apparirà un pannello intermedio, in cui si potrà scegliere se effettuare la registrazione con visore (visualizzando prima i dati della scrittura che il sistema salverebbe) o senza. Inoltre, all'interno di tale pannello si deve attivare il flag nella riga relativa al contratto esplodendo il dettaglio con la freccia e selezionando le righe per le quali si vuole procedere a contabilizzazione (tutte o solo alcune) e poi digitare sul tasto 
(Fig. 16).
Figura16
Il sistema riporterà poi nella parte bassa del pannello la riga del contratto, da confermare per la contabilizzazione, dapprima attivando il flag nella riga relativa al contratto o alle singole estensioni del contratto, e poi digitando sul tasto 
(Fig. 17).
Figura 17
Apparirà il pannello in cui il sistema comunicherà il numero della scrittura salvata. Per uscire dal pannello sarà necessario digitare alternativamente sui pulsanti 
, o 
.
Il documento passa dallo stato applicativo "Non contabilizzato coge" a "Contabilizzato COGE". Salvate le scritture contabili è possibile creare l'ordinativo di INCASSO per poter procedere all'incasso di quanto dovuto dal percipiente, in base ai calcoli effettuati dal sistema.
Ordinativo di incasso Rimborso Anticipo di Missione
Percorso: Contabilità generale – Registrazioni – Seleziona DG per ordinativo
Selezionare "Di incasso". Mettere il visto sul tipo "rimborso anticipo di missione" poi premere il pulsante giallo in fondo "Recupera", come illustrato in Figura 17.
Figura 17
Mettere il visto sulla riga relativa al Rimborso Anticipo di Missione da cui si vuole creare l'ordinativo.
Premere il pulsante in alto a sinistra "Proponi selezionati". Il sistema presenterà un pannello indicante gli importi. Per procedere con la registrazione dell'ordinativo sarà necessario digitare sul tasto "Procedi registrazione". Da notare che normalmente in questi casi l'ordinativo di incasso così generato sarà da associare al sospeso di entrata che sarà stato generato dal tesoriere a seguito della restituzione da parte del percipiente interessato, della somma dell'anticipo non effettivamente utilizzato nella relativa missione.